Handel - Kreditnotaer

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.8 Handel - Kreditnotaer

Introduksjon

Hvis en opprettet faktura inneholder feil eller er feilgenerert, lager du en kreditnota. En kreditnota annullerer en utstedt faktura i ditt og kundens regnskap. Dette gjøres fra knappen "Lag kreditnota" på den aktuelle fakturaen. Kreditnotaene kan hvis ønskelig sendes elektronisk til kunden som e-post med PDF-vedlegg. Kreditnotaens språk vil følge språket som ble valgt da salgsordren ble opprettet.

Kreditnotaer kan hurtigåpnes. Se Innledning - Hovedvinduet for generell informasjon om hurtigåpning.

Felter i kreditnotaliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kreditnotaoversikten (Handel - Kreditnota).
  • (PDF-symbol): Klikk på dette symbolet for å åpne kreditnota (PDF) direkte.
  • (Statusflagg): Status for kreditnotaene vises med flagg av ulik farge. Se under. Klikk for å markere oppføringen som sendt via brevpost.
  • (Overført regnskap): Angir om kreditnotaen er markert som overført til regnskap.
  • (Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
  • Ordrenr: Salgsordre som er kreditert. Klikk for å åpne salgsordren.
  • Fakturanr: Faktura som er kreditert. Klikk for å åpne fakturaen.
  • Kreditnr: Kreditnotaens unike løpenummer. Klikk for å åpne kreditnotaen.
  • Emne: Emne for kreditnota.
  • Kunde > prosjekt: Navn på kunde som mottar kreditnotaen samt eventuelt prosjekt den er tilknyttet.
  • Beløp eks. mva: Kreditnotaens sum eksklusiv merverdiavgift. Blå skrift indikerer at kreditnotaen er i en fremmed valuta.
  • Beløp inkl. mva: Kreditnotaens sum inklusiv merverdiavgift. Blå skrift indikerer at kreditnotaen er i en fremmed valuta.
  • Kreditnotadato: Dato for kreditnota.
  • Fakturadato: Dato for faktura.
  • Vår ref: Intern referanseperson angitt for tilhørende salgsordre.
  • Selger: Selger angitt for tilhørende salgsordre.

Statusflagg

Status for kreditnotaer vises med flagg av forskjellige farger.
  • Gult flagg: Kreditnota er opprettet, men ikke sendt.
  • Fiolett flagg: Kreditnota er markert som sendt via brevpost.
  • Fiolett flagg m/pdf: Kreditnota er sendt via e-post.
  • Fiolett flagg m/ehf: Kreditnota er sendt via EHF-format.

Opprette en ny kreditnota

Kreditnotaer kan kun opprettes ved å kreditere en eksisterende faktura. Dette betyr at alle kreditnotaer må ha en tilhørende faktura. Når faktura er opprettet, finnes det et eget valg for å lage en kreditnota av denne.

Se Handel - Utgående faktura for fremgangsmåte.

Fanekort "Kreditnota"

Fanekortet "Kreditnota" (når du åpner en kreditnota) inneholder ulike seksjoner med nøkkelinformasjon om kreditnotaen.

Fanekort "Faktura": Detaljer

  • Kreditnotanr: Kreditnotaens unike løpenummer.
  • Fakturanr: Den tilhørende fakturaens unike løpenummer.
  • Ordrenr: Den tilhørende salgsordrens unike løpenummer (ordrenummer for krediteringsordre i parentes).
  • Kunde-ID: ID for kunde.
  • Kundenavn: Navn på kunde.
  • Emne: Emnde for kreditnota.
  • Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta kreditnotaen.
  • Vår ref: Normalt selgeren som har laget kreditnotaen.
  • Språk: Angir hvilket språk som skal benyttes i kreditnotaen.
  • Status: Angir om kreditnota er sendt til kunde.
  • Detaljnivå: Bestemmes i salgsordren, og angir hvordan varelinjene i kreditnotaen skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser.
  • Betalingsbetingelser: Hvilke betalingsbetingelser som er knyttet til kreditnotaen.
  • Betalingsform: Angir betalingsform for angitte betalingsbetingelser. Betalingsform kan for eksempel være kreditnota eller kontant.

Fanekort "Kreditnota": Datoer

  • Kreditnotadato: Dato for kreditnota.
  • Fakturadato: Dato for tilhørende faktura.
  • Forfallsdato: Dato for forfall for tilhørende faktura.
  • Ordredato: Dato for tilhørende salgsordre.
  • Leveringsdato: Leveringsdato for tilhørende salgsordre.
  • Regnskapsdato: Dato for når kreditnota er eksportert til regnskap via kreditnotajournal.

Fanekort "Kreditnota": Beløp og betalingsinformasjon

  • Beløp inkl. mva: Kreditnotaens sum inklusiv merverdiavgift.
  • Beløp eks. mva: Kreditnotaens sum ekslusiv merverdiavgift.
  • Valutakurs: Angir hvilken kurs som er benyttet for å beregne kreditnotabeløpet.
  • Betalingsinfo: Informasjon om betaling tilknyttet tilhørende fakturas girodel.
  • KID: Evt. KID for tilhørende faktura hvis organisasjonen har KID-avtale. KID regnes ut etter regler satt i Admin - Globale innstillinger. Kontrollsiffer regnes ut Modulo 10.
  • Innbetalingskonto: Angir kontonummer for tilhørende faktura. Bankkontonumre administreres fra Admin - Organisasjonsfakta.
  • BIC/Swift:Bank Identifier Code (BIC) benyttes for å identifisere banken for tilhørende faktura. BIC består av 11 tegn. Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (Swift) består av 8 tegn. Bankkontonumre administreres fra Admin - Organisasjonsfakta.
  • IBAN: International Bank Account Number (IBAN) for tilhørende faktura, IBAN skal benyttes dersom du fakturerer til utlandet. IBAN kan være inntil 34 tegn. Bankkontonumre administreres fra Admin - Organisasjonsfakta.

Fanekort "Kreditnota": Diverse

  • Selger: Navn på den ansatte som er oppgitt som ansvarlig for salget.
  • Prosjekt: Prosjekt som kreditnotaen tilhører eller er relatert til.
  • Ordrereferanse: Ordrereferanse er et fritekstfelt som kan fylles ut på tilhørende salgsordre.
  • Tilbudsnr: Eventuelt tilhørende tilbuds unike løpenummer.
  • Forhandler: Navn på forhandler som kreditnota er tilknyttet.
  • Forhandlerkode: Evt. forhandlerkode.
  • Kampanje: Navn på kampanje som kreditnota er tilknyttet.
  • Kampanjekode: Evt. kampanjekode.
  • Overført regnskap: Angir når (og av hvem) kreditnotaen ble markert som overført til regnskap.
  • Opprettet: Angir når (og av hvem) kreditnotaen ble opprettet.

Fanekort "Kreditnota": Adresser

  • Fakturaadresse: Fakturaadresse som er angitt i salgsordren.
  • Leveringsadresse: Leveringsadresse som er angitt i salgsordren.

Fanekort "Kreditnota": Abonnement

  • Abonnementsnr: Angir løpenummer for avtalen/abonnementet som kreditnotaen stammer fra.
  • Periode: Angir hvilken abonnementsperiode i året kreditnotaen gjelder for.
  • År: Angir hvilket abonnementsår kreditnotaen gjelder for.

Fanekort "Kreditnota": Ordrelinjer

Angir en liste over og summering av varelinjer og tekstlinjer som er med i kreditnotaen. Her har du mulighet til å skrive ut ordrelinjelisten samt velge om du vil vise ekstra linjer med beskrivelser fra ordrelinjene eller ikke.

Fanekort "Kreditnota": Kreditnotatekst

Angir følgeteksten som vil være synlig i selve kreditnotaen.

Fanekort "Internt notat"

  • Fritekstfelt for interne notater knyttet til kreditnotaen. Disse notatene vil ikke sendes med i kreditnotadokumentet til kunden.

Fanekort "Arkiv"

  • Hver gang kreditnotaen sendes til kunden lagres det en kopi av kreditnotaen i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse/EHF-adresse kreditnotaen ble sendt til.

Fanekort "Forhåndsvisning"

  • Her finner du forhåndsvisning av et pdf-dokument med kreditnotaen.

Fanekort "Kred + fakt"

  • Her finner du forhåndsvisning av et pdf-dokument med kreditnota og tilhørende faktura i et felles dokument.

Fanekort "Tilbud X"

  • Et eventuelt tilbud knyttet til kreditnotaen kan enkelt hentes fram via dette fanekortet.

Fanekort "Ordre X"

  • Kreditnotaens tilhørende salgsordre kan enkelt hentes fram via dette fanekortet.

Fanekort "Kred.ordre X"

  • Kreditnotaens tilhørende krediteringsordre kan enkelt hentes fram via dette fanekortet. Krediteringsordren opprettes ved kreditering av fakturaer for å nullstille den opprinnelige salgsordren.

Fanekort "Faktura X"

  • Kreditnotaens tilhørende faktura kan enkelt hentes fram via dette fanekortet.

Firmaopplysninger i kreditnota

Kreditnotaene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme i kreditnotaene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Admin - Organisasjonsfakta.

Sende en kreditnota

XS Office har en integrert veiviser for å sende kreditnotaer til kunder. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send kreditnota" fra selve kreditnotaen. Du har følgende alternativer for sending av kreditnota.
  1. Som e-post med PDF-vedlegg: Brukes mot kunder som synes det er praktisk å motta kreditnotaer elektronisk via e-post.
  2. På papir (PDF-utskrift): Brukes mot kunder som må ha kreditnotaer tilsendt på papir i brevpost.
  3. Elektronisk handelsformat (EHF): Brukes mot kunder som kan motta elektroniske kreditnotaer via EHF-aksesspunkter. Dette gjelder ofte kunder i offentlig sektor.
  4. Som eksportformat (EHF): Brukes for å eksportere en kopi av kreditnotafilen i elektronisk handelsformat (standardisert XML-format).
  5. Som eksportformat (XML): Brukes for å eksportere en komplett kopi av kreditnotaen i et XS Office-spesifikt XML-format.
For alternativ 1 vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i kreditnotaen, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og selve kreditnotaen er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

Etter at e-posten er sendt, vil en kopi av kreditnotaen lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte kreditnotaer.

For alternativ 3, se generell informasjon om EHF.

Legg ved PDF-versjon i EHF-forsendelse

Når du sender en kreditnota i EHF-format, kan du angi at en PDF-versjon av den samme kreditnotaen skal bygges inn i EHF-dokumentet. Dette gjør at mottakere som har støtte for å hente ut filvedlegg fra EHF-forsendelsen, kan få se kreditnotaen slik den ville sett ut hvis de hadde mottatt den på papir. Det kan være passende å spørre mottakeren om dette på forhånd siden aktivering av dette vil gjøre forsendelsen noe større. Innebygd PDF-vedlegg aktiverer du via avkrysningsboksen "Legg ved PDF-fil i EHF-forsendelse".

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Du kan angi standardverdier for e-postemne og e-posttekst under Admin - Globale innstillinger. Her kan du angi hvilken som helst tekst, og teksten kan også inneholde én eller flere av spesialfeltene under.

@ID@Kreditnotanummer.
@SUBJECT@Kreditnotaens emne.
@DATE@Kreditnotadato.
@DATEOFINVOICE@Fakturadato for den tilhørende fakturaen.
@DATEDUE@Forfallsdato for den tilhørende fakturaen.
@DATEOFDELIVERY@Salgsordrens leveringsdato.
@INVOICEID@Fakturanummer for den tilhørende fakturaen.
@ORDERID@Ordrenummer for den tilhørende fakturaen.
@ORDERREFERENCE@Ordrereferanse (fritekst) for tilhørende salgsordre.
@COMPANYNAME@Kundens navn.
@YOURREF@"Deres ref." for kreditnotaen.
@OURREF@"Vår ref." for kreditnotaen.
@CID@KID-nummer for den tilhørende fakturaen.
@ACCOUNTNO@Kontonummer for innbetaling for den tilhørende fakturaen.
@BIC@Din banks BIC-kode. BIC er en forkortelse for 'Bank Identifier Code' og benyttes for å unikt identifisere en bank.
@IBAN@Innbetalingskontoens IBAN-nummer for den tilhørende fakturaen. IBAN er en forkortelse for 'International Bank Account Number' og er en internasjonal standard for bankkontonummer.
@SUMTOTAL@Kreditnotasum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@Kreditnotasum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av Kreditnotaen.
@TAXLOW@Grunnlagssum for del av Kreditnotaen med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@Grunnlagssum for del av Kreditnotaen med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@Grunnlagssum for del av Kreditnotaen med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@Totalsum merverdiavgift for Kreditnotaen.
@CURRENCY@Kreditnotaens valuta.
@INVOICEADDRESS@Fakturaadresse.
@DELIVERYADDRESS@Leveringsadresse.
@PROJECTID@Prosjekt-ID for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTCODE@Prosjektkode for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTNAME@Navn på tilknyttet prosjekt.

Eksempler for e-postemne

  • Kreditnota @ID@: @SUBJECT@
  • Kreditnota @ID@ (for faktura @INVOICEID@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.
Du har mottatt en kreditnota pålydende @SUMTOTAL@. Se vedlegg for detaljer.

Sum:             @SUMTOTAL@ @CURRENCY@
Kreditnotanr:    @ID@
Kreditnotadato:  @DATE@
Fakturanr:       @INVOICEID@
Fakturadato:     @DATEOFINVOICE@
Forfallsdato:    @DATEDUE@
Ordrenr:         @ORDERID@
Emne:            @SUBJECT@

Skrive ut kreditnota

Kreditnotaen produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Skriv ut kreditnota" eller "Send kreditnota".

Markere en kreditnota som sendt

Dersom kreditnotaen er sendt til kunden på en annen måte enn via de integrerte funksjonene for sending, kan du selv markere den som sendt via knappen "Sendt" på fanen "Kreditnota". Når den integrerte e-postfunksjonen eller EHF benyttes, settes denne statusen automatisk etter sending av kreditnotaen. Du kan også markere en kreditnota som sendt ved å klikke på flagg i kreditnotalisten eller ved å velge flere kreditnotaer fra listen og benytte verktøyet "Sett som sendt via brev".

Filtrere kreditnotaer

Listen over kreditnotaer kan enkelt filtreres på ansatt, status og årstall. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere kreditnotaer basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle oppføringer.
  • Mine: Viser kun oppføringer du selv er "Vår ref" for.
  • Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er "Vår ref" for.
  • Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
  • Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun kreditnotaer med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
  • Ikke sendt: Viser kun kreditnotaer som ikke er sendt.
  • Sendt: Viser kun kreditnotaer som er sendt.
  • Sendt via e-post: Viser kun kreditnotaer som er sendt via e-post.
  • Sendt via brevpost: Viser kun kreditnotaer som er markert som sendt manuelt via brevpost.
  • Sendt via EHF: Viser kun kreditnotaer som er sendt i elektronisk kreditnotaformat (EHF).

Filtrering etter årstall

For å vise kun kreditnotaer med dato fra et bestemt årstall, velger du fra rullegardinmenyen "År" på verktøylinjen. Denne listen vil vise alternativet "Alle" samt alle årstall der det finnes kreditnotaer i systemet.

Søk i kreditnotalisten

Kreditnotalisten kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med kreditnotalisten. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at kreditnotalisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Emne: Viser kreditnotaer med kreditnotaemne som inneholder angitt tekst.
  • Kreditnotatekst: Viser kreditnotaer med kreditnotatekst som inneholder angitt tekst.
  • Internt notat: Viser kreditnotaer med internt notat som inneholder angitt tekst.
  • Fritekst: Viser kreditnotaer med kreditnotaemne, kreditnotatekst og/eller internt notat som inneholder angitt tekst.
  • Firma: Viser kreditnotaer for en bestemt kunde.
  • Deres ref: Viser kreditnotaer som er knyttet til en bestemt kontaktperson (som Deres ref.).
  • Prosjekt: Viser kreditnotaer som er knyttet til et bestemt prosjekt.

Kolonne 2

  • Beløp eks. mva: Viser kreditnotaer med en sum eks. mva i egen valuta som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Beløp inkl. mva: Viser kreditnotaer med en sum inkl. mva i egen valuta som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Kreditnotanr: Viser kreditnotaer med kreditnotanummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Fakturanr: Viser kreditnotaer med tilhørende fakturanummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Ordrenr: Viser kreditnotaer med tilhørende ordrenummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall ordrelinjer: Viser kreditnotaer med antall ordrelinjer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall vedlegg: Viser kreditnotaer med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Overført regnskap: Viser kun kreditnotaer som er overført regnskap eller ikke.
  • Språk: Viser kun kreditnotaer med et angitt språk i kreditnotadokumentet.

Kolonne 3

  • Egen valuta: Gir mulighet for å vise kun kreditnotaer i fremmed valuta eller kun kreditnotaer i egen valuta.
  • Valuta: Gir mulighet for å vise kreditnotaer med en bestemt valuta.
  • KID: Viser kreditnotaer med KID-nummer som inneholder angitt tekst.
  • Vår ref: Viser kreditnotaer som har en bestemt ansatt som Vår ref.
  • Selger: Viser kreditnotaer som har en bestemt ansatt angitt som selger.
  • Opprettet av: Viser kreditnotaer som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Overført regnskap av: Viser kreditnotaer som er markert som overført regnskap av en bestemt ansatt.
  • Datofelt: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en kreditnota må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i kreditnotalisten.

Kreditnotaer kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Søk med jokertegn

Merk at du kan bruke jokertegnet % for å finne oppføringer som starter eller slutter med et søkebegrep. Hvis du søker etter AS%, vil du få alle oppføringer som starter med teksten AS. Dersom du søker etter %AS, vil du få alle oppføringer som slutter med teksten AS. Når du søker uten % (som i AS), vil du få alle oppføringer som inneholder teksten AS. Nederst i listen finner du en rekke med bokstavknapper som gjør at du raskt kan søke basert på forbokstav via et enkelt klikk.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til CSV-fil

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til en CSV-fil via CSV-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Nummerserie for kreditnotaer

Kreditnotaer vil automatisk tildeles notanummer av XS Office. Kreditnotanummer vil alltid øke med én for hver ny kreditnota som produseres.

Som standard vil kreditnotaer nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.

Relaterte emner

Innledning
Min side
Organisasjon
Meldinger
Samhandling
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Handel
Tilbud
Salgsordrer
Abonnementer
Utgående faktura
Betalingspåminnelse
Fakturainnbetalinger
Fakturajournaler
Kreditnotaer
Innkjøpsordrer
Hendelsesarkiv
Produktregister
Lagerbeholdning
Rapporter
Alle bilag
Ubehandlede bilag
Kontrollerte bilag
Godkjente bilag
Overførbare bilag
Bilagsjournaler
Innstillinger
Produktgrupper
Salgsordremaler
Påminnelsesoppsett
Rabattlister
Valutaer
Fraktbetingelser
Betalingsbetingelser
Måleenheter
Lagersteder
Kontoplan
Kontoplangrupper
Bilagsarter
Avgiftskoder
Admin

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken