Min side - Mine avtaler

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

1.5 Min side - Mine avtaler

Introduksjon

"Min side - Mine avtaler" viser liste over alle dine avtaler. Du kan søke etter avtaler basert på ulike kriterier. Du kan angi tidspunkt for påminnelse for hver avtale. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Felter i avtaleliste

Listen under viser hvilke felter som vises i avtalelisten (Min side - Mine avtaler).

(Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppføringer for å utføre operasjoner på mange oppføringer samtidig. Se informasjon om å endre mange oppføringer samtidig.
(Blyant): Angir om oppføringen er redigerbar for deg. Se også informasjon om å endre oppføringer for andre.
(Gjentakelse): Angir om avtalen er repeterende eller ikke. Se under.
(Vis tid som): Angir hvordan du har angitt at tidsrommet for avtalen skal vises i kalenderen. Se under.
(Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
Fra: Planlagt starttidspunkt for avtale.
Til: Planlagt sluttidspunkt for avtale.
Ans: Ansatt avtalen gjelder for (ikke tilgjengelig i privat avtaleliste). Inneholder hurtigfilter som via ett klikk viser oppføringer kun for den aktuelle ansatte.
Emne: Emne for avtale.
Firma > prosjekt (kontaktperson): Navn på evt. firma, prosjekt og kontaktperson som oppføringen er knyttet mot. Inneholder hurtigfiltre som via ett klikk viser oppføringer kun for aktuelt firma/prosjekt/kontaktperson.

Gjentakende avtaler

Kolonnen "Gjentakelse" indikerer om en avtale er repeterende eller ikke.

To roterende piler: Avtalen inngår i et repeterende standardmønster og er ikke markert som ferdig eller avlyst.
To roterende piler med rød strek: Avtalen inngår i et repeterende mønster men har fått individuell status, har avvikende emne, status eller tidspunkt på dagen. Fullførte avtaler fra et repetisjonsmønster vil typisk indikeres med dette symbolet.
(ingen symbol): Avtalen stammer ikke fra et repeterende mønster.

"Vis tid som"

"Vis tid som" angir hvordan du har valgt at avtalen skal vises i kalenderen. Dette indikeres med følgende symboler:

Grønn sirkel: Ledig - Angir at du ikke anser seg som opptatt i avtaletidsrommet.
Gul sirkel med spørsmålstegn: Foreløpig - Angir at avtaletidsrommet ikke er endelig bestemt.
Rød sirkel med strek: Opptatt - Angir at du er opptatt i avtaletidsrommet.
Sirkel med urvisere: Fraværende - Angir at du er borte fra kontoret i avtaletidsrommet.

Statusflagg

Status for avtaler vises med flagg av forskjellige farger.

Gult flagg: Avtale er planlagt, men ikke gjennomført.
Grønt flagg: Avtale er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
Rødt flagg: Avtale er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.

Merk at du kan markere avtaler som gjennomført ved å klikke på flaggene i listen (gjelder kun for egne avtaler som ikke allerede er markert som gjennomført).

Opprette en ny avtale

Avtaler kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine avtaler.
Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden CRM - Avtaler.
Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Avtaler.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Direkte fra fanekortet "Avtaler" for ønsket kontaktperson. Se CRM - Kontaktpersoner.
Opprett avtale direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
Velg "Avtale" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for avtaler.
Bruk hurtigtasten for avtaler. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter i fanekort "Avtale"

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

Emne: Emne for avtale.
Fra kl.: Startdato og tidspunkt for avtale.
Til kl.: Sluttdato og tidspunkt for avtale.
Fra-til: Lar deg angi klokkeslett med musen ved å peke og klikke i en grafisk døgnvisning. Se under.
Hele dagen Angir at avtalen varer hele dagen (uavhengig av klokkeslett).
Status: Angir status for avtalen. Se over.
Påminnelse: Angir antall minutter før avtalestart som påminnelse for avtalen skal sendes på (hvis avtalen har status "planlagt"). Heldagsavtaler varsles relativt til kl. 07.00 på startdatoen. Se forøvrig Innledning - Påminnelser.
Notat: Fritekstnotat for avtale.
Vis tid som: Angir hvordan tidsrommet skal vises i kalender. Se over.
I gruppekalender: Angir hvordan avtalen skal vises i gruppekalender. Se under.
Ansatt: Hvilken ansatt avtalen gjelder for.
Firma: Navn på firma som avtalen er knyttet mot.
Kontaktperson: Navn på evt. kontaktperson som avtalen er knyttet mot.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som avtalen er knyttet mot.
Regelmessighet: Angir om avtalen er en regelmessig avtale eller en éngangsavtale. Se under.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Synlighet i gruppekalender

Du kan selv velge hvordan avtalene skal vises i gruppekalenderen hos andre ansatte. Følgende alternativer er tilgjengelig:

Vis all informasjon: Viser all informasjon om avtalen i gruppekalenderen.
Vis kun tid: Viser kun tidspunkt for avtalen og ikke detaljene om avtalen.
Vis ingenting: Avtalen er ikke synlig i andre ansattes gruppekalender.

Angi klokkeslett via døgnvisningen

XS Office lar deg bestemme klokkeslett for start og slutt via et eget rutenett med 24 timersvisning. Dette vil ofte være mer effektivt enn å velge klokkeslett via rullegardinmenyene.

Angi starttidspunkt via døgnvisningen

Klikk med venstre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et starttidspunkt som er senere enn sluttidspunktet.

Angi sluttidspunkt via døgnvisningen

Sluttidspunktet kan angis i døgnvisningen på to ulike måter.

Klikk med høyre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
Klikk med venstre musetast i rutenettet samtidig som du holder inne tasten Ctrl. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.

NB! Noen nettlesere har begrensninger rundt å kunne utføre en funksjon på høyre musetast i en webside. Noen brukere har til og med en mus med kun én tast. I disse tilfellene brukes Ctrl+venstreklikk for å angi sluttidspunkt.

Fanekort "Gjentakelsesmønster"

Fanekortet "Gjentakelsesmønster" benyttes for å lage regelmessige avtaler. Regelmessige avtaler defineres med et repetisjonsmønster som gjør at de vil fremkomme mange ganger i privat kalender og gruppekalender.

Fanekortet "Gjentakelsesmønster" vil komme til syne når du velger "Regelmessighet" i fanekortet "Avtale" og så lagrer avtalen.

Gjentakelsesmønster

Følgende repetisjonsmønstre er tilgjengelige:

Ingen: Angir at oppføringen ikke skal repeteres.
Daglig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 dag avhengig av angitt hyppighet. Se under.
Ukentlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 uke avhengig av angitt hyppighet. Hvilke ukedager kan også angis. Se under.
Månedlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 måned avhengig av angitt hyppighet. Hvilken dag i måneden kan også angis. Se under.
Årlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 år avhengig av angitt hyppighet. Hvilken dato i året kan også angis. Se under.

Gjentakelseshyppighet

Alternativene for hyppighet vil avhenge av hvilket valg som er gjort for repetisjonsmønster. Se over. Følgende repetisjonshyppigheter er tilgjengelige:

Ingen: Angir at oppføringen ikke skal repeteres.
Daglig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall dager mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12.
Ukentlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall uker mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilke ukedager oppføringen skal gjelde for.
Månedlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall måneder mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilken dag i måneden oppføringen skal inntreffe.
Årlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall år mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilken dato i året oppføringen skal inntreffe.

Avslutning av gjentakelse

Du kan selv angi om oppføringen skal opphøre ved en spesiell dato eller repeteres "evig". Dette valget gjør du under "Avslutning av gjentakelse" i fanekortet "Regelmessighet".

Eksempler på regelmessighet

Eksempel 1: Oppføring skal inntreffe annenhver mandag og gjelde for resten av året

En slik regelmessighet kan du lage ved å velge:

Repetisjonsmønster = Ukentlig
Repetisjonshyppighet = 2
Ukedag = Mandag
Avslutning = Velg dato 31.12 for inneværende år

Eksempel 2: Oppføring skal inntreffe den første dagen i hver måned og ikke ha en definert avslutning

En slik regelmessighet kan du lage ved å velge:

Repetisjonsmønster = Månedlig
Repetisjonshyppighet = 1
Dag i måneden = 1
Avslutning = Ingen slutt

Fanekort "Gjentakelseshistorikk"

Fanekortet "Gjentakelseshistorikk" viser oversikt over alle lagrede avtaler som stammer fra en gjentakende avtale. Når du endrer på en forekomst i en gjentakende avtale eller markerer den som fullført for en gitt dato, opprettes det en separat avtale som representerer avtalen for den aktuelle dagen. Her kan du se oversikt over alle slike avtaleforekomster.

Fanekortet "Gjentakelseshistorikk" vil komme til syne når du velger "Regelmessighet" i fanekortet "Avtale" og så lagrer avtalen.

Opprette avtaler for andre ansatte

Du kan opprette avtaler for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i avtalelisten og kalenderen for den ansatte som er tildelt avtalen. Du kan også endre på avtaler du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme avtalen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne avtalen. Merk at denne begrensningen ikke gjelder hvis du er satt opp som superbruker.

For å opprette en avtale for en annen ansatt, oppretter du en avtale som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansatt".

Påminnelser for avtaler

Hver avtale har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye avtaler.

Sende invitasjon til avtalen

Når du har opprettet en avtale, har du mulighet til å sende en invitasjon til kontaktpersonen via e-post direkte fra avtaleoppføringen. Dette gjør du ved å bruke e-postknappen på fanekortet "Avtale" i vinduet for aktuell avtale. Invitasjonsmeldingen vil inneholde et iCalendar-vedlegg som gjør at mottakeren kan få inn avtaleoppføringen direkte i sitt avtaleplanleggingsverktøy uten å måtte legge den til manuelt.

Eksportere avtaler i iCalendar-format

XS Office støtter det mye brukte formatet iCalendar for eksport av avtaler. Dette formatet er støttet av mange programmer for avtaleplanlegging.

For å eksportere en avtale i iCalendar-format, velg knappen merket "ICS" på fanekortet "Avtale" i vinduet for aktuell avtale. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre iCalendar-filen. Du kan også eksportere hele avtalelisten i ics-format via en egen ICS-knapp på verktøylinjen i avtalelistene.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Filtrere avtalelisten

For å vise kun avtaler med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle avtaler.
Planlagt: Viser kun planlagte avtaler som ikke er gjennomført.
Gjennomført: Viser kun gjennomførte avtaler.
Avlyst: Viser kun avlyste avtaler.

Søke etter avtaler

Listen kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

Emne: Fritekstsøk i emnefelt for avtaler.
Notat: Fritekstsøk i notatfelt for avtaler.
Opprettet av: Vis kun oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
Sist endret av: Vis kun oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 2

Firma: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt firmaoppføring.
Kontaktperson: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt kontaktperson.
Prosjekt: Vis kun oppføringer knyttet til et bestemt prosjekt. Krever Professional eller Enterprise Edition.
Ansatt: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt ansatt. Vises ikke i privat avtaleliste.
Regelmessighet: Angir om kun gjentakende avtaler skal vises, kun ikke-gjentakende avtaler eller begge deler.
Avtale-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Kolonne 3

Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Avtaler kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Slette en avtale

En enkeltavtale kan slettes ved å åpne vinduet for avtale (klikk på emnetekst i avtalelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne avtaler samt avtaler du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Slette mange oppføringer samtidig

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Sette status for mange oppføringer samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som fullført/planlagt/avlyst i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som gjennomført", "Sett som planlagt" eller "Sett som avlyst" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Registrere timeforbruk fra en avtale

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra avtaleoppføringen. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra avtalen over til timeregistreringen.

Analysere avtaler

Avtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

For analyse av avtaler fordelt på kunder, se CRM - Rapporter.