Handel - Alle bilag

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

9.14 Handel - Alle bilag

Merk: Bilagsregistrering i XS Office krever at du har Enterprise Edition samt tilleggsproduktet Accounting Link. Dersom du også skal ha automatisert skanning av fysiske bilag/fakturaer, må du også ha Document Scanning samt en dokumentskanner eller multifunksjonsmaskin med FTP-støtte.

Introduksjon

XS Office Accounting Link gir brukere av XS Office Enterprise Edition muligheten til å registrere og kontere regnskapsbilag med vedlegg i XS Office. Konteringen skjer ved å fordele bilagene på kontoene i kontoplanen samt påføre prosjekt og avdeling hvis dette er ønskelig.

En standard kontoplan (NS 4102) følger med XS Office Accounting Link. Denne kan tilpasses individuelle behov med egne kontoer. I tillegg er det mulig å sette opp egne bilagsarter og avgiftskoder.

Ferdig konterte bilag kan eksporteres til regnskapssystemet eller sendes til regnskapsføreren via egen fileksport med vanlige tekstformater for eksport.

Hvis tjenesten XS Office Document Scanning også er i bruk, kan bilagene (for eksempel inngående fakturaer) skannes direkte til XS Office. Bilagsregistreringen skjer da ved å enkelt bla mellom innskannede dokumenter og registrere detaljene rundt bilaget.

Felter i bilagsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i bilagslisten (Handel - Alle bilag).

V (vedlegg): Klikk på bindersen helt til venstre for å åpne bilag (PDF) direkte.
N (notat): Klikk på blyanten for å åpne bilag med fanekort for internt notat aktivert.
K (status kontering): Statusflagg for kontering (se under).
Ø (status økonomisystem): Statusflagg for overføring til økonomisystem (se under).
S (status bilag): Statusflagg for bilag (klikk for å åpne bilag med fanekort for kontroll og godkjenning aktivert). Se forøvrig under.
Bilagsart: Type bilag - vises med tall og tekst for bilagsarten (klikk for å åpne bilag).
Bilagsnr: Bilagets løpenummer. Blir automatisk tilegnet ved eksport av bilagsjournal til økonomisystem. Denne verdien vil ikke være definert før bilaget er eksportert. Se også startnummer for bilag i globale innstillinger.
Emne: Emne for bilag (fritekst).
Fakturanr: Fakturanummer (hvis bilaget er en faktura).
Bilagssum: Bilagets sum inkl. mva.
Firma: Leverandør (evt. kunde) som er tilknyttet bilaget.
Bilagsdato: Dato for bilag.
Forfallsdato: Forfallsdato for faktura (hvis bilaget er en faktura).
Kontr: Initialer for ansatt som er ansvarlig for kontroll av bilag.
Sist endret: Tidspunkt for siste endring av bilag.
Av: Initialer til den som lagret bilaget sist.

Under bilagslisten finner du en summering av status for overføring av bilag til økonomisystem.

Statusflagg for kontering (K)

Status for kontering vises med flagg av forskjellige farger.

Ingen flagg: Bilag ikke kontert.
Grønt flagg: Bilag kontert og balansert.
Gult flagg: Bilag påbegynt kontert, men ikke balansert.

Statusflagg for økonomisystem (Ø)

Status for overføring til økonomisystem vises med flagg av forskjellige farger.

Ingen flagg: Bilag ikke klart for økonomisystem.
Fiolett flagg: Bilag klart for import til økonomisystem.
Grønt flagg: Bilag overført til økonomisystem.

Statusflagg for bilag (S)

Status for bilag vises med flagg av forskjellige farger.

Blått flagg: Bilag ubehandlet.
Gult flagg: Bilag kontrollert.
Grønt flagg: Bilag godkjent.
Grønt flagg med mynter: Bilag godkjent og betalt.
Rødt flagg: Bilag ikke godkjent.

Søke etter bilag

Bilagslisten har et eget vindu for søkekriterier. Via dette kan du for eksempel enkelt finne frem til enkeltbilag eller bilag fra et spesielt firma. Søkekriteriene hentes frem ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Søkevinduet inneholder følgende kriterier:

Bilagsart: Vis kun bilag med en bestemt bilagsart.
Fakturanummer: Vis kun bilag som inneholder en bestemt tallkombinasjon i fakturanummeret.
Firmanavn: Vis kun bilag som inneholder en bestemt bokstavkombinasjon i firmanavnet.
Emne: Vis kun bilag som inneholder en bestemt bokstavkombinasjon i emnet.
Notat: Vis kun bilag som inneholder en bestemt bokstavkombinasjon i internt notat.
Bilagsnummer: Vis kun bilag som har bilagsnummer større enn, mindre enn, lik eller ulik et bestemt nummer.
Bilagssum: Vis kun bilag som har bilagssum større enn, mindre enn, lik eller ulik et bestemt beløp.

Søkekriteriene nullstilles ved å velge knappen "Nullstill" i søkevinduet. Du kan også filtrere ut kun de bilagene du er ansvarlig for ved å velge "Mine" i rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen i bilagslisten.

Sortere og analysere bilag

Bilagslisten er som standard sortert etter bilagsdato, Du kan enkelt velge en alternativ sorteringsrekkefølge ved å velge fra rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Listen over bilag kan eksporteres til Excel-format via eget Excel-symbol på verktøylinjen.

Registrere nytt bilag

Bilag registrere registreres ved å velge "Nytt bilag" fra verktøylinjen på siden Handel - Alle bilag eller på siden Handel - Ubehandlede bilag.

Hvis du bruker dokumentskanning for automatisk import av bilag, registreres bilag ved å velge "Nytt skannet bilag". Vinduet som da kommer opp inneholder en liste (til venstre i vinduet) over innskannede dokumenter som ikke er registrert som bilag. Når du klikker på dokumentene i lista vil dokumentet komme frem i den høyre delen av vinduet. Bilagsdetaljene registreres i feltene i midten av vinduet. Etter at bilagsdetaljene er registrert, vil aktuelt dokument fjernes fra lista over innskannede dokumenter og være vedlagt den nye bilagsoppføringen.

Registreringsvindu for nytt bilag

Når du registrerer et nytt bilag manuelt får du opp et enkelt vindu for bilagsdetaljer.

Bilagsart: Type bilag - vises med tall og tekst for bilagsarten (klikk for å åpne bilag).
Bilagssum: Bilagets sum inkl. mva.
Emne: Emne for bilag (fritekst).
Fakturanummer: Fakturanummer (hvis bilaget er en faktura).
Kontrollansvarlig: Ansatt som er ansvarlig for kontroll av bilag.
Firma: Leverandør (evt. kunde) som er tilknyttet bilaget.
Kontaktperson: Kontaktperson i firma som er tilknyttet bilaget.
Bilagsdato: Dato for bilag.
Forfallsdato: Forfallsdato for faktura (hvis bilaget er en faktura).
Betalt dato: Dato for når faktura ble betalt (hvis bilaget er en faktura).
Betalingsinfo: Betalingsinfo hentet fra faktura (hvis bilaget er en faktura).
KID-nummer: KID-nummer for faktura (hvis bilaget er en faktura).

Registreringsvindu for nytt skannet bilag

Når du registrerer et nytt innskannet bilag får du opp et tredelt vindu.

Til venstre mulighet for å velge innskannet dokument.
I midten skjema for bilagsdetaljer (helt likt skjemaet for nytt manuelt bilag - se over).
Til høyre et felt for forhåndsvisning av innskannet dokument.

Registreringsvindu for eksisterende bilag

Når du åpner et eksisterende bilag (enten et som er opprettet manuelt, eller et som er opprettet via skanning), får du opp et firedelt vindu.

Til venstre liste over bilag med mulighet for å bla effektivt mellom bilag.
I midten øverst skjema for bilagsdetaljer.
I midten nederst fire fanekort for behandling av bilag (se under).
Til høyre et felt for forhåndsvisning av vedlegg til bilaget.

Fanekort i registreringsvindu for eksisterende bilag

Fanekort "Kontering"

Dette fanekortet brukes for å fordele bilagene på hovedbokskonti for økonomisystemet. Konteringslisten inneholder følgende felter:

Konto: Kontonummer og kontonavn for kontoen beløpet er kontert på.
Beløp: Beløpet som er kontert.
Avgiftskode: Nummer og navn for avgiftskode som brukes i konteringslinjen.
Prosjekt: Evt. prosjekt konteringslinjen skal registreres under.

Under konteringslinjene finner du summeringslinjer. Til venstre bilagssummen, i midten totalbeløp som er kontert hittil og til høyre en "balanse" for hvor mye som gjenstår å kontere. Denne vil ha farget bakgrunn avhengig av "balansen".

Grønn bakgrunn: Bilag er kontert og i balanse med rest er lik 0.
Gul bakgrunn: Bilag er ikke i balanse (kontert beløp er mindre enn bilagssum).
Rød bakgrunn: Bilag er ikke i balanse (kontert beløp er større enn bilagssum).

Registreringsvindu for ny konteringslinje

Konteringslinjene opprettes og redigeres via et eget registreringsvindu med følgende felter:

Konteringsbeløp: Beløpet som konteres.
Konto: Kontonummer og kontonavn for kontoen beløpet skal konteres på.
Avgiftskode: Nummer og navn for avgiftskode som skal brukes i konteringslinjen.
Prosjekt: Evt. prosjekt konteringslinjen skal registreres under (ved prosjektregnskap).
Avdeling: Evt. avdeling konteringslinjen skal registreres under (ved avdelingsregnskap).

Fanekort "Internt notat"

Fritekstfelt for interne notater knyttet til bilaget.

Fanekort "Vedlegg"

Dette fanekortet brukes for å legge til ekstra filvedlegg til et bilag. Hvis bilaget er registrert manuelt uten skanning, kan man legge til et dokument her. Man kan også legge til ekstra vedlegg til samme bilag. Fanekortet har følgende felter:

Tittel: Tittel for vedleggsdokument (klikk for å åpne dokument).
Størrelse: Filstørrelse for vedleggsdokument.
Sist endret: Tidspunkt for siste lagring av vedlegg.
Av: Initialer for den som lagret sist.
Info-symbol: Klikk for å endre dokument eller egenskaper/beskrivelse for dokument.

Fanekort "Kontroll og godkjenning"

Dette fanekortet har egne knapper for å styre kontroll og godkjenningsprosessen for bilag. Fanekortet inneholder også tidspunkt og initialer for denne prosessen.

Via knappene fra verktøylinjen i fanekortet kan man styre kontrollstatusen for bilaget med følgende tilgjengelige valg (avhengig av bilagets status):

Gult flagg: Markerer bilaget som kontrollert.
Grønt flagg: Markerer bilaget som godkjent.
Rødt flagg: Markerer bilaget som ikke godkjent.
Rødt flagg: Markerer bilaget som ikke overførbart til økonomisystem.
Fiolett flagg: Markerer bilaget som overførbart til økonomisystem.

Varsling for bilag

Du kan sette opp automatisk varsling/påminnelse for alle nivåer i behandlingsprosessen for bilag. Se Innledning - Påminnelser for informasjon om dette.