Handel - Salgsordrer

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.2 Handel - Salgsordrer

Introduksjon

Salgsordrer kan enten komme som et resultat av et akseptert tilbud, en vunnet salgsmulighet, gjennom fakturering av timer, via abonnementer eller produseres direkte. Detaljene i ordren kan beholdes uendret fra tilbudet. Hvis ønskelig kan du også endre på data fra tilbudet i ordreprosessen. Detaljer om antall kolli, forsendelsens vekt og eventuelt rekvisisjonsnummer kan også registreres for ordren.

Ordrelinjene kan hentes komplett med både kostpris og listepris fra produktregisteret. Dekningsbidrag og dekningsgrad vil beregnes fortløpende av XS Office både for hver enkelt varelinje samt for hele salgsordren. Hvis varelinjen ikke finnes i produktregisteret, kan du også legge inn manuelle varelinjer. Eventuelle rabatter kan angis i prosent eller som kontantsum for hver varelinje.

XS Office håndterer 4 nivåer for merverdiavgift. Alternativene er høy, middel, lav og ingen mva. Mva-satsene kan settes på varene i produktregisteret og mva kan også overstyres for tilbudet som helhet. Når du oppretter salgsordrer kan du også velge hvilken valuta salgsordren som skal benyttes.

For å forenkle ordreprosessen kan du sette opp predefinerte alternativer for betalingsvilkår og frakt for hver enkelt kunde. Dette gjøres fra fanekortet "Økonomi" på kundekortene. Se CRM - Firmaer.

Når ordren er komplett, har XS Office en egen funksjon for å produsere relevante dokumenter knyttet til ordren. For det første kan du sende en ordrebekreftelse til kunden samt produsere en pakkseddel til forsendelsen. Du kan som ved tilbudene velge om ordren skal inkludere varelinjer, detaljpriser, kun totalsummen og salgsbetingelser.

I tillegg kan relevant personell i bedriften få tilsendt en elektronisk plukkliste for ordren.

Salgsordrer kan hurtigåpnes. Se Innledning - Hovedvinduet for generell informasjon om hurtigåpning.

Felter i salgsordreliste

Listen under viser hvilke felter som vises i salgsordreoversikten (Handel - Salgsordrer).

(PDF-symbol): Klikk på dette symbolet for å åpne ordrebekreftelse (PDF) direkte.
(Abonnement): Angir om salgsordren stammer fra et abonnement. Klikk for å åpne abonnementet.
(Restordre): Angir om salgsordren er generert ut i fra en en annen ordre (= restordre) eller om salgsordren eventuelt har restodrer.
(Binders): Angir om salgsordren inneholder vedlegg. Klikk for å åpne liste over vedlegg.
(Statusflagg): Status for salgsordrene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
Tilbud: Hvis salgsordren stammer fra et tilbud, vil tilhørende tilbud kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Ordrenr: Salgsordrens unike løpenummer. Klikk for å åpne salgsordren.
Fakt.nr: Hvis salgsordren er fakturert, angis her fakturaens unike løpenummer. Klikk for å åpne fakturaen.
Kred.nr: Hvis salgsordren er kreditert, angis her kreditnotaens unike løpenummer. Hvis salgsordren er en krediteringsordre (ordre opprettet ved kreditering), angis også her kreditnotaens unike løpenummer. Klikk for å åpne kreditnotaen.
Emne: Emne for salgsordre. Klikk for å åpne salgsordre.
Kunde > prosjekt: Navn på kunde samt eventuelt prosjekt salgsordren er tilknyttet.
Sum eks. mva: Salgsordrens sum eks. mva i egen valuta. Hvis salgsordren er i en fremmed valuta, vil summen markeres med blå skrift. Beløp i salgsordrens valuta vil da også fremkomme som hint-tekst.
Ordredato: Dato for salgsordre.
Lev.dato: Leveringsdato for salgsordre.
Vår ref: Angir den ansatte som vil fremkomme som referanseperson i ordrebekreftelser/fakturaer.
Selger: Angir den ansatte som vil fremstå som selger av salgsordren i rapporter.
Deres ref: Angir kontaktperson i firma som skal motta ordrebekreftelsen (vil fremkomme i ordrebekreftelsen).

Statusflagg

Status for salgsordrer vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Salgsordre i kladdemodus - ikke sendt.
Gult flagg: Salgsordre markert som klar for pakking.
Grønt flagg: Salgsordre markert som levert.
Oransje flagg: Salgsordre markert som dellevert.
Rødt flagg: Salgsordre markert som kansellert.
Fiolett flagg: Salgsordre markert som utsatt.
Grønt flagg med mynter: Salgsordre markert som klar for fakturering.
Grønt flagg med hake: Salgsordre markert som bekreftet.
Hvitt flagg: Salgsordre kreditert.
Grønt flagg med lås: Salgsordre aktivert og fakturert.

Opprette en ny salgsordre

Salgsordrer kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Ny salgsordre" fra verktøylinjen på siden Handel - Salgsordrer.
Velg "Salgsordre" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for salgsordrer.
Bruk hurtigtasten for salgsordre. Se oversikt over hurtigtaster under "Funksjoner"-menyen på verktøylinjen i XS Office.
Velg "Lag ordre" i et akseptert tilbud.
Velg "Lag ordre" i en vunnet salgsmulighet.
Via fakturering av timer.
Automatisk via abonnementer.

Når du oppretter en ny salgsordre, kan du velge å ta utgangspunkt i en annen salgsordre eller en salgsordremal. Dette velger du fra verktøylinjen i vinduet for ny salgsordre.

Advarsel om kreditt

Dersom du forsøker å opprette en salgsordre mot en kunde som oppfyller minst ett av kriteriene under, vil du få opp en meldingsboks med informasjon om kundens kredittverdighet.

Valget "Kreditt innvilget" er slått av.
Valget "Kredittverdighet" er satt til "B" eller "C".
Det er lagt inn en kredittgrense for kunden.

Alle disse kriteriene finner du på fanekortet "Økonomi" på kundekortet. Advarselen inneholder kredittrating, fritekstnotat for kundens kredittverdighet, en eventuell kredittgrense samt om kunden har betalingsanmerkninger.

Oversikt over ordrevinduet

Salgsordrevinduet er inndelt i flere fanekort der kun det første er synlig når salgsordren opprettes. Når du oppretter en ny salgsordre fra grunnen av, møter du fanekortet "Ordre". Her må du som minimum angi emne, kunde, "vår ref", selger og ordredato for salgsordren.

Fanekort "Ordre"

Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i ordrebekreftelsen.
Kunde: Angir kunde for salgsordren.
Deres ref: Angir kontaktperson i firma som skal motta ordrebekreftelsen.
Vår ref: Angir den ansatte som vil fremkomme som referanseperson i ordrebekreftelsen.
Selger: Angir den ansatte som vil fremstå som selger av salgsordren i rapporter.
Ordredato: Dato for salgsordre (ordredato).
Leveringsdato: Antatt leveringsdato for salgsordre.
Prosjekt: Angir eventuelt prosjekt som salgsordren tilhører eller er relatert til.
Forhandler: Angir eventuelt forhandler som er kilde for salgsordren.
Forhandlerkode: Angir eventuelt forhandlerkode som identifiserer forhandleren.
Kampanje: Angir eventuell kampanje som salgsordren er knyttet til.
Kampanjekode: Angir eventuell kampanjekode som identifiserer kampanjen.
Avdeling: Angir avdeling som salgsordren er knyttet til (basert på selgerens avdelingstilhørighet).
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen. Vises kun etter oppretting av salgsordre.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen. Vises kun etter oppretting av salgsordre.
Ordrereferanse: Angir en eventuell referansetekst eller referansenummer knyttet til salgsordren. Brukes som oftest hvis kunden krever spesiell merking på inngående faktura. Referanseteksten kan hentes direkte fra tilknyttet "deres ref". Se feltet "Ordrereferanse" for kontaktpersoner.
Status: Salgsordrens status, symboliseres som flagg med ulike farger i lister.
Innbetalingskonto: Angir hvilket bankkontonummer tilhørende faktura skal betales til. Bankkontonumre administreres fra Admin - Organisasjonsfakta.
Detaljer i ordre: Angir hvordan varelinjene i ordrebekreftelse og faktura skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i varelinjer.
Merverdiavgift: Om merverdiavgift skal følge merverdiavgift angitt for varelinjer eller overstyres for hele salgsordren, brukes for eksempel ved eksport.
Øreavrunding: Brukes for å angi en eventuell regel for avrunding av ordresummen inkl. mva.
Språk: Angir hvilket språk som skal benyttes i ordrebekreftelsen.
Skrifttype: Angir hvilken skrifttype (font) som skal benyttes i ordrebekreftelsen.
Valuta: Angir valuta (myntenhet) for salgsordren.
Legg ved betingelser: Angir om standard salgsbetingelser skal vedlegges ordrebekreftelsen.
Fraktbetingelser: Angir valgte fraktbetingelser som skal gjelde for salgsordren. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Fraktbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Betalingsbetingelser: Angir valgte betalingsbetingelser som skal gjelde for salgsordren. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Betalingsbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Betalingsform: Indikerer betalingsform for valgte betalingsbetingelser for salgsordren. Kun tilgjengelig etter oppretting av salgsordre.
Tilbudsnummer: Angir et eventuelt tilbud salgsordren er konvertert fra. Kun tilgjengelig etter oppretting av salgsordre.
Fakturanummer: Angir nummer for faktura hvis ordren er fakturert. Kun tilgjengelig etter oppretting av salgsordre.
Kreditnotanummer: Angir nummer for kreditnota hvis ordren er kreditert. Kun tilgjengelig etter oppretting av salgsordre.
Ordretekst: Følgeteksten som vil komme først i ordrebekreftelsen (før varelinjene).

