Min side - Mine oppgaver

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

1.7 Min side - Mine oppgaver

Introduksjon

"Min side - Oppgaver" viser liste over alle oppgaver du er ansvarlig for. Forfall for oppgavene vil fremkomme i kalenderen din (se Min side - Min kalender) samt i gruppekalender hvis du ikke angir oppgaven som "Privat". I tillegg kan du angi tidspunkt for påminnelse for hver oppgave. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Oppgavene kan kobles mot firma og prosjekt og vil dermed vises i firma- og prosjektkort for angitt firma og prosjekt.

Felter i oppgaveliste

Listen under viser hvilke felter som vises i oppgavelisten (Min side - Oppgaver).

(Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppgaver samtidig for å utføre operasjoner på mange oppgaver samtidig. Se senere i kapitlet.
(Blyant): Oppføringer som er redigerbare for innlogget bruker vises med et blyantsymbol.
(Prioritet): Angir definert prioritet for oppgaven. Se under.
(Tilgjengelighet): Angir om oppgaven er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering). Private oppgaver vil ikke vises i gruppekalenderen hos andre ansatte.
(Statusflagg): Status for oppgavene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Tilordnet fra møte): Et møtesymbol her angir at oppgaven er tilordnet via et møtereferat.
% fullført: Viser en statusindikering og tall for oppgavens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
Forfallsdato: Angir forfallsdato for oppgave.
Avsluttet: Angir evt. tidspunkt oppgaven ble markert som fullført.
Emne: Emne for oppgave.
Firma > prosjekt (kontaktperson): Navn på evt. firma, prosjekt og kontaktperson som er knyttet til oppgaven.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

Rødt utropstegn: Høy prioritet.
Ingen indikering: Normal prioritet.
Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for oppgaver vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Oppgave er ikke startet.
Gult flagg: Oppgave pågår.
Grønt flagg: Oppgave er fullført.
Oransje flagg: Oppgave venter andre eller er utsatt.
Rødt flagg: Oppgave er kansellert.
Spørsmålstegn: Oppgave er ikke forstått.

Merk at du kan markere oppgaver som fullført ved å klikke på flaggene i listen (gjelder kun for egne oppgaver som ikke allerede er markert som fullført).

Opprette en ny oppgave

Oppgaver kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Min side - Oppgaver.
Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden CRM - Oppgaver.
Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Oppgaver.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
Opprett oppgave direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
Velg "Oppgave" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for oppgaver.
Bruk hurtigtasten for oppgaver. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for oppgaver

Vinduet for oppgaver har følgende innfyllingsfelter:

Emne: Angir emne for oppgaven.
Status: Angir status for oppgaven. Se over.
Fremdrift: Angir fremdrift for oppgaven i prosent.
Prioritet: Angir prioritet for oppgaven. Se over.
Notat: Fritekstnotat for oppgaven.
Ansvarlig: Angir hvem som er ansvarlig for utførelse av oppgaven.
Firma: Navn på firma som oppgaven er knyttet mot.
Kontaktperson: Navn på kontaktperson som oppgaven er knyttet mot.
Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som oppgaven er knyttet mot.
Startdato: Angir evt. startdato for oppgaven.
Forfallsdato: Angir forfallsdato (og klokkeslett) for oppgaven (viktig for synlighet i kalendere og påminnelser).
Påminnelse: Angir tidspunkt for når du ønsker påminnelse i forhold til forfall for oppgaven.
Privat: Angir om oppgaven er privat (ikke synlig i gruppekalender) eller ikke.
Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Opprette oppgaver for andre ansatte

Du kan opprette oppgaver for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i oppgavelisten og kalenderen hos den ansatte som er tildelt oppgaven. Du kan også endre på oppgaver du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme oppgaven. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne oppgaven. Merk at denne begrensningen ikke gjelder hvis du er satt opp som superbruker.

For å opprette en oppgave for en annen ansatt, oppretter du en oppgave som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansvarlig".

Påminnelser for oppgaver

Hver oppgave har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye oppgaver.

Filtrere oppgavelisten etter status

For å vise kun oppgaver med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppgaver.
Aktive: Viser alle aktive oppgaver (= ikke fullført eller kansellert).
Ikke startet: Viser alle oppgaver som ikke er påbegynt.
Pågår: Viser alle oppgaver som pågår.
Fullført: Viser kun fullførte oppgaver.
Venter andre: Viser kun oppgaver som har status "venter andre".
Utsatt: Viser kun oppgaver som er utsatt.
Kansellert: Viser kun oppgaver som er kansellert.
Ikke forstått: Viser kun oppgaver som er markert som "ikke forstått".

Søke etter oppgaver

Listen kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

Emne: Fritekstsøk i emnefelt for oppgaver.
Notat: Fritekstsøk i notatfelt for oppgaver.
Ansvarlig: Vis kun oppføringer med en bestemt ansatt som ansvarlig. Vises ikke i privat oppgaveliste.
Opprettet av: Vis kun oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
Endret av: Vis kun oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 2

Firma: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt firmaoppføring.
Kontaktperson: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt kontaktperson.
Prosjekt: Vis kun oppføringer knyttet til et bestemt prosjekt. Krever Professional eller Enterprise Edition.
Prioritet: Vis kun oppføringer med en gitt prioritet (høy/normal/lav).
Fremdrift: Vis kun oppføringer med en gitt fremdrift angitt i prosent.
Er privat: Vis kun oppføringer som er angitt som private.
Oppgave-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Kolonne 3

Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Slette en oppgave

Oppgaver kan slettes ved å åpne vinduet for oppgave (klikk på emnetekst i oppgavelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne oppgaver samt oppgaver du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Slette mange oppgaver samtidig

Hvis du ønsker å slette mange oppgaver i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Endre mange oppgaver samtidig

Hvis du ønsker å endre parametere for mange oppgaver i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du et av følgende alternativer fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office:

Slett: Sletter alle merkede oppgaver.
Sett som fullført: Markerer alle merkede oppgaver som fullført.
Sett som lav prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med lav prioritet.
Sett som normal prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med normal prioritet.
Sett som høy prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med høy prioritet.
Sett som privat: Markerer alle merkede oppgaver som private (ikke synlige i gruppekalender for andre ansatte).
Sett som åpen: Markerer alle merkede oppgaver som åpne/ikke private (dermed synlige i gruppekalender for andre ansatte).

Registrere timeforbruk fra en oppgave

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra oppgaven. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" i verktøylinjen i oppgavevinduet. XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra oppgaven over til timeregistreringen.

Analysere oppgaver

Oppgavelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.