Handel - Fakturajournaler

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.7 Handel - Fakturajournaler

Introduksjon

Med fakturajournaler kan du eksportere lister over dine utgående fakturaer og/eller kreditnotaer i formater tilpasset ulike økonomisystemer. Dermed kan du enkelt klargjøre alle dine utgående fakturaer for bokføring.

I tillegg finnes det mer generelle formater med forhåndsdefinert skilletegn eller fast bredde for hver kolonne i eksporten. Tabulatorseparert eksport kan for eksempel benyttes for å jobbe videre med fakturalisten i et regnearkprogram.

Eksportfilene kan enkelt forhåndsvises i dialogen for fakturajournal og du kan dermed prøve hver og en av dem for å se hvordan de ser ut. Alle eksportfiler er rene tekstfiler som kan åpnes i et standard tekstredigeringsprogram.

Når du eksporterer en fakturajournal, kan XS Office om ønskelig markere de involverte fakturaene/kreditnotaene som overført til regnskap. Denne indikatoren vil være synlig i listevisningene og når du åpner en enkelt faktura/kreditnota.

Formater for fakturajournaler

Følgende formater er støttet i fakturajournaler fra XS Office:
  • PDF (utskriftsvennlig): Utskriftsvennlig eksportformat som er passende dersom du ønsker å skrive ut fakturajournalen eller ønsker et format som har god lesbarhet. Se under for informasjon om hvilke felter som er inkludert her.
  • Fast bredde: Kolonnene i eksporten har fast bredde. Data i hver kolonne fylles med blanke tegn etter behov. Se under for informasjon om hvilke felter som er inkludert her.
  • Kommaseparert: Kolonnene i eksporten skilles med komma. Se under for informasjon om hvilke felter som er inkludert her.
  • Semikolonseparert: Kolonnene i eksporten skilles med semikolon. Se under for informasjon om hvilke felter som er inkludert her.
  • Tabulatorseparert: Kolonnene i eksporten skilles med tabulatortegn. Se under for informasjon om hvilke felter som er inkludert her.
  • Mamut: Format tilpasset eksport av bilag til Mamut Business Software økonomisystem (formatets navn er Mamut GBAT10).
  • DI Systemer: Format tilpasset eksport av bilag til DI Systemer økonomisystem.
  • DI Systemer med prosjekt: Format tilpasset eksport av bilag til DI Systemer økonomisystem. Eksporten tar også med posteringer mot prosjekt.
  • Visma Business: Format tilpasset eksport av bilag til Visma Business økonomisystem.
  • Visma Global: Format tilpasset eksport av bilag til Visma Global økonomisystem.
  • Visma Avendo: Format tilpasset eksport av bilag til Visma Avendo økonomisystem.
  • Uni Micro: Format tilpasset eksport av bilag til Uni Micro økonomisystem.
  • Navision: Format tilpasset eksport av bilag til Microsoft Navision økonomisystem.
  • Rubicon: Format tilpasset eksport av bilag til Rubicon økonomisystem.
  • Duett: Format tilpasset eksport av bilag til Duett økonomisystem.
  • SG Finans: Format tilpasset eksport av faktura og kreditnota til SG Finans factoring.
  • PowerOffice: Format tilpasset eksport av bilag til PowerOffice Go.

Innhold i generiske journaler

Følgende informasjonsfelter er inkludert i de fire generiske formatene (de som ikke er knyttet mot format angitt av tredjepartsleverandør).
  • Bilagsart: Om bilaget er faktura eller kreditnota.
  • Bilagsnr: Fakturanummer eller kreditnotanummer.
  • Bilagsdato: Fakturadato eller kreditnotadato.
  • KID: KID-nummer for faktura.
  • Kunde-ID: Kundenummer.
  • Org.nr.: Kundens organisasjonsnummer.
  • Kundenavn: Kundens navn.
  • Beløp eks mva: Sum for faktura eller kreditnota eks. mva.
  • Sum mva: Sum merverdiavgift for faktura eller kreditnota.
  • Beløp inkl mva: Sum for faktura eller kreditnota inkl. mva.
  • Innbetalt beløp: Sum innbetalt beløp for faktura.
  • Forfallsdato: Forfallsdato for fakturaen.
  • Betalingsdato: Dato for siste innbetaling fra kunden.
  • Deres ref: Deres ref for faktura.
  • Postadresse: Fakturaadresse.
  • Postnummer: Postnummer for fakturaadresse.
  • Poststed: Poststed for fakturaadresse.

Innhold i PDF-journaler

Følgende informasjonsfelter er inkludert i PDF-formatet.
  • Type: Om bilaget er faktura eller kreditnota.
  • Bilagsnr: Fakturanummer eller kreditnotanummer.
  • Bilagsdato: Fakturadato eller kreditnotadato.
  • Forfallsdato: Forfallsdato for fakturaen.
  • Betalingsdato: Dato for siste innbetaling fra kunden.
  • Kundenr: Kundenummer.
  • Kundenavn: Kundens navn.
  • Sum eks mva: Sum for faktura eller kreditnota eks. mva.
  • Sum inkl mva: Sum for faktura eller kreditnota inkl. mva.
  • KID: KID-nummer for faktura (vises kun dersom KID er aktivert).
  • Deres ref: Deres ref for faktura (vises kun dersom KID ikke er aktivert).

Prosedyre for eksport av fakturajournal

  1. Gå til fakturalisten eller listen over lagrede fakturajournaler.
  2. Klikk på "Fakturajournal"/"Ny fakturajournal" i verktøylinjen.
  3. I vinduet som åpnes, velger du kriterier for søk etter fakturaer/kreditnotaer.
    • Søk basert på dato: Lar deg søke etter fakturaer basert på fakturadato og/eller kreditnotaer basert på kreditnotadato. Merk at tom dato betyr alle datoer fra/til. Husk at du kan bruke nedtrekkslisten "Periodevalg" for å velge fra- og til-dato fra en listen med forhåndsdefinerte verdier. De ulike valgene i denne listen er forklart under Handel - Rapporter. Som standard vil datoer for forrige MVA-periode vises.
    • Søk basert på fakturanummer: Lar deg søke etter fakturaer basert på fakturanummer og/eller kreditnotaer basert på tilhørende fakturaers fakturanummer. Merk at tom verdi betyr alle fakturanumre fra/til.
    • Søk basert på kreditnotanummer: Lar deg søke etter kreditnotaer basert på kreditnotanummer og/eller fakturaer basert på tilhørende kreditnotaers kreditnotanummer. Merk at tom verdi betyr alle kreditnotanumre fra/til.
    • Firmafilter: Lar deg kunne eksportere fakturaer/kreditnotaer knyttet til en angitt kunde.
    • Format: Lar deg angi format for eksporten. Se ovenfor.
    • Type journal: Lar deg angi om du ønsker å ta ut fakturaer, kreditnotaer eller begge deler.
    • Ignorer tidligere overførte oppføringer: Se under.
    • Marker som overført regnskap: Se under.
  4. Klikk på "Send" for å åpne et e-postvindu med mulighet for å sende eksportfilen via e-post. Standardmottakere for e-post kan angis under globale innstillinger. Merk bruk av "Marker som overført regnskap" (se under).
  5. Klikk på "Lagre" for å lagre eksportfilen på din harddisk for senere import i økonomisystemet. Merk bruk av "Marker som overført regnskap" (se under).
  6. Klikk på "Vis" for å forhåndsvise eksportfilen.

Ignorer tidligere overførte oppføringer

Dersom du beholder denne påslått ved eksport, vil eksporten kun inneholde alle fakturaene/kreditnotaene som ikke tidligere er markert som eksportert til regnskap. Markering av dette regulerer du med avkrysningsboksen "Marker som overført regnskap". Dette gjør at du kan holde orden på hvilke oppføringer som allerede er eksportert til regnskap og dermed unngå at samme oppføring blir eksportert flere ganger.

Dersom du opplever å få ut en tom fakturajournal, kan dette komme av at du tidligere har eksportert alle fakturaene/kreditnotaene i perioden med avkrysningen "Marker som overført regnskap" valgt. For å få ut de samme oppføringene på nytt, må du fjerne avkrysningen "Ignorer tidligere overførte oppføringer" før eksport.

Marker som overført regnskap

Denne avkrysningen lar deg angi om fakturaene/kreditnotaene i eksporten skal markeres som overført til regnskap når du trykker "Lagre" eller sender journalen via e-post. Dermed kan du holde orden på hvilke oppføringer som tidligere er eksportert til regnskap og dermed unngå at samme oppføring blir eksportert flere ganger. Denne indikatoren vil være synlig i listevisningene for fakturaer og kreditnotaer og også når du åpner en enkelt faktura/kreditnota. Merk at funksjonen "Vis" ikke vil markere noe som overført til regnskap, kun "Send" og "Lagre" vil gjøre dette.

Felter i listen over lagrede fakturajournaler

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over lagrede fakturajournaler (Handel - Fakturajournaler).
  • (txt-symbol)/(pdf-symbol)/(zip-symbol): Klikk på symbolet for å åpne en kopi av den den produserte journalfilen.
  • (xml-symbol): Klikk på xml-symbolet for å åpne en xml-fil som inneholder alle detaljer om en enkelt fakturajournal.
  • (forhåndsvisningssymbol): Klikk på forhåndsvisningssymbolet for å åpne et vindu med innholdet i journalfilen.
  • (konvoluttsymbol): Klikk på konvoluttsymbolet for å åpne e-postmeldingen dersom journalen ble sendt via e-post da den ble produsert.
  • Journal-ID: Angir ID for journalen.
  • Type: Angir om journalen ble opprettet som en fakturajournal (F), kreditnotajournal (K) eller fakturajournal med kreditnota (FK).
  • Format: Angir formatet for journalen.
  • Filnavn: Angir filnavnet for journalen. Klikk for å åpne en kopi av den den produserte journalfilen.
  • Filstørrelse: Angir filstørrelse for journalen.
  • Fakt.: Angir antallet fakturaer som inngår i journalen.
  • Kred.: Angir antallet kreditnotaer som inngår i journalen.
  • Søkekriterier: Angir en sammenstilling av søkekriterier som ble brukt ved produksjon av journalen.
  • Opprettet: Angir tidspunkt journalen ble opprettet.
  • Av: Angir initialer for ansatt som opprettet journalen.

Søk i listen over lagrede fakturajournaler

Du kan søke i listen over lagrede fakturajournaler ved å hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Firma: Viser journaler som er produsert med en angitt firmaoppføring som søkekriterie.
  • Journalformat: Viser journaler som er produsert med et bestemt format.
  • Filnavn: Viser journaler med filnavn som inneholder angitt tekst.
  • Fakturanr: Viser journaler som inneholder et angitt fakturanummer.
  • Kreditnotanr: Viser journaler som inneholder et angitt kreditnotanummer.

Kolonne 2

  • Journal-ID: Viser journaler med ID som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall fakturaer: Viser journaler med antall fakturaer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall kreditnotaer: Viser journaler med antall kreditnotaer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Filstørrelse: Viser journaler med filstørrelse som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Opprettet av: Viser journaler som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sendt til e-post: Viser journaler som er sendt til e-postmottakere som inneholder angitt tekst. E-postmottakerne kan enten være angitt i til-feltet, kopifeltet eller blindkopifeltet.

Kolonne 3

  • Ignorer tidligere overførte oppføringer: Viser journaler som er opprettet med eller uten valget "Ignorer tidligere overførte oppføringer".
  • Marker som overført regnskap: Viser journaler som er opprettet med eller uten valget "Marker som overført regnskap".
  • Sendt via e-post: Viser journaler som er sendt eller ikke sendt via e-post.
  • Type søk: Viser journaler som er produsert basert på datosøk, fakturanummersøk eller kreditnotanummersøk.
  • Datofelt: Søk etter journaler opprettet innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en journal må være innenfor alle aktive søkekriterier for å vises i listen.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Relaterte emner

Innledning
Min side
Organisasjon
Meldinger
Samhandling
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Handel
Tilbud
Salgsordrer
Abonnementer
Utgående faktura
Betalingspåminnelse
Fakturainnbetalinger
Fakturajournaler
Kreditnotaer
Innkjøpsordrer
Hendelsesarkiv
Produktregister
Lagerbeholdning
Rapporter
Alle bilag
Ubehandlede bilag
Kontrollerte bilag
Godkjente bilag
Overførbare bilag
Bilagsjournaler
Innstillinger
Produktgrupper
Salgsordremaler
Påminnelsesoppsett
Rabattlister
Valutaer
Fraktbetingelser
Betalingsbetingelser
Måleenheter
Lagersteder
Kontoplan
Kontoplangrupper
Bilagsarter
Avgiftskoder
Admin

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken