Handel - Tilbud | XS Office

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.1 Handel - Tilbud

Introduksjon

"Tilbud" gir deg en integrert mulighet til å beregne og sende tilbud til kunder. Tilbudslinjene kan hentes komplett med både kostpris og listepris fra produktregisteret. Dekningsbidrag og dekningsgrad vil beregnes fortløpende av XS Office både for hver enkelt varelinje samt for hele tilbudet. Hvis varelinjen ikke finnes i produktregisteret, kan du også legge inn manuelle varelinjer. Eventuelle rabatter kan angis i prosent eller som kontantsum for hver varelinje.

XS Office håndterer 4 nivåer for merverdiavgift. Alternativene er høy, middel, lav og avgiftsfritt. Mva-satsene kan settes på varene i produktregisteret og mva kan også overstyres for tilbudet som helhet. Når du oppretter tilbud, kan du også velge hvilken valuta tilbudet skal beregnes i.

For å forenkle tilbudsprosessen kan du sette opp predefinerte alternativer for betalingsvilkår og frakt for hver enkelt kunde. Dette gjøres fra fanekortet "Økonomi" på kundekortene. Se CRM - Firmaer.

Når tilbudet er ferdig, har XS Office en egen funksjon for å sende tilbudet elektronisk til kunde. Dette i form av en e-post med tilbudet som PDF-vedlegg. I denne prosessen kan du velge om kunden skal se varelinjer, detaljpriser eller kun totalsummen samt om standard salgsbetingelser skal legges ved. Du kan også velge hvilket språk som skal benyttes i det ferdige tilbudet, samt om din innskannede håndsignatur skal være med i tilbudet.

Etter en aksept av tilbudet kan tilbudet aktiveres - det vil si konverteres til en salgsordre. Dermed slipper du å lage salgsordren manuelt, og kan bruke detaljene fra tilbudet videre i ordreprosessen. XS Office vil holde orden på hvilket eventuelt tilbud salgsordren er opprettet fra.

Tilbud kan hurtigåpnes. Se Innledning - Hovedvinduet for generell informasjon om hurtigåpning.

Felter i tilbudsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i tilbudsoversikten (Handel - Tilbud).

(pdf): Klikk på pdf-symbolet helt til venstre for å åpne tilbudsdokumentet i pdf-format.
(Binders): Klikk på bindersen for å åpne fanekortet "Vedlegg" i tilbudet.
(Statusflagg): Status for tilbudene vises med flagg av ulik farge. Se under.
(Blyant): Angir om det finnes et internt notat for oppføringen. Klikk for å se notatet.
Tilbudsnr: Tilbudets unike løpenummer. Klikk for å åpne tilbudet.
Ordrenr: Hvis tilbudet er konvertert til en salgsordre, vil tilhørende salgsordre kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Fakt.nr: Hvis tilbudet er konvertert og fakturert, vil tilhørende faktura kunne åpnes ved å klikke på symbolet.
Emne: Emne for tilbudet. Klikk for å åpne tilbudet.
Kunde > prosjekt: Navn på kunde som mottar tilbudet samt eventuelt prosjekt det er tilknyttet.
Beløp eks mva: Tilbudets sum eks. mva.
Tilbudsdato: Dato for sending av tilbud.
Utløpsdato: Dato for akseptfrist for tilbud.
Vår ref.: Initialer for ansatt som er angitt som "vår ref" for tilbud.
Selger: Initialer for ansatt som er ansvarlig for tilbud. Salgsregion og avdeling for denne ansatte bestemmer hvilken salgsregion og avdeling tilbudet vil fremkomme under i statistikker.
Deres ref.: Navn på kontaktperson som er angitt som "Deres ref" for tilbud.
Ver.: Revisjonsnummer (versjon) for tilbud.

Statusflagg

Status for tilbud vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Tilbud i kladdemodus, ikke sendt.
Gult flagg: Tilbud sendt.
Grønt flagg: Tilbud akseptert av kunde.
Oransje flagg: Tilbud avslått av kunde.
Rødt flagg: Tilbud kansellert.
Grønt flagg med lås: Tilbud akseptert og aktivert.

Opprette nytt tilbud

Tilbud kan opprettes på flere måter i XS Office.

Velg "Nytt tilbud" fra verktøylinjen på siden Handel - Tilbud.
Velg "Tilbud" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
Velg pluss-ikonet i startsideelementene for tilbud.
Bruk hurtigtasten for tilbud. Se oversikt over hurtigtaster under "Funksjoner"-menyen på verktøylinjen i XS Office.

Advarsel om kreditt

Dersom du forsøker å opprette et tilbud mot en kunde som oppfyller minst ett av kriteriene under, vil du få opp en meldingsboks med informasjon om kundens kredittverdighet.

Valget "Kreditt innvilget" er slått av.
Valget "Kredittverdighet" er satt til "B" eller "C".
Det er lagt inn en kredittgrense for kunden.

Alle disse kriteriene finner du på fanekortet "Økonomi" på kundekortet. Advarselen inneholder kredittrating, fritekstnotat for kundens kredittverdighet, en eventuell kredittgrense samt om kunden har betalingsanmerkninger.

Oversikt over tilbudsvinduet

Tilbudsvinduet er inndelt i flere fanekort der kun det første er synlig når tilbudet opprettes.

Fanekort "Tilbud"

Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i tilbudet.
Kunde: Firma som skal motta tilbudet.
Deres ref.: Kontaktperson i firma som skal motta tilbudet.
Vår ref: Ansatt som er angitt som "vår ref" for tilbud.
Selger: Ansatt som er ansvarlig for tilbudet. Salgsregion og avdeling for denne selgeren bestemmer hvilken salgsregion og avdeling tilbudet vil fremkomme under i statistikker.
Tilbudsdato: Dato for sending av tilbud.
Utløpsdato: Dato for akseptfrist for tilbud.
Leveringsdato: Anslått leveringsdato for en evnetuell ordre fra tilbudet.
Akseptdato: Dato tilbudet ble akseptert.
Prosjekt: Angir eventuelt prosjekt som tilbudet tilhører eller er relatert til.
Forhandler: Angir eventuelt forhandler som er kilde for tilbudet.
Forhandlerkode: Angir eventuelt forhandlerkode som identifiserer forhandleren.
Kampanje: Angir eventuell kampanje som tilbudet er knyttet til.
Kampanjekode: Angir eventuell kampanjekode som identifiserer kampanjen.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen. Vises kun etter oppretting av tilbudet.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen. Vises kun etter oppretting av tilbudet.
Referanse: Angir en eventuell referansetekst eller referansenummer knyttet til tilbudet. Brukes som oftest hvis kunden krever spesiell merking på tilbud og salgsordrer. Referanseteksten kan hentes direkte fra tilknyttet "Deres ref". Se feltet "Ordrereferanse" for kontaktpersoner.
Status: Tilbudets status, symboliseres som flagg med ulike farger i lister.
Detaljnivå: Angir hvordan varelinjene i tilbudet skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i tilbud (se under).
Merverdiavgift: Om merverdiavgift skal følge merverdiavgift angitt for varelinjer eller overstyres for hele tilbudet, brukes for eksempel ved eksport.
Øreavrunding: Brukes for å angi en eventuell regel for avrunding av tilbudssummen inkl. mva.
Språk: Angir hvilket språk som skal benyttes i tilbudsdokumentet. Merk at språket i tilbudsdokumentet ikke er knyttet til språket du benytter i XS Office.
Skrifttype: Angir hvilken skrifttype (font) som skal benyttes i tilbudsteksten i tilbudsdokumentet.
Valuta: Angir valuta (myntenhet) for tilbudet.
Legg ved betingelser: Angir om standard salgsbetingelser skal vedlegges tilbudsdokumentet.
Inkluder håndsignatur: Om selgerens innskannede håndsignatur skal legges ved i tilbudsdokumentet. Se Min side - Min håndsignatur for informasjon om hvordan du legger inn din signatur.
Revisjonsnr: Angir revisjonsnr (versjon for tilbud). Bruk pluss- og minussymbolet for å øke/minske versjonsnummer.
Fraktbetingelser: Angir valgte fraktbetingelser som skal gjelde for tilbudet. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Fraktbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Betalingsbetingelser: Angir valgte betalingsbetingelser som skal gjelde for tilbudet. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Betalingsbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
Salgsregion: Angir salgsregion som tilbudets selger er tilknyttet.
Ordrenr: Angir salgsordrenummer dersom tilbudet er aktivert.
Fakturanr: Angir nummer for faktura hvis aktivert salgsordre er fakturert.
Kreditnotanr: Angir nummer for kreditnota hvis aktivert salgsordre er fakturert og kreditert.
Sum tilbudslinjer: Viser summering av tilbudslinjer (ikke opsjoner) med eventuelle rabatter eks. mva.
Frakt: Viser fraktpris eks. mva.
Fakturagebyr: Viser fakturagebyr (eller annen ekspedisjonsavgift som angitt i betalingsbetingelser) eks. mva.
Beløp eks. mva: Viser totalsum for tilbud eks. mva.
Grunnlag avgiftsfritt: Viser andelen av tilbudssummen eks. mva angitt som avgiftsfri.
Grunnlag lav mva: Viser andelen av tilbudssummen eks. mva med lav mva-sats.
Grunnlag mid mva: Viser andelen av tilbudssummen eks. mva med middels mva-sats.
Grunnlag høy mva: Viser andelen av tilbudssummen eks. mva med høy mva-sats.
Sum mva: Viser sum av utregnet mva (alle mva-satser) for tilbudet.
Beløp inkl. mva: Viser totalsum for tilbud inklusiv mva.
Øreavrunding: Viser eventuell øreavrunding av totalsum for tilbud inklusiv mva.
Tilbudssum: Viser totalsum for tilbud inklusiv mva og eventuell øreavrunding.
Sum opsjoner eks. mva: Viser totalsum for tilbudslinjer angitt som opsjon (inngår ikke i tilbudssum) eks. mva.
Sum opsjoner inkl. mva: Viser totalsum for tilbudslinjer angitt som opsjon (inngår ikke i tilbudssum) inklusiv mva.
Tilbudstekst: Følgeteksten som vil komme først i tilbudet (før varelinjene).

"Tilbudslinjer" under fanekort "Tilbud"

Et tilbud kan inneholde varelinjer, fritekstlinjer, fraktbetingelser og betalingsbetingelser. Fraktbetingelser og betalingsbetingelser er spesielle varelinjer som håndteres via egne verktøylinjeknapper. Følgende informasjon vises i listen over tilbudslinjer:

#: Nummerering av varelinjer, blyantsymbol for fritekstlinjer, konvolutt for fraktbetingelser, myntstabel for betalingsbetingelser.
Beskrivelse: Produktnavn for tilbudslinjen.
Antall: Antall enheter av produktet kunden skal tilbys.
Enhetspris: Tilbudspris per enhet, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
Rabatt 1: Prosentvis rabatt per enhet. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Rabatt 2: Kontantrabatt for hele varelinjen. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
Linjesum: Sum for varelinjen eks. mva.
Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntekten. I handelsbedrifter kalles dette ofte avanse eller bruttofortjeneste.
Dekningsgrad (DG%): Dekningsbidrag i prosent av salgspris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av salgsinntektene som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.
MVA: Mva-sats for varelinjen, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.

Legge til tilbudslinjer

Etter at tilbudet er opprettet, legger du til tilbudslinjer ved å velge "Ny tilbudslinje" nederst på fanekortet "Tilbud".

Et tilbud kan inneholde ubegrenset antall tilbudslinjer. Tilbudslinjene kan flyttes opp og ned i tilbudet med pilsymbolene til høyre i listen over tilbudslinjer.

Innfyllingsfelter for tilbudslinjer (varelinjer i tilbudet)

Produkt: Angir produkt fra produktregisteret som inngår i tilbudslinje. Produktnavn, beskrivelse, merverdiavgift, enhetspris, kostpris og prosentrabatt vil automatisk hentes når du velger et produkt fra produktregisteret.
Produktnavn: Angir navn på produkt i tilbudslinje. Vil fremkomme på linje 1 i tilbudsdokumentets tilbudslinjer.
Beskrivelse: Angir beskrivelse av produkt i tilbudslinje. Vil fremkomme på linje 2 i tilbudsdokumentets tilbudslinjer.
Merverdiavgift: Angir sats for merverdiavgift tilknyttet tilbudslinje.
Salgskonto: Angir eventuell egendefinert salgskonto for regnskap knyttet til tilbudslinje. Dersom det ikke legges inn salgskonto, vil verdiene angitt under "Admin - Globale innstillinger" seksjon "Regnskap" benyttes.
Antall: Angir ønsket antall av produkt i tilbudslinje.
Enhetspris: Angir pris per enhet for produkt i varelinje (hentes fra produktregister ved valg av produkt i tilbudslinje).
Kostpris: Angir kostpris for produkt i varelinje (hentes fra produktregister som "innkjøpspris + tilvirkelseskost" ved valg av produkt i tilbudslinje).
Prosentrabatt: Angir prosentrabatt for varelinje (hentes hvis definert fra Handel - Rabattlister ved valg av produkt i tilbudslinje).
Kontantrabatt: Angir kontantrabatt for varelinje (beløp som trekkes fra tilbudslinjesum etter eventuell prosentrabatt, er uavhengig av antall i tilbudslinje).
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Beløp eks. mva: Summering av tilbudslinje eks. mva.
Dekningsbidrag: Differansen mellom salgspris og kostpris for tilbudslinjen eks. mva. Dekningsbidraget skal dekke de faste kostnadene som ikke er direkte knyttet til den aktuelle tilbudslinjen.
Dekningsgrad: Angir dekningsbidrag i prosent av salgspris.
Sum rabatt: Angir sum av rabatter eks. mva for tilbudslinje.
Beløp inkl. mva: Summering av tilbudslinje inkl. mva.

Legge til fritekstlinjer

Et tilbud kan i tillegg til varelinjer inneholde fritekstlinjer. En fritekstlinje brukes for å lage kommentarer eller overskrifter mellom tilbudslinjene. Fritekstlinjene kan defineres med uthevet og/eller kursiv skrift. Fritekstlinjer legges til ved å velge "Ny fritekstlinje" nederst på fanekortet "Tilbud".

Et tilbud kan inneholde ubegrenset antall fritekstlinjer. Fritekstlinjer kan flyttes opp og ned i tilbudet med pilsymbolene til høyre i listen over tilbudslinjer.

Innfyllingsfelter for fritekstlinjer

Tekst: Angir innhold i fritekstlinje.
Uthevet: Angir om fritekstlinje skal vises med uthevet tekst i tilbudsdokumentet.
Kursiv: Angir om fritekstlinje skal vises med kursiv (skråstilt) tekst i tilbudsdokumentet.
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.

Innfyllingsfelter for fraktbetingelser

Etter at tilbudet er opprettet, kan du angi fraktbetingelser ved å velge "Fraktbetingelser" nederst på fanekortet "Tilbud".

Fraktmetode: Angir fraktmetode fra Handel - Fraktbetingelser. Frakttekst, merverdiavgift og pris vil automatisk hentes når du velger fraktmetode.
Frakttekst: Angir beskrivelse av frakt for tilbudet. Vil fremkomme i informasjonsboks i tilbudet.
Merverdiavgift: Angir sats for merverdiavgift tilknyttet fraktbetingelsen.
Salgskonto: Angir eventuell egendefinert salgskonto for regnskap knyttet til fraktbetingelsen. Dersom det ikke legges inn salgskonto, vil verdiene angitt under "Admin - Globale innstillinger" seksjon "Regnskap" benyttes.
Pris: Angir pris for frakt (hentes automatisk ved valg av fraktmetode, se over).
Prosentrabatt: Angir prosentrabatt for frakt.
Kontantrabatt: Angir kontantrabatt for frakt (beløp som trekkes fra fraktsum etter eventuell prosentrabatt).
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Beløp eks. mva: Fraktsum eks. mva.
Sum rabatt: Angir sum av rabatter eks. mva for frakt.
Beløp inkl. mva: Fraktsum inklusiv mva.

Innfyllingsfelter for betalingsbetingelser

Etter at tilbudet er opprettet, kan du angi betalingsbetingelser ved å velge "Betalingsbetingelser" nederst på fanekortet "Tilbud".

Betalingsform: Angir betingelser fra Handel - Betalingsbetingelser. Betalingstekst, gebyrtekst, merverdiavgift og pris vil automatisk hentes når du velger betalingsform.
Betalingstekst: Angir beskrivelse av betalingsbetingelser for tilbudet. Vil fremkomme i informasjonsboks i tilbudet.
Merverdiavgift: Angir sats for merverdiavgift tilknyttet betalingsbetingelsen.
Salgskonto: Angir eventuell egendefinert salgskonto for regnskap knyttet til betalingsbetingelsen. Dersom det ikke legges inn salgskonto, vil verdiene angitt under "Admin - Globale innstillinger" seksjon "Regnskap" benyttes.
Gebyrtekst: Angir tekst for ekspedisjonsgebyr som vises i summering av tilbudet. Vil vises som "Fakturagebyr" dersom ikke egendefinert gebyrtekst er lagt inn.
Pris: Angir pris for gebyr (hentes automatisk ved valg av betalingsform, se over).
Prosentrabatt: Angir prosentrabatt for gebyr.
Kontantrabatt: Angir kontantrabatt for gebyr (beløp som trekkes fra gebyrsum etter eventuell prosentrabatt).
Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Beløp eks. mva: Gebyr eks. mva.
Sum rabatt: Angir sum av rabatter eks. mva for gebyr.
Beløp inkl. mva: Gebyr inklusiv mva.

Fanekort "Adresser"

Leveringsadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for leveringsadresse.
Fakturaadresse: Adresse, postnummer, poststed og land for fakturaadresse.

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til tilbudet. Disse notatene vil aldri sendes med i tilbudsdokumentene.

Fanekort "Vedlegg"

Angir eventuelle ekstra filvedlegg som skal vedlegges tilbudet når det sendes via e-post.

Fanekort "Arkiv"

Hver gang tilbudet sendes på e-post lagres det en kopi i arkivet. Kopien inneholder bl.a. tidspunkt og hvilken e-postadresse tilbudet ble sendt til. Det opprettes også en kopi når tilbudet konverteres til en salgsordre.

Fanekort "Forhåndsvisning"

Viser en prøvevisning av tilbudet i PDF-format.

Fanekort "Salgsordre"

Gir mulighet for å vise salgsordre hvis tilbudet er aktivert og konvertert til en salgsordre.

Fanekort "Faktura"

Gir mulighet for å vise fakturadetaljer hvis tilhørende salgsordre er fakturert.

Fanekort "Kreditnota"

Gir mulighet for å vise kreditnotadetaljer hvis tilhørende salgsordre er kreditert.

Firmaopplysninger i tilbud

Tilbudene inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme i tilbudsdokumentene. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Admin - Organisasjonsfakta.

Sende tilbud

XS Office har en integrert funksjon for å sende tilbud via e-post til kunder. Funksjonen aktiveres ved å klikke på knappen "Send tilbud" fra selve tilbudet. Da vil XS Office vise et standard e-postvindu med ferdigutfylt informasjon. Mottaker er satt til e-postadressen til "Deres ref" i tilbudet, kopimottakere og blindkopimottakere er satt til verdier angitt under Admin - Globale innstillinger (hvis definert). E-posten er koblet mot kunden og selve tilbudet er lagt ved som filvedlegg i PDF-format. I tillegg er emne og meldingstekst for e-postmeldingen ferdigutfylt hvis du har angitt standardverdier for dette. Se under.

Etter at e-posten er sendt, vil en kopi av tilbudet lagres under "Arkiv"-fanen slik at det er enkelt å finne tilbake til tidligere sendte tilbud og versjoner.

Sende tilbud uten mva

Hvis ønskelig kan du angi at summering i PDF-filer for tilbud kun skal vise sum uten mva. Se Admin - Globale innstillinger.

E-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Du kan angi standardverdier for e-postemne og e-posttekst under Admin - Globale innstillinger. Her kan du angi hvilken som helst tekst, og teksten kan også inneholde én eller flere av spesialfeltene under.

@ID@	Tilbudsnummer.
@SUBJECT@	Tilbudets emne.
@DATE@	Tilbudsdato.
@REVISION@	Revisjonsnummer for tilbud.
@DATEEXPIRES@	Utløpsdato for tilbud (gyldig t.o.m.).
@DATEOFDELIVERY@	Antatt leveringsdato.
@QUOTEREFERENCE@	Tilbudets referansekode.
@COMPANYNAME@	Kundens navn.
@YOURREF@	"Deres ref." for tilbudet.
@OURREF@	"Vår ref." for tilbudet.
@SUMTOTAL@	Tilbudssum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@	Tilbudssum eksklusiv merverdiavgift.
@TAXNONE@	Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av tilbudet.
@TAXLOW@	Grunnlagssum for del av tilbudet med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@	Grunnlagssum for del av tilbudet med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@	Grunnlagssum for del av tilbudet med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@	Totalsum merverdiavgift for tilbudet.
@CURRENCY@	Tilbudets valuta.
@INVOICEADDRESS@	Fakturaadresse.
@DELIVERYADDRESS@	Leveringsadresse.
@PROJECTID@	Prosjekt-ID for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTCODE@	Prosjektkode for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTNAME@	Navn på tilknyttet prosjekt.

Eksempler for e-postemne

Tilbud @ID@: @SUBJECT@
Tilbud @ID@ (tilbudsdato @DATE@, sum @SUMTOTAL@)

Eksempel for e-posttekst

Hvis du ønsker å benytte teksten under som basis, kan du kopiere denne og lime den inn i verdifeltet for den tilhørende globale innstillingen.

Du har mottatt et tilbud pålydende @SUMTOTAL@. Se vedlegg for detaljer.

Tilbudsnr:         @ID@

Emne:              @SUBJECT@

Sum eks.mva:       @SUMEXCLTAX@ @CURRENCY@

Sum inkl.mva:      @SUMTOTAL@ @CURRENCY@

Tilbudsdato:       @DATE@

Utløpsdato:        @DATEEXPIRES@

Leveringsdato:     @DATEOFDELIVERY@

Revisjonsnr:       @REVISION@

Deres ref.:        @YOURREF@

Vår ref.:          @OURREF@

Tilbudsreferanse:  @QUOTEREFERENCE@

Skrive ut tilbud

Tilbudet produseres som et standard PDF-dokument. Dette dokumentet kan vises på skjerm, skrives ut eller lagres til harddisk fra fanekortet "Forhåndsvisning" eller via knappene "Eksporter" eller "Send".

Lage kopi av tilbud

Åpne tilbudet du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" i knapperaden øverst. Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet et nytt tilbud i tilbudslista. Dette tilbudet vil være en eksakt kopi av det opprinnelige tilbudet med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Dette tilbudet kan nå brukes på samme måte som om det var opprettet manuelt - det har ingen koblinger mot det opprinnelige tilbudet.

Aktivere tilbud (lage salgsordre)

Hvis tilbudet aksepteres av kunden, kan du velge knappen "Lag ordre" for å aktivere tilbudet og opprette en salgsordre basert på tilbudet. I dialogboksen som kommer frem kan du velge å markere tilbudet som akseptert samt lukke salgsmuligheten hvis tilbudet var generert fra en salgsmulighet.

Filtrere tilbud

Listen over tilbud kan enkelt filtreres på status, ansatt og år. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere tilbud basert på hvem som er ansvarlig for dem (vår ref.), velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Alle: Viser alle oppføringer.
Mine: Viser kun oppføringer du selv er "Vår ref" for.
Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er "Vår ref" for.
Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Filtrering etter status

For å vise kun tilbud med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:

Alle: Viser alle oppføringer uavhengig av status.
Sendt: Viser kun tilbud som er markert som sendt til kunden.
Akseptert: Viser kun tilbud som er markert som akseptert.
Avslått: Viser kun tilbud som er markert som markert som avslått (tapt).
Ikke aktivert: Viser kun tilbud som ikke er aktivert (konvertert til salgsordre) eller markert som avslått (tapt).
Aktivert: Viser kun tilbud som er aktivert (konvertert til salgsordre).
Ikke levert: Viser kun tilbud som ikke er markert som levert.
Levert: Viser kun tilbud som er markert som levert.
Levert, ikke aktivert: Viser kun tilbud som er markert som levert, men ikke aktivert (konvertert til salgsordre).
Fakturert: Viser kun tilbud som er fakturert eller kreditert.
Kreditert: Viser kun krediterte tilbud.
Fremtidige: Viser kun tilbud med fremtidig tilbudsdato.
Forfalt: Viser kun tilbud med overskredet utløpsdato uten at de er aktivert eller kansellert.
Kansellert: Viser kun tilbud som er markert som kansellert.

Hvis ønskelig kan visningen "Ikke aktiverte" settes som standardvisning. Se Admin - Globale innstillinger.

