Dokumenter - Dokumentskanning

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

8.2 Dokumenter - Dokumentskanning

Merk: Dokumentskanning i XS Office krever at du har Professional Edition eller Enterprise Edition samt tilleggsproduktet Document Scanning og en dokumentskanner eller multifunksjonsmaskin med FTP-støtte.

Introduksjon

XS Office Document Scanning gir mulighet for skanning av dokumenter direkte til XS Office. Med dette kan for eksempel regnskapsbilag, innkommende fakturaer, brosjyrer og telefakser overføres enkelt og greit til XS Office.

Innkommende post kan skannes av administrativt personell like enkelt som de tar en kopi med kopimaskinen. Innskannede dokumenter kan så sorteres og merkes med prosjekt, kunde o.s.v. i XS Office av personen selv eller andre.

XS Office Document Scanning kan leveres med egen skanner (eller multifunksjonsskriver) som plasseres direkte i organisasjonens nettverk.

Når et dokument er skannet, vil det sendes per FTP til en egen innboks i XS Office. Det er derfor nødvendig at skanneren støtter FTP-overføring. Alle skannede dokumenter vil havner her først. For å få overført dokumentet til dokumentarkivet, prosjekt eller firmakort, må du gå til Dokumenter - Dokumentskanning og klikke på ikonet helt til høyre i oppføringen for det skannede dokumentet.

Felter i liste over skannede elementer

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over skannede elementer (Dokumenter - Dokumentskanning).
  • Filnavn: Navn på dokument som er skannet. Dette navnet produseres som oftest av skanneren selv (ofte basert på dato/klokke). Filtype er typisk PDF eller TIFF.
  • Størrelse: Filstørrelse for dokument.
  • Sist endret: Tidspunkt for når dokumentet ble skannet.
  • Opplastings-ikon: Klikk for å overføre dokumentet til dokumentarkivet, prosjekt eller firmakort. Dokumentet vil automatisk fjernes fra listen etter overføring.

Innfyllingsfelter for skannet dokument

Vinduet for overføring av skannede dokumenter til arkiv/prosjekt/firma inneholder følgende felter:
  • Filnavn: Viser navn på dokument som er skannet.
  • Filstørrelse: Viser filstørrelse for dokument.
  • Tittel: Tittel for dokument. Dokumentarkivet kan vises enten basert på filnavn eller på dokumenttitler. Er viktig for søk.
  • Synlig i arkiv: Se under.
  • Mappe i arkiv: Angir hvilken mappe dokumentet skal plasseres i.
  • Kategori: Evt. kategori for dokument. Tilgjengelige dokumentkategorier angis under Admin - Dokumentkategorier.
  • Firma: Evt. firma som skal knyttes til dokumentet. Dokumentet vil dermed være synlig på firmakortets fanekort Oppfølginger - Dokumenter. Se CRM - Firmaer.
  • Prosjekt: Evt. prosjekt dokumentet skal knyttes til. Dokumentet vil dermed være synlig i prosjektets fanekort Oppfølginger - Dokumenter. Se Prosjekt - Prosjektliste.
  • Ansatt: Evt. ansatt dokumentet skal knyttes til.
  • Nøkkelord: Fritekstfelt der du kan registrere ett eller flere nøkkelord som beskriver innhold i dokument. Nøkkelordene bør skilles med komma. Er viktig for søk.
  • Beskrivelse: Fritekstfelt som beskriver innhold i dokument. Er viktig for søk.

Synlighet i arkiv

Hvis dokumentet du importerer skal havne i dokumentarkivet, må du la avkrysningen for "Synlig i arkiv" være valgt. Hvis ikke, vil dokumentet kun fremkomme ved søk samt i firma, prosjekt og/eller ansatt. Et innskannet dokument må enten knyttes til arkiv, et firma, et prosjekt eller en ansatt for at du skal kunne importere det.

Sletting av innskannede dokumenter

Innskannede dokumenter kan slettes uten å overføres til dokumentarkiv/firma/prosjekt/ansatt ved å åpne vinduet for import av skannet element og så velge knappen "Slett".

Relaterte emner

Innledning
Min side
Organisasjon
Meldinger
Samhandling
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Dokumentarkiv
Dokumentskanning
Rapporter
Handel
Admin

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken