Handel - Utgående faktura

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.4 Handel - Utgående faktura

Introduksjon

Salgsordrer kan enkelt faktureres direkte i XS Office. Fakturaene kan genereres med eller uten girodel/innbetalingsblankett og hvis ønskelig sendes elektronisk til kunden som e-post med PDF-vedlegg. Du kan også velge hvilket språk som skal benyttes i fakturadokumentet.

Fakturaer kan også produseres automatisk ved faste tidpsunkter basert på abonnementer. Se Handel - Abonnementer for informasjon om hvordan du fakturerer regelmessige avtaler.

Hvis en faktura er feilaktig utstedt, må du opprette en kreditnota. Se Handel - Kreditnotaer for informasjon om hvordan du lager en kreditnota.

Hvis fakturaen er forfalt uten at kunden har betalt den i sin helhet, kan du sende en purring eller et inkassovarsel. Se Handel - Betalingspåminnelse for informasjon om hvordan du lager en purring eller et inkassovarsel.

Fakturaer kan hurtigåpnes. Se Innledning - Hovedvinduet for generell informasjon om hurtigåpning.

Felter i fakturaliste

Listen under viser hvilke felter som vises i fakturaoversikten (Handel - Utgående faktura).

(PDF-symbol): Klikk på symbolet helt til venstre for å åpne faktura (PDF) direkte.
(Utropstegn): Angir om det finnes betalingspåminnelser/purringer/inkassovarsler knyttet til fakturaen. Klikk for å se liste over betalingspåminnelser.
(Abonnement): Angir om fakturaen stammer fra et abonnement. Klikk for å åpne abonnementet.
(Restordre): Angir om fakturaen er generert ut i fra en restordre eller om salgsordren eventuelt har restodrer.
(Statusflagg): Status for fakturaene vises med flagg av ulik farge. Se under. Klikk for å markere oppføringen som sendt via brevpost.
(Overført regnskap): Angir om fakturaen er markert som overført til regnskap.
(Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
Tilbud: Hvis fakturaen stammer fra et tilbud, vil tilhørende tilbud kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Ordrenr: Ordrenummer for fakturaens tilhørende salgsordre. Klikk for å åpne salgsordre.
Fakturanr: Fakturaens unike løpenummer. Klikk for å åpne faktura.
Emne: Emne for faktura. Klikk for å åpne faktura.
Kunde > prosjekt: Navn på kunde som mottar fakturaen samt eventuelt prosjekt den er tilknyttet.
Beløp eks. mva: Fakturaens sum eksklusiv merverdiavgift. Blå skrift indikerer at fakturaen er i en fremmed valuta.
Beløp inkl. mva: Fakturaens sum inklusiv merverdiavgift. Blå skrift indikerer at fakturaen er i en fremmed valuta.
Innbetalt beløp: Innbetalt beløp fra kunde for fakturaen.
Fakturadato: Dato for når faktura ble utstedt.
Forfallsdato: Dato for når faktura skal være betalt. Rød skrift betyr at forfallsdato er utløpt. Blå skrift indikerer at fakturaen ikke er forfalt og ikke betalt.
Betalingsdato: Dato for når faktura ble betalt.

Vise informasjon om betalingspåminnelser

Via avkrysningsboksen "Vis informasjon om betalingspåminnelser" nede til venstre under fakturalisten kan du angi om tre ekstra kolonner med informasjon om tilknyttede betalingspåminnelser/purringer skal vises. Disse kolonnene er:

Påminnelsesdato: Dato for siste betalingspåminnelse for den aktuelle fakturaen.
Forfall påminnelse: Forfallsdato for siste betalingspåminnelse for den aktuelle fakturaen. Rød skrift betyr at forfallsdato er utløpt. Blå skrift indikerer at purring ikke er forfalt og ikke betalt.
Sum påminnelse: Sum for siste betalingspåminnelse.

Visning av disse kolonnene tar noe plass på skjermen og vises ikke som standard fordi fakturalisten blir for sammenpresset for brukere med små skjermer.

Merk at disse tre kolonnene alltid vil komme med på eksporter til Excel.

Vise beløp i fremmed valuta

Via avkrysningsboksen "Vis fakturabeløp i fremmede valutaer" nede til venstre under listen kan du angi om tre ekstra kolonner med informasjon om valuta skal vises. Disse kolonnene er:

Valutasum: Viser sum for faktura i den fremmede valutaen.
Valuta: Viser navn på den fremmede valutaen.
Valutakurs: Viser vekslingskurs som ligger til grunn for den aktuelle fakturaens verdi i egen valuta.

Merk at kolonnene kun har verdier innlagt for fakturaer i fremmede valutaer.

Visning av disse kolonnene tar noe plass på skjermen og vises ikke som standard fordi listen blir for sammenpresset for brukere med små skjermer.

Merk at disse tre kolonnene alltid vil komme med på eksporter til Excel.

Statusflagg

Status for fakturaer vises med flagg av forskjellige farger.

Gult flagg: Faktura er opprettet, men ikke sendt.
Fiolett flagg: Faktura er markert som sendt via brevpost.
Fiolett flagg m/pdf: Faktura er sendt via e-post.
Fiolett flagg m/ehf: Faktura er sendt via EHF-format.
Hvitt flagg: Faktura er kreditert.
Rødt flagg: Faktura er tapt (kan ikke innfordres).

Betalingsstatus

Betalingsstatus for fakturaer indikeres med bakgrunnsfarger i listen.

Grønn: Faktura er betalt i sin helhet, eller kreditert.
Gul: Faktura er delbetalt (sum av innbetalinger er mindre enn fakturasum).
Lys rød: Faktura er overbetalt (sum av innbetalinger overstiger fakturasum).
Rød: Faktura kan ikke innfordres.
Hvit/grå: Faktura er ikke betalt.

Opprette en ny faktura

Fakturaer kan kun opprettes ved å fakturere en salgsordre (alternativt produseres automatisk via abonnementer). Dette betyr at alle fakturaer må ha en tilhørende salgsordre. Når salgsordren er opprettet, finnes det et eget valg for å lage en faktura av denne.

Fanekort "Faktura"

Fanekortet "Faktura" (når du åpner en faktura) inneholder ulike seksjoner med nøkkelinformasjon om fakturaen.

Fanekort "Faktura": Detaljer

Fakturanr: Fakturaens unike løpenummer.
Ordrenr: Den tilhørende salgsordrens unike løpenummer.
Kunde-ID: ID for kunde.
Kundenavn: Navn på kunde.
Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i fakturaen.
Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta fakturaen.
Vår ref: Normalt selgeren som har laget fakturaen.
Status: Angir om faktura er sendt til kunde (eller kreditert).
Fraktbetingelser: Hvilke fraktbetingelser som er knyttet til fakturaen.
Betalingsbetingelser: Hvilke betalingsbetingelser som er knyttet til fakturaen.
Betalingsform: Angir betalingsform for angitte betalingsbetingelser. Betalingsform kan for eksempel være faktura eller kontant.
Merverdiavgift: Angir om merverdiavgift skal følge merverdiavgift angitt for varelinjer eller overstyres for hele fakturaen, kan brukes for eksempel ved eksport.
Ordrereferanse: Ordrereferanse er et fritekstfelt som kan fylles ut på tilhørende salgsordre.
Opprettet: Angir når (og av hvem) fakturaen ble opprettet.

Fanekort "Faktura": Datoer

Fakturadato: Dato for faktura.
Forfallsdato: Dato for forfall for faktura.
Ordredato: Dato for salgsordre.
Leveringsdato: Dato for når varen/tjenesten er levert til kunden.
Betalingsdato: Dato for når faktura er registrert betalt.
Regnskapsdato: Dato for når faktura er eksportert til regnskap via fakturajournal.

Fanekort "Faktura": Beløp og betalingsinformasjon

Beløp inkl. mva: Fakturaens sum inklusiv merverdiavgift.
Beløp eks. mva: Fakturaens sum ekslusiv merverdiavgift.
Valutakurs: Angir hvilken kurs som er benyttet for å beregne fakturabeløpet.
Betalingsinfo: Informasjon om faktura som kommer på girodelen i faktura.
KID: Evt. KID for faktura hvis organisasjonen har KID-avtale. KID regnes ut etter regler satt i Admin - Globale innstillinger. Kontrollsiffer regnes ut Modulo 10.
Innbetalingskonto: Angir hvilket kontonummer innbetalingen skal gjøres til. Bankkontonumre administreres fra Admin - Organisasjonsfakta.
BIC/Swift:Bank Identifier Code (BIC) benyttes for å identifisere banken som betalingen skal gjøres til. BIC består av 11 tegn. Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (Swift) består av 8 tegn. Bankkontonumre administreres fra Admin - Organisasjonsfakta.
IBAN: International Bank Account Number (IBAN) skal benyttes dersom du fakturerer til utlandet. IBAN kan være inntil 34 tegn. Bankkontonumre administreres fra Admin - Organisasjonsfakta.

Fanekort "Faktura": Innbetalinger

Denne seksjonen inneholder liste over innbetalinger tilknyttet denne fakturaen. Innbetalingene er listet opp med betalingsdato og sum. Du kan klikke på en enkelt innbetaling for å se betalingsdetaljer eller endre dato/beløp. Seksjonen har indikering med grønn, gul og rød bakgrunnsfarge i hehold til om fakturaen er betalt, delbetalt eller overbetalt.

Fanekort "Faktura": Diverse

Selger: Navn på den ansatte som er oppgitt som ansvarlig for salget.
Prosjekt: Prosjekt som fakturaen tilhører eller er relatert til.
Avdeling: Avdeling som fakturaen er tilknyttet.
Avdelingskontor: Avdelingskontor som selgeren angitt i salgsordren er tilknyttet.
Salgsregion: Salgsregion som fakturaen er tilknyttet.
Forhandler: Navn på forhandler som faktura er tilknyttet.
Kampanje: Navn på kampanje som faktura er tilknyttet.
Forhandlerkode: Evt. forhandlerkode.
Kampanjekode: Evt. kampanjekode.

Fanekort "Faktura": Adresser

Fakturaadresse: Fakturaadresse som er angitt i salgsordren.
Leveringsadresse: Leveringsadresse som er angitt i salgsordren.

Fanekort "Faktura": Utseende for faktura

Detaljnivå: Bestemmes i salgsordren, og angir hvordan varelinjene i fakturaen skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser.
Språk: Angir hvilket språk som skal benyttes i fakturaen.
Skrifttype: Angir hvilken skrifttype som skal benyttes i fakturaen.

Fanekort "Faktura": Abonnement

Abonnementsnr: Angir løpenummer for avtalen/abonnementet som fakturaen stammer fra.
Periode: Angir hvilken abonnementsperiode i året fakturaen gjelder for.
År: Angir hvilket abonnementsår fakturaen gjelder for.

Fanekort "Faktura": Ordrelinjer

Angir en liste over og summering av varelinjer og tekstlinjer som er med i fakturaen. Her har du mulighet til å skrive ut ordrelinjelisten samt velge om du vil vise ekstra linjer med beskrivelser fra ordrelinjene eller ikke.

Fanekort "Faktura": Fakturatekst

Angir følgeteksten som vil være synlig i selve fakturaen.

Fanekort "Innbetalinger"

Liste over innbetalinger knyttet til denne fakturaen. Innbetalingene er listet opp med betalingsdato og sum. Du kan klikke på en enkelt innbetaling for å se betalingsdetaljer eller endre dato/beløp.

Fanekortnavnet vil vises med et ikon som indikerer betalingsstatusen for fakturaen:

Tom pengesekk: Det finnes ingen innbetalinger for fakturaen.
Halvfull pengesekk: Det finnes innbetalinger for fakturaen, men innbetalt sum er ikke lik fakturasummen inkl. eventuelle betaingspåminnelser.
Full pengesekk: Det finnes innbetalinger for fakturaen og innbetalt sum er eksakt lik fakturasummen inkl. eventuelle betaingspåminnelser.

Se også liste over fakturainnbetalinger på tvers av fakturaer.

Lagre OCR-fil basert på innbetalinger

På fanekortet "Innbetalinger" kan du benytte funksjonen "Lagre OCR-fil" for å opprette en standard OCR-fil basert på alle innbetalingene for den gjeldende fakturaen. Dette kan være nyttig dersom du for eksempel ønsker å overføre betalingsinformasjonen til et økonomisystem.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til fakturaen. Disse notatene vil ikke sendes med i fakturadokumentet til kunden.

Fanekort "Arkiv"

Hver gang fakturaen sendes til kunden lagres det en kopi av fakturaen i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse/EHF-adresse fakturaen ble sendt til.

Fanekort "Forhåndsvisning"

Her finner du forhåndsvisning av et pdf-dokument med fakturaen.

Fanekort "Tilbud X"

Et eventuelt tilbud knyttet til fakturaen kan enkelt hentes fram via dette fanekortet.

Fanekort "Ordre X"

Fakturaens tilhørende salgsordre kan enkelt hentes fram via dette fanekortet.

Fanekort "Kreditnota X"

Dersom fakturaen er kreditert, kan kreditnotaen enkelt hentes fram via dette fanekortet.

Fanekort "Påminnelser"

Dersom fakturaen ikke betales i tide, kan du opprette og sende betalingspåminnelser. Dette gjør du fra dette fanekortet.

Bruk av KID på faktura

Hvis du har KID-avtale med din bank, kan XS Office automatisk beregne KID-nummer for hver faktura. Merk at du må ha en aktiv KID-avale for å benytte KID. Hvis du benytter KID uten å ha en slik avtale, vil kundene få feilmelding når de forsøker å betale fakturaene med innlagt KID. Du må kontakte din bank for å få skjema for bestilling av KID (OCR-avtale).

Ved endring av KID-lengde, må en ny avtale utformes og godkjennes før det sendes ut fakturaer med nytt KID-format.

Et KID-nummer består som oftest av et valgfritt fritt definerbart tall, kundenummer, fakturanummer og et kontrollsiffer til slutt. Kontrollsifferet gir en ekstra sikkerhet i at den som betaler fakturaen har tastet korrekt KID. Kontrollsifferet skal ikke angis i formatet i XS Office fordi det automatisk beregnes av XS Office basert på de andre sifrene. Kontrollsifferet beregnes Modulo 10.

Eksempel på KID-format (angis under Admin - Globale innstillinger):

100CCCCCCIIIIII
- 100: Angir et standard prefiks i alle KID-numre (valgfritt, benyttes kun hvis du ønsker å identifisere KID-er produsert av XS Office).
- CCCCCC: Angir kundenummer (C = customer) med 6 sifre (valgfritt).
- IIIIII: Angir fakturanummer (I = invoice) med 6 sifre (bør alltid være med).

En faktura med KID-format som i eksempelet vil alltid produsere et KID-nummer med 16 sifre (3 siffer prefiks, 6 siffer kundenummer, 6 siffer fakturanummer og 1 kontrollsiffer til slutt).

Kundenummeret trenger strengt tatt ikke å være med i KID-formatet siden innbetalingene enkelt kan knyttes til korrekt faktura kun ved match mot fakturanummer. Et passende format for organisasjoner uten spesielle behov kan dermed være IIIIII (6 sifre fakturanummer + kontrollsiffer = totalt 7 sifre i KID).

Oversikt over gyldige innholdselementer i KID-formatet:

CCCCC: Angir kundenummer med 5 sifre.
CCCCCC: Angir kundenummer med 6 sifre.
CCCCCCC: Angir kundenummer med 7 sifre.
CCCCCCCC: Angir kundenummer med 8 sifre.
IIIII: Angir fakturanummer med 5 sifre.
IIIIII: Angir fakturanummer med 6 sifre.
IIIIIII: Angir fakturanummer med 7 sifre.
IIIIIIII: Angir fakturanummer med 8 sifre.

Dersom de aktuelle kunde- og fakturanumrene inneholder færre sifre enn angitt i KID-formatet, vil nuller legges til foran. Eksempel: Ved KID-format = IIIIIII (7 sifre) og aktuelt fakturanummer er 12345, vil KID-innhold bli 0012345.

Dersom de aktuelle kunde- og fakturanumrene inneholder flere sifre enn angitt i KID-formatet, vil sifre kuttes foran i numrene. Eksempel: Ved KID-format = IIIII (5 sifre) og aktuelt fakturanummer er 123456, vil KID-innhold bli 23456. Dette sikrer at KID-formatet alltid vil være gyldig med en lengde som avtalt med Nets. Det vil imidlertid også gjøre at KID-nummeret ikke inneholder komplette numre slik at prosessering av KID i ettertid blir vanskelig. Dette bør unngås. Ha alltid nok sifre i KID-innhold slik at det dekker de kunde- og fakturanumrene du har tenkt å bruke.

Hvis du benytter KID ved fakturering og har OCR-avtale med Nets, kan du registrere innbetalinger fra dine kunder på en effektiv måte.

Merk at endringer i KID-oppsett ikke vil gjenspeiles på tidligere fakturaer. KID-verdien blir generert i det øyeblikket du fakturerer en salgsordre.

Firmaopplysninger i faktura

Fakturaene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme på fakturaene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post, organisasjonsnummer og bankkontonummer. Se Admin - Organisasjonsfakta.

Varsling ved forfalt faktura

XS Office kan varsle fakturaansvarlig dagen etter forfallsdato. Varselet vil komme hvis ikke fakturaen er markert som betalt. Varslingen vil komme på e-post på samme måte som andre påminnelser i XS Office. Du kan angi om du ønsker en slik varsling under Admin - Globale innstillinger.

Sende en faktura

XS Office har en integrert veiviser for å sende fakturaer til kunder. Du har følgende alternativer for sending av faktura.

Som e-post med PDF-vedlegg: Brukes mot kunder som synes det er praktisk å motta fakturaer elektronisk via e-post.
På papir (PDF-utskrift): Brukes mot kunder som må ha fakturaer tilsendt på papir i brevpost.
Elektronisk handelsformat (EHF): Brukes mot kunder som kan motta elektronisk faktura via EHF-aksesspunkter. Dette gjelder ofte kunder i offentlig sektor.
Som eksportformat (EHF): Brukes for å eksportere en kopi av fakturafilen i elektronisk handelsformat (standardisert XML-format).
Som eksportformat (XML): Brukes for å eksportere en komplett kopi av fakturaen i et XS Office-spesifikt XML-format.

For alternativ 1 vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i fakturaen, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og selve fakturaen er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

For alternativene 1 og 2 må du angi hvordan girodelen skal vises i det ferdige salgsdokumentet. Her har du følgende alternativer.

Gul giro: Standard fakturautseende i Norge med gul giroblankett.
Hvit giro: Salgsdokument med svart/hvit giroblankett.
Tilpasset fakturablankett: Salgsdokument beregnet for utskrift på forhåndstrykte blanketter med giro.
Ingen girodel: Salgsdokument uten giroblankett.

Merk som fakturakopi

For alternativene 1 og 2 kan du også angi at den produserte PDF-fakturaen skal markeres som en fakturakopi som ikke skal betales. Dette gjør du via avkrysningsboksen "Merk som fakturakopi".

EHF-detaljer

For sendingsalternativ 3, vil du få opp en oppsummering av avsenders (din) EHF-adresse, mottakers EHF-adresse fra kundekortet samt om EHF er aktivert for den aktuelle kunden.

Se for øvrig informasjon om EHF under.

Arkivering av faktura

Etter at fakturaen er sendt, vil en kopi av fakturaen lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte fakturaer (slik de så ut i øyeblikket de ble sendt).

Elektronisk handelsformat (EHF)

Generelt om EHF-formatet

EHF er en forkortelse for "elektronisk handelsformat" og er en norsk oversettelse og tilpasning av CEN BII CWA 16073:2010 for å kunne utføre elektronisk handel mellom bedrifter tilpasset norske bokføringsregler. EHF-prosjektet er statlig initiert (administreres av Direktoratet for forvaltning og IKT, forkortet Difi) og har sitt utspring fra det europeiske PEPPOL-samarbeidet. Oppdraget er for Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet.

I oktober 2011 kom det et rundskriv fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet som påla at alle statlige virksomheter skulle kreve elektronisk fakturering (i EHF-format) for avtaler inngått etter 1. juli 2012. De samme statlige virksomhetene var allerede pålagt å kunne motta EHF-fakturaer fra 1. juli 2011.

Krav ved EHF-forsendelse

Merk: Sending av faktura i EHF-format krever Enterprise Edition. Globale innstillinger som vedrører EHF-faktura vil kun være tilgjengelig for Enterprise-brukere.

For sendingsalternativ 3 (elektronisk handelsformat) må EHF først aktiveres under globale innstillinger. I tillegg må salgsordren/fakturaen tilfredsstille kravene under for å kunne sendes i EHF-formatet. Disse kravene er spesifisert i EHF-standarden. "Leverandør" betyr her din organisasjon.

Leverandørens navn må være angitt under Admin - Globale innstillinger.
Leverandørens organisasjonsnummer må være angitt under Admin - Globale innstillinger.
Leverandørens postnummer må være angitt under Admin - Globale innstillinger.
Leverandørens poststed må være angitt under Admin - Globale innstillinger.
Kundens navn må være angitt i salgsordren.
Kundens organisasjonsnummer må være angitt på firmakortet til kunden (fanekort "Detaljer").
Kundens postnummer må være angitt i fakturaen. Kan legges inn i ettertid ved å velge "Endre" i fakturavinduet".
Kundens poststed må være angitt i fakturaen. Kan legges inn i ettertid ved å velge "Endre" i fakturavinduet".
EHF må være aktivert på firmakortet til kunden (fanekort "Økonomi").
Kundens EHF-adresse må være angitt på firmakortet til kunden (fanekort "Økonomi").
"Deres ref" må være angitt i salgsordren. Kan legges inn i ettertid ved å velge "Endre" i fakturavinduet".
Innbetalingskonto må være angitt i salgsordren.
Leveringsdato må være angitt i salgsordren. Kan legges inn ved å velge "Endre" i fakturavinduet".

Legg ved PDF-versjon i EHF-forsendelse

Når du sender en faktura i EHF-format, kan du angi at en PDF-versjon av den samme fakturaen skal bygges inn i EHF-dokumentet. Dette gjør at mottakere som har støtte for å hente ut filvedlegg fra EHF-forsendelsen, kan få se fakturaen slik den ville sett ut hvis de hadde mottatt den på papir. Det kan være passende å spørre mottakeren om dette på forhånd siden aktivering av dette vil gjøre forsendelsen noe større. Innebygd PDF-vedlegg aktiverer du via avkrysningsboksen "Legg ved PDF-fil i EHF-forsendelse".

Legg til ordrevedlegg i EHF-forsendelse

Når du sender en faktura i EHF-format, kan du velge hvilke ordrevedlegg fra salgsordren som skal bygges inn i EHF-dokumentet. Dette gjør at mottakere som har støtte for å hente ut filvedlegg fra EHF-forsendelsen, kan få tilsendt ekstradokumenter knyttet til fakturaen. Dette kan være for eksempel timesedler eller ordreunderlag.

Faktura sendt via e-post kommer ikke frem til mottaker

Se informasjon om e-post som ikke kommer frem.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Du kan angi standardverdier for e-postemne og e-posttekst under Admin - Globale innstillinger. Her kan du angi hvilken som helst tekst, og teksten kan også inneholde én eller flere av spesialfeltene under.

@ID@	Fakturanummer.
@SUBJECT@	Fakturaens emne.
@DATE@	Fakturadato.
@DATEDUE@	Fakturaens forfallsdato.
@DATEOFDELIVERY@	Salgsordrens leveringsdato.
@ORDERID@	Fakturaens ordrenummer.
@ORDERREFERENCE@	Ordrereferanse (fritekst) for tilhørende salgsordre.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for fakturaen.
@OURREF@	"Vår ref." for fakturaen.
@CID@	Fakturaens KID-nummer.
@ACCOUNTNO@	Kontonummer for innbetaling.
@BIC@	Din banks BIC-kode. BIC er en forkortelse for 'Bank Identifier Code' og benyttes for å identifisere hvilken bank som innbetalingen skal gjøres til.
@IBAN@	Innbetalingskontoens IBAN-nummer. IBAN er en forkortelse for 'International Bank Account Number' og er en internasjonal standard for bankkontonummer.
@SUMTOTAL@	Fakturasum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Fakturasum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av fakturaen.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av fakturaen med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av fakturaen med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av fakturaen med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for fakturaen.
@CURRENCY@	Fakturaens valuta.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.
@DELIVERYADDRESS@	Leveringsadresse.
@PROJECTID@	Prosjekt-ID for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTCODE@	Prosjektkode for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTNAME@	Navn på tilknyttet prosjekt.

Eksempler for e-postemne

Faktura @ID@: @SUBJECT@
Faktura @ID@ (forfall @DATEDUE@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Du har mottatt en faktura pålydende @SUMTOTAL@ @CURRENCY@ med forfallsdato @DATEDUE@. Se vedlegg for fakturadetaljer.

Å betale:      @SUMTOTAL@ @CURRENCY@

Forfallsdato:  @DATEDUE@

Til konto:     @ACCOUNTNO@

KID:           @CID@

Fakturanr:     @ID@

Fakturadato:   @DATE@

Ordrenr:       @ORDERID@

Emne:          @SUBJECT@

Kopi av faktura/backup

Du kan lage kopi av dine fakturaer ved å hake de av i fakturalisten og velge verktøysymbolet oppe i høyre hjørne. Dermed kan du enkelt opprette faktura som PDF, og lagre de vekk som en ZIP-fil.

Skrive ut faktura

Fakturaen produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Skriv ut faktura" eller "Send faktura".

Endring av fakturadetaljer

Enkelte opplysninger i fakturaen kan endres etter oppretting av fakturaen. Dette kan være til god hjelp hvis du f.eks. har glemt å angi fakturaadresse eller leveringsdato eller har angitt feil forfallsdato.

Følgende opplysninger kan endres i en faktura (fakturert salgsordre).

Deres ref.
Vår ref.
Selger
Prosjekt
Salgsregion
Avdeling
Avdelingskontor
Forhandler
Forhandlerkode
Kampanje
Kampanjekode
Detaljnivå for ordrelinjer
Språk
Skrifttype
Fakturaemne
Ordrereferanse
Ordredato
Leveringsdato
Fakturadato
Forfallsdato
Fakturaadresse
Leveringsadresse
Fakturatekst

Du bør ikke endre opplysninger i en faktura som allerede er sendt til kunden.

Kreditere faktura (lage kreditnota)

Hvis en faktura inneholder feil eller er feilgenerert, lager du en kreditnota. Det er ikke mulig å delkreditere en faktura. Dette er primært fordi det er utfordrende å vedlikeholde lagerstatus når du krediterer delbeløp av en faktura. Dersom deler av fakturaen skal krediteres, må du kreditere hele, for så å lage en ny korrigert salgsordre som inneholder de ordrelinjene som kunden skulle ha.

Kreditnotaer oppretter du ved å velge "Krediter faktura" i fakturavinduet. I dialogvinduet som kommer frem må du angi/verifisere emne og dato samt angi en krediteringsårsak. Velg deretter "Opprett kreditnota".

Merk at du må angi en årsaksforklaring når du krediterer en faktura. Dette gjør det enklere å skjønne sammenhengen i ettertid.

Se forøvrig Handel - Kreditnotaer.

Markere en faktura som sendt

Dersom fakturaen er sendt til kunden på en annen måte enn via de integrerte funksjonene for sending, kan du selv markere den som sendt via knappen "Sendt" på fanen "Faktura". Når den integrerte e-postfunksjonen eller EHF benyttes, settes denne statusen automatisk etter sending av fakturaen. Du kan også markere en faktura som sendt ved å klikke på flagg i fakturalisten eller ved å velge flere fakturaer fra listen og benytte verktøyet "Sett som sendt via brev".

Markere en faktura som tapt

Dersom resterende beløp på fakturaen ikke lar seg innfordre (kreves inn), kan du markere resten som tapt via knappen "Tapt" på fanen "Faktura".

Filtrere fakturaer

Listen over fakturaer kan enkelt filtreres på ansatt, status og årstall. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere fakturaer basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er "Vår ref" for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er "Vår ref" for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun fakturaer med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
Betalt: Viser kun fakturaer som er betalt i sin helhet.
Delbetalt: Viser kun fakturaer som har innbetalinger, men ikke fullstendig innbetalt sum.
Overbetalt: Viser kun fakturaer som har innbetalinger som overstiger fakturasum.
Ikke betalt: Viser kun fakturaer som ikke har noen innbetalinger registrert.
Forfalt: Viser kun forfalte fakturaer der forfallsdato er passert og fakturaen ikke er betalt i sin helhet.
Forfalte 14d+: Viser kun forfalte fakturaer der forfallsdato er passert med mer enn 14 dager og fakturaen ikke er betalt i sin helhet.
Forfalte 30d+: Viser kun forfalte fakturaer der forfallsdato er passert med mer enn 30 dager og fakturaen ikke er betalt i sin helhet.
Forfalte 60d+: Viser kun forfalte fakturaer der forfallsdato er passert med mer enn 60 dager og fakturaen ikke er betalt i sin helhet.
Forfalte 90d+: Viser kun forfalte fakturaer der forfallsdato er passert med mer enn 90 dager og fakturaen ikke er betalt i sin helhet.
Ikke forfalt: Viser kun fakturaer der forfallsdato ikke er passert og fakturaen ikke er betalt i sin helhet.
Kreditert: Viser kun krediterte fakturaer.
Ikke kreditert: Viser kun fakturaer som ikke er kreditert.
Tapt: Viser kun fakturaer markert som ikke innfordringsbare.
Ikke tapt: Viser kun fakturaer markert som innfordringsbare.
Ikke tapt eller kreditert: Viser kun fakturaer markert som innfordringsbare og ikke kreditert.
Ikke sendt: Viser kun fakturaer som ennå ikke er sendt til kunden og ikke er betalt, kreditert eller tapt.
Sendt via e-post: Viser kun fakturaer som er sendt via e-post i PDF-format eller XML-format og ikke er kreditert eller tapt.
Sendt via EHF: Viser kun fakturaer som er sendt via et EHF-aksesspunkt og ikke er kreditert eller tapt.
Sendt via brevpost: Viser kun fakturaer som er sendt via brevpost og ikke er kreditert eller tapt.
Betalt kontant: Viser kun fakturaer som er betalt kontant (fakturert uten forfallsdato).

Filtrering etter årstall

For å vise kun fakturaer med fakturadato fra et bestemt årstall, velger du fra rullegardinmenyen "År" på verktøylinjen. Denne listen vil vise alternativet "Alle" samt alle årstall der det finnes fakturaer i systemet.

Søk i fakturalisten

Fakturalisten kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med fakturalisten. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at fakturalisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

Emne: Viser fakturaer med fakturaemne som inneholder angitt tekst.
Fakturatekst: Viser fakturaer med fakturatekst som inneholder angitt tekst.
Internt notat: Viser fakturaer med internt notat som inneholder angitt tekst.
Fritekst: Viser fakturaer med fakturaemne, fakturatekst og/eller internt notat som inneholder angitt tekst.
Firma: Viser fakturaer for en bestemt kunde.
Deres ref: Viser fakturaer som er knyttet til en bestemt kontaktperson (som Deres ref.).
Prosjekt: Viser fakturaer som er knyttet til et bestemt prosjekt.
Produkt: Viser fakturaer som har ordrelinjer som inneholder et bestemt produkt.
Kampanje: Viser fakturaer som er knyttet til en bestemt kampanje.
Kampanjekode: Viser fakturaer med kampanjekode som inneholder angitt tekst.
Forhandler: Viser fakturaer som er knyttet til en bestemt forhandler.
Forhandlerkode: Viser fakturaer med forhandlerkode som inneholder angitt tekst.
Innbetalingskonto: Viser fakturaer med kontonummer for innbetaling som inneholder angitt tekst.

Kolonne 2

Beløp eks. mva: Viser fakturaer med en sum eks. mva i egen valuta som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Beløp inkl. mva: Viser fakturaer med en sum inkl. mva i egen valuta som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Fakturanr: Viser fakturaer med fakturanummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Ordrenr: Viser fakturaer med tilhørende ordrenummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall ordrelinjer: Viser fakturaer med antall ordrelinjer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall innbetalinger: Viser fakturaer med antall innbetalinger som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall purringer: Viser fakturaer med antall betalingspåminnelser som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall vedlegg: Viser fakturaer med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Detaljer i ordre: Viser kun fakturaer med en angitt detaljgrad for ordrelinjene.
Overført regnskap: Viser kun fakturaer som er overført regnskap eller ikke.
Fra tilbud: Viser kun fakturaer som er konvertert fra tilbud eller ikke.
Restordre: Viser kun fakturaer som er restordrer eller ikke.
Salgsmulighet: Viser kun fakturaer som er opprettet fra salgsmulighet eller ikke.
Abonnement: Viser fakturaer produsert med/uten abonnementsfakturering. Krever at du har tilleggsproduktet Subscription Billing.
Språk: Viser kun fakturaer med et angitt språk i fakturadokumentet.

Kolonne 3

Egen valuta: Gir mulighet for å vise kun fakturaer i fremmed valuta eller kun fakturaer i egen valuta.
Valuta: Gir mulighet for å vise fakturaer med en bestemt valuta.
Ordrereferanse: Viser fakturaer med ordrereferanse som inneholder angitt tekst.
KID: Viser fakturaer med KID-nummer som inneholder angitt tekst.
Vår ref: Viser fakturaer som har en bestemt ansatt som Vår ref.
Selger: Viser fakturaer som har en bestemt ansatt angitt som selger.
Opprettet av: Viser fakturaer som er opprettet av en bestemt ansatt.
Markert betalt av: Viser fakturaer som er markert som betalt av en bestemt ansatt.
Overført regnskap av: Viser fakturaer som er markert som overført regnskap av en bestemt ansatt.
Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en faktura må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i fakturalisten.

Fakturaer kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Søk med jokertegn

Merk at du kan bruke jokertegnet % for å finne oppføringer som starter eller slutter med et søkebegrep. Hvis du søker etter AS%, vil du få alle oppføringer som starter med teksten AS. Dersom du søker etter %AS, vil du få alle oppføringer som slutter med teksten AS. Når du søker uten % (som i AS), vil du få alle oppføringer som inneholder teksten AS. Nederst i listen finner du en rekke med bokstavknapper som gjør at du raskt kan søke basert på forbokstav via et enkelt klikk.

Analysere fakturaer

Nederst i lista finnes egne rader med fargekoding for summering av utvalget som vises. Liste over fakturaer til hver kunde vil også vises på "Fakturaer"-fanen på hver enkelt kundes kundekort. Kundekortet kan du enkelt åpne ved å klikke på firmanavnet i fakturalisten. Se for øvrig CRM - Firmaer.

For utvidet analyse av faktura til kunder, se Handel - Rapporter.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til CSV-fil

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til en CSV-fil via CSV-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Nummerserie for fakturaer

Fakturaer vil automatisk tildeles fakturanummer av XS Office. Fakturanummer vil alltid øke med én for hver ny faktura som produseres.

Som standard vil fakturaer nummereres fra og med nummer 1. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.