9.11 Handel - Produktregister
Introduksjon
Produktregisteret håndterer varer og tjenester som foretaket selger og kjøper (eller begge deler). En vare kan her være en katalogvare, tjeneste, arbeidstime eller en avgift. Du kan velge om varen er tilgjengelig nå, om den er en kommende vare eller om den eventuelt er utgått.For beregning av dekningsbidrag og dekningsgrad, kan du registrere en anbefalt utpris samt innkjøpspris og tilvirkelseskost. XS Office vil fortløpende beregne potensiell avanse.
Hvis ønskelig kan produktbilde for varene legges inn. Det kan også kobling mot leverandør i leverandørregisteret og webside for varen. Andre parametere rundt varene er produktansvarlig, varegruppe, størrelse, vekt og måleenhet. XS Office gir også mulighet for å registrere om varen er en abonnementsvare med detaljer om terminer.
Produkter kan også benyttes som utvalgskriterie i rabattlister.
Felter i produktregister
Listen under viser hvilke felter som vises i produktoversikten (Handel - produkt).- (Statusflagg): Aktive produkter vises med grønt flagg, deaktiverte produkter med rødt flagg.
- (Kamera): Hvis ett eller flere produktbilder er lagt inn for produktet, vil et eget kamera-ikon symbolisere dette. Listen over produktbilder vil åpnes hvis du klikker på symbolet.
- (Datablad): Hvis ett eller flere datablader er lagt inn for produktet, vil et eget dokument-ikon symbolisere dette. Listen over datablader vil åpnes hvis du klikker på symbolet.
- (Kjetting): Hvis ett eller flere produktlinker er lagt inn for produktet, vil et eget kjetting-ikon symbolisere dette. Listen over produktlinker vil åpnes hvis du klikker på symbolet.
- (Notat): Hvis ett eller flere produktnotater er lagt inn for produktet, vil et eget notat-ikon symbolisere dette. Listen over produktnotater vil åpnes hvis du klikker på symbolet.
- (Produkttype): Ikon som symboliserer hvilken type produkt det er (se under).
- Produktkode: Produktkode for produkt.
- Produktnavn: Navn på produkt.
- Produktgruppe: Evt. gruppe som produktet tilhører. Se Handel - Produktgrupper.
- Listepris: Standard salgspris for produktet.
- Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for produktet.
- Sist endret: Tidspunkt for siste endring av produkt.
- Av: Initialer til den som lagret produktet sist.
Produkttyper
Produkttyper vises med egne symboler.- Eske: Katalogprodukt.
- Kalender og klokke: Arbeidstime.
- Verktøy: Tjeneste.
- Dollar-tegn: Avgift.
- Mynter: Annen omkostning.
Statusflagg
Status for produkter vises med flagg av forskjellige farger.- Grønt flagg: Aktivt produkt.
- Rødt flagg: Deaktivert produkt.
Opprette et nytt produkt
Produkter opprettes ved å velge "Nytt produkt" fra verktøylinjen på siden Handel - Produktregister.Innfyllingsfelter for produkt
Produktkortet er inndelt i fanekort der kun det første er synlig når du oppretter et produkt for første gang. De andre vil bli synlig når du velger "Lagre".Fanekort "Informasjon"
Dette fanekortet inneholder grunnleggende informasjon om produktet og er det eneste som er synlig når du oppretter et nytt produkt.- Produktnavn: Navn på produkt.
- Produktbeskrivelse: En mer utfyllende betegnelse for produktet.
- Produktkode: Produktkode for produkt.
- Produkttype: Type produkt (se over).
- Vi kjøper: Brukes for å angi om organisasjonen kjøper inn dette produktet.
- Vi selger: Brukes for å angi om organisasjonen selger dette produktet til andre.
- Innkjøpspris: Veiledende innkjøpspris for produktet eks. mva. Brukes for å beregne dekningsbidrag og dekningsgrad.
- Listepris: Veiledende utsalgspris for produktet eks. mva.
- Tilvirkelseskost: Standard kostnad for bygging/videreforedling/klargjøring av innkjøpt produkt for salg eks. mva. Brukes for å beregne dekningsbidrag og dekningsgrad.
- Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at innkjøpspris og tilvirkelseskost er trukket fra listeprisen for produktet.
- Dekningsgrad: Dekningsbidrag i prosent av listepris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av listepris som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.
- Abonnement: Om produktet selges som et abonnement. Perioder for abonnementet kan angis her.
- Produktgruppe: Evt. gruppe som produktet tilhører. Se Handel - Produktgrupper.
- Produktansvarlig: Ansvarlig person (ansatt) for produktet.
- Aktivt: Angir om produktet er aktivt eller deaktivert.
- Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
- Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Fanekort "Detaljer"
Dette fanekortet brukes for å registrere tilleggsopplysninger om produktet.- Leverandør: Kobling til eventuell leverandør for produktet (hentes fra firmadatabase i XS Office).
- E-postadresse for brukerstøtte: Eventuell e-postadresse for brukerstøtteforespørsler om produktet (typisk support@....com).
- Produsentens varekode: Produktets varekode hos produsenten/leverandøren.
- EAN-kode: Eventuell EAN-kode (strekkode) for produktet. Se under.
- Annen varekode: Eventuell annen varekode hos produktet (for eksempel EL-nummer).
- Dato salgsstart: Salgsstart for produktet hvis det ikke er tilgjengelig for salg ennå.
- Produktet utgår: Eventuell sluttdato for salg av produktet.
- Avdeling: Brukes hvis produktet selges/håndteres av en bestemt avdeling i foretaket.
- Vis i prisliste: Angir om produktet skal være synlig i prislisten.
- Provisjonsprodukt: Angir om produktet selges på provisjonsbasis.
- Kampanjeprodukt: Angir om produktet er et kampanjeprodukt.
Hva betyr "EAN-kode"?
EAN står for "European Article Number" og er det mest vanlige systemet for strekkoder. EAN-koden består av tall som er forståelig for mennesker, samt en rekke svarte og hvite streker som benyttes for avlesing med en strekkodeleser. Strekene og tallene indikerer nøyaktig identisk informasjon. Tallet består normalt av 13 siffer.EAN-koden angir informasjon om leverandør og produktets navn. Strekkodeleseren leser inn denne informasjonen basert på bredden for de svarte strekene og de hvite mellomrommene mellom strekene.
Landskoden for Norge er 70. Dermed kan du finne ut om en vare er produsert i Norge ved å sjekke om de to første sifferne er 7 og 0.
Tabellen under viser den normale oppbygningen av en EAN-kode:
| Siffer | ||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Land | Produsent | Varenavn / varetype |
Kontroll- siffer |
|||||||||
Fanekort "Lager"
Dette fanekortet brukes for produkter som lagerstyres. Hver gang et produkt inngår i salgsordrer vil lagerbeholdningen justeres automatisk.- Lagerstyres: Angir om lagerstyring skal være aktivert for produktet. Hvis ikke, vil ikke lagerbeholdning påvirkes når produktet inngår i salgsordrer.
- Antall på lager: Angir mengde på lager til enhver tid.
- Minimum lager: Angir anbefalt minimumsbeholdning på lager.
- Maksimum lager: Angir anbefalt maksimumsbeholdning på lager.
- Normal lagervare: Angir om produktet normalt er lagervare.
- Normal leveringstid: Angir normal leveringstid fra leverandør for produkt angitt i dager.
- I bestilling: Angir antall som er i bestilling fra leverandør.
- Dato bestilt: Angir dato for bestilling hvis det er i bestilling.
- Dato forventet inn: Angir dato for når produktet er forventet på lager (hvis det er i bestilling).
- Sist kjøpt inn: Angir dato for når produktet ble kjøpt inn sist.
- Siste innkjøpskvantum: Angir mengde bestilt ved siste bestilling.
- Normalt innkjøpskvantum: Angir normalt kvantum ved innkjøp.
- Lagersted: Angir lagringssted for produktet på lager. Lagersteder kan redigeres fra Handel - Lagersteder
- Kurans: Angir evt. kurans hvis produktet ikke er 100% salgbart til normal pris lenger.
Fanekort "Bilder"
Dette fanekortet brukes for å legge inn produktbilder for produktet. Følgende felter vises i liste over produktbilder:- Nr: Viser bildets løpenummer i forhold til andre bilder for samme produkt.
- (Statusflagg): Angir om bildet er aktivt (grønt flagg) eller deaktivert (rødt flagg).
- Tittel: Tittel for produktbildet. Klikk for å vise produktbildet.
- Filnavn: Filnavn for produktbildet.
- Størrelse: Filstørrelse for produktbildet.
- Type: Filtype for produktbildet.
- Sist endret: Tidspunkt produktbildet ble lagret sist.
- Av: Angir initialer til ansatt som lagret produktbildet sist.
- (Info-symbol): Klikk for å vise egenskaper for produktbilde.
- (Piler): Klikk for å endre innbyrdes plassering for elementer ved å flytte dem opp og ned.
Legge inn nytt produktbilde
Du legger til et nytt produktbilde ved å velge "Nytt produktbilde" fra verktøylinjen.Vise et eksisterende produktbilde
Du viser et eksisterende produktbilde ved å klikke på teksten i tittel-kolonnen. Produktbildet vil lastes ned og åpnes i tilhørende program for aktuell filtype.Endre egenskaper for produktbilde
Du åpner vinduet for egenskaper for produktbilde ved å klikke på info-symbolet helt til høyre i listen.Felter i dialogvindu for produktbilde
Vinduet for produktbildeegenskaper inneholder følgende felter:- Importer fil: Gir deg mulighet for å velge fil som skal legges til. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
- Tittel: Tittel for produktbilde. Vil vises i produktbildelisten.
- Aktiv: Angir om produktbildet er aktivt eller deaktivert.
- Beskrivelse: Angir en beskrivelse av produktbildet.
- Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
- Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Fanekort "Datablader"
Dette fanekortet brukes for å legge inn datablader for produktet. Følgende felter vises i liste over datablader:- Nr: Viser databladets løpenummer i forhold til andre datablader for samme produkt.
- (Statusflagg): Angir om databladet er aktivt (grønt flagg) eller deaktivert (rødt flagg).
- Tittel: Tittel for databladet. Klikk for å vise databladet.
- Filnavn: Filnavn for databladet.
- Størrelse: Filstørrelse for databladet.
- Type: Filtype for databladet.
- Sist endret: Tidspunkt databladet ble lagret sist.
- Av: Angir initialer til ansatt som lagret databladet sist.
- (Info-symbol): Klikk for å vise egenskaper for datablad.
- (Piler): Klikk for å endre innbyrdes plassering for elementer ved å flytte dem opp og ned.
Legge inn nytt datablad
Du legger til et nytt datablad ved å velge "Nytt datablad" fra verktøylinjen.Vise et eksisterende datablad
Du viser et eksisterende datablad ved å klikke på teksten i tittel-kolonnen. Databladet vil lastes ned og åpnes i tilhørende program for aktuell filtype.Endre egenskaper for datablad
Du åpner vinduet for egenskaper for et datablad ved å klikke på info-symbolet helt til høyre i listen.Felter i dialogvindu for datablad
Vinduet for egenskaper inneholder følgende felter:- Importer fil: Gir deg mulighet for å velge fil som skal legges til. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
- Tittel: Tittel for datablad. Vil vises i databladlisten.
- Aktiv: Angir om databladet er aktivt eller deaktivert.
- Beskrivelse: Angir en beskrivelse av databladet.
- Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
- Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Fanekort "Linker"
Dette fanekortet brukes for å legge inn produktlinker (webadresser) for produktet. Her kan du legge inn linker til for eksempel produktinformasjon, leverandør og brukerstøtteinformasjon. Følgende felter vises i liste over produktlinker:- Nr: Viser produktlinkens løpenummer i forhold til andre produktlinker for samme produkt.
- (Statusflagg): Angir om produktlinken er aktivt (grønt flagg) eller deaktivert (rødt flagg).
- Navn: Navn på produktlinken. Klikk for å vise informasjon om produktlinken.
- Webadresse: Webadresse for linken. Klikk for å åpne webadressen i et nytt vindu.
- Sist endret: Tidspunkt produktlinken ble lagret sist.
- Av: Angir initialer til ansatt som lagret produktlinken sist.
- (Piler): Klikk for å endre innbyrdes plassering for elementer ved å flytte dem opp og ned.
Legge inn en ny produktlink
Du legger til en ny produktlink ved å velge "Ny produktlink" fra verktøylinjen.Åpne en eksisterende produktlink
Du åpner en eksisterende produktlink ved å klikke på teksten i webadresse-kolonnen. Websiden vil åpnes i et nytt nettleservindu.Endre egenskaper for produktlink
Du åpner vinduet for egenskaper for en produktlink ved å klikke på teksten i navnekolonnen i listen.Felter i dialogvindu for produktlink
Vinduet for egenskaper inneholder følgende felter:- Navn: Navn på produktlinken.
- Webadresse: Webadresse for linken.
- Aktiv: Angir om produktlinken er aktiv eller deaktivert.
- Beskrivelse: Angir en beskrivelse av produktlinken.
- Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
- Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Fanekort "Notater"
Dette fanekortet brukes for å legge inn fritekstnotater for produktet. Følgende felter vises i liste over produktnotater:- Nr: Viser produktnotatets løpenummer i forhold til andre produktnotater for samme produkt.
- (Statusflagg): Angir om produktnotatet er aktivt (grønt flagg) eller deaktivert (rødt flagg).
- Emne: Emne for produktnotatet. Klikk for å vise informasjon om produktnotatet.
- Sist endret: Tidspunkt produktnotatet ble lagret sist.
- Av: Angir initialer til ansatt som lagret produktnotatet sist.
- (Piler): Klikk for å endre innbyrdes plassering for elementer ved å flytte dem opp og ned.
Legge inn et nytt produktnotat
Du legger til et nytt produktnotat ved å velge "Nytt produktnotat" fra verktøylinjen.Endre egenskaper for produktnotat
Du åpner vinduet for egenskaper for en produktnotat ved å klikke på teksten i emnekolonnen i listen.Felter i dialogvindu for produktnotat
Vinduet for egenskaper inneholder følgende felter:- Emne: Emnetekst for produktnotatet.
- Aktiv: Angir om produktnotatet er aktivt eller deaktivert.
- Beskrivelse: Angir en beskrivelse av produktnotatet.
- Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
- Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Fanekort "Mål og vekt"
Dette fanekortet brukes for å angi informasjon om størrelse, vekt, volum og måleenhet for produktet.- Måleenhet: Evt. måleenhet for produktet. Måleenheter kan redigeres fra Handel - Måleenheter.
- Mengde per forpakning: Angir hvor mange enheter av produktet som selges under ett (i samme pakke).
- Bredde: Bredde for produkt angitt i mm.
- Høyde: Høyde for produkt angitt i mm.
- Dybde: Dybde for produkt angitt i mm.
- Vekt: Vekt for produkt angitt i gram.
- Volum: Volum for produkt angitt i dm3 (liter).
Fanekort "Regnskap"
Dette fanekortet brukes for å angi informasjon om hvordan salg av produktet håndteres i foretakets regnskap.- Salgskonto avgiftspliktig salg: Angir hvilken konto i kontoplanen som avgiftspliktig salg av produktet skal registreres under. Se Handel - Kontoplan og Admin - Globale innstillinger.
- Salgskonto avgiftsfritt salg: Angir hvilken konto i kontoplanen som avgiftsfritt salg av produktet skal registreres under. Se Handel - Kontoplan og Admin - Globale innstillinger.
- Utgående MVA: Angir avgiftskode for utgående MVA som benyttes ved salg av produktet. Se Handel - Avgiftskoder og Admin - Globale innstillinger.
- Inngående MVA: Angir avgiftskode for inngående MVA som benyttes ved innkjøp av produktet. Se Handel - Avgiftskoder og Admin - Globale innstillinger.
- Standard valuta salg: Angir standard valuta som produktet selges i. Se Handel - Valutaer.
- Standard valuta innkjøp: Angir standard valuta som produktet kjøpes inn i. Se Handel - Valutaer.
Analysere produkter
Listen over produkter under Handel - Produktregister har en funksjon for å filtrere ut produkter basert på produktenes type. Du kan også velge å vise kun de produktene du er ansvarlige for. Denne funksjonen finner du i en rullegardinmeny ("Vis") i knapperaden øverst. Her kan du også velge sorteringsrekkefølge for produkter samt hvor mange som skal vises på hver side før du må bla til neste side.Produktregisteret kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.
For utvidet analyse av produktsalg til kunder, se Handel - Rapporter.
Filtrere produktlisten
Følgende filtreringer kan gjøres for produktlisten fra verktøylinjen:- Alle aktive produkter: Viser alle aktive produkter (produkter som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
- Produkter jeg er ansvarlig for: Viser alle aktive produkter som du er ansvarlig for.
- Produkttype "Varer": Viser alle aktive produkter med produkttype lik "Vare".
- Produkttype "Arbeidstimer": Viser alle aktive produkter med produkttype lik "Arbeidstimer".
- Produkttype "Tjenester": Viser alle aktive produkter med produkttype lik "Tjenester".
- Produkttype "Avgifter": Viser alle aktive produkter med produkttype lik "Avgifter".
- Produkttype "Andre omkostninger": Viser alle aktive produkter med produkttype lik "Andre omkostninger".
- Produkter vi selger: Viser alle aktive produkter som foretaket selger.
- Produkter vi kjøper: Viser alle aktive produkter som foretaket kjøper inn.
- Alle produkter: Viser alle produkter. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
- Deaktiverte produkter: Viser alle deaktiverte produkter.
Sortere produktlisten
Listen over produkter kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.Slette et produkt
Produkter kan slettes ved å åpne vinduet for produkt (klikk på navn i produktlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere produktet som deaktivert.Deaktivere et produkt
Produkter kan deaktiveres ved å åpne vinduet for produkt (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktivt". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.Merk at deaktiverte produktoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere produktlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.