"Ordrelinjer" under fanekort "Ordre"

En salgsordre kan inneholde varelinjer, fritekstlinjer, fraktbetingelser og betalingsbetingelser. Fraktbetingelser og betalingsbetingelser er spesielle varelinjer som håndteres via egne verktøylinjeknapper. Følgende informasjon vises i listen over ordrelinjer:

#: Nummerering av varelinjer, utropstegn dersom varelinjen inneholder rest, blyantsymbol for fritekstlinjer, konvolutt for fraktbetingelser, myntstabel for betalingsbetingelser.
Beskrivelse: Produktnavn for ordrelinjen.
Antall: Antall enheter av produktet kunden skal tilbys.
Enhetspris: Pris per enhet, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Rabatt 1: Prosentvis rabatt per enhet. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Rabatt 2: Kontantrabatt for hele varelinjen. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Linjesum: Sum for varelinjen eks. mva.
Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntekten. I handelsbedrifter kalles dette ofte avanse eller bruttofortjeneste.
Dekningsgrad (DG%): Dekningsbidrag i prosent av salgspris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av salgsinntektene som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.
MVA: Mva-sats for varelinjen, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.

Legge til ordrelinjer

Etter at salgsordren er opprettet, legger du til ordrelinjer ved å velge "Ny ordrelinje" nederst på fanekortet "Ordre".

En salgsordre kan inneholde ubegrenset antall ordrelinjer. Ordrelinjene kan flyttes opp og ned i salgsordren med pilsymbolene til høyre i listen over ordrelinjer.

Innfyllingsfelter for ordrelinjer (varelinjer i salgsordren)

Produkt: Angir produkt fra produktregisteret som inngår i ordrelinje. Produktnavn, beskrivelse, merverdiavgift, enhetspris, kostpris og prosentrabatt vil automatisk hentes når du velger et produkt fra produktregisteret.
Produktnavn: Angir navn på produkt i ordrelinje. Vil fremkomme på linje 1 i ordredokumentets ordrelinjer.
Beskrivelse: Angir beskrivelse av produkt i ordrelinje. Vil fremkomme på linje 2 i ordredokumentets ordrelinjer.
Merverdiavgift: Angir sats for merverdiavgift tilknyttet ordrelinje.
Salgskonto: Angir eventuell egendefinert salgskonto for regnskap knyttet til ordrelinje. Dersom det ikke legges inn salgskonto, vil verdiene angitt under "Admin - Globale innstillinger" seksjon "Regnskap" benyttes.
Antall ønsket: Antall bestilte enheter i ordrelinjen.
Antall levert: Antall leverte enheter i ordrelinjen.
Enhetspris: Angir pris per enhet for produkt i varelinje (hentes fra produktregister ved valg av produkt i ordrelinje).
Kostpris: Angir kostpris for produkt i varelinje (hentes fra produktregister som "innkjøpspris + tilvirkelseskost" ved valg av produkt i ordrelinje).
Prosentrabatt: Angir prosentrabatt for varelinje (hentes hvis definert fra Handel - Rabattlister ved valg av produkt i ordrelinje).
Kontantrabatt: Angir kontantrabatt for varelinje (beløp som trekkes fra ordrelinjesum etter eventuell prosentrabatt, er uavhengig av antall i ordrelinje).
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Beløp eks. mva: Summering av ordrelinje eks. mva.
Dekningsbidrag: Differansen mellom salgspris og kostpris for ordrelinjen eks. mva. Dekningsbidraget skal dekke de faste kostnadene som ikke er direkte knyttet til den aktuelle ordrelinjen.
Dekningsgrad: Angir dekningsbidrag i prosent av salgspris.
Sum rabatt: Angir sum av rabatter eks. mva for ordrelinje.
Rest: Differansen mellom antall bestilte enheter og antall leverte enheter.
Beløp inkl. mva: Summering av ordrelinje inkl. mva.
Spesielt for ordrelinjer i abonnementer:
- Fastlåst enhetspris/pris: Angir at enhetsprisen for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
- Fastlåst antall: Angir at antallet av denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
- Fastlåst prosentrabatt: Angir at prosentrabatten for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
- Fastlåst kontantrabatt: Angir at kontantrabatten for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.

Legge til fritekstlinjer

En salgsordre kan i tillegg til varelinjer inneholde fritekstlinjer. En fritekstlinje brukes for å lage kommentarer eller overskrifter mellom ordrelinjene. Fritekstlinjene kan defineres med uthevet og/eller kursiv skrift. Fritekstlinjer legges til ved å velge "Ny fritekstlinje" nederst på fanekortet "Ordre".

En salgsordre kan inneholde ubegrenset antall fritekstlinjer. Fritekstlinjer kan flyttes opp og ned i salgsordren med pilsymbolene til høyre i listen over ordrelinjer.

Innfyllingsfelter for fritekstlinjer

Tekst: Angir innhold i fritekstlinje.
Uthevet: Angir om fritekstlinje skal vises med uthevet tekst i ordredokumentet.
Kursiv: Angir om fritekstlinje skal vises med kursiv (skråstilt) tekst i ordredokumentet.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

Innfyllingsfelter for fraktbetingelser

Etter at salgsordren er opprettet, kan du angi fraktbetingelser ved å velge "Fraktbetingelser" nederst på fanekortet "Ordre".

Fraktmetode: Angir fraktmetode fra Handel - Fraktbetingelser. Frakttekst, merverdiavgift og pris vil automatisk hentes når du velger fraktmetode.
Frakttekst: Angir beskrivelse av frakt for salgsordren. Vil fremkomme i informasjonsboks i salgsordren.
Merverdiavgift: Angir sats for merverdiavgift tilknyttet fraktbetingelsen.
Salgskonto: Angir eventuell egendefinert salgskonto for regnskap knyttet til fraktbetingelsen. Dersom det ikke legges inn salgskonto, vil verdiene angitt under "Admin - Globale innstillinger" seksjon "Regnskap" benyttes.
Pris: Angir pris for frakt (hentes automatisk ved valg av fraktmetode, se over).
Prosentrabatt: Angir prosentrabatt for frakt.
Kontantrabatt: Angir kontantrabatt for frakt (beløp som trekkes fra fraktsum etter eventuell prosentrabatt).
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Beløp eks. mva: Fraktsum eks. mva.
Sum rabatt: Angir sum av rabatter eks. mva for frakt.
Beløp inkl. mva: Fraktsum inklusiv mva.

Innfyllingsfelter for betalingsbetingelser

Etter at salgsordren er opprettet, kan du angi betalingsbetingelser ved å velge "Betalingsbetingelser" nederst på fanekortet "Ordre".

Betalingsform: Angir betingelser fra Handel - Betalingsbetingelser. Betalingstekst, gebyrtekst, merverdiavgift og pris vil automatisk hentes når du velger betalingsform.
Betalingstekst: Angir beskrivelse av betalingsbetingelser for salgsordren. Vil fremkomme i informasjonsboks i salgsordren.
Merverdiavgift: Angir sats for merverdiavgift tilknyttet betalingsbetingelsen.
Salgskonto: Angir eventuell egendefinert salgskonto for regnskap knyttet til betalingsbetingelsen. Dersom det ikke legges inn salgskonto, vil verdiene angitt under "Admin - Globale innstillinger" seksjon "Regnskap" benyttes.
Gebyrtekst: Angir tekst for ekspedisjonsgebyr som vises i summering av salgsordren. Vil vises som "Fakturagebyr" dersom ikke egendefinert gebyrtekst er lagt inn.
Pris: Angir pris for gebyr (hentes automatisk ved valg av betalingsform, se over).
Prosentrabatt: Angir prosentrabatt for gebyr.
Kontantrabatt: Angir kontantrabatt for gebyr (beløp som trekkes fra gebyrsum etter eventuell prosentrabatt).
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Beløp eks. mva: Gebyr eks. mva.
Sum rabatt: Angir sum av rabatter eks. mva for gebyr.
Beløp inkl. mva: Gebyr inklusiv mva.

Fanekort "Forsendelse"

Antall kolli: Antall kolli/pakker som forsendelsen består av.
Forsendelsesvekt: Forsendelsens vekt angitt i gram.
Forsendelsesvolum: Forsendelsens volum/størrelse angitt i liter (kubikkdesimeter).
Pakkereferanse: Referansenummer for forsendelse.
Plukket av: Angir eventuell ansatt som besørget plukking av innhold i salgsordren.
Leveringsadresse: Adresse, postnummer, poststed, region og land for leveringsadresse.
Fakturaadresse: Adresse, postnummer, poststed, region og land for fakturaadresse.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til salgsordren. Disse notatene vil ikke sendes med i ordrebekreftelsen.

Fanekort "Vedlegg"

Angir eventuelle ekstra filvedlegg som skal vedlegges ordrebekreftelsen når denne sendes via e-post.

Fanekort "E-post"

Fanekortet "E-post" viser liste over alle e-postmeldinger knyttet til oppføringen. Dette inkluderer meldinger i innboks, sendte elementer og usendte elementer (kladd). E-postmeldinger du sender direkte fra oppføringen vil automatisk knyttes til og legges inn i denne listen. Hvis du bruker XS Office Outlook Add-in eller XS Office Thunderbird Extension, kan du overføre sendt/mottatt e-post fra Outlook eller Thunderbird. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

Følgende felter vises i liste over e-postkorrespondanse:

(Retning): Angir om meldingen er utgående (sendt e-post, indikeres med pil mot venstre), innkommende (mottatt e-post, indikeres med pil mot høyre) eller kladd (blyantsymbol).
(Utropstegn): Angir prioritet for e-postmeldingen.
(Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til e-postmeldingen.
Fra: Angir e-postadressen til avsenderen av e-postmeldingen.
Til: Angir e-postadressen til mottakeren av e-postmeldingen (Til-feltet).
Emne: Emne for e-postmeldingen.
Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret.
Av: Initialer til den som lagret oppføringen sist.

Vise detaljer for e-postmeldingen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne e-postmeldingen i et nytt vindu. Se forøvrig Meldinger - Innboks for informasjon om e-postmeldinger.

Fanekort "Arkiv"

Hver gang salgsordren sendes på e-post lagres det en kopi i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse ordrebekreftelsen, pakkseddelen, plukklisten eller proformafakturaen ble sendt til. Det opprettes også en kopi når ordren faktureres.

Fanekort "Forhåndsvisning"

Viser en prøvevisning av ordrebekreftelsen for salgsordren i PDF-format.

Fanekort "Tilbud"

Gir mulighet for å vise tilbudsdetaljer hvis salgsordren er konvertert fra et akseptert tilbud.

Fanekort "Faktura"

Gir mulighet for å vise fakturadetaljer hvis salgsordren er fakturert.

Fanekort "Kreditnota"

Gir mulighet for å vise kreditnotadetaljer hvis salgsordren er kreditert.

Firmaopplysninger i ordrebekreftelser

Ordrebekreftelser og fakturaer inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme i dokumentene som sendes til kunden. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Admin - Organisasjonsfakta.

Varsling ved leveringsdato for salgsordre

XS Office kan varsle ansvarlig for salgsordren på leveringsdato for salgsordre. Varselet vil komme hvis ikke salgsordren er markert som levert. Varslingen vil komme på e-post på samme måte som andre påminnelser i XS Office. Du kan angi om du ønsker en slik varsling under Admin - Globale innstillinger.

Sende ordrebekreftelse, pakkseddel, plukkliste eller proformafaktura

XS Office har en integrert funksjon for å sende ordrebekreftelser via e-post til kunder. Den samme funksjonen kan også benyttes for å sende pakksedler, plukklister og proformafakturaer. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send" fra selve salgsordren. Her kan du velge type dokument som skal sendes.

Ordrebekreftelse: Bekreftelse på et avtalt salg av produkter eller tjenester som typisk sendes til kunden ved inngåelse av avtale.
Pakkseddel: Bekreftelse på et avtalt salg av produkter eller tjenester som typisk vedlegges vareforsendelse.
Plukkliste: Internt dokument som benyttes for å kvalitetssikre plukking av varer til vareforsendelsen.
Proformafaktura: En faktura eller avregning som ikke bygger på en faktisk avsluttet forretning, men som skal vise hvordan avregningen vil bli dersom en forretning kommer i stand. Formålet kan f.eks. være å klargjøre tollforholdene. Kilde: Store norske leksikon.

Etter å ha bekreftet valget ditt, vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i salgsordren, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og ordredokumentet er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

Etter at e-posten er sendt, vil en kopi av ordredokumentet lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte ordrebekreftelser, pakksedler og plukklister.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Du kan angi standardverdier for e-postemne og e-posttekst under Admin - Globale innstillinger. Her kan du angi hvilken som helst tekst, og teksten kan også inneholde én eller flere av spesialfeltene under.

@ID@	Salgsordrenummer.
@SUBJECT@	Salgsordrens emne.
@DATE@	Ordredato.
@DATEOFDELIVERY@	Leveringsdato.
@QUOTEID@	Tilhørende tilbudsnummer hvis salgsordre stammer fra et tilbud.
@ORDERREFERENCE@	Ordrereferanse (fritekst).
@MAINORDERID@	Referanse til hovedordre hvis ordren er en restordre.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for salgsordren.
@OURREF@	"Vår ref." for salgsordren.
@ACCOUNTNO@	Kontonummer for innbetaling.
@SUMTOTAL@	Salgsordrens sum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Salgsordrens sum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av salgsordren.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av salgsordren med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av salgsordren med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av salgsordren med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for salgsordren.
@CURRENCY@	Salgsordrens valuta.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.
@DELIVERYADDRESS@	Leveringsadresse.
@PROJECTID@	Prosjekt-ID for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTCODE@	Prosjektkode for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTNAME@	Navn på tilknyttet prosjekt.

Eksempler for e-postemne

Ordre @ID@: @SUBJECT@
Ordre @ID@ (ordredato @DATE@, sum @SUMTOTAL@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Du har mottatt en ordrebekreftelse pålydende @SUMTOTAL@. Se vedlegg for detaljer.

Ordrenr:         @ID@

Emne:            @SUBJECT@

Sum eks.mva:     @SUMEXCLTAX@ @CURRENCY@

Sum inkl.mva:    @SUMTOTAL@ @CURRENCY@

Ordredato:       @DATE@

Leveringsdato:   @DATEOFDELIVERY@

Deres ref.:      @YOURREF@

Vår ref.:        @OURREF@

Ordrereferanse:  @ORDERREFERENCE@

Skrive ut salgsordre

Ordrebekreftelsen produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Eksporter" eller "Send".

Pakkseddel, plukkliste og proformafaktura skrives ut på samme måte. Se nedenfor.

Skrive ut plukkliste eller pakkseddel

Slik skriver du ut en plukkliste eller pakkseddel for en salgsordre:

Åpne den aktuelle salgsordren.
Velg knappen "Eksporter" på verktøylinjen.
Velg "Plukkliste" (eller "Pakkseddel") fra vinduet som åpnes.
Åpne den eksporterte pdf-filen i Acrobat Reader eller annet pdf-leseprogram og skriv den ut.

Lage kopi av salgsordre

Åpne salgsordren du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" i knapperaden øverst. Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet en ny salgsordre i salgsordrelisten. Denne salgsordren vil være en eksakt kopi av den opprinnelige salgsordren med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Denne salgsordren kan nå brukes på samme måte som om den var opprettet manuelt - den har ingen koblinger mot den opprinnelige salgsordren.

Markere en salgsordre som en mal

Åpne salgsordren du ønsker å angi som en mal. Velg knappen "Angi som mal" i knapperaden øverst. Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil detaljene fra denne salgsordren være tilgjengelig som mal når du oppretter nye salgsordrer. Se for øvrig Handel - Salgsordremaler.

Fakturere en salgsordre (lage faktura)

Når salgsordren er klar for fakturering, kan du velge knappen "Lag faktura" for å fakturere salgsordren. Fakturaen vil da opprettes med forfallsdato lik fakturadato + angitt kredittid i valgte betalingsbetingelser. Hvis ingen betalingsbetingelser er angitt vil kredittiden settes til standard kredittid som angitt under Admin - Globale innstillinger.

I dialogvinduet for "Lag faktura" kan du også prøvevise fakturaen før du oppretter den samt fortløpende ettersom du endrer fakturadetaljer.

Fakturere en kontantordre (lage kontantfaktura)

Hvis salgsordren er betalt kontant eller på forhånd, kan du krysse av for "Er betalt kontant" i dialogboksen for fakturering av salgsordre (se over). Fakturaen får da forfallsdato = betalingsdato = fakturadato og vil automatisk markeres med fullstendig innbetaling på fakturadato.

Prøvevise faktura

Detaljene for en faktura kan ikke endres etter at du har opprettet fakturaen. Hvis du etter faktureringen ønsker å endre på fakturadetaljer, må du kreditere fakturaen og opprette en ny salgsordre.

For å unngå unødige krediteringer, kan du prøvevise en faktura før du oppretter den. Dette kan du gjøre via et eget fanekort i dialogvinduet for "Lag faktura" (se over). Her vil fakturaen alltid forhåndsvises med standard giroutseende som angitt under Admin - Globale innstillinger. Fakturadetaljene i prøvevisningen vil automatisk justeres for hver gang du prøveviser etter å ha endret fakturadetaljer på det andre fanekortet ("Faktura fra salgsordre").

Det finnes også en funksjon for prøvevisning direkte i ordrevinduet. Når du velger funksjonen "Forhåndsvisning" i verktøylinjen i ordrevinduet, kan du velge å vise fakturaen med valgfritt giroutseende.

Produsere en restordre

Hvis du forsøker å fakturere en salgsordre som har ordrelinjer der "antall levert" er mindre enn "antall ønsket", vil XS Office automatisk produsere en restordre. Slike ordrelinjer indikeres med utropstegn i listen over ordrelinjer. I vinduet for fakturering av salgsordren vil det framkomme en rute med rød bakgrunn der du kan velge om restordren som produseres skal inkludere frakt, ekspedisjonsgebyr og ordrevedlegg.

Prøvevise fakturautseende

Du har muligheten for å forhåndsvise hvordan fakturaen blir før du oppretter en faktura fra en salgsordre. For å gjøre dette, velger du "Forhåndsvisning" på verktøylinjen i den aktuelle salgsordren. Prøvevisningen er i PDF-format og du kan velge blant følgende visninger.

Gul giro: Standard fakturautseende i Norge med gul giroblankett.
Hvit giro: Salgsdokument med svart/hvit giroblankett.
Tilpasset fakturablankett: Salgsdokument beregnet for utskrift på forhåndstrykte blanketter med giro.
Ingen girodel: Salgsdokument uten giroblankett.

Prøvevisningen lar deg utføre en siste sjekk før fakturaen opprettes. Dette kan medføre at du slipper unødige krediteringer på grunn av manglende fakturadata eller ukorrekte fakturadetaljer.

Filtrere salgsordrer

Listen over salgsordrer kan enkelt filtreres på status, ansatt og år. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere salgsordrer basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er "Vår ref" for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er "Vår ref" for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun salgsordrer med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
Ikke fakturerte: Viser kun salgsordrer som ikke er fakturert, kreditert eller kansellert.
Ikke fakturerte, sum > 0: Viser kun salgsordrer som ikke er fakturert, kreditert eller kansellert og som har ordresum større enn 0.
Klar for fakturering: Viser kun salgsordrer som er markert som klar for fakturering.
Fakturerte: Viser kun salgsordrer som er fakturert eller kreditert.
Leverte: Viser kun salgsordrer som er markert som levert.
Delleverte: Viser kun salgsordrer som er markert som dellevert.
Ikke leverte: Viser kun salgsordrer som ikke er markert som levert.
Levert, ikke fakturert: Viser kun salgsordrer som er markert som levert, men ikke fakturert og som har ordresum større enn 0.
Krediterte: Viser kun krediterte salgsordrer.
Krediteringsordrer: Viser kun krediteringsordrer (motordrer som er opprettet ved kreditering).
Fremtidige: Viser kun salgsordrer med fremtidig ordredato.
Forfalte: Viser kun salgsordrer med forfalt ordredato som ikke er markert som levert.
Kansellerte: Viser kun salgsordrer som er markert som kansellert.
Ikke fakturerte, ikke rest: Viser kun salgsordrer som ikke er fakturert, kreditert eller kansellert og heller ikke er restordrer og som har ordresum større enn 0.
Ordresum = 0: Viser kun salgsordrer som har ordresum lik 0 og dermed ikke er fakturerbare.

Hvis ønskelig kan visningen "Ikke fakturerte" settes som standardvisning. Se Admin - Globale innstillinger.

Filtrering etter år

Du kan hvis ønskelig vise salgsordrer knyttet til et spesielt årstall. Dette gjør du ved å velge fra rullegardinmenyen "År" på verktøylinjen. Hvis ønskelig kan kun inneværende år være standardvisningen. Se "Vis kun inneværende år som standard" i kategori "Handel" under Admin - Globale innstillinger.

