Min side - Mine firmakontakter

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

1.10 Min side - Mine firmakontakter

Introduksjon

"Min side - Mine firmakontakter" viser liste over dine private firmakontakter. Private firmakontakter fungerer på mange måter som firmaoppføringer i CRM-modulen - du kan registrere firmadetaljer, adresseinformasjon og koble til kontaktpersoner. Du kan derimot ikke koble andre typer oppføringer mot dine private firmakontakter, og mange av fanekortene fra CRM-modulen mangler her.

Private firmakontakter kan "forfremmes" til felles firmakontakter ved å angi at de ikke er private lenger. Den konverterte firmaoppføringen vil etterpå være tilgjengelig under CRM - Alle firmaer.

NB! Du kan ikke konvertere en felles firmakontakt til en privat firmakontakt, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.

Felter i liste over private firmakontakter

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over firmakontakter (Min side - Mine firmakontakter).
  • Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
  • Navn: Angir navn for foretak.
  • Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
  • Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
  • Sist endret: Tidspunkt informasjon om foretaket ble sist endret.
  • (Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
  • (Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.

Registrere en ny privat firmakontakt

Private firmakontakter opprettes ved å velge "Ny firmakontakt" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine firmakontakter.

Innfyllingsfelter for firmaer

Firmakortet for private firmakontakter inneholder 3 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.

Fanekort "Firmadetaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:
  • Firmanavn: Angir navn på foretaket.
  • Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
  • Webside: Webside for foretaket.
  • Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
  • Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
  • Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretaket.
  • Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
  • Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
  • Notat: Fritekstnotat for firmaoppføring.
  • Privat: Angir om firmaoppføringen er privat. Se under for detaljer.
  • Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Flytte firmakontakt fra privat register til fellesregister/CRM

Hvis du ønsker å flytte en privat firmaoppføring til fellesregisteret (og CRM-modulen hvis denne er i bruk), deaktiverer du avkrysningsboksen "Privat" og velger "Lagre". Du vil da få opp en advarsel om at du er i ferd med å flytte oppføringen. Hvis du velger "OK" her, vil oppføringen overflyttes til fellesregister, og dermed fjernes fra ditt private register. Hvis CRM-modulen er i bruk, vil du også få opp flere nye fanekort når du åpner firmakortet på nytt.

Fanekort "Adresser"

Dette fanekortet benyttes for å registrere adresser for firmaoppføringene. Følgende adressetyper er tilgjengelige:
  • Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
  • Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
  • Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes

Fanekort "Kontaktpersoner"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner for en firmaoppføring:
  • Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
  • E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
  • Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert).

Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen

Velg "Ny kontaktperson" fra fanekortet "Kontaktpersoner" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.

For mer informasjon om kontaktpersoner, se Min side - Mine kontakter.

Eksportere firmaoppføring

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Firmadetaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Filtrere firmalisten

Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
  • Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
  • Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere firmalisten

Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en firmaoppføring

Private firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Firmadetaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.

Deaktivere en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Firmadetaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere firmaoppføringer

Firmalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Denne eksporten er meget omfattende og tar med alle data om firmaoppføringen i XS Office.

Relaterte emner

Innledning
Min side
Min profil
Mine innstillinger
Min kalender
Mine møter
Mine avtaler
Mine samtaler
Mine oppgaver
Mine notater
Mine kontakter
Mine firmakontakter
Mine favoritter
Min tilstede-status
Min ferie
Mitt fravær
Fødselsdager
Min håndsignatur
Min farge-mal
Min startside
Organisasjon
Meldinger
Samhandling
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Handel
Admin

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken