Handel - Salgsordremaler

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.22 Handel - Salgsordremaler

Introduksjon

Salgsordremaler benyttes for å etablere et utvalg med pre-definerte salgsordrer som kan benyttes som utgangspunkt ved senere ordreproduksjon. Dette er tidsbesparende og sikrer kvalitet, spesielt hvis du ofte lager salgsordrer og fakturaer med likelydende innhold i form av ordretekst og varelinjer.

Når du oppretter en ny vanlig salgsordre eller et abonnement, kan du velge å enten ta utgangspunkt i en tidligere opprettet ordre eller en ordremal.

Felter i salgsordremalliste

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikten over salgsordremaler ("Handel - Innstillinger - Salgsordremaler").

Emne: Emne for salgsordre. Klikk for å åpne salgsordremal.
Sum eks. mva: Salgsordrens sum eks. mva i egen valuta. Hvis salgsordren er i en fremmed valuta, vil summen markeres med blå skrift. Beløp i salgsordrens valuta vil da også fremkomme som hint-tekst.
Antall: Angir antall salgsordrer som er produsert basert på denne malen.
Første: Angir ordredato for første salgsordre produsert basert på denne malen. Ordrenummer i hinttekst.
Siste: Angir ordredato for seneste salgsordre produsert basert på denne malen. Ordrenummer i hinttekst.
Vår ref: Angir den ansatte som vil fremkomme som referanseperson i ordrebekreftelser/fakturaer.
Selger: Angir den ansatte som vil fremstå som selger av salgsordren i rapporter.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av salgsordremalen.
Av: Initialer til den som lagret salgsordremalen sist.

Opprette en ny salgsordremal

Salgsordremaler opprettes ved å velge "Ny salgsordremal" fra verktøylinjen på siden "Handel - Innstillinger - Salgsordremaler".

Vindu for abonnementer

Fanekort "Ordregrunnlag"

Når du oppretter en ny salgsordremal, møter du fanekortet "Ordregrunnlag". Prinsippet her er det samme som for vanlige salgsordrer. Her må du som minimum angi emne, "vår ref" og selger for salgsordremalen.

Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i ordrebekreftelser/fakturaer.
Vår ref: Angir den ansatte som vil fremkomme som referanseperson i ordrebekreftelser/fakturaer.
Selger: Angir den ansatte som vil fremstå som selger av salgsordren i rapporter.
Prosjekt: Angir eventuelt prosjekt som ordrer basert på denne malen tilhører eller er relatert til.
Forhandler: Angir eventuelt forhandler som er kilde for ordrer basert på denne malen.
Forhandlerkode: Angir eventuelt forhandlerkode som identifiserer forhandleren.
Kampanje: Angir eventuell kampanje som ordrer basert på denne malen skal knyttes til.
Kampanjekode: Angir eventuell kampanjekode som identifiserer kampanjen.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen. Vises kun etter oppretting av malen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen. Vises kun etter oppretting av malen.
Innbetalingskonto: Angir hvilket bankkontonummer tilhørende fakturaer skal betales til. Bankkontonumre administreres fra Admin - Organisasjonsfakta.
Detaljer i ordre: Angir hvordan varelinjene i ordrebekreftelse og faktura skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i varelinjer.
Referanse: Angir en eventuell fast referansetekst knyttet til salgsordrer og fakturaer basert på denne malen.
Merverdiavgift: Om merverdiavgift skal følge merverdiavgift angitt for varelinjer eller overstyres for hele salgsordrer, brukes for eksempel ved eksport.
Øreavrunding: Brukes for å angi en eventuell regel for avrunding av ordresummen inkl. mva.
Språk: Angir hvilket språk som skal benyttes i ordrebekreftelser og fakturaer.
Skrifttype: Angir hvilken skrifttype (font) som skal benyttes i ordrebekreftelser og fakturaer.
Valuta: Angir valuta (myntenhet) for salgsordremal.
Legg ved betingelser: Angir om standard salgsbetingelser skal vedlegges ordrebekreftelser.
Fraktbetingelser: Angir valgte fraktbetingelser som skal gjelde for salgsordremal. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Innstillinger - Fraktbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Betalingsbetingelser: Angir valgte betalingsbetingelser som skal gjelde for salgsordremal. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Innstillinger - Betalingsbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Betalingsform: Indikerer betalingsform for valgte betalingsbetingelser for salgsordremal. Kun tilgjengelig etter oppretting av salgsordremal.
Ordretekst: Følgeteksten som vil komme først i ordrebekreftelser og fakturaer (før varelinjene).

"Ordrelinjer" under fanekort "Ordregrunnlag"

Velg "Ny ordrelinje" for å legge til en varelinje i salgsordren. Hvis du ønsker en linje med kun beskrivende tekst, velger du "Ny fritekstlinje". Fraktbetingelser og betalingsbetingelser er spesielle varelinjer som håndteres via egne verktøylinjeknapper. Egenskaper for ordrelinjer:

Katalogprodukt: Evt. standardprodukt ordrelinjen er opprettet fra.
Produktnavn: Navn på produkt, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Denne teksten vil komme på linje 1 i ordrelinjen.
Beskrivelse: Evt. fritekstbeskrivelse for ordrelinjen. Denne teksten vil komme på linje 2 i ordrelinjen.
Merverdiavgift: Angir mva-sats for varelinjen, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Salgskonto: Angir salgskonto i økonomisystemets kontoplan for salg av dette produktet.
Antall: Antall enheter i ordrelinjen.
Enhetspris: Pris per enhet, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Kostpris: Ordrelinjens internkost per enhet, normal innkjøpspris + tilvirkelseskost, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Brukes for å beregne dekningsbidrag og dekningsgrad for ordrelinjen og for salgsordren som helhet.
Prosentrabatt: Angir prosentvis rabatt per enhet. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Kontantrabatt: Angir en kontantrabatt for hele ordrelinjen. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Sum: Angir sum for ordrelinjen eks. mva.
Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntekten. I handelsbedrifter kalles dette ofte avanse eller bruttofortjeneste.
Dekningsgrad: Dekningsbidrag i prosent av salgspris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av salgsinntektene som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.
Sum inkl. mva: Angir sum for ordrelinjen inkl. mva.

Fanekort "Forsendelse"

Antall kolli: Antall kolli/pakker som forsendelsen består av.
Forsendelsesvekt: Forsendelsens vekt angitt i gram.
Forsendelsesvolum: Forsendelsens volum/størrelse angitt i liter (kubikkdesimeter).
Pakkereferanse: Referansenummer for forsendelse.
Plukket av: Angir eventuell ansatt som besørget plukking av innhold i salgsordren.
Leveringsadresse: Adresse, postnummer, poststed, region og land for leveringsadresse.
Fakturaadresse: Adresse, postnummer, poststed, region og land for fakturaadresse.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til salgsordren. Disse notatene vil ikke sendes med i ordrebekreftelsen.

Fanekort "Vedlegg"

Angir eventuelle ekstra filvedlegg som skal vedlegges ordrebekreftelsen når denne sendes via e-post.

Fanekort "Forhåndsvisning"

Viser en prøvevisning av ordrebekreftelse i PDF-format basert på salgsordremalen.

Fanekort "Historikk"

Viser en oversikt over salgsordrer som er opprettet basert på denne malen.

Legge til ordrelinjer

Etter at salgsordremalen er opprettet, legger du til varelinjer ved å velge "Ny ordrelinje" nede på fanekortet "Ordregrunnlag". En salgsordremal kan inneholde ubegrenset antall ordrelinjer. Ordrelinjene kan flyttes opp og ned i abonnementet med pilsymbolene til høyre i listen over ordrelinjer. Innfyllingsfeltene for ordrelinjene er beskrevet ovenfor (se "Ordrelinjer" under fanekort "Ordregrunnlag").

Legge til fritekstlinjer

En salgsordremal kan i tillegg til ordrelinjer inneholde fritekstlinjer. En fritekstlinje brukes for å lage kommentarer eller overskrifter mellom ordrelinjene. Fritekstlinjene kan defineres med uthevet og/eller kursiv skrift. Fritekstlinjer legges til ved å velge "Ny fritekstlinje" nede på fanekortet "Ordregrunnlag".

En salgsordremal kan inneholde ubegrenset antall fritekstlinjer. Fritekstlinjer kan flyttes opp og ned i salgsordremalen med pilsymbolene til høyre i listen over ordrelinjer.

Firmaopplysninger i ordrebekreftelser

Ordrebekreftelser og fakturaer inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme i dokumentene som sendes til kunden. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Admin - Organisasjonsfakta.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Du kan angi standardverdier for e-postemne og e-posttekst under Admin - Globale innstillinger. Her kan du angi hvilken som helst tekst, og teksten kan også inneholde én eller flere av spesialfeltene under.

@ID@	Salgsordrenummer.
@SUBJECT@	Salgsordrens emne.
@DATE@	Ordredato.
@DATEOFDELIVERY@	Leveringsdato.
@QUOTEID@	Tilhørende tilbudsnummer hvis salgsordre stammer fra et tilbud.
@ORDERREFERENCE@	Ordrereferanse (fritekst).
@MAINORDERID@	Referanse til hovedordre hvis ordren er en restordre.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for salgsordren.
@OURREF@	"Vår ref." for salgsordren.
@ACCOUNTNO@	Kontonummer for innbetaling.
@SUMTOTAL@	Salgsordrens sum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Salgsordrens sum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av salgsordren.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av salgsordren med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av salgsordren med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av salgsordren med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for salgsordren.
@CURRENCY@	Salgsordrens valuta.
@DELIVERYADDRESS@	Leveringsadresse.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.
@PROJECTID@	Prosjekt-ID for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTCODE@	Prosjektkode for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTNAME@	Navn på tilknyttet prosjekt.

Eksempler for e-postemne

Ordre @ID@: @SUBJECT@
Ordre @ID@ (ordredato @DATE@, sum @SUMTOTAL@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Du har mottatt en ordrebekreftelse pålydende @SUMTOTAL@. Se vedlegg for detaljer.

Ordrenr:         @ID@

Emne:            @SUBJECT@

Sum eks.mva:     @SUMEXCLTAX@ @CURRENCY@

Sum inkl.mva:    @SUMTOTAL@ @CURRENCY@

Ordredato:       @DATE@

Leveringsdato:   @DATEOFDELIVERY@

Deres ref.:      @YOURREF@

Vår ref.:        @OURREF@

Ordrereferanse:  @ORDERREFERENCE@

Lage kopi av salgsordremal

Åpne salgsordremalen du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" i knapperaden øverst. Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet en ny salgsordremal i listen. Denne salgsordremalen vil være en eksakt kopi av den opprinnelige salgsordremalen med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Denne salgsordremalen kan nå brukes på samme måte som om den var opprettet manuelt - den har ingen koblinger mot den opprinnelige salgsordremalen.

Filtrere salgsordremaler

Følgende filtreringer kan gjøres for listen over salgsordremaler fra verktøylinjen:

Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (salgsordremaler som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
Mine: Viser kun salgsordremaler du selv har opprettet eller sist lagret.
Ikke mine: Viser kun salgsordremaler du hverken har opprettet eller lagret sist.
Deaktiverte: Viser alle deaktiverte salgsordremaler.
Alle: Viser alle salgsordremaler. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Analysere salgsordremaler

Listen over salgsordremaler kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.