Søk i salgsordrelisten

Salgsordrelisten kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

Emne: Viser salgsordrer med ordreemne som inneholder angitt tekst.
Ordretekst: Viser salgsordrer med ordretekst som inneholder angitt tekst.
Internt notat: Viser salgsordrer med internt notat som inneholder angitt tekst.
Fritekst: Viser salgsordrer med ordreemne, ordretekst og/eller internt notat som inneholder angitt tekst.
Firma: Viser salgsordrer for en bestemt kunde.
Deres ref: Viser salgsordrer som er knyttet til en bestemt kontaktperson (som Deres ref.).
Prosjekt: Viser salgsordrer som er knyttet til et bestemt prosjekt.
Produkt: Viser salgsordrer som har ordrelinjer som inneholder et bestemt produkt.
Kampanje: Viser salgsordrer som er knyttet til en bestemt kampanje.
Kampanjekode: Viser salgsordrer med kampanjekode som inneholder angitt tekst.
Forhandler: Viser salgsordrer som er knyttet til en bestemt forhandler.
Forhandlerkode: Viser salgsordrer med forhandlerkode som inneholder angitt tekst.
Innbetalingskonto: Viser salgsordrer med kontonummer for innbetaling som inneholder angitt tekst.

Kolonne 2

Beløp eks. mva: Viser salgsordrer med en sum eks. mva i egen valuta som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Beløp inkl. mva: Viser salgsordrer med en sum inkl. mva i egen valuta som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Ordrenr: Viser salgsordrer med ordrenummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Fakturanr: Viser salgsordrer med tilhørende fakturanummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall ordrelinjer: Viser salgsordrer med antall ordrelinjer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall innbetalinger: Viser salgsordrer med antall innbetalinger som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall purringer: Viser salgsordrer med antall betalingspåminnelser som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall vedlegg: Viser salgsordrer med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Detaljer i ordre: Viser kun salgsordrer med en angitt detaljgrad for ordrelinjene.
Overført regnskap: Viser kun salgsordrer som er overført regnskap eller ikke.
Fra tilbud: Viser kun salgsordrer som er konvertert fra tilbud eller ikke.
Restordre: Viser kun salgsordrer som er restordrer eller ikke.
Salgsmulighet: Viser kun salgsordrer som er opprettet fra salgsmulighet eller ikke.
Abonnement: Viser salgsordrer produsert med/uten abonnementsfakturering. Krever at du har tilleggsproduktet Subscription Billing.
Språk: Viser kun salgsordrer med et angitt språk i ordredokumentene.

Kolonne 3

Egen valuta: Gir mulighet for å vise kun salgsordrer i fremmed valuta eller kun salgsordrer i egen valuta.
Valuta: Gir mulighet for å vise salgsordrer med en bestemt valuta.
Ordrereferanse: Viser salgsordrer med ordrereferanse som inneholder angitt tekst.
KID: Viser salgsordrer med tilhørende faktura som har KID-nummer som inneholder angitt tekst.
Vår ref: Viser salgsordrer som har en bestemt ansatt som Vår ref.
Selger: Viser salgsordrer som har en bestemt ansatt angitt som selger.
Opprettet av: Viser salgsordrer som er opprettet av en bestemt ansatt.
Markert betalt av: Viser salgsordrer som er markert som betalt av en bestemt ansatt.
Overført regnskap av: Viser salgsordrer som er markert som overført regnskap av en bestemt ansatt.
Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en ordre må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i ordrelisten.

Salgsordrer kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Søk med jokertegn

Merk at du kan bruke jokertegnet % for å finne oppføringer som starter eller slutter med et søkebegrep. Hvis du søker etter AS%, vil du få alle oppføringer som starter med teksten AS. Dersom du søker etter %AS, vil du få alle oppføringer som slutter med teksten AS. Når du søker uten % (som i AS), vil du få alle oppføringer som inneholder teksten AS. Nederst i listen finner du en rekke med bokstavknapper som gjør at du raskt kan søke basert på forbokstav via et enkelt klikk.

Hurtigordre fra produkt

På startsiden kan du legge til et startsideelement for å kunne opprette salgsordrer hurtig basert på ett produkt fra produktregisteret. Da angir du kun antall, evt. enhetspris og navn på kunde for å kunne opprette en komplett salgsordre.

Analysere salgsordrer

Nederst i lista finnes egne rader med fargekoding for summering av utvalget som vises. Liste over salgsordrer til hver kunde vil også vises på "Salg"-fanen på hver enkelt kundes kundekort. Kundekortet kan du enkelt åpne ved å klikke på firmanavnet i salgsordrelisten. Se for øvrig CRM - Firmaer.

For utvidet analyse av salgsordrer til kunder, se Handel - Rapporter.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til CSV-fil

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til en CSV-fil via CSV-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Nummerserie for salgsordrer

Salgsordrer vil automatisk tildeles ordrenummer av XS Office. Ordrenummer vil alltid øke med én for hver ny ordre som produseres.

Som standard vil salgsordrer nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.