6.6 Prosjekt - Møter
Introduksjon
Møtefunksjonen lar deg planlegge, gjennomføre og følge opp møter. Møtene kan være med interne ansatte og/eller eksterne kontaktpersoner. I XS Office skiller vi møter fra avtaler ved at møter har avanserte funksjoner for innkalling, referat og oppfølginger/kommentarer. Vi anbefaler at møtekonseptet benyttes når ansatte i organisasjonen har ansvar for innkalling eller referat eller at sammenkomsten skal følges opp i ettertid. Møtekonseptet bør også brukes for interne sammenkomster for enklere å holde styr på oppmøte, roller og deltakelse."Prosjekt - Møter" viser liste over planlagte, gjennomførte og avlyste møter for ansatte i organisasjonen.
Du kan angi tidspunkt for påminnelse for hvert møte. Alle deltakerne i møtet vil motta påminnelse i henhold til innstilingen for påminnelse. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.
Felter i liste over møter
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over møter (Prosjekt - Møter).- (Statusflagg): Status for møtene vises med flagg av ulik farge. Se under.
- Kommentarer: Et blyantsymbol indikerer at det finnes kommentarer til møtet. Antall kommentarer vises i hint-tekst når du beveger musa over blyantsymbolet. Klikk for å åpne fanekort "Kommentarer" for tilhørende møte.
- Er jeg deltaker i møtet?: Et portrettsymbol indikerer at du selv er deltaker i møtet.
- Dato: Dato for møte.
- Fra: Planlagt starttidspunkt for møte.
- Til: Planlagt sluttidspunkt for møte.
- Emne: Emne for møte. Klikk for å åpne tilhørende møte.
- Firma: Navn på evt. firma som møtet er knyttet mot.
- Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som møtet er knyttet mot.
- Ordstyrer: Angir initialer til ordstyrer i møte - stjerner indikerer at ordstyrer er en ekstern deltaker. Tre prikker angir at det ikke er definert en ordstyrer.
Statusflagg
Status for møter vises med flagg av forskjellige farger.- Gult flagg: Møtet er planlagt, men ikke gjennomført.
- Grønt flagg: Møtet er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
- Rødt flagg: Møtet er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.
Opprette et nytt møte
Møter kan opprettes på flere måter i XS Office.- Velg "Nytt møte" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Møter.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
- Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
- Opprett møte direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
- Velg "Møte" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
- Velg pluss-ikonet i startsideelementene for møter.
- Bruk hurtigtasten for møter. Se Innledning - Hurtigtaster.
- Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
- Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
- Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Slette et møte
Møter kan slettes ved å åpne vinduet for møte (klikk på emnetekst i møtelisten), og så velge knappen "Slett". Husk at du også vil slette evt. deltakere, agenda, referat og oppfølginger/kommentarer.Lage kopi av et møte
Åpne møtet du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" på fanekortet "Detaljer". Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet et nytt møte i møtelisten. Dette møtet vil være en eksakt kopi av det opprinnelige møtet med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Møtet kan nå brukes på samme måte som om det var opprettet manuelt - det har ingen koblinger mot det opprinnelige møtet.Registrere timeforbruk fra møtet
Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra møteoppføringen. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra møtet over til timeregistreringen.Filtrere møtelisten
Listen over møter knyttet til prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.Filtrering etter deltakelse
For å vise kun møter du deltar i eller leder, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.Filtrering etter status
For å vise kun møter med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.- Alle: Viser alle møter.
- Planlagt: Viser kun planlagte møter som ikke er gjennomført.
- Gjennomført: Viser kun gjennomførte møter.
- Avlyst: Viser kun avlyste møter.
Analysere møter
Møtelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.Fanekort "Detaljer"
Dette fanekortet vil alltid være synlig og er stedet du definerer bl.a. emne, sted og tidspunkt for møtet.- Møtedato: Dato for møte.
- Fra kl.: Planlagt starttidspunkt for møte.
- Til kl.: Planlagt sluttidspunkt for møte.
- Fra-til: Lar deg angi klokkeslett med musen ved å peke og klikke i en grafisk døgnvisning. Se under.
- Hele dagen: Angir om møtet varer hele dagen. Ved valg av "Hele dagen" vil klokkeslettene deaktiveres.
- Status: Angir status for møtet.
- Påminnelse: Angir evt. påminnelse for møtet. Påminnelse vil sendes til alle interne deltakere. Se forøvrig Innledning - Påminnelser.
- Emne: Emne for møte.
- Møtested: Møtested (adresse, møteromsnummer e.l.) for møte.
- Notat: Fritekstnotat for møte.
- Firma: Navn på evt. firma som møtet er knyttet mot.
- Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som møtet er knyttet mot.
Angi klokkeslett via døgnvisningen
XS Office lar deg bestemme klokkeslett for start og slutt via et eget rutenett med 24 timersvisning. Dette vil ofte være mer effektivt enn å velge klokkeslett via rullegardinmenyene.Angi starttidspunkt for møtet via døgnvisningen
- Klikk med venstre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et starttidspunkt som er senere enn sluttidspunktet.
