Handel - Abonnementer

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.3 Handel - Abonnementer

Merk: Abonnementsfakturering i XS Office krever at du har Invoicing Edition eller Enterprise Edition samt tilleggsproduktet Subscription Billing.

Introduksjon

Med abonnementsfaktureringen i XS Office har du mulighet til å opprette automatiserte mønstre for fakturering av kunder. Hvert abonnement kan ha et fritt valgt antall abonnenter og varelinjer. Registrering av varelinjer for abonnementene skjer på samme måte som vanlig ordreregistrering i XS Office. Du kan angi avslutningskriterie for abonnementet basert på fast sluttdato, sluttdato for hver abonnent eller antall repetisjoner for hver abonnent.

Du kan for hvert abonnement angi om abonnementet skal produsere redigerbare salgsordrer eller ferdige fakturaer. Salgsdokumentene (salgsordrer og fakturaer) vil produseres fortløpende av XS Office og du kan velge om hver enkelt abonnent skal få ordrebekreftelse eller faktura automatisk tilsendt på e-post.

Navn, adresser og e-postadresser for abonnentene hentes automatisk fra firmakortene på fakturadato. Dette betyr at en endret fakturaadresse på firmakortet automatisk vil gjenspeiles i neste faktura til kunden.

Varelinjene i abonnementet kan enten være låste i mengde, pris og rabatter eller de kan ha dynamisk innhold avhengig av hvilken abonnent som faktureres. Dette gjør at automatiserte løsninger for følgende problemstillinger enkelt kan settes opp:
  • Problem 1: Antallet i alle varelinjer skal gjenspeile aktive brukere hos hver enkelt kunde: Løsning: "Fastlåst antall" angis som deaktivert for alle varelinjer. Antallet i hver varelinje settes til det ønskede antall enheter per bruker. For hver abonnent settes antallsfaktoren lik aktive brukere hos kunden.
  • Problem 2: Antallet i kun én varelinje skal gjenspeile ansatte hos hver enkelt kunde: Løsning: "Fastlåst antall" angis som deaktivert for den aktuelle varelinjen og aktiv for alle andre varelinjer. Antallet i den aktuelle varelinjen settes til verdien 1. For hver abonnent settes antallsfaktoren lik antall ansatte.
  • Problem 3: En spesiell abonnent skal ha 20% rabatt på hele abonnementet: Løsning: "Fastlåst prosentrabatt" angis som deaktivert for alle varelinjer. Prosentrabatt settes til verdien 20 for den aktuelle abonnenten.
  • Problem 4: En spesiell abonnent skal ha 100 kr i rabatt på varelinje 1: Løsning: "Fastlåst kontantrabatt" angis som deaktivert på varelinje 1 og aktiv for alle andre varelinjer. Kontantrabatt settes til verdien 100 for den aktuelle abonnenten.
  • Problem 5: En spesiell abonnent skal ikke ha varelinje 2: Løsning: "Fastlåst antall" angis som deaktivert for varelinje 2 og aktiv for alle andre varelinjer. Antallsfaktor settes til verdien 0 for den aktuelle abonnenten.
  • Problem 6: En spesiell abonnent skal ha 10 enheter av varelinje 3: Løsning: "Fastlåst antall" angis som deaktivert for varelinje 3 og aktiv for alle andre varelinjer. Antallsfaktor settes til verdien 10/x (der x = antallet i varelinjen) for den aktuelle abonnenten.
  • Problem 7: En spesiell abonnent skal ikke ha fakturagebyr: Løsning: "Fastlåst pris" angis som deaktivert i betalingsbetingelsene for abonnementet og aktiv for alle varelinjer. "Spesiell enhetspris" settes til verdien 0 for den aktuelle abonnenten.
  • Problem 8: En spesiell abonnent skal ikke betale merverdiavgift (varen/tjenesten skal benyttes på f.eks. Svalbard): Løsning: Avkrysningsboks "Overstyring MVA" for den aktuelle abonnenten settes til "Eksport (avgiftsfritt)".

Tidspunkt for ordreprosessering/fakturering

Alle aktive abonnementer vil prosesseres hver dag kl. 08.00. På dette tidspunktet vil også automatisk e-postutsendelse av ordrebekreftelse/faktura utføres hvis abonnentet er satt opp til dette og abonnentene har en e-postadresse.

Deaktiverte abonnementer

Deaktiverte abonnementer vises med grå bakgrunnsfarge i listen. Disse vil ikke produsere salgsordrer og fakturaer eller sende noe til kundene. Alle nyopprettede abonnementer er deaktiverte og må aktiveres/startes manuelt.

Starte abonnementer

For å aktivere/starte et abonnement, må du først legge til abonnenter og varelinjer. Et abonnement må ha minst én aktiv abonnent og én varelinje for å kunne startes. Deretter kan du velge "Start abonnement" fra verktøylinjen når du har åpnet et abonnement. Vær oppmerksom på at et startet abonnement vil kunne produsere salgsordrer/fakturaer/e-postmeldinger kl. 08.00. Det er derfor viktig at du har verifisert at alt er korrekt før du starter et abonnement. Du vil få opp en dialogboks med en oppsummering når du forsøker å starte et abonnement. Hvis noe er feil, kan du enkelt avbryte prosessen her.

Kriterier for abonnementskjøring

Kriteriene for at et abonnement skal produsere en salgsordre (og evt. faktura) for en gitt abonnent er:
  1. Abonnementet er aktivt.
  2. Abonnementsfrekvensen er aktiv.
  3. Beregnet kjøredato for abonnementsfrekvensen er dagens dato.
  4. Tidspunktet på dagen tilsvarer abonnementkjøringstidspunktet. Merk at det kan ta noen minutter før kjøringen er gjennomført.
  5. Abonnenten er aktiv.
  6. Firmaet som er knyttet mot abonnenten finnes.
  7. Firmaet som er knyttet mot abonnenten er aktivt.
  8. Antallet ordrelinjer i abonnementet er større enn 0.

Prøvegenerering av ordrebekreftelse/faktura

Når du jobber med abonnementer er det viktig å kunne forhåndsvise hvordan en ordrebekreftelse eller faktura vil se ut for abonnenten. Du har muligheten til å simulere dette på følgende måter:
  • Ved å åpne fanekort "Forhåndsvis ordrebekreftelse". Her vil fiktive kundedata benyttes.
  • Ved å åpne fanekort "Forhåndsvis faktura". Her vil fiktive kundedata benyttes.
  • Ved å velge "Skriv ut prøvefaktura" fra fanekort "Abonnement". Her vil fiktive kundedata benyttes.
  • Ved å velge "Send prøvefaktura" fra fanekort "Abonnement". Dette vil også vise hvordan e-postmeldinger vil se ut. Her vil fiktive kundedata benyttes.
  • Ved å velge "Skriv ut prøveordre" fra fanekort "Abonnement". Her vil fiktive kundedata benyttes.
  • Ved å velge "Send prøveordre" fra fanekort "Abonnement". Dette vil også vise hvordan e-postmeldinger vil se ut. Her vil fiktive kundedata benyttes.
  • Ved å klikke på PDF-symbolet i kolonne for prøvevisning av ordrebekreftelse til høyre i liste på fanekort "Abonnenter". Her vil konkrete abonnentdata benyttes for en eksakt simulering.
  • Ved å klikke på PDF-symbolet i kolonne for prøvevisning av faktura til høyre i liste på fanekort "Abonnenter". Her vil konkrete abonnentdata benyttes for en eksakt simulering.

Legge til abonnenter i abonnementet

Du kan enten legge til én og én abonnent (= firmaoppføring med eller uten kontaktperson) eller legge til mange abonnenter samtidig basert på utvalgskriterier. Se fanekort "Abonnenter" under.

Felter i abonnementsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i abonnementsoversikten (Handel - Abonnementer).
  • ID: Abonnementsnummer. Klikk for å åpne abonnementet.
  • Emne: Emne for abonnement. Klikk for å åpne abonnementet.
  • Repetisjonsmønster: Angir en oppsummering av innstillingene for repetisjon.
  • Neste dato: Indikerer hvilken dato neste forekomst av repetisjonen vil inntreffe på.
  • Avslutning: Indikerer valgt avslutningskriterie for repetisjonen.
  • Sum eks. mva: Standard ordresum for abonnementet eksklusiv merverdiavgift.
  • Antall: Angir antall abonnenter/kunder som er tilknyttet abonnementet.
  • Aktive: Angir antall aktive abonnenter/kunder som er tilknyttet abonnementet.
  • Ordrer: Angir antallet salgsordrer som er produsert basert på dette abonnementet.
  • Første: Angir ordredato for første salgsordre produsert fra dette abonnementet. Ordrenummer i hinttekst.
  • Siste: Angir ordredato for seneste salgsordre produsert fra dette abonnementet. Ordrenummer i hinttekst.

Opprette et nytt abonnement

Nye abonnementer opprettes ved å velge "Nytt abonnement" fra verktøylinjen på siden Handel - Abonnementer. Når du oppretter et nytt abonnement, kan du velge å ta utgangspunkt i en eksisterende salgsordre eller en salgsordremal. Dette velger du fra verktøylinjen i vinduet for nytt abonnement.

Vindu for abonnementer

Fanekort "Ordregrunnlag"

Når du oppretter et nytt abonnement, møter du fanekortet "Ordregrunnlag". Prinsippet her er det samme som for manuelt opprettede salgsordrer. Her må du som minimum angi emne, "vår ref" og selger for abonnementet. Husk også å knytte abonnementet til en abonnementsfrekvens. Hvis du ikke gjør dette, vil abonnementet være inaktivt.
  • Emne: Kort tekst som fungerer som overskrift i ordrebekreftelser/fakturaer.
  • Vår ref: Angir den ansatte som vil fremkomme som referanseperson i ordrebekreftelser/fakturaer.
  • Selger: Angir den ansatte som vil fremstå som selger av salgsordren i rapporter.
  • Frekvens: Angir repetisjonsfrekvens for abonnementet. Etter opprettelse av abonnement er denne kun tilgjengelig fra fanekortet "Abonnement".
  • Prosjekt: Angir eventuelt prosjekt som abonnement tilhører eller er relatert til.
  • Forhandler: Angir eventuelt forhandler som er kilde for abonnementet.
  • Forhandlerkode: Angir eventuelt forhandlerkode som identifiserer forhandleren.
  • Kampanje: Angir eventuell kampanje som abonnementet er knyttet til.
  • Kampanjekode: Angir eventuell kampanjekode som identifiserer kampanjen.
  • Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen. Vises kun etter oppretting av abonnement.
  • Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen. Vises kun etter oppretting av abonnement.
  • Innbetalingskonto: Angir hvilket bankkontonummer tilhørende fakturaer skal betales til. Bankkontonumre administreres fra Admin - Organisasjonsfakta.
  • Detaljer i ordre: Angir hvordan varelinjene i ordrebekreftelse og faktura skal presenteres for kunden, Brukes bl.a. for å skjule enhetspriser i varelinjer.
  • Referanse: Angir en eventuell fast referansetekst knyttet til salgsordrer og fakturaer fra abonnementet.
  • Merverdiavgift: Om merverdiavgift skal følge merverdiavgift angitt for varelinjer eller overstyres for hele salgsordrer, brukes for eksempel ved eksport.
  • Øreavrunding: Brukes for å angi en eventuell regel for avrunding av ordresummen inkl. mva.
  • Språk: Angir hvilket språk som skal benyttes i ordrebekreftelser og fakturaer.
  • Skrifttype: Angir hvilken skrifttype (font) som skal benyttes i ordrebekreftelser og fakturaer.
  • Valuta: Angir valuta (myntenhet) for salgsordrer.
  • Legg ved betingelser: Angir om standard salgsbetingelser skal vedlegges ordrebekreftelser.
  • Fraktbetingelser: Angir valgte fraktbetingelser som skal gjelde for salgsordrer. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Fraktbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
  • Betalingsbetingelser: Angir valgte betalingsbetingelser som skal gjelde for salgsordrer. Disse standardvalgene kan opprettes fra Handel - Betalingsbetingelser. Standardverdi for hvert firma kan settes på Økonomi-fanen på firmakortene.
  • Betalingsform: Indikerer betalingsform for valgte betalingsbetingelser for salgsordrer. Kun tilgjengelig etter oppretting av salgsordre.
  • Ordretekst: Følgeteksten som vil komme først i ordrebekreftelser og fakturaer (før varelinjene).

"Ordrelinjer" under fanekort "Ordregrunnlag"

Velg "Ny ordrelinje" for å legge til en varelinje i abonnementet. Hvis du ønsker en linje med kun beskrivende tekst, velger du "Ny fritekstlinje". Fraktbetingelser og betalingsbetingelser er spesielle varelinjer som håndteres via egne verktøylinjeknapper. Egenskaper for ordrelinjer:
  • Katalogprodukt: Evt. standardprodukt ordrelinjen er opprettet fra.
  • Produktnavn: Navn på produkt, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Denne teksten vil komme på linje 1 i ordrelinjen.
  • Beskrivelse: Evt. fritekstbeskrivelse for ordrelinjen. Denne teksten vil komme på linje 2 i ordrelinjen.
  • Merverdiavgift: Angir mva-sats for varelinjen, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
  • Salgskonto: Angir salgskonto i økonomisystemets kontoplan for salg av dette produktet.
  • Antall: Antall enheter i ordrelinjen.
  • Enhetspris: Pris per enhet, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges.
  • Kostpris: Ordrelinjens internkost per enhet, normal innkjøpspris + tilvirkelseskost, vil hentes fra produktregister hvis et standardprodukt velges. Brukes for å beregne dekningsbidrag og dekningsgrad for ordrelinjen og for salgsordren som helhet.
  • Prosentrabatt: Angir prosentvis rabatt per enhet. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
  • Kontantrabatt: Angir en kontantrabatt for hele ordrelinjen. Dekningsbidrag og dekningsbidrag vil påvirkes ved bruk av rabatt.
  • Sum: Angir sum for ordrelinjen eks. mva.
  • Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntekten. I handelsbedrifter kalles dette ofte avanse eller bruttofortjeneste.
  • Dekningsgrad: Dekningsbidrag i prosent av salgspris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av salgsinntektene som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.
  • Sum inkl. mva: Angir sum for ordrelinjen inkl. mva.
  • Fastlåst enhetspris: Angir hvis aktivert at enhetsprisen for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
  • Fastlåst antall: Angir hvis aktivert at antallet av denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
  • Fastlåst prosentrabatt: Angir hvis aktivert at prosentrabatten for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.
  • Fastlåst kontantrabatt: Angir hvis aktivert at kontantrabatten for denne ordrelinjen ikke skal kunne påvirkes av spesialverdi angitt for enkeltabonnenter i abonnementet.

Fanekort "Abonnement"

Etter at abonnementet er opprettet, vil fanekortet "Abonnement" være tilgjengelig. Her vil du finne en oppsummering av abonnementsdetaljer samt kunne angi spesielle egenskaper for abonnementet. Følgende innstillinger for abonnementet kan gjøres herfra:
  • Abonnementsfrekvens: Angir repetisjonsfrekvens for abonnementet. Dette bestemmer hvor ofte abonnementskjøringen for abonnementet vil utføres.
  • Ordrebehandlingssteg: Angir om abonnementskjøringer skal resultere i redigerbare salgsordrer eller ferdigbehandlede fakturaer.
  • Fakturaadresseformat: Angir hvordan fakturaadresse skal produseres for salgsdokumenter (salgsordrer/fakturaer) i abonnementet.
    • Krav (bruk fakturaadresse): Angir at en gyldig fakturaadresse på firmakortet er et krav for at en faktura skal produseres for abonnenten. For abonnenter med ugyldige fakturaadresser, vil det kun produseres salgsordrer.
    • Ikke krav (bruk hvis finnes): Angir at fakturaadresse på firmakortet benyttes hvis den finnes. Det vil produseres fakturaer uavhengig om fakturaadressen er angitt på firmakortet eller ikke.
    • Utelat fakturaadresse fra fakturaer: Brukes for å angi at adresser på firmakortet skal ignoreres og fakturaadresse utelates fra salgsdokumenter.
  • Leveringsadresseformat: Angir hvordan leveringsadresse skal produseres for salgsdokumenter (salgsordrer/fakturaer) i abonnementet.
    • Krav (bruk besøks-/fakturaadresse): Angir at en gyldig adresse på firmakortet er et krav for at en faktura skal produseres for abonnenten. Besøksadressen angitt på firmakortet benyttes hvis denne er gyldig (se under). Hvis ikke benyttes fakturaadressen fra firmakortet. For abonnenter med ugyldige adresser, vil det kun produseres salgsordrer.
    • Krav (bruk besøksadresse): Angir at en gyldig besøksadresse på firmakortet er et krav for at en faktura skal produseres. For abonnenter med ugyldig besøksadresse, vil det kun produseres salgsordrer.
    • Krav (bruk fakturaadresse): Angir at en gyldig fakturaadresse på firmakortet er et krav for at en faktura skal produseres. For abonnenter med ugyldig fakturaadresse, vil det kun produseres salgsordrer.
    • Ikke krav (besøks-/fakturaadresse): Angir at en gyldig adresse på firmakortet benyttes hvis den finnes. Besøksadressen angitt på firmakortet benyttes hvis denne er gyldig (se under). Hvis ikke benyttes fakturaadressen fra firmakortet. Det vil produseres fakturaer uavhengig om adressene er angitt på firmakortet eller ikke.
    • Ikke krav (besøksadresse): Angir at en gyldig besøksadresse på firmakortet benyttes hvis den finnes. Det vil produseres fakturaer uavhengig om besøksadressen er angitt på firmakortet eller ikke.
    • Ikke krav (fakturaadresse): Angir at en gyldig fakturaadresse på firmakortet benyttes hvis den finnes. Det vil produseres fakturaer uavhengig om fakturaadressen er angitt på firmakortet eller ikke.
    • Utelat leveringsadresse fra fakturaer: Brukes for å angi at adresser på firmakortet skal ignoreres og leveringsadresse utelates fra salgsdokumenter.
  • Fakturaformat innenlands: Angir hvordan girodel for fakturaer til innenlandske abonnenter skal se ut.
  • Fakturaformat utenlands: Angir hvordan girodel for fakturaer til utenlandske abonnenter skal se ut.
  • Forholdsvis fakturering: Angir hvordan første abonnementskjøring (delfakturering) for måneds- og årsabonnementer skal utføres. Se under.
  • Kredittid faktura:Angir hvor mange dagers kredittid abonnentene skal innvilges under abonnementskjøringen.
  • Leveringsdato:Angir hvordan leveransedato skal beregnes i forhold til ordredato under abonnementskjøringen. En tom verdi betyr at leveransedato utelates fra ordrebekreftelse/faktura.
  • Minimum fakturadager:Angir minimum antall faktureringsdager for delfakturering av første faktura ved måneds- og årsabonnementer. En tom verdi betyr at delfakturering ned til én enkeltdag aksepteres.
  • Spesialrabatt opphører:Brukes for å angi et eventuelt sluttkriterie for spesialrabatter angitt for enkeltabonnenter:
    • Aldri:Angir at spesialrabatter for enkeltabonnenter aldri skal opphøre.
    • Dato:Angir at spesialrabatter for enkeltabonnenter skal opphøre ved en angitt dato. Deretter vil rabatter være som angitt i varelinjene.
    • Etter antall:Angir at spesialrabatter for enkeltabonnenter skal opphøre etter et gitt antall abonnementskjøringer for hver abonnent. Deretter vil rabatter være som angitt i varelinjene.
  • Periode til slutt i emne:Angir om abonnementsperioden skal legges til automatisk til slutt i emnet for salgsordrer og fakturaer.
  • Periode til slutt i ordretekst:Angir om abonnementsperioden skal legges til automatisk på en egen linje i ordreteksten.
  • Oppdater lagerbeholdning:Angir om lagerbeholdning for lagerstyrte produkter i varelinjene skal oppdateres ved abonnementskjøring.
  • Samme firma flere ganger:Angir om samme firma skal kunne faktureres flere ganger i samme abonnement. Hvis deaktivert, vil kun første abonnentoppføring kjøres. De etterfølgende vil ignoreres.
  • Send via e-post til kunde:Angir om ordrebekreftelse eller faktura skal sendes automatisk til abonnentene via e-post. Dette kan også overstyres per abonnent.
  • Spesielt e-postemne:Angir eventuelt eget emne for e-postutsendelse av ordrebekreftelse/faktura.
  • Spesiell e-posttekst:Angir meldingstekst for e-postutsendelse av ordrebekreftelse/faktura.
  • E-postadresse avsender:Angir e-postadresse til avsender av ordrebekreftelse/faktura til abonnentene.
  • Navn avsender:Angir navn på avsender av ordrebekreftelse/faktura til abonnentene. Vil kunne vises istedenfor e-postadressen over hos mottakerne.
  • CC-mottakere:Angir kopimottakere (carbon-copy) av e-postutsendelse ordrebekreftelse/faktura.
  • BCC-mottakere:Angir blindkopimottakere (blind carbon-copy) av e-postutsendelse ordrebekreftelse/faktura.
  • Bruk KID i faktura:Angir om KID skal benyttes i produserte fakturaer. Krever KID-format (se under).
  • KID-format:Angir format ved bruk av KID i fakturaer. 5 til 8 etterfølgende forekomster av bokstaven "c" benyttes for kundenummer. 5 til 8 etterfølgende forekomster av bokstaven "i" benyttes for fakturanummer. Eksempler:
    • Format = cccccciiiiii, kundenr = 12345, fakturanummer = 98765
      KID = 012345098765 (+ett kontrollsiffer)
    • Format = 100iiiiiiiicccccccc, kundenr = 12345, fakturanummer = 98765
      KID = 1000009876500012345 (+ett kontrollsiffer)
  • Betalingsinfo faktura:Angir eventuell ekstra betalingsinfo for girodel i faktura. Benyttes oftest som alternativ hvis KID ikke er i bruk. 5 etterfølgende forekomster av bokstaven "c" benyttes for kundenummer. 5 etterfølgende forekomster av bokstaven "i" benyttes for fakturanummer. Eksempel:
    • Format = "Fakturanr. iiiiii, kundenr. cccccc", Kundenr = 12345, fakturanummer = 98765
      Resultat = "Fakturanr. 98765, kundenr. 12345"
  • Avslutning av abonnement:Angir et eventuelt eget kriterie for avslutning av abonnement.
    • Avslutning som i abonnementsfrekvens:Angir at abonnementet skal avsluttes som angitt i den tilknyttede abonnementsfrekvensen.
    • Dato:Angir en eventuell siste mulige ordredato for abonnementet.
    • Etter antall:Angir at abonnementet skal avsluttes etter et gitt antall abonnementskjøringer for hver abonnent.

Delfakturering av første periode

Ved måneds- og årsabonnement vil du kunne produsere en avregnet salgsordre. Følgende alternativer finnes for forholdsvis fakturering av første periode (angitt som "Forholdsvis fakturering" i fanekort "Abonnement").
  • Juster antall i første periode (standardvalg):Det produseres en salgsordre der antallet i hver ordrelinje avregnes i forhold til antall gjenstående dager før normal fakturering.
  • Juster pris i første periode:Det produseres en salgsordre der enhetspris i hver ordrelinje avregnes i forhold til antall gjenstående dager før normal fakturering.
  • Fakturer full periode også i delperiode:Det produseres en fullpris salgsordre også for delperioden.
  • Ignorer delfakturering:Ingen salgsordre produseres for dagene frem til første normale faktureringsdato.
Merk at forholdsvis fakturering ikke vil bli utført for abonnementer basert på dags- og ukesrepetisjoner. Forholdsvis fakturering vil utføres på første mulige faktureringstidspunkt etter opprettelse av abonnent (eventuelt på startdato for abonnent hvis angitt).

Fanekort "Abonnenter"

I dette fanekortet administrerer du abonnentene i abonnementet ditt. Her finner du en liste over alle abonnenter i abonnementet med nøkkelinformasjon om hver av dem. Dette inkluderer om noen av dem har overstyrte verdier for antall, pris, rabatt, mva og språk. Du kan også klikke på PDF-symboler for å utføre en prøvevisning av ordrebekreftelse eller faktura for en gitt abonnent. Hvis du ønsker å vise eller redigere egenskapene for en abonnent, klikker du på tallet i ID-feltet i listen. Du kan også klikke på firmanavn og "Deres ref"-navn for å åpne henholdsvis firmakort eller kontaktpersonkort. Egenskaper for en abonnent:
  • Abonnementsnummer:Angir ID for abonnementet som abonnenten er tilknyttet.
  • Emne:Angir emne for abonnementet som abonnenten er tilknyttet.
  • Kunde:Angir hvilket firma/kunde som er knyttet til abonnentoppføringen.
  • Deres ref:Angir hvilken kontaktperson som er knyttet til abonnentoppføringen.
  • E-postadresse:Angir beregnet e-postadresse ved automatiske utsendelser via e-post til denne abonnenten. Se nedenfor for hvordan denne beregnes.
  • Startdato:Angir en eventuell spesiell startdato for abonnenten i dette abonnementet. Hvis ikke angitt, vil abonnementen automatisk faktureres ved første anledning.
  • Sluttdato:Angir en eventuell spesiell siste mulige ordredato for abonnenten i dette abonnementet. Denne datoen vil overstyre en eventuell avslutningsdato for abonnentet eller abonnementsfrekvensen.
  • Antallsfaktor:Angir en eventuell spesiell faktor som vil ganges med antallet i hver varelinje i abonnementet som ikke er angitt med fastlåst antall. Varelinjer med fastlåst antall vil ikke påvirkes. Hvis antallet angitt i varelinjen er 10 og faktoren for abonnenten er 4, vil abonnentetn faktureres for 40 stk. Merk at faktoren ikke vil påvirke frakt- eller faktureringsgebyr.
  • Spesiell enhetspris:Angir en eventuell spesiell enhetspris som vil benyttes for alle varelinjer i abonnementet som ikke er angitt med fastlåst enhetspris. Varelinjer med fastlåst enhetspris vil ikke påvirkes. Merk at enhetsprisen ikke vil påvirke frakt- eller faktureringsgebyr.
  • Spesiell prosentrabatt:Angir en eventuell spesiell prosentrabatt som vil benyttes for alle varelinjer i abonnementet som ikke er angitt med fastlåst prosentrabatt. Varelinjer med fastlåst prosentrabatt vil ikke påvirkes. Merk at prosentrabatten ikke vil påvirke frakt- eller faktureringsgebyr.
  • Spesiell kontantrabatt:Angir en eventuell spesiell kontantrabatt som vil benyttes for alle varelinjer i abonnementet som ikke er angitt med fastlåst kontantrabatt. Varelinjer med fastlåst kontantrabatt vil ikke påvirkes. Merk at kontantrabatten ikke vil påvirke frakt- eller faktureringsgebyr.
  • Spesialrabatt opphører:Angir en eventuell dato der rabattene innvilget spesielt for denne abonnenten opphører. Etter denne datoen vil standardrabatten angitt for hver enkelt varelinje benyttes.
  • Overstyring MVA:Gir deg mulighet for å overstyre en abonnent slik at denne faktureres uten merverdiavgift. Kan f.eks. benyttes ved utenlandske abonnenter eller abonnenter på Svalbard.
  • Språk:Gir deg mulighet for å overstyre språk benyttet i ordrebekreftelse/faktura for en abonnent.
  • Send via e-post:Angir om denne abonnenten automatisk skal motta ordrebekreftelse/faktura via e-post eller ikke.
  • Aktiv:Angir om abonnenten er aktiv eller ikke. Kan benyttes for å "pause abonnementet" for en gitt abonnent. En inaktiv abonnent vil ikke forårsake produksjon av salgsordre/faktura ved abonnementskjøring.
  • Opprettet: Tidspunkt for opprettelse samt initialer for den som opprettet oppføringen.
  • Sist endret: Tidspunkt for siste lagring samt initialer for den som utførte lagringen.
Fanekortet "Historikk" for en abonnent angir en liste over alle salgsordrer som er produsert basert på denne abonnenten i dette abonnementet. Her kan du åpne og vise ordrebekreftelser og fakturaer for hver abonnementskjøring for denne abonnenten.

E-postadresse for abonnenter

E-postadresse for hver abonnent beregnes basert på den første gyldige e-postadressen funnet i henhold til rekkefølgen angitt under.
  1. "E-postadresse fakturaer" angitt på fanekortet "Økonomi" på firmakort for tilknyttet kunde.
  2. "E-post 1" angitt for kontaktperson hos kunden angitt som "Standard Deres ref".

Fanekort "Internt notat"

  • Fritekstfelt for interne notater knyttet til abonnementet. Disse notatene vil ikke sendes med i ordrebekreftelser eller fakturaer.

Fanekort "Vedlegg"

  • Angir eventuelle ekstra filvedlegg som skal vedlegges ordrebekreftelser/fakturaer når disse sendes via e-post.

Fanekort "Forhåndsvis ordrebekreftelse"

  • Viser en prøvevisning av ordrebekreftelser i PDF-format basert på abonnementet.

Fanekort "Forhåndsvis faktura"

  • Viser en prøvevisning av faktura i PDF-format basert på abonnementet.

Legge til varelinjer

Etter at abonnementet er opprettet, legger du til varelinjer ved å velge "Ny ordrelinje" nede på fanekortet "Ordregrunnlag". Et abonnement kan inneholde ubegrenset antall ordrelinjer. Ordrelinjene kan flyttes opp og ned i abonnementet med pilsymbolene til høyre i listen over ordrelinjer. Innfyllingsfeltene for ordrelinjene er beskrevet ovenfor (se "Ordrelinjer" under fanekort "Ordregrunnlag").

Legge til fritekstlinjer

Et abonnement kan i tillegg til varelinjer inneholde fritekstlinjer. En fritekstlinje brukes for å lage kommentarer eller overskrifter mellom ordrelinjene. Fritekstlinjene kan defineres med uthevet og/eller kursiv skrift. Fritekstlinjer legges til ved å velge "Ny fritekstlinje" nede på fanekortet "Ordregrunnlag".

Et abonnement kan inneholde ubegrenset antall fritekstlinjer. Fritekstlinjer kan flyttes opp og ned i abonnementet med pilsymbolene til høyre i listen over ordrelinjer.

Emne, ordretekst, e-postemne og e-posttekst med spesialfelter

Et abonnement kan inneholde dynamiske tekster som automatisk vil tilpasses hver enkelt ordreprosessering. Dette kalles for spesialfelter og kan brukes i følgende innfyllingsfelter for abonnementene:
  • Ordreemne
  • Ordretekst
  • E-postemne
  • E-posttekst
  • Ordrereferanse
Følgende spesialfelter er tilgjengelig:

@ID@Fakturanummer.
@INVOICEID@Fakturanummer.
@ORDERID@Salgsordrenummer.
@SUBJECT@Salgsordrens/fakturaens emne.
@PERIOD@Salgsordrens indeksnummer innenfor året samt årstall adskilt med mellomrom. Eksempel: "02 2012" = andre forekomst i år 2012.
@SUBJECTWITHPERIOD@En sammenstilling av @SUBJECT@ og @PERIOD@. Eksempel: "Super (02 2012)" = andre forekomst i år 2012 av abonnement med emne "Super".
@SUMTOTAL@Salgsordrens sum inklusiv merverdiavgift.
@SUMEXCLTAX@Salgsordrens sum eksklusiv merverdiavgift.
@DATE@Ordredato.
@DATEDUE@Forfallsdato for faktura.
@DATEOFDELIVERY@Leveringsdato.
@CID@Kundeidentifikasjonsnummer på faktura.
@ORDERREFERENCE@Ordrereferanse (fritekst).
@COMPANYNAME@Kundens navn.
@YOURREF@"Deres ref." for salgsordren.
@OURREF@"Vår ref." for salgsordren.
@ACCOUNTNO@Kontonummer for innbetaling.
@TAXNONE@Grunnlagssum for merverdiavgiftsfri del av salgsordren.
@TAXLOW@Grunnlagssum for del av salgsordren med lav merverdiavgift.
@TAXMEDIUM@Grunnlagssum for del av salgsordren med middels merverdiavgift.
@TAXHIGH@Grunnlagssum for del av salgsordren med høy merverdiavgift.
@TAXSUMTOTAL@Totalsum merverdiavgift for salgsordren.
@CURRENCY@Salgsordrens valuta.
@INVOICEADDRESS@Fakturaadresse.
@DELIVERYADDRESS@Leveringsadresse.
@MONTH@Måned for salgsordredato (1 - 12).
@MONTHD2@Måned for salgsordredato formatert som to siffer (01 - 12).
@MONTHSTRING@Måned for salgsordredato på norsk eller engelsk avhengig av språk for hver enkelt abonnent ("Januar" - "Desember" eller "January" - "December").
@MONTHSTRINGLOWER@Måned for salgsordredato med små bokstaver på norsk eller engelsk avhengig av språk for hver enkelt abonnent ("januar" - "desember" eller "january" - "december").
@MONTHSTRINGNO@Måned for salgsordredato på norsk ("Januar" - "Desember").
@MONTHSTRINGNOLOWER@Måned for salgsordredato med små bokstaver på norsk ("januar" - "desember").
@MONTHSTRINGEN@Måned for salgsordredato på engelsk ("January" - "December").
@MONTHSTRINGENLOWER@Måned for salgsordredato med små bokstaver på engelsk ("january" - "december").
@YEAR@År for salgsordredato.
@MONTHNEXT@Etterfølgende måned i forhold til salgsordredato (1 - 12).
@MONTHNEXTD2@Etterfølgende måned i forhold til salgsordredato formatert som to siffer (01 - 12).
@MONTHNEXTSTRING@Etterfølgende måned for salgsordredato på norsk eller engelsk avhengig av språk for hver enkelt abonnent ("Januar" - "Desember" eller "January" - "December").
@MONTHNEXTSTRINGLOWER@Etterfølgende måned for salgsordredato med små bokstaver på norsk eller engelsk avhengig av språk for hver enkelt abonnent ("januar" - "desember" eller "january" - "december").
@MONTHNEXTSTRINGNO@Etterfølgende måned for salgsordredato på norsk ("Januar" - "Desember").
@MONTHNEXTSTRINGNOLOWER@Etterfølgende måned for salgsordredato med små bokstaver på norsk ("januar" - "desember").
@MONTHNEXTSTRINGEN@Etterfølgende måned for salgsordredato på engelsk ("January" - "December").
@MONTHNEXTSTRINGENLOWER@Etterfølgende måned for salgsordredato med små bokstaver på engelsk ("january" - "december").
@YEARMONTHNEXT@Årstall for etterfølgende måned i forhold til salgsordredato.
@YEARNEXT@Etterfølgende år i forhold til salgsordredato.
@MONTHPREV@Forutgående måned i forhold til salgsordredato (1 - 12).
@MONTHPREVD2@Forutgående måned i forhold til salgsordredato formatert som to siffer (01 - 12).
@MONTHPREVSTRING@Forutgående måned for salgsordredato på norsk eller engelsk avhengig av språk for hver enkelt abonnent ("Januar" - "Desember" eller "January" - "December").
@MONTHPREVSTRINGLOWER@Forutgående måned for salgsordredato med små bokstaver på norsk eller engelsk avhengig av språk for hver enkelt abonnent ("januar" - "desember" eller "january" - "december").
@MONTHPREVSTRINGNO@Forutgående måned for salgsordredato på norsk ("Januar" - "Desember").
@MONTHPREVSTRINGNOLOWER@Forutgående måned for salgsordredato med små bokstaver på norsk ("januar" - "desember").
@MONTHPREVSTRINGEN@Forutgående måned for salgsordredato på engelsk ("January" - "December").
@MONTHPREVSTRINGENLOWER@Forutgående måned for salgsordredato med små bokstaver på engelsk ("january" - "december").
@YEARMONTHPREV@Årstall for forutgående måned i forhold til salgsordredato.
@YEARPREV@Forutgående år i forhold til salgsordredato.
@PROJECTID@Prosjekt-ID for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTCODE@Prosjektkode for tilknyttet prosjekt.
@PROJECTNAME@Navn på tilknyttet prosjekt.

Eksempler for e-postemne

  • Faktura @ID@: @SUBJECT@
  • Faktura @ID@ (dato @DATE@, sum @SUMTOTAL@)

Eksempel for e-posttekst

Du har mottatt en faktura pålydende @SUMTOTAL@. Se vedlegg for detaljer.

Fakturanr:       @ID@
Emne:            @SUBJECT@
Sum eks.mva:     @SUMEXCLTAX@ @CURRENCY@
Sum inkl.mva:    @SUMTOTAL@ @CURRENCY@
Fakturadato:     @DATE@
Leveringsdato:   @DATEOFDELIVERY@
Deres ref.:      @YOURREF@
Vår ref.:        @OURREF@
Ordrereferanse:  @ORDERREFERENCE@

Gyldige fakturaadresser og leveringsadresser

Du kan angi hvordan adressene for abonnentene skal håndteres for hvert enkelt abonnement. Dette gjør du med feltene "Fakturaadresseformat" og "Leveringsadresseformat" i fanekortet "Abonnement". Noen av alternativene krever en "gyldig adresse". En "gyldig adresse" er her definert som at det er angitt en verdi i feltene postnummer og poststed for den aktuelle adresseoppføringen. Hvis ikke adressekravene er oppfylt på firmakortet for en gitt abonnent, vil det ikke kunne opprettes fakturaer. Da vil systemet kun opprette en redigerbar salgsordre for denne abonnenten.

Firmaopplysninger i ordrebekreftelser/fakturaer

Ordrebekreftelser og fakturaer inneholder en del faste firmaopplysninger som må registreres for at korrekt informasjon skal fremkomme i dokumentene som sendes til kunden. Dette gjelder bl.a. adresser, telefon, e-post og organisasjonsnummer. Se Admin - Organisasjonsfakta.

Lage kopi av et abonnement

Åpne abonnementet du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" i knapperaden øverst på fanekortet "Abonnement". Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet et nytt abonnement i abonnementslisten. Dette abonnementet vil være en eksakt kopi av det opprinnelige abonnementet med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Dette abonnementet kan nå brukes på samme måte som om det var opprettet manuelt - det har ingen koblinger mot det opprinnelige abonnementet. Kopien vil inneholde alle varelinjer og abonnenter fra det opprinnelige abonnementet. Et kopiert abonnement vil automatisk settes som deaktivert. Det må startes manuelt fra fanekortet "Abonnement".

Analysere abonnementer

Listen over abonnementer under Handel - Abonnementer har en funksjon for å filtrere ut abonnementer basert på abonnementenes status. Denne funksjonen finner du i en rullegardinmeny ("Vis") i knapperaden øverst. Her kan du også velge sorteringsrekkefølge for abonnementene samt hvor mange som skal vises på hver side før du må bla til neste side.

Listen over salgsordrer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

Innledning
Min side
Organisasjon
Meldinger
Samhandling
CRM
Prosjekt
Timer
Dokumenter
Handel
Tilbud
Salgsordrer
Abonnementer
Utgående faktura
Betalingspåminnelse
Fakturainnbetalinger
Fakturajournaler
Kreditnotaer
Innkjøpsordrer
Hendelsesarkiv
Produktregister
Lagerbeholdning
Rapporter
Alle bilag
Ubehandlede bilag
Kontrollerte bilag
Godkjente bilag
Overførbare bilag
Bilagsjournaler
Innstillinger
Produktgrupper
Salgsordremaler
Påminnelsesoppsett
Rabattlister
Valutaer
Fraktbetingelser
Betalingsbetingelser
Måleenheter
Lagersteder
Kontoplan
Kontoplangrupper
Bilagsarter
Avgiftskoder
Admin

Timeregistrering, prosjektstyring, faktura og CRM på nett

Fri etablering + Ingen bindingstid = Liten risiko
Nå også med mobiltilpasset fullversjon

Prøv gratis i 30 dager
... eller bestill online fra nettbutikken