3.6 Meldinger - E-postinnstillinger
Introduksjon
"Meldinger - E-postinnstillinger" lar deg angi dine personlige e-postinnstillinger. Innstillingene du angir her gjelder kun for din brukerkonto.Personlige SMTP-innstillinger benyttes dersom du ønsker at e-postene du sender fra XS Office skal portes gjennom en selvvalgt e-postserver. Dette kan være ønskelig dersom du oppdager at sendte e-postmeldinger har en tendens til å bli betraktet som søppelpost hos mottakerne. Årsaken til dette er at noen mottakere krever at e-post må sendes via systemene til den aktuelle e-postleverandøren for at de ikke skal betraktes som spam. Se for eksempel hvordan du kan gjøre dette hvis du bruker Gmail eller Hotmail/Office365.
E-postsignaturer brukes for å angi en fast tekst som vil legges inn som standard i nye meldinger. Her legger man ofte inn kontaktinformasjon, slagord eller sitater. Du kan angi en signatur for nye meldinger og en annen for bruk ved svar og videresending. Mange ønsker en kortere signatur når de svarer på meldinger eller videresender meldinger.
Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.
Hva er SMTP?
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) er protokollen som benyttes for å sende e-post fra en datamaskin til en annen. All utgående e-post benytter SMTP som protokoll. Standard SMTP benytter normalt kommunikasjonsport 25.SMTP var i utgangspunktet en tjeneste som ikke hadde kryptering. I de senere år er det kommet til en utvidelse som gjør det mulig å sikre SMTP-forbindelser med SSL eller TLS. Denne kalles ofte for SMTPS og benytter normalt kommunikasjonsport 465 eller 587. Mange av dagens e-postleverandører krever at du benytter SMTPS og vil av sikkerhetshensyn ikke godta standard SMTP.
For å få tilgang til innkommende e-post, benytter du protokoller som IMAP (Internet Message Access Protocol) eller POP (Post Office Protocol). Merk at SMTP ikke kan benyttes for å hente e-post fra e-postleverandøren din.
Personlige SMTP-innstillinger
E-post sendt fra XS Office går normalt via SMTP-serveren som angitt under Admin - Globale innstillinger. Du kan imidlertid (hvis du ønsker det) angi personlige SMTP-innstillinger som vil overstyre den globale innstillingen for hele organisasjonen. Dette gjør du fra seksjonen "SMTP-innstillinger".Følgende innstillinger er tilgjengelige:
- Bruk felles SMTP-server: Angir at verdi fra Admin - Globale innstillinger skal benyttes, og at personlige SMTP-innstillinger som angitt under ikke skal benyttes.
- Maloppsett: Brukes for å hente standardinnstillinger for forhåndsdefinerte e-postleverandører.
- SMTP-server: Angir adresse til SMTP-server (tjener for utgående e-post).
- SMTP-port: Angir hvilken TCP-port som skal benyttes for tilkoblinger mot SMTP-tjener for utgående e-post. Normalt benyttes 25, 465 eller 587.
- Bruk SSL: Angir om kryptering (SSL/TLS) skal benyttes i kommunikasjonen med SMTP-tjeneren. Dette må samsvare med SMTP-tjenerens innstillinger.
- SMTP-autentisering: Angir om autentisering (brukernavn/passord) skal benyttes ved tilkoblinger mot SMTP-tjener for utgående e-post.
- Brukernavn: Brukernavn som skal benyttes ved autentisering. Brukernavnet samsvarer oftest med din e-postadresse. Må angis hvis SMTP-autentisering er slått på.
- Passord: Passord som skal benyttes ved autentisering. Må angis hvis SMTP-autentisering er slått på.
Informasjon om maloppsett
Maloppsettene hjelper deg å angi korrekt e-postoppsett for ulike e-postleverandører.Gmail (Google)
Dersom du skal sende e-post via e-postsystemene til Google, må du endre sikkerhetsinnstillinger for Gmail slik at du tillater utsending via XS Office.Først må du slå på tilgang for "mindre sikre apper". Velg "Turn on" på https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps.
Deretter må du deaktivere captcha. Velg "Continue" på https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha.
Hotmail/Live/Office 365 (Microsoft)
Dersom du skal sende e-post via e-postsystemene til Hotmail/Live/Office 365 (Microsoft), må du gjøre en prøvesending fra XS Office og deretter gå inn på siden under for å bekrefte at påloggingsforsøket ble utført av deg.Prøvesend en e-post fra XS Office og gå deretter til https://account.live.com/activity og klikk på "This was me" for påloggingsforsøket fra XS Office.
Andre e-postinnstillinger
Følgende innstillinger er tilgjengelige:- Standard blindkopimottaker: Angir e-postadresse for standard blindkopimottaker for e-post du sender. Benyttes typisk hvis du ønsker en ekstern kopi av all e-post du sender fra XS Office.
Legge inn signatur for nye meldinger
For å legge inn signatur for nye meldinger, trykker du på knappen "Rediger" på siden Meldinger - E-postinnstillinger. I boksen med overskrift "Meldingssignatur for nye meldinger" (den øverste boksen) legger du inn den ønskede teksten. Til slutt trykker du på "Lagre" for å lagre informasjonen.Alle nye meldinger du oppretter i XS Office vil inneholde denne teksten.
Legge inn signatur for svar og videresending
For å legge inn signatur for nye meldinger, trykker du på knappen "Rediger" på siden Meldinger - E-postinnstillinger. I boksen med overskrift "Meldingssignatur for svar og videresending" (den nederste boksen) legger du inn den ønskede teksten. Til slutt trykker du på "Lagre" for å lagre informasjonen.Hver gang du velger å svare på eller videresende en melding, vil denne teksten legges til automatisk.
