Handel - Fakturainnbetalinger

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.6 Handel - Fakturainnbetalinger

Introduksjon

Listen over fakturainnbetalinger gir deg oversikt over alle registrerte innbetalinger på tvers av fakturaer. Innbetalingene kan enten registreres manuelt eller leses inn via OCR-filer.

Prosedyre for registrering av innbetalinger

Du har flere alternative metoder for å angi en faktura som betalt:
  1. Åpne ønsket faktura og velg "Registrer innbetaling" på fanekortet "Faktura".
  2. Åpne ønsket faktura og velg "Registrer innbetaling" på fanekortet "Innbetalinger".
  3. Klikk på flagget i fakturalisten for fakturaen du ønsker å markere som betalt. Velg så "Opprett" etter å ha verifisert sum og dato i vinduet for registrering av innbetaling. NB! Dette krever at fakturaen først er markert som sendt.
  4. Åpne en eventuell betalingspåminnelse knyttet til den aktuelle fakturaen. Velg "Registrer innbetaling" på fanekortet "Betalingspåminnelse".
  5. Åpne en eventuell betalingspåminnelse knyttet til den aktuelle fakturaen. Velg "Registrer innbetaling" på fanekortet "Innbetalinger".
  6. Klikk på flagget i listen over betalingspåminnelser. Velg så "Opprett" etter å ha verifisert sum og dato i vinduet for registrering av innbetaling. NB! Dette krever at betalingspåminnelsen først er markert som sendt.
Betalte fakturaer markeres med grønt flagg samt lysegrønn bakgrunnsfarge i listen.

Fjerne innbetalinger fra en faktura

Du har flere alternative metoder for å fjerne innbetalinger for en faktura:
  1. Åpne ønsket faktura og velg "Fjern innbetalinger" på fanekortet "Faktura" (fjerner alle innbetalinger for fakturaen).
  2. Åpne ønsket faktura og velg "Fjern innbetalinger" på fanekortet "Innbetalinger" (fjerner alle innbetalinger for fakturaen).
  3. Åpne ønsket faktura og klikk på en innbetaling i listen på fanekortet "Innbetalinger". Velg "Slett" fra vinduet for registrering av innbetaling (fjerner en enkelt innbetaling for fakturaen).
  4. Åpne en eventuell betalingspåminnelse knyttet til den aktuelle fakturaen. Velg "Fjern innbetalinger" på fanekortet "Faktura" (fjerner alle innbetalinger for fakturaen).
  5. Åpne en eventuell betalingspåminnelse knyttet til den aktuelle fakturaen. Velg "Fjern innbetalinger" på fanekortet "Innbetalinger" (fjerner alle innbetalinger for fakturaen).
  6. Åpne en eventuell betalingspåminnelse knyttet til den aktuelle fakturaen og klikk på en innbetaling i listen på fanekortet "Innbetalinger". Velg "Slett" fra vinduet for registrering av innbetaling (fjerner en enkelt innbetaling for fakturaen).
  7. Åpne siden "Handel - Fakturainnbetalinger" og klikk på datoen i kolonnen til venstre for innbetalingen du vil fjerne. Velg "Slett" fra vinduet for registrering av innbetaling.

Automatisert innlesing av innbetalinger (OCR)

Dersom du benytter KID ved fakturering og har OCR-avtale med Nets, kan du lese inn OCR-innbetalinger via filer mottatt fra Nets eller din bank.

Du sender kunden en faktura hvor KID (kundeidentifikasjon) er påført. KID identifiserer betaleren og hva betalingen gjelder. Hvis kunden benytter korrekt KID ved betaling av fakturaen, vil du automatisk kunne knytte betalingsdato og innbetalt beløp til fakturaene i XS Office.

Du slipper dermed den manuelle jobben med å registrere innbetalinger.

OCR står for "Optical Character Recognition" og betegner prosessen med automatisert tekstgjenkjenning i forbindelse med for eksempel dokumentskanning. I denne sammenhengen tenker vi på automatisert gjenkjenning av KID på fakturablankett for å kunne knytte sammen faktura og innbetalinger.

Prosedyre for import av OCR-filer fra Nets

  1. Gå til fakturalisten (Handel - Utgående fakturaer).
  2. Klikk på "OCR" i verktøylinjen.
  3. I vinduet som åpnes, blar du deg fram til filen du har mottatt fra Nets og velger "Åpne".
  4. Verifiser oppsummeringen som vises i neste vindu. Her får du en bekreftelse av valgt filnavn og filens størrelse. I tillegg en oversikt over de operasjonene som vil utføres. Listen over transaksjonene inneholder følgende kolonner:
    • Trans-dato: Angir transaksjonsdato som angitt i OCR-fil fra Nets.
    • Betalingsdato: Angir kundens betalingsdato som angitt i OCR-fil fra Nets.
    • Forfallsdato: Angir tilhørende fakturas forfallsdato (funnet ved å matche KID fra innbetaling).
    • Trans-ID: Angir transaksjonens løpenummer hos Nets.
    • KID: Angir KID knyttet til innbetalingen (som registrert av kunde).
    • Kunde: Angir kunde for tilhørende faktura (funnet ved å matche KID fra innbetaling).
    • Beløp: Angir innbetalt beløp som innlest fra OCR-fil.
    • Faktura-ID: Angir fakturanummer i XS Office (funnet ved å matche KID fra innbetaling). Klikk for å åpne faktura.
    • Fakturasum: Angir fakturasum inkl. mva for tilhørende faktura (funnet ved å matche KID fra innbetaling).
    • Tidl.betalt: Angir tidligere innbetalt beløp for denne fakturaen.
    • Restbeløp: Angir eventuelt restbeløp for faktura etter at denne transaksjonen er gjennomført.
    Listen over transaksjonene er fargekodet slik (bakgrunnsfarge for hver linje):
    • Grønn: Matchende faktura funnet og innbetalt sum vil etter transaksjonen være identisk med fakturasum.
    • Gul: Matchende faktura funnet men innbetalt sum vil etter transaksjonen ikke være identisk med fakturasum.
    • Grå: Ingen faktura med angitt KID funnet.
    Husk å være oppmerksom på både gule og grå linjer siden disse kan indikere dobbelregistrering av innbetalinger eller at kunden din ikke har brukt KID ved innbetaling.
  5. Hvis fakturaen som skal oppdateres har betalingspåminnelser tilknyttet, vil det totale beløpet inklusiv eventuelt gebyr og rente for den sist opprettede betalingspåminnelsen vises i kolonnen "Fakturasum". Summen vil videre vises med blå farge og ha en hinttekst som indikerer hvilken betalingspåminnelse det er som er vist.
  6. Når du har verifisert opplysningene i importen, kan du velge "Importer" for å utføre selve importen. Du vil her får en advarsel med informasjon om hva du er i ferd med å gjøre.
  7. Du kan nå velge å utføre nok en OCR-import eller verifisere at betalingsinformasjonen gjenspeiles korrekt i din fakturaliste.
Merk at du når som helst i prosessen kan velge "Avbryt" for å avbryte prosessen. Ingen endringer utføres på ditt system før du velger "Importer" og bekrefter handlingen din.

Felter i listen over fakturainnbetalinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over fakturainnbetalinger (Handel - Fakturainnbetalinger).
  • Betalingsdato: Angir dato beløpet ble betalt. Klikk for å åpne innbetalingsregistrering.
  • Forfallsdato: Angir forfallsdato for faktura som innbetalingen er knyttet til.
  • Fakturadato: Angir fakturadato for faktura som innbetalingen er knyttet til.
  • Fakturanr: Angir fakturanummer for faktura som innbetalingen er knyttet til. Klikk for å åpne faktura.
  • Fakturaemne: Angir fakturaemne for faktura som innbetalingen er knyttet til. Klikk for å åpne faktura.
  • Fakturasum: Angir fakturasum for faktura som innbetalingen er knyttet til.
  • Innbetalt beløp: Angir totalt innbetalt beløp for fakturaen som innbetalingen er knyttet til.
  • Restbeløp: Angir differansen mellom totalt innbetalt beløp og fakturasum. Vises i rød farge dersom totalt innbetalt beløp er mindre enn fakturasummen. Vises i blå farge dersom totalt innbetalt beløp er større enn fakturasummen.
  • Kunde: Angir kunde for fakturaen som innbetalingen er knyttet til.
  • OCR-ID: Angir ID for OCR-transaksjonen som innbetalingen er knyttet til.
  • Sist endret: Angir tidspunkt oppføringen ble sist endret.
  • Av: Angir initialer for ansatt som utførte siste endring.

Søk i listen over fakturainnbetalinger

Du kan søke i listen over innbetalinger ved å hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Firma: Viser innbetalinger for fakturaer til en bestemt kunde.
  • Prosjekt: Viser innbetalinger som er knyttet til fakturaer i et bestemt prosjekt.
  • Innbetalt beløp: Viser innbetalte enkeltsummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Fakturasum eks. mva: Viser innbetalinger for fakturaer med en sum eks. mva i egen valuta som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Fakturasum inkl. mva: Viser innbetalinger for fakturaer med en sum inkl. mva i egen valuta som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • KID: Viser innbetalinger for fakturaer med KID-nummer som inneholder angitt tekst.

Kolonne 2

  • Fakturanr: Viser innbetalinger for fakturaer med fakturanummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Ordrenr: Viser innbetalinger for fakturaer med tilhørende ordrenummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall purringer: Viser innbetalinger for fakturaer med antall betalingspåminnelser som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall innbetalinger: Viser innbetalinger for fakturaer med antall innbetalinger som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • OCR-ID: Viser innbetalinger med OCR-ID som inneholder angitt tekst (krever at du benytter deg av innlesing av OCR-filer).
  • Egen valuta: Gir mulighet for å vise kun innbetalinger for fakturaer i fremmed valuta eller kun innbetalinger for fakturaer i egen valuta.
  • Valuta: Gir mulighet for å vise innbetalinger for fakturaer med en bestemt valuta.

Kolonne 3

  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en innbetaling må være innenfor alle aktive søkekriterier for å vises i listen.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Relaterte emner

Innledning
Min side
Organisasjon
Meldinger
Samhandling
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Handel
Tilbud
Salgsordrer
Abonnementer
Utgående faktura
Betalingspåminnelse
Fakturainnbetalinger
Fakturajournaler
Kreditnotaer
Innkjøpsordrer
Hendelsesarkiv
Produktregister
Lagerbeholdning
Rapporter
Alle bilag
Ubehandlede bilag
Kontrollerte bilag
Godkjente bilag
Overførbare bilag
Bilagsjournaler
Innstillinger
Produktgrupper
Salgsordremaler
Påminnelsesoppsett
Rabattlister
Valutaer
Fraktbetingelser
Betalingsbetingelser
Måleenheter
Lagersteder
Kontoplan
Kontoplangrupper
Bilagsarter
Avgiftskoder
Admin

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken