9.18 Handel - Overførbare bilag
Introduksjon
"Overførbare bilag" viser bilag som er kontrollert og godkjent, og også klargjort for overføring til økonomisystem.Med rettighetsstyringen i XS Office kan man definere rettigheter til bilagsbehandlingen ved å gi relevant personell tilgang til kun et utvalg av behandlingsstegene for bilag. for eksempel kan man ha én person som skanner og registrerer firma og beløp, én som kontrollerer, én som godkjenner og én som overfører til økonomisystem. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om å begrense tilgang til funksjoner.
For informasjon om bilagslisten og registrering av bilag, se Handel - Alle bilag.
Overføring av bilag til økonomisystem (opprette bilagsjournal)
Når ønskede bilag er kontrollert, godkjent og markert som klare for økonomisystem, kan du opprette en bilagsjournal. Bilagsjournalen er en tekstfil med liste over bilag i et format som er tilpasset økonomisystemet ditt. Dette gjør at alle opplysningene om bilagene kan overføres til økonomisystemet uten å måtte registrere bilagene på nytt.Bilagsjournalen aktiveres fra knappen "Bilagsjournal" på verktøylinjen på siden Handel - Overførbare bilag. Vinduet for bilagsjournal inneholder følgende informasjon:
- Antall overførbare bilag: Antallet bilag som er markert som overførbare til økonomisystem.
- Eldste overførbare bilag: Bilagsdato for eldste overførbare bilag.
- Nyeste overførbare bilag: Bilagsdato for nyeste overførbare bilag.
- Første bilagsnummer: Laveste bilagsnummer som er markert som overførbart bilag.
- Siste bilagsnummer: Høyeste bilagsnummer som er markert som overførbart bilag.
- Fra dato: Brukes for å angi bilagsdato for eldste bilag som skal tas med i journal.
- Til dato: Brukes for å angi bilagsdato for nyeste bilag som skal tas med i journal.
- Økonomisystem: Angir hvilket økonomisystem bilagsjournalen skal tilpasses til.
Formater for bilagsjournaler
Følgende formater er støttet i bilagsjournaler fra XS Office:- Mamut: Format tilpasset eksport av bilag til Mamut Business Software økonomisystem (formatets navn er Mamut GBAT10).
- DI-systemer: Format tilpasset eksport av bilag til DI Systemer økonomisystem.
- DI-systemer inkl. prosjekt: Format tilpasset eksport av bilag til DI Systemer økonomisystem. Eksporten tar også med posteringer mot prosjekt.
- Visma Business: Format tilpasset eksport av bilag til Visma Business økonomisystem.
Knapper i vindu "Bilagsjournal"
- Lagre: Gir mulighet til å lagre bilagsjournal i en fil på harddisken.
- Vis: Gir mulighet til å forhåndsvise innhold i bilagsjournalen.
- Lukk: Lukker vindu for bilagsjournal.
Tidligere bilagsjournaler
Hver gang du lagrer en bilagsjournal med funksjonen "Lagre" vil alle bilagene i journalen markeres som "overført til økonomisystem". De vil dermed fjernes fra lista over "Overførbare bilag".Som en ekstra sikkerhet lagres en kopi av bilagsjournalen inne i XS Office samtidig som du lagrer den til harddisken. Dermed kan du enkelt finne denne i ettertid ved behov. Se Handel - Bilagsjournaler for mer informasjon om dette.
Du kan sette opp automatisk varsling for overførbare bilag. Se Innledning - Påminnelser for informasjon om dette.