Filtrering etter år

Du kan hvis ønskelig vise tilbud knyttet til et spesielt årstall. Dette gjør du ved å velge fra rullegardinmenyen "År" på verktøylinjen. Hvis ønskelig kan kun inneværende år være standardvisningen. Se "Vis kun inneværende år som standard" i kategori "Handel" under Admin - Globale innstillinger.

Søk i tilbudslisten

Tilbudslisten kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

Emne: Viser tilbud med tilbudsemne som inneholder angitt tekst.
Tilbudstekst: Viser tilbud med tilbudstekst som inneholder angitt tekst.
Internt notat: Viser tilbud med internt notat som inneholder angitt tekst.
Fritekst: Viser tilbud med tilbudsemne, tilbudstekst og/eller internt notat som inneholder angitt tekst.
Firma: Viser tilbud for en bestemt kunde.
Deres ref: Viser tilbud som er knyttet til en bestemt kontaktperson (som Deres ref.).
Prosjekt: Viser tilbud som er knyttet til et bestemt prosjekt.
Produkt: Viser tilbud som har tilbudslinjer som inneholder et bestemt produkt.
Kampanje: Viser tilbud som er knyttet til en bestemt kampanje.
Kampanjekode: Viser tilbud med kampanjekode som inneholder angitt tekst.
Forhandler: Viser tilbud som er knyttet til en bestemt forhandler.
Forhandlerkode: Viser tilbud med forhandlerkode som inneholder angitt tekst.

Kolonne 2

Beløp eks. mva: Viser tilbud med en sum eks. mva i egen valuta som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Beløp inkl. mva: Viser tilbud med en sum inkl. mva i egen valuta som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Tilbudsnr: Viser tilbud med tilbudnummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Ordrenr: Viser tilbud med tilhørende ordrenummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Fakturanr: Viser tilbud med tilhørende fakturanummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Revisjonsnr: Viser tilbud med revisjonsnummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall tilbudslinjer: Viser tilbud med antall tilbudslinjer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Antall vedlegg: Viser tilbud med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
Detaljnivå: Viser kun tilbud med en angitt detaljgrad for tilbudslinjene.
Salgsmulighet: Viser kun tilbud som er opprettet fra salgsmulighet eller ikke.
Språk: Viser kun tilbud med et angitt språk i tilbudsdokumentet.
Referanse: Viser tilbud med tilbudsreferanse som inneholder angitt tekst.

Kolonne 3

Egen valuta: Gir mulighet for å vise kun tilbud i fremmed valuta eller kun tilbud i egen valuta.
Valuta: Gir mulighet for å vise tilbud med en bestemt valuta.
Vår ref: Viser tilbud som har en bestemt ansatt som Vår ref.
Selger: Viser tilbud som har en bestemt ansatt angitt som selger.
Opprettet av: Viser tilbud som er opprettet av en bestemt ansatt.
Endret av: Viser tilbud som er sist endret av en bestemt ansatt.
Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at et tilbud må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i tilbudslisten.

Tilbud kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Søk med jokertegn

Merk at du kan bruke jokertegnet % for å finne oppføringer som starter eller slutter med et søkebegrep. Hvis du søker etter AS%, vil du få alle oppføringer som starter med teksten AS. Dersom du søker etter %AS, vil du få alle oppføringer som slutter med teksten AS. Når du søker uten % (som i AS), vil du få alle oppføringer som inneholder teksten AS. Nederst i listen finner du en rekke med bokstavknapper som gjør at du raskt kan søke basert på forbokstav via et enkelt klikk.

Analysere tilbud

Nederst i lista finnes egne rader med fargekoding for summering av utvalget som vises. Liste over tilbud til hver kunde vil også vises på "Salg"-fanen på hver enkelt kundes kundekort. Kundekortet kan du enkelt åpne ved å klikke på firmanavnet i salgsordrelisten. Se for øvrig CRM - Firmaer.

For utvidet analyse av tilbud til kunder, se Handel - Rapporter.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til CSV-fil

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til en CSV-fil via CSV-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Nummerserie for tilbud

Tilbud vil automatisk tildeles tilbudsnummer av XS Office. Tilbudsnummer vil alltid øke med én for hvert nytt tilbud som produseres.

Som standard vil tilbud nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.

Handel - Tilbud