Angi sluttidspunkt for møtet via døgnvisningen
Sluttidspunktet kan angis i døgnvisningen på to ulike måter.- Klikk med høyre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
- Klikk med venstre musetast i rutenettet samtidig som du holder inne tasten Ctrl. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
Fanekort "Deltakere"
Dette fanekortet vil være synlig etter at møtet er opprettet. Her angir du hvem som skal delta i møtet og hvilke roller den enkelte deltaker har.Felter i liste for interne og eksterne deltakere
- Navn: Navn på deltaker. Klikk for å endre roller for deltaker.
- Tilstede: Angir om person er tilstede på møtet.
- Bekreftet: Angir om personens oppmøte på møtet er bekreftet.
- Referat: Angir om personen skal motta referat fra møtet.
- Ordstyrer: Angir om personen er ordstyrer i møtet. Et møte kan kun ha én ordstyrer.
- Referent: Angir om personen er referent (ansvarlig for møtereferat) i møtet. Et møte kan kun ha én referent.
Legge til deltakere
Enkeltdeltakere kan legges til ved å velge "Ny intern" eller "Ny ekstern" fra verktøylinjen. Interne deltakere er alltid ansatte i organisasjonen, mens eksterne deltakere er kontaktpersoner. Altså må møtedeltakerne enten være registrert som ansatt eller kontaktperson. Du kan også velge å legge til alle aktive ansatte i en gitt avdeling ved å velge "Avdeling" og angi ønsket avdeling i dialogboksen. Hvis alle ansatte skal delta, kan du velge "Alle ansatte" på verktøylinjen. Du kan også bruke denne funksjonen hvis "nesten alle" skal delta. Du kan da legge til alle og så slette dem som ikke skal delta etterpå.NB! Det er viktig at alle deltakerne har e-postadresse registrert hvis innkalling og referat skal sendes per e-post.
Fjerne deltaker
Åpne deltaker ved å klikke på navnet i listen for interne eller eksterne deltakere. Velg knappen "Slett" i vinduet som kommer frem.Sende e-post til alle møtedeltakere
Du kan enkelt sende en e-post til alle møtedeltakerne ved å velge "Send e-post" på verktøylinjen. Du vil da få opp et tomt e-postvindu med e-postadressene til alle deltakerne automatisk fylt ut.Sende innkalling til møtet
Når alle deltakerne i møtet er registrert, kan du sende innkalling ved å klikke på knappen "Send innkalling" på verktøylinjen på fanekortet "Deltakere". Innkallingen vil sendes per e-post og agendaen vil ligge som en vedlagt PDF-fil.Vindu for innkalling
Vinduet for sending av innkalling inneholder følgende funksjoner:- Avkrysningsboks "Detaljert visning": Angir om PDF-filen skal inneholde en detaljert visning av agenda med notater for hver sak.
- Avkrysningsboks "Vis notatlinjer": Angir om hver sak i detaljert agenda i PDF-filen skal inneholde 5 tomme notatlinjer for å skriftlige notater under møtet. Dette krever at "Detaljert agenda" over er valgt.
- Avkrysningsboks "Vis som vedlegg": Angir om innkallingen skal forhåndsvises i et eget nettleservindu eller i eksternt PDF-program når du velger knappen "Vis".
- Knapp "Vis": Lar deg forhåndsvise innkallingen før utsendelse.
- Knapp "Send": Lar deg sende innkallingen per e-post til alle møtedeltakerne.
- Knapp "Lukk": Lukker vinduet for sending av innkalling.
Fanekort "Agenda"
Dette fanekortet vil være synlig etter at møtet er opprettet. Her angir du sakene som skal behandles i møtet med tidsangivelse.Felter i agendaliste
- Nr: Agendapunkt/saksnummer.
- Fra: Angir beregnet starttidspunkt for agendapunkt.
- Til: Angir beregnet sluttidspunkt for agendapunkt.
- Emne: Emne for agendapunkt.
- Varighet: Angir varighet for agendapunkt.
- Ansv: Angir ansvarlig for presentasjon av agendapunkt - stjerner indikerer at ansvarlig er en ekstern deltaker. Tre prikker angir at det ikke er definert en ansvarlig for agendapunktet.
- (sakssymbol): Lar deg opprette en ny sak knyttet til agendapunktet.
- (pilsymboler opp/ned): Lar deg flytte agendapunktene opp og ned innbyrdes. Klokkeslett for fra og til vil beregnes automatisk av XS Office.
Legge til agendapunkt
Velg knappen "Nytt agendapunkt" fra verktøylinjen for å legge til et punkt på agendaen.Fjerne agendapunkt
Åpne agendapunkt ved å klikke på emnet i agendalisten. Velg knappen "Slett" i vinduet som kommer frem.Fanekort "Referat"
Dette fanekortet vil være synlig når møtet er markert som gjennomført. Her skriver du referat for hver av sakene som ble behandlet i møtet. Du kan også tilordne oppgaver til interne deltakere basert på agendapunktene.Referatet inneholder to deler - én generell del som gjelder hele møtet, samt én del som gjelder hvert enkelt agendapunkt. Den generelle delen redigeres direkte i fanekortet "Referat" og lagres ved å klikke på knappen "Lagre" på verktøylinjen.
Innhold i fanekort "Referat"
- Innledning: Innledende tekst for referatet. Kommer først i møtereferatet.
- Neste møte: Gir mulighet til å angi tidspunkt for et eventuelt neste møte. Kommer med i referatet.
- Referat for agendapunkter: Se under.
Felter i "Referat for agendapunkter"
I tillegg til en innledende tekst, kan du lage referattekst for hver enkelt sak i agendaen. Følgende informasjon vil vises i listen over agendapunktene.- Nr: Saksnummer.
- Sak: Emne for sak.
- Referattekst: Evt. referat for gjeldende sak.
- Oppgave: Angir evt. oppgave som er tilordnet basert på gjeldende sak. Du kan klikke på oppgavesymbolene for å åpne tilknyttet oppgave.
- Status: Angir status for evt. oppgave som er tilordnet basert på gjeldende sak. For status for oppgaver, se Min side - Mine oppgaver.
- Ansv: Initialer for person som er tilordnet oppgave. Teksten vil vises med rød skrift hvis oppgaven er forfalt.
- Frist: Utførelsesfrist for tilordnet oppgave. Teksten vil vises med rød skrift hvis oppgaven er forfalt.
- (sakssymbol): Lar deg opprette en ny sak knyttet til agendapunktet.
Skrive referattekst for agendapunkter
Åpne agendapunkt ved å klikke i kolonnen "Referattekst" i agendalisten. Vinduet for referat for agendapunkt er beskrevet nedenfor.Vise detaljer om agendapunkt
Du kan hente frem alle detaljer om et agendapunkt ved å klikke i kolonnen "Sak" i agendalisten.Felter i vindu for referattekst for agendapunkter
Vinduet for referattekst for agendapunkter inneholder følgende informasjon:- Saksemne: Viser det originale emnet for agendapunktet. Kan ikke endres.
- Saksnotat: Viser det originale notatet for agendapunktet. Kan ikke endres.
- Referattekst: Her angir du referatteksten for gjeldende sak.
- Gjøremål: Her angir du evt. gjøremål som er bestemt for gjeldende sak.
- Ansvarlig: Her angir du hvem som er ansvarlig for evt. gjøremål.
- Frist: Her angir du utførelsesfrist for evt. gjøremål.
- Lag oppgave/oppdater oppgave: Gir deg mulighet til å opprette en oppgave basert på gjøremål til person angitt som ansvarlig. Hvis oppgaven er tilordnet tidligere, kan du også velge å oppdatere den med ny informasjon. For informasjon om oppgaver, se Min side - Mine oppgaver.
Sende møtereferat
Når referatet er ferdig, kan du sende det til alle deltakere som er satt opp som referatmottakere ved å klikke på knappen "Send referat" på verktøylinjen på fanekortet "Referat". Referatet vil sendes per e-post med en vedlagt PDF-fil.Vindu for sending av referat
Vinduet for sending av referat inneholder følgende funksjoner:- Avkrysningsboks "Detaljert visning": Angir om PDF-filen skal inneholde visning av referat for agendapunkter.
- Avkrysningsboks "Vis som vedlegg": Angir om referatet skal forhåndsvises i et eget nettleservindu eller i eksternt PDF-program når du velger knappen "Vis".
- Knapp "Vis": Lar deg forhåndsvise referatet før utsendelse.
- Knapp "Send": Lar deg sende referatet per e-post til alle møtedeltakerne som er angitt som referatmottakere.
- Knapp "Lukk": Lukker vinduet for sending av referat.
Fanekort "Kommentarer"
Dette fanekortet vil være synlig når møtet er markert som gjennomført og gir deg og andre muligheten til å registrere oppfølginger/kommentarer til møtet. Kommentarene består av ren fritekst og vil markeres med hvem som har skrevet kommentarene. Hvis det finnes kommentarer til møtet, vil dette vises med et blyantsymbol i listen over møter (Prosjekter - Møter).Felter i liste over kommentarer
Listen under viser hvilke felter som vises i listen over kommentarer.- Tidspunkt: Tidspunkt kommentaren ble opprettet eller lagret sist.
- Tekst: Teksten i kommentaren.
- Av: Initialer for den som endret kommentaren sist.
Legge til ny kommentarer
Velg knappen "Ny kommentar" fra verktøylinjen for å opprette en ny kommentar til møtet.Fanekort "Saker"
Du kan opprette et fritt antall saker fra et møte. Sakene kan enten knyttes til møtet som en helhet eller til et enkelt agendapunkt. Fanekortet "Saker" viser alle saker som er opprettet fra det aktuelle møtet.Legge til ny sak fra møtet
For å opprette en sak som skal tilknyttes møtet, velger du "Ny sak" eller "Ny intern sak" fra fanekortet "Saker". For å opprette en sak som skal tilknyttes et bestemt punkt i agendaen, Velger du "Opprett sak" til høyre i agendalisten på fanekortet "Agenda" eller på fanekortet "Referat".Se CRM - Saker for mer informasjon om hvordan du oppretter en sak.
