Alle emner

Skriv ut| Vis alle emner| Skriv ut alle emner| Funksjoner Mobile Edition

Innledning

Bruk menyen til venstre for å navigere mellom hjelpeemner. Menyen tilsvarer menyene i XS Office. Dermed har hvert menyelement i XS Office et tilsvarende hjelpeemne her. Du kan også benytte innholdsfortegnelsen nederst på siden for å navigere direkte til ønsket kapittel.

Hvis du velger en av hovedmenyene til venstre, får du opp en liste over alle emnene i dette kapittelet.

Søke etter informasjon

Hvis du er usikker på hvilket emne du skal lete i, kan du benytte søkefunksjonen oppe til høyre. Etter et søk vil du få frem alle emnene som inneholder søkeordet ditt. Søkeresultatene vil være sortert etter hvor mange ganger søkeordet finnes i emnene. Her vil du også se størrelsen på hjelpeemnene samt den første setningen i hjelpeemnene som inneholder søkeordet ditt. Søkeordet ditt må som minimum inneholde tre tegn.

Skrive ut informasjon

Hvis du ønsker å skrive ut hele eller deler av denne funksjonsbeskrivelsen, kan du bruke funksjonene "Skriv ut" eller "Skriv ut alle emner" øverst på siden. Når du bruker disse funksjonene vil du få hjelpeemnene opp i et eget utskriftsvennlig vindu. Du vil også automatisk få opp en utskriftsdialogboks for valg av skriver og skriverinnstillinger. Velg "OK" her for å starte utskriften.

Funksjonsbeskrivelse for XS Office Mobile Edition

XS Office Mobile Edition er en egen versjon av XS Office tilpasset mobiltelefoner og PDAer. Det finnes en egen funksjonsbeskrivelse for denne som du kan åpne ved å velge "Funksjoner Mobile Edition" oppe til høyre på siden. Fra funksjonsbeskrivelsen for Mobile Edition kan du komme tilbake til funksjonsbeskrivelsen for XS Office ved å velge "Funksjoner XS Office".

Innholdsfortegnelse

0 Innledning

XS Office er en webbasert løsning for å forbedre samhandlingen og organiseringen i din organisasjon. Nøkkelinformasjon er tilgjengelig for alle medarbeiderne uavhengig av tid og sted.

Med XS Office trenger du ikke lenger å investere i en hel rekke programvarepakker med ulike grensesnitt for brukerne, som eksempelvis ett for fakturering, ett for kunde- og salgsstøtte, ett for prosjektstyring, ett for timeregistrering og så videre. XS Office tilbyr alle disse og en rekke andre funksjoner fra ett og samme sted, og med samme intuitive grensesnitt for brukerne.

Hele løsningen er bygget rundt en visjon om én smart løsning for alle forretningsmessige behov med et enkelt grensesnitt mot brukeren som krever minimal opplæring. Målet er at bedriften enklere skal kunne knytte sammen alle prosesser gjennom å koble sammen ansatte, informasjon og arbeidsmetoder i ett felles system.

Multiplattform

En viktig målsetning med XS Office er at programvaren skal fungere likt på ulike maskinplattformer som Windows, Mac og Linux og at kravene til maskinvare skal være lave. Dermed kan XS Office også benyttes på relativt "gamle" PCer og i miljøer som for eksempel bruker både PC og Mac.

XS Office er designet for å fungere i alle de 5 største nettleserne - Google Chrome, Firefox, Opera, Safari og Internet Explorer. Vi vet dessuten at brukere av XS Office bruker systemet på andre nettlesere - bl.a. Konqueror, Flock og SeaMonkey.

Tre versjoner

XS Office finnes i tre versjoner. Invoicing Edition, Professional Edition og Enterprise Edition. Hovedkarakteristikkene for hver av dem er som følger:
  • Invoicing Edition: Et godt valg hvis du kun vil bruke XS Office til å fakturere og ikke er interessert i timeregistrering, prosjektstyring, dokumentarkiv, e-post eller saksarkiv/helpdesk.
  • Professional Edition: Inneholder komplett funksjonalitet foruten tilbud/ordre/faktura. Velges ofte av kunder som allerede har et eget system for fakturering som de er fornøyd med.
  • Enterprise Edition: Inneholder all standardfunksjonalitet. Kan ses på som en hybrid av Invoicing Edition og Professional Edition.
Merk: XS Office er ikke et komplett regnskapssystem/ERP-system siden bokføring og hovedbok mangler. Du kan likevel bruke XS Office til fakturering, purring og til å beregne mva (via rapporter). Du kan ta ut fakturajournaler som kan importeres til de fleste vanlige økonomisystemer eller sendes direkte til din regnskapsfører via e-post.

XS Office også på mobilen

Hvis du er mye på farten vil du sette pris på XS Office gir deg mulighet til å ta "kontoret" med deg i lomma. XS Office tilpasses automatisk til din mobiltelefons skjermstørrelse. Dermed kan du for eksempel jobbe med kundedata direkte ute hos kunden istedenfor å vente til du er tilbake på kontoret.

Du kan også installere XS Office som en app på hjem-skjermen på iPhone/iPad/Android.

 

0.1 Innledning - Hovedvinduet

Introduksjon

Hovedvinduet i XS Office er inndelt i ni hovedområder som vist i figuren under. Det er viktig at du gjør deg kjent med navnene på områdene fordi disse er brukt videre i brukerveiledningen.

Du kan selv bestemme hvilke av disse ni hovedområdene som skal vises i hovedvinduet ditt. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du gjør dette.

1. Topplinje
2. Hovedmeny
3. Dato og tid 4. Tittellinje
5. Søkefelt 6. Verktøylinje 7. Faste funksjoner
8. Undermeny 9. Hovedområde
Figur: De 9 hovedområdene i hovedvinduet


1. Topplinje

Topplinjen inneholder faste funksjoner og informasjon som vil vises uavhengig av hvilken modul du jobber i. Følgende funksjoner vises som standard:
  • "Kjøp nå": Vises for superbrukere av XS Office i prøveabonnementer. Gir mulighet for å oppgradere en prøve til fullversjon.
  • XS Office-logo: Ved å klikke på denne vil du alltid komme til startsiden.
  • Dagens dato: Viser dag i måneden, navn på inneværende måned samt ukenummer.
  • Klokke: Viser klokka i form av en analog urskive med visere. Klikk på klokka for å se den i stor størrelse.
  • Meldinger: "Meldinger"-boksen viser navn på innlogget bruker samt uleste direktemeldinger og siste ukes kunngjøringer. Denne vil oppdateres automatisk en viss tid. Etter dette vil innholdet dimmes ned for å indikere at den automatiske oppdateringen er utløpt.
  • Gjøremål: "Gjøremål"-boksen viser dagens avtaler, oppgaver og planlagte telefonsamtaler. Denne vil oppdateres automatisk en viss tid. Etter dette vil innholdet dimmes ned for å indikere at den automatiske oppdateringen er utløpt.
  • Min status: Gir deg mulighet til å endre din tilstedeværelsesstatus. Se Min side - Min status og Samhandling - Tilstedeværelse.
  • Kollega-status: Viser tilstedeværelsesinformasjon for alle ansatte. Se Samhandling - Tilstedeværelse. Denne vil oppdateres automatisk en viss tid. Etter dette vil innholdet dimmes ned for å indikere at den automatiske oppdateringen er utløpt.
  • Bilde: Viser bildet du har lagt inn av deg selv i miniatyrstørrelse. Se Min side - Min profil for informasjon om å legge inn bilde.
Topplinjen kan skjules (for å frigjøre plass på skjermen) ved å klikke på symbolet med to oppover-piler helt til høyre på tittellinjen. For mer informasjon, se under.

Hvilke elementer som skal vises i topplinjen kan du justere under Min side - Mine innstillinger.

2. Hovedmeny

Hovedmenyen inneholder en logisk gruppering av funksjonene i XS Office. Når du endrer menyelement, vil du også endre visningen av undermenyen til venstre i bildet.

Når du klikker på et menyelement, vil du komme til startsiden for det valgte menyelementet. Du kan gå direkte til et undermenyelement ved å hvile musepekeren over et menyelement og velge undermenyelementet direkte fra listen som kommer til syne.

Hvilke menyelementer som vil vises på skjermen vil avhenge av to forhold:
  • Versjon: Versjonen av XS Office vil automatisk vise kun de menyelementene du har tilgang til.
  • Tilgangsrettigheter: Ved hjelp av tilgangsrettigheter kan du begrense hvilke menyelementer brukerne skal se. Se Admin - Tilgangskontroll.
Du kan enkelt åpne et menyelement i et nytt vindu eller fanekort ved å holde inne "shift"- eller "ctrl"-tasten samtidig som du klikker på menyvalget. Dette fungerer likt i de fleste nettlesere og lar deg jobbe med flere moduler samtidig på en enkel måte.

3. Dato og tid

"Dato og tid" viser dagens dato, klokkeslett og ukenummer i XS Office. Du kan gå direkte til din private dagskalender ved å klikke på datoen. Hvis du klikker på ukenummeret vil du komme til kalenderen med ukesvisning. Se Min side - Min kalender. Dato og tid vil oppdateres automatisk en viss tid. Etter dette vil dato og tid gråes ut for å indikere at den automatiske oppdateringen er utløpt. Til venstre for datoen finnes et eget symbol med to piler som lar deg skjule undermenyen til venstre i bildet. Dette vil frigjøre skjermplass og kan gjøres når som helst.

4. Tittellinje

Tittellinjen viser navn på aktiv funksjon i XS Office.

5. Søkefelt

Søkefeltet lar deg søke etter informasjon i XS Office uansett hvilken side du befinner deg på. Søket vil gjøres i alle søkbare grupper i XS Office.

For mer informasjon om søk, se Innledning - Søke i XS Office.

6. Verktøylinje

Verktøylinjen inneholder knapper og funksjoner som er relatert til den funksjonen du har oppe til enhver tid. Dermed vil innholdet her variere ettersom du skifter side.

7. Faste funksjoner

De faste funksjonsknappene er tilgjengelige uavhengig av aktiv side. Her finnes funksjoner for:
  • Logg ut: Lar deg logge av XS Office. Det er viktig å logge av når du ikke skal bruke XS Office på en stund. Se Innledning - Logge av XS Office.
  • Skriv ut: Viser utskriftsvennlig versjon av siden du har oppe. Se Innledning - Skrive ut informasjon.
  • Opprett ny: Lar deg opprette en ny oppføring (via en egen undermeny) uavhengig av hvilken funksjon som er aktiv. Alle kan opprettes via hurtigtaster. Se Innledning - Hurtigtaster.
  • Faste funksjoner: Felles funksjoner for XS Office. Se under.

Faste funksjoner

"Faste funksjoner" er tilgjengelig uavhengig av hvilken funksjon som er aktiv. De fleste av disse funksjonene kan aktiveres med hurtigtaster. Se Innledning - Hurtigtaster for informasjon om dette. Følgende felles funksjoner for XS Office er tilgjengelig fra "Faste funksjoner":
  • Hjelp Viser hjelpeinformasjon om funksjonen du jobber med (såkalt kontekstsensitiv hjelp).
  • Søk Lar deg søke etter informasjon i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office.
  • Hurtigåpning Lar deg raskt åpne objekter som har kjent løpenummer. Se eget avsnitt nedenfor.
  • Kontakt oss Aktiverer et eget ferdigutfylt skjema for å kontakte oss for hjelp, spørsmål eller ønsker om ny funksjonalitet.
  • Fullskjermsvisning Åpner XS Office i et nytt vindu som dekker hele skjermen. Denne funksjonen er gunstig for å få maksimal informasjonsmengde på skjermen, samt ved demonstrasjoner.
  • Om XS Office Viser informasjon om versjon av XS Office, kundeforhold og lisens, pålogget bruker og nettleser.
  • Sidekart Viser liste over alle funksjoner i XS Office.
  • Legg til bokmerke Lar deg legge til bokmerke/favoritt for gjeldende side i nettleseren din.
  • Hurtigtaster Viser oversikt over tilgjengelige hurtigtaster.
  • Avslutt Lukker hovedvinduet for XS Office.
  • Grunninnstillinger Lar deg sette opp felles firmainnstillinger for XS Office via en trinnvis veiviser.
  • Brukerinnstillinger Lar deg sette opp personlige brukerinnstillinger for XS Office via en trinnvis veiviser.
  • Til startside Navigerer til din startside.
  • Nedlastinger Viser en oversikt over tilleggsmoduler som du kan installere.

Hurtigåpning

Noen typer oppføringer har en egen funksjon for å "hurtigåpne" dem basert på ID/løpenummer for oppføringen. Hurtigåpning er tilgjengelig for følgende objekttyper: Dialogvinduet for hurtigåpning kan åpnes via egen hurtigtast. Se Innledning - Hurtigtaster.

8. Undermeny

Undermenyen viser tilgjengelige menyvalg knyttet til valgt hovedmenyelement. For sider som ikke er koblet mot et hovedmenyelement (for eksempel startsiden), vil undermenyområdet ikke vises.

Du kan også gå direkte til et undermenyelement ved å hvile musepekeren over et hovedmenyelement øverst i bildet og velge undermenyelement direkte fra listen som kommer til syne.

Undermenyen kan skjules (for å frigjøre plass på skjermen) ved å klikke på symbolet med to venstrepiler til venstre i området "Dato og tid".

Hvilke undermenyelementer som vil vises på skjermen vil avhenge av to forhold:
  • Versjon: Versjonen av XS Office vil automatisk vise kun de undermenyelementene du har tilgang til.
  • Tilgangsrettigheter: Ved hjelp av tilgangsrettigheter kan du begrense hvilke undermenyelementer brukerne skal se. Se Admin - Tilgangskontroll.
Du kan enkelt åpne et undermenyelement i et nytt vindu eller fanekort ved å holde inne "shift"- eller "ctrl"-tasten samtidig som du klikker på menyvalget. Dette fungerer likt i de fleste nettlesere og lar deg jobbe med flere moduler samtidig på en enkel måte.

9. Hovedområde

Her vises alltid skjermbildet for valgt funksjon og vil være hovedarbeidsområdet i XS Office.

Tilpasse hovedvinduet

Du kan selv bestemme hvilke elementer som skal vises i hovedvinduet ditt. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du gjør dette.

Antall oppføringer i lister

Listevisningene i XS Office inneholder et gitt antall oppføringer (såkalt "paging"). For å gå videre til de neste oppføringene, kan du bruke navigeringslinkene nede til høyre i listene. Her finner du linker til forrige og neste side samt de tre første/tre siste sidene. Du kan som oftest selv velge hvor mange oppføringer som skal vises per side ved å velge fra en nedtrekksmeny "Antall per side" på verktøylinjen. Hvis angitt antall per side er 50 eller mindre, vil innstillingen også tas vare på når du går over til en annen funksjon i XS Office. Hvis ikke, vil dette valget kun gjelde så lenge du jobber med listen du har oppe i øyeblikket.

Relaterte emner

0.2 Innledning - Startsiden

Introduksjon

Startsiden i XS Office er normalt den viktigste siden i XS Office. Det er derfor viktig at den gjenspeiler den informasjonen du trenger i ditt daglige arbeid. Derfor valgte vi å la deg bestemme selv hvordan startsiden din skal se ut. Startsiden din består av et fritt antall selvstendige startsideelementer (såkalte "widgets") som hver har en nøye avgrenset funksjonalitet.

Startsideelementene i XS Office er inndelt i grupper for å enkelt kunne finne frem til de elementene du ønsker å ha på din startside. Størrelse og plassering av startsideelementene kan velges fritt av hver enkelt bruker. XS Office vil foreslå en standard størrelse som er tilpasset innholdet i hvert element. Du kan selv velge bakgrunnsfarge for startsideelementene samt om de skal ha tittellinje øverst og ramme rundt.

Du kan enten designe startsiden fra grunnen med de startsideelementene som er tilgjengelig eller bruke en ferdig mal som utgangspunkt. Se Min side - Min startside for informasjon om hvordan du kan designe din egen startside.

Redigering av startside

Startsiden kan åpnes for redigering på følgende måter:
  • Via verktøylinjen på startsiden: Det finnes et eget ikon på verktøylinjen på startsiden for å gå til startsideredigering.
  • Via menyvalg: Valget "Min side - Min startside" vil åpne startsideredigering.
  • Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å redigere startsiden. Se Innledning - Hurtigtaster.

Endring av "look and feel"

XS Office kommer med en hel rekke fargemaler (såkalte "skins") som kan velges fritt for hver enkelt bruker. Se Min side - Min farge-mal for informasjon om dette.

XS Office som app på hjem-skjermen på iPhone/iPad/Android

Dersom du benytter XS Office mye på mobiltelefon eller nettbrett, kan det være hensiktsmessig å installere programmet som en web-app på hjem-skjermen på mobiltelefonen/nettbrettet.

Relaterte emner

0.3 Innledning - Logge inn

Introduksjon

For å bruke XS Office må du logge inn med en kunde-ID (typisk firmanavn), brukernavn og passord. Disse innloggingsdetaljene får du normalt tilsendt per e-post når du tar i bruk XS Office. Passordet er automatisk generert av systemet og kan enkelt endres fra Min side - Min profil.

Hvordan logge inn?

Når du skriver inn adressen til XS Office i adressefeltet i nettleseren, vil du havne på innloggingssiden hvis du ikke har aktivert automatisk innlogging. For sikrest mulig bruk av XS Office, anbefaler vil bruk av "https" i adressefeltet. Se eget avsnitt om HTTP og HTTPS.

Innloggingsbildet for XS Office inneholder følgende felter og informasjon:
  • Kunde-ID: Angir kunde-ID for organisasjonen du tilhører. Ble normalt mottatt per e-post når XS Office ble aktivert.
  • Brukernavn: Angir ditt personlige brukernavn. Ble normalt mottatt per e-post når XS Office ble aktivert.
  • Passord: Angir ditt personlige passord. Bør ikke oppgis til andre.
  • Enhetstype: Angir om du vil logge inn til skrivebordsversjonen eller smartmobil-versjonen av XS Office.
  • Logg inn automatisk neste gang: Lar deg bruke XS Office uten å taste inn brukernavn og passord hver gang. Se eget avsnitt under.
  • Glemt passordet ditt?: Fører deg til en side der du kan få tilsendt et nytt passord hvis du har glemt passordet ditt. Se under.
  • JavaScript: XS Office benytter JavaScript for å kunne gi en god brukeropplevelse. JavaScript må derfor være aktivert i nettleseren din.
  • Cookies: XS Office benytter cookies (informasjonskapsler) og dette må derfor være aktivert i nettleseren din.
  • Nettleser: Angir navn og versjon for nettleseren din.
  • Operativsystem: Angir hvilket operativsystem du benytter.
  • Skjermoppløsning: Angir hvilken skjermoppløsning du benytter.
  • Versjon: Angir versjonsnummeret for versjonen av XS Office du logger inn til.

Innlogging fra mobiltelefonen

Når du logger inn med en mobiltelefon, bør du normalt velge "Smarttelefon" som enhetstype. Da vil du få opp alle funksjoner i XS Office i et mobiltilpasset grensesnitt. Alle listene vil her være forenklet og tilpasset en mindre skjerm.

Innlogging fra nettbrett

Når du logger inn med et nettbrett (for eksempel en iPad), bør du normalt velge "PC, Mac eller nettbrett" som enhetstype. Dette er fullversjonen av XS Office.

Innlogging med HTTP eller HTTPS?

Standard protokoll for utveksling av data på web er HTTP. HTTP står for "HyperText Transfer Protocol" og beskriver hvordan datautvekslingen på web skal foregå.

HTTP-protokollen som benyttes på web sender data i klartekst. Dette betyr at uvedkommende teoretisk kan "lytte" på forbindelsen mellom deg og nettstedet og snappe opp sensitiv informasjon. For å bøte på denne åpenbare svakheten, har vi protokollen HTTPS som kun sender krypterte data mellom deg og nettstedet. Denne sikkerhetsmekanismen benytter de fleste nettbanker for å sikre at dataene som sendes mellom deg og banken ikke kan avlyttes og dekrypteres. HTTPS er forøvrig en forkortelse for "HyperText Transfer Protocol Secure".

Autentiseringen og krypteringen av data over HTTPS skjer ved hjelp av digitale sertifikater. Et digitalt sertifikat er en fil som installeres på nettstedet og oppdages av nettleseren når du bruker https. Når du jobber mot et nettsted som benytter HTTPS, krypteres trafikken mellom deg og nettstedet via SSL (se under).

HTTPS krever at du bruker "https://" i adresselinjen i nettleseren din. Når du bruker slik kryptering vil du normalt også se et hengelås-symbol i nettleseren - enten nederst på statuslinjen eller til høyre for adressefeltet. Hvis du bruker "http://" i adressefeltet i nettleseren, vil du ikke kommunisere med krypterte data.

XS Office har full støtte for HTTPS og vi anbefaler alle kunder å bruke dette i den daglige bruken av XS Office. XS Office benytter et sertifikat fra en av de ledende godkjente sertifikatutstederne som gjør at du ikke får opp varsel i nettleseren når sertifikatet tas i bruk.

SSL (Secure Socket Layers)

SSL er en kryptografi-protokoll som brukes til kryptering av datatrafikk samt autentisering. Når en kommunikasjonskanel er kryptert med SSL, kan ikke en tredjeperson lese dataene som transporteres mellom avsender og mottaker i klartekst. I et sikkert nettsted benytter man et SSL-sertifikat også for å tilby autentisering av nettstedet. Dette betyr at du kan være sikker på at det virkelig er det korrekte nettstedet du kommuniserer med.

SSL benytter en offentlig nøkkel og en privat nøkkel. Den offentlige nøkkelen krypterer informasjonen og den private nøkkelen brukes til å tolke den. Når du besøker et nettsted som har et slikt SSL-sertifikat, opprettes det en sesjonsnøkkel som er unik for din utveksling av data mot dette nettstedet.

Autentisering og autorisering

Disse to begrepene benyttes ofte i forbindelse med sikring av informasjon og ressurser. Begrepene er nært knyttet til hverandre, men det er likevel viktig å vite at de beskriver to foskjellige mekanismer.

Autentisering benyttes for å kontrollere brukeres identitet. Autentiseringen skjer typisk via brukernavn og passord. Denne autentiseringen skal gi svar på spørsmålet "Hvem er brukeren?".

Autorisering kommer inn i bildet når brukeren allerede er autentisert. Da gir autoriseringsprosessen svar på hvilke ressurser brukeren har tilgang til og hva brukeren har lov til å gjøre. Rettighetsstyringen i XS Office (se Admin - Tilgangskontroll) er et eksempel på grunnlag for autorisering.

Automatisk innlogging til XS Office

Hvis du ønsker å benytte XS Office uten å logge inn hver gang, kan du aktivere avkrysningsboksen "Logg inn automatisk neste gang" i innloggingsbildet. XS Office vil da "huske" deg på den aktuelle PCen og du kan bruke XS Office fra dag til dag uten å måtte logge inn.

Automatisk innlogging fungerer ikke

Automatisk innlogging er basert på en såkalt "cookie" (informasjonskapsel) i nettleseren din som lar XS Office autentisere deg uten at du taster inn brukernavn og passord. Dette betyr at den automatiske innloggingen vil slutte å virke hvis:
  • Du bytter nettleser: Hver nettleser har sin egen lagring av cookies. Derfor må automatisk innlogging angis for hver av nettleserne du bruker.
  • Du har slått av "cookies" i nettleseren: XS Office krever at "cookies" er aktivert i nettleseren din. Dette er som standard aktivert, og kan enkelt reaktiveres i nettleseren din hvis det har blitt deaktivert.
  • Du har slettet "midlertidige filer" i nettleseren: "Cookies" lagres av nettleseren sammen med andre såkalte "midlertidige filer". Hvis du sletter disse, vil dette kunne gjøre at informasjon for automatisk innlogging til XS Office forsvinner og du må logge inn manuelt neste gang.
  • Du benytter "privat surfing" eller automatisk sletting av midlertidige filer: Flere nettlesere har egne funksjoner som tillater at alle midlertidige filer slettes når du lukker nettleseren. Dette kan gjøre at automatisk innlogging i XS Office ikke fungerer.
  • "Cookien" som XS Office benytter er utløpt: En "cookie" har en definert levetid, og når denne er utløpt vil du måtte logge inn manuelt igjen. Dette er normalt uproblematisk siden XS Office benytter cookies med lang levetid.

Glemt passord

Passordene i XS Office lagres som en enveis "hash" slik at de normalt ikke kan gjenopprettes. Hvis du har glemt passordet til XS Office, er derfor eneste muligheten at du får tilsendt et nytt passord. Dette kan du gjøre ved å følge linken "Glemt passordet ditt?" på innloggingssiden. For å bruke denne funksjonen må du huske kunde-ID og brukernavn. Da vil du få tilsendt et nytt passord via e-post.

NB! Merk at nytt passord sendes til e-postadresse "E-post 1" som er angitt på ansattkortet.

Resetting av passord for andre brukere

Dersom du heller ikke husker kunde-ID og brukernavn, kan du be administratoren din om å resette passordet ditt inne fra XS Office. Se Admin - Brukerkontoer for informasjon om resetting av passord.

NB! Merk at nytt passord her sendes til e-postadresse "E-postadresse" som er angitt på brukerkontoen.
Hvis heller ikke dette er mulig, må du kontakte XS Office.

Tvunget passordbytte

Det er ofte hensiktsmessig at brukerne må bytte passord ved faste intervaller. Dette for å minske risikoen for at gyldige passord er på avveie. Passordvarighet kan angis for hver enkelt bruker under Admin - Brukerkontoer.

Dersom brukerkontoen din er angitt med en begrenset varighet på passordet, vil du automatisk bli videresendt til en side for å angi et nytt passord.

Relaterte emner



0.4 Innledning - Logge ut

Introduksjon

Det er viktig å logge ut når du ikke skal bruke XS Office på en stund. Dette for å forhindre at andre som bruker maskinen din skal få uønsket tilgang til informasjonen i XS Office.

Hvordan logge ut?

Manuell utlogging fra XS Office kan gjøres på følgende måter:
  • Via verktøylinjen "faste funksjoner": Det finnes et eget hengelås-ikon på verktøylinjen som vil logge deg ut etter en dialogboks med bekreftelse.
  • Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å logge ut. Se Innledning - Hurtigtaster.
Merk at manuell utlogging vil deaktivere valget "Logg inn automatisk neste gang" fra innloggingsbildet (hvis dette var satt). Dermed vil du alltid måtte logge inn med brukernavn og passord etter en manuell utlogging.

Automatisk utlogging

XS Office vil logge deg ut automatisk dersom du ikke har aktivert valget "Logg inn automatisk neste gang" i innloggingsbildet. Automatisk utlogging inntreffer når du gjør én av følgende:
  • Lukker alle nettleservinduer: Når du lukker alle vinduene av den nettleseren du er innlogget i XS Office med, vil du være utlogget. Hvis du for eksempel bruker Firefox når du jobber i XS Office, må du lukke alle Firefox-vinduene for å logge automatisk ut.
  • Etter x timers inaktivitet: XS Office vil også logge deg ut når det har gått et gitt antall timer siden sist du åpnet en ny side. Når du da trykker "Oppdater" eller går til en ny side, vil du havne i innloggingsbildet.
Merk at begge metodene for automatisk utlogging krever at valget "Logg inn automatisk neste gang" ikke er aktivt. Hvis dette valget er aktivt, vil XS Office kunne brukes uten å logge inn med brukernavn og passord. Dette gjelder da kun fra den PCen du aktiverte denne avkrysningsboksen. Ved bruk av automatisk innlogging vil XS Office lagre en såkalt "cookie" i nettleseren din som lar XS Office autentisere deg uten at du taster inn brukernavn og passord. Se Innledning - Logge inn for mer informasjon om dette.

Det er ikke anbefalt å bruke funksjonen for automatisk innlogging på offentlige PCer eller PCer som du ikke har kontroll på andres tilgang til.

Relaterte emner

0.5 Innledning - Popup-blokkering

Introduksjon

De fleste moderne nettlesere har nå en innebygd funksjon for blokkering av uønskede popup-vinduer. Når en webside åpner et nytt nettleservindu for å vise informasjon til brukeren, sier vi at den åpner en popup (eller sprettoppvindu). Noen nettsteder misbruker popup-vinduer til å vise reklame eller prøve å lure brukeren til å utføre en handling.

For å unngå irriterende uønskede popup-vinduer, benytter man en popup-blokkerer ("popup blocker"). Som nevnt i starten har de fleste moderne nettlesere slik funksjonalitet innebygd. I tillegg kan slik funksjonalitet ligge i 3. partsprogrammer som Google Toolbar, ZoneAlarm eller andre programmer.

Implikasjoner i XS Office

Noen av funksjonene i XS Office vil generere popup-vinduer som kan aktivere popup-blokkereren din. Spesielt utsatt for dette er bruk av hurtigtaster for åpning av vinduer. Gode eksempler på dette er bruk av F1 for å starte hjelpefunksjonen eller F9 for å kontakte oss fra XS Office.

Hvordan unngå popup-blokkereren i XS Office?

Nedenfor finner du oversikt over prosedyren for å deaktivere popup-blokkereren for XS Office i noen vanlige nettlesere. Husk at det også kan finnes andre programmer som for eksempel Google Toolbar som deaktiverer popup-vinduene. Fremgangsmåten i disse programmene vil variere, men de fleste vil gi deg informasjon om at en popup ble blokkert. Ta kontakt med oss hvis det er noe du lurer på vedrørende popup-vinduer og XS Office.

Firefox

  • Start Firefox og logg inn til XS Office.
  • Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
  • Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en informasjonsdialogboks. Trykk "OK" her.
  • Klikk på knappen "Innstillinger" til høyre på den gule informasjonslinjen øverst i Firefox.
  • Velg "Tillat sprettoppvinduer fra ...".
  • Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") på nytt for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Opera

Popup-blokkereren i Opera vil normalt ikke blokkere funksjoner i XS Office. Hvis du likevel skulle støte på problemer, kan du bruke prosedyren angitt under.
  • Start Opera og logg inn til XS Office.
  • Høyreklikk i selve websiden og velg "Rediger innstillinger for nettsted".
  • I dialogboksen som kommer frem velger du "Åpne alle sprettoppvinduer" i rullegardinmenyen "Sprettoppvinduer" på fanekortet "Generelt".
  • Velg "OK" for å bekrefte handlingen og lukke dialogboksen.

Safari

Popup-blokkereren i Safari vil normalt ikke blokkere funksjoner i XS Office.

Google Chrome

Popup-blokkereren i Google Chrome vil normalt ikke blokkere funksjoner i XS Office.

Internet Explorer 6.0, 7.0 og 8.0

  • Start Internet Explorer og logg inn til XS Office.
  • Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
  • Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en informasjonsdialogboks. Trykk "OK" her.
  • Klikk på den gule informasjonslinjen øverst i Internet Explorer.
  • Velg "Alltid tillat popup-vinduer fra dette området...".
  • Velg "Ja" i dialogboksen som kommer frem for å bekrefte ditt valg.
  • Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") på nytt for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Internet Explorer 9.0

  • Start Internet Explorer og logg inn til XS Office.
  • Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
  • Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en informasjonsdialogboks. Trykk "OK" her.
  • Klikk på informasjonslinjen nederst i Internet Explorer.
  • Klikk på "Alternativer for dette området".
  • Velg "Alltid tillat".
  • Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") på nytt for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Relaterte emner

0.6 Innledning - Skrive ut informasjon

Introduksjon

Alle sidene som kan åpnes i hovedvinduet i XS Office har en såkalt "utskriftsvennlig versjon". Dette betyr at siden vises uten hovedmenyer, verktøylinjer og undermenyer.

Noen funksjoner i XS Office har spesialtilpassede utskriftsvennlige sider. Bl.a. gjelder dette kalenderen (Min side - Min kalender) som har en visning spesiallaget for utskrift av mange oppføringer.

Rapporter vil typisk vises i utskriftsvennlig versjon uten feltene for angivelse av søkekriterier.

Starte en utskrift

Utskriftsvennlig versjon åpnes via skriversymbolet på verktøylinjen "Faste funksjoner". Selve utskriften må startes manuelt i nettleseren. Dette gjøres ofte via menyvalget "Fil - Skriv ut" eller "File - Print" i nettleseren.

Relaterte emner

0.7 Innledning - Legge inn firmadata

Introduksjon

Når organisasjonen tar i bruk XS Office, er det viktig at alle opplysningene om organisasjonen registreres korrekt. Dette er spesielt viktig når organisasjonen sender informasjon ut fra XS Office til eksterne mottakere (for eksempel fakturaer).

Redigere firmainnstillinger

De fleste firmainnstillingene er tilgjengelige for redigering fra Admin - Organisasjonsfakta. Siden denne informasjonen er viktig, bør denne siden rettighetsstyres. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om hvordan dette gjøres.

I tillegg til fakta om organisasjonen inneholder Admin - Globale innstillinger sentrale innstillinger som kan påvirke kommunikasjonen utad.

Vi anbefaler også at e-postadressene som benyttes for de ansatte er de adressene de ansatte ønsker å motta e-post på. Dette fordi eksterne mottakere av e-post fra XS Office vil få en reell adresse å sende svar til.

Legge inn firmalogo

Organisasjonens logo kan legges inn fra Organisasjon - Logo.

Relaterte emner

0.8 Innledning - Personlige innstillinger

Introduksjon

Personlige innstillinger betyr innstillinger som kun gjelder den enkelte ansatte. Justering av disse vil ikke påvirke andre brukeres visning eller oppsett.

Redigere personalia

Personalia registreres på to ulike plasser. Den enkelte ansatte kan selv endre mange parametere fra Min side - Min profil. Noen parametere kan kun endres fra Admin - Ansatte. Dette gjelder spesielt opplysninger om stillingsforhold, fakturering og lønn.

Det er spesielt viktig at e-postadressen for hver ansatt gjenspeiler den adressen de ønsker å motta e-post på til daglig.

Legge inn bilde / passfoto

Du kan legge inn bilde av deg selv fra Min side - Min profil.

Legge inn håndsignatur

XS Office lar deg importere en innskannet håndsignatur slik at denne kan legges automatisk inn i tilbud som du sender til kunder. Se Min side - Min håndsignatur for informasjon om dette.

Visningsinnstillinger

Personlige innstillinger gir hver enkelt bruker muligheten til å tilpasse visningen av XS Office. Du kan bl.a. endre utseende for hovedvindu samt hvilke kalenderoppføringer som skal vises som standard. Se Min side - Mine innstillinger.

Endring av utseende ("look and feel") for XS Office

XS Office kommer med en hel rekke fargemaler (såkalte "skins") som kan velges fritt for hver enkelt bruker. Se Min side - Min farge-mal for informasjon om dette.

Personlig startside

Startsiden i XS Office er unik for hver bruker. For mer informasjon om dette, se Innledning - Startsiden og Min side - Min startside.

Relaterte emner

0.9 Innledning - Hurtigtaster

Introduksjon

Hurtigtaster lar deg jobbe mer effektivt med XS Office. Siden nettleserne tar i bruk mange hurtigtaster selv, er det vanskelig å definere hurtigtaster som er tilgjengelige i alle nettlesere på markedet. Derfor kan hurtigtastene variere for de enkelte nettleserne - selv om det meste er likt.

Tilgjengelige hurtigtaster

Listen under viser tilgjengelige hurtigtaster for Internet Explorer. Den komplette listen over hurtigtaster finner du i menyen "Funksjoner" på verktøylinjen i XS Office.
  • F1: Hjelp
  • F2: Søk
  • F8: Hurtigåpning
  • F9: Kontakt oss
  • F12: Til startside
  • Alt+F8: Om XS Office
  • Alt+Shift+F12: Logg ut
  • Esc: Lukk aktivt vindu
  • Alt+|: Redigering av startside
  • Alt+1: Ny e-post
  • Alt+2: Ny direktemelding
  • Alt+3: Ny avtale
  • Alt+4: Ny oppgave
  • Alt+5: Nytt notat
  • Alt+6: Ny kontaktperson
  • Alt+7: Ny firmaoppføring
  • Alt+8: Ny ledetråd
  • Alt+9: Ny telefonsamtale
  • Alt+0: Ny sak
  • Alt+M: Nytt møte
  • Alt+Shift+P: Nytt prosjekt
  • Alt+S: Ny SMS-melding
  • Alt+Y: Nytt tilbud
  • Alt+E: Ny salgsordre
  • Alt+Shift+O: Gå til salgsordrer
  • Alt+Shift+I: Gå til fakturaliste
  • Alt+Shift+Q: Gå til tilbud

Når bør hurtigtaster brukes?

Bruk av hurtigtaster er en personlig preferanse og du velger selv om du vil ta i bruk dette. Mange undersøkelser viser at en variert bruk av mus og tastatur kan hjelpe til for å forebygge "musesyke" hos personer som jobber mye med PC.

Nedenfor har vi listet opp noen eksempler på situasjoner der det kan være hensiktsmessig å bruke hurtigtaster.
  • Du trenger brukerveiledning/hjelp til den funksjonen du jobber med akkurat nå (trykk F1).
  • Du vil gå til startsiden din (trykk F12).
  • Du vil åpne startsiden i redigeringsmodus (trykk Alt+|).
  • Du vil logge ut (trykk Alt+Shift+F12).
  • Du lager et tilbud og må opprette en kunde mens du jobber med tilbudet (trykk Alt+7).
  • Du vil åpne søkesiden (trykk F2).
  • Du vil sende en kjapp forespørsel eller et spørsmål til oss (trykk F9).

Komplett oversikt over hurtigtaster

Enkelte tastekombinasjoner er reservert for andre funksjoner. Tabellen under viser hvilke hurtigtaster som kan benyttes fordelt på operativsystem og nettlesere.
  Windows Mac OS X Tilgjengelig i versjon
Funksjon Internet Explorer Firefox Safari Opera Firefox Safari Opera Inv Pro Ent
Hjelp F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1
Søk F2 F2 F2 F2 F2 F2 F2
Fullskjermsvisning F8 F8 F8 F8 F8 F8 F8
Kontakt oss F9 F9 F9 F9 Ctrl+F9 Ctrl+F9 Ctrl+F9
Til startside F12 F12 F12 F12 Ctrl+F12 Ctrl+F12 Ctrl+F12
Om X Ctrl+F8 Ctrl+F8 Ctrl+F8 Ctrl+F8 Ctrl+Shift+F8 Ctrl+Shift+F8 Ctrl+Shift+F8
Logg ut Ctrl+Shift+F12 Ctrl+Shift+F12 Ctrl+Shift+F12 Ctrl+Shift+F12 Ctrl+Shift+F12 Ctrl+Shift+F12 Ctrl+Shift+F12
Lukk aktivt vindu Esc Esc Esc Esc Esc Esc Esc
Redigering av startside Ctrl+| Ctrl+| Ctrl+| Ctrl+| Ctrl+§ Ctrl+§ Ctrl+§
Ny e-post Alt+1 Alt+1 Alt+1 Ctrl+Shift+1 Alt+1 Alt+1 Ctrl+Shift+1  
Ny direktemelding Alt+2 Alt+2 Alt+2 Ctrl+Shift+2 Alt+2 Alt+2 Ctrl+Shift+2  
Ny avtale Alt+3 Alt+3 Alt+3 Ctrl+Shift+3 Alt+3 Alt+3 Ctrl+Shift+3
Ny oppgave Alt+4 Alt+4 Alt+4 Ctrl+Shift+4 Alt+4 Alt+4 Ctrl+Shift+4
Nytt notat Alt+5 Alt+5 Alt+5 Ctrl+Shift+5 Alt+5 Alt+5 Ctrl+Shift+5
Ny kontaktperson Alt+6 Alt+6 Alt+6 Ctrl+Shift+6 Alt+6 Alt+6 Ctrl+Shift+6
Ny firmaoppføring Alt+7 Alt+7 Alt+7 Ctrl+Shift+7 Alt+7 Alt+7 Ctrl+Shift+7
Ny ledetråd Alt+8 Alt+8 Alt+8 Ctrl+Shift+8 Alt+8 Alt+8 Ctrl+Shift+8  
Ny telefonsamtale Alt+9 Alt+9 Alt+9 Ctrl+Shift+9 Alt+9 Alt+9 Ctrl+Shift+9  
Ny sak Alt+0 Alt+0 Alt+0 Ctrl+Shift+0 Alt+0 Alt+0 Ctrl+Shift+0  
Nytt møte Ctrl+M Ctrl+M Ctrl+M Ctrl+M Ctrl+M Ctrl+M Ctrl+Shift+M  
Nytt prosjekt Ctrl+Shift+P Ctrl+Shift+P Ctrl+Shift+P Ctrl+Shift+P Ctrl+Shift+P Ctrl+Shift+P Ctrl+Shift+P  
Ny SMS-melding Ctrl+S Ctrl+Q, Ctrl+Å Ctrl+S Ctrl+S Ctrl+Q Ctrl+S I/T  
Nytt tilbud Ctrl+Y Ctrl+Y Ctrl+Y Ctrl+Y Ctrl+Y Ctrl+Y Ctrl+Shift+Y  
Ny salgsordre Ctrl+E Ctrl+E Ctrl+E Ctrl+E Ctrl+E Ctrl+E Ctrl+Shift+E  
Gå til salgsordrer Ctrl+Shift+O Ctrl+Shift+O Ctrl+Shift+O Ctrl+Shift+O Ctrl+Shift+O Ctrl+Shift+O Ctrl+Shift+O  
Gå til fakturaliste Ctrl+Shift+I Ctrl+Shift+I Ctrl+Shift+I Ctrl+Shift+I Ctrl+Shift+I Ctrl+Shift+I Ctrl+Shift+I  
Gå til tilbud Ctrl+Shift+Q Ctrl+Shift+Q Ctrl+Shift+Q Ctrl+Shift+Q Ctrl+Shift+Q Ctrl+Shift+Q Ctrl+Shift+Q  


Relaterte emner

0.10 Innledning - Integrasjon i Outlook

NB! Se avsnittet 32 bit vs 64 bit for å finne ut hvilken versjon du skal installere.

Introduksjon

XS Office har et eget tilleggsprogram ("add-in") som kan installeres og gjøres tilgjengelig i e-postklienten Microsoft Outlook. Med dette tillegget kan du overføre (eksportere) oppføringer fra Outlook direkte inn i XS Office. Du velger helt enkelt de oppføringene du vil overføre fra listene i Outlook og velger "Eksporter" via knappene/menyvalgene i XS Office Outlook Add-in. Du kan typisk knytte oppføringene til firma, prosjekt og sak i XS Office. De nye oppføringene vil være tilgjengelige i XS Office umiddelbart.

Du har også mulighet for å importere firmaoppføringer og kontaktpersoner fra XS Office til en valgfri kontaktliste i Outlook.

For å benytte XS Office Outlook Add-in, må du ha XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition. Merk også at det kan finnes begrensninger i form av maksimal meldingsstørrelse og antall du har mulighet til å eksportere til XS Office. I tilfelle vil du opplyses om dette når du forsøker å utføre operasjoner som ikke er tillatt.

XS Office Outlook Add-in er laget for å fungere fra og med 2003-versjonen av Microsoft Outlook.

Versjoner, verktøylinjer og bånd

XS Office Outlook Add-in støtter Microsoft Outlook fra og med versjon 2003. Merk at Microsoft Outlook for Mac ikke er støttet. Microsoft gir ikke mulighet for å installere tilleggprogrammer i Mac-versjonene av programmene sine.

Det er viktig å være oppmerksom på at Microsoft har endret det grafiske designet både i 2003-, 2007- og 2010-versjonen av Outlook. Derfor vil XS Office Outlook Add-in fremstå ulikt avhengig av hvilken versjon av Outlook du benytter. Verktøylinjene ("command bars") fra tidligere Microsoft-programmer har litt etter litt blitt erstattet av såkalte bånd ("ribbons").

Tabellen under viser hvilke versjoner av Outlook som benytter verktøylinjer ("command bars") og hvilke som benytter bånd ("ribbons") i hovedvinduet og detaljvinduet for e-post. Detaljvinduet for e-post er vinduet som åpnes når du dobbelklikker på en eksisterende e-postmelding eller velger å åpne en ny.

Vindu2003-versjon2007-versjon2010-versjon2013-versjon
HovedvinduCommand barsCommand barsRibbonsRibbons
Detaljvindu for e-postCommand barsRibbonsRibbonsRibbons
Tabell: Verktøylinjer ("command bars") vs bånd ("ribbons") i Microsoft Outlook
I Outlook 2003 og 2007 vil det også opprettes en egen hovedmeny med navn "XS Office". Denne er normalt plassert rett til venstre for "Hjelp"-menyen i hovedvinduet. Dermed kan du slå av verktøylinjen og kun benytte hovedmenyen hvis du ikke ønsker ekstra verktøylinjer i Outlook-grensesnittet.

Visuelle endringer med XS Office Outlook Add-in

Hvis Microsoft Office-programmet benytter bånd ("ribbons"), vil XS Office Outlook Add-in gjøre to endringer i det grafiske grensesnittet i programmet. For det første vil du få et eget bånd med navn "XS Office". Dette båndet inneholder all funksjonalitet i XS Office Outlook Add-in. I tillegg vil hjem-båndet (engelsk "Home") få en egen gruppe kalt "XS Office". Dette gjør at du slipper å navigere til XS Office-båndet hver gang du vil eksportere eller importere elementer.

Hvis programmet ditt benytter verktøylinjer ("command bars"), vil XS Office Outlook Add-in legge til én verktøylinje som inneholder all funksjonalitet i XS Office Outlook Add-in. Denne verktøylinjen har navnet "XS Office".

Funksjonene i XS Office Outlook Add-in vil for øvrig fungere eksakt likt uavhengig om versjonen din benytter bånd eller verktøylinjer.

Installere XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in kan lastes ned fra våre hjemmesider og installeres på følgende måte:
  1. Hvis noen av de nevnte programmene kjører, lukk dem før du starter installasjonen.
  2. Last ned filen XS.Office.Outlook.Addin.Setup.msi (evt. XS.Office.Outlook.Addin.Setup.x64.msi, se under) fra våre websider og åpne filen etter nedlasting.
  3. Følg veiledningen på skjermen.

32 bit vs 64 bit

Nyere versjoner av Office-programmer finnes i både 32 bits og 64 bits utgave. En 32 bits add-in kan ikke uten videre installereres i 64 bits Office. Det samme gjelder for 64 bits add-ins i 32 bits Office. De fleste tilgjengelige add-ins for Office er i dag utviklet for 32 bits Office. Derfor vil mange av disse ikke fungere hvis du velger 64 bits Office. Merk at dette ikke er relatert til om du har 64 bits Windows. 32 bits Office vil fungere helt fint (og med samme ytelse) som 64-bitsutgavene av Office i 64 bits Windows. Microsoft anbefaler 64 bits Office kun hvis du benytter store Excel-regneark (over 2 GB).

XS Office Outlook Add-in har et eget installasjonprogram tilpasset 64 bits Office. Dette programmet heter XS.Office.Outlook.Addin.Setup.x64.msi (merk ".x64"). Hvis du benytter 64 bits Office, er det viktig at du bruker dette installasjonsprogrammet. Hvis ikke, vil du oppleve at XS Office-integrasjonen ikke er tilgjengelig etter installasjonen.

NB! Merk at dette gjelder Office-programmet ditt (og ikke Windows-versjonen din). Mange har 32 bits Office installert på 64 bits Windows. Installasjon av 64-bitsversjonen vil i en slik situasjon føre til at XS Office-utvidelsen ikke blir synlig. Se funksjonen "Hjelp" - "Om" i Office-programmet ditt for å finne ut om du har 32 bits eller 64 bits utgave.

Hvis du har installert feil versjon, kan du avinstallere utvidelsen fra kontrollpanelet som beskrevet her.

Oppdatere XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in kan oppdateres når nye versjoner er tilgjengelige. Etter installasjonen av XS Office Outlook Add-in vil du automatisk informereres om eventuelle nye versjoner ved oppstart av Outlook. Denne sjekken kan også utføres manuelt via om-boksen for XS Office Outlook Add-in.

Det er viktig at du installerer oppdateringene når de er tilgjengelige. Hvis ikke, risikerer du å møte problemer når du eksporterer elementer. Nye versjoner gjøres også tilgjengelig under seksjonen "Download" på våre hjemmesider. Husk å lukke Outlook før du starter installasjonen.

Fjerne XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in fjernes via funksjonen for å legge til/fjerne programmer i kontrollpanelet i Windows. Navnet på denne funksjonen vil variere avhengig av hvilken Windows-versjon du benytter. Høyreklikk på "XS Office Outlook Add-in" i listen over installerte programmer. Velg "Avinstaller" (engelsk "Uninstall"). Følg veiledningen på skjermen.

Husk å lukke Outlook før du starter avinstalleringen.

Objekter som kan overføres fra Outlook til XS Office

XS Office Outlook Add-in kan overføre følgende objekter fra Outlook til XS Office:

Objekter som kan overføres fra XS Office til Outlook

XS Office Outlook Add-in kan overføre følgende objekter fra XS Office til Outlook:

Funksjonsknapper i XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in legger til følgende knapper på en egen verktøylinje (eller et bånd) i Outlook:
  • Eksporter: Lar deg eksportere ulike typer data fra Outlook til XS Office.
  • Importer: Lar deg importere data fra XS Office til Outlook. Kun tilgjengelig hvis du står i en kontaktmappe i Outlook.
  • Innstillinger: Åpner dialogboks for innstillinger.
  • Hjelp: Åpner brukerveiledning for XS Office Outlook Add-in.
  • Om: Viser versjonsinformasjon for XS Office Outlook Add-in.

Hurtigtaster / funksjonstaster

Følgende hurtigtaster er tilgjengelige fra hovedvinduet i Outlook:
  • Ctrl+Alt+X: Eksportere valgte elementer (åpner dialogvinduet for eksport).
  • Ctrl+Alt+I: Importere kontakter fra XS Office til Outlook.

Eksportere e-post

Du kan eksportere både innkommende e-post og sendt e-post fra Outlook til XS Office. Merk at det kan finnes en begrensning for hvor mange meldinger som kan velges for overføring i én operasjon. I tilfelle, vil du motta informasjon om dette hvis antallet valgte meldinger er for høyt.

Alle vedlegg i e-postene vil også overføres til XS Office. Det kan hende det finnes en grense for maksimal størrelse på hver e-post (inklusiv vedlegg). I tilfelle vil du få informasjon om dette for hver e-post som er for stor. Alle valgte e-poster som ikke overskrider denne grensen vil uansett overføres.

XS Office Outlook Add-in vil automatisk lagre e-post som sendt e-post i XS Office hvis du overfører fra standardmappen for sendt e-post (typisk "Sendte elementer") i Outlook. For alle andre mapper vil e-posten havne som innkommende e-post i XS Office.

Meldingene kan merkes med firma, prosjekt og saksnummer slik at de blir synlige i firmakortet, prosjektkortet samt i en eventuell sak i saksarkivet.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre e-postmeldinger til XS Office:
  1. Åpne ønsket e-postmappe i Outlook.
  2. Marker de e-postmeldingene du vil overføre til XS Office. Du kan merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
  3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
  4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
  5. Verifiser informasjonen som fremkommer i dialogvinduet for eksport.
  6. Hvis du har valgt kun én melding, kan du endre emnet for meldingen.
  7. Du kan også velge om du ønsker å eksportere filvedlegg i de valgt meldingene eller ikke.
  8. Søk etter og velg kobling mot firma, prosjekt og sak i XS Office (se under).
  9. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Indikering av allerede overførte e-postmeldinger

Hvis du forsøker å overføre én eller flere e-postmeldinger som allerede er overført til XS Office, vil du få en advarsel om dette. Du kan også enkelt se hvilke meldinger som er overført til XS Office via et eget felt i e-postlisten din. Slik gjør du for å angi at feltet "XS" skal vises i e-postlisten din:
  1. Åpne ønsket e-postmappe i Outlook.
  2. Høyreklikk på overskriftsraden og velg "Feltvelger".
  3. I feltvelgeren som kommer fram velger du kategorien "Brukerdefinerte felt..." Her skal du finne valget "XS". Hvis du ikke finner dette, kan det være at XS-feltet allerede er lagt til i den aktive mappen eller at XS Office Outlook Addin ikke er korrekt installert.
  4. Klikk på "XS" og dra feltet inn i overskriftsraden på det stedet du ønsker at feltet skal fremkomme i Outlook. Når du er fornøyd, slipper du museknappen.
  5. Tilpass om ønskelig bredden på kolonnen "XS".
  6. E-postmeldinger som er overført til XS Office vil nå indikeres med en avkrysningsboks i denne kolonnen.
Merk at avkrysningsboksen ikke vil fjernes selv om du den eksporterte e-posten slettes fra XS Office.

Knytte e-post til firma, prosjekt og sak

Alle meldinger som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma, prosjekt og sak ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Hvis antallet unike avsendere i utvalget er én og meldingene er innkommende, vil XS Office Outlook Add-in søke etter firmaer og kontaktpersoner i XS Office som tilsvarer avsenderadressen. Hvis systemet finner eksakt ett treff for denne e-postadressen, vil det tilhørende firmaet velges automatisk og et søk etter prosjekter og saker tilknyttet dette firmaet vil utføres. Det samme gjelder hvis antallet unike mottakere i utvalget er én og meldingene er utgående.

Hvis ingen treff blir funnet, kan du søke etter og velge firma manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet. Systemet vil foreslå navn basert på informasjonen som foreligger hvis det kun finnes én avsender/mottaker.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Opprette tilknytning mot sak i XS Office

Hvis du benytter saksarkivet i XS Office, er det viktig at all relevant informasjon om en sak er tilknyttet denne. Derfor er det viktig å tilknytte både utgående og innkommende e-post som er relatert til saken.

Systemet vil automatisk søke etter saker tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket sak ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge sak manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket sak i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til denne. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om den valgte saken.

Hvis saken meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette en ny sak under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett ny)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn detaljinformasjon om den nye saken.

Hvis du velger å opprette en ny sak, vil XS Office foreslå emnet fra e-posten som saksemne samt meldingsteksten som problemstilling for saken. Du kan også velge å redigere disse tekstene selv før eksport. Eventuelt valgt firma og prosjekt vil også automatisk knyttes til denne saken ved eksport.

Søkefelter for firma

Søkefeltet for firma vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:
  • Firmanavn
  • Firma-ID
  • Kunde-ID
  • Leverandør-ID
Se også avsnittet om spesialord ved søk.

Søkefelter for prosjekt

Søkefeltet for prosjekt vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:
  • Prosjektnavn
  • Prosjektnummer
  • Prosjektkode

Søkefelter for saker

Søkefeltet for saker vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:
  • Emne for sak
  • Saksnummer
  • Sakskode

Spesialord ved søk

Hvis du ønsker å kun søke etter firmaoppføringer basert på e-postadresse, kan du benytte prefikset "email:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for firma. Dette kan du bruke hvis du for eksempel ønsker å søke etter et firma som har ansatte med Gmail-adresse. Da angir du "email:gmail.com" (uten anførselstegn) i søkefeltet. Søk med nøkkelordet "email:" vil søke i generell e-postadresse og e-postadresse for faktura for firmaoppføringer samt begge e-postadresser for kontaktpersoner. Hvis deler av én eller flere av disse adressene matcher søkeordet, vil de anses som treff.

Hvis du ønsker å kun søke etter prosjekter eller saker knyttet til et spesielt firma, kan du benytte prefikset "company:" eller "cmp:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for prosjekt eller sak. Et slikt søk vil returnere oppføringer med eksakt treff på minst ett av kriteriene firmanavn, firma-ID, kunde-ID og leverandør-ID.

Eksportere kalenderoppføringer

Du kan eksportere dine kalenderoppføringer fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange kalenderoppføringer du kan overføre i én operasjon. Du kan selv velge om du vil opprette de valgte oppføringene som avtaler, møter eller samtaler i XS Office.

Tips: For å enkelt kunne markere mange avtaler samtidig, er det best å bruke tabellvisning av kalenderen i Outlook. Vi anbefaler å bruke kategorivisningen. Denne aktiverer du ved å velge Vis -> Ordne etter -> Kategorier.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre kalenderoppføringer i Outlook til avtaler, møter eller samtaler i XS Office:
  1. Åpne ønsket kalendermappe i Outlook.
  2. Bytt til kategorivisning hvis du enklere vil gjøre et større utvalg. Se over.
  3. Marker de kalenderoppføringene du vil overføre til XS Office. Du kan merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk. I kategorivisningen kan du bruke Ctrl+A for å velge alle.
  4. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
  5. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
  6. Angi om oppføringene skal markeres som private (gjelder kun ved "Eksporter som" = avtaler) eller være synlige for andre brukere i XS Office.
  7. Angi om oppføringene skal opprettes som avtaler, møter eller samtaler i XS Office ved å bruke nedtrekkslisten "Eksporter som". Merk at kun avtaler kan markeres som private.
  8. Søk etter og velg kobling mot firma og prosjekt i XS Office (se under).
  9. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Knytte avtaler til firma og prosjekt

Alle avtaler som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma og prosjekt ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Bruk søkeboksen for firma for å søke etter firmaet som skal knyttes til avtalene. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at avtalene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet avtalene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet avtalene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Eksportere oppgaver

Du kan eksportere oppgavelisten din fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange oppgaver du kan overføre i én operasjon.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre oppgaver i Outlook til XS Office:
  1. Åpne ønsket oppgavemappe i Outlook.
  2. Marker de oppgavene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
  3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
  4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
  5. Angi om oppgavene skal markeres som private eller være synlige for andre brukere i XS Office.
  6. Søk etter og velg kobling mot firma og prosjekt i XS Office (se under).
  7. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Knytte oppgaver til firma og prosjekt

Alle oppgaver som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma og prosjekt ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Bruk søkeboksen for firma for å søke etter firmaet som skal knyttes til oppgavene. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at oppgavene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet oppgavene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet oppgavene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Eksportere notater

Du kan eksportere dine notater fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange notater du kan overføre i én operasjon.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre notater i Outlook til XS Office:
  1. Åpne ønsket notatmappe i Outlook.
  2. Marker de notatene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
  3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
  4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
  5. Angi om notatene skal markeres som private eller være synlige for andre brukere i XS Office.
  6. Søk etter og velg kobling mot firma og prosjekt i XS Office (se under).
  7. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Knytte notater til firma og prosjekt

Alle notater som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma og prosjekt ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Bruk søkeboksen for firma for å søke etter firmaet som skal knyttes til notatene. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at notatene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet notatene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet notatene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Eksportere kontakter og ansatte

Du kan enkelt eksportere dine kontakter fra Outlook til XS Office. XS Office Outlook Add-in bruker kombinasjonen av firmanavn, fornavn og etternavn i Outlook for å sjekke om firmaet/kontaktpersonen finnes fra før i XS Office. Kontakter med firmanavn og fornavn/etternavn vil opprettes som et firma med tilhørende kontaktperson i XS Office. Hvis fornavn og etternavn ikke er angitt, vil kun firmaoppføringen opprettes. Ved eksport til ansattlisten i XS Office vil firmanavnet ignoreres.

Denne funksjonen er gunstig å bruke hvis du ønsker å benytte Outlook som ditt primære verktøy for kontakthåndtering. Dette kan for eksempel være fordi du benytter synkronisering av kontakter mellom Outlook og din mobiltelefon. I tillegg lar det deg enkelt kunne overføre alle dine eksisterende kontakter til XS Office ved første gangs bruk av XS Office.

For å kunne overføre kontakter fra Outlook til felles firma-/kontaktliste samt ansattlisten i XS Office, må du ha en spesiell rolle i XS Office - synkroniseringsadministrator. Dette for å minske risikoen for å gjøre uønskede endringer i firmadatabasen i XS Office. Hvis du ikke er satt opp som synkroniseringsadministrator, vil valgene knyttet til eksport til felleslistene være deaktiverte. Se Admin - Ansatte for informasjon om hvordan du markerer en ansatt som synkroniseringsadministrator.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre dine kontakter fra Outlook til XS Office:
  1. Åpne ønsket kontaktmappe i Outlook.
  2. Marker de kontaktene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
  3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
  4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
  5. Velg ønsket lagringssted i XS Office. Alle brukere kan eksportere til sitt private kontaktregister i XS Office. Hvis du ønsker å oppdatere felles firma-/kontaktliste eller ansattlisten, må du være satt opp som synkroniseringsadministrator i XS Office. Se Admin - Ansatte for informasjon om dette.
  6. Velg om du ønsker å ta med eventuelle fotografier og firmalogoer som er lagret i kontaktene dine i Outlook.
  7. Velg om du ønsker å oppdatere nøkkelinformasjon for eksisterende oppføringer fra Outlook til XS Office. Hvis du ikke velger dette, vil kun nye oppføringer legges til i XS Office. Eksisterende oppføringer vil bli ignorert.
  8. Velg OK og bekreft handlingen. Husk at denne operasjonen ikke kan reverseres. Dermed er det veldig viktig å ha kontroll med at utvalg og lagringssted er korrekte. Velg "Avbryt" hvis du ikke er sikker på at de valgte kontaktene er de du ønsker å overføre til XS Office.

Hvilken informasjon overføres fra Outlook til XS Office?

Tabellen under viser hvordan informasjonsfelter i Outlook blir overført til XS Office samt i hvilke XS Office-oppføringer feltene benyttes i.

OutlookXS OfficeFirmaKontakt-
person
Ansatt
FirmanavnFirmanavn i XS Office hvis firma med samme navn ikke finnes fra før. Merk at en privat og en felles firmaoppføring kan ha samme navn i XS Office.x  
ID-nummer for organisasjonOrganisasjonsnummer i XS Office for nyopprettet/oppdatert firmaoppføring.x  
FornavnFornavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før. xx
MellomnavnMellomnavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før. Vil legges inn som en del av fornavnet for kontaktpersonen i XS Office. Ved eksport til ansattlisten, vil mellomnavnet lagres separat. xx
EtternavnEtternavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før. xx
E-postE-postadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office. xx
E-post 2E-postadresse 2 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office. x 
E-post 3E-postadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.x  
Telefon, arb.Telefon arbeid 1 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office. xx
Telefon 2, arb.Telefon arbeid 2 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office. x 
Hovedtelefon for firmaTelefonnummer for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.x  
MobiltelefonMobiltelefonnummer for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office. xx
Telefaks, arb.Telefaksnummer for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.x  
Telefaks, prv.Telefaksnummer for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office. x 
Hjemmeside, arb.Webadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.x  
Personlig hjemmesideWebadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office. xx
Adresse, arb.Besøksadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.x  
Annen adressePostadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.x  
Adresse, priv.Hjemmeadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office. xx
YrkeYrke for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office. x 
AvdelingAvdeling for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office. x 
TittelTitulering for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office. x 
StillingStillingstittel for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office. x 
IM-adresseIM-adresse (Instant Messaging) for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office. x 
Kunde-IDKunde-ID økonomisystem for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office. Hvis denne verdien er i bruk, vil nye firmaer også automatisk settes som kunder i XS Office.x  
NotatNotatfelt i nyopprettet/oppdatert firma og/eller kontaktperson i XS Office.xxx
FotoFoto/logo for nyopprettet/oppdatert firma og/eller kontaktperson i XS Office.xxx
PrivatBrukes for å angi om firma/kontaktperson skal lagres som privat i XS Office (hvis eksport basert på innstilling per kontakt er valgt).xx 
Tabell: Feltguide Outlook vs XS Office

Eksport av fotografier og firmalogoer

I dialogboksen for eksport av kontakter fra Outlook til XS Office finnes det et eget valg for eksport av fotografier og firmalogoer. Hvis dette valget er aktivert, vil bildene knyttet til kontaktene i Outlook kunne overføres til XS Office. For kontakter med kun firmanavn (ingen fornavn eller etternavn), vil bildet fra Outlook settes som firmalogo i XS Office. Hvis kontaktene har personnavn, vil bildet havne som fotografi for kontaktpersonen i XS Office. Ingen logo vil i så tilfelle knyttes til firmaoppføringen i XS Office.

Importere kontakter og ansatte

Med XS Office Outlook Add-in kan du også enkelt importere dine kontakter og ansattlisten fra XS Office til Outlook. Hvis du har en mobiltelefon med støtte for Outlook-synkronisering, kan du med denne funksjonen faktisk få informasjonen fra XS Office inn i din egen mobiltelefons kontaktliste også!

Tips: Det kan være gunstig å operere med mange kontaktmapper i Outlook for å ha full oversikt. Én mulighet kan være å ha separate kontaktmapper for private kontakter, ansatte, kunder og leverandører. Dermed vil det være enklere å kunne oppdatere for eksempel ansattlisten isolert.

Når du overfører kontakter fra XS Office, kan du via en egen dialogboks velge hvilken type kontakter og firmaoppføringer du vil overføre. Her kan du også velge hvordan du vil håndtere duplikater under importen (elementer som finnes fra før i Outlook). Du kan også velge å kun importere primærkontakter. Dermed vil du alltid få kun én kontaktperson per firmaoppføring i Outlook. Disse vil lagres under samme oppføring med fornavn, etternavn og firmanavn.

For informasjon om hvordan informasjon fra XS Office havner i Outlook, se vår feltguide for Outlook vs XS Office ovenfor.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre dine kontakter fra XS Office til Outlook:
  1. Åpne ønsket målmappe for kontaktene i Outlook.
  2. Velg "Importer fra XS Office" fra verktøylinjen for XS Office.
  3. Velg "Importer fra XS Office" fra verktøylinjen eller båndet for XS Office. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
  4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
  5. Velg hvilke typer oppføringer du vil importere fra XS Office. Du kan også velge å kun importere primærkontakter.
  6. Velg om du ønsker å ta med eventuelle fotografier og firmalogoer som er tilknyttet kontaktene dine i XS Office.
  7. Velg hvordan du ønsker å håndtere duplikater (elementer som finnes fra før i Outlook)
  8. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen og du vil få opp en dialogboks med oppsummering til slutt.

Import av fotografier og firmalogoer

I dialogboksen for import av kontakter fra XS Office til Outlook finnes det egne valg for import av fotografier og firmalogoer. Hvis disse valget er aktivert, vil bildene knyttet til kontaktene i XS Office kunne overføres til Outlook. For oppføringer med kun firmanavn (ingen kontaktperson), vil firmalogo i XS Office settes som bilde for kontaktoppføringen i Outlook. Hvis firmaoppføringen har tilknyttede kontaktperson(er), vil fotografiene av kontaktpersonene i XS Office havne som bilde for kontaktene i Outlook.

Innstillinger for XS Office Outlook Add-in

For å benytte XS Office Outlook Add-in, må du angi de samme innstillingene som du bruker når du logger inn til XS Office via web.
  • Adresse til XS Office-server: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i nettleseren din for å åpne startsiden i XS Office.
  • Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
  • Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
  • Passord: Samme som under innlogging til XS Office.
  • Språk: Ønsket språk for brukergrensesnittet.
  • Vis innstilinger-vindu ved oppstart: Angir om denne dialogboksen skal vises ved hver oppstart av programmet.
Merk at XS Office Outlook Add-in vil lagre alle innstillinger foruten passord slik at du slipper å angi disse på nytt ved senere oppstarter.

Installerte filer for XS Office Outlook Add-in

Programfiler

Tillegget installerer seg som standard i mappen "XS Office\XS Office Outlook Add-in" under mappen for programfiler. Dette vil typisk være:
  • "c:\Programfiler\XS Office\XS Office Outlook Add-in" (for 32 bits Office)
  • "c:\Programfiler (x86)\XS Office\XS Office Outlook Add-in" (for 64 bits Office)
Følgende filer og mapper vil ligge her:
  • XS.Office.Outlook.Addin.dll Programfilen for tillegget.
  • XS.Office.Addin.Shared.dll Påkrevd støttebibliotek.
  • nb-NO\XS.Office.Outlook.Addin.resources.dll Ressursbibliotek med norske oversettelsestekster for tillegget.
  • Office2003.dll PIA-fil (= "Primary Interop Assemblies") fra Microsoft med støtte for Office-versjoner fra og med Office 2003.
  • Microsoft.Office.Interop.Outlook.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Outlook.
  • extensibility.dll Påkrevd støttebibliotek fra Microsoft.
  • stdole.dll Påkrevd støttebibliotek fra Microsoft.

Brukerinnstillinger

Brukerinnstillinger lagres under din brukerprofil i Windows. Dette vil typisk være:
  • "c:\Users\<brukernavn>\AppData\Roaming\XS Office" (Windows 7 og Windows Vista)
  • "c:\Documents and Settings\<brukernavn>\Programdata\XS Office" (Windows XP).
Følgende filer og mapper vil typisk ligge her:
  • XS.Office.Outlook.Addin.settings (vanlig tekstfil i XML-format)
Avinstallasjon av XS Office Outlook Add-in bør alltid gjøres via prosedyren som beskrevet i avsnittet "Fjerne XS Office Outlook Add-in" over.

"Om XS Office"

Det finnes en egen dialogboks for informasjon om XS Office Outlook Add-in og kjøretidsmiljøet dens. Denne dialogboksen kan aktiveres via:
  • En egen knapp nede til venstre i vinduet for eksport av elementer.
  • Knappen "Om" på verktøylinjen eller båndet med navn "XS Office".
Følgende informasjon er tilgjengelig i om-boksen:
  • Versjon: Versjonsnummer for tillegget.
  • Versjon delt bibliotek: Versjonsnummer for delt tilleggsbibliotekfil.
  • Vertsprogram: Navn og versjonsnummer for vertsprogram som tillegget kjører i.
  • Språkinnstilling: Angir aktiv språkinnstilling for tillegget.
  • Copyright: Informasjon om kopibeskyttelse.
  • Websted: Link til websted for XS Office.
  • Installasjonsmappe: Angir mappe som tillegget kjører fra. Klikk for å åpne mappen.
  • Innstillinger-mappe: Angir mappe som brukerinnstillingene er lagret i. Klikk for å åpne mappen.
  • Cache-mappe: Angir mappe som benyttes av tillegget for midlertidig lagring av filer. Klikk for å åpne mappen.

"Se etter oppdateringer"

Om-boksen inneholder en egen knapp der du kan sjekke om det finnes en nyere versjon av tillegget enn versjonen du bruker. Se forøvrig avsnittet om oppdatering av tillegget ovenfor.

Relaterte emner

0.11 Innledning - Integrasjon i Thunderbird

Introduksjon

XS Office har et eget tilleggsprogram (utvidelse/"extension") som kan installeres i e-postklientene Mozilla Thunderbird og Mozilla SeaMonkey. Med dette tillegget kan du overføre (eksportere) oppføringer fra Thunderbird/SeaMonkey direkte inn i XS Office. Du velger helt enkelt de oppføringene du vil overføre fra e-postmapper i Thunderbird/SeaMonkey og klikker på en XS-knapp i verktøylinjen eller velger fra høyreklikkmenyen. Når du overfører oppføringer har du muligheten til å knytte disse mot eksisterende firma, prosjekt og sak eller opprette nye. De nye oppføringene vil være tilgjengelige i XS Office umiddelbart.

Historikk

Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird er et gratis e-postprogram basert på åpen kildekode utviklet av Mozilla Foundation. De første 0.x-versjonene ble lansert i 2003 og versjon 1.0 kom i slutten av 2004. Prosjektet har nær slektskap med nettleseren Firefox og er tilgjengelig på en rekke plattformer:
  • Windows
  • Linux
  • Mac OS X
  • OS/2
  • OpenSolaris
Thunderbird støtter de viktigste standardene for e-post, bl.a. SMTP, IMAP, POP3 og PGP. Thunderbird har innebygd spamfilter og støtter utvidelser.

SeaMonkey

SeaMonkey er basert på samme kildekode som Thunderbird og er primært vedlikeholdt av entusiaster. SeaMonkey oppsto i 2005 da Mozilla Foundation annonserte at Mozilla Application Suite skulle legges ned og Firefox/Thunderbird skulle videreutvikles som separate produkter. Dermed oppsto The SeaMonkey Council som skulle håndtere den videre utviklingen av Mozilla Application Suite som én enhet under navnet SeaMonkey. Første versjon av SeaMonkey ble sluppet i slutten av 2005.
Kilde: Wikipedia.

Installere XS Office Thunderbird Extension

XS Office Thunderbird Extension kan lastes ned fra våre hjemmesider og installeres på samme måte som andre utvidelser for Mozilla Thunderbird/SeaMonkey. Her er tre mulige installasjonsprosedyrer (de to første er identiske for Thunderbird og SeaMonkey, den tredje med egen rutine for hver av dem):

Metode 1: Installasjon via Mozilla Firefox eller Google Chrome

  1. Start Mozilla Thunderbird/SeaMonkey.
  2. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
  3. Start Mozilla Firefox eller Google Chrome.
  4. Gå til http://www.xsoffice.no/download/ med Mozilla Firefox eller Google Chrome.
  5. Finn nedlastingslinken for XS Office Thunderbird Extension. Dra og slipp denne linken inn i utvidelser-vinduet i Thunderbird/SeaMonkey.
  6. Etter en kort nedtelling vil Thunderbird/SeaMonkey la deg velge knappen "Installer nå". Klikk på denne.
  7. Etter installasjonen vil Thunderbird/SeaMonkey be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.
  8. Når Thunderbird/SeaMonkey starter på nytt, skal du få et spørsmål om du vil konfigurere XS Office Thunderbird Extension. Dette kan du velge å gjøre nå eller senere. Merk at du må logge inn til XS Office via en egen innloggingsdialogboks for å kunne eksportere objekter fra Thunderbird/SeaMonkey til XS Office.

Metode 2: Installasjon via nedlastet fil

  1. Last ned filen XS.Office.ThunderbirdExtension.xpi fra http://www.xsoffice.no/download/ og lagre xpi-filen i en lokal mappe.
  2. Start Mozilla Thunderbird/SeaMonkey.
  3. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
  4. I vinduet som kommer frem, klikker du på "Verktøy"-knappen oppe til høyre ved søkefeltet.
  5. I nedtrekkslisten velger du så "Installer utvidelse fra fil ...".
  6. Bla deg frem til stedet du lagret filen XS.Office.ThunderbirdExtension.xpi, klikk på filen og velg knappen "Åpne" (alternativ: dobbelklikk på filen).
  7. Etter en kort nedtelling vil Thunderbird/SeaMonkey la deg velge knappen "Installer nå". Klikk på denne.
  8. Etter installasjonen vil Thunderbird/SeaMonkey be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.
  9. Når Thunderbird/SeaMonkey starter på nytt, skal du få et spørsmål om du vil konfigurere XS Office Thunderbird Extension. Dette kan du velge å gjøre nå eller senere. Merk at du må logge inn til XS Office via en egen innloggingsdialogboks for å kunne eksportere objekter fra Thunderbird/SeaMonkey til XS Office.

Metode 3a: Installasjon via utvidelsen ThunderBrowse (kun for Thunderbird)

  1. Start Mozilla Thunderbird.
  2. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
  3. Søk etter "ThunderBrowse" med søkefeltet oppe til høyre.
  4. Installer utvidelsen ThunderBrowse.
  5. Gå til http://www.xsoffice.no/download/ med ThunderBrowse.
  6. Finn nedlastingslinken for XS Office Thunderbird Extension. Høyreklikk på denne og velg "Open in a new tab" eller "Open in new window" (alternativ: Klikk på rullehjulet på musen).
  7. Etter en kort nedtelling vil Thunderbird la deg velge knappen "Installer nå". Klikk på denne.
  8. Etter installasjonen vil Thunderbird be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.
  9. Når Thunderbird starter på nytt, skal du få et spørsmål om du vil konfigurere XS Office Thunderbird Extension. Dette kan du velge å gjøre nå eller senere. Merk at du må logge inn til XS Office via en egen innloggingsdialogboks for å kunne eksportere objekter fra Thunderbird til XS Office.

Metode 3b: Installasjon via integrert nettleser (kun for SeaMonkey)

  1. Start Mozilla SeaMonkey.
  2. Åpne et nettleservindu i SeaMonkey (hurtigtast Ctrl+N).
  3. Gå til http://www.xsoffice.no/download/ med nettleseren i SeaMonkey.
  4. Finn nedlastingslinken for XS Office Thunderbird Extension. Klikk på denne. Det kan hende du må bekrefte å starte installasjonen i en egen dialogboks for dette.
  5. Etter en kort nedtelling vil SeaMonkey la deg velge knappen "Installer nå". Klikk på denne.
  6. Etter installasjonen vil SeaMonkey be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.
  7. Når SeaMonkey starter på nytt, skal du få et spørsmål om du vil konfigurere XS Office Thunderbird Extension. Dette kan du velge å gjøre nå eller senere. Merk at du må logge inn til XS Office via en egen innloggingsdialogboks for å kunne eksportere objekter fra SeaMonkey til XS Office.

Oppdatere XS Office Thunderbird Extension

XS Office Thunderbird Extension kan oppdateres på samme måte som andre utvidelser for Mozilla Thunderbird/SeaMonkey når nye versjoner er tilgjengelige. Dette betyr at du normalt slipper å installere utvidelsen på nytt hvis det finnes en nyere versjon. Slik gjør du for å sjekke om det finnes oppdateringer:
  1. Start Mozilla Thunderbird/SeaMonkey.
  2. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
  3. I vinduet som kommer frem, klikker du på "Verktøy"-knappen oppe til høyre ved søkefeltet.
  4. I nedtrekkslisten velger du så "Søk etter oppdateringer nå".
  5. Hvis det finnes nyere versjoner enn den du har installert, vil du få beskjed om dette og få mulighet til å oppdatere din versjon.
  6. Etter installasjonen vil Thunderbird/SeaMonkey be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.

Fjerne XS Office Thunderbird Extension

XS Office Thunderbird Extension fjernes på samme måte som andre utvidelser for Mozilla Thunderbird/SeaMonkey. Slik gjør du for å fjerne XS Office Thunderbird Extension:
  1. Start Mozilla Thunderbird/SeaMonkey.
  2. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
  3. I vinduet som kommer frem, åpner du fanekortet "Utvidelser".
  4. Bla deg frem til en utvidelse som heter "XS Office" (sannsynligvis langt nede på listen) og klikk på denne slik at den blir uthevet.
  5. Klikk på knappen "Slett" til høyre på det merkede feltet.
  6. Etter fjerningen vil Thunderbird/SeaMonkey be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.

Synlige endringer i Thunderbird-grensesnittet

Når du installerer XS Office Thunderbird Extension, vil du få følgende endringer i grensesnittet for Thunderbird/SeaMonkey:
  • En ny verktøylinjeknapp "Eksporter til XS Office" som kan slås av og på via "Tilpass"-funksjonen for verktøylinjen.
  • En ny verktøylinje helt til høyre i fanekortlinjen med diverse funksjoner.
  • Et nytt menyvalg "Eksporter til XS Office" i høyreklikkmenyen for e-post.
  • Et nytt menyvalg "XS Office" i Verktøy-menyen i hovedmenyen som lar deg endre innstillinger.
  • Et nytt statusområde for XS Office i statuslinjen i hovedvinduet.

Ny verktøylinjeknapp for eksport i Thunderbird

Som standard vil hovedverktøylinjen i Mozilla Thunderbird ikke inneholde noen knapper for XS Office etter installasjonen. For å legge til en slik knapp på verktøylinjen, høyreklikker du på verktøylinjen og velger "Tilpass...". I vinduet som åpnes finner du fram til knappen for XS Office-eksport og drar denne ut av vinduet med musen og slipper den på ønsket sted i verktøylinjen.

Verktøylinje i fanekortlinje

Helt til høyre i fanekortlinjen (normalt rett under verktøylinjen), finner du diverse funksjonsknapper relatert til XS Office Thunderbird Extension. Følgende funksjoner er tilgjengelig her:
  • Eksporter til XS Office: Starter en eksport av valgte meldinger til XS Office. Fungerer eksakt likt verktøylinjeknappen og menyvalget i høyreklikkmenyen.
  • Innstillinger for XS Office: Lar deg angi serveradresse, kunde-ID, brukernavn og passord for XS Office.
  • Åpne XS Office i en ny fane: Lar deg åpne startsiden for XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
  • Åpne innboks i XS Office i en ny fane: Lar deg åpne innboksen i XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
  • Åpne sendte elementer i XS Office i en ny fane: Lar deg åpne sendte elementer i XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
  • Åpne brukerveiledning for XS Office i en ny fane: Lar deg åpne brukerveiledningen for XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
  • Åpne Gmail i en ny fane: Lar deg åpne websiden for Gmail i et eget fanekort i Thunderbird. Er nyttig hvis du benytter e-posttjeneste fra Google.
  • Åpne Hotmail i en ny fane: Lar deg åpne websiden for Hotmail i et eget fanekort i Thunderbird. Er nyttig hvis du benytter e-posttjeneste fra Microsoft.
  • Åpne Yahoo Mail i en ny fane: Lar deg åpne websiden for Yahoo Mail i et eget fanekort i Thunderbird. Er nyttig hvis du benytter e-posttjeneste fra Yahoo.
Merk at fanekortlinjen ikke er synlig som standard i SeaMonkey så lenge du kun har ett fanekort åpent. Dette kan imidlertid endres fra innstillingene for SeaMonkey.

Ekstra menyvalg i høyreklikkmeny

Menyen som fremkommer når du høyreklikker etter å ha valgt én eller flere meldinger i Thunderbird skal inneholde et eget valg "Eksporter til XS Office". Funksjonen til dette menyvalget er eksakt lik funksjonen for verktøylinjeknappen og den korresponderende knappen i fanekortlinjen.

Ekstra menyvalg på Verktøy-menyen

I verktøy-menyen vil du få et nytt menyvalg "XS Office". Her kan du angi innstillinger for din tilkobling til XS Office.

Nytt statusområde i statuslinjen

Etter å ha installert XS Office Thunderbird Extension, har du fått et nytt statusområde i statuslinjen i Thunderbird med teksten "XS Office". Dette kan benyttes for å verifisere at XS Office Thunderbird Extension er installert og aktivert. Når du klikker på statusfeltet vil om-boksen vises.

Velge e-poster som skal eksporteres

Du kan velge e-poster som skal eksporteres ved å klikke på dem i e-postlisten. Hvis du ønsker å overføre flere meldinger samtidig, kan du bruke funksjonsknappene [ctrl] og [shift]. Når du har valgt de e-postene du ønsker å eksportere, velger du "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, fanekortlinjen eller fra høyreklikkmenyen. Du kan også bruke hurtigtast (se under).

Hurtigtaster / funksjonstaster

Følgende hurtigtaster er tilgjengelige fra hovedvinduet i XS Office Thunderbird Extension:
  • Ctrl+Shift+X: Eksportere valgte meldinger (åpner dialogvinduet for eksport).
  • Ctrl+Shift+S: Åpne dialogboks for innstillinger.
  • Ctrl+Shift+A: Åpne dialogboks med versjonsinformasjon (om-boks).

Indikering av allerede overførte meldinger

Etter å ha installert XS Office Thunderbird Extension, vil du få en ekstra tilgjengelig kolonne i e-postlisten. Denne heter "Eksportert til XS Office" og indikerer med en grønn sirkel de meldingene som én eller annen gang er eksportert til XS Office.

Hvis du forsøker å overføre en melding som allerede er markert som eksportert, vil du få en advarsel om dette.

Merk at denne innstillingen lagres i din e-postklient og dermed ikke vil følge meldingen i en annen e-postklient eller på en annen maskin. Merk også at den ikke vil oppdateres hvis den eksporterte e-posten slettes fra XS Office.

Vindu for eksport av e-post

Etter at du har valgt "Eksporter til XS Office" vil du få opp et vindu med sammendrag av egenskapene for meldingen(e) du har valgt. Her kan du også angi hvordan de eventuelt skal relateres til firmaoppføring, prosjekt og sak i XS Office. Øverst i bildet vises et sammendrag av egenskaper som følger:
  • Antall meldinger: Angir hvor mange meldinger som er valgt for eksport.
  • Emne: Angir emne for den øverste av meldingene som er valgt samt en oppsummering av antall i parentes. Hvis du har valgt kun én melding, har du mulighet til å endre emnet for den eksporterte e-postmeldingen her.
  • Ved flere enn én melding i utvalget:
    • Total størrelse: Angir total størrelse for meldingene som er valgt i byte, kB eller MB. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
    • Gjennomsnittlig størrelse: Angir gjennomsnittlig størrelse for meldingene som er valgt i byte, kB eller MB. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
    • Største størrelse: Angir størrelse i byte, kB eller MB for den største meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
    • Minste størrelse: Angir størrelse i byte, kB eller MB for den minste meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
    • Tidligste dato: Angir dato og klokkeslett for den eldste meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
    • Seneste dato: Angir dato og klokkeslett for den nyeste meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Ved eksakt én melding i utvalget:
    • Meldingsstørrelse: Angir størrelse for meldingen som er valgt i byte, kB eller MB. Kun synlig hvis én melding er valgt.
    • Dato: Angir dato og klokkeslett for meldingen som er valgt for eksport. Kun synlig hvis én melding er valgt.
  • Fra: Angir avsenders e-postadresse.
  • Til: Angir den første mottakers e-postadresse samt en oppsummering av antall ulike mottakere for utvalget i parentes.
  • Har vedlegg: Angir om én eller flere av meldingene har filvedlegg.
  • Inkluder vedlegg: Angir om filvedlegg skal inkluderes ved eksport. Denne kan slås av for å sikre raskere eksport av meldinger. Kun synlig hvis én eller flere av meldingene har filvedlegg.
  • Mål: Angir hvor de eksporterte meldingene vil plasseres i XS Office. Se under for beskrivelse av logikken for bestemmelse av mål.

Bestemmelse av mål ved eksport

De valgt meldingene vil plasseres i XS Office i henhold til hvilken e-postmappe som var valgt i Thunderbird da utvalget for eksport ble utført. Dette er oppsummert i tabellen under.

Mappe i ThunderbirdPlassering i XS Office
InnboksInnboks
Sendte elementerSendte elementer
KladdKladd
UtboksKladd
MalerKladd
Andre mapperInnboks
Tabell: Beregning av mål for eksporterte meldinger

Knytte e-post til firma, prosjekt og sak

Alle meldinger som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma, prosjekt og sak ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Hvis antallet unike avsendere i utvalget er én og meldingene er innkommende, vil XS Office Thunderbird Extension søke etter firmaer og kontaktpersoner i XS Office som tilsvarer avsenderadressen. Hvis systemet finner eksakt ett treff for denne e-postadressen, vil det tilhørende firmaet velges automatisk og et søk etter prosjekter og saker tilknyttet dette firmaet vil utføres. Det samme gjelder hvis antallet unike mottakere i utvalget er én og meldingene er utgående.

Hvis ingen treff blir funnet, kan du søke etter og velge firma manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Opprette tilknytning mot sak i XS Office

Hvis du benytter saksarkivet i XS Office, er det viktig at all relevant informasjon om en sak er tilknyttet denne. Derfor er det viktig å tilknytte både utgående og innkommende e-post som er relatert til saken.

Systemet vil automatisk søke etter saker tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket sak ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge sak manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket sak i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til denne. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om den valgte saken.

Hvis saken meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette en ny sak under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett ny)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn detaljinformasjon om den nye saken. Felter merket med gul bakgrunnsfarge må fylles ut.

Hvis du velger å opprette en ny sak, vil XS Office foreslå emnet fra e-posten som saksemne samt meldingsteksten som problemstilling for saken. Du kan også velge å redigere disse tekstene selv før eksport. Eventuelt valgt firma og prosjekt vil også automatisk knyttes til denne saken ved eksport.

Søkefelter for firma

Søkefeltet for firma vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:
  • Firmanavn
  • Firma-ID
  • Kunde-ID
  • Leverandør-ID
Se også avsnittet om spesialord ved søk.

Søkefelter for prosjekt

Søkefeltet for prosjekt vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:
  • Prosjektnavn
  • Prosjektnummer
  • Prosjektkode

Søkefelter for saker

Søkefeltet for saker vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:
  • Emne for sak
  • Saksnummer
  • Sakskode

Spesialord ved søk

Hvis du ønsker å kun søke etter firmaoppføringer basert på e-postadresse, kan du benytte prefikset "email:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for firma. Dette kan du bruke hvis du for eksempel ønsker å søke etter et firma som har ansatte med Gmail-adresse. Da angir du "email:gmail.com" (uten anførselstegn) i søkefeltet. Søk med nøkkelordet "email:" vil søke i generell e-postadresse og e-postadresse for faktura for firmaoppføringer samt begge e-postadresser for kontaktpersoner. Hvis deler av én eller flere av disse adressene matcher søkeordet, vil de anses som treff.

Hvis du ønsker å kun søke etter prosjekter eller saker knyttet til et spesielt firma, kan du benytte prefikset "company:" eller "cmp:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for prosjekt eller sak. Et slikt søk vil returnere oppføringer med eksakt treff på minst ett av kriteriene firmanavn, firma-ID, kunde-ID og leverandør-ID.

Fremdriftsindikator for eksport av e-post

Når du har verifisert sammendraget for de valgte meldingene og valgt relatert firma, prosjekt og sak, klikker du på knappen "Eksporter" nederst i vinduet for eksportegenskaper. Etter å ha bekreftet ditt valg, vil eksportvinduet med fremdriftsindikator komme opp. Her vil du alltid ha oversikt over hvor langt eksportprosessen er kommet. Merk at fremdriftsindikatoren kun angir fremdrift målt i antall meldinger eksport uavhengig av den enkelte meldings størrelse.

Du kan når som helst avbryte eksporten ved å velge "Avbryt". De resterende meldingene vil da ikke bli eksportert og eksportfunksjonen vil returnere etter å ha fullført den pågående meldingen.

Når eksporten er fullført eller avbrutt, vil du få opp en dialogboks som angir hvor mange meldinger som er eksportert.

Innstillinger for XS Office Thunderbird Extension

For du skal kunne eksportere meldinger til XS Office, må du angi innstillinger. Dette gjøres fra en egen dialogboks for innstillinger. Denne dialogboksen kan aktiveres via:
  • Automatisk ved oppstart. Som standard vil du få spørsmål om dette første gang Thunderbird startes med utvidelsen installert. Du kan velge om du vil vise denne boksen ved senere oppstarter.
  • Eget valg "XS Office" i Verktøy-menyen.
  • Valget "Innstillinger" for "XS Office Thunderbird Extension" i listen over installerte utvidelser for Thunderbird.
  • Automatisk ved eksport av meldinger hvis du ikke har logget inn tidligere.
  • Fra verktøylinjen i fanekortlinjen.
Følgende informasjon er tilgjengelig i innstillinger-vinduet:
  • Serveradresse: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i nettleseren din for å åpne startsiden i XS Office inklusiv prefiks (http:// eller https://).
  • Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
  • Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
  • Passord: Samme som under innlogging til XS Office.
  • Språk: Ønsket språk for brukergrensesnittet.
  • Vis innstilinger-vindu ved oppstart: Angir om denne dialogboksen skal vises ved hver oppstart av Thunderbird.
Merk at XS Office Thunderbird Extension vil lagre alle innstillinger foruten passord slik at du slipper å angi disse på nytt ved senere oppstarter.

"Om XS Office"

Det finnes en egen dialogboks for informasjon om XS Office Thunderbird Extension og kjøretidsmiljøet dens. Denne dialogboksen kan aktiveres via:
  • En egen knapp nede til venstre i vinduet for eksport av e-post.
  • Statuslinjen i Thunderbirds hovedvindu.
  • Høyreklikk på "XS Office Thunderbird Extension" i listen over installerte utvidelser for Thunderbird. Velg "Om XS Office Thunderbird Extension" i høyreklikkmenyen.
Følgende informasjon er tilgjengelig i om-boksen:
  • Versjon: Versjonsnummer for XS Office Thunderbird Extension.
  • Vertsprogram: Navn og versjonsnummer for program som XS Office Thunderbird Extension er installert i.
  • Språkinnstilling: Angir aktiv språkinnstilling for Thunderbird/SeaMonkey.
  • Copyright: Informasjon om kopibeskyttelse.
  • Websted: Link til websted for XS Office.

Relaterte emner

0.12 Innledning - Integrasjon i Office

NB! Se avsnittet 32 bit vs 64 bit for å finne ut hvilken versjon du skal installere.

Introduksjon

XS Office har et eget tilleggsprogram ("add-in") som kan installeres og gjøres tilgjengelig i et utvalg av kontorstøtteprogrammer fra Microsoft. Dette inkluderer blant annet hovedprogrammene i kontorstøttepakken Microsoft Office.

Tilleggsprogrammet vil automatisk installere seg i de av programmene under som du har installert på din PC: Du trenger kun å installere XS Office Add-in én gang for å få tilgang til tillegget i alle programmene over. Innstillingene du angir vil også være felles for alle programmene.

XS Office Add-in gir deg muligheten til å åpne og lagre dokumenter i dokumentarkivet i XS Office direkte fra programmene nevnt ovenfor uavhengig av nettleseren din. Dette gjør åpning og lagring av dokumenter fra/til dokumentarkivet i XS Office mye raskere og enklere enn via nettleseren.

XS Office Add-in vil automatisk versjonskontrollere dokumentene og lagre dokumentet som en ny versjon hver gang du lagrer.

For å benytte XS Office Add-in, må du ha XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition. Merk også at det kan finnes begrensninger i form av maksimal filstørrelse du har mulighet til å lagre via XS Office Add-in. I tilfelle vil du opplyses om dette når du forsøker å lagre et dokument som er større enn tillatt.

XS Office Add-in er laget for å fungere fra og med 2003-versjonen av Office-programmene.

Versjoner, verktøylinjer og bånd

XS Office Add-in støtter de angitte programmene fra og med 2003-versjonene. Merk at kun Windows-versjonene av programmene er støttet. Microsoft gir ikke mulighet for å installere tilleggprogrammer i Mac-versjonene av programmene sine.

Det er viktig å være oppmerksom på at Microsoft har endret det grafiske designet på mange av sine programmer siden 2003-versjonene. Derfor vil XS Office Add-in fremstå ulikt avhengig av hvilken versjon av programmene du benytter. Verktøylinjene ("command bars") fra tidligere Microsoft-programmer har litt etter litt blitt erstattet av såkalte bånd ("ribbons").

Tabellen under viser hvilke versjoner av Microsoft-programmer som benytter verktøylinjer ("command bars") og hvilke som benytter bånd ("ribbons").

Program2003-versjon2007-versjon2010-versjon2013-versjon
WordCommand barsRibbonsRibbonsRibbons
ExcelCommand barsRibbonsRibbonsRibbons
PowerPointCommand barsRibbonsRibbonsRibbons
OutlookCommand barsCommand barsRibbonsRibbons
VisioCommand barsCommand barsRibbonsRibbons
ProjectCommand barsCommand barsRibbonsRibbons
PublisherCommand barsCommand barsRibbonsRibbons
Tabell: Verktøylinjer ("command bars") vs bånd ("ribbons") i Microsoft-programmer
I programmene som benytter verktøylinjer ("command bars") vil det også opprettes en egen hovedmeny med navn "XS Office". Dermed kan du slå av verktøylinjen og kun benytte hovedmenyen hvis du ikke ønsker ekstra verktøylinjer i Office-grensesnittet.

Visuelle endringer med XS Office Add-in

Hvis Microsoft Office-programmet benytter bånd ("ribbons"), vil XS Office Add-in gjøre to endringer i det grafiske grensesnittet i programmet. For det første vil du få et eget bånd med navn "XS Office". Dette båndet inneholder all funksjonalitet i XS Office Add-in. I tillegg vil hjem-båndet (engelsk "Home") få en egen gruppe med knapper for åpning og lagring av dokumenter til XS Office. Dette gjør at du slipper å navigere til XS Office-båndet hver gang du vil åpne eller lagre dokumenter.

Hvis programmet ditt benytter verktøylinjer ("command bars"), vil XS Office Add-in legge til én verktøylinje som inneholder all funksjonalitet i XS Office Add-in. Denne verktøylinjen har navnet "XS Office".

Funksjonene i XS Office Add-in vil for øvrig fungere eksakt likt uavhengig om programmet ditt benytter bånd eller verktøylinjer.

Installere XS Office Add-in

XS Office Add-in kan lastes ned fra våre hjemmesider og installeres på følgende måte:
  1. Hvis noen av de nevnte programmene kjører, lukk dem før du starter installasjonen.
  2. Last ned filen XS.Office.Addin.Setup.msi (evt. XS.Office.Addin.Setup.x64.msi, se under) fra våre websider og åpne filen etter nedlasting.
  3. Følg veiledningen på skjermen.

32 bit vs 64 bit

Nyere versjoner av Office-programmer finnes i både 32 bits og 64 bits utgave. En 32 bits add-in kan ikke uten videre installereres i 64 bits Office. Det samme gjelder for 64 bits add-ins i 32 bits Office. De fleste tilgjengelige add-ins for Office er i dag utviklet for 32 bits Office. Derfor vil mange av disse ikke fungere hvis du velger 64 bits Office. Merk at dette ikke er relatert til om du har 64 bits Windows. 32 bits Office vil fungere helt fint (og med samme ytelse) som 64-bitsutgavene av Office i 64 bits Windows. Microsoft anbefaler 64 bits Office kun hvis du benytter store Excel-regneark (over 2 GB).

XS Office Add-in har et eget installasjonprogram tilpasset 64 bits Office. Dette programmet heter XS.Office.Addin.Setup.x64.msi (merk ".x64"). Hvis du benytter 64 bits Office, er det viktig at du bruker dette installasjonsprogrammet. Hvis ikke, vil du oppleve at XS Office-integrasjonen ikke er tilgjengelig etter installasjonen.

NB! Merk at dette gjelder Office-programmet ditt (og ikke Windows-versjonen din). Mange har 32 bits Office installert på 64 bits Windows. Installasjon av 64-bitsversjonen vil i en slik situasjon føre til at XS Office-utvidelsen ikke blir synlig. Se funksjonen "Hjelp" - "Om" i Office-programmet ditt for å finne ut om du har 32 bits eller 64 bits utgave.

Hvis du har installert feil versjon, kan du avinstallere utvidelsen fra kontrollpanelet som beskrevet her.

Oppdatere XS Office Add-in

XS Office Add-in kan oppdateres når nye versjoner er tilgjengelige. Etter installasjonen av XS Office Add-in vil du automatisk informereres om eventuelle nye versjoner ved oppstart av. Denne sjekken kan også utføres manuelt via om-boksen for XS Office Add-in.

Det er viktig at du installerer oppdateringene når de er tilgjengelige. Hvis ikke, risikerer du å møte problemer når du eksporterer elementer. Nye versjoner gjøres også tilgjengelig under seksjonen "Download" på våre hjemmesider.

Husk å lukke de av de nevnte Microsoft-programmene som kjører før du starter installasjonen.

Fjerne XS Office Add-in

XS Office Add-in fjernes via funksjonen for å legge til/fjerne programmer i kontrollpanelet i Windows. Navnet på denne funksjonen vil variere avhengig av hvilken Windows-versjon du benytter. Høyreklikk på "XS Office Add-in" i listen over installerte programmer. Velg "Avinstaller" (engelsk "Uninstall"). Følg veiledningen på skjermen.

Husk å lukke de av de nevnte Microsoft-programmene som kjører før du starter avinstalleringen.

Hurtigtaster / funksjonstaster

Følgende hurtigtaster er tilgjengelige fra hovedvinduet i Office-programmene:
  • Ctrl+Alt+O: Åpne et dokument fra XS Office.
  • Ctrl+Alt+S: Lagre et dokument til XS Office.

Åpne dokumenter fra XS Office

Når du ønsker å åpne et dokument fra dokumentarkivet i XS Office direkte fra Microsoft-programmet ditt, velger du "Åpne" fra båndet/verktøylinjen for XS Office. Hvis du ikke har logget inn siden Office-programmet ble startet, vil dialogboksen for innstillinger (se under) vises. Her må du angi gyldig kunde-ID, brukernavn og passord for å komme videre. Disse verdiene er de samme som du benytter for å logge inn til webversjonen av XS Office.

Etter at innloggingen er bekreftet, vil du se et komplett mappetre til venstre som skal være identisk med mappetreet i webversjonen av XS Office. Når du velger en mappe, vil listen over filer i denne mappen automatisk oppdateres. Mappene har fargekoding som gir informasjon om beregnet tilgjengelighet til mappene for din brukerkonto. Fargekodingen er som følger:
  • Rød mappe: Du kan ikke opprette undermapper eller dokumenter i mappen.
  • Grønn mappe: Du står oppført som eier av mappen. Du kan opprette, endre og slette mappen, undermapper og dokumenter.
  • Beige mappe: Mappen eies av en annen ansatt. Du kan opprette, endre og slette mappen, undermapper og dokumenter
  • Grå mappe: Du kan ikke endre og slette selve mappen, men kan opprette undermapper og dokumenter.

Kolonner i fillistevisning

Listen under viser hvilke felter som vises i fillisten til høyre.
  • Eierskap: Nøkkelsymbol som angir eierskap til dokumentet (gul nøkkel = objekt med tilgangsbegrensninger eid av deg, grønn nøkkel = objekt uten tilgangsbegrensninger eid av deg, ingen nøkkel = dokument er eid av andre).
  • Tilgjengelighet: Angir om dokumentet er sjekket ut eller ikke (grønn sirkel = tilgjengelig, rødt forbudsskilt = dokument er sjekket ut og dermed ikke oppdaterbart av andre enn den som sjekket det ut).
  • Dokumenttittel/filnavn: Viser avhengig av visningsmodus Dokumenttittel for dokumenter eller filnavn for dokumenter.
  • Størrelse: Filstørrelse for dokument.
  • Type: Filtype for dokument. Systemet vil forsøke å gjenkjenne filtypen når dokumentet blir lagt inn.
  • Opprettet: Tidspunkt dokumentet ble lagt inn første gang.
  • Sist endret: Tidspunkt for siste endring av dokument.
  • Av: Initialer til den som lagret dokumentet sist.
  • Ver: Versjonsnummer for dokumentet. Versjonsnummer vil automatisk økes for hver gang dokumentet blir oppdatert.

Fargekoding i filliste

Fillisten vises med vekselsvis lys grå og hvit bakgrunnsfarge for hver linje. Dette gjør at det er enklere å skille oppføringene fra hverandre.

Hvis du ikke har redigeringstilgang for et dokument, dokumentet er sjekket ut eller dokumentet er en lenke, vil linjen vises med mørkere grå bakgrunnsfarge.

Hvis du ikke har åpnetilgang for et dokument, vil linjen vises med rød bakgrunnsfarge. Du vil også få beskjed om manglende tilgangsrettigheter hvis du forsøker å åpne dokumentet.

Utskrift av mappetre og filliste

Det finnes egne utskriftsfunksjoner for både mappetreet og fillisten. Du finner dem henholdsvis i verktøylinjen ovenfor mappetreet og i verktøylinjen ovenfor fillisten.

Oppdatering av mappetre og filliste

Det finnes egne funksjoner for manuell oppdatering av både mappetreet og fillisten. Du finner dem henholdsvis i verktøylinjen ovenfor mappetreet og i verktøylinjen ovenfor fillisten.

Filtrering av filliste

Fillisten kan filtreres etter filtype. Denne funksjonen finner du i verktøylinjen ovenfor fillisten. Hvilke valg som finnes for filtrering vil variere avhengig av hvilket Office-program du kjører. I nedtrekkslisten kan du typisk velge å vise alle filer, dokumenter som samsvarer med Office-programmet eller dokumentmaler som samsvarer med Office-programmet. Dette kan gjøre det enklere å finne akkurat det dokumentet du er ute etter.

Valget ditt for filtrering vil huskes også til neste gang du starter dette Office-programmet. Husk dette hvis du kommer til en mappe og savner oppføringer i listen - fillisten kan være filtrert.

Visning av filliste

Fillisten kan vises med filnavn eller dokumenttittel som hovedkolonne i listen. Denne funksjonen finner du i verktøylinjen ovenfor fillisten. Dette kan gjøre det enklere å finne akkurat det dokumentet du er ute etter.

Valget ditt for visning vil huskes også til neste gang du starter XS Office Add-in.

Sortering av filliste

Du kan selv velge sorteringsrekkefølge for fillisten. Dette gjør du ved å klikke på kolonneoverskriftene i fillisten. Sorteringsrekkefølgen vil indikeres med et symbol i valgt kolonneoverskrift og vil også huskes når du klikker på en annen mappe i mappetreet. Klikk på kolonneoverskriften én gang til hvis du ønsker å snu rekkefølgen.

Bredde for mappetre

Mapper og filer vises i en todelt visning med en splitter mellom. Du kan dra denne splitteren til høyre og venstre for å øke/minske bredden for mappetreet. Dette kan være spesielt aktuelt hvis du benytter lange mappenavn og ønsker å unngå det horisontale rullefeltet. Bredden for mappetreet vil huskes også til neste gang du starter XS Office Add-in.

Tilpasning av vindusstørrelse

Du kan selv velge hvilken størrelse du ønsker på vinduet for åpning og lagring av filer. Dette gjør du ved å endre vindusstørrelse på vanlig måte. Bredden og høyden for vinduet med fildialogen vil huskes også til neste gang du starter XS Office Add-in.

Filhandling

Når du forsøker å åpne et dokument som har en filendelse som ikke er i samsvar med vertsprogrammet, vil du få spørsmål om hva du ønsker å gjøre med dokumentet. I dialogboksen som fremkommer har du følgende valgalternativer:
  • Åpne i standardprogram: Åpner dokumentet i standardprogrammet for denne type filer (avhenger av hvilke programmer du har installert på din PC).
  • Åpne i vertsprogram: Forsøker å åpne dokumentet i vertsprogrammet selv om det har en filendelse som ikke gjenkjennes som korrekt for vertsprogrammet.
  • Lagre til disk: Lagrer dokumentet i en valgfri mappe på din lokale harddisk. Dialogboksen for lagringssted vil starte under "Mine dokumenter".
  • Kopier til utklippstavle: Forsøker å kopiere innholdet i filen til utklippstavlen slik at du kan lime det inn i det programmet du ønsker.
  • Avbryt: Avbryter åpning av dokument.
  • Hjelp: Viser denne hjelpeinformasjonen.
Merk at filer som gjenkjennes (basert på filendelse) for aktuelt Office-program, vil åpnes uten at denne dialogen vises.

Lagre dokumenter

Du kan lagre dokumenter som er åpnet fra dokumentarkivet i XS Office enten ved å oppdatere eksisterende dokument, eller ved å lagre det med et annet filnavn eller mappe. Du kan også opprette og lagre et nytt dokument i dokumentarkivet.

Oppdatere dokumenter

Du oppdaterer et allerede åpnet dokument fra dokumentarkivet ved å klikke på "Lagre" i båndet/verktøylinjen for XS Office. Hvis systemet gjenkjenner dokumentet ditt som et eksisterende dokument i XS Office og du har tilgang til å oppdatere dette, vil du se en fremdriftsdialog som forsvinner når filen er lagret. Hvis dokumentet er nytt eller ikke gjenkjennes som åpnet fra dokumentarkivet i XS Office, vil lagre-funksjonen fungere som "Lagre som" (se under). Systemet vil automatisk versjonshåndtere dokumentet ditt. Se "Versjonering av dokumenter" under.

Lagre nye dokumenter eller lagre med ny navn/filplassering

Hvis du ønsker å lagre et dokument for første gang eller med nytt navn eller ny mappeplassering, velger du "Lagre som" i båndet/verktøylinjen for XS Office. I lagre-dialogen velger du mappe på samme som i åpne-funksjonen (beskrevet ovenfor).

Dokumentegenskaper

Når du lagrer et dokument kan du samtidig angi egenskaper for dokumentet. Dette gjør du i gruppen "Dokumentegenskaper" under mappe- og fillisten. Følgende dokumentegenskaper kan angis her:
  • Filnavn: Filnavn for dokumentet du lagrer. Dette filnavnet må være unikt i mappen du velger å lagre i. Hvis dokumentet finnes fra før, vil du få spørsmål om å overskrive (hvis du har skriverettigheter for det eksisterende dokumentet).
  • Tittel: Dokumenttittel for dokumentet du lagrer. Dette feltet kan vises som alternativ for filnavn i fillister og bør derfor ha et presist innhold.
  • Beskrivelse: Søkbart fritekstbeskrivelse for dokumentet du lagrer.
  • Nøkkelord: Søkbare nøkkelord knyttet til dokumentet du lagrer. Nøkkelordene bør skilles med f.eks. kommategn.
  • Kategori: Evt. dokumentkategori dokumentet skal knyttes til. Se Admin - Dokumentkategorier.
  • Firma: Evt. firma som skal knyttes til dokumentet. Dokumentet vil dermed være synlig på firmakortets fanekort Oppfølginger - Dokumenter. Se CRM - Firmaer.
  • Prosjekt: Evt. prosjekt dokumentet skal knyttes til. Dokumentet vil dermed være synlig i prosjektets fanekort Oppfølginger - Dokumenter. Se Prosjekt - Prosjektliste.
  • Ansatt: Dokumentet er relatert til en gitt ansatt. Se Admin - Ansatte.
  • "Opprett ny versjon": Angir om den forrige versjonen av dokumentet skal lagres bort før den overskrives ved lagring. Hvis denne avkrysningsboksen er aktivert, vil det opprettes en ny versjon av dokumentet for hver gang du lagrer. Du kan se tidligere versjoner av dokumentet i webversjonen av XS Office.
  • Eier: Eier av dokumentet. Eieren kan endre rettigheter for dokumentet. Hvis du ønsker å endre eier, må du gjøre dette fra webversjonen av XS Office.

Fremdriftsdialog

Mens lagring av dokumenter til XS Office pågår, vil du se en fremdriftsdialog. Denne vil lukke seg automatisk når lagringen er fullført korrekt.

Versjonering av dokumenter

Dokumentarkivet støtter et ubegrenset antall versjoner av samme dokument. Det vil si at du enkelt kan rulle tilbake til en tidligere versjon, dersom du for eksempel har slettet noe underveis. Versjonsnummeret oppjusteres automatisk hver gang du lagrer dokumentet fra XS Office Add-in.

Du kan åpne tidligere versjoner av filen samt markere en tidligere lagret versjon som gjeldende fra dokumentarkivet i webversjonen av XS Office. Se Dokumenter - Dokumentarkiv.

Dokumentegenskaper

Etter å ha åpnet eller lagret et dokument fra/til dokumentarkivet i XS Office, kan du få oversikt over alle dokumentegenskaper fra XS Office for dokumentet. Dette gjør du ved å velge "Dokumentegenskaper" i båndet/verktøylinjen for XS Office. Følgende dokumentegenskaper vil fremkomme i vinduet for dokumentegenskaper:
  • Fil finnes Angir om filen finnes i dokumentarkivet.
  • ID Angir ID for dokumentet i dokumentarkivet.
  • Filnavn Angir det lagrede filnavnet for dokumentet i dokumentarkivet.
  • Filstørrelse Angir filstørrelse for dokumentet i dokumentarkivet.
  • Filtype Angir filtype for dokumentet i dokumentarkivet.
  • Mappe-ID Angir ID for mormappe til dokumentet i dokumentarkivet.
  • Mappenavn Angir navn for mormappe til dokumentet i dokumentarkivet.
  • Kan opprette i mappe Angir om du har tilgang til å opprette elementer i aktiv mappe.
  • Tittel Angir dokumenttittel for dokumentet i dokumentarkivet.
  • Beskrivelse Angir beskrivelse for dokumentet i dokumentarkivet.
  • Nøkkelord Angir nøkkelord for dokumentet i dokumentarkivet.
  • Mime-type Angir teknisk mime-type for dokumentet i dokumentarkivet.
  • Dato opprettet Angir opprettelsesdato og klokkeslett for dokumentet i dokumentarkivet.
  • Opprettet av Angir initialer til person som opprettet dokumentet i dokumentarkivet.
  • Dato endret Angir siste endringsdato og klokkeslett for dokumentet i dokumentarkivet.
  • Endret av Angir initialer til person som endret dokumentet i dokumentarkivet sist.
  • Versjon Angir versjonsnummer for gjeldende versjon av dokumentet i dokumentarkivet.
  • Er lenke Angir om dokumentet er en lenke eller en fil.
  • Er redigerbart Angir om dokumentet er redigerbart for din brukerkonto.
  • Er eier Angir om du er eier av dokumentet.
  • Er utsjekket Angir om dokumentet er sjekket ut av dokumentarkivet (for å hindre uønskede oppdateringer).
  • Utsjekking utløper Angir dato for eventuell automatisk innsjekking av utsjekket dokument i dokumentarkivet.
  • Har tilgangskontroll Angir om det finnes tilgangsbegrensninger for dokumentet.

Tilgangsrettigheter

Tilgangskontroll for dokumenter lar deg bestemme hvilke brukere som skal ha tilgang til dine dokumenter. Tilgangskontrollen kan settes for en enkelt ansatt, brukergruppe eller avdeling. Tilgangskontrollen for dokumenter har følgende parametre:
  • Synlig dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne se dokumentet.
  • Åpne/vise dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne lese selve dokumentinnholdet.
  • Endre egenskaper: Angir hvilke ansatte som skal kunne endre egenskaper for dokumentet.
  • Slette dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne slette dokumentet.
Du kan endre tilgangsbegrensninger for dokumentet i webversjonen av XS Office. Se Dokumenter - Dokumentarkiv.

Innstillinger for XS Office Add-in

For du skal kunne åpne og lagre dokumenter til XS Office, må du angi innstillinger. Dette gjøres fra en egen dialogboks for innstillinger. Innstillingene du angir her er felles for alle Office-programmene og vil aktiveres i hver av dem ved neste oppstart av programmet. Denne dialogboksen kan aktiveres via:
  • Automatisk ved oppstart. Som standard vil du få spørsmål om dette første gang programmet startes med utvidelsen installert. Du kan velge om du vil vise denne boksen ved senere oppstarter.
  • Knappen "Innstillinger" på verktøylinjen eller båndet med navn "XS Office".
  • Automatisk ved åpning/lagring hvis du ikke har logget inn tidligere.
Følgende informasjon er tilgjengelig i innstillinger-vinduet:
  • Serveradresse: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i nettleseren din for å åpne startsiden i XS Office inklusiv prefiks (http:// eller https://).
  • Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
  • Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
  • Passord: Samme som under innlogging til XS Office.
  • Språk: Ønsket språk for brukergrensesnittet.
  • Vis innstilinger-vindu ved oppstart: Angir om denne dialogboksen skal vises ved hver oppstart av programmet.
Merk at XS Office Add-in vil lagre alle innstillinger foruten passord slik at du slipper å angi disse på nytt ved senere oppstarter.

Installerte filer for XS Office Add-in

Programfiler

Tillegget installerer seg som standard i mappen "XS Office\XS Office Add-in" under mappen for programfiler. Dette vil typisk være:
  • "c:\Programfiler\XS Office\XS Office Add-in" (for 32 bits Office)
  • "c:\Programfiler (x86)\XS Office\XS Office Add-in" (for 64 bits Office)
Følgende filer og mapper vil ligge her:
  • XS.Office.Addin.dll Programfilen for tillegget.
  • XS.Office.Addin.Shared.dll Påkrevd støttebibliotek.
  • nb-NO\XS.Office.Addin.resources.dll Ressursbibliotek med norske oversettelsestekster for tillegget.
  • Office2003.dll PIA-fil (= "Primary Interop Assemblies") fra Microsoft med støtte for Office-versjoner fra og med Office 2003.
  • Microsoft.Office.Interop.Word.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Word.
  • Microsoft.Office.Interop.Excel.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Excel.
  • Microsoft.Office.Interop.PowerPoint.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for PowerPoint.
  • Microsoft.Office.Interop.Visio.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Visio.
  • Microsoft.Office.Interop.MSProject.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Project.
  • Microsoft.Office.Interop.Publisher.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Publisher.
  • extensibility.dll Påkrevd støttebibliotek fra Microsoft.
  • stdole.dll Påkrevd støttebibliotek fra Microsoft.

Brukerinnstillinger

Brukerinnstillinger lagres under din brukerprofil i Windows. Dette vil typisk være:
  • "c:\Users\<brukernavn>\AppData\Roaming\XS Office" (Windows 7 og Windows Vista)
  • "c:\Documents and Settings\<brukernavn>\Programdata\XS Office" (Windows XP).
Følgende filer og mapper vil typisk ligge her:
  • XS.Office.Addin.settings (vanlig tekstfil i XML-format)
Avinstallasjon av XS Office Add-in bør alltid gjøres via prosedyren som beskrevet i avsnittet "Fjerne XS Office Add-in" over.

"Om XS Office"

Det finnes en egen dialogboks for informasjon om XS Office Add-in og kjøretidsmiljøet dens. Denne dialogboksen kan aktiveres via:
  • En egen knapp nede til venstre i vinduene for åpning og lagring av dokumenter.
  • Knappen "Om" på verktøylinjen eller båndet med navn "XS Office".
Følgende informasjon er tilgjengelig i om-boksen:
  • Versjon: Versjonsnummer for tillegget.
  • Versjon delt bibliotek: Versjonsnummer for delt tilleggsbibliotekfil.
  • Vertsprogram: Navn og versjonsnummer for vertsprogram som tillegget kjører i.
  • Språkinnstilling: Angir aktiv språkinnstilling for tillegget.
  • Copyright: Informasjon om kopibeskyttelse.
  • Websted: Link til websted for XS Office.
  • Installasjonsmappe: Angir mappe som tillegget kjører fra. Klikk for å åpne mappen.
  • Innstillinger-mappe: Angir mappe som brukerinnstillingene er lagret i. Klikk for å åpne mappen.
  • Cache-mappe: Angir mappe som benyttes av tillegget for midlertidig lagring av filer. Klikk for å åpne mappen.

"Se etter oppdateringer"

Om-boksen inneholder en egen knapp der du kan sjekke om det finnes en nyere versjon av tillegget enn versjonen du bruker. Se forøvrig avsnittet om oppdatering av tillegget ovenfor.

Relaterte emner

0.13 Innledning - Påminnelser

Introduksjon

XS Office kan sende deg påminnelser på e-post for bl.a. viktige avtaler og oppgaver som forfaller. Tidspunktet for påminnelse kan angis direkte i hver enkelt oppføring og vil enten være relativ til klokkeslett (for eksempel "15 minutter før") eller på et fast klokkeslett på dagen (for eksempel "kl. 08.00"). Dette avhenger av hvilken type oppføring det skal sendes påminnelse for.

Typer påminnelser og varsler

XS Office støtter to typer påminnelser - påminnelser som gjelder den enkelte ansatte og påminnelser som gjelder for hele organisasjonen.

Personlige påminnelser

XS Office støtter følgende personlige påminnelser:
  1. Avtaler: Påminnelser for avtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Heldagsavtaler varsles relativt til kl. 07.00 på startdatoen. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til én ansatt. Tilgjengelig i alle versjoner.
  2. Oppgaver: Påminnelser for oppgaver sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for oppgaven. Tilgjengelig i alle versjoner.
  3. Fødselsdager: Påminnelser for fødselsdager sendes på et gitt tidspunkt på fødselsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til deg selv. Tilgjengelig i alle versjoner.
  4. Møter: Påminnelser for møter sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes til alle interne møtedeltakere. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
  5. Samtaler: Påminnelser for samtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun én ansatt. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
  6. Saker: Påminnelser for saker sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for saken. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
  7. QA-ansvarlig saker: Påminnelser til kontrollansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring) om verifisering av sak sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.

Påminnelser på vegne av organisasjonen

XS Office støtter følgende påminnelser for organisasjonen:
  1. Varsel ved forfalt sak: Varsel ved forfalt sak til kundeansvarlig for tilknyttet firma. Når en sak forfaller uten at den er markert som fullført eller kansellert kan XS Office varsle kundeansvarlig for tilknyttet kunde. Dette gir en siste sikkerhetsventil for at saken blir ordnet opp i. XS Office vil sjekke behovet for en slik påminnelse kl. 11.00 på forfallsdag. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
  2. Varsel ved leveringsdato for salgsordrer: Påminnelser ved leveringsdato for salgsordrer som ikke er markert som levert, kreditert, aktivert eller kansellert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 på leveringsdato til ansvarlig for aktuell salgsordre. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
  3. Varsel ved forfalt faktura: Påminnelser etter forfallsdato for fakturaer som ikke er markert som betalt eller kreditert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 dagen etter forfall til ansvarlig for aktuell faktura. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
  4. Ferieønsker: Varsel kl. 06.00 for alle ferieønsker som er markert som "Klar for godkjenning" i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
  5. Innskannede dokumenter: Varsel kl. 06.00 for dokumenter som ble skannet inn i løpet av gårsdagen og som ikke er håndtert (ligger ennå i innboksen for skannede dokumenter). Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition. Krever også tillegget Document Scanning.
  6. Bilag for kontroll: Varsel kl. 06.00 for ubehandlede bilag (ikke markert som kontrollert) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til hver enkelt kontrollansvarlig samt ekstramottakere som angitt under globale innstillinger. Varsling til ekstramottakere kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
  7. Bilag for godkjenning: Varsel kl. 06.00 for ikke godkjente bilag (status = kontrollert, ikke godkjent) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
  8. Bilag godkjent: Varsel kl. 06.00 for godkjente bilag (status = godkjent, ikke satt som overførbare til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
  9. Bilag klar for økonomisystem: Varsel kl. 06.00 for overførbare bilag (status = godkjent, satt som overførbare, men ikke overført til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.

Standardtidspunkt for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Hvor sendes påminnelsene?

Påminnelsene vil sendes til den enkelte ansattes e-postadresse som registrert under Min side - Min profil.

Påminnelser som gjelder hele organisasjonen vil variere og bestemmes som oftest av egne innstillinger under Admin - Globale innstillinger.

Standardverdier for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Relaterte emner

0.14 Innledning - Søke i XS Office

Introduksjon

XS Office lar deg utføre globale søk fordelt på valgfrie søkegrupper. Som standard vil det søkes i kontaktpersoner og firmaoppføringer. Søkegruppene kan velges via avkrysningsbokser. Du kan slå av og på alle søkegrupper via avkrysningsboksen "Velg alle".

Starte et søk

Søk kan startes på 3 ulike måter i XS Office:
  • Via søkefeltet: Oppe til venstre i hovedvinduet for XS Office finnes et eget søkefelt som lar deg starte et globalt søk uavhengig av hvilket bilde som er aktivt.
  • Via verktøylinjen "Faste funksjoner": Det finnes et eget menyvalg for søk i "Funksjoner"-menyen på verktøylinjen i XS Office.
  • Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å vises søkesiden. Se Innledning - Hurtigtaster.
Det er også mulig å gjøre et søk innenfor et prosjekt eller et bestemt firmakort. Du vil da kun få frem søkeresultater som er knyttet til valgte prosjekt eller firma. Se Prosjekt - Prosjektliste for informasjon om søk innenfor prosjekter. Se CRM - Alle firmaer for informasjon om søk knyttet til et bestemt firma.

Søkegrupper

Søk i XS Office kan utføres globalt eller spesifisert på én eller flere av følgende søkegrupper:
  • Kontaktpersoner: Fritekstsøk i fornavn, etternavn, tittel, e-post, telefonnummer og mobilnummer for aktive felles kontaktpersoner.
  • Firmaer: Fritekstsøk i firmanavn, organisasjonsnummer, kunde-ID, leverandør-ID, e-post, telefonnummer, telefaksnummer og notatfelt for aktive felles firmakontakter.
  • Ansatte: Fritekstsøk i fornavn, mellomnavn, etternavn, e-post, telefonnummer og mobilnummer for ansatte.
  • Ledetråder: Fritekstsøk i ledetrådenes emne, notat, firmanavn og kontaktpersonens navn.
  • Prosjekter: Fritekstsøk i prosjektnavn, prosjektkode og notat for prosjekt samt i emne og notat for prosjektaktiviteter.
  • Avtaler: Fritekstsøk i emne og notat for private avtaler og avtaler uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
  • Notater: Fritekstsøk i notattekst for private notater og notater uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
  • Telefonsamtaler: Fritekstsøk i emne og notat for alle telefonsamtaler uavhengig av ansatte.
  • Møter: Fritekstsøk i emne, introduksjon, internt notat, agenda, referat og kommentarer for møter.
  • Dokumenter: Fritekstsøk i filnavn, dokumenttittel, beskrivelse og nøkkelord for dokumenter.
  • Diskusjonsforum: Fritekstsøk i temaemne, tematekst og oppfølgingssvar i diskusjonsforumet.
  • Innboks: Fritekstsøk i emne og innhold for privat innkommende e-post og e-post uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
  • Sendte elementer: Fritekstsøk i emne og innhold for privat innkommende e-post og e-post uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
  • Saker: Fritekstsøk i emne, problem og løsning for saker. Eksakt søk på saksnummer.
  • Tilbud: Fritekstsøk i emne, notat og tilbudstekst for tilbud samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på tilbudsnummer.
  • Salgsordrer: Fritekstsøk i emne, notat og ordretekst for salgsordrer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på ordrenummer.
  • Utgående faktura: Fritekstsøk i emne, notat, KID og fakturatekst for fakturaer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på fakturanummer.
  • Kreditnotaer: Fritekstsøk i emne, notat og tekst for kreditnotaer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på kreditnotanummer.
  • Produkter: Fritekstsøk i produktkode, produktnavn og produktbeskrivelse.
  • Regnskapsbilag: Fritekstsøk i bilagsnummer, emne og notat for regnskapsbilag.

Detaljert e-postsøk

Hvis du har XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition, vil du ha mulighet til å søke i e-post. Med avkrysningsboksen "Detaljert e-postsøk" velger du om e-postsøk skal søke i hele meldingsinnholdet eller kun i e-postemner.

Treff per side

Du kan selv velge om du vil vise 10, 20 eller 50 søkeresultater per søkegruppe. Du kan også bla frem og tilbake mellom sidene i søkeresulatene.

Lagre som standard

Hvis du velger linken "Lagre som standard", vil du kunne lagre det aktive utvalget av søkegrupper samt valgt "Treff per side" som standard for din brukerprofil. Det lagrede søkeoppsettet vil dermed lastes inn automatisk etter at den inneværende sesjonen er utløpt samt når du logger deg på via en annen maskin.

Åpne søkeresultater

Etter at søket er gjennomført, vil søkeresultatene fremkomme fordelt på søkegrupper. Grupper som resulterte i null treff vil vises "grået ut". Grupper med treff vil vises med indikasjon på antallet treff innenfor denne gruppen.

For å åpne en oppføring fra søkeresultatet, klikk på tilhørende søkegruppe og velg en oppføring fra listen som kommer frem.

Bla i søkeresultater

Hvis søket resulterer i et antall treff som overstiger valgt "treff per side" (10, 20 eller 50), har du muligheten til å bla frem og tilbake i søkeresultatene. Dette gjør du med knappene med pilsymboler under søkeresultatene for hver søkegruppe.

Søke med Google

Søkesiden har en egen knapp for å søke med samme søkekriterie i søkemotoren Google. Resultatene fra søket vil vises i et eget vindu.

Relaterte emner

0.15 Innledning - Importere data

Introduksjon

Når du tar i bruk XS Office, er det ofte behov for å importere for eksempel kunderegister fra et annet system. XS Office har ingen universell funksjon for dette, men vi tilbyr alle nye kunder å få importert kunderegisteret gratis til XS Office! Dette fordrer at kundelisten finnes i et hensiktsmessig format - for eksempel Excel eller som en kommaseparert liste.

Import av data fra Microsoft Outlook

XS Office har et eget verktøy for å overføre objekter fra Microsoft Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for detaljert informasjon om dette.

Import av data fra Mozilla Thunderbird

XS Office har et eget verktøy for å overføre objekter fra Mozilla Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for detaljert informasjon om dette.

Import av OCR-filer fra Nets

Hvis du benytter KID ved fakturering og har OCR-avtale med Nets (tidligere BBS, Bankenes Betalingssentral), kan du lese inn OCR-innbetalinger via filer mottatt fra Nets. Du slipper dermed den manuelle jobben med å registrere innbetalinger i XS Office. Se Handel - Utgående faktura for detaljert informasjon om dette.

Relaterte emner

0.16 Innledning - Eksportere data

Introduksjon

Mulighet for å eksportere data er ofte viktig i bedriftsinterne systemer. XS Office lar deg bl.a. eksportere data til Excel, PDF, vCard- og vCalendar-format på en enkel måte.

Eksport av lister

De fleste listene i XS Office har en egen funksjon for å eksportere til Excel-format. Dette gjør det mulig å kunne overføre data til et eksternt system eller sende liste over oppføringer til andre. Noen lister kan også eksporteres til PDF-format. Eksporten gjøres fra en knapp på verktøylinjen for de listene som kan eksporteres.

Advarsel ved åpning av Excel-eksport

Når du åpner en fil som er eksportert i Excel-format, vil du kunne møte en meldingsboks som advarer deg om at filen du forsøker å åpne har et annet format enn det som angis av filnavnet. Dette kommer av at eksporten i realiteten er en html-tabell som Excel fordeler over celler i regnearket. Microsoft innførte et sikkerhetskonsept kalt "Extension Hardening" fra og med Office 2007. Denne sikkerhetsregelen gjør at alle filer som ikke består av ekte Excel-data (BIFF8) som standard vil forårsake denne advarselen.

Du har muligheten til å slå av denne advarselen ved å legge inn en DWORD-verdi ExtensionHardening i registeret (via f.eks. programmet "regedit"). Denne operasjonen fungerer kun på Windows og bør utføres av en teknisk person.

Excel 2013:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Excel\Security]
"ExtensionHardening"=dword:00000000

Excel 2010:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Excel\Security]
"ExtensionHardening"=dword:00000000

Excel 2007:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Excel\Security]
"ExtensionHardening"=dword:00000000

Merk at denne endringen vil gjøre at Excel aldri vil advare deg om innhold ved åpning av xls-/xlsx-filer med innhold som ikke samsvarer med filendelsen. Dette kan utgjøre en sikkerhetsrisiko dersom du ofte åpner Excel-filer du ikke vet hva inneholder.

Eksport av firmaoppføringer og kontaktpersoner i vCard-format

vCard er et mye brukt format for å utveksle visittkort mellom datasystemer. iCard er en nyere betegnelse for vCard. vCard-filer åpnes ofte som standard i e-postprogrammet ditt og har typisk filendelsen .vcf. Se http://www.imc.org/pdi for informasjon om dette formatet.

XS Office lar deg enkelt eksportere firmaoppføringer og kontaktpersoner i vCard-format for bruk i andre systemer. Se CRM - Alle firmaer og CRM - Kontaktpersoner for informasjon om eksport i vCard-format.

Eksport av avtaler i iCalendar-format

vCalendar er et standardisert format for å utveksle avtaler og kalenderoppføringer mellom datasystemer. iCalendar er en nyere standard som er basert på vCalendar. iCalendar har filendelsen .ics. Se http://www.imc.org/pdi for informasjon om disse formatene.

Se Min side - Mine avtaler for informasjon om eksport av avtaler i iCalendar-formatet.

Eksport av fakturajournaler

XS Office gir mulighet for å eksportere en fakturajournal for utgående faktura. Disse kan du deretter overføre til ditt regnskapssystem. Formater som støttes er blant annet Visma, DI Systemer og Mamut. Se Handel - Utgående faktura> for detaljert informasjon om dette.

Eksport av bilagsjournaler

XS Office gir mulighet for å eksportere bilagsjournaler for registrerte og innskannede bilag. Se Handel - Overførbare bilag.

Relaterte emner

0.17 Innledning - Komme i gang

Introduksjon

Administrative systemer har ofte en høy brukerterskel og det krever mye innsats for å få hele organisasjonen engasjert og til å bruke det nye systemet. Derfor har vi brukt mye ressurser for å sikre at brukerterskelen skal være lavest mulig med XS Office. Likevel kan det være ønskelig med hjelpemidler for å komme i gang.

I dette kapitlet beskriver vi noen tiltak og tips for å få organisasjonen hurtig i gang med XS Office.

Bruk oppstartsveiviseren

Oppstartsveiviseren for XS Office leder deg gjennom grunnleggende innstillinger for XS Office. Informasjon om denne finner du her.

Se våre "Komme i gang"-videoer

Vi har laget tematiserte videoer der du steg for se hvordan du kan jobbe med XS Office. Disse videoene er laget i Flash-formatet men vil for de fleste vises uten problem direkte i nettleseren.

Se Min side - Komme i gang for informasjon om dette.

Bli kjent med kontekstsensitiv hjelp

XS Office har såkalt "kontekstsensitiv hjelp" som betyr at du får hjelpeinformasjon tilpasset den funksjonen du jobber med i øyeblikket. Kontekstsensitiv hjelp kan aktiveres når som helst i XS Office via hurtigtasten F1.

La brukerne få et eksemplar av brukerveiledningen

Mange liker å ha en komplett brukerveiledning tilgjengelig for lesing fra perm til perm eller som et oppslagsverk. Brukerveiledningen er lagt opp slik at den både skal fungere som et navigerbart medium på web og som en trykksak. Brukerveiledningen finnes både i HTML-format og PDF-format for utskrift på våre hjemmesider.

Bruk søkefunksjonen i brukerveiledningen

Hvis du er interessert i informasjon om et spesielt tema, kan du bruke søkefunksjonen i brukerveiledningen som vil finne alle forekomster av søkeordet og utheve søkeordet i resultatvisningen. Hvis du er interessert i hvordan du kan ta i bruk KID under fakturering med XS Office, kan du enkelt søke med søkeordet "kid". Søket vil returnere alle hjelpeemner som omtaler KID, samt også hvor mange forekomster av søkeordet som finnes i hvert hjelpeemne.

Bestill en online demonstrasjon for opplæring

Vi har lagt opp en egen tjeneste for online demonstrasjon og opplæring via Internett. Dette skjer ved at du via en egen webside kan få se skjermbildet til en av våre kundekonsulenter og vil se i sanntid hvordan hun utfører operasjonene i XS Office. Dette skjer samtidig med at du får forklaringer og veiledning fra kundekonsulenten per telefon. Slike demonstrasjoner er i utgangspunktet gratis.

Bestill kurs

Vi tilbyr opplæringskurs for XS Office. Informasjon om dette finnes på våre hjemmesider.

La brukerne få tilpassede menyer

XS Office lar deg bestemme hvilke hovedmenyer og undermenyer som skal være synlig for hver brukergruppe. Dermed kan brukernes grensesnitt begrenses til akkurat det de skal jobbe med. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om hvordan dette gjøres.

Relaterte emner

0.18 Innledning - Oppstartsveiviser

Introduksjon

Oppstartsveiviserne for XS Office leder deg gjennom grunnleggende innstillinger for XS Office. Nye brukere vil som standard møte en oppstartsviser når de logger på XS Office for første gang. Du kan også starte oppstartsveiviserne manuelt fra verktøylinjene på startsiden, under "faste funksjoner" oppe til høyre samt via hurtigtaster.

Brukere som er angitt som "superbrukere" vil ha tilgang til to veivisere, én for firmainnstillinger og én for brukerinnstillinger. Når superbrukerne logger på, vil de møte oppstartsveiviser for firmainnstillinger.

De ulike sidene med innstillinger kan navigeres ved å bruke knappen "Lagre og neste" som lagrer innstillingene på gjeldende side og automatisk åpner neste skritt i veiviseren.

Startsiden for hver veiviser inneholder også noen brukertips.

Oppstartsveiviser for brukerinnstillinger

Oppstartsveiviseren for brukerinnstillinger består av fire trinn.

Oppstartsveiviser for firmainnstillinger

Oppstartsveiviseren for firmainnstillinger består av seks trinn.
  • Trinn 1: Legg inn firmadata
    Registrer fakta og nøkkeldata for din organisasjon.
  • Trinn 2: Last opp firmalogo
    Last opp din firmalogo (gif/jpg) for bruk i blant annet tilbud/ordre/faktura.
  • Trinn 3: Globale innstillinger
    Verifiser og juster globale innstillinger.
  • Trinn 4: Nummerserier
    Velg nummerserier for tilbud, ordre, faktura, kreditnota, firmaer, prosjekter og saker.
  • Trinn 5: Legg til ansatte
    Legg til ekstra ansatte og brukerkontoer.
  • Trinn 6: Tilgangskontroll
    Sett opp hovedmenyen for brukergrupper og hvem som skal ha tilgang til hva.

Relaterte emner

0.19 Innledning - App på mobil/nettbrett

XS Office som app på hjem-skjermen på iPhone/iPad/Android

Dersom du benytter XS Office mye på mobiltelefon eller nettbrett, kan det være hensiktsmessig å installere programmet som en web-app på hjem-skjermen på mobiltelefonen/nettbrettet. Dermed slipper du å lete etter XS Office blant alle fanene i nettleseren. På en iPhone gjør du dette slik:
  1. Åpne Safari (nettleseren) og gå til startsiden for XS Office.
  2. Logg inn om nødvendig. Velg "Smarttelefon" som enhetstype under innloggingen.
  3. Klikk på symbolet med en firkant og en pil nederst på skjermen i Safari.
  4. Velg "Legg til på Hjem-skjerm".
  5. Velg "Legg til".
Etter dette vil du finne XS Office på hjem-skjermen din sammen med dine andre apper.

Det finnes per dags dato ingen nedlastbar app for XS Office, men metoden over gjør at du kan bruke XS Office som om det var en app.

Egendefinerte startsider for standardversjon og smartmobilversjon

Merk at du kan angi egendefinerte startsider både for fullversjonen og smartmobilversjonen dersom du etter oppstart alltid ønsker å gå til et bestemt menyvalg.

Relaterte emner

0.20 Innledning - Dialogboks for oppslag

Introduksjon

Dialogboksen for oppslag bruker du typisk for å velge hvilken oppføring du vil knytte til en annen oppføring. Denne vil du benytte svært ofte i daglig bruk. I dialogboksen vil du finne en liste over oppføringer av ulike typer. Hvilken type oppføringer som vises vil være avhengig av hvilken funksjon du jobber med. Dette kan eksempelvis være firmaer, kontaktpersoner, prosjekter eller saker.

Åpne dialogboksen for oppslag

Dialogboksen for oppslag åpnes ved å klikke på knappen "Søk" til høyre i oppslagsfeltet. I mange tilfeller kan du også åpne denne dialogen ved å klikke på tekstvisningsfeltet i oppslagsfeltet.

Fjerne en valgt verdi

Hvis du ønsker å fjerne en valgt verdi i et oppslagsfelt, kan du klikke på knappen "Fjern verdi" til høyre i oppslagsfeltet. Du kan også klikke på knappen "Søk" og velge "Fjern" i verktøylinjen i dialogboksen for oppslag.

Søke etter oppføringer

For å søke etter oppføringer, skriver du inn søkeordet ditt i søkeboksen og velger knappen "Søk". Noen typer oppslag kan ha forhåndsdefinerte valg i listen allerede. Hvis du finner det du leter etter med én gang, slipper du å søke. Merk deg at det kan hende det finnes flere oppføringer tilgjengelig, selv om det fremkommer noen i listen når du åpner vinduet. Bruk da søkefunksjonen for å få frem ytterligere oppføringer. Dette kommer av at noen oppslagstyper har en funksjon som tilbyr deg standardsøk i henhold til den konkrete situasjonen.

Velge en oppføring fra søkeresultatet

Når du har søkt deg fram til den oppføringen du ønsker å benytte, dobbeltklikker du på ønsket element i listen for søkeresultater. Du kan også klikke på "OK" på verktøylinjen eller bruke hurtigtasten <ENTER> for å lukke vinduet og sette inn valgt oppføring.

Avbryte valg

Hvis du ikke ønsker å velge en oppføring, klikker du på "Avbryt" på verktøylinjen eller benytter hurtigtasten <ESC>. Vinduet vil da lukkes uten at du har endret noe.

Detaljer for oppføringer

Når du klikker på oppføringer i søkeresultatet med musa eller navigerer med piltastene, vil du få detaljinformasjon om hver enkelt oppføring til høyre i vinduet. Dette kan være til god hjelp hvis du er usikker på hvilket element du skal velge i søkeresultatet.

Opprette nye oppføringer

Noen typer oppslag gir deg mulighet for å opprette en ny oppføring direkte fra oppslagsvinduet. I tilfelle vil det finnes en knapp "Ny" eller "Nytt" på verktøylinjen. Dette gjelder blant annet oppslag for firmaoppføringer.

Relaterte emner

0.21 Innledning - Bestilling og aktivering

Prosessene rundt bestilling, aktivering, oppgradering og fakturering av XS Office er automatiserte rutiner. Her er en gjennomgang av sentrale funksjoner og prosesser forbundet med XS Office. Det er veldig viktig at opplysningene som ligger inne i systemet er korrekte. Spesielt gjelder dette e-postadressene. E-post er den viktigste kanalen for kommunikasjon rundt kundeforholdet mellom deg og XS Office. Du bør derfor ta kontakt hvis du har endret e-postadresse.

Bestilling av XS Office

XS Office bestilles ved å gå gjennom 4 steg i nettbutikken på http://www.xsoffice.no/. Bestillingsprosessen inkluderer følgende steg:
  1. Valg av versjon og tilleggsprodukter
  2. Registrering av foretaksinformasjon
  3. Registrering av én eller flere brukerkontoer
  4. Gjennomgang av vilkår og bekreftelse av bestilling

Steg 1 i nettbutikk: Valg av versjon og tilleggsprodukter

I nettbutikkens første steg velger du versjon (Enterprise, Professional eller Invoicing Edition), antall brukere og eventuelle tilleggsprodukter. Prisen for valgte produkter vil automatisk oppdateres basert på dine valg. Dersom du kun ønsker å bestille tilleggsprodukter til et eksisterende kundeforhold, velger du "Ingen" som valgalternativ for "Produkt".

Priser

Prisen på XS Office angis i hovedsak som "per bruker per måned". Totalkostnaden vil avhenge av hvilken versjon du bestiller (Enterprise, Professional eller Invoicing Edition) samt antall brukerkontoer. Du vil til en hver tid se totalkostnaden mens du bestiller i nettbutikken.

Kvantumsrabatt

Dersom du skal ha mange brukerkontoer, vil prisen for ekstrabrukerne gradvis bli lavere i henhold til antallet du angir. Oversikt over dette finner du i standard prisliste.

Rabatt for faktureringsintervall

Intervallet du velger for fakturering av XS Office gir mulighet for en ekstra rabatt. Årlig fakturering gir 10% ekstrarabatt på sluttsummen, halvårlig fakturering gir 5% ekstrarabatt, mens kvartalsvis ikke gir noen ekstrarabatt. Grunnlaget for denne ekstrarabatten er at lengre faktureringsintervaller fører til mindre administrasjon og fakturavolum.

Intervall for fakturering angir du i nettbutikken ved bestilling.

Steg 2 i nettbutikk: Registrering av foretaksinformasjon

I steg 2 fyller du inn informasjon om foretaket som skal bruke XS Office og som dermed er ansvarlig for bestillingen. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelig:
  • Foretakets navn: Navn på foretaket som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office (påkrevd).
  • Kontaktperson: Navn på kontaktperson som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office (påkrevd).
  • E-postadresse: E-postadresse som skal benyttes for aktivering av XS Office og senere kommunikasjon rundt kundeforholdet (påkrevd).
  • Telefon: Telefon til ansvarlig kontaktperson som kan benyttes for kommunikasjon rundt kundeforholdet (påkrevd).
  • Fakturering: Intervall for fakturering av XS Office, årlig (= 10% rabatt), halvårlig (= 5% rabatt) eller kvartalsvis (ingen rabatt).
  • Antall ansatte: Antall ansatte i foretaket (valgfritt).
  • Kommentar: Eventuell kommentar med ytterligere informasjon om bestillingen (valgfritt).

Steg 3 i nettbutikk: Registrering av én eller flere brukerkontoer

I steg 3 i nettbutikken registrerer du informasjon om personene som skal bruke XS Office. Du bør helst angi alle brukerne her. Dette sikrer at alle brukerne får tilsendt sin velkomstmelding og kan ta i bruk XS Office raskest mulig.

Hvis informasjon om sluttbrukerne er usikker når bestillingen gjennomføres, kan du velge å hoppe over registrering av noen brukere. Disse må i tilfelle legges til via Admin - Ansatte når du er innlogget i XS Office. Du må som minimum angi 1 stk. brukerkonto som administrator før du får lov til å avslutte brukerregistreringen og gå videre i bestillingsprosessen. Denne brukerkontoen vil automatisk settes som superbruker i XS Office og vil benyttes som hovedkontakt for administrasjon av kundeforholdet.

Følgende informasjon må registreres om hver bruker. Alle felter er påkrevd.
  • Fornavn: Fornavn for brukeren (inkludert eventuelle mellomnavn).
  • Etternavn: Etternavn for brukeren.
  • E-postadresse: E-postadresse for brukeren. Må angis korrekt for at brukeren skal kunne motta velkomstmelding med påloggingsinformasjon.
  • Brukernavn: Brukernavn for brukeren. Se under.
  • Brukergruppe: Brukergruppe brukeren skal tilhøre. Se under.
Merk at informasjon om den første brukeren automatisk vil foreslås basert på opplysningene du la inn i steg 2 i nettbutikken.

Brukernavn for brukerne

Brukernavn benyttes av brukerne ved innlogging til XS Office. Brukernavnet vil automatisk foreslås av nettbutikken basert på fornavnet til brukeren, men du kan hvis ønskelig legge inn et helt eget brukernavn for brukeren. Du må huske å påse at ikke to brukere registreres med samme brukernavn.

Brukernavnene bør ikke bestå av annet enn bokstaver og tall. Vær oppmerksom på at brukernavn med spesialtegn og de særnorske bokstavene æ, ø, å bør unngås fordi det kan skape problemer ved innlogging fra maskiner med andre tastaturoppsett (for eksempel fra utlandet).

Brukergrupper

Brukergruppene som brukerne tilknyttes ved bestilling, kan senere benyttes for å tilpasse tilgangen til hver enkelt bruker i XS Office. XS Office kommer som standard med fire brukergrupper. Ekstra brukergrupper kan defineres senere ved behov for ytterligere tilgangsnivåer. Standard brukergrupper (og anbefalt bruk) er som følger:
  • Administratorer: Administratorer har tilgang til alle funksjoner. Organisasjonen bør ha maks én eller to administratorkontoer, og alle med sterke passord. Modulen Admin bør kun aksesseres av administratorer.
  • Privilegerte brukere: Privilegerte brukere har samme tilgang som "Brukere", men kan også ha ekstra analysefunksjoner (for eksempel Handel - Rapporter og Timeregistrering - Rapporter).
  • Brukere: Brukere har normal tilgang til systemet og kan bidra med oppføringer i de fleste moduler. De fleste brukerne bør registreres med denne brukergruppen.
  • Gjester: Gjestebrukere kan være brukere med begrenset tilgang til systemet. En ekstern regnskapsfører kan for eksempel ha tilgang til Handel - Overførbare bilag og Handel - Bilagsjournaler.
Merk at reglene angitt ovenfor kun indikerer anbefalt bruk og ikke er lagt inn i systemet ved oppstart.

Steg 4 i nettbutikk: Gjennomgang av vilkår og bekreftelse av bestilling

I steg 4 i nettbutikken må vilkårene for bestilling og bruk aksepteres. Disse vilkårene finner du i lisensavtalen.

Bestillingsbekreftelse og aktivering av XS Office

Etter bestilling av XS Office via de fire stegene som er angitt ovenfor, vil du motta en bestillingsbekreftelse via e-post. Bestillingsbekreftelsen inneholder en oppsummering av opplysningene du la inn i bestillingen. Den inneholder også en link som du må trykke på for å aktivere din bestilling.

Det er ikke mulig å bruke XS Office uten å ha gjennomført denne aktiveringen.

Dersom bestillingen ikke er aktivert i løpet av noen dager, vil det automatisk sendes e-poster med påminnelser om aktivering.

Hvis du ikke har bestilt en prøveversjon av XS Office, må du i aktiveringsprosessen også angi fakturaadresse. Poststed for fakturaadressen vil automatisk hentes inn for angitt postnummer. Påse derfor at du har lagt inn korrekt postnummer. Se for øvrig under for informasjon om hvordan XS Office faktureres.

Velkomstmelding

Alle brukerne som legges inn i steg 3 i bestillingsprosessen vil etter aktiveringen automatisk motta en velkomstmelding via e-post. Denne meldingen inneholder kunde-ID, brukernavn og passord som den enkelte bruker skal benytte for å logge inn til XS Office. Meldingen inneholder også linker til innloggingsside, brukerveiledning og skjema for opprettelse av supportsak.

30 dagers prøve

I nettbutikken har du mulighet for å bestille en 30 dagers gratis og uforpliktende prøveversjon for å kunne evaluere XS Office med egne data. Bestillingsprosessen for prøveversjoner foregår på samme måter som bestillinger av fullversjoner.

Merk at prøveversjoner ikke skal benyttes for å sende dokumenter til andre enn personer innad i foretaket. Noen dokumenter (for eksempel fakturaer) vil kunne markeres med informasjon om at de er produsert fra en prøveversjon.

Merk også at prøvedatabaser automatisk blir deaktivert etter 30 dager dersom du ikke ber om utvidet prøveperiode via supportskjemaet.

Oppgradering av prøve til fullversjon

Dersom du har bestilt en 30 dagers prøveversjon av XS Office, kan du konvertere denne prøveversjonen til en fullversjon uten å miste innlagte data. Dette kan du enten gjøre ved å klikke "Kjøp nå" oppe til venstre i hovedvinduet for XS Office eller ved å klikke på en link i mottatte e-postmeldinger.

Følgende informasjon må verifiseres ved oppgradering:
  • Ønsket versjon: Ønsket versjon av XS Office (Enterprise, Professional eller Invoicing Edition).
  • Fakturaintervall: Intervall for fakturering av XS Office, årlig (= 10% rabatt), halvårlig (= 5% rabatt) eller kvartalsvis (ingen rabatt).
  • Firmanavn: Navn på foretaket som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office.
  • Kontaktperson: Navn på kontaktperson som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office.
  • E-postadresse faktura: E-postadresse som skal benyttes for fakturering av XS Office.
  • Fakturaadresse (postadresse): Postadresse som skal fremkomme på fakturaer.
  • Postnummer: Postnummer for fakturaadresse. Poststed for fakturaadressen vil automatisk hentes inn for angitt postnummer. Påse derfor at du har lagt inn korrekt postnummer.
Du vil i løpet av prøveperioden kunne motta flere e-postmeldinger med informasjon om hvordan du oppgraderer prøveversjonen til fullversjon.

Dersom du etter prøveperioden ønsker å oppgradere til fullversjon med en tom database, må du gjennomføre bestillingsprosessen for XS Office på nytt.

Fakturering av XS Office

XS Office faktureres automatisk i henhold til det valgte faktureringsintervallet.

Fakturaer sendes automatisk via e-post til hovedkontakten for kundeforholdet kl. 08 på faktureringsdagen og har 14 dagers betalingsfrist. For løpende kundeforhold sendes faktura den 11. dagen i måneden forut for neste fakturaintervall. Denne fakturaen vil ha forfall den 25. dagen i måneden.

Ved aktivering av fullversjon eller oppgradering av prøveversjon, vil den første fakturaen sendes kl. 08 dagen etter aktiveringen/oppgraderingen. Denne fakturaen vil inneholde ordrelinjer for første fulle fakturaperiode regnet fra den første dagen i neste måned samt gjenstående dager i inneværende måned. Dersom noe er feil med aktiveringen/oppgraderingen, bør du umiddelbart ta kontakt via en av supportfunksjonene.

Eksempel på fakturering av kundeforhold

En tenkt bestilling av XS Office aktivert 20. april med årlig fakturering gir følgende to første fakturaer:
  • Faktura 1 sendes 21. april kl. 08 med forfall 5. mai (faktura for perioden 20. april i år 1 til og med 30. april i år 2).
  • Faktura 2 sendes 11. april kl. 08 påfølgende år med forfall 25. april (faktura for perioden 1. mai i år 2 til og med 30. april i år 3).
Ved halvårlig eller kvartalsvis fakturering blir logikken helt lik, foruten at faktura kommer henholdsvis dobbelt så ofte og fire ganger så ofte.

Betalingspåminnelser

Dersom sendte fakturaer ikke blir betalt, vil du normalt motta én eller flere betalingspåminnelser i dagene etter forfall.

Hvis fakturaer forblir ubetalt over en periode uten at en dialog rundt dette er etablert, kan tilgangen til XS Office bli fjernet. Fordringen kan også bli oversendt til ekstern innfordringspartner for innfordring.

Endring av brukerantall

Dersom du ønsker å legge til eller fjerne brukerkontoer i ditt kundeforhold, kan du ta kontakt via et brukerstøtteskjema. Den faktiske opprettelsen av nye brukere gjør du selv via Admin - Ansatte. Endringen skal uansett varsles.

Hvis du oppretter flere brukerkontoer uten å gi beskjed om dette, vil dette kunne faktureres i ettertid. Vær derfor varsom med å opprette brukerkontoer som ikke er ment brukt. Husk også å sette tilgangskontroll på brukerkontoer og ansatte slik at ikke andre brukere oppretter brukerkontoer ved en feiltakelse.

Sletting av brukerkontoer

Brukere som ikke lenger skal ha tilgang til XS Office må slettes eller deaktiveres. Hvis avgangen er permanent, kan du slette brukerkontoen. Alternativt setter du brukerkontoen som deaktivert.

Du bør ikke slette den tilhørende ansattoppføringen fordi du da vil miste koblingen til handlinger personen har utført i XS Office. Du kan imidlertid sette personen som "ikke ansatt" på ansattkortet slik at vedkommende forsvinner fra ansattlister.

Oppsigelse

Dersom du ønsker å avslutte tilgangen til XS Office, kan du ta kontakt via funksjonene for brukerstøtte. Oppsigelse må skje før starten på neste fakturaperiode (med andre ord senest den siste dagen i betalt periode). Hvis ikke, må faktura utstedt for neste periode betales i sin helhet. Det utføres ingen avregning/tilbakebetaling av betalte fakturaperioder.

Før utløp av betalt periode bør du sjekke at du har kopi eller utskrift av sentrale dokumenter fra XS Office før kontoen blir stengt. Spesielt gjelder dette fakturaer og kreditnotaer som du plikter å oppbevare på en forsvarlig måte.

Kjøp av tilleggstjenester

Dersom du ønsker å aktivere tilleggstjenester, kan du ta kontakt via supportskjema eller bestille selv i nettbutikken.

Relaterte emner



0.22 Innledning - Brukerstøtte

Dersom du har et problem i XS Office, har et ønske om ny funksjonalitet eller har et spørsmål om en faktura, kan du benytte en av supportfunksjonene.

Den beste (og enkleste) måten å oppnå kontakt og sikre god saksgang er ved å benytte den integrerte supportfunksjonen i XS Office. Skriftlige henvendelser gir best dokumentasjon i ettertid. Dette sikrer også sporbarhet siden hver henvendelse får et eget saksnummer som kan benyttes for senere referanse.

Ved å bruke en av funksjonene under får du normalt svar i løpet av én dag.

1. Integrert supportfunksjon i XS Office

Den integrerte supportfunksjonen i XS Office lar deg enkelt opprette en brukerstøttesak med standardinformasjon om deg selv forhåndsutfylt. Her kan du også velge å sende en e-postkopi til deg selv slik at du har en kopi av henvendelsen for eventuell senere referanse.

Supportfunksjonen aktiveres ved å velge "Kontakt oss" fra "Funksjoner"-menyen oppe til høyre i hovedvinduet for XS Office. Denne funksjonen kan normalt også nås ved å bruke hurtigtasten F9 når du er innlogget i XS Office.

Dette er den anbefalte måten å ta kontakt på.

2. E-post til support@xsoffice.no

Dersom du ikke er innlogget i XS Office eller ønsker å legge til vedlegg i henvendelsen, kan du sende e-post til support@xsoffice.no. Disse henvendelsene blir normalt konvertert til saker og tildelt saksnummer i løpet av én dag.

Ulempen med dette er at e-poster kan bli forsinket eller komme bort på veien (for eksempel hvis de havner i spamfilter).

3. Supportskjema på web

Skjemaet på nettsidene fungerer på samme måten som den integrerte supportfunksjonen i XS Office. Ulempen er at standardinformasjonen her ikke er forhåndsutfylt. Du må derfor legge inn informasjon om deg selv manuelt.

Relaterte emner



1 Min side

"Min Side" er den ansattes private del av XS Office. All informasjon her gjelder kun for den enkelte ansatte. Her finner du bl.a.
  • Personalia
  • Privat kalender med visning av dag, arbeidsuke, uke, måned og år
  • Avtaleliste
  • Oppgaveliste
  • Notatlogg
  • Privat firma- og kontaktregister
  • Favorittlinker på Internett
  • Personlig tilstedeværelsesstatus
  • Ferieplanlegger
  • Fødselsdagsregister
  • Redigerbar startside for XS Office
  • Innskannet elektronisk håndsignatur

1.1 Min side - Min profil

Introduksjon

"Min side - Min profil" er stedet du legger inn dine personalia i XS Office. I tillegg til personopplysninger kan du legge inn bilde av deg selv samt endre ditt påloggingspassord.

Innfyllingsfelter for personalia (Min side - Min profil)

Følgende opplysninger er tilgjengelige fra denne siden:
  • Navn: Ditt fullstendige navn som registrert i systemadministrasjonen i XS Office. Se Admin - Ansatte.
  • Initialer: Dine initialer som registrert i systemadministrasjonen i XS Office. Se Admin - Ansatte.
  • Tittel: Din stillingstittel (evt. utdanningsgrad).
  • Notat: Evt. fritekstnotat om deg selv som skal være synlig for andre.
  • E-post: Din e-postadresse.
  • Personlig webside: Din evt. private hjemmesideadresse.
  • Hjemmeadresse: Adressen til deg privat.
  • Telefon direkte: Direktenummer til deg på ditt arbeidssted.
  • Mobiltelefon: Ditt mobiltelefonnummer.
  • Hjemmetelefon: Ditt telefonnummer privat.
  • Bankkontonummer: Ditt bankkontonummer.
  • Fødselsdato: Din fødselsdato.
  • Farge-mal: Gir mulighet til å angi hvilken farge-mal du vil bruke i XS Office. Se Min side - Min farge-mal.
  • Aktiv farge-mal: Viser navn på aktiv farge-mal. Se Min side - Min farge-mal.
  • Status: Angir din ansettelsesstatus. Se Admin - Ansatte.
  • Stillingsprosent: Angir din stillingsprosent. Se Admin - Ansatte.
  • Avdeling: Angir hvilken avdeling du er tilknyttet. Se Admin - Ansatte og Admin - Avdelinger.
  • Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor du tilhører. Se Admin - Ansatte og Admin - Avdelingskontorer.
  • Opprettet: Angir tidspunkt du ble lagt til som ansatt i XS Office samt initialer til den som gjorde det.
  • Sist endret: Angir tidspunkt ansattinformasjon om deg ble lagret sist samt initialer til den som gjorde det.

Endre passord

Når din brukerkonto blir opprettet, blir du tildelt et tilfeldig passord av XS Office. Hvis du tror passordet ditt kan være kjent av andre eller rett og slett ønsker et annet passord, kan du enkelt endre det fra denne siden.

For å endre passordet ditt, velg knappen "Endre passord" nederst på siden. I dialogboksen som kommer frem, skriver du først inn ditt gamle passord og så ditt nye passord. Det nye passordet må skrives inn to ganger for at du skal være sikker på at du taster korrekt.

Passordet ditt må som minimum bestå av 6 tegn. Du vil ikke kunne legge inn og lagre passord med færre tegn. Vi anbefaler deg å bruke en kombinasjon av bokstaver og tall i passordet ditt. Passordet ditt får ytterligere kvalitet hvis du benytter både store og små bokstaver i passordet, bruker spesialtegn eller bruker de særnorske bokstavene æ, ø, å. Vær dog oppmerksom på at dette kan skape utfordringer hvis du skal logge inn fra en PC i utlandet med utenlandsk tastaturoppsett som ikke håndterer spesialtegn og æ,ø,å som vi er vant til i Norge.

Legge inn nytt bilde

Bildet du legger inn av deg selv vil være synlig for andre i ansattlister og i ansattkortet (se Organisasjon - Ansatte). I tilegg vil en miniatyr av dette bildet vises oppe til høyre i hovedvinduet når du selv er innlogget.

Du legger til/endrer bilde ved å velge "Endre bilde" nederst på siden. I vinduet som kommer frem velger du "Bla gjennom" for å navigere deg frem til bildet du vil bruke. Klikk "Lagre" og det nye bildet er lagt inn i systemet. Av ytelsesmessige årsaker anbefaler vi å bruke bilder som er mindre enn 50 kb i størrelse. Størrelsen på filen du har valgt vil du kunne se under bildevisningen etter at bildet er lagt til. Se under for mer informasjon om bildeegenskaper.

Slette bilde

Hvis du ønsker å fjerne bildet og samtidig ikke erstatte bildet med et nytt, velger du "Endre bilde" nederst på siden. I vinduet som kommer frem velger du knappen "Slett".

Egenskaper for bilde

Egenskapene for bildet du har valgt vil listes opp under bildevisningen. Følgende informasjon vil kunne vises her:
  • Filnavn: Navn på fil du har lagt inn.
  • Filtype: Filtype for fil du har lagt inn.
  • Filstørrelse: Størrelse for fila du har lagt inn. Vi anbefaler at denne er mindre enn 50 kb.
  • Opprettet: Angir tidspunkt du la inn bilde første gang.
  • Sist endret: Angir tidspunkt du oppdaterte bildet sist.

Åpne bilde for visning i bildebehandlingsprogram

Du kan åpne/lagre det innlagte bildet ved å klikke på bildet i visningen under "Min profil".

Relaterte emner

1.2 Min side - Mine innstillinger

Introduksjon

"Min side - Mine innstillinger" gir deg mulighet til å tilpasse visningen av XS Office. Innstillingene her vil kun påvirke visningen hos deg og ikke hos andre brukere.

Innstillingene er delt inn i seksjoner som kan åpnes og lukkes uavhengig av hverandre. For andre innstilinger, se "Relaterte emner" nederst i dette kapitlet.

For globale innstillinger for hele organisasjonen, se Admin - Globale innstillinger.

Innstillinger for brukergrensesnitt

"Innstillinger for brukergrensesnitt" lar deg styre hvilke elementer som skal vises i hovedvinduet samt hvordan de skal vises. Du kan deaktivere noen av valgene her for å få mindre nedlastingsstørrelse, bedre ytelse og raskere respons i XS Office. Dette kan spesielt være aktuelt hvis du har treg Internettlinje eller kobler deg til via mobiltelefon der du betaler for overført datamengde.

I tillegg kan du tilpasse visningen for å få bedre plass på skjermen - spesielt hvis du har en skjerm med lav oppløsning (typisk 1024x768 eller lavere).
  • Vis hovedmeny: Angir om hovedmenyen øverst i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis undermeny: Angir om undermenyer (venstremenyen) i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis logo med link til startside: Angir om XS Office-logo med snarvei til startside oppe til venstre skal være synlig.
  • Vis dagens dato i topplinje: Angir om dagens dato, måned og ukenummer skal være synlig i topplinjen i hovedvinduet.
  • Vis klokke i topplinje: Angir om den analoge klokken med urvisere skal være synlig i topplinjen i hovedvinduet.
  • Vis dagens sitat i topplinje: Angir om dagens sitat skal være synlig i topplinjen i hovedvinduet.
  • Vis fargetemavelger i topplinje: Angir om fargetemavelger skal være synlig i topplinjen i hovedvinduet.
  • Vis sammendrag for meldinger i topplinje: Angir om området "Meldinger" med oppsummering av meldinger og ansattnavn i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis sammendrag for gjøremål i topplinje: Angir om området "Gjøremål" med oppsummering av dagens gjøremål i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis min tilstedeværelsesstatus i topplinje: Angir om området "Min status" (for endring av egen tilstedeværelsesstatus) i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis tilstedeværelsesstatus for ansatte i topplinje: Angir om tilstedeværelsesstatus for andre ansatte i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis mitt profilbilde i topplinje: Angir om bilde av deg selv oppe til høyre i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis dato og tid i tittellinje: Angir om dato, klokkeslett og ukenummer oppe til venstre i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis tittellinje: Angir om tittellinjen i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis verktøylinje: Angir om hovedverktøylinjen i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis søkefelt på verktøylinje: Angir om søkefeltet oppe til venstre i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis faste funksjoner på verktøylinje: Angir om verktøylinjen med faste funksjoner oppe til høyre i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis utloggingsknapp på verktøylinje: Angir om utloggingsknappen på verktøylinjen i hovedvinduet skal være synlig.
  • Vis utskriftsknapp på verktøylinje: Angir om utskriftsknappen på verktøylinjen i hovedvinduet skal være synlig.
  • Stil hovedmenyknapper: Angir hvordan utseende for knapper i hovedmeny skal være. Følgende alternativer er tilgjengelige:
    • Symboler og tekst: Knapper vises med både symboler og tekst (standard visning).
    • Kun tekst: Knapper vises med kun tekst. Dette kan gi en liten ytelsesforbedring samt litt bedre plass på skjermen.
    • Kun symboler: Knapper vises med kun symboler. Dette kan gi bedre plass på skjermen - spesielt ved bruk av lavoppløste skjermer.
  • Stil undermenyknapper: Angir hvordan utseende for knapper i undermenyen til venstre skal være. Valget "Kun tekst" vil også påvirke nedtrekksmenyene som kommer frem når du hviler musepekeren over en hovedmeny. Følgende alternativer er tilgjengelige:
    • Symboler og tekst: Knapper vises med både symboler og tekst (standard visning).
    • Kun tekst: Knapper vises med kun tekst. Dette kan gi en liten ytelsesforbedring samt litt bedre plass på skjermen.
    • Kun symboler: Knapper vises med kun symboler. Dette kan gi bedre plass på skjermen - spesielt ved bruk av lavoppløste skjermer.
  • Stil verktøylinjeknapper: Angir hvordan utseende for knapper på verktøylinjen skal være. Følgende alternativer er tilgjengelige:
    • Symboler og tekst: Knapper vises med både symboler og tekst (standard visning).
    • Kun tekst: Knapper vises med kun tekst (symboler benyttes for knapper som ikke har tekst).
    • Kun symboler: Knapper vises med kun symboler (tekster benyttes for knapper som ikke har symboler).
  • Stil startsideelementer: Angir hvordan overskriften for startsideelementer skal formateres:
    • Symboler og tekst: Overskriften vises med både symboler og tekst (standard visning).
    • Kun tekst: Overskriften vises med kun tekst.
    • Kun symboler: Overskriften vises med kun symboler.
  • Bakgrunn startsideelementer: Angir hvordan overskriftens bakgrunn i startsideelementer skal se ut:
    • Rektangel med gradient: Overskriften vises som et rektangel med gradient (standard visning). Farge på gradient er avhengig av fargetema.
    • Buet gradient: Overskriften vises som et avrundet rektangel med gradient. Farge på gradient er avhengig av fargetema.
    • Heldekkende bakgrunn: Overskriften vises som et rektangel med heldekkende bakgrunnsfarge. Bakgrunnsfarge er avhengig av fargetema.
    • Transparent rektangel: Overskriften vises som et gjennomsiktig rektangel med kantlinjer.
    • Transparent: Overskriften vises gjennomsiktig uten kantlinjer.
  • Egendefinert startside: Gir mulighet for å angi et av undermenyvalgene som startside i XS Office.
  • Egendefinert startside for smartmobil: Gir mulighet for å angi et av undermenyvalgene som startside i XS Office når du er logget inn med smarttelefon som enhetstype (enhetstype velges fra innloggingssiden).

Innstillinger for påminnelser

  • Standard påminnelsestid: Angir standardverdi for hvor mange minutter før start påminnelser sendes for avtaler, samtaler og møter.
  • Standard påminnelse oppgaver: Angir standard tidspunkt for påminnelser for oppgaver som forfaller.
  • Standard påminnelse saker: Angir standard tidspunkt for påminnelser for saker som forfaller.
  • Standard påminnelse fødselsdager: Angir standard tidspunkt for påminnelser ved fødselsdager.

Innstillinger for kalender

  • Vis møter: Angir om møter skal være synlige som standard i kalenderne.
  • Vis avtaler: Angir om avtaler skal være synlige som standard i kalenderne.
  • Vis oppgaver: Angir om oppgaver skal være synlige som standard i kalenderne.
  • Vis telefonsamtaler: Angir om telefonsamtaler skal være synlige som standard i kalenderne.
  • Vis ferieønsker: Angir om ferie skal være synlig som standard i kalenderne.
  • Vis fravær: Angir om fravær skal være synlige som standard i kalenderne.
  • Vis helligdager: Angir om helligdager skal være synlige som standard i privat kalender.
  • Vis navnedager: Angir om navnedager skal være synlige som standard i privat kalender.
  • Vis merkedager: Angir om merkedager skal være synlige som standard i privat kalender.
  • Vis fødselsdager: Angir om fødselsdager skal være synlige som standard i privat kalender.
  • Vis ressursbookinger: Angir om ressursbookinger skal være synlige som standard i kalenderne.
  • Vis saker: Angir om saker skal være synlige som standard i kalenderne.
  • Vis prosjektaktiviteter: Angir om prosjektaktiviteter skal være synlige som standard i kalenderne.
  • Vis knapp for kalender/gruppekalender: Angir om knapp for hurtig overgang mellom kalender og gruppekalender skal være synlig i kalenderne.
  • Vis knapp for "Mine avtaler": Angir om knapp for hurtig overgang til "Mine avtaler" skal være synlig i din private kalender.
  • Vis knapp for "Mine oppgaver": Angir om knapp for hurtig overgang til "Mine oppgaver" skal være synlig i din private kalender.
  • Vis knapp for dagsvisning: Angir om knapp for valg av dagsvisning skal være synlig i kalenderne.
  • Vis knapp for ukesvisning: Angir om knapp for valg av ukesvisning skal være synlig i kalenderne.
  • Vis knapp for 2-ukersvisning: Angir om knapp for valg av 2-ukersvisning skal være synlig i kalenderne.
  • Vis knapp for 5-ukersvisning: Angir om knapp for valg av 5-ukersvisning skal være synlig i kalenderne.
  • Vis knapp for månedsvisning: Angir om knapp for valg av månedsvisning skal være synlig i kalenderne.
  • Vis knapp for årsvisning: Angir om knapp for valg av årsvisning skal være synlig i kalenderne.
  • Vis knapp for årsvisning: Angir om knapp for valg av årsvisning skal være synlig i kalenderne.
  • Vis ansattes fødselsdager: Angir om ansattes fødselsdager skal vises når oppføringstypen "Fødselsdag" er aktiv i kalenderen.
  • Vis private kontakters fødselsdager: Angir om private kontakters fødselsdager skal vises når oppføringstypen "Fødselsdag" er aktiv i kalenderen.
  • Vis felles kontakters fødselsdager: Angir om felles kontakters fødselsdager skal vises når oppføringstypen "Fødselsdag" er aktiv i kalenderen.
  • Standard kalendervisning: Angir hvilken kalendertype som skal være standardvalg for privat kalender, gruppekalender og timekalender.
  • Standard "opprett ny" i kalender: Angir hvilken type oppføring som skal lages ved klikk i kalenderne. Gyldige valg her er "Avtale", "Møte", "Oppgave", "Samtale", "Fødselsdag" og "Ressursbooking". "Møte" og "Samtale" er kun tilgjengelig for brukere av Professional Edition og Enterprise Edition.
Se forøvrig Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender for informasjon om filtrering i kalenderen (kalenderfilter).

Innstillinger for tilstedeværelse

  • Automatisk status ved innlogging: Gir deg muligheten for å automatisk endre din tilstedeværelsesstatus når du logger inn.
  • Automatisk status ved utlogging: Gir deg muligheten for å automatisk endre din tilstedeværelsesstatus når du logger ut.

Innstillinger for dokumentarkiv

  • Standard visning: Angir standard visningsstil for dokumentliste i dokumentarkivet.
  • Standard dokumenttilgang: Angir standard tilgangsbegrensninger for nye dokumenter du legger inn i dokumentarkivet.
  • Standard mappetilgang: Angir standard tilgangsbegrensninger for nye mapper du oppretter i dokumentarkivet.
  • Aktiver dra-og-slipp i dokumentarkiv: Angir om det skal være mulig å flytte mapper i dokumentarkivet ved å bruke dra-og-slipp ("drag-and-drop"). Som standard er innstillingen slått av.

Innstillinger for prosjekter

  • Standard prosjekttilgang: Angir standard tilgangsbegrensninger for nye prosjekter du oppretter.

Alternativer for standard tilgangsnivå prosjekter, mapper og dokumenter

Alternativene for standard tilgangsnivå for nye prosjekter, mapper og dokumenter er som følger:
  • Alle, alle rettigheter (standardverdi): Angir at alle innloggede brukere har full tilgang til det nyopprettede objektet.
  • Alle, bare les: Angir at alle innloggede brukere har lesetilgang samt at du selv har full tilgang til det nyopprettede objektet.
  • Min avdeling, alle rettigheter: Angir at alle innloggede brukere som er medlem av din avdeling har full tilgang til det nyopprettede objektet.
  • Min avdeling, bare les: Angir at alle innloggede brukere som er medlem av din avdeling har lesetilgang samt at du selv har full tilgang til det nyopprettede objektet.
  • Min brukergruppe, alle rettigheter: Angir at alle innloggede brukere som er medlem av din brukergruppe har full tilgang til det nyopprettede objektet.
  • Min brukergruppe, bare les: Angir at alle innloggede brukere som er medlem av din brukergruppe har lesetilgang samt at du selv har full tilgang til det nyopprettede objektet.
  • Kun meg selv: Angir at kun du selv har tilgang til det nyopprettede objektet.

Innstillinger for timeregistrering

Lagre data

Når du har valgt de innstillingene du ønsker å bruke, velger du knappen "Lagre" enten nederst på siden eller i verktøylinjen. Tilpasningene dine vil iverksettes umiddelbart etter at du har lagret. Dermed kan du prøve deg frem med mange kombinasjoner for å finne den visningen som passer deg best.

Bruke standardinnstillinger

Hvis du ønsker å gå tilbake til standard visning (slik XS Office var i utgangspunktet), velger du knappen "Hent standardverdier" fra verktøylinjen. Innstillingene vil da gå tilbake til standard oppsett. Velg så "Lagre" for å aktivere standard visning.

Relaterte emner

1.3 Min side - Min kalender

Introduksjon

"Min side - Min kalender" gir deg en grafisk oversikt over dine gjøremål og annen relevant informasjon sortert og gruppert etter dato. Du har 6 ulike periodevalg for kalenderen - dagsvisning, ukesvisning, 2-ukersvisning, 5-ukersvisning, månedsvisning og årsvisning.

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i gruppekalenderen. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Her kan du også velge hvilke knapper som skal være synlig i verktøylinjen. Disse innstillingene kan du også finne via tannhjulknappen på verktøylinjen i kalenderen.

Hvis du ønsker å opprette avtaler, oppgaver o.s.v. mens du jobber med kalenderen, kan du enkelt gjøre dette ved å velge type oppføring fra en nedtrekksliste på den aktuelle dagen.

Oppføringer som er ferdige (typisk gjennomført/utført/avlyst) vises med gjennomstreket tekst i kalenderen.

For informasjon om hvordan du kan se kalenderen til andre ansatte, se Samhandling - Gruppekalender.

Typer oppføringer i kalenderen

Følgende typer oppføringer kan vises i din private kalender (velges via tannhjulknappen på verktøylinjen):
  • Møter: Viser møter du er deltaker i eller knyttet til (lys blå bakgrunn).
  • Avtaler: Viser dine avtaler (blå bakgrunn).
  • Oppgaver: Viser oppgaver du er ansvarlig for (grønn bakgrunn) på forfallsdato.
  • Samtaler: Viser dine telefonsamtaler (turkis bakgrunn).
  • Ferie: Viser ferieperiodene dine (lys grønn bakgrunn).
  • Fravær: Viser dine fravær (grå bakgrunn).
  • Helligdager: Viser offentlige helligdager (rød bakgrunn).
  • Navnedager: Viser informasjon om hvem som har navnedag (gullfarget bakgrunn).
  • Merkedager: Viser informasjon om merkedager (lys gul bakgrunn).
  • Fødselsdager: Viser fødselsdager du har registrert og/eller fødselsdager for ansatte og/eller fødselsdager for kontaktpersoner (rosa bakgrunn).
  • Ressursbookinger: Viser ressursbookinger du er knyttet til (oransje bakgrunn).
  • Saker: Viser saker du er ansvarlig for (gul bakgrunn) på forfallsdato.
  • Prosjektaktiviteter: Viser prosjektaktiviteter du er ansvarlig for (limegrønn bakgrunn).

Periodevalg for kalenderen

Følgende visninger er tilgjengelig for kalenderen:
  • Dagsvisning: Viser alle oppføringer for en angitt dag. Oppføringer med klokkeslettsindikering vil være inntegnet i et diagram med visning av døgnets 24 timer. Oppføringer som ikke har klokkeslett er listet opp til høyre for denne visningen.
  • Ukesvisning: Viser oppføringer innenfor en uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • 2-ukersvisning: Viser oppføringer innenfor to uker (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • 5-ukersvisning: Viser oppføringer innenfor fem uker (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • Månedsvisning: Viser oppføringer for en hel måned (28 - 31 dager).
  • Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har oppføringer samt mulighet til å navigere direkte til dags-, ukes- og månedsvisning.

Filtrere kalenderen

Din private kalender har ikke filtreringsmuligheter for prosjekt og ressurs. Dersom du vil benytte dette, må du gå til gruppekalenderen.

Sortering av oppføringer i kalenderen

Som standard vil kalenderoppføringene sorteres basert på klokkeslett innenfor hver dag. På verktøylinjen kan du overstyre dette. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Klokkeslett: Oppføringene vises sortert etter klokkeslett. De tidligste oppføringene øverst.
  • Type oppføring: Oppføringene vises sortert etter type. Rekkefølgen er samme som angitt under innstillingene for kalender.
  • Emne: Oppføringene vises sortert etter emnetekst.

Indikering av dagens dato

Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.

Indikering av valgt dato/periode

Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.

Kalenderfilteret

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen din. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Du kan også overstyre dette oppsettet hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Kalenderfilteret aktiverer du ved å klikke på trakt-symbolet i verktøylinjen. I boksen som kommer frem velger du hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen. Du kan også bruke "Merk alle" for å aktivere/deaktivere alle oppføringstyper samtidig. Klikk på "OK" når du har valgt hvilke typer oppføringer du vil skal være synlige.

Navigering i kalenderen

Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:
  • Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
  • Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
  • Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
  • Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagsvisning).

Navigering i dagsvisningen

I dagsvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagsvisningen.

Overgang til gruppekalender

Du kan enkelt åpne gruppekalenderen med samme periodevalg og tidsperiode aktiv ved å velge ikonet for gruppekalender i verktøylinjen.

Redigere oppføringer direkte i kalenderen

Du kan åpne oppføringer i kalenderen ved å klikke direkte på teksten for ønsket oppføring. Her kan du gjøre de samme operasjonene som du kan fra andre listevisninger. Kalenderen vil automatisk oppdateres når du lagrer oppføringene.

Opprette nye oppføringer direkte i kalenderen

Du kan opprette nye oppføringer i kalenderen ved å klikke på ikonet med to nedover-piler til høyre i ruten for ønsket dag. I nedtrekkslisten som kommer frem kan du velge hvilken type oppføring du ønsker å opprette. Aktuell dato vil være lagt inn på forhånd i vinduet som kommer frem. Følgende typer oppføringer kan opprettes direkte fra din private kalender:
  • Møte
  • Avtale
  • Oppgave
  • Samtale
  • Fødselsdag
  • Ressursbooking
Du kan også opprette en ny oppføring av forhåndsdefinert type ved å klikke inne i ruten for den dagen oppføringen skal gjelde for. I dagsvisningen kan du også klikke direkte på klokkeslettet oppføringen skal starte på (for oppgaver vil tidspunktet angi klokkeslett for forfall). Som standard vil avtaler opprettes på denne måten. Du kan imidlertid endre hvilken type oppføring som skal opprettes fra Min side - Mine innstillinger (eller via tannhjulknappen på verktøylinjen). Hvis filteret for definert oppføringstype er slått av, vil ikke denne snarveien være tilgjengelig. Se mer informasjon om kalenderfilteret over.

Oppføringer over flere dager

Flere typer oppføringer kan ha en varighet over flere dager. Dette vil indikeres grafisk for disse elementene. For avtaler over flere dager vil dette indikeres med pilsymboler. I dagsvisningen vil heldagshendelser listes opp i en egen liste til høyre for kalendervisningen.

Skrive ut kalenderen

Kalenderen har en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Dette gjør det enkelt å lage arbeidslister eller lignende. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen.

Relaterte emner

1.4 Min side - Mine møter

Introduksjon

"Min side - Mine møter" viser alle møter som du er lagt til som deltaker i. For øvrig er funksjonaliteten identisk med Prosjekt - Møter.

Relaterte emner

1.5 Min side - Mine avtaler

Introduksjon

"Min side - Mine avtaler" viser liste over alle dine avtaler. Du kan søke etter avtaler basert på ulike kriterier. Du kan angi tidspunkt for påminnelse for hver avtale. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Felter i avtaleliste

Listen under viser hvilke felter som vises i avtalelisten (Min side - Mine avtaler).
  • (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppføringer for å utføre operasjoner på mange oppføringer samtidig. Se informasjon om å endre mange oppføringer samtidig.
  • (Blyant): Angir om oppføringen er redigerbar for deg. Se også informasjon om å endre oppføringer for andre.
  • (Gjentakelse): Angir om avtalen er repeterende eller ikke. Se under.
  • (Vis tid som): Angir hvordan du har angitt at tidsrommet for avtalen skal vises i kalenderen. Se under.
  • (Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • Fra: Planlagt starttidspunkt for avtale.
  • Til: Planlagt sluttidspunkt for avtale.
  • Ans: Ansatt avtalen gjelder for (ikke tilgjengelig i privat avtaleliste). Inneholder hurtigfilter som via ett klikk viser oppføringer kun for den aktuelle ansatte.
  • Emne: Emne for avtale.
  • Firma > prosjekt (kontaktperson): Navn på evt. firma, prosjekt og kontaktperson som oppføringen er knyttet mot. Inneholder hurtigfiltre som via ett klikk viser oppføringer kun for aktuelt firma/prosjekt/kontaktperson.

Gjentakende avtaler

Kolonnen "Gjentakelse" indikerer om en avtale er repeterende eller ikke.
  • To roterende piler: Avtalen inngår i et repeterende standardmønster og er ikke markert som ferdig eller avlyst.
  • To roterende piler med rød strek: Avtalen inngår i et repeterende mønster men har fått individuell status, har avvikende emne, status eller tidspunkt på dagen. Fullførte avtaler fra et repetisjonsmønster vil typisk indikeres med dette symbolet.
  • (ingen symbol): Avtalen stammer ikke fra et repeterende mønster.

"Vis tid som"

"Vis tid som" angir hvordan du har valgt at avtalen skal vises i kalenderen. Dette indikeres med følgende symboler:
  • Grønn sirkel: Ledig - Angir at du ikke anser seg som opptatt i avtaletidsrommet.
  • Gul sirkel med spørsmålstegn: Foreløpig - Angir at avtaletidsrommet ikke er endelig bestemt.
  • Rød sirkel med strek: Opptatt - Angir at du er opptatt i avtaletidsrommet.
  • Sirkel med urvisere: Fraværende - Angir at du er borte fra kontoret i avtaletidsrommet.

Statusflagg

Status for avtaler vises med flagg av forskjellige farger.
  • Gult flagg: Avtale er planlagt, men ikke gjennomført.
  • Grønt flagg: Avtale er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
  • Rødt flagg: Avtale er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.
Merk at du kan markere avtaler som gjennomført ved å klikke på flaggene i listen (gjelder kun for egne avtaler som ikke allerede er markert som gjennomført).

Opprette en ny avtale

Avtaler kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine avtaler.
  • Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden CRM - Avtaler.
  • Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Avtaler.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
  • Direkte fra fanekortet "Avtaler" for ønsket kontaktperson. Se CRM - Kontaktpersoner.
  • Opprett avtale direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
  • Velg "Avtale" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Velg pluss-ikonet i startsideelementene for avtaler.
  • Bruk hurtigtasten for avtaler. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter i fanekort "Avtale"

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:
  • Emne: Emne for avtale.
  • Fra kl.: Startdato og tidspunkt for avtale.
  • Til kl.: Sluttdato og tidspunkt for avtale.
  • Fra-til: Lar deg angi klokkeslett med musen ved å peke og klikke i en grafisk døgnvisning. Se under.
  • Hele dagen Angir at avtalen varer hele dagen (uavhengig av klokkeslett).
  • Status: Angir status for avtalen. Se over.
  • Påminnelse: Angir antall minutter før avtalestart som påminnelse for avtalen skal sendes på (hvis avtalen har status "planlagt"). Heldagsavtaler varsles relativt til kl. 07.00 på startdatoen. Se forøvrig Innledning - Påminnelser.
  • Notat: Fritekstnotat for avtale.
  • Vis tid som: Angir hvordan tidsrommet skal vises i kalender. Se over.
  • I gruppekalender: Angir hvordan avtalen skal vises i gruppekalender. Se under.
  • Ansatt: Hvilken ansatt avtalen gjelder for.
  • Firma: Navn på firma som avtalen er knyttet mot.
  • Kontaktperson: Navn på evt. kontaktperson som avtalen er knyttet mot.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som avtalen er knyttet mot.
  • Regelmessighet: Angir om avtalen er en regelmessig avtale eller en éngangsavtale. Se under.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:
  • Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
  • Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
  • Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Synlighet i gruppekalender

Du kan selv velge hvordan avtalene skal vises i gruppekalenderen hos andre ansatte. Følgende alternativer er tilgjengelig:
  • Vis all informasjon: Viser all informasjon om avtalen i gruppekalenderen.
  • Vis kun tid: Viser kun tidspunkt for avtalen og ikke detaljene om avtalen.
  • Vis ingenting: Avtalen er ikke synlig i andre ansattes gruppekalender.

Angi klokkeslett via døgnvisningen

XS Office lar deg bestemme klokkeslett for start og slutt via et eget rutenett med 24 timersvisning. Dette vil ofte være mer effektivt enn å velge klokkeslett via rullegardinmenyene.

Angi starttidspunkt via døgnvisningen

  • Klikk med venstre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et starttidspunkt som er senere enn sluttidspunktet.

Angi sluttidspunkt via døgnvisningen

Sluttidspunktet kan angis i døgnvisningen på to ulike måter.
  • Klikk med høyre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
  • Klikk med venstre musetast i rutenettet samtidig som du holder inne tasten Ctrl. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
NB! Noen nettlesere har begrensninger rundt å kunne utføre en funksjon på høyre musetast i en webside. Noen brukere har til og med en mus med kun én tast. I disse tilfellene brukes Ctrl+venstreklikk for å angi sluttidspunkt.

Fanekort "Gjentakelsesmønster"

Fanekortet "Gjentakelsesmønster" benyttes for å lage regelmessige avtaler. Regelmessige avtaler defineres med et repetisjonsmønster som gjør at de vil fremkomme mange ganger i privat kalender og gruppekalender.

Fanekortet "Gjentakelsesmønster" vil komme til syne når du velger "Regelmessighet" i fanekortet "Avtale" og så lagrer avtalen.

Gjentakelsesmønster

Følgende repetisjonsmønstre er tilgjengelige:
  • Ingen: Angir at oppføringen ikke skal repeteres.
  • Daglig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 dag avhengig av angitt hyppighet. Se under.
  • Ukentlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 uke avhengig av angitt hyppighet. Hvilke ukedager kan også angis. Se under.
  • Månedlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 måned avhengig av angitt hyppighet. Hvilken dag i måneden kan også angis. Se under.
  • Årlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 år avhengig av angitt hyppighet. Hvilken dato i året kan også angis. Se under.

Gjentakelseshyppighet

Alternativene for hyppighet vil avhenge av hvilket valg som er gjort for repetisjonsmønster. Se over. Følgende repetisjonshyppigheter er tilgjengelige:
  • Ingen: Angir at oppføringen ikke skal repeteres.
  • Daglig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall dager mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12.
  • Ukentlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall uker mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilke ukedager oppføringen skal gjelde for.
  • Månedlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall måneder mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilken dag i måneden oppføringen skal inntreffe.
  • Årlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall år mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilken dato i året oppføringen skal inntreffe.

Avslutning av gjentakelse

Du kan selv angi om oppføringen skal opphøre ved en spesiell dato eller repeteres "evig". Dette valget gjør du under "Avslutning av gjentakelse" i fanekortet "Regelmessighet".

Eksempler på regelmessighet

Eksempel 1: Oppføring skal inntreffe annenhver mandag og gjelde for resten av året
En slik regelmessighet kan du lage ved å velge:
  • Repetisjonsmønster = Ukentlig
  • Repetisjonshyppighet = 2
  • Ukedag = Mandag
  • Avslutning = Velg dato 31.12 for inneværende år
Eksempel 2: Oppføring skal inntreffe den første dagen i hver måned og ikke ha en definert avslutning
En slik regelmessighet kan du lage ved å velge:
  • Repetisjonsmønster = Månedlig
  • Repetisjonshyppighet = 1
  • Dag i måneden = 1
  • Avslutning = Ingen slutt

Fanekort "Gjentakelseshistorikk"

Fanekortet "Gjentakelseshistorikk" viser oversikt over alle lagrede avtaler som stammer fra en gjentakende avtale. Når du endrer på en forekomst i en gjentakende avtale eller markerer den som fullført for en gitt dato, opprettes det en separat avtale som representerer avtalen for den aktuelle dagen. Her kan du se oversikt over alle slike avtaleforekomster.

Fanekortet "Gjentakelseshistorikk" vil komme til syne når du velger "Regelmessighet" i fanekortet "Avtale" og så lagrer avtalen.

Opprette avtaler for andre ansatte

Du kan opprette avtaler for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i avtalelisten og kalenderen for den ansatte som er tildelt avtalen. Du kan også endre på avtaler du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme avtalen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne avtalen. Merk at denne begrensningen ikke gjelder hvis du er satt opp som superbruker.

For å opprette en avtale for en annen ansatt, oppretter du en avtale som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansatt".

Påminnelser for avtaler

Hver avtale har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye avtaler.

Sende invitasjon til avtalen

Når du har opprettet en avtale, har du mulighet til å sende en invitasjon til kontaktpersonen via e-post direkte fra avtaleoppføringen. Dette gjør du ved å bruke e-postknappen på fanekortet "Avtale" i vinduet for aktuell avtale. Invitasjonsmeldingen vil inneholde et iCalendar-vedlegg som gjør at mottakeren kan få inn avtaleoppføringen direkte i sitt avtaleplanleggingsverktøy uten å måtte legge den til manuelt.

Eksportere avtaler i iCalendar-format

XS Office støtter det mye brukte formatet iCalendar for eksport av avtaler. Dette formatet er støttet av mange programmer for avtaleplanlegging.

For å eksportere en avtale i iCalendar-format, velg knappen merket "ICS" på fanekortet "Avtale" i vinduet for aktuell avtale. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre iCalendar-filen. Du kan også eksportere hele avtalelisten i ics-format via en egen ICS-knapp på verktøylinjen i avtalelistene.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Filtrere avtalelisten

For å vise kun avtaler med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle avtaler.
  • Planlagt: Viser kun planlagte avtaler som ikke er gjennomført.
  • Gjennomført: Viser kun gjennomførte avtaler.
  • Avlyst: Viser kun avlyste avtaler.

Søke etter avtaler

Listen kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Emne: Fritekstsøk i emnefelt for avtaler.
  • Notat: Fritekstsøk i notatfelt for avtaler.
  • Opprettet av: Vis kun oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Vis kun oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 2

  • Firma: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt firmaoppføring.
  • Kontaktperson: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt kontaktperson.
  • Prosjekt: Vis kun oppføringer knyttet til et bestemt prosjekt. Krever Professional eller Enterprise Edition.
  • Ansatt: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt ansatt. Vises ikke i privat avtaleliste.
  • Regelmessighet: Angir om kun gjentakende avtaler skal vises, kun ikke-gjentakende avtaler eller begge deler.
  • Avtale-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Kolonne 3

  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Avtaler kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Slette en avtale

En enkeltavtale kan slettes ved å åpne vinduet for avtale (klikk på emnetekst i avtalelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne avtaler samt avtaler du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Slette mange oppføringer samtidig

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Sette status for mange oppføringer samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som fullført/planlagt/avlyst i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som gjennomført", "Sett som planlagt" eller "Sett som avlyst" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Registrere timeforbruk fra en avtale

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra avtaleoppføringen. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra avtalen over til timeregistreringen.

Analysere avtaler

Avtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

For analyse av avtaler fordelt på kunder, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

1.6 Min side - Mine samtaler

Introduksjon

"Min side - Mine samtaler" viser alle samtaler som er knyttet til deg selv som ansatt. Samtalelisten viser derfor ikke navn/initialer for ansatt. For øvrig er funksjonaliteten identisk med CRM - Samtaler.

Relaterte emner

1.7 Min side - Mine oppgaver

Introduksjon

"Min side - Oppgaver" viser liste over alle oppgaver du er ansvarlig for. Forfall for oppgavene vil fremkomme i kalenderen din (se Min side - Min kalender) samt i gruppekalender hvis du ikke angir oppgaven som "Privat". I tillegg kan du angi tidspunkt for påminnelse for hver oppgave. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Oppgavene kan kobles mot firma og prosjekt og vil dermed vises i firma- og prosjektkort for angitt firma og prosjekt.

Felter i oppgaveliste

Listen under viser hvilke felter som vises i oppgavelisten (Min side - Oppgaver).
  • (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppgaver samtidig for å utføre operasjoner på mange oppgaver samtidig. Se senere i kapitlet.
  • (Blyant): Oppføringer som er redigerbare for innlogget bruker vises med et blyantsymbol.
  • (Prioritet): Angir definert prioritet for oppgaven. Se under.
  • (Tilgjengelighet): Angir om oppgaven er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering). Private oppgaver vil ikke vises i gruppekalenderen hos andre ansatte.
  • (Statusflagg): Status for oppgavene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • (Tilordnet fra møte): Et møtesymbol her angir at oppgaven er tilordnet via et møtereferat.
  • % fullført: Viser en statusindikering og tall for oppgavens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
  • Forfallsdato: Angir forfallsdato for oppgave.
  • Avsluttet: Angir evt. tidspunkt oppgaven ble markert som fullført.
  • Emne: Emne for oppgave.
  • Firma > prosjekt (kontaktperson): Navn på evt. firma, prosjekt og kontaktperson som er knyttet til oppgaven.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for oppgaver vises med flagg av forskjellige farger.
  • Blått flagg: Oppgave er ikke startet.
  • Gult flagg: Oppgave pågår.
  • Grønt flagg: Oppgave er fullført.
  • Oransje flagg: Oppgave venter andre eller er utsatt.
  • Rødt flagg: Oppgave er kansellert.
  • Spørsmålstegn: Oppgave er ikke forstått.
Merk at du kan markere oppgaver som fullført ved å klikke på flaggene i listen (gjelder kun for egne oppgaver som ikke allerede er markert som fullført).

Opprette en ny oppgave

Oppgaver kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Min side - Oppgaver.
  • Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden CRM - Oppgaver.
  • Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Oppgaver.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
  • Opprett oppgave direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
  • Velg "Oppgave" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Velg pluss-ikonet i startsideelementene for oppgaver.
  • Bruk hurtigtasten for oppgaver. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for oppgaver

Vinduet for oppgaver har følgende innfyllingsfelter:
  • Emne: Angir emne for oppgaven.
  • Status: Angir status for oppgaven. Se over.
  • Fremdrift: Angir fremdrift for oppgaven i prosent.
  • Prioritet: Angir prioritet for oppgaven. Se over.
  • Notat: Fritekstnotat for oppgaven.
  • Ansvarlig: Angir hvem som er ansvarlig for utførelse av oppgaven.
  • Firma: Navn på firma som oppgaven er knyttet mot.
  • Kontaktperson: Navn på kontaktperson som oppgaven er knyttet mot.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som oppgaven er knyttet mot.
  • Startdato: Angir evt. startdato for oppgaven.
  • Forfallsdato: Angir forfallsdato (og klokkeslett) for oppgaven (viktig for synlighet i kalendere og påminnelser).
  • Påminnelse: Angir tidspunkt for når du ønsker påminnelse i forhold til forfall for oppgaven.
  • Privat: Angir om oppgaven er privat (ikke synlig i gruppekalender) eller ikke.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:
  • Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
  • Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
  • Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Opprette oppgaver for andre ansatte

Du kan opprette oppgaver for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i oppgavelisten og kalenderen hos den ansatte som er tildelt oppgaven. Du kan også endre på oppgaver du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme oppgaven. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne oppgaven. Merk at denne begrensningen ikke gjelder hvis du er satt opp som superbruker.

For å opprette en oppgave for en annen ansatt, oppretter du en oppgave som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansvarlig".

Påminnelser for oppgaver

Hver oppgave har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye oppgaver.

Filtrere oppgavelisten etter status

For å vise kun oppgaver med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle oppgaver.
  • Aktive: Viser alle aktive oppgaver (= ikke fullført eller kansellert).
  • Ikke startet: Viser alle oppgaver som ikke er påbegynt.
  • Pågår: Viser alle oppgaver som pågår.
  • Fullført: Viser kun fullførte oppgaver.
  • Venter andre: Viser kun oppgaver som har status "venter andre".
  • Utsatt: Viser kun oppgaver som er utsatt.
  • Kansellert: Viser kun oppgaver som er kansellert.
  • Ikke forstått: Viser kun oppgaver som er markert som "ikke forstått".

Søke etter oppgaver

Listen kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Emne: Fritekstsøk i emnefelt for oppgaver.
  • Notat: Fritekstsøk i notatfelt for oppgaver.
  • Ansvarlig: Vis kun oppføringer med en bestemt ansatt som ansvarlig. Vises ikke i privat oppgaveliste.
  • Opprettet av: Vis kun oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Endret av: Vis kun oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 2

  • Firma: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt firmaoppføring.
  • Kontaktperson: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt kontaktperson.
  • Prosjekt: Vis kun oppføringer knyttet til et bestemt prosjekt. Krever Professional eller Enterprise Edition.
  • Prioritet: Vis kun oppføringer med en gitt prioritet (høy/normal/lav).
  • Fremdrift: Vis kun oppføringer med en gitt fremdrift angitt i prosent.
  • Er privat: Vis kun oppføringer som er angitt som private.
  • Oppgave-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Kolonne 3

  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Slette en oppgave

Oppgaver kan slettes ved å åpne vinduet for oppgave (klikk på emnetekst i oppgavelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne oppgaver samt oppgaver du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Slette mange oppgaver samtidig

Hvis du ønsker å slette mange oppgaver i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Endre mange oppgaver samtidig

Hvis du ønsker å endre parametere for mange oppgaver i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du et av følgende alternativer fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office:
  • Slett: Sletter alle merkede oppgaver.
  • Sett som fullført: Markerer alle merkede oppgaver som fullført.
  • Sett som lav prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med lav prioritet.
  • Sett som normal prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med normal prioritet.
  • Sett som høy prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med høy prioritet.
  • Sett som privat: Markerer alle merkede oppgaver som private (ikke synlige i gruppekalender for andre ansatte).
  • Sett som åpen: Markerer alle merkede oppgaver som åpne/ikke private (dermed synlige i gruppekalender for andre ansatte).

Registrere timeforbruk fra en oppgave

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra oppgaven. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" i verktøylinjen i oppgavevinduet. XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra oppgaven over til timeregistreringen.

Analysere oppgaver

Oppgavelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

1.8 Min side - Mine notater

Introduksjon

"Min side - Notater" viser liste over alle notater som du selv har opprettet. Notatene er enkle fritekstfelter som kan ha valgfri mengde tekst. Notatene kan merkes som private og du kan velge hvilken farge hvert av dem skal ha.

Notatene kan kobles mot firma og prosjekt og vil dermed vises i firma- og prosjektkort for angitt firma og prosjekt.

Felter i notatliste

Listen under viser hvilke felter som vises i notatlisten (Min side - Notater).
  • (Farge): Angir definert farge for notatet.
  • (Blyant): Oppføringer som er redigerbare for innlogget bruker vises med et blyantsymbol.
  • (Tilgjengelighet): Angir om notatet er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering). Private notater vil ikke vises i CRM og prosjektverktøyet.
  • Notat: Innhold for notat.
  • Firma > prosjekt (kontaktperson): Navn på evt. firma, prosjekt og kontaktperson som oppføringen er knyttet mot. Inneholder hurtigfiltre som via ett klikk viser oppføringer kun for aktuelt firma/prosjekt/kontaktperson.
  • Eier: Initialer til notatets eier.
  • Sist endret: Tidspunkt notatet ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret notatet sist.

Opprette nytt notat

Notater kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Min side - Notater.
  • Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden CRM - Notater.
  • Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Notater.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
  • Direkte fra fanekortet "Notater" for ønsket kontaktperson. Se CRM - Kontaktpersoner.
  • Velg "Notat" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Bruk hurtigtasten for notater. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for notater

Vinduet for notat har følgende innfyllingsfelter:
  • Farge: Angir bakgrunnsfarge for notatet.
  • Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til notatet.
  • Kontaktperson: Navn på evt. kontaktperson som er knyttet til notatet.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til notatet.
  • Eier: Navn på ansatt som er eier for notatet.
  • Privat: Angir om notatet er privat (ikke synlig i prosjekt/CRM) eller ikke.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • (Notattekst): Innhold for notat.
Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:
  • Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
  • Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
  • Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Søke etter notater

Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Innhold: Fritekstsøk i notattekst.
  • Eier: Vis kun oppføringer som eies av en bestemt ansatt.
  • Opprettet av: Vis kun oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Endret av: Vis kun oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 2

  • Firma: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt firmaoppføring.
  • Kontaktperson: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt kontaktperson.
  • Prosjekt: Vis kun oppføringer knyttet til et bestemt prosjekt. Krever Professional eller Enterprise Edition.
  • Farge: Vis kun oppføringer med en definert bakgrunnsfarge.
  • Er privat: Vis kun oppføringer som er angitt som private.
  • Notat-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Kolonne 3

  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Avtaler kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Lage kopi av notater

Åpne notatet du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" på verktøylinjen. Når du har bekreftet advarselsboksen som kommer frem, har du opprettet en eksakt kopi av det opprinnelige notatet med innhold, farge, eventuell visningsbegrensning, firma og prosjekt. Dette notatet kan nå brukes på samme måte som om det var opprettet manuelt - det har ingen koblinger mot det opprinnelige notatet.

Slette notater

Notater kan slettes ved å åpne vinduet for notat (klikk på notattekst i listen), og så velge knappen "Slett".

Slette mange notater samtidig

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Analysere notater

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

Relaterte emner

1.9 Min side - Mine kontakter

Introduksjon

"Min side - Mine kontakter" viser liste over alle dine private kontaktpersoner. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.

Private kontaktpersoner kan "forfremmes" til felles kontaktpersoner ved å angi at de ikke er private lenger. Den konverterte kontaktpersonen vil etterpå være tilgjengelig under CRM - Kontaktpersoner.

NB! Du kan ikke konvertere en felles kontaktperson til en privat kontaktperson, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.

Saker i kontaktpersonvinduet

Saker knyttet til kontaktpersonen finnes på et eget fanekort i vinduet. Hvis det finnes åpne saker knyttet til kontaktpersonen, vil antall saker i fanekortknappen indikeres med to tall (<antall åpne saker> / <antall saker totalt>). Hvis alle saker er lukket, vil kun ett av disse tallene vises.

Felter i kontaktpersonliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (Min side - Mine kontakter).
  • Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
  • Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
  • Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
  • E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
  • Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
  • Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette en ny privat kontaktperson

Private kontaktpersoner opprettes ved å velge "Ny kontaktperson" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine kontakter.

Innfyllingsfelter for kontaktpersoner

Kontaktpersonkortet inneholder flere fanekort der kun ett av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en kontaktperson.
  • Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
  • Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
  • Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
  • Primærkontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
  • Standard "Deres ref": Om kontaktpersonen benyttes som standard referanse ved opprettelse av tilbud og ordre mot firmaet.
  • E-post 1: Primær e-postadresse til kontaktperson.
  • E-post 2: Sekundær e-postadresse til kontaktperson.
  • Stillingstittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
  • Avdeling: Om kontaktpersonen er koblet til en spesifikk avdeling.
  • Yrke: Arbeid eller spesialisering for kontaktperson.
  • Webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
  • Overordnedes navn: Overordnet kontaktperson.
  • Stedfortreder: Stedfortreder for kontaktperson.
  • Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
  • Ansettelsesdato: Ansettelsesdato for kontaktperson.
  • Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
  • Privat: Om kontaktpersonen opprinnelig er opprettet som en privat kontaktperson.
  • Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
  • Mellomnavn: Mellomnavn for kontaktperson.
  • Initialer: Initialer for kontaktperson.
  • Tittel: Titulering for kontaktperson.
  • Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
  • Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
  • Telefon arbeid 1: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
  • Telefon arbeid 2: Alternativt direktetelefonnummer til kontaktperson.
  • Mobiltelefon 1: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
  • Mobiltelefon 2: Alternativt mobiltelefonnummer til kontaktperson.
  • Telefon hjemme 1: Hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
  • Telefon hjemme 2: Alternativt hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
  • Telefax 1: Telefaksnummer til kontaktperson.
  • Telefax 2: Alternativt telefaksnummer til kontaktperson.
  • Adresse: Kontaktpersonens adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
  • IM-Adresse: Kontaktpersonens IM-adresse (instant messaging/lynmeldinger).
  • Ordrereferanse: Tilbuds- og ordrereferanse for kontaktperson. Legges automatisk til dersom du knytter kontaktpersonen til et tilbud eller en ordre.
  • Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Flytte kontaktpersoner fra privat register til fellesregister/CRM

Hvis du ønsker å flytte en privat firmaoppføring til fellesregisteret (og CRM-modulen hvis denne er i bruk), deaktiverer du avkrysningsboksen "Privat" og velger "Lagre". Du vil da få opp en advarsel om at du er i ferd med å flytte oppføringen. Hvis du velger "OK" her, vil oppføringen overflyttes til fellesregister, og dermed fjernes fra ditt private register.

Eksportere kontaktpersoner

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Endre bilde

Du kan legge til profilbilde for hver enkelt kontaktperson. Klikk på bildet eller velg "Endre bilde" for å legge til eller endre profilbildet til kontaktpersonen. Profilbilder vises i kontaktpersonlisten dersom du velger "Vis foto" i verktøylinjen.

Se forøvrig Organisasjon - Logo for informasjon om hvilke formater som er støttet og hvordan disse behandles i XS Office.

Filtrere kontaktpersonlisten

Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
  • Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
  • Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere kontaktpersonlisten

Listen over private kontaktpersoner kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen. Følgende sorteringer er tilgjengelig fra verktøylinjen:
  • Sist endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises øverst i listen. Dette er standardvisningen.
  • Lengst siden endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises nederst i listen.
  • Alfabetisk på etternavn: Sorterer kontaktpersoner etter etternavn.
  • Alfabetisk på fornavn: Sorterer kontaktpersoner etter fornavn.
  • Alfabetisk på firma: Sorterer kontaktpersoner etter firmanavnet som de er knyttet til. Kontaktpersoner uten tilknytning til firma vises ikke i denne sorteringen.

Slette kontaktpersoner

Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.

Deaktivere en kontaktpersonoppføring

Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere kontaktpersoner

Kontaktpersonlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

1.10 Min side - Mine firmakontakter

Introduksjon

"Min side - Mine firmakontakter" viser liste over dine private firmakontakter. Private firmakontakter fungerer på mange måter som firmaoppføringer i CRM-modulen - du kan registrere firmadetaljer, adresseinformasjon og koble til kontaktpersoner. Du kan derimot ikke koble andre typer oppføringer mot dine private firmakontakter, og mange av fanekortene fra CRM-modulen mangler her.

Private firmakontakter kan "forfremmes" til felles firmakontakter ved å angi at de ikke er private lenger. Den konverterte firmaoppføringen vil etterpå være tilgjengelig under CRM - Alle firmaer.

NB! Du kan ikke konvertere en felles firmakontakt til en privat firmakontakt, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.

Felter i liste over private firmakontakter

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over firmakontakter (Min side - Mine firmakontakter).
  • Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
  • Navn: Angir navn for foretak.
  • Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
  • Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
  • Sist endret: Tidspunkt informasjon om foretaket ble sist endret.
  • (Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
  • (Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.

Registrere en ny privat firmakontakt

Private firmakontakter opprettes ved å velge "Ny firmakontakt" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine firmakontakter.

Innfyllingsfelter for firmaer

Firmakortet for private firmakontakter inneholder 3 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.

Fanekort "Firmadetaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:
  • Firmanavn: Angir navn på foretaket.
  • Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
  • Webside: Webside for foretaket.
  • Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
  • Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
  • Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretaket.
  • Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
  • Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
  • Notat: Fritekstnotat for firmaoppføring.
  • Privat: Angir om firmaoppføringen er privat. Se under for detaljer.
  • Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Flytte firmakontakt fra privat register til fellesregister/CRM

Hvis du ønsker å flytte en privat firmaoppføring til fellesregisteret (og CRM-modulen hvis denne er i bruk), deaktiverer du avkrysningsboksen "Privat" og velger "Lagre". Du vil da få opp en advarsel om at du er i ferd med å flytte oppføringen. Hvis du velger "OK" her, vil oppføringen overflyttes til fellesregister, og dermed fjernes fra ditt private register. Hvis CRM-modulen er i bruk, vil du også få opp flere nye fanekort når du åpner firmakortet på nytt.

Fanekort "Adresser"

Dette fanekortet benyttes for å registrere adresser for firmaoppføringene. Følgende adressetyper er tilgjengelige:
  • Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
  • Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
  • Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes

Fanekort "Kontaktpersoner"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner for en firmaoppføring:
  • Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
  • E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
  • Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert).

Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen

Velg "Ny kontaktperson" fra fanekortet "Kontaktpersoner" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.

For mer informasjon om kontaktpersoner, se Min side - Mine kontakter.

Eksportere firmaoppføring

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Firmadetaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Filtrere firmalisten

Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
  • Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
  • Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere firmalisten

Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en firmaoppføring

Private firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Firmadetaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.

Deaktivere en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Firmadetaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere firmaoppføringer

Firmalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Denne eksporten er meget omfattende og tar med alle data om firmaoppføringen i XS Office.

Relaterte emner

1.11 Min side - Mine favoritter

Introduksjon

"Min side - Mine favoritter" viser liste over dine mest brukte webadresser. Dette kalles ofte "favoritter" eller "bokmerker" i nettleserne. Hvis du lagrer bokmerkene dine i XS Office, vil de være tilgjengelige uavhengig av hvilken PC du bruker.

Det finnes også mulighet til å lage felles bokmerker for hele organisasjonen. Se Samhandling - Felles favoritter. Bokmerkelisten kan også inngå som startsideelement slik at listen er lettere tilgjengelig i XS Office. Se Min side - Min startside.

Felter i liste over bokmerker/favoritter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over favoritter (Min side - Mine favoritter).
  • Navn: Navn på bokmerke/favoritt. Klikk for å åpne bokmerke i et nytt vindu.
  • Notat: Fritekstnotat for bokmerke/favoritt.
  • Adresse: Webadresse (URL = Uniform Resource Locator) som bokmerket/favoritten peker til.
  • Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist endret.
  • (Skjema med blyant): Klikk for å vise egenskaper for bokmerke/favoritt.

Opprette nytt bokmerke/favoritt

Bokmerker/favoritter opprettes ved å velge "Ny favoritt" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine favoritter.

Innfyllingsfelter for bokmerker/favoritter

Vinduet for bokmerker/favoritter har følgende innfyllingsfelter:
  • Tittel: Tittel/navn for bokmerket/favoritten.
  • Adresse: Webadresse (URL) for bokmerket/favoritten.
  • Notat: Fritekstnotat for bokmerket/favoritten.
  • Åpne i nytt vindu: Angir om bokmerket/favoritten skal åpnes i nytt vindu når du klikker på linken. Hvis ikke vil bokmerket åpnes i hovedvinduet for XS Office.
  • Opprettet: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble opprettet.
  • Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist lagret.

Slette bokmerker/favoritter

Bokmerker/favoritter kan slettes ved å åpne vinduet for bokmerket/favoritten (klikk på ikon helt til høyre i listen), og så velge knappen "Slett".

Eksportere bokmerker/favoritter

Bokmerkelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

1.12 Min side - Min tilstede-status

Introduksjon

"Min side - Min status" lar deg angi din tilstedeværelsesstatus i XS Office. Denne funksjonen bruker du for å informere dine kollegaer om din tilstedeværelse (hvor du er, hva du gjør og om du er tilgjengelig). Funksjonen lar deg velge fra en forhåndsdefinert liste over tilgjengelige alternativer for tilstedeværelse, samt ytterligere informasjon via et fritekstfelt.

Tilstedeværelsesinformasjon for andre ansatte vil være tilgjengelig i en egen liste oppe til høyre i hovedvinduet for XS Office (se Innledning - Hovedvinduet). Herfra kan du også endre din tilstedeværelsesstatus uavhengig av hvilken funksjon du har åpnet i hovedvinduet. I tillegg finnes en liste over tilstedeværelse for alle ansatte under Samhandling - Tilstedeværelse.

Alternativene for tilstedeværelse kan skreddersys og tilpasses organisasjonen. Se Admin - Tilstedekategorier for informasjon om dette.

Oppsummering av tilstedeværelse kan hvis ønskelig vises i skjemaet for timeregistrering og dermed kunne fungere som kontrollinstrument når du registrerer timer.

Tilstedeværelsesstatus kan også inngå som startsideelement. Se Min side - Min startside.

Endre tilstedeværelsesstatus

Slik endrer du din tilstedeværelsesstatus fra siden Min side - Min status.
  • Velg ønsket status fra listen over alternativer for tilstedeværelse.
  • Fyll inn statustekst (valgfritt).
  • Velg knappen "Oppdater min status".

Tilstedehistorikk

Du kan vise en historisk oversikt over din registrerte tilstedeværelseinformasjon. Funksjoner for dette er tilgjengelig i verktøylinjen på siden "Min side - Min status". Historikken vil også vise sammenhengen mellom timeregistreringer og tilstedeværelsesinformasjonen. Slik kan du enkelt avdekke eventuelle feilføringer. Følgende alternativer for historikk er tilgjengelig i verktøylinjen:
  • Tilstedehistorikk liste: Viser alle endringer av tilstedeværelse i listeform.
  • Tilstedehistorikk dag: Viser grønn og gul tilstedeværelse fordelt på dager. I tillegg timeregistreringer for den samme perioden.
  • Tilstedehistorikk uke: Viser grønn og gul tilstedeværelse fordelt på uker. I tillegg timeregistreringer for den samme perioden.
  • Tilstedehistorikk måned: Viser grønn og gul tilstedeværelse fordelt på måneder. I tillegg timeregistreringer for den samme perioden.
Merk at gammel tilstedeværelsesinformasjon slettes automatisk av systemet ved behov.

Relaterte emner



1.13 Min side - Min ferie

Introduksjon

"Min side - Min ferie" lar deg holde oversikt over alle dine ferier og også registrere ferieønsker. Ferieperioder vil fremkomme i kalenderen din, og du kan også velge å la dem være synlige i gruppekalenderen.

Når du har opprettet et ferieønske og markert ønsket som "klar til godkjenning", kan ferien godkjennes/attesteres fra Timer - Godkjenning ferie.

En grafisk oversikt over dine og andre ansattes ferier finnes under Timer - Ferieplan.

En liste over offentlige helligdager år for år finner du under Diverse - Helligdager.

Felter i liste over ferier

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ferier og ferieønsker (Min side - Min ferie).
  • (Statusflagg): Status for ferien/ferieønsket vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • Fra dato: Angir dato for feriens/ferieønskets start.
  • Til dato: Angir dato for feriens/ferieønskets slutt.
  • Notat: Fritekstnotat for ferien/ferieønsket. Klikk for å vise egenskaper for ferien.
  • Sist endret: Tidspunkt ferien/ferieønsket ble sist endret.
  • Godkjent: Tidspunkt ferieønsket ble godkjent.
  • Av: Initialer til den som godkjente ferieønsket.

Statusflagg

Status for ferier og ferieønsker vises med flagg av forskjellige farger.
  • Blått flagg: Ferie er under planlegging (kan ikke godkjennes).
  • Gult flagg: Ferieønske er klarts for godkjenning.
  • Grønt flagg: Ferieønske er godkjent/innvilget.
  • Rødt flagg: Ferieønske er ikke godkjent/ikke innvilget.

Opprette nytt ferieønske

Ferieønsker opprettes ved å velge "Ny ferie" fra siden Min side - Min ferie.

Opprette og godkjenne ferie for andre ansatte

Ansatte som er definert som Superbruker kan opprette og godkjenne ferie for andre ansatte. Superbruker settes på ansattkortet, se Admin - Ansatte, og er som standard deaktivert for alle ansatte.

Innfyllingsfelter for ferieønsker

Vinduet for ferieønsker har følgende innfyllingsfelter:
  • Fra dato: Angir ønsket startdato for ferien.
  • Til dato: Angir ønsket sluttdato for ferien.
  • Status: Angir status for oppgaven. Se over.
  • I gruppekalender: Angir hvordan ferien skal vises i gruppekalender. Se under.
  • Notat: Fritekstnotat for ferien.
  • Godkjent: Tidspunkt ferieønsket ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Opprettet: Tidspunkt ferieønsket ble opprettet.
  • Sist endret: Tidspunkt ferieønsket ble sist lagret.

Synlighet i gruppekalender

Du kan selv velge hvordan ferien skal vises i gruppekalenderen hos andre ansatte. Følgende alternativer er tilgjengelig:
  • Vis all informasjon: Viser all informasjon om ferien i gruppekalenderen.
  • Vis kun tid: Viser kun datoer for ferien og ikke detaljene om ferien (notatet).
  • Vis ingenting: Ferien er ikke synlig i andre ansattes gruppekalender.

Godkjenne ferieønsker

Når du har opprettet et ferieønske og markert ønsket som "klar til godkjenning", kan ferien godkjennes/attesteres fra Timer - Godkjenning ferie.

Grafisk oversikt over ferier (ferieplan)

En grafisk oversikt over dine og andre ansattes ferier finnes under Timer - Ferieplan.

Slette et ferieønske

Ferieønsker kan slettes ved å åpne vinduet for ferie (klikk på notat i ferielisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere ferier

Ferielisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

1.14 Min side - Mitt fravær

Introduksjon

"Timer - Egenmeldinger" gir oversikt over ditt fravær basert på dine registrerte egenmeldinger.

Felter i liste over egenmeldinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over egenmeldinger (Timer - Egenmeldinger).
  • Statusflagg (S): Status for egenmeldinger vises med flagg av ulik farge.
  • Legeerklæring (L): Angir om legeerklæring er levert i forbindelse med fraværet.
  • Fra dato: Angir startdato for fraværet.
  • Til dato: Angir sluttdato for fraværet.
  • Timer: Angir antall timer fravær i perioden.
  • Årsaksgruppe: Angir hvilken kategori fraværet kommer inn under.
  • Notat: Fritekstfelt som den ansatte kan bruke til å beskrive fraværet.
  • Sist endret: Tidspunkt for siste endring av fraværet.
  • Godkjent: Angir evt. tidspunkt for godkjenning av fraværet.
  • Av: Initialer til den som evt. godkjente fraværet.

Statusflagg

Status for fravær vises med flagg av forskjellige farger.
  • Blått flagg: Angir at fraværet er registrert av den ansatte, men ikke klargjort for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
  • Gult flagg: Angir at den ansatte har markert fraværet som klar for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
  • Grønt flagg: Angir at fraværet er godkjent.
  • Rødt flagg: Angir at fraværet ikke er godkjent.

Registrere fravær (egenmelding)

Egenmeldinger opprettes ved å velge "Ny egenmelding" fra verktøylinjen på siden Timer - Egenmeldinger.

Innfyllingsfelter for egenmeldinger

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige når du lager egenmeldinger:
  • Fra dato: Angir startdato for fraværet.
  • Til dato: Angir sluttdato for fraværet.
  • Timer: Angir antall timer fravær i perioden.
  • Årsak: Angir hvilken kategori fraværet kommer inn under.
  • Status: Rullegardinmeny for å markere fraværet som "klart for godkjenning".
  • I gruppekalender: Angir hvordan fraværet skal vises i gruppekalender hos andre ansatte. Se under.
  • Notat: Fritekstfelt som den ansatte kan bruke til å beskrive fraværet.
  • Legeerklæring: Angir om legeerklæring er levert i forbindelse med fraværet.

Visning av fravær i personlig kalender

Registrert fravær vises som standard i din personlige kalender (Min side - Min kalender). Hvis ønskelig kan fraværet fjernes midlertidig fra kalendervisningen ved å bruke "kalenderfilteret" på verktøylinjen. For permanent fjerning av fravær fra kalender, se Min side - Mine innstillinger.

Visning av fravær i gruppekalender

Hvordan fraværet vises i gruppekalenderen (Samhandling - Gruppekalender) for andre ansatte bestemmes av valget "i gruppekalender" som kan velges nå du registrerer egenmeldingen.
  • Vis all informasjon: Vil vise fraværsdagene og notat for fraværet.
  • Vis kun tid: Vil vise fraværsdagene, men ikke detaljer rundt fraværet.
  • Vis ingenting: Vil ikke vise noen ting for andre (verken tidspunkt eller notat).

Sletting av egenmeldinger

Egenmeldinger kan slettes ved å åpne vinduet for egenmeldinger (klikk på notat i liste for egenmeldinger), og så velge knappen "Slett".

Godkjenning av fravær

Etter at den ansatte har markert fraværet som klar for godkjenning, vil de komme frem på siden for godkjenning. Se Timer - Godkjenning fravær.

Registrere fravær for andre ansatte

Ansatte som er definert som Superbruker kan registrere og godkjenne fravær for andre ansatte. Superbruker settes på ansattkortet, se Admin - Ansatte, og er som standard deaktivert for alle ansatte.

Analysere egenmeldinger

Listen over egenmeldinger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

1.15 Min side - Fødselsdager

Introduksjon

"Min side - Fødselsdager" lar deg holde oversikt over viktige fødselsdager du må huske. Listen er privat for deg og vil ikke kunne ses av andre ansatte. Bursdagene vil være synlig i din private kalender (Min side - Min kalender).

Du kan hvis ønskelig motta påminnelser for fødselsdagene. Tidspunkt for påminnelse velger du for hver enkelt fødselsdag. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Fødselsdagsregisteret kan også benyttes til å sette opp andre typer viktige hendelser som skjer på samme dato hvert år. Et godt eksempel er bryllupsdager.

Felter i fødselsdagsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i fødselsdagslisten (Min side - Fødselsdager).
  • Navn: Angir navn for personen som har fødselsdag. Klikk for å vise egenskaper for fødselsdagsoppføring.
  • Fødselsdato: Angir fødselsdato for personen.
  • Stjernetegn: Angir stjernetegn for personen med bilde og navn.
  • Alder: Angir alder for personen per dags dato.
  • Dager til: Angir antall dager til bursdag/gebursdag.
  • Notat: Fritekstnotat for fødselsdagsoppføring.
  • Påminnelse: Angir hvilken type påminnelse som er valgt for fødselsdagen.
  • Sist endret: Tidspunkt fødselsdagsoppføringen ble sist endret.

Opprette en ny fødselsdagsoppføring

Fødselsdagsoppføringer opprettes ved å velge "Ny fødselsdag" fra siden Min side - Fødselsdager.

Innfyllingsfelter for fødselsdager

Vinduet for fødselsdager har følgende innfyllingsfelter:
  • Fødselsdato: Angir personens fødselsdato. Korrekt årstall må velges for at personens alder skal vises korrekt.
  • Navn: Angir navn på person.
  • Notat: Fritekstnotat for fødselsdagsoppføring.
  • Påminnelse: Angir tidspunkt for når du ønsker påminnelse for bursdagen.
  • Opprettet: Tidspunkt fødselsdagsoppføringen ble opprettet.
  • Sist endret: Tidspunkt fødselsdagsoppføringen ble sist lagret.
Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:
  • Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
  • Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
  • Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Påminnelser for fødselsdager

Hver fødselsdagsoppføring har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye fødselsdagsoppføringer.

Fødselsdager i kalender

Bursdagene vil være synlig i din private kalender (Min side - Min kalender). I årsvisningen av kalenderen vil bursdagene symboliseres med et kakesymbol.

Ansattes fødselsdager

For informasjon om visning av ansattes fødselsdager, se Organisasjon - Fødselsdager.

Navnedager

For informasjon om navnedager, se Diverse - Navnedager.

Slette en fødselsdagsoppføring

Fødselsdagsoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for fødselsdagsoppføring (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere fødselsdagsoppføringer

Listen over fødselsdager kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

1.16 Min side - Min håndsignatur

Introduksjon

"Min side - Min håndsignatur" lar deg legge inn en innskannet håndsignatur (underskrift) i XS Office. Denne kan du bruke til å "signere" tilbud du sender til kunder. Se Handel - Tilbud for mer informasjon om dette.

Signaturen du legger inn må være en bildefil med format JPG eller GIF. Filstørrelsen bør ikke overstige 50 kb.

Egenskaper for håndsignatur (Min side - Min håndsignatur)

Følgende opplysninger vises på denne siden:
  • Filnavn: Filnavn for filen du har lagt inn.
  • Filstørrelse: Størrelse for filen du har lagt inn.
  • Sist endret: Angir tidspunkt du oppdaterte håndsignaturen sist.

Legge inn håndsignatur

Du legger til/endrer håndsignatur ved å velge "Endre signatur" på siden. I vinduet som kommer frem velger du "Bla gjennom" for å navigere deg frem til bildet av håndsignaturen du vil bruke. Vi anbefaler bruk av GIF, JPG eller PNG som format for håndsignatur. Klikk "Lagre" og den nye håndsignaturen er lagt inn i systemet.

Laste ned håndsignatur

Hvis du ønsker å åpne eller lagre signaturen du har lagt inn, velger du "Lagre bilde" på siden.

Slette håndsignatur

Hvis du ønsker å fjerne håndsignaturen og samtidig ikke erstatte den med en ny, velger du "Endre signatur" på siden. I vinduet som kommer frem velger du knappen "Slett".

Relaterte emner

1.17 Min side - Min farge-mal

Introduksjon

"Min side - Min farge-mal" lar deg velge hvilket fargetema du ønsker å benytte i XS Office. Fargetemaene angir hvilke farger som benyttes for elementer i hovedvinduet og andre vinduer. På engelsk benyttes som oftest betegnelsen "skin" for fargetema.

Fargetema kan også endres fra Min side - Min profil.

Tilgjengelige farge-maler/fargetema

Følgende farge-maler er tilgjengelige i XS Office:
  • Silverado: Et fargetema med utgangspunkt i sølv og grå farge med gradienter. Dette er standard fargetema i XS Office.
  • Blue Hawaii: Et fargetema med utgangspunkt i blå farge med gradienter.
  • Greensleeves: Et fargetema med utgangspunkt i grønn farge med gradienter.
  • Yellow Submarine: Et fargetema med utgangspunkt i gul farge med gradienter.
  • Goldfinger: Et fargetema med utgangspunkt i en gullfarge med legeringer.
  • Pink Cadillac: Et fargetema med utgangspunkt i rosa farge med gradienter.
  • Lime Street: Et fargetema med utgangspunkt i limegrønn farge med gradienter.
  • Black Velvet: Et fargetema med høy kontrast (hvitt på svart) for økt lesbarhet for svaksynte og ved lite lesbare skjermer.
  • Pure Gray: Et fargetema i tradisjonelt grått uten gradienter. Kan med hell benyttes hvis skjerm/skjermkort ikke tillater gradienter og mange farger.
  • Any Colour You Like: Et fargetema som vil bytte mellom de 7 øverste fargetemaene fra dag til dag. Dermed får du "Silverado" på mandag og "Lime Street" på søndag hvis du velger dette alternativet.

Endre farge-mal

For å endre farge-mal, klikker du på det alternativet du ønsker i listen og velger knappen "Lagre". Valget ditt vil aktiveres umiddelbart slik at du med én gang vil se hvordan det nye utseendet ble. "Aktiv farge-mal" under listen vil vise navnet på det fargetemaet som er aktivt i øyeblikket.

Fargetema kan også endres fra Min side - Min profil.

Relaterte emner

1.18 Min side - Min startside

Introduksjon

"Min side - Min startside" lar deg bestemme hvordan startsiden din i XS Office skal se ut. Alle brukere av XS Office har sin egen unike startside slik at du kan tilpasse din startside nøyaktig til dine behov og ønsker uten at dette påvirker andre brukeres oppsett.

For å forenkle oppsett av startsiden, kan du bruke maler for startside. Det finnes en del ferdige maler i XS Office. Disse malene kan du tilpasse videre selv, eller du kan lage dine egne maler.

Hvis du ønsker at brukerne ikke skal kunne endre på sine startsider, kan du sette rettighetsbegrensninger for dette fra Admin - Tilgangskontroll.

Gå til redigeringsmodus for startside

Du kan aktivere redigeringsmodus for startside på flere måter:
  • Naviger via menysystemet i XS Office til "Min side" -> "Min startside"
  • Velg blyantsymbolet til høyre for søkefeltet i verktøylinjen på startsiden i XS Office.
  • Naviger via hurtigtasten for startsideredigering. Se Innledning - Hurtigtaster.

Legge til elementer på startsiden

Alle tilgjengelige startsideelementer er listet opp i listen "Startsideelementer" til høyre i hovedvinduet. Denne listen er sortert på kategorier slik at det skal være enklere å finne frem til ønsket element. De elementene du har valgt på din startside vil være markert med en hake i listen. Du kan legge til nye elementer ved å klikke på dem i listen. Hvis du klikker på et element du allerede har på startsiden, vil elementet fjernes fra startsiden din.

Se "Tilgjengelige startsideelementer" på slutten av dette kapitlet for informasjon om hvilke startsideelementer som er tilgjengelige.

Fjerne elementer fra startsiden

Du kan enkelt fjerne et element fra startsiden ved å klikke på kryss-symbolet oppe i høyre hjørne av boksen som representerer det elementet du ikke ønsker å ha synlig lenger. Du kan også fjerne elementer ved å klikke på dem i listen "Startsideelementer" til høyre i hovedvinduet.

Koordinatsystemet

Når du redigerer startsiden, benyttes et koordinatsystem basert på piksler. Punktet helt oppe til venstre i området for startsideelementer har koordinatene (0,0) som betyr 0 piksler mot høyre (X-retning) og 0 piksler nedover (Y-retning).

Hvis skjermen din har en oppløsning på 1024x768 vil du typisk ha tilgjengelig ca 1000 x 500 piksler tilgjengelig for startsideelementer i XS Office. Hvis du plasserer elementer med høyere verdier enn dette (X+bredde eller Y+høyde) vil du oppleve at du får rullefelt (skrollbar) på startsiden din. Dette er omtrentlige verdier og vil avhenge av hvilken nettleser du bruker samt hvor mange verktøylinjer du har aktive i nettleseren. Du kan også øke tilgjengelig plass i høyden ved å tilpasse utseendet for hovedvinduet. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om dette.

Listen under viser tilsvarende for noen andre typiske skjermoppløsninger. Oppløsninger med rød bakgrunnsfarge anbefales ikke, gul farge indikerer minimumsvalg og grønn farge indikerer spesielt gode valg.

Skjermoppløsning Tilgjengelig bredde (ca) Tilgjengelig høyde (ca) Kommentar
800 x 600 780 320 Anbefales ikke for bruk sammen med XS Office. Heter på fagspråket SVGA (Super Video Graphics Array) og benyttes i dag i liten grad på vanlige PCer.
1024 x 768 1000 480 Minste anbefalte oppløsning. Vanlig på skjermer på 15", på plasma-TVer og på mange bærbare PCer. Heter på fagspråket XGA (eXtended Graphics Array).
1366 x 768 1340 480 Kalles ofte for "HD Ready" og er et wide screen-format. Vanlig på mange flat-TVer med LCD-teknologi. Heter på fagspråket WXGA (Wide eXtended Graphics Array).
1280 x 1024 1260 740 Som oftest anbefalt oppløsning for skjermer på 17 til 19 tommer i 4:3-format. Heter på fagspråket SXGA (Super eXtended Graphics Array).
1400 x 1050 1380 770 Spesiell oppløsning som sjelden er standard oppløsning for skjermer. Heter på fagspråket SXGA+ (Super eXtended Graphics Array Plus).
1600 x 1200 1580 915 Som oftest anbefalt oppløsning for skjermer på 20 til 22 tommer i 4:3-format. Heter på fagspråket UXGA (Ultra eXtended Graphics Array).
1680 x 1050 1660 770 Som oftest anbefalt oppløsning for skjermer på 20 til 22 tommer i wide screen-format. Heter på fagspråket WSXGA+ (Wide Super Extended Graphics Array Plus).
1920 x 1080 1900 800 Kalles ofte for "Full HD" og er et wide screen-format. Heter på fagspråket WUXGA (Wide Ultra eXtended Graphics Array).
2048 x 1536 2020 1250 Spesielt høy oppløsning som sjelden er standard oppløsning for skjermer. Heter på fagspråket QXGA (Quad eXtended Graphics Array).


Hvert startsideelement indikeres i form av bokser. Bredden og høyden på disse boksene vil vise hvor mye plass startsideelementet vil oppta på startsiden din. Dette er også angitt i piksler. På statuslinjen nederst i hver boks vil du kunne se både plasseringen og størrelsen til startsideelementene angitt i form av 4 tall som representerer piksler. Tallene på statuslinjen har denne betydningen:

(X-koordinat,Y-koordinat) , (bredde,høyde)

Eksempel

Et startsideelement med bredde 300 piksler og høyde 200 piksler plassert 100 piksler fra venstre og 150 piksler fra topp får dermed følgende på statuslinjen:

(100,150) , (300,200)

For at du enklere skal vite hvor elementene er plassert, finnes det et rutenett som har streker hver 10. piksel. Dermed blir 10 ruter lik 100 piksler. Se under for mer informasjon om rutenettet og automatisk tilpasning til dette.

"Fest til rutenett"

For å forenkle plasseringen av bokser i forhold til hverandre, kan du bruke funksjonen "Fest til rutenett" (av engelsk "snap to grid"). Denne funksjonen finnes på verktøylinjen. Da vil boksene automatisk "limes" til rutenettet når du flytter dem rundt. Hvis du vil plassere bokser uavhengig av rutenettet, kan du slå av denne funksjonen fra verktøylinjen.

Flytte og endre størrelse for startsideelementer

Boksene som representerer startsideelementer kan flyttes ved å dra og slippe i topplinjen for hver enkelt boks. Når du beveger musepekeren over topplinjen for en boks, vil musepekerens utseende endres til et "flytte"-symbol med 4 piler.

For å endre størrelse på boksene, drar du "håndtaket nede i høyre hjørne av boksen. Når du beveger musepekeren over nedre høyre hjørne for en boks, vil musepekerens utseende endres til et "endre størrelse"-symbol med 2 diagonale piler.

Farger, kantlinjer og overskrifter

Hver enkelt boks kan ha eget oppsett for farger. Du kan endre farge for boksen ved å velge en av de 5 farge-knappene inne i boksen.

I tillegg kan du velge om startsideelementet skal ha kantlinje samt om overskriften for startsideelementet skal vises. Det finnes egne knapper for dette inne i hver boks.

Lagre startsiden

Når du er fornøyd med utseendet for startsiden velger du knappen "Lagre" på verktøylinjen. For å se hvordan startsiden ble seende ut, kan du velge "Til startside" fra verktøylinjen etter du har lagret oppsettet.

Tømme startsiden

Hvis du vil fjerne alle bokser i én operasjon, velger du knappen "Fjern alle" på verktøylinjen. Du vil da stå igjen med en tom startside.

Endre størrelse for redigeringsvinduet

For å få mer plass på skjermen til redigering av startside, kan du gjøre et eller flere av tiltakene under:
  • Skjule venstremenyen ved å velge symbolet med to venstre-piler i tittellinjen. Se Innledning - Hovedvinduet for informasjon om hovedvinduets oppbygning.
  • Dra skillelinjen mellom redigeringsområdet og listen over tilgjengelige startsideelementer mot høyre.
  • Deaktiver valgene "Vis meny" og "Vis maler" på verktøylinjen.
  • Tilpass hovedvinduet ved å fjerne topplinjen og/eller hovedmenyen. Se Min side - Mine innstillinger.

Bruk av maler

For å forenkle oppsett av startsiden for deg od de andre brukerne, kan du bruke maler for startside.

Bruke en ferdig mal

For å bruke en predefinert mal eller en mal du har laget/tilpasset selv, klikk på ønsket mal i listen over maler nede til høyre i vinduet. Husk at alle eventuelle startsideelementer du hadde lagt inn fra før vil fjernes. Det nye oppsettet ditt vil lagres hvis du velger knappen "Lagre" på verktøylinjen.

Endre en mal

For å endre en eksisterende mal, velg malen du vil korrigere fra listen over maler nede til høyre. Når du har utført de endringene du ønsket å utføre, velger du "Lagre som mal" fra verktøylinjen. I vinduet som kommer opp velger du navnet på den malen du vil overskrive i rullegardinen "Lagre som". Du kan eventuelt også legge inn et notat som vil knyttes til malen. Når du er ferdig, velger du knappen "Lagre" for å lagre malen.

Lage en ny mal

Hvis du vil opprette en ny mal, følger du prosedyren i punktet "Endre en mal" over. Den eneste forskjellen er at du ikke velger mal i "Lagre som"-rullegardinen. Denne lar du stå til "Ny mal" og skriver inn navnet for den nye malen i feltet "Navn på mal".

Det kan ofte være hensiktsmessig å lage en ny mal basert på en eksisterende slik at du slipper å starte med "blanke ark" for hver mal.

Slette en mal

En mal kan slettes ved å velge "Lagre som mal" fra verktøylinjen. I vinduet som kommer opp, velger du ønsket mal i feltet "Lagre som". Når du har valgt den du vil slette, velger du knappen "Slett" og bekrefter advarselen som kommer opp.

Tilgjengelige startsideelementer

Tilgjengelige startsideelementer vil avhenge av hvilken versjon av XS Office du har. Tabellen under viser hvilke elementer som er tilgjengelige fordelt på kategori samt hvilke versjoner de inngår i. Slik leser du informasjonen om versjon:
  • Alle: Angir at startsideelementet er tilgjengelig i alle versjoner av XS Office.
  • INV, ENT: Angir at startsideelementet er tilgjengelig for brukere av XS Office Invoicing Edition og XS Office Enterprise Edition.
  • PRO, ENT: Angir at startsideelementet er tilgjengelig for brukere av XS Office Professional Edition og XS Office Enterprise Edition.
  • ENT: Angir at startsideelementet kun er tilgjengelig for brukere av XS Office Enterprise Edition.


Dagen i dag Versjon Beskrivelse
Dagen i dag Alle Viser faktainformasjon om dagens dato.
Dagens sitat Alle Viser dagens sitat/visdomsord. Det vil komme et nytt for hver dag.
Klokka Alle Viser en analog klokke med urvisere.
Merkedag Alle Viser informasjon om merkedag hvis dagens dato er en merkedag.
Navnedag Alle Viser navn på personer som har navnedag i dag.
Sol opp/ned Alle Viser informasjon om tidspunkt for soloppgang og solnedgang for tre norske byer.
Stjernetegn Alle Viser informasjon om stjernetegn som dagens dato tilhører.
Verdensur Alle Viser klokkeslett for lokal tid samt 12 utvalgte steder rundt omkring i verden.
Årets helligdager Alle Viser oversikt over inneværende års offentlige helligdager.
Min side Versjon Beskrivelse
Dagens avtaler Alle Viser oversikt over alle dine planlagte avtaler for i dag.
Dagens hendelser Alle Viser oversikt over dagens avtaler, møter, oppgaver, telefonsamtaler og saker du er ansvarlig for.
Dagens oppgaver Alle Viser oversikt over alle dine ikke-fullførte oppgaver med forfall i dag.
Det skjer denne uka Alle Viser liste over planlagte aktiviteter og andre ting som skjer eller har forfall inneværende uke.
Det skjer i dag Alle Viser liste over planlagte aktiviteter og andre ting som skjer eller har forfall i dag.
Det skjer i morgen Alle Viser liste over planlagte aktiviteter og andre ting som skjer eller har forfall i morgen.
Forfalte avtaler Alle Viser oversikt over avtaler som er forbigått i tid uten at de er markert som gjennomført, avlyst eller ubesvart.
Forfalte oppgaver Alle Viser oversikt over alle dine oppgaver som er forfalt uten at de er markert som fullført.
Fødselsdager Alle Viser liste over fødselsdagene du har registrert sortert på antall dager til bursdag.
Min profil Alle Viser personalia og annen informasjon som definert under "Min side" -> "Min profil".
Mine favoritter Alle Viser liste over dine favoritter/bokmerker.
Mitt bilde Alle Viser foto av deg selv som definert under "Min side" -> "Min profil".
Morgendagens avtaler Alle Viser oversikt over alle dine planlagte avtaler for i morgen.
Morgendagens oppgaver Alle Viser oversikt over alle dine ikke-fullførte oppgaver med forfall i morgen.
Organisasjon Versjon Beskrivelse
Kjerneverdier Alle Viser din organisasjons kjerneverdier som angitt under "Organisasjon" -> "Visjon og verdier".
Misjon Alle Viser din organisasjons misjon som angitt under "Organisasjon" -> "Visjon og verdier".
Organisasjonens historie Alle Viser din organisasjons historie som angitt under "Organisasjon" -> "Historie".
Organisasjonens logo Alle Viser organisasjonens logo.
Organisasjonens policy Alle Viser din organisasjons policy som angitt under "Organisasjon" -> "Policy".
Visjon Alle Viser din organisasjons visjon som angitt under "Organisasjon" -> "Visjon og verdier".
Meldinger Versjon Beskrivelse
Mottatte direktemeldinger PRO,ENT Viser liste over dine 5 sist mottatte direktemeldinger.
Sendte direktemeldinger PRO,ENT Viser liste over dine 5 sist sendte direktemeldinger.
Siste fra innboksen PRO,ENT Viser liste over dine 5 sist mottatte e-postmeldinger.
Siste sendte e-poster PRO,ENT Viser liste over dine 5 sist sendte e-postmeldinger.
Samhandling Versjon Beskrivelse
Avstemninger Alle Viser oversikt over pågående avstemninger med mulighet for å gi din stemme.
Felles favoritter Alle Viser liste over felles favoritter/bokmerker.
Kunngjøringer Alle Viser oversikt over 5 siste kunngjøringer.
Siste fra forumet Alle Viser oversikt over 5 siste diskusjonstråder med endringer/nye innlegg.
Siste ressursbookinger Alle Viser oversikt over 5 sist endrede ressursbookinger.
Tilstedeværelse Alle Viser oversikt over tilstedeværelsesstatus for alle ansatte.
Prosjekt Versjon Beskrivelse
Dagens møter PRO,ENT Viser oversikt over alle dine planlagte møter for i dag.
Mine møtegjøremål PRO,ENT Viser oversikt over 20 siste gjøremål registrert etter møter.
Mine prosjektaktiviteter PRO,ENT Gir oversikt over prosjektaktiviteter du er ansvarlig for som du ikke har markert som fullført.
Mine prosjekter PRO,ENT Viser oversikt over alle prosjekter du deltar i.
Morgendagens møter PRO,ENT Viser oversikt over alle dine planlagte møter for i morgen.
CRM Versjon Beskrivelse
Dagens samtaler PRO,ENT Viser oversikt over alle dine planlagte telefonsamtaler for i dag.
Forfalte saker PRO,ENT Viser oversikt over alle forfalte saker.
Forfalte samtaler PRO,ENT Viser oversikt over telefonsamtaler som er forbigått i tid uten at de er markert som gjennomført, avlyst eller ubesvart.
Mine salgsmuligheter PRO,ENT Viser oversikt over dine salgsmuligheter innenfor definerbar periode.
Morgendagens samtaler PRO,ENT Viser oversikt over alle dine planlagte telefonsamtaler for i morgen.
Salg - Dashboard PRO,ENT Viser en grafisk oversikt over totalsalg siste 12 dager, uker eller måneder.
Salg - Nøkkeltall PRO,ENT Viser en oversikt over nøkkeltall for salgsaktiviteter og andre kundeaktiviteter for inneværende uke.
Salg - Pipeline PRO,ENT Viser status for salgsmuligheter, tilbud og salgsordrer innenfor fritt definerbar periode.
Salgsmuligheter PRO,ENT Gir oversikt over salgsmuligheter innenfor definerbar periode.
Salgsmuligheter min avdeling PRO,ENT Viser oversikt over salgsmuligheter for din avdeling innenfor definerbar periode.
Salgsmuligheter min region PRO,ENT Viser oversikt over salgsmuligheter for din salgsregion innenfor definerbar periode.
Siste saker PRO,ENT Viser oversikt over de 5 sist opprettede sakene.
Siste firmaoppføringer PRO,ENT Viser oversikt over 5 sist endrede firmaoppføringer.
Siste kontaktoppføringer PRO,ENT Gir oversikt over 5 sist endrede kontaktpersoner.
Timer Versjon Beskrivelse
Mitt timeforbruk PRO,ENT Viser sammendrag for timeregistreringen din for ulike perioder. Visningen viser registrerte timer, fakturerbare timer, fakturerbar andel i prosent samt antall ufakturerte timer for hver periode.
Timeforbruk min avdeling PRO,ENT Viser sammendrag for timeregistreringen i din avdeling for ulike perioder. Visningen viser registrerte timer, fakturerbare timer, fakturerbar andel i prosent samt antall ufakturerte timer for hver periode.
Timeforbruk totalt PRO,ENT Viser sammendrag for timeregistreringen for hele organisasjonen for ulike perioder. Visningen viser registrerte timer, fakturerbare timer, fakturerbar andel i prosent samt antall ufakturerte timer for hver periode.
Dokumenter Versjon Beskrivelse
Siste dokumenter PRO,ENT Viser oversikt over 5 sist endrede dokumenter.
Handel Versjon Beskrivelse
Faktura INV,ENT Gir oversikt over utgående faktura innenfor definerbar periode.
Forfalte fakturaer INV,ENT Viser oversikt over utgående fakturaer som er forfalt til betaling.
Forfalte salgsordrer INV,ENT Viser oversikt over salgsordrer som har forfalt ordredato og ikke er markert som levert.
Hurtigordre fra produkt ENT Viser deg produktregisteret med mulighet for å hurtig opprette en salgsordre basert på et produkt.
Kommende fakturaer INV,ENT Viser oversikt over utgående fakturaer som ikke er forfalt.
Kommende salgsordrer INV,ENT Viser oversikt over salgsordrer med fremtidig ordredato.
Kreditnota INV,ENT Gir oversikt over utgående kreditnotaer innenfor definerbar periode.
Mine salgsordrer INV,ENT Viser oversikt over dine salgsordrer innenfor definerbar periode.
Mine tilbud INV,ENT Viser oversikt over dine utgående tilbud innenfor definerbar periode.
Salg - Topp 10 avdelinger INV,ENT Viser oversikt over 10 beste salgsavdelinger innenfor fritt definerbar periode.
Salg - Topp 10 regioner INV,ENT Viser oversikt over 10 beste salgsregioner innenfor fritt definerbar periode.
Salg - Topp 10 selgere INV,ENT Viser oversikt over 10 beste selgere innenfor fritt definerbar periode.
Salgsordrer INV,ENT Gir oversikt over salgsordrer innenfor definerbar periode.
Salgsordrer min avdeling INV,ENT Viser oversikt over salgsordrer for din avdeling innenfor definerbar periode.
Salgsordrer min region INV,ENT Viser oversikt over salgsordrer for din salgsregion innenfor definerbar periode.
Salgsstatistikk INV,ENT Viser statistikk for dine salg, salg i din avdeling, i din salgsregion og totalt.
Tilbud INV,ENT Gir oversikt over sendte tilbud innenfor definerbar periode.
Tilbud min avdeling INV,ENT Viser oversikt over utgående tilbud for din avdeling innenfor definerbar periode.
Tilbud min region INV,ENT Viser oversikt over utgående tilbud for din salgsregion innenfor definerbar periode.
Diverse Versjon Beskrivelse
Enhetsregisteret Alle Lar deg søke etter foretaksopplysninger i Enhetsregisteret i Brønnøysund.
Finn kartsøk Alle Lar deg søke etter adresser med karttjeneste på finn.no.
Google Alle Lar deg søke med Google.
Google, Live, Yahoo, Kvasir Alle Lar deg søke i 4 søkemotorer på Internett samtidig.
Gule Sider Alle Lar deg søke hos Gule Sider.
Gule Sider kartsøk Alle Lar deg søke etter adresser med Gule Siders karttjeneste.
Gule Sider rubrikk Alle Lar deg søke i Gule Siders rubrikkannonser.
Kalkulator Alle Gir deg en kalkulator for enkle matematiske beregninger.
Norsk ordbok Alle Lar deg søke etter staving og ordlyd for ord og vendinger i Bokmålsordboka og Nynorskordboka.
Norsk/engelsk ordbok Alle Lar deg oversette norske ord og uttrykk til engelsk med Websters online-tjeneste.
Opplysningen 1881 Alle Lar deg søke hos Opplysningen 1881 etter firma/bransje eller person.
Posten adressesøk Alle Lar deg søke etter adresser i Postens adressebok på Internett.
Posten pakkesporing Alle Lar deg søke etter postsendinger hos Posten basert på sendingsnummer.
Purehelp Alle Lar deg søke etter foretak i PureHelps database.
Søk i XS Office Alle Gir deg et søkefelt for søk i XS Office.
Telefonkatalogen Alle Lar deg søke i Telefonkatalogen.
Wikipedia Alle Lar deg søke etter ord og uttrykk hos Wikipedia.
XS Office-logo Alle Viser logo for XS Office.


Relaterte emner

2 Organisasjon

"Organisasjon" inneholder informasjon og funksjonalitet rundt din organisasjon. Her kan du blant annet få oversikt over foretaksinformasjon, ansatte, styret og aksjonærer.

2.1 Organisasjon - Fakta

Introduksjon

"Organisasjon - Fakta" viser oversikt over informasjon som er lagret om organisasjonen din. Mange av disse opplysningene danner grunnlag for innhold i tilbud, ordre, faktura og kreditnota. Det er derfor viktig at disse opplysningene er korrekte.

Du kan ikke endre opplysninger om foretaket ditt her. For å gjøre endringer, se Admin - Organisasjonsfakta.

Det er også viktig at du legger inn korrekt logo for organisasjonen siden denne vil fremkomme i dokumenter som sendes til andre. Se Organisasjon - Logo for informasjon om hvordan du legger inn din logo.

Tilgjengelige parametere

Følgende opplysninger finnes i faktalisten:
  • Navn: Angir din organisasjons navn. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
  • Postadresse: Angir din organisasjons postadresse. Benyttes som adresse for betalingsmottaker i tilbud/ordre/faktura.
  • Besøksadresse: Angir din organisasjons besøksadresse.
  • Telefon: Angir din organisasjons telefonnummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
  • E-postadresse: Angir din organisasjons felles e-postadresse. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
  • Telefaks: Angir din organisasjons telefaksnummer. Benyttes blant annet i tilbud/ordre/faktura.
  • Web-side: Angir din organisasjons navn. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
  • Organisasjonsnummer: Angir din organisasjons organisasjonsnummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura med automatisk prefiks "NO" og postfiks "MVA" hvis ikke "Org.nr. for faktura" er angitt (se under). "NO" angir at det er en norsk organisasjon, "MVA" er påkrevd i utgående fakturaer hvis organisasjonen er registrert i merverdiavgiftsregisteret.
  • Org.nr. for faktura: Angir organisasjonsnummer som skal benyttes i tilbud, ordre, faktura, kreditnota og betalingspåminnelser. Benyttes hvis automatikken angitt ovenfor ikke er passende (for eksempel hvis prefikset "NO" og/eller postfikset "MVA" skal utelates).
  • Daglig leder: Angir hvem som er daglig leder. Benyttes i organisasjonsplan. Se Organisasjon - Organisasjonsplan.
  • Bankforbindelse: Angir navn på din organisasjons bankforbindelse.
  • Primær bankkonto: Angir din organisasjons primære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
  • Primær IBAN: Angir IBAN for din organisasjons primære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
  • Primær BIC/SWIFT: Angir BIC/SWIFT for din organisasjons primære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
  • Sekundær bankkonto: Angir din organisasjons sekundære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
  • Sekundær IBAN: Angir IBAN for din organisasjons sekundære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
  • Sekundær BIC/SWIFT: Angir BIC/SWIFT for din organisasjons sekundære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
  • Regnskapsbyrå: Angir navn på din organisasjons regnskapsbyrå.
  • Revisor: Angir navn på din organisasjons revisor.
  • Internett-leverandør: Angir navn på din organisasjons Internett-leverandør (ISP).

Primær og sekundær bankkonto

XS Office lar deg ha to ulike kontonumre for bruk ved fakturering. Når du oppretter en salgsordre, har du muligheten til å velge om fakturaen skal registreres for innbetaling til primær eller sekundær bankkonto. Valgt kontonummer (samt tilhørende IBAN/BIC) vil fremkomme på fakturaen/giroen til kunden. Som standard vil primær bankkonto være forhåndsvalgt i nye salgsordrer. Det er derfor viktig at kontonummeret du benytter hyppigst i fakturering er angitt som primær bankkonto.

IBAN

  • IBAN er en forkortelse for "International Bank Account Number" og er en internasjonal standard for bankkontonummer.
  • IBAN benyttes ved betalinger til utlandet samt ved valutabetalinger innenlands.
  • IBAN er basert på ditt vanlige bankkontonummer.
  • IBAN er normalt bygd opp av en landskode (2 tegn), ditt normale kontonummer samt kontrollsiffer (2 tall).
  • IBAN angis normalt gruppert med 4 og 4 tegn.
  • IBAN gjør at avsender/mottaker maskinelt kan sjekke om bankkontonummeret er korrekt (p.g.a. landskode og kontrollsiffer).

BIC/SWIFT

  • BIC er en forkortelse for "Bank Identifier Code" og benyttes for å unikt identifisere en bank.
  • BIC kalles også SWIFT ("Society for Worldwide Interbanking Financial Telecommunications").
  • BIC/SWIFT kan leses og tolkes maskinelt.
  • BIC/SWIFT består av 8 eller 11 tegn.
  • BIC/SWIFT består av en kombinasjon av bankens navn, land og sted.
  • BIC/SWIFT gjør at avsenderbank og mootakerbank enklere kan identifisere hverandre.

Visjon

Organisasjonens visjon definerer hvor organisasjonen ønsker å være i fremtiden. Visjonen skal gjenspeile et optimistisk syn på organisasjonens fremtid og hva organisasjonen vil oppnå. Den skal være en inspirasjonskilde for organisasjonens medlemmer.

Misjon

Organisasjonens misjon definerer hvordan organisasjonen er i dag, definerer eventuelle kunder og hvorfor organisasjonen eksisterer.

Kjerneverdier

Kjerneverdiene angir hvilke verdier (ofte emosjonelle egenskaper) som skal følges i organisasjonens fremferd. Dette skal gjenspeile organisasjonens kultur og prioriteringer.

Forretningsidé

Det er viktig at du har en visjon for foretaket ditt. Du bør kunne forestille deg hvordan du helst vil at foretaket skal utvikle seg. For eksempel: hvordan ønsker jeg at foretaket skal være om 5 - 10 år. Visjoner vil være førende for den mer konkrete og strategiske planleggingen. Forretningsideen er en konkretisering av den kanskje noe "høytsvevende" visjonen. Forretningsideen skal kort og konkret gi svar på hvorfor kundene skal velge din bedrift foran andre. "Hva er det som skal gjøre mitt foretak til noe unikt?" Tydelige og målbare mål for foretaket ditt er også viktig.

Det første du skal gjøre er å forsøke å strukturere og formulere forretningsideen i en forretningsplan. Når du lager denne, kan du for eksempel skrive litt om:
  • Hvilke varer eller tjenester det er du vil selge.
  • Hvem det er som skal kjøpe disse (målgruppe).
  • Om det finnes et marked for det du vil selge (markedsanalyse).
  • Hva som er dine sterke sider sammenlignet med dine konkurrenter. Se CRM - Konkurrenter for konkurrentanalyse i XS Office.
Kilde: Bedin.

Policy

Organisasjonens policy beskriver hvilke handlingsmønstre som benyttes for å foreta beslutninger samt hvordan organisasjonen skal opptre utad overfor andre.

Policy

Organisasjonens policy beskriver hvilke handlingsmønstre som benyttes for å foreta beslutninger samt hvordan organisasjonen skal opptre utad overfor andre.

Salgsbetingelser

Ved utsending/utskrift av tilbud og ordrebekreftelser kan du velge å legge ved standard salgsbetingelser (hvis du har angitt dette). Dette vil fremkomme som en eller flere ekstra sider til slutt i tilbudet/ordrebekreftelsen.

Relaterte emner

2.2 Organisasjon - Logo

Introduksjon

"Organisasjon - Logo" gir deg mulighet til å se og laste ned organisasjonens logo, enten i full størrelse eller som automatisk skalert miniatyr. Logoen vil blant annet fremkomme på tilbud, ordre, faktura og kreditnota du sender fra XS Office. Se Admin - Logo for å legge inn eller endre logo.

Du kan også vise logoen på startsiden din. Se Min side - Min startside.

Legge inn logo

Se Admin - Logo for å legge inn eller endre logo.

Slette logo

Se Admin - Logo for å fjerne logo.

Egenskaper for logo

Følgende opplysninger vises til høyre for forhåndsvisningen av logoen:
  • Filnavn: Filnavn for logofil som er lagt inn.
  • Filtype: Filtype for logofil som er lagt inn.
  • Filstørrelse: Størrelse for logofil som er lagt inn.
  • Bredde: Antall piksler bredde for logobilde. Maks = 1200 piksler, ved større bredde vil logoen bli automatisk skalert.
  • Høyde: Antall piksler høyde for logobilde. Maks = 1200 piksler, ved større høyde vil logoen bli automatisk skalert.
  • Filstørrelse miniatyr: Størrelse for skalert versjon av logofil som er lagt inn.
  • Bredde miniatyr: Antall piksler bredde for skalert versjon av logobilde. Maks = 300 piksler, ved større bredde vil logoen bli automatisk skalert.
  • Høyde miniatyr: Antall piksler høyde for skalert versjon av logobilde. Maks = 300 piksler, ved større høyde vil logoen bli automatisk skalert.
  • Opprettet: Angir tidspunkt logo ble lagt inn første gang.
  • Opprettet av: Angir hvem som la inn logo første gang.
  • Sist endret: Angir tidspunkt du oppdaterte logoen sist.
  • Endret av: Angir hvem som oppdaterte logoen sist.

Relaterte emner

2.3 Organisasjon - Ansatte

Introduksjon

"Organisasjon - Ansatte" viser oversikt over organisasjonens ansatte. Du kan registrere ansatte selv om de ikke har en brukerkonto for XS Office. Ansatte som har brukerkonto vil symboliseres med grønn dress i listen. Ansatte uten brukerkonto i XS Office vil ha blå dress i listen. Det finnes også en grafisk fremstilling over de ansatte fordelt på avdelinger. Se Organisasjon - Organisasjonsplan for informasjon om denne.

Hvis du ønsker informasjon om tilstedeværelse for de ansatte, se Samhandling - Tilstedeværelse.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansatte og endring av informasjon. For endring av dine egne personalia, se Min side - Min profil.

Felter i liste over ansatte

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for ansatte (Organisasjon - Ansatte).
  • (Konvolutt med lyn): Klikk for å sende en direktemelding til den ansatte. Se Meldinger - Direktemeldinger ut.
  • Navn: Navn på ansatt. Symbol med grønn dress = har brukerkonto. Blå dress = har ikke brukerkonto. Klikk for å åpne ansattkortet.
  • Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
  • Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
  • E-postadresse: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte. Se Meldinger - Sendte elementer.
  • Direktetelefon: Telefonnummer til ansatt på arbeidsstedet.
  • Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk for å sende en SMS til den ansatte. Se Meldinger - Sendte SMS.
  • Hjemmetelefon: Hjemmetelefonnummer til ansatt.

Vise bilder av ansatte i listen

Hvis du ønsker å se bilder av ansatte i listen, velger du knappen "Vis foto" i verktøylinjen. Ansattlisten vil da utvides og bilder av ansatte vil komme frem under navnene deres. For å slå av visning av fotografier, velg "Skjul foto" fra verktøylinjen.

Ansattkort/visittkort

Når du klikker på navnet til en ansatt i ansattlisten (eller på initialene til en ansatt i en annen liste), vil du åpne ansattkortet. Ansattkortet inneholder følgende informasjon:
  • Navn: Navn på ansatt etterfulgt av et symbol som indikerer ansattes kjønn.
  • (Bilde): Viser profilbilde av ansatt. Dette må den aktuelle brukeren selv legge inn under Min side - Min profil eller en annen bruker via Admin - Ansatte.
  • Initialer: Initialer for ansatt.
  • Stillingstittel: Yrkestittel/stillingstittel for den ansatte.
  • E-postadresse: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte.
  • Telefon arbeid: Telefonnummer til ansatt på arbeidsstedet. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
  • Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk på telefonnummer for å sende SMS. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
  • Telefon hjemme: Hjemmetelefonnummer til ansatt. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
  • Hjemmeadresse: Hjemmeadresse for ansatt.
  • Brukergruppe: Angir hvilken brukergruppe den ansatte er tilknyttet.
  • Personlig webside: Adresse til privat hjemmeside for ansatt.
  • Fødselsdato: Fødselsdato for ansatt.
  • Ansettelsesstatus: Ansettelsesstatus for ansatt.
  • Stillingsprosent: Stillingsprosent for ansatt angitt i %.
  • Ansettelsesdato: Ansettelsesdato for den ansatte.
  • Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
  • Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
  • Salgsregion: Angir hvilken salgsregion den ansatte er tilknyttet.
  • Opprettet: Tidspunkt den ansatte ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt den ansatte ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Notat: Fritekstnotat for ansatt.

Click-to-call

Hvis du har avtale om integrert IP-telefoni i XS Office, kan du ringe til de ansatte direkte fra XS Office. Dette kalles ofte "Click-to-call" siden du kan starte en samtale ved å klikke på et ikon.

Sende direktemelding til en ansatt

Du sender direktemelding til en ansatt ved å klikke på lynsymbolet til venstre for navnet til den aktuelle ansatte i ansattlisten. Du kan også sende en direktemelding ved å klikke på knappen "Direktemelding" på ansattkortet. Se Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om direktemeldinger i XS Office.

Sende e-post til en ansatt

Du kan sende en e-post til en ansatt ved å klikke på e-postadressen i listen. Du kan også sende e-post ved å klikke på e-postadressen i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om e-post i XS Office.

Sende SMS til en ansatt

Du kan sende en SMS til en ansatt ved å klikke på mobiltelefonnummeret i listen. Du kan også sende SMS ved å klikke på mobiltelefonnummeret i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om SMS i XS Office.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

2.4 Organisasjon - Fødselsdager

Introduksjon

"Organisasjon - Fødselsdager" viser oversikt over fødselsdager for organisasjonens ansatte/medlemmer samt hvor lenge det er til hver av dem har bursdag.

Bursdagene for alle ansatte vil være synlig i gruppekalenderen (Samhandling - Gruppekalender).

Du kan også ha ditt private fødselsdagsregister med mulighet for påminnelser. Se Min side - Fødselsdager for informasjon om dette.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansatte og endring av informasjon. For endring av dine egne personalia, se Min side - Min profil.

Felter i fødselsdagsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i fødselsdagslisten (Organisasjon - Fødselsdager).
  • Navn: Angir navn på ansatt. Klikk for å vise visittkort for ansatt. Se Organisasjon - Ansatte.
  • Fødselsdato: Angir fødselsdato for den ansatte.
  • Stjernetegn: Angir stjernetegn for den ansatte med bilde og navn.
  • Alder: Angir alder for den ansatte per dags dato.
  • Dager til bursdag: Angir antall dager til bursdag for den ansatte.
  • Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
  • E-postadresse: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte. Se Meldinger - Sendte elementer.
  • Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk for å sende en SMS til den ansatte. Se Meldinger - Sendte SMS.

Sende e-post til en ansatt

Du kan sende en e-post til en ansatt ved å klikke på e-postadressen i listen. Du kan også sende e-post ved å klikke på e-postadressen i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om e-post i XS Office.

Sende SMS til en ansatt

Du kan sende en SMS til en ansatt ved å klikke på mobiltelefonnummeret i listen. Du kan også sende SMS ved å klikke på mobiltelefonnummeret i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om SMS i XS Office.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

2.5 Organisasjon - Gullklokka

Introduksjon

"Organisasjon - Gullklokka" viser oversikt over hvor lenge hver enkelt ansatt har jobbet i organisasjonen. Her vil du kunne se når hver av de ansatte ble ansatt.

Hvis organisasjonen har premiering for lang fartstid i organisasjonen, kan oversikten også benyttes til å holde orden på når hver enkelt skal premieres/hedres. Du kan bestemme selv hvor mange år dette skal være. Se Admin - Globale innstillinger for å endre antall år før premiering.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansattes ansettelsesdato.

Felter i listen over ansettelsestid

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ansettelsestid (Organisasjon - Gullklokka).
  • Navn: Angir navn på ansatt. Klikk for å vise visittkort for ansatt. Se Organisasjon - Ansatte.
  • Ansettelsesdato: Angir når personen ble ansatt.
  • År ansatt: Angir hvor mange år personen har vært ansatt.
  • Dato for gullklokka: Angir dato for når den ansatte skal premieres/hedres for lang ansettelsestid.
  • Dager til gullklokka: Angir antall dager til premiering/hedring av den ansatte.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansettelsestid

Listen over ansettelsestid kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

2.6 Organisasjon - Aksjonærer

Introduksjon

"Organisasjon - Aksjonærer" gir deg oversikt over eiere/aksjonærer i organisasjonen. De data du registrerer her vil også fremkomme på organisasjonsplanen (se Organisasjon - Organisasjonsplan).

Aksjonærene registreres med navn, type samt hvor stor prosentandel/aksjepost de besitter.

Du kan også registrere data om organisasjonens styre. Se Organisasjon - Styret for informasjon om dette.

Felter i oversikt over aksjonærer

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikten over eiere/aksjonærer (Organisasjon - Aksjonærer).
  • (aksjonærtype): Symbol som indikerer type aksjonær (se under).
  • ID: ID for oppføring.
  • Sortering: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
  • Navn: Navn på aksjonær.
  • Andel %: Aksjonærens eierandel i prosent (aksjepost).
  • Aksjonærtype: Type aksjonær (se under).
  • Dato startet: Dato aksjonæren mottok sin andel.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
  • Av: Initialer for den ansatte som endret oppføringen sist.

Aksjonærtype

  • Organisasjon: Eieren/aksjonæren er en organisasjon.
  • Ansatt: Eieren/aksjonæren er en ansatt.
  • Ekstern person: Eieren/aksjonæren er en ekstern person.

Registrere ny aksjonær

Nye eiere/aksjonærer opprettes ved å velge "Ny aksjonær" fra verktøylinjen på siden Organisasjon - Aksjonærer.

Innfyllingsfelter for eiere/aksjonærer

Vinduet for eiere/aksjonærer har følgende innfyllingsfelter:
  • Navn: Navn på eier/aksjonær.
  • Ansatt: Valg av ansatt dersom aksjonæren er ansatt i organisasjonen.
  • Firma: Valg av firma dersom aksjonæren er en organisasjon lagt inn som firmaoppføring.
  • Kontaktperson: Valg av kontaktperson dersom aksjonæren er lagt inn som kontaktperson.
  • Andel %: Angir aksjonærens eierandel i prosent (aksjepost).
  • Aksjonærtype: Type aksjonær (se over).
  • Dato startet: Dato aksjonæren mottok sin andel.
  • Sorteringsindeks: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
  • Aktiv: Om oppføringen er aktiv (tilgjengelig i oppslagsvinduer) eller deaktivert (ikke tilgjengelig i oppslagsvinduer).
  • ID: ID for oppføringen.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Notat: Fritekstnotat.

Sorteringsindeks

Med sorteringsindeksen kan du påvirke hvilken aksjonær som kommer øverst i aksjonærlisten i organisasjonsplanen. Aksjonærene vil her sorteres først etter sorteringsindeks (hvis angitt), deretter etter eierandel.

Sorteringsindeksen angir du som et positivt tall. Oppføringer med sorteringsindeks = 1 vil vises foran oppføringer med sorteringsindeks = 2 og så videre. Oppføringer uten sorteringsindeks vil vises nederst i listen.

Dersom du ikke ønsker at en oppføring skal sorteres foran andre lenger, tømmer du ganske enkelt ruten for sorteringsindeks og lagrer oppføringen.

Filtrere listen

Listen kan filtreres etter ansatt (person som har lagret oppføringen sist). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
  • Mine: Viser kun oppføringer du selv har opprettet eller lagret sist.
  • Ikke mine: Viser oppføringer du hverken har opprettet eller lagret sist.
  • Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
  • Alle: Viser alle oppføringer.

Slette aksjonærer

Aksjonærer kan slettes ved å åpne vinduet for aksjonær (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Slette mange aksjonærer

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Merk at oppføringer som er i bruk ikke kan slettes. Disse vil markeres som deaktiverte.

Deaktivere mange aksjonærer

Hvis du ønsker å deaktivere mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil deaktivere med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil deaktivere, velger du "Sett som deaktiverte" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Samme operasjon kan gjøres for å reaktivere oppføringer. Da velger du "Sett som aktive" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Eksportere liste over aksjonærer

Listen over liste over aksjonærer kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.

Relaterte emner

2.7 Organisasjon - Styret

Introduksjon

"Organisasjon - Styret" gir deg oversikt over styresammensetningen i organisasjonen og rollefordelingen i styret. De data du registrerer her vil også fremkomme på organisasjonsplanen (se Organisasjon - Organisasjonsplan).

Styremedlemmene registreres med navn og hvilken rolle de besitter i styret.

Du kan også registrere organisasjonens aksjonærer. Se Organisasjon - Aksjonærer for informasjon om dette.

Generelt om styrer

Det er lovpålagt at aksjeselskaper skal ha et styre på minimum en, tre eller fem medlemmer, alt etter størrelsen på bedriften. Videre skal alle aksjeselskaper ha en styreleder, og det skal være registrert i Foretaksregisteret hvem dette er.

Styret har et overordnet ansvar for bedriften som helhet. Det må forvalte dette ansvaret i forhold til alle interessegrupper. Det betyr at styret skal ikke bare ivareta aksjonærenes interesse, men også ta hensyn til ledelse, ansatte, kunder, leverandører, myndigheter og opinion. Det betyr igjen at styret både skal sørge for at bedriften utvikler seg videre og kontrollere og eventuelt korrigere administrasjonen slik at det ikke bærer galt av sted. Derfor deler vi ofte arbeidet inn i:
  • Service og veiledningsoppgaven som inkluderer strategiarbeid og utvikling av bedriften, samt å støtte daglig leder med dette og på andre måter.
  • Kontrolloppgaven som inkluderer økonomisk styring og kontroll, og det å ha et kritisk blikk på hvordan bedriften utvikler seg og disposisjoner som gjøres av ledelsen.
Kilde: Bedin.

Hva sier aksjeloven?

Paragraf 6-12 i aksjeloven sier følgende:

§ 6-12. Forvaltningen av selskapet
  1. Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten.
  2. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten.
  3. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.
  4. Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene.
  5. Hvis det er avtalt at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, jf § 6-35 annet ledd, gjelder lov om allmennaksjeselskaper § 6-37 fjerde ledd tilsvarende.

Felter i oversikt over styremedlemmer

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikten over styremedlemmer (Organisasjon - Styret).
  • (kildetype): Symbol som indikerer type om styremedlemmet er knyttet til en ansatt eller en kontaktperson.
  • ID: ID for oppføring.
  • Sortering: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
  • Navn: Navn på styremedlem.
  • Rolle: Rolle i styret (se under).
  • Dato startet: Dato styremedlemmet kom inn i styret.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
  • Av: Initialer for den ansatte som endret oppføringen sist.

Roller i styret

Følgende roller kan tilordnes medlemmene i styret:
  • Styreleder: Styrets leder. Vises i uthevet tekst i oversikten over styremedlemmer.
  • Varaleder: Nestleder i styret og stedfortreder for styrets leder ved fravær.
  • Styremedlem: Ordinært medlem i styret.
  • Varamedlem: Stedfortreder for styrets medlemmer ved fravær.
  • Sekretær: Ansvarlig for skriftlig dokumentasjon i forbindelse med styremøter.
  • Kasserer: Ansvarlig for økonomi i styret.
Navn på styreleder vil vises med uthevet skrift i listen over styremedlemmer.

Registrere nytt styremedlem

Nye styremedlemmer opprettes ved å velge "Nytt styremedlem" fra verktøylinjen på siden Organisasjon - Styret.

Innfyllingsfelter for styremedlemmer

Vinduet for styremedlemmer har følgende innfyllingsfelter:
  • Navn: Navn på styremedlem.
  • Ansatt: Valg av ansatt dersom styremedlemmet er ansatt i organisasjonen.
  • Kontaktperson: Valg av kontaktperson dersom styremedlemmet er lagt inn som kontaktperson.
  • Rolle: Rolle i styret (se over).
  • Dato startet: Dato styremedlemmet kom inn i styret.
  • Sorteringsindeks: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
  • Aktiv: Om oppføringen er aktiv (tilgjengelig i oppslagsvinduer) eller deaktivert (ikke tilgjengelig i oppslagsvinduer).
  • ID: ID for oppføringen.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Notat: Fritekstnotat.

Sorteringsindeks

Med sorteringsindeksen kan du påvirke hvilket styremedlem som kommer øverst i styret i organisasjonsplanen. Styremedlemmene vil her sorteres først etter sorteringsindeks (hvis angitt), deretter etter rolle i styret.

Sorteringsindeksen angir du som et positivt tall. Oppføringer med sorteringsindeks = 1 vil vises foran oppføringer med sorteringsindeks = 2 og så videre. Oppføringer uten sorteringsindeks vil vises nederst i listen.

Dersom du ikke ønsker at en oppføring skal sorteres foran andre lenger, tømmer du ganske enkelt ruten for sorteringsindeks og lagrer oppføringen.

Filtrere listen

Listen kan filtreres etter ansatt (person som har lagret oppføringen sist). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
  • Mine: Viser kun oppføringer du selv har opprettet eller lagret sist.
  • Ikke mine: Viser oppføringer du hverken har opprettet eller lagret sist.
  • Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
  • Alle: Viser alle oppføringer.

Slette styremedlemmer

Styremedlemmer kan slettes ved å åpne vinduet for styremedlemmer (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Slette mange styremedlemmer

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Merk at oppføringer som er i bruk ikke kan slettes. Disse vil markeres som deaktiverte.

Deaktivere mange styremedlemmer

Hvis du ønsker å deaktivere mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil deaktivere med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil deaktivere, velger du "Sett som deaktiverte" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Samme operasjon kan gjøres for å reaktivere oppføringer. Da velger du "Sett som aktive" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Eksportere liste over styremedlemmer

Listen over liste over styremedlemmer kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.

Relaterte emner

2.8 Organisasjon - Organisasjonsplan

Introduksjon

"Organisasjon - Organisasjonsplan" inneholder en grafisk visning med trestruktur av strukturen for din organisasjon. Visningen er automatisk generert og baserer seg på informasjon lagt inn i XS Office om ansatte, avdelinger, daglig leder, styret og eiere.

Oppbygning av organisasjonsplanen

Organisasjonsplanen er bygd opp med følgende seksjoner:
  • Eiere: Viser liste over organisasjons eiere (aksjonærer) med prosentvis eierandel angitt i parentes.
  • Styret: Viser oversikt over organisasjons styre. Styreformannen er uthevet. Roller angitt i parentes.
  • Daglig leder: Angir hvem som er registrert som daglig leder.
  • Avdeling 1: Angir navn på avdeling 1 samt oversikt over ansatte i denne avdelinger. Avdelingsleder øverst i listen med uthevet skrift.
  • ...
  • Avdeling N: Angir navn på avdeling N samt oversikt over ansatte i denne avdelinger. Avdelingsleder øverst i listen med uthevet skrift.

Lagre som fil

Du kan lagre organisasjonsplanen som en bildefil (png = Portable Network Graphics) ved å velge funksjonen "Lagre til fil" på verktøylinjen.

Vis tomme avdelinger

Avkrysningsboksen "Vis tomme avdelinger" angir om avdelinger uten aktive ansatte skal vises i organisasjonsplanen.

Vis ansatte uten avdeling

Avkrysningsboksen "Vis ansatte uten avdeling" angir om ansatte som ikke er tilknyttet noen avdeling skal vises i organisasjonsplanen.

Kantlinje

Avkrysningsboksen "Kantlinje" slår av og på visning at ramme rundt organisasjonsplanen.

Legge inn informasjon om eiere (aksjonærer)

Se Organisasjon - Aksjonærer.

Legge inn informasjon om styrets sammensetning

Se Organisasjon - Styret.

Legge inn daglig leder

Daglig leder registrerer du på siden Admin - Organisasjonsfakta.

Legge inn organisasjonens avdelinger

Se Admin - Avdelinger.

Koble ansatte til korrekt avdeling

Se Admin - Ansatte.

Relaterte emner

3 Meldinger

"Meldinger" inneholder funksjonalitet rundt meldingsutveksling internt og eksternt. I XS Office innebærer dette:

  • E-post: Mulighet for å sende e-post internt og eksternt samt importere e-post fra e-postprogram.
  • SMS: Mulighet for å sende SMS-meldinger (Short Message Service) til ansatte, kunder og kontaktpersoner.
  • Direktemeldinger: Mulighet for å sende direktemeldinger internt til ansatte, avdelinger eller alle ansatte.

3.1 Meldinger - Innboks

Introduksjon

"Meldinger - Innboks" gir oversikt over innkommende e-post sendt til deg. Du kan overføre innkommende e-post fra e-postklientene Microsoft Outlook og Mozilla Thunderbird til XS Office og koble meldingene til kunde, prosjekt og sak. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

For informasjon om sending av e-post fra XS Office, se Meldinger - Sendte elementer.

Felter i innboks

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over innkommende e-post (Meldinger - Innboks).
  • Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
  • Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
  • Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
  • Fra: Angir avsender av e-postmelding.
  • Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
  • Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
  • Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne firmakort.
  • Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne prosjektkort.
  • Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret (se under).
  • Mottatt: Tidspunkt e-postmeldingen ble mottatt.
  • Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.

"Sist endret"

Det er viktig å merke seg at "sist endret" i listen ikke trenger å bety tidspunktet meldingen ble mottatt. Tidspunktet bestemmes av den siste hendelsen blant følgende muligheter.

Meldingsstørrelse

Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).
  • 1 kb = 1024 byte.
  • 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.
Måleenhet for størrelse beregnes slik:
  • Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
  • Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
  • Hvis ikke benyttes b.
Merk at størrelsen alltid vil indikeres i byte ved eksport til Excel.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office. Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Åpne en e-postmelding i innboksen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en mottatt melding.

Svare på en e-postmelding

For å sende et svar (kun til avsender) på en mottatt e-postmelding, velger du "Svar" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender i til-feltet.

I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Hvis meldingen du svarer på er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----". Hvis meldingen du svarer på er i HTML-format, vil opprinnelig melding være fjernet og erstattet med teksten "(html-innhold fjernet)" under linjen "-----Opprinnelig melding-----".

Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.

Svar til alle

For å sende et svar til avsender og alle i til-feltet i opprinnelig melding, velger du "Svar til alle" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender og alle i til-feltet fra opprinnelig e-post i det nye til-feltet.

Merk at dine egne e-postadresser, det vil si dem som er tilgjengelig i listen for fra-feltet, fjernes fra til-feltet når du benytter funksjonen "Svar til alle".

I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Hvis meldingen du svarer på er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----". Hvis meldingen du svarer på er i HTML-format, vil opprinnelig melding være fjernet og erstattet med teksten "(html-innhold fjernet)" under linjen "-----Opprinnelig melding-----".

Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.

Videresende en e-postmelding

For å videresende en mottatt melding til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".

I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Hvis meldingen du videresender er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----" og du kan fritt redigere meldingen før du eventuelt sender den. Hvis meldingen du videresender er i HTML-format, vil opprinnelig melding ligge intakt, men du kan ikke redigere denne før sending.

For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Overføre e-post fra Microsoft Outlook

Hvis du bruker Microsoft Outlook og har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Overføre e-post fra Mozilla Thunderbird

Hvis du bruker Mozilla Thunderbird og har installert utvidelsen XS Office Thunderbird Extension, har du muligheten til å overføre e-post fra Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Koble en mottatt e-post mot firma, prosjekt og sak

Du kan enkelt koble en e-post mot firma, prosjekt og sak når du importerer den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra innboksen. Her kan du angi firma, prosjekt og sak og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort samt eventuelt på fanekortet "E-post" for valgt sak.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i innboksen), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen. Denne operasjonen vil slette selve meldingen samt eventuelle vedlegg knyttet til meldingen.

Søk i e-postlistene

E-postlistene har et eget søkepanel som kan åpnes via "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at fakturalisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Fra: Viser e-postmeldinger som har en avsenderadresse som inneholder angitt tekst.
  • Til: Viser e-postmeldinger som har mottakeradresser som inneholder angitt tekst.
  • Kopi til: Viser e-postmeldinger som har kopiadresser som inneholder angitt tekst.
  • Blindkopi til: Viser e-postmeldinger som har blindkopiadresser som inneholder angitt tekst. Merk at dette søkefeltet ikke er tilgjengelig for innkommende e-post.
  • Emne: Viser e-postmeldinger som har emne som inneholder angitt tekst.
  • Meldingstekst: Viser e-postmeldinger som har meldingstekst som inneholder angitt tekst.

Kolonne 2

  • Firma: Viser e-postmeldinger som er knyttet til en bestemt firmaoppføring.
  • Prosjekt: Viser e-postmeldinger som er knyttet til et bestemt prosjekt.
  • Sak: Viser e-postmeldinger som er knyttet til en bestemt sak.


  • Størrelse: Viser e-postmeldinger som har totalstørrelse (inklusiv vedlegg) "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi i kB.
  • Antall vedlegg: Viser e-postmeldinger med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Tilgjengelighet: Viser kun e-postmeldinger som er privat/åpen.
  • Prioritet: Viser kun e-postmeldinger med angitt prioritet (høy/normal/lav).
  • Meldingsformat: Viser kun e-postmeldinger med angitt meldingsformat (ren tekst/html).

Kolonne 3

  • Salgsordre: Viser e-postmeldinger som er knyttet til en bestemt salgsordre.
  • Avsender: Viser e-postmeldinger som er sendt av en bestemt ansatt. Kun tilgjengelig i felles sendt e-post under "CRM" og "Prosjekt".
  • Mottaker: Viser e-postmeldinger som er mottatt av en bestemt ansatt. Kun tilgjengelig i felles innboks under "CRM" og "Prosjekt".
  • Sist endret av: Viser e-postmeldinger som er sist endret av en bestemt ansatt. Ikke tilgjengelig fra "Maler" og "Kladd".
  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en e-postmelding må være innenfor alle aktive søkekriterier for å vises i listen.

E-post kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

3.2 Meldinger - Sendte elementer

Introduksjon

"Meldinger - Sendte elementer" gir oversikt over e-postmeldinger som du har sendt. Du kan bruke XS Office til å sende e-post til dine kontakter og kunder. XS Office har også støtte for å importere mottatte og sendte meldinger fra e-postklientene Microsoft Outlook og Mozilla Thunderbird. Når du overfører e-post fra Outlook/Thunderbird kan du koble meldingene til kunde, prosjekt og sak i XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte for overføring av e-post.

Hvis du har standard e-poster du sender ofte, kan du opprette maler for e-post (se Meldinger - Maler). Meldinger kan også lagres som kladd hvis du har opprettet en melding som ikke er klar til å sendes ennå (se Meldinger - Kladd).

Du kan opprette standard e-postsignaturer som vil tillegges nye meldinger og signaturer for svar og videresending. Se Meldinger - E-postinnstillinger for informasjon om e-postsignaturer.

Felter i "Sendte elementer"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendt e-post (Meldinger - Sendte elementer).
  • Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
  • Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
  • Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
  • Fra: Angir avsender av e-postmelding.
  • Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
  • Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
  • Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
  • Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
  • Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret (se under).
  • Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
  • Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.

"Sist endret"

Det er viktig å merke seg at "sist endret" i listen ikke trenger å bety tidspunktet meldingen ble sendt. Tidspunktet bestemmes av den siste hendelsen blant følgende muligheter.

Meldingsstørrelse

Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).
  • 1 kb = 1024 byte.
  • 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.
Måleenhet for størrelse beregnes slik:
  • Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
  • Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
  • Hvis ikke benyttes b.
Merk at størrelsen alltid vil indikeres i byte ved eksport til Excel.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.

Åpne en e-postmelding i innboksen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.

Vindu for ny e-post

I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:
  • Fra: Angir avsender av e-postmeldingen. Listen over tilgjengelige avsenderadresser er basert på:
  • Til: Angir mottaker(e) av e-postmeldingen. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".
  • Kopi (CC): Angir mottaker(e) som skal motta en kopi av meldingen. Disse vil vises i kopi-feltet hos mottakerne. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Kopi...".
  • Blindkopi (BCC): Angir evt. blindkopimottakere av e-posten. Disse vil ikke vises hos de andre mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon. For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Blindkopi...".
  • Emne: Angir emne for e-postmeldingen.
  • Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen.
  • Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til e-postmeldingen.
  • Sak: Navn på eventuell sak skal knyttes til e-postmeldingen. Meldingen vil da i ettertid fremkomme i fanekortet "E-post" i valgt sak.
  • Prioritet: Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Prioriteten vil ofte vises med egen statusindikering i mottakers innboks. Se over.
  • Tilgjengelighet i gruppe: Angir om e-postmeldingen skal være tilgjengelig for andre ansatte (åpen) eller privat kun for deg selv. "Åpen" er standard.
  • Vedlegg: Gir deg mulighet for å vedlegge en fil fra harddisken til meldingen. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil. Hvis du ønsker å legge til flere vedlegg i samme e-postmelding, kan du klikke på plussikonet eller på knappen "Vedlegg" på verktøylinjen. Da vil du få frem flere vedleggsfelter i vinduet og kan legge til flere vedlegg på vanlig måte.
  • Leveringsbekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når meldingen er mottatt av mottakerens e-posttjener (SMTP-server) og akseptert. Hvis mottakerens e-posttjener er satt opp til å kunne sende bekreftelser ved korrekt leveranse til mottaker, vil du få en bekreftelsesmelding i retur som viser at meldingen er kommet fram.
  • Lesebekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når mottakeren har åpnet meldingen. Dette krever imidlertid at mottakeren godtar å sende en slik bekreftelse eller at hennes innstillinger i e-postprogrammet tillater dette. Lesebekreftelsen vil i praksis bety at du får en e-post i retur med en bekreftelse.
  • (Meldingstekst): Det store tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Hvis du benytter e-postsignaturer vil feltet være forhåndsutfylt med din meldingssignatur.

CC og BCC

CC står for "Carbon Copy" og angir såkalte sekundære mottakere av en e-postmelding (kopimottakere). Uttrykket stammer fra papirverdenen der mange kopier av samme dokument blir produsert samtidig ved å legge et spesielt ark av kullstoff (karbon) mellom originalen og arket som kopien skal havne på. Teknikken brukes ennå i dag i mange situasjoner for å lage mange samtidige kopier når man skriver for hånd. Vi kaller det ofte for "gjennomslagskopi" på norsk.

BCC står for "Blind Carbon Copy" og benyttes i e-postsammenheng for å angi mottakere som ikke skal vises for hverandre. Dette kan du bruke til å sende en e-post til mange mottakere uten at hver av dem skal kunne se hvilke andre personer som har mottatt den samme meldingen.

Adresseboken

Adresseboken lar deg søke og finne frem til mottakere av e-post og SMS-meldinger. Du åpner adresseboken fra e-postvinduet ved å klikke på knappene "Til...", "Kopi..." eller "Blindkopi...". Fra SMS-vinduet velger du valget "Adressebok" i verktøylinjen for å åpne adresseboken.

Alternativer for søk

Du søker i adresseboken ved å skrive inn et søkeord og velge "Søk". Søket vil returnere inntil 100 oppføringer innenfor dine søkekriterier. Du kan velge å søke basert på følgende alternativer:
  • Søk kun i navn: Søker kun etter navn for oppføringer.
  • Søk kun i e-post: Søker kun i e-postadressene for oppføringene.
  • Søk i flere felter: Søker i flere felt avhengig av oppføringstype. Se under.

Velge fra søkeresultatet

Etter at du har utført et søk, kan du velge de mottakerne du ønsker ved å dobbelklikke på dem. Hvis valgt e-postadresse/telefonnummer ikke allerede er valgt fra før, vil de fremkomme i tekstboksen under "Valgte oppføringer". I adresseboken for e-post kan du legge adressene til tre ulike bokser (Til/Kopi/Blindkopi). Klikk på sirkelen til venstre for ønsket boks for å velge hvilken boks dobbelklikkede oppføringer skal legges inn i. Alternativt kan du velge flere ved å enkeltklikke de du ønsker og så klikke på knappen til venstre for listen over valgte oppføringer (knappen markert med "Til ->", "Kopi ->" eller "Blindkopi ->").

Du kan fjerne alle valgte oppføringer ved å klikke på knappen merket "x" til høyre for ønsket resultatboks.

Hvis du vil velge mange mottakere, kan du benytte knappene til høyre for overskriften "Søkeresultater". Her finnes funksjoner for å markere alle oppføringer, fjerne merking samt invertere/snu merking.

Sette inn valgte oppføringer i meldingen

Du setter inn valgte mottakere i meldingen ved å velge "Sett inn" på verktøylinjen i adresseboken.

Kategorier for søk

I adresseboken kan du søke etter mottakere i inntil fem kategorier:
  • Kontaktpersoner: Søker i aktive kontaktpersoner som ikke er markert som private.
  • Firmaoppføringer: Søker i aktive firmaoppføringer som ikke er markert som private. Ikke tilgjengelig for SMS.
  • Ansatte: Søker i aktive ansatte.
  • Ledetråder: Søker i ledetråder.
  • Distribusjonslister: Søker i distribusjonslister. Ikke tilgjengelig for SMS.
Du kan aktivere søkekategoriene ved å klikke på de enkelte avkrysningsboksene eller velge alle kategorier ved å klikke på "Velg alle".

"Søk i flere felter" for kontaktpersoner

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for kontaktpersoner:
  • Fornavn
  • Mellomnavn
  • Etternavn
  • Fullt navn med mellomnavn
  • Fullt navn uten mellomnavn
  • Firmanavn
  • Tittel
  • Stillingstittel
  • Yrke
  • Avdeling
  • Webside
  • E-postadresse 1 og 2
  • Mobiltelefon 1 og 2
  • Telefon arbeid 1 og 2
  • Telefon hjemme 1 og 2
  • Telefaks 1 og 2
  • Adresse
  • Notat

"Søk i flere felter" for firmaoppføringer

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for firmaoppføringer:
  • Firmanavn
  • Firma-ID
  • Kunde-ID
  • Leverandør-ID
  • E-postadresse
  • Telefonnummer
  • Telefaksnummer
  • Webside
  • Organisasjonsnummer/Fødselsnummer
  • Postadresse
  • Postadresse, postnummer
  • Postadresse, poststed
  • Postadresse, region
  • Besøksadresse
  • Besøksadresse, postnummer
  • Besøksadresse, poststed
  • Besøksadresse, region
  • Fakturaadresse
  • Fakturaadresse, postnummer
  • Fakturaadresse, poststed
  • Fakturaadresse, region
  • Notat

"Søk i flere felter" for ansatte

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for ansatte:
  • Fornavn
  • Mellomnavn
  • Etternavn
  • Fullt navn med mellomnavn
  • Fullt navn uten mellomnavn
  • Tittel
  • Stillingstittel
  • Yrke
  • Avdeling
  • Webside
  • E-postadresse 1 og 2
  • Mobiltelefon 1 og 2
  • Telefon arbeid 1 og 2
  • Telefon hjemme 1 og 2
  • Telefaks 1 og 2
  • Adresse
  • Notat

"Søk i flere felter" for ledetråder

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for ledetråder:
  • Firmanavn
  • Emne
  • Fornavn for kontaktperson
  • Etternavn for kontaktperson
  • Fullt navn for kontaktperson
  • Tittel / stilling for kontaktperson
  • Webside
  • Organisasjonsnummer
  • Telefon
  • Telefaks
  • E-postadresse for kontaktperson
  • Mobiltelefon for kontaktperson
  • Telefon for kontaktperson
  • Postadresse
  • Postadresse, postnummer
  • Postadresse, poststed
  • Postadresse, region
  • Besøksadresse
  • Besøksadresse, postnummer
  • Besøksadresse, poststed
  • Besøksadresse, region
  • Notat

"Søk i flere felter" for distribusjonslister

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for distribusjonslister:
  • Navn på distribusjonsliste
  • E-postadresse for medlemmer i distribusjonsliste
  • Notat for distribusjonsliste

Spesialsøk med nøkkelord

Du har mulighet til å begrense søket til å kun søke i spesialfelter ved å starte søkeordet med et spesielt nøkkelord etterfulgt av et kolon. Dette gjør at du enkelt kan søke for eksempel etter firmaer tilhørende en angitt bransje, kategori eller salgsregion. Du kan med dette også søke basert på postnummer eller landskode.

Eksempler:
  • trade:elektro Søker etter firmaer og/eller ledetråder med bransjenavn som inneholder "elektro" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
  • cat:offentlig Søker etter firmaer med kategorinavn som inneholder "offentlig" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
  • reg:nord Søker etter firmaer og/eller ansatte tilhørende salgsregion som inneholder "nord" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
  • resp:ola nordmann Søker etter firmaer og/eller ledetråder med kundeansvarlig som har navn som inneholder "ola nordmann" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
  • dep:salg Søker etter ansatte tilhørende avdeling med navn som inneholder "salg".
  • loc:oslo Søker etter ansatte tilhørende avdelingskontor med navn som inneholder "oslo".
  • com:stat Søker etter kontaktpersoner tilhørende firmaer med navn som inneholder "stat".
  • postnr:500 Søker etter firmaer og/eller ledetråder med postnummer som inneholder "500" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
  • land:se Søker etter firmaer og/eller ledetråder med landskode som inneholder "se" (Sverige) samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
  • prj:olje Søker etter kontaktpersoner og ansatte som er deltakere i prosjekter med navn eller prosjektkode som inneholder teksten "olje".

Oversikt over nøkkelord for spesialsøk

  • Bransje: Et av følgende prefiks: "trade:" eller "bransje:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder.
  • Firmakategori: Et av følgende prefiks: "category:", "cat:", "kategori:" eller "kat:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer og kontaktpersoner.
  • Salgsregion: Et av følgende prefiks: "region:" eller "reg:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ansatte.
  • Ansvarlig: Et av følgende prefiks: "responsible:", "resp:", "ansvarlig:" eller "ansv:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder.
  • Avdeling: Et av følgende prefiks: "department:", "dep:", "avdeling:" eller "avd:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for ansatte.
  • Avdelingskontor: Et av følgende prefiks: "location:", "loc:", "lokasjon:" eller "lok:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for ansatte.
  • Firma: Et av følgende prefiks: "company:", "com:" eller "firma:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for kontaktpersoner.
  • Postnummer: Et av følgende prefiks: "postnr:", "pn:" eller "pc:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder. Dette søket vil søke i besøksadresse, postadresse og fakturaadresse.
  • Land: Et av følgende prefiks: "land:" eller "country:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder. Dette søket vil søke i besøksadresse, postadresse og fakturaadresse. For oversikt over landskoder, se Diverse - Verdens land.
  • Prosjekt: Et av følgende prefiks: "prj:", "project:" eller "prosjekt:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for kontaktpersoner og ansatte. Dette søket vil søke i feltene for prosjektnavn og prosjektkode.

Videresende en e-postmelding

For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...". I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Overføre sendt e-post fra Microsoft Outlook

Hvis du bruker Microsoft Outlook og har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Overføre sendt e-post fra Mozilla Thunderbird

Hvis du bruker Mozilla Thunderbird og har installert utvidelsen XS Office Thunderbird Extension, har du muligheten til å overføre e-post fra Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Koble en sendt e-post mot firma og prosjekt

Du kan enkelt koble en e-post mot firma og prosjekt før du sender den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra listen over sendte elementer. Her kan du angi firma og prosjekt og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort.

Legge til flere vedlegg

Hvis du ønsker å legge til flere vedlegg i samme e-postmelding, kan du klikke på plussikonet til venstre for vedleggsfeltet eller på knappen "Vedlegg" på verktøylinjen. Da vil du få frem flere vedleggsfelter i vinduet og kan legge til flere vedlegg på vanlig måte.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)

Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.

Sekundær SMTP-server for utgående e-post

Under Admin - Globale innstillinger kan du angi en sekundær SMTP-server som benyttes dersom e-posten ikke kan sendes via den ordinære SMTP-serveren. Dette kan skje dersom den ordinære SMTP-serveren ikke kan nås eller at den av en eller annen grunn ikke aksepterer å sende e-postmeldingen. Dersom du ikke ønsker å benytte en sekundær SMTP-server, kan du slette den angitte verdien for dette under globale innstillinger.

Søk i e-postlisten

Se Meldinger - Innboks.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

E-post kommer ikke frem til mottaker

Dersom du bruker online-tjenester som Office 365 / Exchange Online for e-post, kan du oppleve at e-post sendt fra XS Office blir avvist av mottakerens e-postsystem. Dette kommer oftest av at det er definert en SPF-innstilling (Sender Policy Framework) på domenet som begrenser hvor e-post kan sendes fra. For at all generell e-post som benytter standard SMTP-server i XS Office, bør det i tilfelle legges inn en oppdatert SPF som tillater e-post sendt fra XS Office. Endring av SPF gjør du normalt under admin-sidene når du er innlogget hos e-postleverandøren din.

Eksempel på SPF-innstilling:

Følgende SPF-innstilling kan brukes for å tillate e-post fra XS Office. SPF angis som en TXT-oppføring i domenets DNS-innstillinger.
  • v=spf1 include:xsoffice.no include:spf.protection.outlook.com -all
"include:xsoffice.no" indikerer at SPF-innstilling for xsoffice.no skal evalueres først. Dette gjør at e-post kan sendes ut fra servere fra XS Office. "include:spf.protection.outlook.com" er standardinnstilling for Office 365. Dersom du bruker Gmail / G Suite, må tilsvarende SPF-domene for Google legges inn.

Et spørsmålstegn foran "all" angir at e-post kan godtas selv om betingelsene foran ikke er tilfredsstilt. En bindestrek foran "all" angir at et mottakersystem ikke bør godta e-poster dersom betingelsene foran ikke er oppfylt. Bindestrek er best dersom du vil hindre at andre spoofer e-postadresse og sender e-post der de utgir seg for å ha e-postadresse fra ditt domene.

Alternativ måte for å unngå leveringsproblemer

Dersom du ikke benytter abonnementsfakturering og sender e-post fra din egen e-postadresse, kan du opprette personlige e-postinnstillinger som gjør at XS Office logger seg inn på vegne av deg hos e-postleverandøren din. Dermed vil e-posten hos mottakeren se ut som om den ble sendt fra f.eks. Office 365 selv om den ble sendt fra XS Office.

Relaterte emner

3.3 Meldinger - Kladd

Introduksjon

"Meldinger - Kladd" inneholder alle meldinger som er opprettet, men ikke sendt. Disse meldingene er "lagret som kladd". Når du åpner en melding som er lagret som kladd og sender den, vil den forsvinne fra "Kladd" og havne under "Sendte elementer".

Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Felter i "Kladd"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over e-post lagret som kladd (Meldinger - Kladd).
  • Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
  • Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
  • Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
  • Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
  • Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
  • Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne firmakort.
  • Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne prosjektkort.
  • Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret.
  • Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Lagre en e-postmelding som kladd

Opprett en melding som vanlig eller åpne en eksisterende melding eller mal. Klikk på "Lagre kladd" på verktøylinjen for å lagre meldingen som en kladd.

Åpne en e-postmelding

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en eksisterende melding.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)

Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.

Søk i e-postlisten

Se Meldinger - Innboks.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

3.4 Meldinger - Maler

Introduksjon

"Meldinger - Maler" lar deg opprette maler for e-postmeldinger du sender ofte. Malene kan inneholde alle feltene som inngår i en e-postmelding. Dermed kan du ha maler med forhåndsdefinerte mottakere, fast emne og tekst samt kobling mot prosjekt og firma.

For å sende en melding basert på en mal, åpner du malen, gjør eventuelle endringer og sender den som vanlig. Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Felter i "Maler"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over e-post lagret som kladd (Meldinger - Kladd).
  • Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
  • Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
  • Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
  • Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
  • Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
  • Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne firmakort.
  • Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne prosjektkort.
  • Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret.
  • Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.

Meldingsstørrelse

Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).
  • 1 kb = 1024 byte.
  • 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.
Måleenhet for størrelse beregnes slik:
  • Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
  • Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
  • Hvis ikke benyttes b.
Merk at størrelsen alltid vil indikeres i byte ved eksport til Excel.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding basert på en mal

Du åpner en tidligere lagret mal ved å klikke på emneteksten i listen over maler. I e-postvinduet gjør du eventuelle endringer i meldinger og klikker på "Send" for å sende meldingen.

Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Lagre en e-postmelding som en mal

Opprett en melding som vanlig eller åpne en eksisterende melding eller mal. Klikk på "Lagre mal" på verktøylinjen for å lagre meldingen som en mal.

Slette en e-postmal

En mal slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Søk i e-postlisten

Se Meldinger - Innboks.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

3.5 Meldinger - Distribusjonslister

Introduksjon

"Meldinger - Distribusjonslister" gir deg mulighet for å opprette og vedlikeholde distribusjonslister for e-post. Distribusjonslistene kan inneholde både firmaoppføringer, kontaktpersoner, ledetråder og ansatte. Disse kan benyttes for å sende e-post til mange på én gang. Se Meldinger - Innboks for informasjon om hvordan du kan sende e-post til en distribusjonsliste.

Felter i oversikt over distribusjonslister

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikt over distribusjonslister (Meldinger - Distribusjonslister).
  • (stoppskilt): Angir om listen er privat eller tilgjengelig for andre ansatte.
  • ID: ID for oppføring.
  • Sortering: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
  • Navn: Navn på distribusjonsliste.
  • E-postadresser: Liste over e-postadresser som inngår i distribusjonslisten.
  • Antall: Antall oppføringer i distribusjonslisten.
  • Sist endret: Tidspunkt distribusjonslisten ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret distribusjonslisten sist.

Opprette en ny distribusjonsliste

Distribusjonslister opprettes ved å velge "Ny distribusjonsliste" på siden Meldinger - Distribusjonslister.

Innfyllingsfelter

  • Navn: Navn på distribusjonsliste.
  • Eier: Eier av distribusjonsliste. Dersom listen er markert som privat, vil kun denne ansatte kunne bruke distribuasjoslisten.
  • Privat: Angir om listen er privat eller tilgjengelig for alle.
  • Aktiv: Angir om listen er aktiv (valgbar i oppslagslister) eller ikke.
  • Sorteringsindeks: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
  • ID: ID for distribusjonsliste.
  • Opprettet: Tidspunkt listen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt listen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Notat: Fritekstnotat for distribusjonsliste.
  • Deltakere: liste over mottakere i distribusjonsliste.

Sorteringsindeks

Med sorteringsindeksen kan du påvirke hvilke oppføringer som kommer øverst i listen når du gjør et oppslag. Dette forenkler valgsituasjonen for brukeren dersom det er noen valg som benyttes oftere enn andre.

Sorteringsindeksen angir du som et positivt tall. Oppføringer med sorteringsindeks = 1 vil vises foran oppføringer med sorteringsindeks = 2 og så videre. Oppføringer uten sorteringsindeks vil vises nederst i listen.

Dersom du ikke ønsker at en oppføring skal sorteres foran andre lenger, tømmer du ganske enkelt ruten for sorteringsindeks og lagrer oppføringen.

Legge til deltakere i distribusjonsliste

Velg "Legg til" i vinduet for distribusjonslisten for å legge til mottakere. Da vil du få opp adresseboken som lar deg velge blant firmaoppføringer, kontaktpersoner, ledetråder og ansatte.

Filtrere listen

Listen kan filtreres etter ansatt (person som eier oppføringen). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
  • Mine: Viser kun oppføringer du selv eier.
  • Ikke mine: Viser oppføringer du selv ikke eier.
  • Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
  • Alle: Viser alle oppføringer.

Søke i listen

Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Navn: Viser oppføringer med navn som inneholder angitt tekst.
  • E-postadresse: Viser lister med e-postadresser som inneholder angitt tekst.
  • Notat: Viser oppføringer med fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
  • Fritekst: Viser oppføringer med navn, e-postadresse og/eller fritekstnotat som inneholder angitt tekst.

Kolonne 2

  • ID: Viser oppføringer med ID som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Sorteringsindeks: Viser oppføringer som har sorteringsindeks som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall mottakere: Viser oppføringer med et antall mottakere "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Opprettet av: Viser oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Viser oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 3

  • Eier: Viser oppføringer som er eid av en bestemt ansatt.
  • Datofelt 1: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Søk med jokertegn

Merk at du kan bruke jokertegnet % for å finne oppføringer som starter eller slutter med et søkebegrep. Hvis du søker etter AS%, vil du få alle oppføringer som starter med teksten AS. Dersom du søker etter %AS, vil du få alle oppføringer som slutter med teksten AS. Når du søker uten % (som i AS), vil du få alle oppføringer som inneholder teksten AS. Nederst i listen finner du en rekke med bokstavknapper som gjør at du raskt kan søke basert på forbokstav via et enkelt klikk.

Slette distribusjonslister

Distribusjonslister kan slettes ved å åpne vinduet for distribusjonsliste (klikk på navn i oversikt over distribusjonslister), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette distribusjonslister du selv er eier for.

Slette mange distribusjonslister

Hvis du ønsker å slette mange distribusjonslister i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Merk at du kun kan slette distribusjonslister du selv er eier for.

Deaktivere mange distribusjonslister

Hvis du ønsker å deaktivere mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil deaktivere med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil deaktivere, velger du "Sett som deaktiverte" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Samme operasjon kan gjøres for å reaktivere oppføringer. Da velger du "Sett som aktive" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Skrive ut e-postadresser

Velg knappen "E-postmottakere" i vinduet for distribusjonslisten for å vise en utskriftsvennlig liste over e-postadresser i distribusjonslisten.

Eksportere mottakere i distribusjonsliste

Listen over mottakere i en distribusjonsliste kan eksporteres til Excel-format via knappen "Excel" på verktøylinjen i vinduet for distribusjonslisten.

Eksportere distribusjonslister

Listen over distribusjonslister kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.

Relaterte emner

3.6 Meldinger - E-postinnstillinger

Introduksjon

"Meldinger - E-postinnstillinger" lar deg angi dine personlige e-postinnstillinger. Innstillingene du angir her gjelder kun for din brukerkonto.

Personlige SMTP-innstillinger benyttes dersom du ønsker at e-postene du sender fra XS Office skal portes gjennom en selvvalgt e-postserver. Dette kan være ønskelig dersom du oppdager at sendte e-postmeldinger har en tendens til å bli betraktet som søppelpost hos mottakerne. Årsaken til dette er at noen mottakere krever at e-post må sendes via systemene til den aktuelle e-postleverandøren for at de ikke skal betraktes som spam. Se for eksempel hvordan du kan gjøre dette hvis du bruker Gmail eller Hotmail/Office365.

E-postsignaturer brukes for å angi en fast tekst som vil legges inn som standard i nye meldinger. Her legger man ofte inn kontaktinformasjon, slagord eller sitater. Du kan angi en signatur for nye meldinger og en annen for bruk ved svar og videresending. Mange ønsker en kortere signatur når de svarer på meldinger eller videresender meldinger.

Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Hva er SMTP?

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) er protokollen som benyttes for å sende e-post fra en datamaskin til en annen. All utgående e-post benytter SMTP som protokoll. Standard SMTP benytter normalt kommunikasjonsport 25.

SMTP var i utgangspunktet en tjeneste som ikke hadde kryptering. I de senere år er det kommet til en utvidelse som gjør det mulig å sikre SMTP-forbindelser med SSL eller TLS. Denne kalles ofte for SMTPS og benytter normalt kommunikasjonsport 465 eller 587. Mange av dagens e-postleverandører krever at du benytter SMTPS og vil av sikkerhetshensyn ikke godta standard SMTP.

For å få tilgang til innkommende e-post, benytter du protokoller som IMAP (Internet Message Access Protocol) eller POP (Post Office Protocol). Merk at SMTP ikke kan benyttes for å hente e-post fra e-postleverandøren din.

Personlige SMTP-innstillinger

E-post sendt fra XS Office går normalt via SMTP-serveren som angitt under Admin - Globale innstillinger. Du kan imidlertid (hvis du ønsker det) angi personlige SMTP-innstillinger som vil overstyre den globale innstillingen for hele organisasjonen. Dette gjør du fra seksjonen "SMTP-innstillinger".

Følgende innstillinger er tilgjengelige:
  • Bruk felles SMTP-server: Angir at verdi fra Admin - Globale innstillinger skal benyttes, og at personlige SMTP-innstillinger som angitt under ikke skal benyttes.
  • Maloppsett: Brukes for å hente standardinnstillinger for forhåndsdefinerte e-postleverandører.
  • SMTP-server: Angir adresse til SMTP-server (tjener for utgående e-post).
  • SMTP-port: Angir hvilken TCP-port som skal benyttes for tilkoblinger mot SMTP-tjener for utgående e-post. Normalt benyttes 25, 465 eller 587.
  • Bruk SSL: Angir om kryptering (SSL/TLS) skal benyttes i kommunikasjonen med SMTP-tjeneren. Dette må samsvare med SMTP-tjenerens innstillinger.
  • SMTP-autentisering: Angir om autentisering (brukernavn/passord) skal benyttes ved tilkoblinger mot SMTP-tjener for utgående e-post.
  • Brukernavn: Brukernavn som skal benyttes ved autentisering. Brukernavnet samsvarer oftest med din e-postadresse. Må angis hvis SMTP-autentisering er slått på.
  • Passord: Passord som skal benyttes ved autentisering. Må angis hvis SMTP-autentisering er slått på.

Informasjon om maloppsett

Maloppsettene hjelper deg å angi korrekt e-postoppsett for ulike e-postleverandører.

Gmail (Google)

Dersom du skal sende e-post via e-postsystemene til Google, må du endre sikkerhetsinnstillinger for Gmail slik at du tillater utsending via XS Office.

Først må du slå på tilgang for "mindre sikre apper". Velg "Turn on" på https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps.

Deretter må du deaktivere captcha. Velg "Continue" på https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha.

Hotmail/Live/Office 365 (Microsoft)

Dersom du skal sende e-post via e-postsystemene til Hotmail/Live/Office 365 (Microsoft), må du gjøre en prøvesending fra XS Office og deretter gå inn på siden under for å bekrefte at påloggingsforsøket ble utført av deg.

Prøvesend en e-post fra XS Office og gå deretter til https://account.live.com/activity og klikk på "This was me" for påloggingsforsøket fra XS Office.

Andre e-postinnstillinger

Følgende innstillinger er tilgjengelige:
  • Standard blindkopimottaker: Angir e-postadresse for standard blindkopimottaker for e-post du sender. Benyttes typisk hvis du ønsker en ekstern kopi av all e-post du sender fra XS Office.

Legge inn signatur for nye meldinger

For å legge inn signatur for nye meldinger, trykker du på knappen "Rediger" på siden Meldinger - E-postinnstillinger. I boksen med overskrift "Meldingssignatur for nye meldinger" (den øverste boksen) legger du inn den ønskede teksten. Til slutt trykker du på "Lagre" for å lagre informasjonen.

Alle nye meldinger du oppretter i XS Office vil inneholde denne teksten.

Legge inn signatur for svar og videresending

For å legge inn signatur for nye meldinger, trykker du på knappen "Rediger" på siden Meldinger - E-postinnstillinger. I boksen med overskrift "Meldingssignatur for svar og videresending" (den nederste boksen) legger du inn den ønskede teksten. Til slutt trykker du på "Lagre" for å lagre informasjonen.

Hver gang du velger å svare på eller videresende en melding, vil denne teksten legges til automatisk.

Opprette og sende en e-postmelding

Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din legger du inn på Min side - Min profil. Felles e-postadresser kan du legge inn under Admin - Globale innstillinger.

Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)

Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.

Relaterte emner

3.7 Meldinger - Sendte SMS

Introduksjon

"Meldinger - Sendte SMS" gir oversikt over SMS-meldinger som du har sendt fra XS Office. SMS står for "Short Message Service" og benyttes for å sende tekstmeldinger til mobiltelefoner. Dette er ansett som en effektiv kontaktkanal i og med at de fleste mennesker har en mobiltelefon og de fleste bærer den med seg hver dag.

Du kan bruke XS Office til å sende SMS-meldinger til dine kontakter og kunder. Meldingene kan kobles mot firma, kontaktperson og prosjekt i XS Office.

Du kan legge inn en fast meldingssignatur for SMS-meldinger som du sender. Dette er en tekst som vil fremkomme som standard i alle meldinger du sender. Se Meldinger - SMS-innstillinger for informasjon om dette.

Historikk

Den første kommersielle SMS-meldingen ble sendt 3. desember 1992 fra en personlig datamaskin fra Neil Papworth i Sema Group, til Richard Jarvis i Vodafone med en Orbitel 901 mobiltelefon via Vodafones GSM-nettverk i Storbritannia. Teksten i meldinga lød "Merry Christmas" ("god jul"). Den første SMS-en skrevet på en GSM-telefon skal ha blitt sendt av Riku Pihkonen, en ingeniørstudent hos Nokia, i 1993.
Kilde: Wikipedia.

Teknisk informasjon

Den maksimale størrelse på en SMS-melding er 140 bytes; enten 160 7-bits tegn, 140 8-bits tegn, eller 70 2-byte tegn for språk som kinesisk, koreansk eller japansk, hvor teksten består av et 2-bytes UTF-16 tegnsett. Dette inkluderer ikke teknisk informasjon om hvor meldingen skal sendes og annen metainformasjon.

De fleste nyere mobiltelefoner tillater imidlertid at lengre meldinger kan sendes ved at mobiltelefonen deler opp meldingen og sender hver del for seg. Mottakerens mobiltelefon setter så sammen denne meldingen igjen, slik at det virker som om det bare er én større melding som er blitt sendt. Det er verdt å merke seg at denne metoden fører til at man belastes for flere sendinger – ikke bare én sending.
Kilde: Wikipedia.

Felter i "Sendte SMS"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendte SMS-meldinger (Meldinger - Sendte SMS).
  • Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om SMS-meldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
  • Til: Angir telefonnummer til mottaker(e) av SMS-melding.
  • Innhold: Angir teksten i SMS-meldingen.
  • Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til SMS-meldingen.
  • Kontaktperson: Navn på eventuell kontaktperson knyttet til SMS-meldingen.
  • Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til SMS-meldingen.
  • Sendt: Tidspunkt tekstmeldingen ble sendt.
  • Antall tegn: Angir antall tegn i tekstmeldingen.

Opprette og sende en SMS-melding

Du kan opprette nye tekstmeldinger på flere måter i XS Office.
  • Velg "Ny SMS" eller "Ny privat SMS" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte SMS. Hvis du velger en privat SMS, vil du kunne knytte meldingen til firma og kontaktperson fra ditt private kontaktregister i XS Office.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
  • Velg "SMS-melding" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Bruk hurtigtasten for SMS. Se Innledning - Hurtigtaster.

Vindu for ny SMS

I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:
  • Avsender: Angir ditt mobiltelefonnummer. Se Min side - Min profil for informasjon om hvordan du legger inn ditt mobilnummer.
  • Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen. For å velge fra private kontakter, må du velge å opprette en privat SMS.
  • Kontaktperson: Navn på eventuell kontaktperson knyttet til SMS-meldingen. Hvis du velger en kontaktperson vil telefonnummeret automatisk legges inn. For å velge fra private kontakter, må du velge å opprette en privat SMS.
  • Telefonnummer: Angir telefonnummeret som meldingen skal sendes til. Dette vil automatisk legges inn hvis du velger en kontaktperson med mobilnummer registrert. Du kan sende til mange mottakere samtidig ved å skille telefonnumrene med komma (for eksempel 12345678,87654321).
  • Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til SMS-meldingen. Gjelder ikke for private SMSer.
  • Antall tegn: Angir fortløpende antall tegn i hver melding mens du skriver.
  • Antall SMS-meldinger: Angir fortløpende antall SMS-meldinger som vil produseres basert på teksten du har skrevet. Lange SMS-meldinger deles automatisk opp i flere meldinger ved sending. Se "Teknisk informasjon" over.
  • (Innhold): Tekstfelt for å skrive selve tekstmeldingen.
SMS-meldingene vil listes opp på egne fanekort i tilhørende firmakort, kontaktpersonkort og prosjekt. Det er derfor viktig at du lagrer denne informasjonen når du sender SMS-meldinger.

Knytte tidligere sendte SMSer til firma, kontaktperson og prosjekt

Hvis du har tidligere sendte SMSer som ikke fremkommer på de riktige stedene i XS Office, kan du legge inn firma, kontaktperson og prosjektkobling i ettertid. Velg først ønsket melding i listen over sendte SMS (klikk på meldingsteksten). I vinduet som kommer frem angir du korrekt firma, kontaktperson og prosjektkobling og velger "Lagre" fra verktøylinjen.

Videresende SMS-meldinger

For å videresende en tidligere sendt melding, velger du ønsket melding i listen over sendte SMS (klikk på meldingsteksten). I vinduet som kommer frem velger du knappen "Videresend" på verktøylinjen. Du vil da få frem et ferdig utfylt SMS-vindu der all informasjon foruten mottakerens telefonnummer er lagt inn. Hvis meldingen skal til en annen kontaktperson, bør du bruke søkefunksjonen ved feltet for kontaktperson. Dersom den nye kontaktpersonen har telefonnummer registrert, vil dette da fylles inn automatisk av XS Office. Trykk "Send" for å sende meldingen.

Sende SMS-meldinger på nytt

For å sende en tidligere sendt melding på nytt til samme mottaker, velger du ønsket melding i listen over sendte SMS (klikk på meldingsteksten). I vinduet som kommer frem velger du knappen "Send på nytt" på verktøylinjen. Du vil da få frem et ferdig utfylt SMS-vindu der all informasjon er identisk med den opprinnelige meldingen. Trykk "Send" for å sende meldingen på nytt.

Slette en SMS-melding

En sendt SMS-melding slettes ved å åpne vinduet for SMS (klikk på meldingsteksten i listen), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Taksering av meldinger

SMS-meldinger fra XS Office er basert på mobiltelefonleverandørenes egne tjenester for sending av SMS via Internett. De fleste leverandørene har en tjeneste på sine websider der du kan sende en SMS når du er logget inn (typisk under "Min side" eller lignende). XS Office benytter den samme teknikken for å sende SMS. Dette betyr at SMSene du sender fra XS Office automatisk belastes mobiltelefonabonnementet som er knyttet til ditt mobiltelefonnummer. Du betaler ingenting ekstra for å sende SMS fra XS Office. Det vil takseres på samme måte som om du hadde sendt meldingen fra din leverandørs webside. For å kunne bruke denne tjenesten må du ha skaffet deg et innloggingspassord. Ta kontakt med din mobilleverandør for å få dette.

Hvis du har problemer med sending av SMS fra XS Office, kan det lønne seg å prøve å sende via din leverandørs websider for å sjekke at innlogging er OK.

Støttede mobiltelefonleverandører

XS Office støtter per i dag mobiltelefonabonnementer fra Telenor, NetCom, Ventelo, Network Norway og Chess. Bruk mot NetCom, Chess og Network Norway krever en spesiell installasjonsrutine (se under).

Ta kontakt med oss hvis du har abonnement hos en annen leverandør og ønsker å sende SMS fra XS Office.

Installasjonsveiledning for NetCom, Chess og Network Norway

Bruk mot NetCom, Chess og Network Norway krever at du utfører en spesiell installasjonsrutine på én av dine PCer (krever Windows). Denne rutinen må du kun gjøre én gang fra én PC, og du kan hvis ønskelig slette det installerte programmet etterpå.
  • Last ned og installer programmet "pcSMS Selvstendig" fra nettsidene til mobilleverandøren.
  • Start programmet og gjennomfør programmets registreringsveiviser (du vil motta en aktiveringskode via SMS).
  • Prøv å sende en SMS-melding til deg selv via dette programmet.
  • Last ned programmet XS Office SMS Password Checker.
  • Start programmet som du nettopp lastet ned.
  • Hvis pcSMS-programmet er installert korrekt og en SMS-kode ble funnet, skal det stå "An SMS key was found in the registry" under tekstfeltet i programmets dialogvindu.
  • Merk da koden i tekstfeltet og kopier den til utklipsstavlen (hurtigtast Ctrl+C).
  • Lim inn koden du kopierte i forrige steg i feltet "Passord" på siden Meldinger - SMS-innstillinger.
  • Prøv å sende en SMS-melding til deg selv fra XS Office ved å velge "SMS-melding" fra "Ny"-menyen oppe til høyre i XS Office.

Angi innstillinger for mobilleverandør og passord

Se Meldinger - SMS-innstillinger for å registrere detaljene for ditt mobilabonnement.

Angi signatur for SMS-meldinger

Se Meldinger - SMS-innstillinger for å legge inn en standardtekst for SMS.

Legge inn eller endre ditt mobiltelefonnummer

Mobiltelefonnummeret ditt registrerer du under Min side - Min profil.

Analysere meldinger

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

3.8 Meldinger - SMS-innstillinger

Introduksjon

"Meldinger - SMS-innstillinger" lar deg angi din mobilleverandør, mobilnummer for SMS-sending og passord samt en meldingssignatur for meldingene du sender fra XS Office. SMS-signaturen brukes for å angi en fast tekst som vil legges inn som standard i nye meldinger. Her kan du for eksempel legge inn ditt navn og firmaet du representerer.

Se for øvrig Meldinger - Sendte SMS for informasjon om hvordan du oppretter og sender en tekstmelding.

Innstillinger for mobilleverandør, mobilnummer og passord

Du velger din mobilleverandør i rullegardinmenyen "Tjenesteleverandør". XS Office støtter per i dag mobiltelefonabonnementer fra Telenor, NetCom, Ventelo, Network Norway og Chess.

Avsendernummer angir du i feltet "Mobiltelefonnummer" og passordet ditt i feltet "Passord". Ta kontakt med din mobilleverandør for å få dette. Du vil typisk få tilsendt et passord via SMS.

Hvis du vil bruke tjenesten mot et abonnement fra NetCom, Chess eller Network Norway, se installasjonsveiledning for NetCom, Chess og Network Norway.

Ta kontakt med oss hvis du har abonnement hos en leverandør som ikke finnes i listen over tjenesteleverandører.

Hvis du har problemer med sending av SMS fra XS Office, kan det lønne seg å prøve å sende via din leverandørs websider for å sjekke at innloggingsdetaljene er korrekte.

Bruke felles mobilnummer ved sending av SMS

Du kan selv velge hvilket mobilnummer som SMSer skal sendes fra. Dette gjør at organisasjonen hvis ønskelig kan ha et felles nummer for sending av SMS uavhengig av hvilken ansatt som sender dem. For å få til dette, legger alle ansatte inn samme informasjon i feltene "Tjenesteleverandør", "Mobiltelefonnummer" og "Passord".

Bruke eget mobilnummer ved sending av SMS

For å sette inn ditt eget mobilnummer som angitt under Min side - Min profil, klikk på linken "Hent" ved feltet for mobiltelefonnummer. Velg så knappen "Lagre" for å lagre innstillingene.

Legge inn signatur for tekstmeldinger

For å legge inn signatur for SMS-meldinger, angir du ønsket tekst i feltet "Meldingssignatur".

Alle nye meldinger du oppretter i XS Office vil som standard inneholde denne teksten.

Opprette og sende en SMS-melding

Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om hvordan du oppretter og sender tekstmeldinger.

Taksering av meldinger

Se Meldinger - Sendte SMS.

Støttede mobiltelefonleverandører

Se Meldinger - Sendte SMS.

Relaterte emner

3.9 Meldinger - Direktemeldinger inn

Introduksjon

"Meldinger - Direktemeldinger inn" gir oversikt over direktemeldinger du har mottatt i XS Office. Direktemeldingene i XS Office (ofte kalt "lynmeldinger" eller "instant messages") lar deg sende korte meldinger til en kollega, alle i en bestemt avdeling eller alle ansatte. En direktemelding i XS Office kan inneholde maksimalt 4000 tegn. XS Office lar deg også ha oversikt over hvilke mottakere som har lest meldingen samt når de leste den. Dermed kan du ha en god oversikt over om meldingene blir lest av mottakerne. Dette kan ofte være et problem med e-postmeldinger.

For informasjon om sending av direktemeldinger i XS Office, se Meldinger - Direktemeldinger ut.

Felter i liste over mottatte direktemeldinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over mottatte direktemeldinger (Meldinger - Direktemeldinger inn).
  • Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se under.
  • Mottakergruppe (konvolutt): Angir om meldingen er sendt til en bestemt ansatt, en avdeling eller alle. Se under.
  • Fra: Angir avsender av direktemelding.
  • Innholdstekst: Starten på innholdsteksten for direktemeldingen. Uleste meldinger vil vises med uthevet tekst. Klikk for å vise melding.
  • Mottatt: Tidspunkt direktemeldingen ble mottatt.
  • Lest: Tidspunkt direktemeldingen ble markert som lest.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.

Mottakergrupper

Direktemeldinger kan sendes til ulike mottakergrupper:
  • Mann med blå dress: Meldingen er sendt til en enkelt ansatt.
  • Flytskjemasymbol: Meldingen er sendt til alle ansatte i en bestemt avdeling.
  • Jordklode: Meldingen er sendt til alle ansatte.

Varsling for mottatte direktemeldinger

I topplinjen (øverst i hovedvinduet) i XS Office finnes det en informasjonsboks som indikerer antall uleste meldinger. Se Innledning - Hovedvinduet. Dette indikeres som "X uleste direktemeldinger". Du kan klikke på denne teksten for å komme til liste over mottatte direktemeldinger. Denne informasjonsboksen vil oppdateres automatisk så lenge du er innlogget i XS Office.

Hvis denne informasjonsboksen ikke er synlig, kan du aktivere den fra Min side - Mine innstillinger. Innstillingen heter "Vis meldinger i topplinje".

Opprette og sende en direktemelding

Se Meldinger - Direktemeldinger ut.

Åpne en direktemelding

Klikk på innholdsteksten i listen for å åpne en mottatt melding.

Svare på en direktemelding

For å sende et svar (kun til avsender) på en mottatt direktemelding, velger du "Svar" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu med avsenderen som valgt bruker.

Se forøvrig Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om sending av direktemelding og mulighetene i vinduet for sending av direktemelding.

Videresende en direktemelding

For å videresende en mottatt melding til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her velge ansatt, avdeling eller alle på vanlig måte.

Se forøvrig Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om sending av direktemelding og mulighetene i vinduet for sending av direktemelding.

Markere en mottatt melding som lest/ulest

Når du har lest en mottatt melding, bør du klikke på knappen "Lest" på verktøylinjen i vinduet for direktemelding. Dette gjør at avsender kan se at du har lest meldingen. Hvis du av en eller annen grunn ønsker å fjerne indikeringen for at du har lest meldingen kan du klikke på "Ulest" på verktøylinjen.

Slette en direktemelding

En direktemelding slettes ved å åpne vinduet for direktemelding (klikk på innholdstekst), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Analysere direktemeldinger

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

3.10 Meldinger - Direktemeldinger ut

Introduksjon

"Meldinger - Direktemeldinger ut" gir oversikt over direktemeldinger som du har sendt. Direktemeldingene i XS Office (ofte kalt "lynmeldinger" eller "instant messages") lar deg sende korte meldinger til en kollega, alle i en bestemt avdeling eller alle ansatte. En direktemelding i XS Office kan inneholde maksimalt 4000 tegn. XS Office lar deg også ha oversikt over hvilke mottakere som har lest meldingen samt når de leste den. Dermed kan du ha en god oversikt over om meldingene blir lest av mottakerne. Dette kan ofte være et problem med e-postmeldinger.

Se Meldinger - Direktemeldinger inn for informasjon om mottatte direktemeldinger.

Felter i "Direktemeldinger ut"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendte direktemeldinger (Meldinger - Direktemeldinger ut).
  • Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se under.
  • Mottakergruppe (konvolutt): Angir om meldingen er sendt til en bestemt ansatt, en avdeling eller alle. Se under.
  • Til: Angir mottaker(e) av direktemelding (navn på ansatt, navn på avdeling eller "Alle").
  • Innholdstekst: Starten på innholdsteksten for direktemeldingen. Klikk for å vise melding.
  • Sendt: Tidspunkt direktemeldingen ble sendt.
  • Lest: Tidspunkt direktemeldingen ble markert som lest. Ved flere mottakere vil dette indikeres som "x av y" der x angir hvor mange som har lest meldingen og y angir hvor mange som mottok meldingen. Klikk for å vise en detaljert oversikt over hvem som har lest meldingen og når de gjorde det.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.

Mottakergrupper

Direktemeldinger kan sendes til ulike mottakergrupper:
  • Mann med blå dress: Meldingen er sendt til en enkelt ansatt.
  • Flytskjemasymbol: Meldingen er sendt til alle ansatte i en bestemt avdeling.
  • Jordklode: Meldingen er sendt til alle ansatte.

Varsling for mottatte direktemeldinger

Se Meldinger - Direktemeldinger inn.

Opprette og sende en direktemelding

Du kan opprette nye direktemeldinger på flere måter i XS Office.
  • Velg "Ny direktemelding" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Direktemeldinger ut.
  • Velg "Ny direktemelding" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Direktemeldinger inn.
  • Velg "Direktemelding" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Bruk hurtigtasten for direktemelding. Se Innledning - Hurtigtaster.

Åpne en direktemelding i listen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.

Vindu for ny direktemelding

I vinduet for skriving av direktemelding har du følgende informasjonsfelter og muligheter:
  • Gruppe: Angir mottakergruppe for meldingen. Kan være bruker, avdeling eller alle.
  • Prioritet: Angir definert prioritet for direktemeldingen. Se over.
  • Bruker/Avdeling: Angir hvem som skal motta meldingen. Vil avhenge av valgt mottakergruppe. Feltet vil ikke vises hvis mottakergruppe "Alle" er valgt.
  • (Meldingstekst): Tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Feltet kan inneholde inntil 4000 tegn.

Videresende en direktemelding

For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for direktemeldingen du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig direktemeldingsvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her velge ansatt, avdeling eller alle på vanlig måte.

I tillegg vil meldingsteksten i meldingen være den samme som i den opprinnelige meldingen.

Holde orden på hvem som har lest meldingen

I kolonnen "Lest" i listen over sendte meldinger kan du se når meldingen eventuelt ble markert som lest av mottakeren. Hvis meldingen hadde flere mottakere vil dette indikeres som "x av y" der x angir hvor mange som har lest meldingen og y angir hvor mange som mottok meldingen. Klikk på teksten i denne kolonnen for å vise en detaljert oversikt over hvem som har lest meldingen og når de gjorde det.

Slette en direktemelding

En direktemelding slettes ved å åpne vinduet for direktemelding (klikk på innholdstekst), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Analysere direktemeldinger

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

4 Samhandling

"Samhandling" inneholder funksjoner for samhandling med dine kollegaer. Her finner du blant annet gruppekalender, oversikt over tilstedeværelse, ressursbooking, diskusjonsforum, kunngjøringer og avstemninger.

4.1 Samhandling - Gruppekalender

Introduksjon

"Samhandling - Gruppekalender" gir deg en grafisk oversikt over agendaen til én eller flere av dine kollegaer samtidig. Gjøremål og annen relevant informasjon er sortert og gruppert etter dato. Gruppekalenderen kan vise kalender for enkeltansatte, ansatte i en gitt avdeling, kun oppføringer knyttet til et spesielt prosjekt eller bookinger for en bestemt ressurs.

Du har 6 ulike periodevalg for gruppekalenderen - dagsvisning, ukesvisning, 2-ukersvisning, 5-ukersvisning, månedsvisning og årsvisning.

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i gruppekalenderen. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Her kan du også velge hvilke knapper som skal være synlig i verktøylinjen. Disse innstillingene kan du også finne via tannhjulknappen på verktøylinjen i kalenderen.

Hvis du ønsker å opprette avtaler, oppgaver o.s.v. mens du jobber med kalenderen, kan du enkelt gjøre dette ved å velge type oppføring fra en nedtrekksliste på den aktuelle dagen.

Oppføringer som er ferdige (typisk gjennomført/utført/avlyst) vises med gjennomstreket tekst i kalenderen.

For informasjon om din private kalender, se Min side - Min kalender.

Typer oppføringer i gruppekalenderen

Følgende typer oppføringer kan vises i gruppekalenderen (velges via tannhjulknappen på verktøylinjen):
  • Møter: Viser møter (lys blå bakgrunn).
  • Avtaler: Viser avtaler uten visningsrestriksjoner (blå bakgrunn).
  • Oppgaver: Viser oppgaver som ikke er definert som private (grønn bakgrunn) på forfallsdato.
  • Telefonsamtaler: Viser telefonsamtaler til de ansatte (turkis bakgrunn).
  • Ferie: Viser ferieperiodene for ansatte (lys grønn bakgrunn).
  • Fravær: Viser fravær for ansatte (grå bakgrunn).
  • Helligdager: Viser offentlige helligdager (rød bakgrunn).
  • Fødselsdager: Viser fødselsdager for ansatte og/eller kontaktpersoner (rosa bakgrunn).
  • Ressursbookinger: Viser ressursbookinger (oransje bakgrunn).
  • Saker: Viser saker gruppert på forfallsdato (gul bakgrunn).
  • Prosjektaktiviteter: Viser prosjektaktiviteter (limegrønn bakgrunn).

Periodevalg for gruppekalenderen

Følgende visninger er tilgjengelig for gruppekalenderen:
  • Dagsvisning: Viser alle oppføringer for en angitt dag. Oppføringer med klokkeslettsindikering vil være inntegnet i et diagram med visning av døgnets 24 timer. Oppføringer som ikke har klokkeslett er listet opp til høyre for denne visningen.
  • Ukesvisning: Viser oppføringer innenfor en uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • 2-ukersvisning: Viser oppføringer innenfor to uker (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • 5-ukersvisning: Viser oppføringer innenfor fem uker (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • Månedsvisning: Viser oppføringer for en hel måned (28 - 31 dager).
  • Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har oppføringer samt mulighet til å navigere direkte til dags-, ukes- og månedsvisning.

Filtrere gruppekalenderen

Du kan søke etter oppføringer basert på flere ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende filtreringsalternativer er tilgjengelige i gruppekalenderen:
  • Avdeling: Viser oppføringer for alle ansatte knyttet til en spesiell avdeling.
  • Ansatt: Viser oppføringer for en spesiell ansatt.
  • Prosjekt: Viser oppføringer knyttet til et spesielt prosjekt.
  • Ressurs: Viser ressursbookinger for en spesiell ressurs. Se under.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i kalenderen. Filtrering på ansatt vil overstyre filtrering på avdeling. Dermed vil filtreringsvalg på avdeling ignoreres hvis filtrering på ansatt også er valgt.

Ressursfilter

Du kan velge en bestemt ressurs via ressursfilteret i søkekriteriene. Da vil visningen av ressursbookinger kun vise bookinger/ressursbruk for den angitte ressursen. Dette vil også føre til at denne ressursen er forhåndsvalgt dersom du velger å legge til nye bookinger fra kalenderen. I tillegg vil snarveien "Ny booking" vises i cellene uavhengig av hvilken standard "opprett ny" som er valgt under innstillingene.

Sortering av oppføringer i kalenderen

Som standard vil kalenderoppføringene sorteres basert på klokkeslett innenfor hver dag. På verktøylinjen kan du overstyre dette. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Klokkeslett: Oppføringene vises sortert etter klokkeslett. De tidligste oppføringene øverst.
  • Type oppføring: Oppføringene vises sortert etter type. Rekkefølgen er samme som angitt under innstillingene for kalender.
  • Emne: Oppføringene vises sortert etter emnetekst.

Indikering av dagens dato

Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.

Indikering av valgt dato/periode

Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.

Skjuling av oppføringer fra gruppekalender

Du kan selv velge hvordan avtaler skal vises i gruppekalenderen. Se Min side - Mine avtaler for informasjon om hvordan du setter synlighet i gruppekalenderen.

Når du oppretter oppgaver, kan du bestemme om de er private eller ikke. Private oppgaver vil ikke vises i gruppekalenderen, men kun i din private kalender. Se Min side - Mine oppgaver for informasjon om private oppgaver.

Navigering i kalenderen

Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:
  • Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
  • Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
  • Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
  • Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagsvisning).

Navigering i dagsvisningen

I dagsvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagsvisningen.

Overgang til privat kalender

Du kan enkelt åpne den private kalenderen med samme periodevalg og tidsperiode aktiv ved å velge ikonet for privat kalender i verktøylinjen.

Indikering av egne oppføringer i gruppekalenderen

Oppføringer som du selv er ansvarlig for vises med dine initialer i rød skrift i gruppekalenderen. Dermed kan du enkelt se hvilke oppføringer som gjelder deg uten å måtte gå til den private kalenderen.

Redigere oppføringer direkte i kalenderen

Du kan åpne oppføringer i kalenderen ved å klikke direkte på teksten for ønsket oppføring. Her kan du gjøre de samme operasjonene som du kan fra andre listevisninger. Kalenderen vil automatisk oppdateres når du lagrer oppføringene.

Opprette nye oppføringer direkte i kalenderen

Du kan opprette nye oppføringer i kalenderen ved å klikke på ikonet med to nedover-piler til høyre i ruten for ønsket dag. I nedtrekkslisten som kommer frem kan du velge hvilken type oppføring du ønsker å opprette. Aktuell dato vil være lagt inn på forhånd i vinduet som kommer frem. Følgende typer oppføringer kan opprettes direkte fra gruppekalenderen:
  • Møte
  • Avtale
  • Oppgave
  • Telefonsamtale
  • Ressursbooking
Du kan også opprette en ny oppføring av forhåndsdefinert type ved å klikke inne i ruten for den dagen oppføringen skal gjelde for. I dagsvisningen kan du også klikke direkte på klokkeslettet oppføringen skal starte på (for oppgaver vil tidspunktet angi klokkeslett for forfall). Som standard vil avtaler opprettes på denne måten. Du kan imidlertid endre hvilken type oppføring som skal opprettes fra Min side - Mine innstillinger (eller via tannhjulknappen på verktøylinjen).

Oppføringer over flere dager

Flere typer oppføringer kan ha en varighet over flere dager. Dette vil indikeres grafisk for disse elementene. For avtaler over flere dager vil dette indikeres med pilsymboler. I dagsvisningen vil heldagshendelser listes opp i en egen liste til høyre for kalendervisningen.

Skrive ut gruppekalenderen

Gruppekalenderen har en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Dette gjør det enkelt å lage arbeidslister eller lignende. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen.

Relaterte emner

4.2 Samhandling - Ressursbooking

Introduksjon

"Samhandling - Ressursbooking" viser liste over alle ressursbookinger (reserveringer av ressurser). En ressurs kan reserveres/bookes fra dato/til dato, knyttes til en bestemt ansatt og også knyttes opp mot firmaoppføring og prosjekt.

Bookingen av ressurser er også synlig i både din private kalender og i gruppekalenderen. Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender for informasjon om dette.

Se Samhandling - Ressurser for mer informasjon om hvordan du oppretter en ressurs.

Felter i liste over ressursbookinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ressursbookinger (Samhandling - Ressursbooking).
  • (Statusflagg): Status for ressursbookinger vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • Ressurs: Angir hvilken ressurs som er booket. Klikk for å åpne ressursbookingen.
  • Reservert fra: Angir startdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
  • Reservert til: Angir sluttdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
  • For: Initialer til den som ressursbookingen er gjort for (normalt den som skal benytte ressursen).
  • Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til ressursbookingen.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til ressursbookingen.
  • Sist endret: Tidspunkt ressursbookingen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret ressursbookingen sist.

Statusflagg

Status for ressursbookinger vises med flagg av forskjellige farger.
  • Grønt flagg: Ressursbooking er aktiv.
  • Rødt flagg: Ressursbooking er ikke aktiv (deaktivert av bruker).
  • Gult flagg: Ressursbooking er aktiv, men tidsintervallet er i kollisjon med en annen booking av samme ressurs.

Deaktiverte ressurser

Ressursbookinger for ressurser som er deaktivert vises i listen med grå bakgrunnsfarge og utropstegn foran ressursnavnet.

Opprette en ny ressursbooking

Ressurser kan reserveres på flere måter i XS Office.

Innfyllingsfelter for ressursbookinger

Vinduet for ressursbookinger har følgende innfyllingsfelter:
  • Ressurs: Angir hvilken ressurs som skal bookes.
  • Fra: Startdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
  • Til: Sluttdato og klokkeslett for reservering av ressurs.
  • Notat: Fritekstnotat for ressursbookingen.
  • Benyttes av: Angir hvilken ansatt som ressursbookingen gjøres for.
  • Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til ressursbookingen.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til ressursbookingen.
  • Aktiv: Brukes for å angi om ressursbookingen er aktiv eller ikke.
  • Sist endret: Tidspunkt ressursbookingen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret ressursbookingen sist.
Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:
  • Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
  • Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
  • Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Når du lagrer en ressursbooking, vil det automatisk gjøres en tilgjengelighetssjekk for valgt ressurs i angitt tidsrom. Se under for mer informasjon om dette.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Tilgjengelighetssjekk for ressursbookinger

Når du booker en ressurs, vil XS Office sjekke om ressursen er tilgjengelig i tidsrommet du har valgt. Denne sjekken vil utføres automatisk når du lagrer en oppføring. Du kan også velge å utføre sjekken manuelt ved å velge knappen "Tilgjengelighet" i verktøylinjen. Hvis ressursbookingen er i konflikt med andre bookinger, vil du få en advarsel om dette med informasjon om hvilke bookinger som er i konflikt.

Hvis du velger å lagre en booking etter å ha fått advarsel om konflikt, vil bookingen få gult flagg og markeres som opptatt. Den vil da ikke være synlig i kalenderne.

Opprette ressursbookinger for andre ansatte

Du kan opprette ressursbookinger for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i kalenderen hos den ansatte som ressursbookingen gjelder for. Du kan også endre på ressursbookinger du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme ressursbookingen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne ressursbookingen. Merk at denne begrensningen ikke gjelder hvis du er satt opp som superbruker.

For å opprette en ressursbooking for en annen ansatt, oppretter du en ressursbooking som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Benyttes av".

Ressurskalender (oversikt over ressursbookinger i kalenderen)

Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender.

Opprette en ny ressurs

Se Samhandling - Ressurser.

Slette en ressursbooking

Ressursbookinger kan slettes ved å åpne vinduet for ressursbooking (klikk på ressursnavn i listen), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne ressursbookinger samt ressursbookinger du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Analysere ressursbookinger

Listen over ressursbookinger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

4.3 Samhandling - Bookingkalender

Introduksjon

"Samhandling - Bookingkalender" gir deg en grafisk oversikt over booking av organisasjonens ressurser. Dette kan brukes til administrasjon av for eksempel møterom, utleieenheter, verktøy og fellesgoder.

Bookingkalenderen kan vise bookinger for enkeltressurser eller bookinger knyttet til en ansatt eller ansatte i en gitt avdeling Du kan også velge å kun vise bookinger knyttet til et angitt prosjekt eller firma.

Du har 6 ulike periodevalg for bookingkalenderen - dagsvisning, ukesvisning, 2-ukersvisning, 5-ukersvisning, månedsvisning og årsvisning.

Hvis du ønsker å opprette en ny booking direkte fra kalenderen, kan du enkelt gjøre dette ved å klikke på pluss-knappen på den aktuelle dagen.

Periodevalg for bookingkalenderen

Følgende visninger er tilgjengelig for bookingkalenderen:
  • Dagsvisning: Viser alle oppføringer for en angitt dag. Oppføringer med klokkeslettsindikering vil være inntegnet i et diagram med visning av døgnets 24 timer. Oppføringer som ikke har klokkeslett er listet opp til høyre for denne visningen.
  • Ukesvisning: Viser oppføringer innenfor en uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • 2-ukersvisning: Viser oppføringer innenfor to uker (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • 5-ukersvisning: Viser oppføringer innenfor fem uker (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • Månedsvisning: Viser oppføringer for en hel måned (28 - 31 dager).
  • Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har oppføringer samt mulighet til å navigere direkte til dags-, ukes- og månedsvisning.

Filtrere bookingkalenderen

Du kan søke etter bookinger basert på flere ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende filtreringsalternativer er tilgjengelige i bookingkalenderen:
  • Avdeling: Viser bookinger for alle ansatte knyttet til en spesiell avdeling.
  • Ansatt: Viser bookinger knyttet til en spesiell ansatt.
  • Firma: Viser oppføringer knyttet til en spesielt firmaoppføring.
  • Prosjekt: Viser oppføringer knyttet til et spesielt prosjekt.
  • Ressurs: Viser ressursbookinger for en spesiell ressurs. Se under.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i kalenderen. Filtrering på ansatt vil overstyre filtrering på avdeling. Dermed vil filtreringsvalg på avdeling ignoreres hvis filtrering på ansatt også er valgt.

Ressursfilter

Du kan velge en bestemt ressurs via ressursfilteret i søkekriteriene. Da vil kalenderen kun vise bookinger/ressursbruk for den angitte ressursen. Dette vil også føre til at denne ressursen er forhåndsvalgt dersom du velger å legge til nye bookinger fra kalenderen.

Sortering av oppføringer i kalenderen

Som standard vil bookingene sorteres basert på klokkeslett innenfor hver dag. På verktøylinjen kan du overstyre dette. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Klokkeslett: Oppføringene vises sortert etter klokkeslett. De tidligste oppføringene øverst.
  • Type oppføring: Oppføringene vises sortert etter type. Rekkefølgen er samme som angitt under innstillingene for kalender.
  • Emne: Oppføringene vises sortert etter emnetekst.

Indikering av dagens dato

Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.

Indikering av valgt dato/periode

Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.

Navigering i kalenderen

Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:
  • Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
  • Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
  • Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
  • Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagsvisning).

Navigering i dagsvisningen

I dagsvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagsvisningen.

Indikering av egne oppføringer i bookingkalenderen

Bookinger knyttet til deg selv vises med dine initialer i rød skrift i bookingkalenderen. Dermed kan du enkelt se hvilke oppføringer som gjelder deg.

Redigere bookinger direkte i kalenderen

Du kan åpne bookinger i kalenderen ved å klikke direkte på teksten for ønsket oppføring. Her kan du gjøre de samme operasjonene som du kan fra andre listevisninger. Kalenderen vil automatisk oppdateres når du lagrer oppføringene.

Opprette nye bookinger direkte i kalenderen

Du kan opprette nye oppføringer i kalenderen ved å klikke på pluss-knappen til høyre i ruten for ønsket dag. I dagsvisningen kan du også klikke direkte på klokkeslettet bookingen skal starte på.

Bookinger over flere dager

Bookinger kan ha en varighet over flere dager. Dette vil indikeres grafisk med pilsymboler for disse elementene. I dagsvisningen vil heldagshendelser listes opp i en egen liste til høyre for kalendervisningen.

Skrive ut bookingkalenderen

Bookingkalenderen har en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen.

Relaterte emner

4.4 Samhandling - Ressurser

Introduksjon

"Samhandling - Ressurser" viser liste over organisasjonens ressurser for fellesbruk. Dette kan brukes til å holde oversikt over tilgjengeligheten til for eksempel møterom, projektorer og firmabiler, samt til å administrere utleieobjekter.

Ressursene kan reserveres/bookes for fritt valgt periode (se Samhandling - Ressursbooking). Bookingen av ressurser er også synlig i både din private kalender og i gruppekalenderen. Se Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender for informasjon om dette.

Felter i ressursliste

Listen under viser hvilke felter som vises i ressurslisten (Samhandling - Ressurser).
  • (Statusflagg): Status for ressursene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • Ressursnavn: Angir navn på ressurs. Klikk for å åpne ressursoppføringen.
  • Detaljer: Angir fritekstnotat for ressurs.
  • Sist endret: Tidspunkt ressursen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret ressursen sist.

Statusflagg

Status for ressurser vises med flagg av forskjellige farger.
  • Grønt flagg: Ressurs er aktiv.
  • Rødt flagg: Ressurs er ikke aktiv og kan ikke bookes (reserveres for bruk).

Opprette en ny ressurs

Ressurser opprettes ved å velge "Ny ressurs" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Ressurser.

Innfyllingsfelter for ressurser

Vinduet for ressurser har følgende innfyllingsfelter:
  • Navn: Navn på ressurs.
  • Notat: Fritekstnotat/beskrivelse for ressurs.
  • Aktiv: Brukes for å angi om ressursen er tilgjengelig for ressursbooking eller ikke.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:
  • Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
  • Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
  • Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Booke en ressurs fra dato/til dato

Se Samhandling - Ressursbooking. Ressurser kan også bookes direkte fra din private kalender og i gruppekalenderen.

Slette en ressurs

Ressurser kan slettes ved å åpne vinduet for ressurs (klikk på navn i ressurslisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til ressursbookinger, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere ressursen som deaktivert.

Analysere ressurser

Ressurslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

4.5 Samhandling - Tilstedeværelse

Introduksjon

"Samhandling - Tilstedeværelse" viser oversikt over tilstedeværelsesstatus for organisasjonens ansatte. Tilstedeværelsesstatusen indikerer typisk hvor du er, hva du gjør og om du er tilgjengelig.

Alternativene for tilstedeværelse kan skreddersys og tilpasses organisasjonen. Se Admin - Tilstedekategorier for informasjon om dette.

Se Min side - Min status for informasjon om hvordan du endrer din egen tilstedeværelsesstatus.

Felter i liste over tilstedeværelse

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for tilstedeværelse (Samhandling - Tilstedeværelse).
  • (Farge/foto): Normalt symboliserer grønt "tilstede", gult "straks tilbake" og rødt "borte over lengre tid". Se Admin - Tilstedekategorier. Hvis "Vis foto" er valgt, vises bilde av den ansatte.
  • Navn: Navn på ansatt. Klikk for å åpne ansattkortet.
  • Status: Symbol og tekst som angir hvilken tilstedekategori som er valgt. Se Admin - Tilstedekategorier.
  • Statustekst: Angir fritekstbeskrivelse for tilstedeværelse som angitt av den ansatte selv.
  • Status endret: Tidspunkt den ansatte endret sin status sist.
  • Sist pålogget: Tidspunkt den ansatte logget seg på XS Office sist. Påvirkes også av automatisk innlogging. Se Innledning - Logge inn.
  • Sist pålogget fra: Angir IP-adressen som ble brukt ved siste pålogging til XS Office.

Vise bilder av ansatte i listen

Hvis du ønsker å se bilder av ansatte i listen, velger du knappen "Vis foto" i verktøylinjen. Tilstedeværelseslisten vil da utvides og bilder av ansatte vil komme frem i farge-kolonnen. For å slå av visning av fotografier, velg "Skjul foto" fra verktøylinjen.

Ansattkort/visittkort

Se Organisasjon - Ansatte.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

4.6 Samhandling - Felles favoritter

Introduksjon

"Samhandling - Felles favoritter" viser en felles liste over mye brukte webadresser for hele organisasjonen. Dette kalles ofte "favoritter" eller "bokmerker" i nettleserne. Hvis du lagrer bokmerkene dine i XS Office, vil de være tilgjengelige uavhengig av hvilken PC du bruker.

Det finnes også mulighet til å ha en privat liste over bokmerker. Se Min side - Mine favoritter. Felles favoritter kan også inngå som startsideelement slik at listen er lettere tilgjengelig i XS Office. Se Min side - Min startside.

Felter i liste over bokmerker/favoritter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over favoritter (Min side - Mine favoritter).
  • Navn: Navn på bokmerke/favoritt. Klikk for å åpne bokmerke i et nytt vindu.
  • Notat: Fritekstnotat for bokmerke/favoritt.
  • Adresse: Webadresse (URL = Uniform Resource Locator) som bokmerket/favoritten peker til.
  • Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist endret.
  • Av: Initialer for ansatt som endret bokmerket/favoritten sist.
  • (Skjema med blyant): Klikk for å vise egenskaper for bokmerke/favoritt.

Opprette nytt felles bokmerke/favoritt

Felles bokmerker/favoritter opprettes ved å velge "Ny felles favoritt" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Felles favoritter.

Innfyllingsfelter for bokmerker/favoritter

Vinduet for bokmerker/favoritter har følgende innfyllingsfelter:
  • Tittel: Tittel/navn for bokmerket/favoritten.
  • Adresse: Webadresse (URL) for bokmerket/favoritten.
  • Notat: Fritekstnotat for bokmerket/favoritten.
  • Åpne i nytt vindu: Angir om bokmerket/favoritten skal åpnes i nytt vindu når du klikker på linken. Hvis ikke vil bokmerket åpnes i hovedvinduet for XS Office.
  • Opprettet: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble opprettet.
  • Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist lagret.

Slette bokmerker/favoritter

Bokmerker/favoritter kan slettes ved å åpne vinduet for bokmerket/favoritten (klikk på ikon helt til høyre i listen), og så velge knappen "Slett".

Eksportere bokmerker/favoritter

Bokmerkelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

4.7 Samhandling - Diskusjonsforum

Introduksjon

"Samhandling - Diskusjonsforum" gir mulighet for å diskutere internt i trådede diskusjonstemaer. En diskusjonstråd kan ha ubegrenset antall oppfølginger/svar.

Det finnes et eget startsideelement ("Siste fra forumet") som viser de 5 siste diskusjonstrådene. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.

Felter i liste over tråder i diskusjonsforumet

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over diskusjonstemaer (Samhandling - Diskusjonsforum).
  • Tema: Angir tema for diskusjonstråden. Klikk for å åpne hele tråden.
  • Opprettet: Tidspunkt diskusjonstemaet ble opprettet.
  • Av: Initialer til den som opprettet diskusjonstemaet.
  • Antall svar: Angir hvor mange svar som er opprettet i diskusjonstråden.
  • Siste svar: Tidspunkt for siste svar i diskusjonstråden.
  • Av: Initialer til den som la inn siste svar i diskusjonstråden.

Opprette et nytt diskusjonstema

Nye diskusjonstråder opprettes ved å velge "Nytt tema" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Diskusjonsforum.

Innfyllingsfelter for diskusjonstråder/temaer

  • Tema: Angir tema for diskusjonstråden.
  • Tekst: Angir innholdsteksten for innlegget i forumet.

Svare på et tema i forumet

For å svare på et tema klikker du på temateksten i listen over temaer. Deretter velger du "Svar på tema" fra verktøylinjen. I boksen som kommer frem skriver du inn din tekst og velger "Lagre".

Analysere temaer i forumet

Listen over temaer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

4.8 Samhandling - Kunngjøringer

Introduksjon

"Samhandling - Kunngjøringer" viser liste over interne kunngjøringer. Kunngjøringene brukes for å sende meldinger til alle brukere av XS Office. Kunngjøringer består av en emnetekst og en innholdstekst.

Varsling for nye kunngjøringer

Det finnes et eget startsideelement med oversikt over de 5 siste kunngjøringene. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.

I topplinjen (øverst i hovedvinduet) i XS Office finnes det en informasjonsboks som indikerer antall kunngjøringer siste uke. Se Innledning - Hovedvinduet. Dette indikeres som "X kunngjøringer siste uke". Du kan klikke på denne teksten for å komme til liste over alle kunngjøringer. Denne informasjonsboksen vil oppdateres automatisk så lenge du er innlogget i XS Office.

Hvis denne informasjonsboksen ikke er synlig, kan du aktivere den fra Min side - Mine innstillinger. Innstillingen heter "Vis meldinger i topplinje".

Felter i liste over kunngjøringer

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over kunngjøringer (Samhandling - Kunngjøringer).
  • Emne: Angir emnetekst for kunngjøringen. Klikk for å åpne kunngjøringen.
  • Tekst: Angir starten på innholdsteksten for kunngjøringen.
  • Sist endret: Tidspunkt kunngjøringen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret kunngjøringen sist.

Opprette en ny kunngjøring

Kunngjøringer opprettes ved å velge "Ny kunngjøring" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Kunngjøringer.

Innfyllingsfelter for kunngjøringer

  • Emne: Angir emnetekst for kunngjøringen.
  • Tekst: Angir innholdsteksten for kunngjøringen.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Slette kunngjøringer

Kunngjøringer slettes ved å åpne vinduet for kunngjøringen (klikk på emnetekst i listen over kunngjøringer), og så velge knappen "Slett".

Analysere kunngjøringer

Listen over kunngjøringer kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

4.9 Samhandling - Avstemninger

Introduksjon

"Samhandling - Avstemninger" viser liste over interne avstemninger (gallupundersøkelser). Avstemningene kan benyttes til å "lodde stemningen" blant de ansatte for avgjørelser som skal tas eller valg som må gjøres i organisasjonen.

Avstemningene er basert på at du definerer et spørsmål og fritt antall svaralternativer. Du kan også angi om en ansatt skal kunne stemme flere ganger i samme avstemning.

Det finnes et eget startsideelement der ansatte kan avgi sine stemmer i alle aktive avstemninger. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.

Felter i liste over avstemninger

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over avstemninger (Samhandling - Avstemninger).
  • (Statusflagg): Angir status for avstemningen. Se under.
  • (Utropstegn): Klikk på utropstegnet for å avgi stemme i avstemningen.
  • Spørsmål: Angir spørsmålet i avstemningen.
  • Startdato: Angir startdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
  • Sluttdato: Angir sluttdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
  • Antall svar: Angir hvor mange svar som er kommet inn for avstemningen. Klikk for å se fordelingen av stemmer for avstemningen. Se under.
  • Sist endret: Tidspunkt avstemningen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret avstemningen sist.

Opprette en ny avstemning/gallup

Avstemninger/gallupundersøkelser opprettes ved å velge "Ny avstemning" fra verktøylinjen på siden Samhandling - Avstemninger.

Innfyllingsfelter for avstemninger

  • Tilgjengelig fra: Angir startdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
  • Tilgjengelig til: Angir sluttdato for når det skal være mulig å avgi stemme i avstemningen.
  • Spørsmål: Angir spørsmålet i avstemningen.
  • Tillat flere svar fra samme person: Angir om samme ansatt skal kunne stemme flere ganger i den samme avstemningen. Standardvalg er å ikke tillate dette.
  • Svaralternativer: Inneholder liste over tilgjengelige svaralternativer. Tekstene kan redigeres direkte i cellene.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Legge til nye svaralternativer

Hvis du vil legge inn et ekstra svaralternativ for en avstemning, velger du knappen "Legg til". Tabellen med svaralternativer vil da utvides med én ekstra rad. Skriv inn det nye alternativet i cellen og velg "Lagre".

Slette svaralternativer

Svaralternativer slettes ved å velge slette-symbolet til høyre for alternativet du ønsker å slette. Klikk "Lagre" for å bekrefte handlingen.

Slette avstemninger

Avstemninger (inklusiv tilknyttede svaralternativer og eventuelle resultater) slettes ved å åpne vinduet for avstemningen (klikk på spørsmål i listen over avstemninger), og så velge knappen "Slett".

Avgi stemme i en avstemning

Du kan avgi din stemme ved å klikke på utropstegnet for ønsket avstemning i listen. I vinduet som kommer frem gjør du ditt valg og trykker på knappen "Stem". Merk at du kun kan stemme én gang på avstemninger som ikke tillater flere svar fra samme ansatt. I tilfelle vil ikke knappen "Stem" være synlig. Du kan også gå direkte til resultatvisning for avstemningen fra dette vinduet. Se under for mer informasjon om resultatvisningen for en avstemning.

Det finnes også et eget startsideelement der ansatte kan avgi sine stemmer i alle aktive avstemninger. Se Min side - Min startside for informasjon om dette.

Analysere resultater fra en avstemning

Resultatvisningen for en avstemning åpner du ved å klikke på tallet i kolonnen "Antall svar" i listevisningen. Du kan også gå til resultatvisningen via vinduet for å avgi stemme. Se over.

I resultatvisningen for en avstemning finner du en oversikt over de ulike svaralternativene, antall stemmer for hvert av dem samt prosentvis fordeling angitt som tall og grafisk visning.

Analysere avstemninger

Listen over avstemninger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5 CRM

CRM i XS Office gir deg full oversikt over dine kunder, leverandører, potensielt fremtidige kunder (ledetråder/"leads") og muligheter for mersalg til eksisterende kunder.

Firmakortet gir deg mulighet til å se alle hendelser mot ett enkelt firma. Potensielle nye kunder lagres som ledetråder og kan konverteres automatisk til kunde ved behov. Nye potensielle salg lagres som salgsmuligheter og er utgangspunktet for "pipeline".

Det finnes også mulighet for å registrere inn foretakets konkurrenter, registrere en SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) for hver av dem og rangere dem opp mot hverandre.

5.1 CRM - Siste nytt

"Siste nytt" gir deg mulighet til å raskt få en oversikt over siste hendelser knyttet til kunder og leverandører. Du kan velge å vise de siste oppføringene kronologisk eller gruppert på oppføringstype.

Denne funksjonaliteten er også tilgjengelig i firmakortet og prosjektkortet.

Oppføringer som er tilgjengelig i "siste nytt"

Tabellen under viser oversikt over hvilke typer oppføringer som er tilgjengelige samt hvilke kriterier som må være oppfylt for at en oppføring skal vises. Den viser også hvilken versjon av XS Office som oppfølgingene er avhengig av.

Oppføringstype Kriterie for visning Kriterie for visning under "Mine oppføringer" Versjon
Avtaler Avtalen er markert med "vis all informasjon". Du er ført opp som ansatt i avtalen. Alle
Møter Ingen. Du er registrert som deltaker i møtet. PRO,ENT
Samtaler Ingen. Du er ført opp som ansatt i samtalen. PRO,ENT
Oppgaver Oppgaven er ikke markert som privat. Du er ført opp som ansvarlig for oppgaven. Alle
Notater Notatet er ikke markert som privat. Du er den som opprettet notatet eller endret det sist. Alle
Saker Ingen. Du er markert som ansvarlig eller QA-ansvarlig for saken. PRO,ENT
Mottatt e-post Meldingen er ikke markert som privat. Du er registrert som mottaker for meldingen eller den som sist endret meldingsdetaljene. PRO,ENT
Sendt e-post Meldingen er ikke markert som privat. Du er registrert som avsender for meldingen eller den som sist endret meldingsdetaljene. PRO,ENT
SMS Ingen. Du er den som sendte tekstmeldingen. PRO,ENT
Dokumenter Dokumentet er ikke en lenke. Du er den som opprettet dokumentet eller endret det sist. PRO,ENT
Salgsmuligheter Ingen. Du er ført opp som ansvarlig for salgsmuligheten. PRO,ENT
Tilbud Ingen. Du er ført opp som "vår ref" eller selger i tilbudet. INV,ENT
Salgsordrer Ingen. Du er ført opp som "vår ref" eller selger i salgsordren. INV,ENT
Utgående fakturaer Ingen. Du er ført opp som "vår ref" eller selger for tilknyttet salgsordre, har opprettet fakturaen eller markert den som betalt. INV,ENT
Utgående kreditnotaer Ingen. Du er ført opp som "vår ref" eller selger for tilknyttet salgsordre eller har opprettet kreditnotaen. INV,ENT


Felter i liste over siste nytt

Listen under viser hvilke felter som vises i "siste nytt".
  • (Spørsmålstegn): Angir type oppfølging.
  • Dato: Angir dato knyttet til oppfølgingen (hvis tilgjengelig).
  • Emne: Angir emne for oppfølgingen.
  • Firma: Navn på evt. firma som oppfølgingen er knyttet mot.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som oppfølgingen er knyttet mot.
  • Ansv: Angir eventuell ansvarlig for oppfølgingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppfølgingen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret oppfølgingen sist.
  • (Timeregistrering): Klikk for å opprette en timeregistrering basert på oppfølgingen.

Vise "siste nytt" kronologisk

Hvis du ønsker å se "siste nytt" sortert etter tidspunkt for siste endring uavhengig av oppføringstype, velger du "Vis kronologisk" på verktøylinjen. Listen vil da vise inntil 100 oppfølginger av hver gruppe. Du vil da også få muligheten til å navigere bakover i tid ved hjelp av navigeringsknappene for lister.

Vise "siste nytt" gruppert

Hvis du ønsker å returnere fra kronologisk visning til gruppert visning, velger du "Vis i grupper" på verktøylinjen. Listen vil da vise inntil 5 oppfølginger av hver gruppe.

Analysere "siste nytt"

"Siste nytt" kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.2 CRM - Alle firmaer

Introduksjon

"CRM - Alle firmaer" viser liste over alle registrerte firmaoppføringer. Firmakortene inneholder all informasjon knyttet til kunder, leverandører, partnere og andre foretaksregistreringer.

Firmaoppføringer kan hurtigåpnes. Se Innledning - Hovedvinduet for generell informasjon om hurtigåpning.

Felter i liste over firmaer (gjelder også valgene "CRM - Kunder" og "CRM - Leverandører")

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over firmaer (CRM - Alle firmaer).
  • (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere firmaoppføringer samtidig for å utføre operasjoner på mange firmaoppføringer samtidig. Se senere i kapitlet.
  • Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
  • Postnr: Angir postnummer i adresse for foretaket (besøksadresse, postadresse eller fakturaadresse).
  • Poststed: Angir poststed for postadressen (besøksadresse, postadresse eller fakturaadresse).
  • Navn: Angir navn for foretak eller person.
  • Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
  • Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
  • Ansv: Initialer til ansatt som er ansvarlig/kundeansvarlig for foretak.
  • Sist kontaktet: Tidspunkt foretaket ble sist kontaktet. Se under.
  • Av: Initialer til den som lagret informasjon om foretaket sist.
  • (Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
  • (Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.

Indikering av type firmaoppføring

Firmaoppføringer indikeres i XS Office som fabrikksymboler av ulik farge avhengig av type:
  • Grønn fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er kunde.
  • Grønn fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er kunde (personkunde).
  • Blå fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er leverandører til deg.
  • Blå fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er leverandør.
  • Blå/grønn fabrikk: Indikerer en firmaoppføring som er både kunde og leverandør.
  • Blå/grønn fabrikk med person: Indikerer en personoppføring som er både kunde og leverandør.
  • Rød fabrikk: Indikerer at foretaket er en av dine konkurrenter. Se CRM - Konkurrenter.

"Sist kontaktet"

"Sist kontaktet" indikerer når foretaket er kontaktet sist. Dette er definert som siste starttidspunkt for en gjennomført oppføring av en av følgende typer:
  • Avtale
  • Møte
  • Telefonsamtale
Med dette kan du enkelt for eksempel finne ut hvilke kunder det er lengst siden du har vært i kontakt med. Se senere i dette kapitlet hvordan du kan søke etter og sortere basert på "Kontaktstatus". Foretak som aldri er kontaktet vil alltid komme til slutt i listen når du sorterer etter "Sist kontaktet" eller "Lengst siden kontaktet".

Registrere et nytt firma

Firmaer kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Nytt firma" eller "Nytt firma (person)" fra verktøylinjen på siden CRM - Alle firmaer.
  • Velg "Ny kunde" eller "Ny personkunde" fra verktøylinjen på siden CRM - Kunder.
  • Velg "Ny leverandør" eller "Ny leverandør (person)" fra verktøylinjen på siden CRM - Leverandører.
  • Velg "Firma" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
  • Velg "Firma" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Bruk hurtigtasten for firmaoppføringer. Se Innledning - Hurtigtaster.

Personkunder

Når du oppretter en firmaoppføring i XS Office kan du velge at oppføringen skal være av type "person". Dette benytter du for eksempel hvis du selger varer til personkunder. Du kan velge en egen knapp for å opprette en personkunde eller velge dette med avkrysningsboksen "Person" når du oppretter oppføringen. Når du krysser av for "Person" (eller velger "Ny personkunde"), vil følgende endringer skje i registreringsskjemaet:
  • Feltet for firmanavn endres til to felter (fornavn og etternavn).
  • Feltet for morselskap endrer navn til "Overordnet organisasjon".
  • Feltet for firmaets e-post endrer navn til "E-postadresse".
  • Feltet for telefon sentralbord endrer navn til "Telefon arbeid".
  • Feltet "Mobiltelefon" blir synlig.
  • Feltet "Antall ansatte" forsvinner.
  • Feltet "Årlig omsetning" forsvinner.
  • Feltet for organisasjonsnummer endrer navn til "Fødselsnummer".
Når du så velger "Opprett" for en personkunde, vil det automatisk opprettes en personkunde samt en kontaktpersonoppføring knyttet til den nye oppføringen. Firmaoppføringen vil få navnet [etternavn], [fornavn].

Du kan ikke endre enn firmaoppføring til en personoppføring eller vice versa i ettertid. Det er derfor viktig at du gjør dette riktig når du oppretter oppføringen.

Liste ut alle personkunder

Du kan søke deg frem til alle personkunder ved å velge søkefunksjonen fra verktøylinjen. I søkevinduet velger du "Firma/person" = "Kun personoppføringer".

Firmakortet

Firmakortet inneholder 9 hovedfaner der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.

Tilknytte oppføringer mot et firma

Øverst til høyre på firmakortet finner du en egen verktøylinje for å hurtig kunne tilknytte elementer til firmaoppføringen. Følgende elementer kan opprettes herfra:
  • Avtale
  • E-post
  • Samtale
  • Sak
  • Oppgave
  • Notat
  • Kontaktperson
  • Prosjekt
  • Tilbud
  • Salgsordre
  • Timeregistrering
Se forøvrig informasjon om fanekort "Oppfølginger".

Innfyllingsfelter for firmaer

Firmakortet inneholder en rekke fanekort der kun ett av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en firmaoppføring.

Fanekort "Sammendrag"

Her finner du nøkkelinformasjon om firmaoppføringen samt de siste hendelsene og aktivitetene knyttet til denne. Dette fanekortet blir synlig først etter at firmaoppføringen er opprettet.

Oppdater

Oppdaterer informasjon på fanekortet "Sammendrag".

Skriv ut

Du kan skrive ut informasjon om firmaoppføringen med valgfri detaljgrad som angitt her.

1. Skriv ut grunnleggende

Denne funksjonen lar deg skrive ut firmakortet med basisinformasjon. Dette inkluderer blant annet adresser, telefon, webside og organisasjonsnummer.

2. Skriv ut detaljert

Denne funksjonen lar deg skrive ut firmakortet med basisinformasjon samt informasjon om nøkkelpersoner. I tillegg til basisinformasjonen (som over) får du her firmanotatet samt kontaktinformasjon for primærkontakt og standard "Deres ref".

3. Skriv ut komplett

Denne funksjonen lar deg skrive ut firmakortet med basisinformasjon, informasjon om nøkkelpersoner samt nøkkeltall. I tillegg til "Skriv ut detaljert" (som over) får du her nøkkeltall fra XS Office knyttet til firmaet vedr. salg, fakturering, prosjekter og saker. Innholdet i denne utskriften vil variere avhengig av hvilken versjon av XS Office du har.

4. Skriv ut alt

Denne funksjonen lar deg skrive ut firmakortet med basisinformasjon samt informasjon om alle kontaktpersoner. I tillegg til "Skriv ut komplett" (som over) får du her informasjon om alle kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringen.

Informasjon på fanekort "Sammendrag"

Følgende informasjon vises på fanekortet "Sammendrag":
  • Besøksadresse: Besøksadresse for firmaoppføringen. Klikk for å forsøke å vise adressen i kartvisning.
  • Postadresse: Postadresse for firmaoppføringen. Klikk for å forsøke å vise adressen i kartvisning.
  • Fakturaadresse: Fakturaadresse for firmaoppføringen. Klikk for å forsøke å vise adressen i kartvisning.
  • (logo): Firmalogo.
  • Kontaktinformasjon: Viser et sammendrag av kontaktinformasjon for firmaoppføringen.
    • Telefon: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
    • Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
    • E-post: Felles e-postadresse til foretaket.
    • Websted: Webside for foretaket.
    • Org.nr. Organisasjonsnummer for foretaket.
  • Primærkontakt: Viser et sammendrag av informasjon om primærkontakt knyttet til firmaoppføringen.
    • Navn: Navn på primærkontakt.
    • Stilingstittel: Stilingstittel for primærkontakt.
    • Telefon arbeid: Direktetelefonnummer for primærkontakt.
    • Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer for primærkontakt.
    • E-post: E-postadresse for primærkontakt.
    • (bilde): Fotografi av primærkontakt.
  • Detaljer: Viser detaljinformasjon om firmaoppføringen.
    • Deres ref.: Navn på standard "Deres ref" for foretaket.
    • Bransje: Bransje foretaket er tilknyttet.
    • Kategori: Firmakategori foretaket er tilknyttet.
    • Ansvarlig: Navn på ansvarlig person knyttet til foretaket.
    • Kontakter: Antall kontaktpersoner registrert under foretaket.
    • Salgsregion: Salgsregion foretaket er tilknyttet.
    • Selskapsform: Selskapsform foretaket er registrert som.
    • Morselskap: Navn på eventuelt morselskap for foretaket (overordnet organisasjon ved personoppføringer).
    • Ansatte: Antall ansatte i foretaket.
    • Årlig omsetning: Foretakets estimerte årlige omsetning.
    • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet.
    • Kunde siden: Dato for når foretaket ble kunde hos deg.
    • Kunderating: Angir hvor viktig denne kunden er for deg (A, B eller C der A er de viktigste kundene).
    • Kunde-ID: Angir kunde-ID for tilsvarende firmaoppføring i økonomisystemet. Benyttes for å holde en kobling mellom oppføringene i XS Office og oppføringene i økonomisystemet.
    • Leverandør-ID: Angir leverandør-ID for tilsvarende firmaoppføring i økonomisystemet. Benyttes for å holde en kobling mellom oppføringene i XS Office og oppføringene i økonomisystemet.
  • Nøkkeltall: Viser beregnede nøkkeltall for salg, prosjektstyring og saker knyttet til firmaoppføringen.
    • Salg i år: Total omsetning (og antallet salg i parentes) knyttet til foretaket inneværende år.
    • Salg totalt: Total omsetning (og antallet salg i parentes) knyttet til foretaket.
    • Forfalte faktura: Sum (og antallet i parentes) forfalte fakturaer knyttet til foretaket.
    • Ubetalte faktura: Sum (og antallet i parentes) ubetalte fakturaer knyttet til foretaket.
    • Åpne tilbud: Sum (og antallet i parentes) uavklarte tilbud knyttet til foretaket.
    • Åpne salg: Sum (og antallet i parentes) åpne salgsmuligheter knyttet til foretaket.
    • Prosjekter pågår: Antall pågående prosjekter knyttet til foretaket.
    • Prosjekter totalt: Antall prosjekter knyttet til foretaket.
    • Saker pågår: Antall pågående saker knyttet til foretaket.
    • Saker totalt: Antall saker knyttet til foretaket.
  • Kunde: Angir om foretaket er registrert som kunde hos deg eller ikke.
  • Leverandør: Angir om foretaket er registrert som leverandør hos deg eller ikke.
  • Person: Angir om foretaket er en personoppføring eller en firma-/foretaksoppføring.
  • Aktiv: Angir om oppføringen er aktiv eller ikke. Deaktiverte oppføringer vises også med dyp grå bakgrunnsfarge i vinduet.
  • Supp.avtale: Angir om foretaket har supportavtale med deg eller ikke.
  • Notat: Fritekstnotat for firmaoppføringen.
  • Siste hendelser: Liste over siste hendelser knyttet til firmaoppføringen uavhengig av type.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:
  • Firmanavn: Angir navn på foretaket (vises hvis "Person" ikke er krysset av).
  • Fornavn: Angir fornavn for person (vises hvis "Person" er krysset av).
  • Etternavn: Angir etternavn for person (vises hvis "Person" er krysset av).
  • Kunde: Om firmaoppføringen er registrert som kunde.
  • Leverandør: Om firmaoppføringen er registrert som leverandør.
  • Person: Om oppføringen er en person eller et firma.
  • Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
  • Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
  • Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
  • Salgsregion: Navn på salgsregion foretaket tilhører.
  • Selskapsform: Hvilken selskapsform (AS, ASA o.s.v.) foretaket er registrert som. Se Admin - Selskapsformer.
  • Morselskap/overordnet organisasjon: Kobling mot eventuelt morselskap for foretaket (overordnet organisasjon ved personoppføringer).
  • Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
  • Webside: Webside for foretaket.
  • Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
  • Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
  • Organisasjonsnummer: Organisasjonsnummer for foretaket (vises hvis "Person" ikke er krysset av).
  • Fødselsnummer: Fødselsnummer for person (vises hvis "Person" er krysset av).
  • Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket. Vises ikke for personoppføringer.
  • Årlig omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket. Vises ikke for personoppføringer.
  • Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
  • Har supportavtale: Angir om foretaket har supportavtale.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
  • Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
  • Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes.
  • Firmalogo: Viser firmalogo for foretaket. Klikk på logoen for å legge inn logo.
  • Notat: Fritekstnotat for firmaoppføringen.

Bruk av firmaadresser ved salg

Ved opprettelse av salgsordrer vil firmaets besøksadresse automatisk settes som leveringsadresse for salgsordrene. Hvis fakturaadresse er registrert, vil denne benyttes som fakturaadresse for salgsordrene. Hvis ikke fakturaadresse er registrert, vil systemet automatisk sjekke postadresse og til slutt besøksadresse for å finne en gyldig adresse.

Fanekort "Økonomi"

Dette fanekortet inneholder parametere knyttet til økonomi samt standardinnstillinger for firmaoppføringen. I tillegg kan du legge inn hvilken ID som benyttes for tilsvarende firmaoppføring i andre programmer (for eksempel regnskapssystemet). Dermed kan du opprettholde en kobling mellom firmaoppføringen i XS Office med tilsvarende i regnskapssystemet.

Følgende felter finner du på fanekortet "Økonomi":
  • Kundedetaljer:
    • Kundevurdering: Angir hvor viktig denne kunden er for deg (A, B eller C der A er de viktigste kundene).
    • Kunde siden: Angir dato for når foretaket ble kunde hos deg.
    • Forventet årlig salg: Angir hvor stor omsetning du forventer å ha per år mot denne kunden (salg eks. mva).
    • Bankkontonummer: Angir bankkontonummer for firmaoppføring.
    • E-postadresse faktura: Angir evt. standard e-postadresse for mottak av fakturaer hos kunden.
    • E-postadresse ordrebekreftelser: Angir evt. standard e-postadresse for mottak av ordrebekreftelser hos kunden.
    • Forhandler: Angir annen firmaoppføring som er forhandler for firmaoppføringen.
    • Konvertert fra ledetråd: Angir om firmaoppføringen er konvertert fra en ledetråd/kundeemne. Se CRM - Ledetråder.
  • Kreditt:
    • Kreditt innvilget: Angir om kunden er innvilget kreditt eller ikke. Kan gi advarsel ved nye tilbud og salgsordrer.
    • Kredittverdighet: Angir rating for kredittverdighet for kunden. Følger ratingsystemet til Dun & Bradstreet (se under). Kan gi advarsel ved nye tilbud og salgsordrer.
    • Kredittgrense: Angir maksimal kredittbeløp per salgsordre for kunden. Kan gi advarsel ved nye tilbud og salgsordrer.
    • Notat for kredittverdighet: Fritekstnotat for kundens kredittverdighet.
    • Betalingsanmerkninger: Angir om kunden har registrerte betalingsanmerkninger.
  • ERP:
    • Kunde-ID økonomisystem: Angir kunde-ID for tilsvarende firmaoppføring i økonomisystemet. Benyttes for å holde en kobling mellom oppføringene i XS Office og oppføringene i økonomisystemet.
    • Leverandør-ID økonomisystem: Angir leverandør-ID for tilsvarende firmaoppføring i økonomisystemet. Benyttes for å holde en kobling mellom oppføringene i XS Office og oppføringene i økonomisystemet.
  • Elektronisk faktura (EHF):
    • Elektronisk faktura aktivert: Angir om elektronisk faktura i EHF-formatet skal være tilgjengelig for denne kunden. Denne må være aktivert for at EHF-forsendelser skal kunne utføres. Se også Handel - Utgående faktura.
    • Elektronisk EHF-adresse: Angir elektronisk EHF-adresse for kunden. Denne består normalt av en landskode, et kolon og kundens organisasjonsnummer. Du må angi en verdi her for at EHF-forsendelser skal kunne utføres. Se også Handel - Utgående faktura.
  • Standardinnstillinger:
    • Standard fraktmetode: Angir evt. standard fraktmetode for leveranser til kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Fraktbetingelser.
    • Standard betalingsbetingelser: Angir evt. standard betalingsbetingelser for kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Betalingsbetingelser.
    • Standard faktureringsgebyr: Angir evt. standard faktureringsgebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
    • Standard purregebyr: Angir evt. standard purregebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
    • Standard timepris: Angir evt. standard avtalt timepris ved arbeid for kunden (vil overstyre timepriser ved fakturering av timer mot kunden).
  • Standard forsendelsesformat handelsdokumenter:
    • Tilbud: Angir standardformat for sending av tilbud til denne kunden (e-post med PDF-vedlegg eller papir).
    • Ordrebekreftelse: Angir standardformat for sending av ordrebekreftelser til denne kunden (e-post med PDF-vedlegg eller papir).
    • Faktura: Angir standardformat for sending av faktura til denne kunden (e-post med PDF-vedlegg, papir eller EHF).
    • Kreditnota: Angir standardformat for sending av kreditnota til denne kunden (e-post med PDF-vedlegg, papir eller EHF).
    • Betalingspåminnelse: Angir standardformat for sending av betalingspåminnelser til denne kunden (e-post med PDF-vedlegg, papir eller EHF).

Alternativer for kredittverdighet (fra Dun & Bradstreet)

XS Office benytter Dun & Bradstreets rangeringssystem for kredittverdighet:
  • AAA: Høyeste kredittverdighet
  • AA: God kredittverdighet
  • A: Kredittverdig
  • AN: Nyetablert foretak
  • Ingen rating: Rating ikke fastsatt
  • B: Kreditt mot sikkerhet
  • C: Kreditt frarådes

Fanekort "Personer"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner:
  • Navn: Navn på kontaktperson. Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet. Hvis kontaktpersonen er angitt som standard "Deres ref.", vil dette indikeres med en myntstabel.
  • Stillingstittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
  • E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
  • Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
  • Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonoppføringen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonoppføringen sist.

Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen

Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.

For mer informasjon om kontaktpersoner, se CRM - Kontaktpersoner.

Fanekort "Oppfølginger"

Her finner du oversikt over tilknyttede oppfølginger til valgt firmaoppføring. Oppfølgingene er gruppert etter type på hver sitt fanekort. I tillegg finner du et fanekort "Siste" som viser alle typer oppfølginger sortert etter dato.

Følgende fanekort er tilgjengelige:
  • Siste: Viser liste over 30 sist endrede oppføringer sortert etter sist endret. Oppføringene er basert på de ti oppføringstypene som finnes i de andre fanekortene under "Oppfølginger" samt "Salgsmuligheter" fra fanekortet "Salg". Du kan her velge å vise alle oppføringer knyttet til prosjektet eller kun de du selv har opprettet eller endret sist.
  • Møter: Viser liste over alle møter knyttet direkte til valgt firmaoppføring samt møter med møtedeltakere tilhørende valgt firmaoppføring. Se forøvrig Prosjekt - Møter.
  • Avtaler: Viser liste over alle avtaler knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Avtaler.
  • Samtaler: Viser liste over alle telefonsamtaler knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Samtaler.
  • Oppgaver: Viser liste over alle oppgaver knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Oppgaver.
  • Notater: Viser liste over alle notater knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Notater.
  • E-post inn: Viser liste over innkommende e-post knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Mottatt e-post.
  • E-post ut: Viser liste over sendt e-post knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Sendt e-post.
  • Dokumenter: Viser liste over alle dokumenter knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Dokumenter - Dokumentarkiv.
  • SMS: Viser liste over alle sendte SMS-meldinger knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Meldinger - Sendte SMS.

Fanekort "Salg"

Her finner du oversikt over salgsaktiviteter knyttet til valgt firmaoppføring. Oppfølgingene er sortert etter type på hver sitt fanekort.
  • Reskontro: Viser kundereskontro for valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Salgsmuligheter.
  • Salg: Viser liste over alle salgsmuligheter knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Salgsmuligheter.
  • Tilbud: Viser liste over alle utgående tilbud knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Tilbud.
  • Salgsordrer: Viser liste over alle utgående salgsordrer knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Salgsordrer.
  • Kreditnotaer: Viser liste over alle utgående kreditnotaer knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Kreditnotaer.
  • Påminnelser: Viser liste over alle betalingspåminnelser og inkassovarsler knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Betalingspåminnelse.
  • Abonnementer: Viser liste over alle abonnementer som kunden er registrert for. Se forøvrig Handel - Abonnementer.
  • Arkiv: Viser liste over hendelser knyttet til aktivering og sending av handelsdokumenter til kunder. Se forøvrig Handel - Hendelsesarkiv.
  • Rapporter: Gir mulighet til å ta ut rapporter for handel knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Rapporter.
  • Markedsføring: Brukes til å registrere hvordan evt. markedsføring mot foretaket skal foregå. Du kan her sette opp bl.a. hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon. Se markedsføringsinnstillinger.

Fanekort "Reskontro"

Fanekortet "Reskontro" viser kundereskontro for den valgte firmaoppføringen. Oppføringene her kan være av tre ulike typer:
  • Faktura
  • Kreditnota
  • Fakturainnbetaling
Reskontrooversikten inneholder følgende kolonner:
  • Type: Indikerer type oppføring. Vil alltid være en av typene "Fakt", "Kred" eller "Innbet".
  • Bilagsnummer: Løpenummer for oppføringen med prefiks. Prefikset er enten "UF" (faktura), "UK" (kreditnota) eller "B" (innbetaling/bank).
  • Bilagsdato: Dato for bilaget (fakturadato, kreditnotadato eller innbetalingsdato).
  • Emne: Emne for faktura/kreditnota eller beskrivende tekst for innbetaling..
  • Fakturanummer: Løpenummer for bilagets tilhørende faktura.
  • Forfallsdato: Forfallsdato hvis faktura, tom hvis kreditnota eller innbetaling.
  • Betalingsdato: Betalingsdato hvis innbetaling, tom hvis faktura eller kreditnota.
  • Beløp: Fakturasum hvis faktura, negativ kreditnotasum hvis kreditnota, negativ innbetalt sum hvis innbetaling.
  • Ny saldo: Reskontroens saldo/sluttsum etter at bilaget er lagt til.
Foran og etter reskontrolisten finner du følgende oppsummeringsverdier:
  • Inngående saldoSaldo ved søkeperiodens start (alltid 0 hvis ikke startdato er valgt).
  • Antall fakturaAntall fakturaer som inngår i søkeutvalget.
  • Antall kreditnotaAntall kreditnotaer som inngår i søkeutvalget.
  • Antall innbetalingerAntall innbetalinger som inngår i søkeutvalget.
  • Utgående saldoSaldo ved søkeperiodens slutt.

Kontoutskrift til kunde

Noen ganger kan du få henvendelser fra en kunde som ønsker kontoutskrift/kontoutdrag for en periode. Dette kan du enkelt ta ut ved å eksportere reskontroen til en PDF-fil. Dette gjør du ved å velge knappen "PDF" på verktøylinjen. Du kan også eksportere reskontroen som et Excel-regneark. Dersom kontoutskriften skal være for et bestemt årstall eller en annen periode, kan du legge inn et datoutvalg (se informasjon om søk under).

Søk for reskontro

Du kan hente frem et eget søkepanel når du jobber med kundereskontroen. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen. Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Prosjekt: Viser kun oppføringer som er knyttet til et bestemt prosjekt.

Kolonne 2

  • Periode: Forhåndsdefinerte årstall for søk etter bilagsdato (se neste kriterie).
  • Bilagsdato: Søk etter bilagsdato innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.


Fanekort "Markedsføringsinnstillinger": Kontaktmetoder

Følgende parametere kan settes:
  • Foretrukket kommunikasjon: Angir hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon.
  • Tillat e-post: Angir om kommunikasjon via e-post til foretaket er tillatt.
  • Tillat SMS: Angir om kommunikasjon via SMS til foretaket er tillatt.
  • Tillat telefon: Angir om kommunikasjon via telefon til foretaket er tillatt.
  • Tillat telefaks: Angir om kommunikasjon via telefaks til foretaket er tillatt.
  • Tillat brevpost: Angir om kommunikasjon via brevpost til foretaket er tillatt.

Fanekort "Markedsføringsinnstillinger": Masseutsendelser

Følgende parametere kan settes:
  • Tillat e-post: Angir om masseutsendelser via e-post til foretaket er tillatt.
  • Tillat SMS: Angir om masseutsendelser via SMS til foretaket er tillatt.
  • Tillat telefaks: Angir om masseutsendelser via telefaks til foretaket er tillatt.
  • Tillat brevpost: Angir om masseutsendelser via brevpost til foretaket er tillatt.


Fanekort "Prosjekter"

Dette fanekortet inneholder prosjektrelatert informasjon.

Fanekort "Prosjekter": Prosjekter

Viser liste over alle prosjekter som firmaoppføringen og eventuelle kontaktpersoner er knyttet til. Prosjekter som er direkte tilknyttet firmaoppføringen vil vises øverst i listen. Deretter vises alle prosjekter der kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringen er prosjektdeltakere. Dermed er det enkelt å ha full oversikt over prosjekter som firmaet er involvert i på et eller annet nivå. Til venstre på hver linje indikeres det om firmaet er direkte knyttet til prosjektet eller om firmaet kun har én eller flere prosjektdeltakere i prosjektet.

Se Prosjekt - Prosjektliste for informasjon om prosjektlisten og prosjektstyring i XS Office.

Fanekort "Prosjekter": Pågående aktiviteter

Dette fanekortet inneholder liste over alle prosjektaktiviteter (for alle prosjekter tilknyttet firmaet) som ikke er markert som fullført (100% ferdig). Her kan du få en rask oversikt over "løse tråder" uten å måtte åpne hvert enkelt prosjekt.

Fanekort "Prosjekter": Timeforbruk

Viser en oppsummering av timeforbruk knyttet til firmaoppføringen fordelt på timearter.

Fanekort "Saker"

Viser liste over alle saker knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig CRM - Saker.

Fanekort "Fakturaer"

Viser liste over alle utgående fakturaer knyttet til valgt firmaoppføring. Se forøvrig Handel - Utgående faktura.

Fanekort "Søk"

Under fanekortet "Søk" kan du gjøre et fritekstsøk innenfor valgt firmaoppføring. Et søk her vil kun søke etter oppføringer knyttet til valgt firmaoppføring og du kan også velge hvilke søkegrupper søket skal foretas i. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om globalt søk i XS Office.

Fanekort "Egendefinert"

Viser liste over egendefinerte felt og grupper knyttet til firmaoppføringen.

Eksportere firmaoppføring

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Detaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Oppdage og fjerne duplikater

I et CRM-system er det viktig at all relevant informasjon er synlig på hvert kundekort. Av og til vil du kunne oppleve at det samme firmaet feilaktig er blitt opprettet to ganger i systemet. Dette bør det ryddes opp i raskest mulig siden du risikerer at den relevante informasjonen blir spredd over to (eller flere) kundekort.

Med XS Office kan du enkelt finne duplikate firmaoppføringer via filterfunksjonen for firmaer, kunder og leverandører. Når du har identifisert en duplikat, kan du også slå sammen duplikatoppføringene som angitt under.

Slå sammen firmaoppføringer

Noen ganger kan det være aktuelt å slå sammen to firmaoppføringer til én. Dette skjer som oftest på grunn av:
  1. Et firma er fusjonert sammen med et annet firma.
  2. Et firma er feilaktig blitt opprettet to ganger i systemet.
I XS Office kan du enkelt slå sammen to oppføringer. Dette kan du enten gjøre fra verktøylinjen i firmalisten eller direkte fra firmakortet til firmaet du ønsker å beholde. Når du har valgt funksjonen, vil du få frem en dialogboks der du angir hvilke oppføringer som skal slås sammen. Det er viktig at du er bevisst på hvilken av dem som skal tas vare på videre siden den ene av dem alltid vil slettes. Når du har valgt kilde og mål, velger du "Utfør" for å utføre sammenslåingen. Du har også mulighet for å veksle mellom kilde og mål via funksjonen "Bytt" i dialogboksen.

Sammenslåingsoperasjonen vil overføre blant annet kontaktpersoner, prosjekter, saker, avtaler, oppgaver, salgsordrer og fakturaer fra den ene oppføringen til den andre. Firmaopplysninger vil overføres til den sammenslåtte oppføringen fra oppføringen som skal slettes hvis tilsvarende opplysninger ikke fantes fra før.

Merk at sammenslåingsoperasjonen er permanent og ikke kan angres i ettertid. Det vil opprettes et informasjonsnotat som knyttes til den sammenslåtte oppføringen. Her vil det finnes informasjon om sammenslåingen samt om hvilken oppføring som ble slettet.

Søke etter firmaoppføringer

Du kan søke etter firmaoppføringer basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter firmaoppføringer. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Merk at firmalisten også kan filtreres direkte fra verktøylinjen (se under). Firmalisten vil dermed reflektere både søkekriterier fra søkeområdet samt filtreringsvalg fra verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kriterier tilgjengelig for alle versjoner (seksjon til venstre)

  • Navn på foretak: Fritekstsøk etter foretakets navn.
  • Navn på kontakt: Fritekstsøk etter navn på kontaktperson.
  • Telefon: Fritekstsøk etter telefon til foretak eller kontaktperson.
  • Notat: Fritekstsøk i notatfelt for firmaoppføringer.
  • Kunde-ID: Fritekstsøk i felt for kunde-ID.
  • Leverandør-ID: Fritekstsøk i felt for leverandør-ID.
  • Kategori: Søk etter firmaoppføringer med bestemt kategori.
  • Bransje: Søk etter firmaoppføringer i en bestemt bransje.
  • Salgsregion: Søk etter firmaoppføringer i en bestemt salgsregion.
  • Forhandler: Søk etter firmaoppføringer knyttet til en bestemt forhandler.
  • Kunde/leverandør: Søk etter oppføringer som er kunder, leverandører, begge deler eller ingen av delene.
  • Firma/person: Lar deg søke etter kun personoppføringer, kun firmaoppføringer eller alle oppføringer.
  • Supportavtale: Lar deg søke etter foretak som har eller ikke har supportavtale.
  • Kontaktstatus: Lar deg søke etter kun foretak du har kontaktet, ikke kontaktet eller alle oppføringer. Se også informasjon om kontaktstatus ovenfor.

Kriterier kun tilgjengelig for Professional Edition og Enterprise Edition (midtseksjon)

  • E-poster mottatt: Søk etter firmaoppføringer som har antall mottatte e-poster "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • E-poster sendt: Søk etter firmaoppføringer som har antall sendte e-poster "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall prosjekter: Søk etter firmaoppføringer som har antall prosjekter "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall saker: Søk etter firmaoppføringer som har antall saker "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall åpne saker: Søk etter firmaoppføringer som har antall åpne saker "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.

Kriterier kun tilgjengelig for Invoicing Edition og Enterprise Edition (midtseksjon)

  • Antall fakturaer: Søk etter firmaoppføringer som har antall fakturaer "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Fakturert sum: Søk etter firmaoppføringer som har total fakturert sum "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Forfalte fakturaer: Søk etter firmaoppføringer som har antall forfalte fakturaer (ubetalt med utløpt forfallsdato) "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Forfalt sum: Søk etter firmaoppføringer som har forfalt (ubetalt med utløpt forfallsdato) fakturert sum "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Ubetalte fakturaer: Søk etter firmaoppføringer som har antall ubetalte fakturaer "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Ubetalt sum: Søk etter firmaoppføringer som har total ubetalt sum "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Åpne tilbud: Søk etter firmaoppføringer som har antall åpne (uavklarte) tilbud "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall kreditnota: Søk etter firmaoppføringer som har antall kreditnotaer "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall purringer: Søk etter firmaoppføringer som har antall betalingspåminnelser "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.

Kriterier tilgjengelig for alle versjoner (midtseksjon)

  • Egendefinert felt 1: Søk etter oppføringer som har et egendefinert felt med en bestemt verdi.
  • Egendefinert felt 2: Samme som over. Brukes for å kombinere søk med annet egendefinert felt.

Kriterier tilgjengelig for alle versjoner (seksjon til høyre)

  • Antall ansatte: Søk etter firmaoppføringer med antall ansatte større enn/mindre enn/likt/ulikt et bestemt antall.
  • Antall kontakter: Søk etter firmaoppføringer med antall kontaktpersoner større enn/mindre enn/likt/ulikt et bestemt antall.
  • Årlig omsetning: Søk etter firmaoppføringer med årlig omsetning større enn/mindre enn/lik/ulik en bestemt sum.
  • Firma-ID: Søk etter firmaoppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.
  • Postnummer: Søk etter firmaoppføringer med postnummer større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.
  • Poststed: Fritekstsøk i besøk-, post-, og fakturasted for firmaoppføringer.
  • Selskapsform: Søk etter firmaoppføringer med en bestemt selskapsform (AS, ASA o.s.v.).
  • Ansvarlig: Søk etter firmaoppføringer med bestemt ansvarlig ansatt.
  • Opprettet av: Søk etter firmaoppføringer opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Søk etter firmaoppføringer sist endret av en bestemt ansatt.
  • Gruppefelt 1: Søk etter oppføringer som er knyttet til en bestemt egendefinert gruppe.
  • Gruppefelt 2: Samme som over. Brukes for å kombinere søk med annen egendefinert gruppe.
  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i listen.

Firmaoppføringer og kontaktpersoner kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Vise kun personoppføringer

Dette kan du angi fra søkekriteriene. Se "Søke etter firmaoppføringer" ovenfor.

Filtrere firmalisten

Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
  • Mine: Viser kun firmaoppføringer du selv er satt som ansvarlig for.
  • Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
  • Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
  • Mangler primærkontakt: Viser alle aktive firmaoppføringer der primærkontakt ikke er angitt.
  • Mangler "Deres ref": Viser alle aktive firmaoppføringer der standard "Deres ref" ikke er angitt.
  • Duplikater: Viser alle firmaoppføringer som har en annen firmaoppføring med samme firmanavn. Kan benyttes for å søke etter firmaer som ved en feiltakelse er opprettet flere ganger. Dette kan videre brukes for å slå sammen firmaoppføringer.
  • Duplikater+: Viser alle firmaoppføringer som har en annen firmaoppføring med samme firmanavn. Søker også i deaktiverte firmaoppføringer. Kan benyttes for å søke etter firmaer som ved en feiltakelse er opprettet flere ganger. Dette kan videre brukes for å slå sammen firmaoppføringer.

Sortere firmalisten

Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.

Deaktivere en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Detaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Slette mange firmaoppføringer

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at kun oppføringer som ikke er tilknyttet andre oppføringer vil slettes. De andre firmaoppføringene vil deaktiveres.

Deaktivere/aktivere mange firmaoppføringer samtidig

Hvis du ønsker å deaktivere eller aktivere mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som inaktiv" eller "Sett som aktiv" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Sette kunde/leverandør for mange firmaoppføringer samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som kunde/leverandør i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i firmalisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du kunde, leverandør o.s.v. fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Eksportere firmaoppføringer

Firmalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Denne eksporten er mer omfattende enn den vanlige firmalisten og tar med seg ytterligere informasjon om firmaoppføringene i XS Office. Eksporten vil også vise informasjon om en eventuell primærkontakt tilknyttet firmaoppføringen. Hvis det kun er knyttet én kontaktperson til et firma, vil denne vises uavhengig av om den er lagret som primærkontakt eller ikke. Hvis flere kontaktpersoner finnes, og ingen av dem er primærkontakt, vil ingen kontaktperson vises i eksporten.

Oversikt over felter i eksport av firmalisten

Følgende felter kommer med når du velger å eksportere firmaoppføringer:
  1. ID: Firmaoppføringens unike ID.
  2. Kunde-ID: Kunde-ID økonomisystem.
  3. Lev-ID: Leverandør-ID økonomisystem.
  4. Kunde: Om firmaet er registrert som kunde (angitt med bokstaven "x").
  5. Leverandør: Om firmaet er registrert som leverandør (angitt med bokstaven "x").
  6. Kunderating: Angir hvor viktig denne kunden er for deg (A, B eller C der A er de viktigste kundene).
  7. Firmanavn: Angir navn på foretaket.
  8. Org.nr: Organisasjonsnummer for foretaket (evt. fødselsnummer ved personoppføring).
  9. Selskapsform: Hvilken selskapsform (AS, ASA o.s.v.) foretaket er registrert som. Se Admin - Selskapsformer.
  10. Primærkontakt: Navn på primær kontaktperson knyttet til firmaet.
  11. Telefon kontakt: Telefonnummer til primær kontaktperson knyttet til firmaet (formatert som "12 34 56 78").
  12. Mobil kontakt: Mobiltelefonnummer til primær kontaktperson knyttet til firmaet (formatert som "12 34 56 78").
  13. E-post kontakt: E-postadresse til primær kontaktperson knyttet til firmaet.
  14. Antall kontakter: Antall kontaktpersoner knyttet til firmaet.
  15. Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
  16. Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
  17. Ansvarlig: Navn på ansvarlig ansatt for firmaoppføringen (for eksempel kundeansvarlig).
  18. Salgsregion: Navn på salgsregion foretaket tilhører.
  19. Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
  20. Postnummer: Angir postnummer for postadressen.
  21. Poststed: Angir poststed for postadressen.
  22. Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
  23. Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes.
  24. Nasjonalitet: Angir nasjonalitet for besøksadressen, postadressen eller fakturaadressen (i den rekkefølgen).
  25. E-post firma: Felles e-postadresse til foretaket.
  26. E-post faktura: Angir evt. standard e-postadresse for mottak av fakturaer hos kunden.
  27. Telefon firma: Telefonnummer til sentralbord for foretaket (formatert som "12 34 56 78").
  28. Telefaks: Telefaksnummer til foretaket (formatert som "12 34 56 78").
  29. Webside: Webside for foretaket.
  30. Bankkontonr: Angir bankkontonummer for firmaet.
  31. Omsetning: Estimat for årlig omsetning for foretaket.
  32. Antall ansatte: Antall ansatte hos foretaket.
  33. Forventet salg: Angir hvor stor omsetning du forventer å ha per år mot denne kunden (salg eks. mva).
  34. Kredittverdighet: Angir faktor for kredittverdighet for kunden. Følger ratingsystemet til Dun & Bradstreet (se over).
  35. Betalingsanmerkninger: Angir om kunden har registrerte betalingsanmerkninger.
  36. Kreditt: Angir om kunden er innvilget kreditt.
  37. Kredittgrense: Angir evt. kredittgrense for kunden.
  38. Fakturagebyr: Angir evt. standard faktureringsgebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
  39. Purregebyr: Angir evt. standard purregebyr for kunden (vil overstyre globale innstillinger).
  40. Standard frakt: Angir evt. standard fraktmetode for leveranser til kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Fraktbetingelser.
  41. Standard betaling: Angir evt. standard betalingsbetingelser for kunden (for bruk i salgsordrer). Se Handel - Betalingsbetingelser.
  42. Timepris: Angir evt. standard avtalt timepris ved arbeid for kunden (vil overstyre timepriser ved fakturering av timer mot kunden).
  43. Ledetråd: Angir om firmaoppføringen er konvertert fra en ledetråd/kundeemne. Se CRM - Ledetråder.
  44. Kunde siden: Angir dato for når foretaket ble kunde hos deg.
  45. Supportavtale: Angir om foretaket har supportavtale hos deg.
  46. Kommunikasjon: Angir hvordan foretaket foretrekker å motta informasjon (telefon, e-post, SMS o.s.v.).
  47. Morselskap: Navn på evt. morselskap for foretaket.
  48. Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet.
  49. Opprettet av: Navn på ansatt som opprettet oppføringen.
  50. Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret.
  51. Sist endret av: Navn på ansatt som lagret oppføringen sist.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Registrere timeforbruk mot firmaoppføringen

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra firmakortet. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" fra verktøylinjen oppe til høyre i firmakortet eller fra fanekortet "Salg" - "Timeforbruk".

Relaterte emner

5.3 CRM - Kunder

Introduksjon

"CRM - Kunder" viser liste over alle foretakets kunder. Visningen er identisk med CRM - Alle firmaer foruten at kundelisten kun viser oppføringer med status som kunde.

Kunder vises med grønt fabrikksymbol i XS Office. Oppføringer som er både kunde og leverandør vises som halvt grønn og halvt blå.

Se forøvrig CRM - Alle firmaer for informasjon om kundehåndtering og generell CRM i XS Office.

Relaterte emner

5.4 CRM - Leverandører

Introduksjon

"CRM - Leverandører" viser liste over alle foretakets leverandører. Visningen er identisk med CRM - Alle firmaer foruten at leverandørlisten kun viser oppføringer med status som leverandør.

Leverandører vises med blått fabrikksymbol i XS Office. Oppføringer som er både kunde og leverandør vises som halvt grønn og halvt blå.

Se forøvrig CRM - Alle firmaer for informasjon om leverandørhåndtering og generell CRM i XS Office.

Relaterte emner

5.5 CRM - Kontaktpersoner

Introduksjon

"CRM - Kontaktpersoner" viser liste over alle kontaktpersoner på tvers av firmaoppføringer. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.

Du kan også ha et privat kontaktpersonregister. Dette finner du under Min side - Mine kontakter.

Felter i kontaktpersonliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (CRM - Kontaktpersoner).
  • Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
  • Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
  • Stillingstittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
  • E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
  • Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alternativt direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
  • Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette en ny kontaktperson

Kontaktpersoner kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Ny kontakt" fra verktøylinjen på siden CRM - Kontaktpersoner.
  • Velg "Kontaktperson" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
  • Velg "Kontaktperson" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Velg "Ny kontakt" fra fanekortet "Kontakter" i firmakortene. Se CRM - Alle firmaer.
  • Bruk hurtigtasten for kontaktpersoner. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for kontaktpersoner

Kontaktpersonkortet inneholder 5 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en kontaktperson.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om kontaktpersonen og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:
  • Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
  • Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
  • Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
  • Primærkontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
  • Standard "Deres ref": Om kontaktpersonen benyttes som standard referanse ved opprettelse av tilbud og ordre mot firmaet.
  • E-post 1: Primær e-postadresse til kontaktperson.
  • E-post 2: Sekundær e-postadresse til kontaktperson.
  • Stillingstittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
  • Avdeling: Om kontaktpersonen er koblet til en spesifikk avdeling.
  • Yrke: Arbeid eller spesialisering for kontaktperson.
  • Webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
  • Overordnedes navn: Overordnet kontaktperson.
  • Stedfortreder: Stedfortreder for kontaktperson.
  • Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
  • Ansettelsesdato: Ansettelsesdato for kontaktperson.
  • Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
  • Privat: Om kontaktpersonen opprinnelig er opprettet som en privat kontaktperson.
  • Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
  • Mellomnavn: Mellomnavn for kontaktperson.
  • Initialer: Initialer for kontaktperson.
  • Tittel: Titulering for kontaktperson.
  • Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
  • Telefon arbeid 1: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
  • Telefon arbeid 2: Alternativt direktetelefonnummer til kontaktperson.
  • Mobiltelefon 1: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
  • Mobiltelefon 2: Alternativt mobiltelefonnummer til kontaktperson.
  • Telefon hjemme 1: Hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
  • Telefon hjemme 2: Alternativt hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
  • Telefax 1: Telefaksnummer til kontaktperson.
  • Telefax 2: Alternativt telefaksnummer til kontaktperson.
  • Adresse: Kontaktpersonens adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
  • IM-Adresse: Kontaktpersonens IM-adresse (instant messaging/lynmeldinger).
  • Ordrereferanse: Tilbuds- og ordrereferanse for kontaktperson. Legges automatisk til dersom du knytter kontaktpersonen til et tilbud eller en ordre.
  • Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Fanekort "Prosjekter"

Her vises liste over alle prosjekter som kontaktpersonen er registrert som prosjektdeltaker i.

Fanekort "Møter"

Her vises liste over alle møter som kontaktpersonen er tilknyttet eller er registrert som deltaker i.

Fanekort "Samtaler"

Her vises liste over alle telefonsamtaler som er tilknyttet kontaktpersonen.

Fanekort "SMS"

Her vises liste over alle SMS-meldinger som er tilknyttet kontaktpersonen.

Fanekort "Avtaler"

Her vises liste over alle avtaler som er tilknyttet kontaktpersonen.

Eksportere kontaktpersoner

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Endre bilde

Du kan legge til profilbilde for hver enkelt kontaktperson. Klikk på bildet eller velg "Endre bilde" for å legge til eller endre profilbildet til kontaktpersonen. Profilbilder vises i kontaktpersonlisten dersom du velger "Vis foto" i verktøylinjen.

Se forøvrig Organisasjon - Logo for informasjon om hvilke formater som er støttet og hvordan disse behandles i XS Office.

Identifisere duplikater

I et CRM-system er det viktig at all relevant informasjon er synlig i hver kontaktpersonoppføring. Av og til vil du kunne oppleve at den samme personen feilaktig er blitt opprettet to ganger i systemet. Dette bør det ryddes opp i raskest mulig siden du risikerer at den relevante informasjonen blir spredd over to (eller flere) kontaktpersonoppføringer.

Med XS Office kan du enkelt finne duplikate kontaktpersonoppføringer via filterfunksjonen for kontaktpersoner.

Søke etter oppføringer

Du kan søke etter oppføringer basert på mange ulike kriterier via knappen "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Merk at listen også kan filtreres direkte fra verktøylinjen (se under). Listen vil dermed reflektere både søkekriterier fra søkeområdet samt filtreringsvalg fra verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Fullt navn: Fritekstsøk i fullt navn for kontaktpersoner.
  • Fornavn: Fritekstsøk i fornavn for kontaktpersoner.
  • Mellomnavn: Fritekstsøk i mellomnavn for kontaktpersoner.
  • Etternavn: Fritekstsøk i etternavn for kontaktpersoner.
  • Telefonnummer: Fritekstsøk i alle telefonnumre for kontaktpersoner.
  • E-postadresse: Fritekstsøk i alle e-postadresser for kontaktpersoner.
  • Stillingstittel: Fritekstsøk i stillingstittel for kontaktpersoner.
  • Yrke: Fritekstsøk i yrke for kontaktpersoner.
  • Avdeling: Fritekstsøk i avdeling for kontaktpersoner.
  • Notat: Fritekstsøk i notat for kontaktpersoner.

Kolonne 2

  • Firma: Søk kun etter kontaktpersoner tilknyttet et gitt firma.
  • Firmanavn: Fritekstsøk i tilknyttet firmanavn for kontaktpersoner.
  • Kunde/leverandør: Søk kun etter kontaktpersoner tilknyttet kunder, leverandører, begge deler eller ingen av delene.
  • Firmakategori: Søk etter kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringer med bestemt kategori.
  • Bransje: Søk etter kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringer i en bestemt bransje.
  • Salgsregion: Søk etter kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringer i en bestemt salgsregion.
  • Firma/person: Søk kun etter kontaktpersoner tilknyttet firmaoppføringer eller personoppføringer/privatkunder.
  • Primær/Deres ref: Søk kun etter primærkontakter, standard "Deres ref", begge deler eller ingen av delene.
  • Kjønn: Søk kun etter menn, kvinner eller "ikke angitt".
  • Egendefinert felt 1: Søk etter oppføringer som har et egendefinert felt med en bestemt verdi.
  • Egendefinert felt 2: Samme som over. Brukes for å kombinere søk med annet egendefinert felt.

Kolonne 3

  • Opprettet av: Søk etter oppføringer opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Søk etter oppføringer sist endret av en bestemt ansatt.
  • Gruppefelt 1: Søk etter oppføringer som er knyttet til en bestemt egendefinert gruppe.
  • Gruppefelt 2: Samme som over. Brukes for å kombinere søk med annen egendefinert gruppe.
  • Ordrereferanse: Fritekstsøk i ordrereferanse for kontaktpersoner.
  • Adresse: Fritekstsøk i adresse for kontaktpersoner.
  • Kontaktperson-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.
  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i listen. Aktive søkekriterier vil utheves med egen farge slik at det er enkelt å se hvilke søkrekriterier som er aktive i øyeblikket.

Kontaktpersoner kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere kontaktpersonlisten

Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
  • Mine: Viser kun kontaktpersonoppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
  • Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
  • Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.
  • Duplikater: Viser alle kontaktpersonoppføringer som har en annen kontaktpersonoppføring med samme fornavn, etternavn og firmanavn. Kan benyttes for å søke etter kontaktpersoner som ved en feiltakelse er opprettet flere ganger.
  • Duplikater+: Viser alle kontaktpersonoppføringer som har en annen kontaktpersonoppføring med samme fornavn og etternavn. Kan benyttes for å søke etter kontaktpersoner som ved en feiltakelse er opprettet flere ganger (på tvers av firmaoppføringer).
  • Duplikater++: Viser alle kontaktpersonoppføringer som har en annen kontaktpersonoppføring med samme fornavn og etternavn. Søker også i deaktiverte kontaktpersoner. Kan benyttes for å søke etter kontaktpersoner som ved en feiltakelse er opprettet flere ganger (på tvers av firmaoppføringer).

Sortere kontaktpersonlisten

Listen over private kontaktpersoner kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen. Følgende sorteringer er tilgjengelig fra verktøylinjen:
  • Sist endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises øverst i listen. Dette er standardvisningen.
  • Lengst siden endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises nederst i listen.
  • Alfabetisk på etternavn: Sorterer kontaktpersoner etter etternavn.
  • Alfabetisk på fornavn: Sorterer kontaktpersoner etter fornavn.
  • Alfabetisk på firma: Sorterer kontaktpersoner etter firmanavnet som de er knyttet til. Kontaktpersoner uten tilknytning til firma vises ikke i denne sorteringen.

Slette kontaktpersoner

Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.

Deaktivere en kontaktpersonoppføring

Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til CSV-fil

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til en CSV-fil via CSV-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Duplikatsjekk

På fanekortet "Detaljer" kan du utføre en duplikatsjekk for oppføringen. Når du velger knappen "Duplikatsjekk" får du opp et vindu med oversikt over oppføringer med likelydende navn. Dette kan du bruke til å sjekke om du har to oppføringer som bør slås sammen.

Slå sammen kontaktpersonoppføringer

Noen ganger kan det være aktuelt å slå sammen to kontaktpersonoppføringer til én. Dette skjer som oftest på grunn av at en kontaktperson er feilaktig blitt opprettet to ganger i systemet. I XS Office kan du enkelt slå sammen to oppføringer. Dette kan du gjøre fra verktøylinjen på fanekortet "Detaljer" for kontaktpersonoppføringen. Når du har valgt funksjonen, vil du få frem en dialogboks der du angir hvilke oppføringer som skal slås sammen. Det er viktig at du er bevisst på hvilken av dem som skal tas vare på videre siden den ene av dem alltid vil slettes. Når du har valgt kilde og mål, velger du "Utfør" for å utføre sammenslåingen. Du har også mulighet for å veksle mellom kilde og mål via funksjonen "Bytt" i dialogboksen.

Sammenslåingsoperasjonen vil overføre koblinger mot andre typer oppføringer fra den ene oppføringen til den andre. Kontaktopplysninger vil overføres til den sammenslåtte oppføringen fra oppføringen som skal slettes hvis tilsvarende opplysninger ikke fantes fra før.

Merk at sammenslåingsoperasjonen er permanent og ikke kan angres i ettertid. Det vil opprettes et informasjonsnotat som knyttes til den sammenslåtte oppføringen. Her vil det finnes informasjon om sammenslåingen samt om hvilken oppføring som ble slettet.

Relaterte emner



5.6 CRM - Konkurrenter

Introduksjon

"CRM - Konkurrenter" viser liste over alle foretakets konkurrenter. Du kan legge inn konkurrentene dine med markedsandel, en subjektiv vurdering samt gjennomføre en SWOT-analyse av hver enkel konkurrent.

Den globale konkurrentlisten kan benyttes som grunnlag for å angi konkurrenter i salgsmuligheter.

Hva er SWOT?

SWOT kan defineres som Strengths and Weaknesses as they relate to our Opportunities and Threats in the marketplace (på norsk: Styrker og svakheter sett i forhold til muligheter og trusler i markedet).

For å kunne være konkurransedyktig i markedet ditt, er det essensielt å kjenne konkurransesituasjonen. Du bør vite hvem som er dine verste konkurrenter samt hva som er deres sterke og svake sider. Det kan dermed være hensiktsmessig å utføre en SWOT-analyse for hver av konkurrentene. Dette er et uvurderlig verktøy i planleggingen av din salgsstrategi. Ofte vil du kunne finne områder der konkurrentene har svakheter som du kan bruke i din argumentasjon overfor kunden.

Det anbefales at du utfører en SWOT-analyse for egen bedrift, og så gjør det samme for din(e) hovedkonkurrent(er). Avhengig av bedriftsstørrelse, produkt, marked, osv, vil mange bedrifter utføre SWOT-analyser for eksempelvis ulike produkter, markeder, markedssegmenter, m.m.

En SWOT-analyse fokuserer på fire områder:
  • Strengths (styrker)
  • Weaknesses (svakheter)
  • Opportunities (muligheter)
  • Threats (trusler)
Et SWOT-diagram med fire kvadrater gir en god visuell fremstilling av dette. Vi ser at SWOT tar for seg både styrker og svakheter, og også deler hver av disse i forhold av intern og ekstern karakter.
 FordelerUlemper
Intern
opprinnelse
(organisasjonen)
Strengths
(styrker)
Weaknesses
(svakheter)
Ekstern
opprinnelse
(omgivelsene)
Opportunities
(muligheter)
Threats
(trusler)
Figur: SWOT-diagrammets oppbygning
Her er et tenkt eksempel på en SWOT-analyse med noen få stikkord fylt inn.
 FordelerUlemper
Intern
opprinnelse
(organisasjonen)
Styrker
  • Kvalitetsprodukt
  • Gode tester og god omtale
  • Innovativt produkt
  • Kreativt miljø
  • Stor faglig tyngde og god faglig bredde
Svakheter
  • Sesongavhengig etterspørsel
  • Høyere pris enn konkurrenter
  • Lite nasjonalt marked
Ekstern
opprinnelse
(omgivelsene)
Muligheter
  • Økt markesandel i Norge ved flere forhandlere
  • Muligheter for eksport
  • Rimeligere delproduksjon eller produksjon i Polen eller Baltikum
Trusler
  • Lavprisprodukter fra Asia
  • Klimatiske endringer = kortere sesong
  • Finanstørke
Figur: Eksempel på SWOT-analyse
Noen CRM-systemer lar deg kartlegge og analysere konkurrentene dine i detalj. Det er viktig at de aktuelle konkurrentene synliggjøres i hver eneste salgsmulighet slik at selgeren alltid vet hvem som eventuelt kan forhindre salgssuksess. Hvis du taper et salg, er det også viktig å bruke litt tid på hvem som eventuelt vant salget, samt hva som var utslagsgivende (tapsårsak).

Felter i liste over konkurrenter

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over konkurrenter (CRM - Konkurrenter).
  • (Globus): Angir om konkurrenten opererer internasjonalt eller ikke.
  • SWOT: Angir hvilke av feltene for SWOT som er registrert for konkurrenten.
  • Firmanavn: Firmanavn for konkurrenten.
  • Produktnavn: Navn på produkt hos konkurrenten som du konkurrerer med.
  • Versjon: Versjonsnummer for produkt hos konkurrenten som du konkurrerer med.
  • Nasjonalitet: Nasjonalitet for konkurrenten.
  • Vurdering: Angir din subjektive vurdering av konkurrenten i forhold til din virksomhet på en skala fra 1 til 5 (indikert med stjerner).
  • Markedsandel: Angir markedsandelen til konkurrenten i prosent.
  • Sist endret: Tidspunkt informasjon om konkurrenten ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret informasjon om konkurrenten sist.
  • (Ikoner): Ikoner med kobling mot webside til konkurrenten samt oppføringen i Brønnøysund og Leverandørguiden.

Registrere en ny konkurrent

Konkurrenter registreres ved å velge "Ny konkurrent" fra verktøylinjen på siden CRM - Konkurrenter.

Innfyllingsfelter for konkurrenter

Fanekort "Detaljer"

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:
  • Firmanavn: Firmanavn for konkurrenten.
  • Produktnavn: Navn på produkt hos konkurrenten som du konkurrerer med.
  • Versjon: Versjonsnummer for produkt hos konkurrenten som du konkurrerer med.
  • Nasjonalitet: Nasjonalitet for konkurrenten.
  • Notat: Fritekstnotat for konkurrent.
  • Webside: Adresse til konkurrentens webside.
  • Internasjonal aktør: Angir om konkurrenten opererer internasjonalt eller ikke.
  • Vurdering: Angir din subjektive vurdering av konkurrenten i forhold til din virksomhet på en skala fra 1 til 5.
  • Markedsandel: Angir markedsandelen til konkurrenten i prosent.
  • Antall ansatte: Angir hvor mange ansatte konkurrenten har.
  • Årlig omsetning: Angir årlig omsetning for konkurrenten.
  • Resultat siste år: Angir regnskapsresultat for konkurrenten siste år.
  • Resultat nest siste år: Angir regnskapsresultat for konkurrenten nest siste år.
  • Resultat tredje siste år: Angir regnskapsresultat for konkurrenten tredje siste år.
  • Opprettet: Tidspunkt konkurrenten ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt konkurrenten ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Fanekort "SWOT-analyse" (ikke synlig ved opprettelse av konkurrent)

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:
  • Styrker: Angir konkurrentens styrker.
  • Svakheter: Angir konkurrentens svakheter.
  • Muligheter: Angir konkurrentens fremtidige muligheter i markedet.
  • Trusler: Angir trusler mot konkurrentens virksomhet.

Sortere konkurrentlisten

Listen over konkurrenter kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

"Slette" konkurrent

Konkurrenter kan slettes ved å åpne vinduet for konkurrent (klikk på firmanavn i konkurrentlisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer".

Analysere konkurrenter

Konkurrentlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.7 CRM - Saker

Introduksjon

"CRM - Saker" er hovedsiden for saksarkivet i XS Office. Saksarkivet i XS Office er et system for å håndtere kundehenvendelser, brukerstøtte ("helpdesk") samt saksgang for interne prosesser. Med XS Office kan du følge opp henvendelsene fra start til mål og også sende e-post til kunden ettersom status for saken endres. Du kan også videreformidle sakens status til interne mottakere via e-post direkte fra XS Office.

En sak kan ha ubegrenset antall oppfølginger/kommentarer. Disse kommentarene er trådede som gjør at du visuelt får oversikt over hvem som kommenterer hva.

Når du oppretter en sak, kan du samtidig laste opp et filvedlegg som illustrerer sakens kjerne. Dette kan være en skjermdump, et bilde, en PDF-fil eller annet. Dette filvedlegget vil følge saken og alltid være synlig på informasjonssiden for saken. Du kan etter at saken er opprettet også legge til andre vedlegg. Når du følger opp/kommenterer en sak, kan du også legge ved vedlegg. Disse vedleggene vil være knyttet både til selve saken og oppfølgingsteksten din.

All e-postkorrespondanse kan legges inn i saken. E-postmeldinger du sender fra saken vil automatisk knyttes til saken. I tillegg kan du markere både innkommende og utgående e-post med et saksnummer som gjør at meldingene vil være synlige i saken. Hvis du bruker XS Office Outlook Plugin eller XS Office Thunderbird Extension, kan du overføre e-post fra Outlook/Thunderbird og direkte inn til en bestemt sak. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

Sakene i arkivet kan relateres til hverandre. Dette gir deg mulighet til å indikere at en sak er avhengig av, duplikat av eller på annen måte relatert til en annen sak. Du vil enkelt se i sakslisten hvilke saker som er relatert til andre saker.

Du kan angi opptil tre valgfrie sakskategorier for en sak. Disse kategoriene har valgfrie navn og ledetekster slik at du kan gruppere sakene i henhold til kriterier som er relevante for deg og din organisasjon. Du kan også angi hvilke av disse kategoriene som skal være påkrevde ved oppretting av nye saker. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger for informasjon om hvordan du oppretter og vedlikeholder sakskategorier.

Du kan angi tidspunkt for påminnelse for forfall for hver sak. Ansvarlig for utførelse vil automatisk motta et varsel ved dette tidspunktet.

Sakene kan også merkes med en QA-ansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring). QA-ansvarlig er ansvarlig for å verifisere (samt evt. lukke) fullførte saker. Varsler til QA-ansvarlig om verifisering av saker sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00.

Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Tabellen under illustrerer de ulike fasene for en sak.

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6
Ny:
Saken har ikke fått angitt en ansvarlig. Brukes ved opprettelse av nye saker der ansvarlig for utførelse ikke er avklart.
Tilordnet:
Saken har fått tilordnet en ansvarlig, men utførelsen er ikke startet. Nye saker der ansvarlig for utførelse er angitt vil automatisk få denne statusen.
Pågår:
Saken er angitt som "i arbeid". Settes normalt av ansvarlig for utførelse.
Venter andre:
Saken er avengig av andres bidrag for å få fremdrift.
Utsatt:
Saken er utsatt. Ny forfallsdato kan settes.
Fullført:
Saken er angitt som fullført, men ikke verifisert.
Kansellert:
Saken er angitt som ugyldig.
Ikke forstått:
Ansvarlig for utførelse forstår ikke sakens problemstilling. Saken må utredes nærmere.
Verifisert:
Saken er angitt som verifisert, men ikke lukket. Denne operasjonen gjøres normalt av en person som er ansvalig for QA.
Lukket:
Saken er angitt som fullført, verifisert og lukket. Denne operasjonen kan gjøres av en QA-person eller den som opprettet saken. Avhenger av organisasjonens retningslinjer for sakshåndtering.
Tabell: Illustrasjon av saksgang
Saker kan hurtigåpnes. Se Innledning - Hovedvinduet for generell informasjon om hurtigåpning.

Statusflagg

Status for saker (se fasene i saksgangen i tabellen over) vises med flagg av forskjellige farger.
  • Hvitt flagg: Saken er ny og ikke tilordnet en ansvarlig.
  • Blått flagg: Saken er tilordnet en ansvarlig, men ikke startet.
  • Gult flagg: Saken pågår (er under behandling).
  • Oransje flagg med klokke: Saken er utsatt.
  • Oransje flagg med teksten "Zzz": Ansvarlig person venter på andre for fullføring av saken.
  • Rødt flagg: Saken er kansellert.
  • Spørsmålstegn: Saken er ikke forstått av ansvarlig.
  • Grønt flagg med spørsmålstegn: Saken er fullført, men ikke verifisert eller lukket. Hvis QA-ansvarlig er angitt for saken, sendes varsel om verifisering til denne personen.
  • Grønt flagg med hake: Saken er fullført og verifisert, men ikke lukket.
  • Grønt flagg med hengelås: Saken er lukket.

Felter i liste over saker

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over saker (CRM - Saker).
  • (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppføringer og utføre operasjoner på dem samlet. Se under.
  • (Hus): Angir om saken er markert som intern eller ikke.
  • (Konvolutt, bakside): Angir om det er innkommende e-postkorrespondanse knyttet til saken.
  • (Konvolutt, forside): Angir om det er utgående e-postkorrespondanse (typisk svar) knyttet til saken.
  • (Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til saken.
  • (Blyant): Angir om det er registrert oppfølginger til saken.
  • (Utropstegn): Angir prioritet og alvorlighetsgrad for saken. Se under.
  • (Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • (Kjetting): Angir om saken er relatert til andre saker. Se under.
  • Saksnr: Angir et unikt saksnummer for saken. Klikk for å åpne saken.
  • Emne: Emne for sak. Klikk for å åpne saken. Hvis det er angitt fakturerbarhet for saken angis dette med en myntstabel foran emneteksten. Se under.
  • (Kategori): Kategori 1 for sak. Navn vil avhenge av ledetekst for kategori 1. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
  • Firma > prosjekt (kontaktperson): Navn på eventuelt firma, prosjekt og kontaktperson som saken er knyttet mot.
  • Opprettet: Tidspunkt saken ble opprettet.
  • Sist endret: Tidspunkt saken ble sist endret (eller siste oppfølging).
  • Av: Initialer til den som lagret saken sist (eller siste oppfølging).
  • Ansv: Initialer til den som er ansvarlig for saken.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Alvorlighetsgrad

Alvorlighetsgraden for en sak indikeres med bakgrunnsfarge i kolonnen for prioritet:
  • Mørk oransje bakgrunnsfarge: Kritisk alvorlighetsgrad.
  • Oransje bakgrunnsfarge: Høy alvorlighetsgrad.
  • Ingen bakgrunnsfarge: Normal alvorlighetsgrad.
  • Lys blå bakgrunnsfarge: Lav alvorlighetsgrad.
  • Mørk blå bakgrunnsfarge: Ekstra lav/triviell alvorlighetsgrad.
  • Ingen bakgrunnsfarge: Utvidelse/ny funksjon (alvorlighetsgrad ikke relevant).

Fakturerbarhet

Fakturerbarhet indikeres med et symbol foran emneteksten i listen.
  • Ingen symbol: Fakturerbarhet ikke angitt.
  • Oransje myntstabel: Sak er fakturerbar.
  • Grønn myntstabel: Sak er fakturert.
Fakturerbarhet kan angis for hver enkelt sak, men også for mange saker samlet via avkrysningsboksene i listevisningen og "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Interne saker

Alle saker kan merkes som interne via en avkrysningsboks i saksvinduet. Dette kan du også gjøre via avkrysningsboksene i listevisningen og "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Med intern er det her ment at saken har internt opphav og at statusoppdateringer tilbake til kunden ikke er nødvendig. Nye interne saker kan opprettes via funksjonen "Ny intern sak". Under Admin - Globale innstillinger (seksjon "CRM") kan du angi et standard firma som skal benyttes ved opprettelse av nye interne saker.

Saksillustrasjoner

Alle saker kan ha et filvedlegg som er angitt som "saksillustrasjon". Dette innebærer at dette vedlegget vil fremheves spesielt ved å vises som forhåndsvisning på hovedfanekortet for saken (til høyre for løsningsteksten). I mange situasjoner kan det være hensiktsmessig å benytte et bilde eller en tegning/skisse som saksillustrasjon for å fremheve aspekter i problemstillingen.

Du kan angi en saksillustrasjon ved opprettelse av en sak eller i ettertid via dialogvinduet for filvedlegg.

Valgfri opprettelsesdato

Når du oppretter en ny sak, kan du selv angi dato og klokkeslett for oppretting. Dette gjør at du kan tilbakedatere en sak dersom den for eksempel blir registrert en tid etter at saksinformasjonen ble formidlet.

Opprette en ny sak

Saker kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Ny sak" fra verktøylinjen på siden CRM - Saker.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma eller prosjekt. Se CRM - Alle firmaer.
  • Velg "Sak" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Velg pluss-ikonet i startsideelementene for saker.
  • Bruk hurtigtasten for saker. Se Innledning - Hurtigtaster.
Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:
  • Opprett: Saken vil opprettes og du vil få frem ekstra fanekort for oppfølginger, vedlegg, e-post, relaterte saker, søk og egendefinerte verdier og grupper.
  • Opprett og ny: Saken vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for sak. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere saker etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
  • Opprett og lukk: Saken vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Vindu for saker

Vinduet for saker inneholder åtte fanekort der kun det første er tilgjengelig når du oppretter saken for første gang.

Fanekort "Saksdetaljer"

Dette fanekortet brukes til å registrere grunnleggende informasjon om saken. Følgende felter er tilgjengelige:
  • Saksnr: Angir et unikt saksnummer for saken. Blir automatisk generert av systemet.
  • Emne: Emne for sak.
  • Meldt av: Fritekstfelt for hvem som innrapporterte saken.
  • Firma: Navn på firma som saken er tilknyttet.
  • Har supportavtale: Om tilknyttet firma har supportavtale. Vil automatisk hentes fra firmakortet.
  • Kontaktperson: Navn på kontaktperson som saken er tilknyttet.
  • Meldt via: Angir hvordan saken ble innrapportert. Se Admin - Sakskilder.
  • Respons via: Angir hvordan kontaktpersonen ønsker tilbakemeldinger formidlet.
  • Kategori 1: Kategori 1 for sak. Kan defineres fritt. Se Admin - Sakskategorier.
  • Kategori 2: Kategori 2 for sak. Kan defineres fritt. Se Admin - Sakskategorier.
  • Kategori 3: Kategori 3 for sak. Kan defineres fritt. Se Admin - Sakskategorier.
  • Prosjekt: Navn på prosjekt som saken er tilknyttet.
  • Produkt: Navn på eventuelt produkt som saken er direkte relatert til.
  • Status: Viser status for saken. Se over.
  • Løsning: Viser en eventuelt angitt løsning for saken. Se over.
  • Prioritet: Angir prioritet for saken. Se over.
  • Alvorlighetsgrad: Angir alvorlighetsgrad for saken. Se over.
  • Tilordnet til: Angir ansatt som er ansvarlig for saken.
  • Påminnelse: Angir tidspunkt for påminnelse for saken. Se under.
  • Forfallsdato: Angir forfallsdato for saken.
  • Sakskode: Angir sakskode for saken. Brukes for eksempel for å angi en kode i et eksternt system.
  • Fakturering: Angir status for fakturerbarhet for saken.
  • Tidsforbruk: Angir tidsforbruk tilknyttet saken.
  • QA-ansvarlig: Angir normalt ansatt som er ansvarlig for å verifisere saken etter at den er fullført.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Gjenåpnet: Eventuelt tidspunkt saken ble gjenåpnet (saken var tidligere lukket) samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Fullført: Eventuelt tidspunkt saken ble markert som fullført samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Verifisert: Eventuelt tidspunkt saken ble markert som verifisert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Lukket: Eventuelt tidspunkt saken ble markert som lukket samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Illustrasjon: Eventuelt filvedlegg som skal brukes som hovedillustrasjon for saken. Er kun synlig ved opprettelse av saken. I ettertid må dialog for filvedlegg benyttes. Se også seksjon om saksillustrasjoner.
  • Problemstilling: Problemtekst for saken som innrapportert av kunden. Denne teksten bør identifisere sakens kjerne på en entydig måte.
  • Løsning: Løsningstekst for saken. Vil normalt benyttes for å sende en respons til den som meldte saken.

Endre saksstatus

Øverst i fanekortet "Detaljer" har du en statuslinje som indikerer faser i sakens livsløp. For å endre status for en sak, klikker du på én av fasene og velger ny status i vinduet som kommer opp. Du kan også endre status for mange saker under ett. Se "Fullføre/kansellere/verifisere/lukke mange saker samtidig" under.

Gjenåpne en lukket sak

Når en sak er lukket, vil du ikke kunne endre saksdetaljer, slette saken eller legge til oppfølginger og vedlegg. For å få til dette, må du først gjenåpne saken. Klikk "Gjenåpne sak" på verktøylinjen for å gjenåpne en sak.

Sende statusoppdateringer til kunden

Når ny informasjon i saken er tilgjengelig, kan du sende en statusoppdatering om saken direkte fra XS Office. Dette gjør du ved å velge knappen "Send statusoppdatering..." på verktøylinjen. Du vil da få opp et e-postvindu med saksdetaljer ferdigutfylt. Du skriver inn den nye informasjonen i seksjonen "Status". Alle statusoppdateringer du sender via e-post fra XS Office vil være synlige på fanekortet "E-post".

Via Admin - Globale innstillinger kan du tilpasse formatet for emneteksten for saksoppdateringer via e-post. Her kan du også angi standard kopimottakere (CC) og blindkopimottakere (BCC) for saksoppdateringer.

Hvis du vil videresende saken internt for oppfølging, bruker du funksjonen "Videresend". Se under.

Sende løsningsforslag til kunden

Når saken er løst, kan du sende løsningsteksten direkte fra XS Office. Dette gjør du ved å velge knappen "Send løsning..." på verktøylinjen. Du vil da få opp et e-postvindu med løsningsteksten samt saksdetaljer ferdigutfylt. Alle løsningsforslag du sender via e-post fra XS Office vil være synlige på fanekortet "E-post".

Via Admin - Globale innstillinger kan du tilpasse formatet for emneteksten for saksoppdateringer via e-post. Her kan du også angi standard kopimottakere (CC) og blindkopimottakere (BCC) for saksoppdateringer.

Hvis du vil videresende saken internt for oppfølging, bruker du funksjonen "Videresend". Se under.

Videresende saker internt

Når du har laget en oppfølging i en sak, kan du distribuere den oppdaterte saken internt via funksjonen "Videresend" på fanekortet "Oppfølginger". I dialogboksen som kommer frem legger du inn e-postadresser til mottakere og kopimottakere for saken. Flere adresser kan skilles med semikolon (;). Mottakerne vil motta alle opplysninger i saken og også alle oppfølginger som er laget. Dette gjør det enkelt å informere de involverte i sakens gang.

Du kan angi standard mottaker og standard kopimottakere (CC) for interne oppfølginger fra Admin - Globale innstillinger.

Registrere timeforbruk fra en sak

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra saken. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra saken over til timeregistreringen. Hvis du har angitt tidsforbruk for saken, vil dette komme med i vinduet for ny timeregistrering. Dersom du også har angitt at saken er fakturerbar, vil timeantallet også settes som fakturerbare timer.

Lage kopi av en sak

Hvis du ønsker å lage en kopi av en eksisterende sak, velger du "Lag kopi" på vektøylinjen. Kopien vil være identisk med den opprinnelige saken, men vil ikke ha oppfølginger, vedlegg, e-post eller relasjoner. Emnet for den nye saken vil være "Kopi av <opprinnelig saksemne>".

Lage kopi av en sak med relasjon mot opprinnelig sak

Hvis du ønsker å lage en kopi av en eksisterende sak og samtidig relatere den nye saken mot den gamle, velger du "Lag kopi av sak og opprett relasjon" på vektøylinjen. Kopien vil fungere på samme måten som via den andre kopifunksjonen over, men den vil i tllegg ha en relasjon mot den opprinnelige saken. Dette gjør det veldig enkelt å f.eks. splitte en sak i to eller viderebehandle en sak under et nytt saksnummer.

Skrive ut en sak

Hvis du ønsker å skrive ut en sak, velger du "Skriv ut" på vektøylinjen. Utskriften vil skrive ut saksdetaljer, problemstilling, løsningsforslag samt alle oppfølginger.

Fanekort "Oppfølginger"

Dette fanekortet brukes til å registrere interne oppfølginger/kommentarer til saken. Dette vil indikeres med blyantsymbol i sakslisten. Oppfølgingene er trådede som gjør at du visuelt får oversikt over hvem som har kommentert hva.

Følgende felter vises i liste over oppfølginger:
  • (Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til oppfølgingen.
  • Opprettet: Angir tidspunkt for når oppfølgingen ble opprettet.
  • Av: Angir initialer til ansatt som skrev oppfølgingen.
  • Tekst: Viser starten på oppfølgingsteksten.
  • (Blyant): Brukes for å svare på en bestemt oppfølging.

Visningsalternativer for liste over oppfølginger

Fra verktøylinjen kan du velge to ulike visningsalternativer for oppfølgingslisten:
  • Vis liste: Viser oppfølgingene fordelt over fem kolonner uten linjeskift i oppfølgingsteksten.
  • Vis samlet: Viser oppfølgingene i én kolonne der linjeskift i oppfølgingsteksten er beholdt og hele tekstene vises.

Lage en ny oppfølging

Du lager en ny oppfølging ved å velge "Ny oppfølging" fra verktøylinjen på fanekortene "Detaljer" og "Oppfølginger". Velg "Lagre" eller "Lagre og lukk" når du har skrevet ferdig oppfølgingen. Oppfølgingen vil komme som en ny "tråd" i listen over oppfølginger.

Svare på en oppfølging

Du kan svare på en oppfølging på følgende måter:
  • Fra listevisning: Klikk på blyantsymbolet helt til høyre på linjen.
  • Fra samlevisning: Klikk på teksten "[svar]".
  • Fra selve oppfølgingen: Åpne oppfølgingen du ønsker å svare på og velg "Svar" eller "Svar med tekst" på verktøylinjen. "Svar med tekst" vil gi deg et nytt vindu med den opprinnelige teksten innrykket med symbolet ">". Dette gjør at du enkelt kan vise hva du svarer på hvis den opprinnelige oppfølgingen besto av mange punkter.
Velg "Lagre" eller "Lagre og lukk" når du har skrevet ferdig oppfølgingen.

Slette en oppfølging

Du sletter en oppfølging ved å åpne oppfølgingen (klikk på tekst i "listemodus" eller dato i "samlevisning"), og velge "Slett" fra verktøylinjen i dialogboksen. Merk at du kun kan slette oppfølginger du selv har skrevet. Hvis oppfølgingen du sletter har andre oppfølginger under seg, vil oppfølgingen ikke slettes fysisk men oppfølgingsteksten vil endres til "(slettet av bruker)".

Fanekort "Vedlegg"

Dette fanekortet brukes til å legge inn eventuelle vedlegg til saken (kan for eksempel være skjermdumper fra en PC, åstedsbilder eller generelle dokumenter). Dette vil indikeres med binderssymbol i sakslisten.

Vedleggslisten kan enten vises som detaljert liste med tittel/filnavn eller som miniatyrbilder. Miniatyrbildene vil vise en forhåndsvisning av filen hvis vedlegget er et bilde. Hvis ikke vil miniatyrvisningen vise et symbol som idikerer hvilken filtype vedlegget har.

Følgende felter vises i liste over vedlegg (gjelder ikke alternativer med miniatyrvisning):
  • (Egenskaper): Brukes for å åpne egenskaper for vedlegget.
  • Tittel: Tittel for vedleggsdokument.
  • Filnavn/tittel: Filnavn eller tittel for vedleggsdokument.
  • Størrelse: Filstørrelse for vedleggsdokument.
  • Type: Filtype for vedleggsdokument.
  • Sist endret: Tidspunkt vedlegget ble lagret sist.
  • Av: Angir initialer til ansatt som lagret vedlegg sist.
  • (Dokumenter): Angir om dokumentet er hentet fra dokumentarkivet eller ikke. Hvis vedlegget er hentet fra dokumentarkivet, vil du kunne åpne oppføringen fra dokumentarkivet direkte herfra.

Legge inn nytt vedlegg

Du legger til et nytt vedlegg fra din egen maskin ved å velge "Nytt vedlegg" fra verktøylinjen. For å hente vedlegg fra dokumentarkivet, velger du "Nytt dokument" fra verktøylinjen. Merk at du ikke kan legge til vedlegg i lukkede saker.

Vise et eksisterende vedlegg

Du viser et eksisterende vedlegg ved å klikke på teksten i tittel-kolonnen. Vedlegget vil lastes ned og åpnes i tilhørende program for aktuell vedleggstype.

Åpne et eksisterende vedlegg for redigering (dokumentegenskaper)

Du åpner vinduet for egenskaper for vedlegg ved å klikke på info-symbolet helt til venstre i vedleggslisten.

Dialogvindu for oppretting av nye vedlegg

Vinduet for vedleggsegenskaper inneholder følgende felter:
  • Importer fil: Gir deg mulighet for å velge hvilket vedlegg som skal legges til. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil.
  • Tittel: Tittel for vedleggsdokument. Vil kunne vises i vedleggslisten.
  • Saksillustrasjon: Angir om dette vedlegget skal brukes som hovedillustrasjon for saken. Se også seksjon om saksillustrasjoner.
  • Nøkkelord: Angir eventuelle nøkkelord for vedleggsdokumentet.
  • Beskrivelse: Angir en beskrivelse av vedleggsdokumentet.

Slette vedlegg

Du sletter et vedlegg ved å åpne vedlegget (klikk på info-symbol til venstre i listen), og velge "Slett" fra verktøylinjen i dialogboksen.

Fanekort "E-post"

Fanekortet "E-post" viser liste over alle e-postmeldinger knyttet til oppføringen. Dette inkluderer meldinger i innboks, sendte elementer og usendte elementer (kladd). E-postmeldinger du sender direkte fra oppføringen vil automatisk knyttes til og legges inn i denne listen. Hvis du bruker XS Office Outlook Add-in eller XS Office Thunderbird Extension, kan du overføre sendt/mottatt e-post fra Outlook eller Thunderbird. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

Følgende felter vises i liste over e-postkorrespondanse:
  • (Retning): Angir om meldingen er utgående (sendt e-post, indikeres med pil mot venstre), innkommende (mottatt e-post, indikeres med pil mot høyre) eller kladd (blyantsymbol).
  • (Utropstegn): Angir prioritet for e-postmeldingen.
  • (Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til e-postmeldingen.
  • Fra: Angir e-postadressen til avsenderen av e-postmeldingen.
  • Til: Angir e-postadressen til mottakeren av e-postmeldingen (Til-feltet).
  • Emne: Emne for e-postmeldingen.
  • Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret.
  • Av: Initialer til den som lagret oppføringen sist.

Vise detaljer for e-postmeldingen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne e-postmeldingen i et nytt vindu. Se forøvrig Meldinger - Innboks for informasjon om e-postmeldinger.

Fanekort "Relaterte saker"

Sakene i arkivet kan relateres til hverandre. Dette gir deg mulighet til å indikere at en sak er avhengig av, duplikat av eller på annen måte relatert til en annen sak. Du vil enkelt se i sakslisten hvilke saker som er relatert til andre saker.

I dette fanekortet ser du oversikt over alle relasjoner mellom valgt sak og andre saker.

Opprette en ny relasjon

Velg "Ny relasjon" fra verktøylinjen. Vinduet som kommer opp vil være forhåndsutfylt med valgt sak som "sak 1" i relasjonen. Deretter velger du en relasjonstype som indikerer tilknytningen mot den andre saken. "Sak 2" benyttes for å angi hvilken sak som er tilknyttet. Du kan også om ønskelig legge inn et notat som beskriver relasjonen.

Relasjonstyper

Følgende relasjonstyper er tilgjengelige:
  • Er duplikat av: Angir at "sak 1" er en duplikat av "sak 2". Med duplikat menes at problemstillingen i de to sakene er identisk.
  • Er gruppert med: Angir at "sak 1" er "i familie med" "sak 2". Sakene er likestilte og har store fellestrekk (sakene komplementerer typisk hverandre).
  • Er relatert til: Angir at "sak 1" har en problemstilling som ligner "sak 2" eller at sakene har en årsaksforklaring som er felles.
  • Er avhengig av: Angir at en løsning for "sak 1" er avhengig av at "sak 2" løses først.

Bytte om på en relasjon

Du bytter om på "sak 1" og "sak 2" i en relasjon ved å åpne relasjonen og velge "Bytt" på verktøylinjen. Velg så "Lagre".

Slette en relasjon

Du kan enkelt slette en relasjon ved å åpne relasjonen og velge "Slett" på verktøylinjen.

Slette alle relasjoner

Du sletter alle relasjoner knyttet til en sak ved å velge "Slett alle" fra oversiktven over relasjoner.

Fanekort "Søk"

Inne i hver sak finner du fanekortet "Søk". Her kan du søke etter saksoppfølginger og e-post knyttet til den aktuelle saken.

Fanekort "Egendefinerte felt for firmaet"

Her finner du liste over egendefinerte felt og grupper for den tilknyttede firmaoppføringen.

Fanekort "Egendefinerte felt for saken"

Her finner du liste over egendefinerte felt og grupper for saken.

Søke etter saker

Du kan søke etter saker basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter saker. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Merk at sakslisten også kan filtreres direkte fra verktøylinjen (se under). Sakslisten vil dermed reflektere både søkekriterier fra søkeområdet samt filtreringsvalg fra verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:
  • Emne: Søk etter angitt søkeord i emnefeltet for saker.
  • Problem: Søk etter angitt søkeord i problemstillingen for saker.
  • Løsning: Søk etter angitt søkeord i løsningsteksten for saker.
  • Fritekst: Søk etter angitt søkeord i emnefeltet, problemstillingen, løsningsteksten og oppfølginger for saker.
  • Meldt via: Søk etter saker som er innmeldt på en spesiell måte.
  • Firma: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt firma.
  • Kontaktperson: Søk etter saker som er knyttet til en bestemt kontaktperson.
  • Prosjekt: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt prosjekt.
  • Produkt: Søk etter saker som er knyttet til et bestemt produkt.
  • Kategori 1: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 1. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
  • Kategori 2: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 2. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
  • Kategori 3: Søk etter saker som har en bestemt verdi for kategori 3. Se Admin - Sakskategorier og Admin - Globale innstillinger.
  • Status: Søk etter saker som har en bestemt status.
  • Løsning: Søk etter saker som har en bestemt løsning.
  • Prioritet: Søk etter saker som har en bestemt prioritet.
  • Alvorlighetsgrad: Søk etter saker som har en bestemt alvorlighetsgrad.
  • Meldt av: Søk etter angitt søkeord i fritekstfeltet for "Meldt av".
  • Sakskode: Søk etter angitt søkeord i feltet for sakskode.
  • Saksnummer: Søk etter saker med saksnummer som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall vedlegg: Søk etter saker med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall oppfølginger: Søk etter saker med antall oppfølginger som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall e-poster: Søk etter saker med antall e-poster som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Relaterte saker: Søk etter saker med antall saksrelasjoner som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Tidsforbruk: Søk etter saker med tidsforbruk (i timer) som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Fakturering: Søk etter saker som skal fakturereres eller som allerede er fakturert.
  • Ansvarlig: Søk etter saker som har en bestemt person som ansvarlig.
  • QA-ansvarlig: Søk etter saker som har en bestemt person som QA-ansvarlig.
  • Opprettet av: Søk etter saker som er opprettet av en bestemt person.
  • Sist endret av: Søk etter saker som er sist endret av en bestemt person.
  • Fullført av: Søk etter saker som er markert som fullført av en bestemt person.
  • Verifisert av: Søk etter saker som er markert som verifisert av en bestemt person.
  • Lukket av: Søk etter saker som er lukket av en bestemt person.
  • Gjenåpnet av: Søk etter saker som er gjenåpnet av en bestemt person.
  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en sak må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i sakslisten.

Saker kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere saker

Filtrere etter ansatt

I tillegg til søkefunksjonen, kan du filtrere listen etter hvem som er ansvarlig for saken via rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Alle: Viser alle saker uavhengig av hvem som er ansvarlig.
  • Mine: Viser alle saker du selv er ansvarlig for.
  • Ikke mine: Viser alle saker du ikke er ansvarlig for.

Filtrere etter status

Du filtrerer sakslisten basert på status ved å velge et av alternativene i rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Alle: Viser alle saker uavhengig av status.
  • Åpne saker: Viser alle saker som ikke er lukket.
  • Ikke fullført: Viser alle saker som verken er merket som fullført, kansellert, verifisert eller lukket.
  • Tilordnet: Viser alle saker som har status "Tilordnet" (har angitt ansvarlig for utførelse).
  • Pågår: Viser alle saker som har status "Pågår".
  • Fullført, ikke verifisert: Viser alle saker som har status "Fullført".
  • Venter andre: Viser alle saker som har status "Venter andre".
  • Utsatt: Viser alle saker som har status "Utsatt".
  • Kansellert: Viser alle saker som har status "Kansellert".
  • Ikke forstått: Viser alle saker som har status "Ikke forstått".
  • Gjenåpnet: Viser alle saker som tidligere har vært lukket og har blitt gjenåpnet igjen.
  • Verifisert, ikke lukket: Viser alle saker som er verifisert, men ikke lukket.
  • Lukket: Viser alle saker som er lukket.

Sortere saker

Listen over saker kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Motta påminnelser om saker

Du kan velge tidspunkt for påminnelse for hver enkelt sak. Ved dette tidspunktet vil ansvarlig for saken automatisk motta en påminnelse per e-post. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye saker.

Sakene kan også merkes med en QA-ansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring). QA-ansvarlig er ansvarlig for å verifisere (samt evt. lukke) fullførte saker. Varsler til QA-ansvarlig om verifisering av saker sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00.

XS Office kan også varsle kundeansvarlig for firma knyttet til sak hvis ikke saken er registrert som fullført ved forfall. Se Admin - Globale innstillinger.

Se også Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser.

Slette en sak

Saker kan slettes ved å åpne vinduet for sak (klikk på emnetekst i sakslisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Husk at alle tilknyttede oppfølginger, relasjoner, vedlegg og tilbakemeldinger vil slettes samtidig med saken. I tillegg vil eventuelle e-poster knyttet til saken, miste sin kobling mot saken. Hvis saken er lukket, må den gjenåpnes før den kan slettes.

Slette mange saker

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at alle tilknyttede oppfølginger, vedlegg og relasjoner også vil slettes når du sletter en sak. I tillegg vil eventuelle e-poster knyttet til saken, miste sin kobling mot saken. Merk også at lukkede saker ikke vil slettes. Lukkede saker må gjenåpnes før de eventuelt kan slettes.

Fullføre/kansellere/verifisere/lukke mange saker samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som fullført, kansellert, verifisert, eller lukket i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som fullført", "Sett som kansellert", "Sett som fullført" eller "Sett som fullført og lukket" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Merk at lukkede saker ikke vil påvirkes av disse operasjonene.

Skrive ut mange saker samtidig

Hvis du ønsker å skrive ut et utvalg saker med oppfølginger (f.eks. til et møte), markerer du først de du vil skrive ut med avkrysningsboksene til venstre i sakslisten. Når du har markert alle oppføringene du vil skrive ut, velger du "Skriv ut detaljert" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office. Utskriften vil skrive ut saksdetaljer, problemstilling, løsningsforslag samt alle oppfølginger. Hver sak vil komme på en ny side i utskriften.

Analysere saker

Sakslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

For utvidet analyse av saker, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

5.8 CRM - Ledetråder

Introduksjon

"CRM - Ledetråder" håndterer potensielle kunder (også ofte kalt kundeemner) i den første kontaktfasen. Mange innen oppsøkende salg bruker ledetrådslister som utgangspunkt for ringelister.

Hvis den første kontakten med kundeemnet er positiv, kan ledetråden/kundeemnet konverteres til en firmaoppføring og/eller en kontaktperson og/eller en salgsmulightet. Du kan også konvertere/kvalifisere mange ledetråder i én operasjon.

Ledtråder kan også eksporteres til og importeres fra CSV-filer (kommaseparerte verdier). Merk at semikolon benyttes som skilletegn ved import og eksport. Dette gjør at du kan jobbe med ledetråder i for eksempel et regnearkprogram og deretter opprette/oppdatere oppføringer i XS Office via en lagret CSV-fil. Importfunksjonen for ledetråder kan dermed også benyttes for å importere firmaliste/kundeliste siden de importerte ledetrådene kan konverteres til firmaoppføringer og kontaktpersoner etter importen fra CSV-fil.

Felter i ledetrådsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i ledetrådsliste (CRM - Ledetråder).
  • (Stjerne): Angir klassifisering for ledetråd. Se under.
  • (Telefonsymbol): Angir status for første gangs kontakt med ledetråd. Se under.
  • Navn: Navn for ledetråd (som oftest navn på foretak).
  • Emne: Emne for ledetråd.
  • Bransje: Bransje foretaket tilhører.
  • Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for oppfølging av ledetråd/kundeemne.
  • Sist endret: Tidspunkt ledetråden ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret ledetråden sist.
  • (Ikoner): Ikoner med kobling mot ledetrådens oppføring i Brønnøysund og Leverandørguiden.

Klassifisering av ledetråder

Ledetråder klassifiseres med følgende rangering.
  • Het: Ledetråden har stort potensial for å bli en fremtidig kunde. Symboliseres i listen som en flamme.
  • Ikke angitt: Ledetråden er ikke klassifisert eller potensialet er uvisst. Symboliseres uten symbol i liste.
  • Kald: Ledetråden har avvist all kontakt og vil høyst sannsynlig ikke bli kunde. Symboliseres i listen som en regnsky.

Status for første kontakt med ledetråder

Ledetråder symboliseres som et telefonrør med indikering av status for første gangs kontakt med ledetråd.
  • Grønn hake: Det er oppnådd kontakt med riktig person hos ledetråden.
  • Ingen indikering: Ledetråden er ikke kontaktet.
  • Rødt kryss: Ledetråden kan ikke kontaktes, er ikke interessert eller uinteressant av andre grunner.

Opprette en ny ledetråd/kundeemne

Ledetråder kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Ny ledetråd" fra verktøylinjen på siden CRM - Ledetråder.
  • Velg "Ledetråd" fra verktøylinjen på startsiden i XS Office.
  • Bruk hurtigtasten for ledetråder. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for ledetråder/kundeemner

  • Navn: Navn på ledetråd (som oftest navn på foretak).
  • Bransje: Bransje ledetråden tilhører.
  • Webside: Websideadresse for ledetråd.
  • Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for ledetråd.
  • Telefon: Telefonnummer til ledetråd. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for innfyllingsfeltet. Se under.
  • Telefaks: Telefaksnummer til ledetråd.
  • Antall ansatte: Antall ansatte hos ledetråd.
  • Årlig omsetning: Årlig omsetning for ledetråd.
  • Kredittverdighet: Angir om ledetråden er kredittverdig.
  • Betalingsanmerkn.: Om ledetråden har betalingsanmerkninger.
  • Emne: Emne for ledetråd.
  • Ansvarlig: Navn på ansatt som er ansvarlig for oppfølging av ledetråd.
  • Status: Status for om ledetråden er kontaktet.
  • Første kontakt: Tidspunkt for første kontakt med ledetråd.
  • Klassifisering: Klassifisering for ledetråd (hvor interessant den er).
  • Kilde: Kilde for ledetråd (hvordan ledetråden ble innhentet).
  • Notat: Fritekstnotat for ledetråd.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
  • Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
  • Tittel / stilling: Tittel/stilling for kontaktperson.
  • Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
  • E-post: E-postadresse til kontaktperson.
  • Telefon direkte: Direkte telefonnummer til kontaktperson.
  • Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.

Fanekort "Avtaler"

Viser liste over alle avtaler knyttet til oppføringen. Se forøvrig CRM - Avtaler.

Fanekort "Samtaler"

Viser liste over alle telefonsamtaler knyttet til oppføringen. Se forøvrig CRM - Samtaler.

Fanekort "Oppgaver"

Viser liste over alle oppgaver knyttet til oppføringen. Se forøvrig CRM - Oppgaver.

Fanekort "Notater"

Viser liste over alle notater knyttet til oppføringen. Se forøvrig CRM - Notater.

Fanekort "E-post"

Fanekortet "E-post" viser liste over alle e-postmeldinger knyttet til oppføringen. Dette inkluderer meldinger i innboks, sendte elementer og usendte elementer (kladd). E-postmeldinger du sender direkte fra oppføringen vil automatisk knyttes til og legges inn i denne listen. Hvis du bruker XS Office Outlook Add-in eller XS Office Thunderbird Extension, kan du overføre sendt/mottatt e-post fra Outlook eller Thunderbird. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

Følgende felter vises i liste over e-postkorrespondanse:
  • (Retning): Angir om meldingen er utgående (sendt e-post, indikeres med pil mot venstre), innkommende (mottatt e-post, indikeres med pil mot høyre) eller kladd (blyantsymbol).
  • (Utropstegn): Angir prioritet for e-postmeldingen.
  • (Binders): Angir om det er filvedlegg knyttet til e-postmeldingen.
  • Fra: Angir e-postadressen til avsenderen av e-postmeldingen.
  • Til: Angir e-postadressen til mottakeren av e-postmeldingen (Til-feltet).
  • Emne: Emne for e-postmeldingen.
  • Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret.
  • Av: Initialer til den som lagret oppføringen sist.

Vise detaljer for e-postmeldingen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne e-postmeldingen i et nytt vindu. Se forøvrig Meldinger - Innboks for informasjon om e-postmeldinger.

Fanekort "Egendefinerte felt for ledetråden"

Her finner du liste over egendefinerte felt og grupper for ledetråden.

Konvertere/kvalifisere ledetråder

Dersom den innledende kontakten med ledetråden er positiv, kan ledetråden/kundeemnet konverteres til en firmaoppføring og/eller en kontaktperson og/eller en salgsmulightet. Dette kalles ofte å "kvalifisere" ledetråden.

For å konvertere en ledetråd til en firmaoppføring/kontaktperson/salgsmulighet, velger du "Konverter ledetråd" i vinduet for ønsket ledetråd. Her har du følgende valgmuligheter:
  • Firmaoppføring: Om du vil opprette en firmaoppføring eller ikke.
  • Type: Om du vil konvertere til en kunde (standard), en leverandør, begge deler, eller ingen av delene.
  • Kategori: Eventuell firmakategori den konverterte ledetråden skal tilhøre. Se Admin - Firmakategorier.
  • Kontaktoppføring: Om du vil opprette en kontaktperson basert på personopplysningene eller ikke.
Dialogboksen for konvertering vil hele tiden holde deg informert om hva som vil opprettes basert på dine valg. Den aktuelle ledetråden kan deaktiveres eller slettes etter konverteringen dersom du ønsker dette.

Koblinger mot avtaler, samtaler, oppgaver, notater og e-post i ledetråden vil automatisk overføres fra ledetråden til firmaoppføringen.

Søke etter ledetråder

Du kan søke etter ledetråder basert på mange ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter ledetråder. Følgende søkekriterier er tilgjengelige for ledetråder:
  • Status: Søk etter ledetråder med en bestemt status.
  • Klassifisering: Søk etter ledetråder med en bestemt klassifisering.
  • Ansvarlig: Søk etter ledetråder med en bestemt ansatt som ansvarlig.
  • Bransje: Søk etter ledetråder innenfor en bestemt bransje.
  • Emne: Fritekstsøk etter emne for ledetråder.
  • Notat: Fritekstsøk i notat for ledetråder.
  • Firmanavn: Fritekstsøk etter foretaksnavn for ledetråder.
  • Kontaktperson: Fritekstsøk etter navn på kontaktperson for ledetråder.
  • Antall ansatte: Søk etter ledetråder med antall ansatte større enn/mindre enn/likt/ulikt et bestemt antall.
  • Årlig omsetning: Søk etter ledetråder med årlig omsetning større enn/mindre enn/lik/ulik en bestemt sum.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Bruk knappen "Nullstill" for å fjerne alle søkekriterier. Du kan til enhver tid se hvilke søkekriterier som er aktive ved å velge "Vis kriterier" fra verktøylinjen i hovedvinduet.

Ledetråder kan også inngå som en søkegruppe ved globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Filtrere ledetrådslisten

Listen over ledetråder kan enkelt filtreres på status og ansatt. For å vise kun ledetråder du selv er ansvarlig for, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen. Her kan du også velge å kun vise "aktive" (det vil si oppføringer som ikke er ansatt som tapt).

Eksportere ledetråder

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en ledetråd i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell ledetråd. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Importere ledetråder

Ledetråder kan importeres fra en CSV-fil ved å velge "Importer"-knappen på verktøylinjen.

I importvinduet velger du hvilken fil du ønsker å importere data fra. Når du importere oppføringer har du også følgende valgmuligheter:
  • Importfil har overskriftsrad: Angir om CSV-filen har en overskriftsrad øverst som ikke skal importeres (ja/nei).
  • Oppdater eksisterende oppføringer: Angir om oppføringer der det er angitt en numerisk ID i CSV-filen skal oppdatere den korresponderende oppføringen i XS Office (ja/nei).
  • Oppdater notat i eksisterende oppføringer: Angir om notatfeltet i CSV-filen skal overskrive notatfeltet i den korresponderende oppføringen i XS Office (ja/nei). Dette avhenger av at "Oppdater eksisterende oppføringer" også er valgt.
I importvinduet kan du også velge "Forhåndsvis" for å få en liste over innholdet i CSV-filen uten å gjøre endringer. Velg "Utfør" når du ønsker å fullføre importoperasjonen. Etter at operasjonen er fullført, vil du få opp en oppsummering av hva som har blitt gjort.

Du kan hente ut en eksempelfil for import av oppføringer ved å velge knappen "Mal-fil" i importvinduet.

Slette ledetråder

Ledetråder kan slettes ved å åpne vinduet for ledetråd (klikk på navn i ledetrådslisten), og så velge knappen "Slett".

Du kan også slette et utvalg av ledetråder i én operasjon ved å markere de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Deretter velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til CSV-fil

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til en CSV-fil via CSV-knappen på verktøylinjen. Dette kan for eksempel brukes for å oppdatere mange oppføringer samlet i et regnearkprogram. Etter justeringer kan CSV-filen importeres tilbake til XS Office for å gjennomføre endringene.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

For faste rapporter knyttet til ledetråder, se CRM - Rapporter.

Duplikatsjekk

På fanekortet "Detaljer" kan du utføre en duplikatsjekk for oppføringen. Når du velger knappen "Duplikatsjekk" får du opp et vindu med oversikt over andre oppføringer med likelydende navn. Dette kan du bruke til å sjekke om du har to oppføringer som bør slås sammen eller om oppføringen allerede finnes i firmalisten eller kontaktpersonlisten.

Slå sammen ledetråder

Noen ganger kan det være aktuelt å slå sammen to ledetråder til én. Dette skjer som oftest på grunn av at en ledetråd er feilaktig blitt importert eller opprettet to ganger i systemet. Sammenslåingen gjør du fra verktøylinjen på fanekortet "Detaljer" for ledetråden. Når du har valgt "Slå sammen", vil du få frem en dialogboks der du angir hvilke oppføringer som skal slås sammen. Det er viktig at du er bevisst på hvilken av dem som skal tas vare på videre siden den ene av dem alltid vil slettes. Når du har valgt kilde og mål, velger du "Utfør" for å utføre sammenslåingen. Du har også mulighet for å veksle mellom kilde og mål via funksjonen "Bytt" i dialogboksen.

Sammenslåingsoperasjonen vil overføre koblinger mot avtaler, samtaler, oppgaver, notater og e-post fra den ene oppføringen til den andre. Kontaktopplysninger vil overføres til den sammenslåtte oppføringen fra oppføringen som skal slettes hvis tilsvarende opplysninger ikke fantes fra før.

Merk at sammenslåingsoperasjonen er permanent og ikke kan angres i ettertid.

Relaterte emner



5.9 CRM - Salgsmuligheter

Introduksjon

"CRM - Salgsmuligheter" gir mulighet for å holde oversikt over salgsaktivitetene og se hvilke og hvor stor andel av de mulige salgene som faktisk resulterer i en salgsordre og dermed inntekter for organisasjonen. Mange firmaer bruker ordrestatistikken for å analyse salgsvirksomheten. Problemet er at dette kun viser de salgene foretaket ditt har vunnet. Du har med andre ord ingen data om hvor mange "slag" du har tapt, årsaker til tapte salg eller hva som måtte til for at salget resulterte i en salgsordre.

For å kunne håndtere salgsprosessen fra start til mål bruker man konseptet "salgsmuligheter". Dette kan også brukes til å produsere en "pipeline" - en spådom over fremtidig inntjening basert på hvor nært et faktisk salg hver enkelt salgsmulighet er i øyeblikket. Derfor kan salgsmuligheter bidra til bedre planlegging, budsjettering og analyse av salgsvirksomheten.

Med XS Office kan du etablere et sett med standard salgsprosesser for salg av dine produkter. Fremdriften i salget kan da gjenspeiles mot en på forhånd definert prosess. Dette gir store muligheter for standardisering og å forbedre kvaliteten på salgsarbeidet og opplæring i organisasjonen. Se CRM - Salgsprosesser for informasjon om dette.

Du kan registrere aktuelle konkurrenter opp mot hver salgsmulighet. Hvis salget senere angis som tapt, kan du angi hvem som vant salgskonkurransen. Se fanekort "Konkurrenter" for informasjon om dette.

Du kan opprette en salgsmulighet direkte fra en telefonsamtale. Dette gjør at du hurtig kan lage en salgsmulighet med ferdig utfylte data når du har gjennomført en telefonsamtale med en potensiell kunde. Se CRM - Samtaler for informasjon om dette.

Felter i oversikt over salgsmuligheter

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikt over salgsmuligheter (CRM - Salgsmuligheter).
  • (statusflagg): Status for salgsmulighet. Se under.
  • (trakt): Angir om salgsmuligheten er tilknyttet en salgsprosess. Klikk for å åpne fanekort for salgsprosess.
  • Emne: Emne for salgsmuligheten.
  • Firma > prosjekt: Navn på firma og prosjekt som er tilknyttet salgsmuligheten.
  • Est. omsetning: Estimert omsetning (salgsverdi eks. mva) for salgsmuligheten.
  • Tilbudssum: Sum eks. mva for sist opprettede tilbud fra denne salgsmuligheten. Klikk for å åpne tilbud.
  • Ordresum: Sum eks. mva for sist opprettede salgsordre fra denne salgsmuligheten. Klikk for å åpne salgsordre.
  • %: Fremdrift i salgsprosessen angitt i prosent.
  • Beslutningsdato: Dato for avgjørelse av evt. tilslag for salgsmuligheten. Bruker fargekoder. Se under.
  • Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for oppfølging av salgsmuligheten.
  • Sist endret: Tidspunkt salgsmuligheten ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret salgsmuligheten sist.

Statusflagg

Status for salgsmuligheter vises med flagg av forskjellige farger.
  • Gult flagg: Salgsmulighet er ikke avgjort.
  • Grønt flagg: Salgsmulighet er vunnet (resulterte i en salgsordre).
  • Rødt flagg: Salgsmulighet er tapt.

Fargekoder for beslutningsdato

Beslutningsdato for salgsmuligheter vises med ulike skriftfarger.
  • Rød skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og beslutningsdato er forfalt.
  • Grønn skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og beslutningsdato er i dag.
  • Blå skrift: Salgsmulighet er ikke avgjort og beslutningsdato er i løpet av neste 7 dager.
  • Svart skrift: Alle andre salgsmuligheter.

Pipeline

I salgssammenheng brukes "pipeline" som begrep for å beskrive utsikter til fremtidig salg (forecast). Den brukes av salgsledelsen for å sjekke utviklingen i salgsavdelingen til enhver tid. Ofte benyttes produktet salgsverdi * sannsynlighet som grunnlag for hvor høyt beløp en salgsmulighet skal bidra med i pipelinen. Dermed kan man ta ut forecast for enkeltansatte, avdelinger og totalt basert på hvilken fase salgsprosessene er i.

Listen over salgsmuligheter inneholder en oppsummering nede til høyre under listen over salgsmuligheter. Her vil du finne en oversikt over fordelingen mellom vunnede salg, uavklarte salg og tapte salg. Merk at vunnede salg vil bidra med 100% til pipeline mens tapte salg vil bidra med 0%.

Sannsynligheter for salg (fremdrift i salgsprosessen)

Mange salgsorganisasjoner benytter steg (opportunity stages) i salgsprosessen med fastlåste sannsynligheter for hvert steg i salget. En enkel modell kan være:
  • 0%: Salgsmulighet er opprettet, men ingen initiell kontakt er gjort.
  • 25%: En initiell kontakt med kunden er opprettet.
  • 50%: Kunde har mottatt skriftlig tilbud, eller mottatt en spesifikasjon av pris på en annen måte.
  • 75%: Kunde har akseptert salget muntlig eller på annen måte signalisert aksept.
  • 100%: Kontrakt med kunde er inngått (salg vunnet).
Det er viktig å være klar over at en salgsmulighet kan tapes i alle de 4 første stegene i eksempelet. I tilfelle markeres muligheten som tapt, og den forsvinner dermed fra pipeline/forecast.

Se CRM - Salgsprosesser for informasjon om hvordan du kan definere salgsprosesser i XS Office.

Opprette nye salgsmuligheter

Salgsmuligheter opprettes ved å velge "Ny salgsmulighet" på siden CRM - Salgsmuligheter. Salgsmuligheter kan også opprettes direkte fra fanekortet "Salg" på firmakortene.

Opprette salgsmuligheter fra telefonsamtaler

Du kan opprette en salgsmulighet direkte fra en telefonsamtaleoppføring. Se CRM - Samtaler for informasjon om dette.

Vindu for salgsmuligheter

Vinduet for salgsmuligheter inneholder en rekke fanekort der kun fanekortet "Detaljer" er tilgjengelig før salgsmuligheten er opprettet.

Fanekort "Sammendrag"

Her finner du et sammendrag av informasjon om salgsmuligheten, tilhørende kunde og en eventuell tilknyttet salgsprosess.

Hvis salgsmuligheten er åpen, kan du markere den som vunnet eller tapt ved å klikke på snarveiene "Vunnet"/"Tapt" til høyre for overskriften "Status og fremdrift".

Hvis salgsmuligheten er tilknyttet en salgsprosess med steg, vil disse stegene vises som liggende søyler utformet som en trakt under seksjonen "Status og fremdrift". Du kan endre status for et steg ved å klikke på søylen eller de fagrede lysdiodene til høyre på hver søyle. Merk at statusendring kun er tilgjengelig hvis salgsmuligheten er uavklart (ikke markert som vunnet eller tapt).

Stegene i salgsprosessen vil vises med bakgrunnsfarge i henhold til følgende oppsett:
  • Gul bakgrunnsfarge med stiplet ramme: Gjeldende steg (indikerer det tidligste steget i prosessen som ikke er markert som fullført eller avlyst).
  • Grønn bakgrunnsfarge: Fullført steg.
  • Rød bakgrunnsfarge: Avlyst steg.
  • Grå bakgrunnsfarge: Ikke fullført steg.

Fanekort "Detaljer"

  • Emne: Emne for salgsmuligheten.
  • Salgsprosess: Salgsprosess som er tilknyttet salgsmuligheten. Merk at det ikke er mulig å bytte ut en eksisterende salgsprosess i en salgsmulighet.
  • Firma: Firma som er kunde for salgsmuligheten.
  • Kontaktperson: Kontaktperson hos kunde for salgsmuligheten.
  • Prosjekt: Prosjekt tilknyttet salgsmuligheten.
  • Fremdriftsberegning: Metode for beregning av fremdrift (automatisk basert på steg i tilknyttet salgsprosess eller manuell angivelse).
  • Fremdrift i salgsprosessen: Fremdrift/fullførelsesgrad/salgssannsynlighet for salgsmuligheten (kan kun endres her hvis fremdriftsberegningen er satt til manuell).
  • Prioritet: Prioritet for salgsmuligheten.
  • Rating: Rating for salgsmuligheten.
  • Estimert omsetning: Estimert omsetning (salgsverdi eks. mva) for salgsmuligheten.
  • Beslutningsdato: Estimert beslutningsdato for salgsmuligheten.
  • Leveringsdato: Estimert leveringsdato for produktene/tjenestene i salgsmuligheten.
  • Ansvarlig: Ansatt som er ansvarlig for salgsmuligheten.
  • Salgsregion: Salgsregion salgsmuligheten tilhører. Se Admin - Salgsregioner.
  • Avdeling: Avdeling i organisasjonen salgsmuligheten tilhører. Se Admin - Avdelinger.
  • ID: Unik ID for oppføringen.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Notat: Fritekstnotat for salgsmuligheten.

Fanekort "Salgsprosess"

Dette fanekortet er kun tilgjengelig hvis salgsmuligheten er tilknyttet en salgsprosess. Se CRM - Salgsprosesser for informasjon om hvilke muligheter som finnes for salgsprosessen.

Fanekort "Konkurrenter"

Dette fanekortet lar deg angi konkurrentene i salgsmuligheten. Dette hjelper deg med å holde oversikt over konkurransesituasjonen i salget. Hvis du senere lukker salget som tapt, er det også mulig å markere hvilken konkurrent som eventuelt fikk tilslaget hos kunden.

Listen over konkurrenter er sortert etter hvilken vurdering du har gitt dem. De verste konkurrentene er angitt øverst i lista.

Konkurrentene kan enten være basert på globale konkurrenter eller angis manuelt. Hvis du selger store mengder av like produkter eller tjenester i konkurranse med de samme konkurrentene, lønner det seg å definere konkurrenter globalt og så knytte dem til hver enkelt salgsmulighet.

Se CRM - Konkurrenter for informasjon om globale konkurrenter.

Fanekort "Kontaktpersoner"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til salgsmulighetens kunde. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner:
  • Navn: Navn på kontaktperson. Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet. Hvis kontaktpersonen er angitt som standard "Deres ref.", vil dette indikeres med en myntstabel.
  • Stillingstittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
  • E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
  • Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
  • Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonoppføringen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonoppføringen sist.

Fanekort "Tilbud"

Dette fanekortet inneholder liste over alle tilbud opprettet fra salgsmuligheten. Merk at du kun kan opprette tilbud fra salgsmuligheter hvis de ikke er lukket.

Fanekort "Ordre"

Dette fanekortet inneholder liste over alle salgsordrer opprettet fra salgsmuligheten.

Fanekort "Oppfølginger"

Her finner du oversikt over tilknyttede oppfølginger til salgsmulighetens kunde. Oppfølgingene er gruppert etter type på hver sitt fanekort. I tillegg finner du et fanekort "Siste" som viser alle typer oppfølginger sortert etter dato.

Følgende fanekort er tilgjengelige:
  • Siste: Viser liste over 30 sist endrede oppføringer sortert etter sist endret. Oppføringene er basert på de ti oppføringstypene som finnes i de andre fanekortene under "Oppfølginger" samt salgsmuligheter. Du kan her velge å vise alle oppføringer knyttet til prosjektet eller kun de du selv har opprettet eller endret sist.
  • Samtaler: Viser liste over alle telefonsamtaler knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Samtaler.
  • Avtaler: Viser liste over alle avtaler knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Avtaler.
  • Møter: Viser liste over alle møter knyttet direkte til kunden samt møter med møtedeltakere tilhørende kunden. Se forøvrig Prosjekt - Møter.
  • Oppgaver: Viser liste over alle oppgaver knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Oppgaver.
  • Notater: Viser liste over alle notater knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Notater.
  • E-post inn: Viser liste over innkommende e-post knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Mottatt e-post.
  • E-post ut: Viser liste over sendt e-post knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Sendt e-post.
  • Dokumenter: Viser liste over alle dokumenter knyttet til kunden. Se forøvrig Dokumenter - Dokumentarkiv.
  • Saker: Viser liste over alle saker knyttet til kunden. Se forøvrig CRM - Saker.
  • SMS: Viser liste over alle sendte SMS-meldinger knyttet til kunden. Se forøvrig Meldinger - Sendte SMS.

Fanekort "Salgsmuligheter"

Dette fanekortet inneholder liste over alle andre salgsordrer knyttet til den samme kunden.

Lage tilbud basert på salgsmuligheten

Du kan enkelt lage et tilbud basert på data i salgsmuligheten. For å lage et tilbud, velg "Lag tilbud" på fanekortet "Detaljer" eller "Nytt tilbud" på fanekortet "Tilbud". Hvis du senere konverterer tilbudet til en salgsordre, vil du ha muligheten til å automatisk markere salgsmuligheten som vunnet. Dette sikrer at hele livsløpet til salgsprosessen blir vedlikeholdt av systemet.

Lage salgsordre basert på salgsmuligheten

Når salget er vunnet, kan du opprette en salgsordre basert på salgsmuligheten. For å lage en salgsordre, velg "Lag ordre" på fanekortet "Detaljer" eller "Ny salgsordre" på fanekortet "Salgsordrer".

Lukke salgsmuligheten

Når salgsprosessen er ferdig, må du lukke salgsmuligheten. Dette gjør du uavhengig av om salget ble vunnet eller tapt. For å åpne dialogboksen for lukking av salgsmuligheter, velg "Vunnet"/"Tapt" på fanekortet "Sammendrag" eller fanekortet "Detaljer".

Dialogboks for lukking av salgsmulighet ved vunnet salg

Hvis salget ble vunnet, inneholder dialogboksen følgende felter:
  • Reell omsetning: Gir mulighet for å angi den avtalte omsetning/salgsverdi for salgsmuligheten eks. mva. Som standard benyttes verdi angitt for "Estimert omsetning".
  • Lukkedato: Gir mulighet for å angi datoen salget ble avgjort. Som standard benyttes dagens dato.
  • Leveringsdato: Gir mulighet for å oppdatere den tidligere angitte leveringsdatoen.
  • Notat for statusendring: Fritekstnotat for lukkingen av salgsmuligheten.

Dialogboks for lukking av salgsmulighet ved tapt salg

Hvis salget ble tapt, inneholder dialogboksen følgende felter:
  • Tapsårsak: Gir mulighet for å angi årsak for tapet (se under).
  • Vinner (konkurrent): Gir mulighet for å angi hvilken konkurrent som vant salget (hvis dette er kjent og konkurrenter er lagt inn i salgsmuligheten).
  • Lukkedato: Gir mulighet for å angi datoen salget ble avgjort. Som standard benyttes dagens dato.
  • Leveringsdato: Gir mulighet for å oppdatere den tidligere angitte leveringsdatoen.
  • Notat for statusendring: Fritekstnotat for lukkingen av salgsmuligheten.
Når detaljene for lukking av salgsmuligheten er lagt inn, velger du "OK" for å lukke den. Salgsmulighetens detaljer kan deretter ikke endres. Hvis du senere ønsker å endre på detaljer i salgsmuligheten, må du gjenåpne salgsmuligheten først.

Gjenåpne en salgsmulighet

Hvis du ønsker å endre på detaljer i en lukket salgsmulighet, må du gjenåpne salgsmuligheten først. Dette gjør du ved å velge "Gjenåpne" fra fanekortet "Detaljer" for salgsmuligheten.

Tapsårsaker for salgsmuligheter

Når du markerer et salg som tapt via dialogboksen for lukking av salgsmuligheter (se ovenfor), kan du angi en årsak for det tapte salget. Dette gir deg mulighet til å i etterkant si noe om hvorfor de tapte salgene ble tapt. Det finnes et sett med forhåndsdefinerte tapsårsaker i systemet, men du kan også angi dine egne tapsårsaker. Dette gjør du ved å velge knappen "Tapsårsaker" (symbol med rødt flagg) på verktøylinjen på siden CRM - Salgsmuligheter.

Søke i listen

Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Emne: Viser oppføringer med emne som inneholder angitt tekst.
  • Notat: Viser oppføringer med fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
  • Fritekst: Viser oppføringer med emne og/eller fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
  • Firma: Viser oppføringer som er knyttet til en bestemt firmaoppføring.
  • Prosjekt: Viser oppføringer som er knyttet til et bestemt prosjekt.
  • Kontaktperson: Viser oppføringer som er knyttet til en bestemt kontaktperson.
  • Gruppefelt: Søk etter oppføringer som er knyttet til en bestemt egendefinert gruppe.
  • Egendefinert felt: Søk etter oppføringer som har et egendefinert felt med en bestemt verdi.

Kolonne 2

  • Status: Viser oppføringer som har en bestemt status.
  • Prioritet: Viser oppføringer som har en bestemt prioritet.
  • Rating: Viser oppføringer som har en bestemt rating.
  • ID: Viser oppføringer med ID som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Fremdrift: Viser oppføringer med fremdrift i salgsprosessen som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Estimert omsetning: Viser oppføringer med estimert omsetning som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Reell omsetning: Viser oppføringer med reell omsetning som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Tilbudssum: Viser oppføringer med tilbudssum som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Ordresum: Viser oppføringer med ordresum som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.

Kolonne 3

  • Ansvarlig: Viser oppføringer som en bestemt ansatt er ansvarlig for.
  • Opprettet av: Viser oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Viser oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.
  • Datofelt 1: Søk etter beslutningsdato/lukkingsdato/leveringsdato/dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter beslutningsdato/lukkingsdato/leveringsdato/dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 3: Søk etter beslutningsdato/lukkingsdato/leveringsdato/dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Søk med jokertegn

Merk at du kan bruke jokertegnet % for å finne oppføringer som starter eller slutter med et søkebegrep. Hvis du søker etter AS%, vil du få alle oppføringer som starter med teksten AS. Dersom du søker etter %AS, vil du få alle oppføringer som slutter med teksten AS. Når du søker uten % (som i AS), vil du få alle oppføringer som inneholder teksten AS. Nederst i listen finner du en rekke med bokstavknapper som gjør at du raskt kan søke basert på forbokstav via et enkelt klikk.

Endre status for mange salgsmuligheter

Hvis du ønsker å endre status for mange salgsmuligheter i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Sett som vunnet", "Sett som tapt" eller "Sett som ikke avgjort" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Lage kopi av en salgsmulighet

Du kan lage kopi av en salgsmulighet ved å åpne vinduet for salgsmulighet (klikk på navn i oversikt over salgsmuligheter), og så velge knappen "Lag kopi" fra fanekortet "Detaljer". Hvis salgsmuligheten inneholdt en salgsprosess, vil det blir opprettet en kopi av denne også.

Slette en salgsmulighet

Salgsmuligheter kan slettes ved å åpne vinduet for salgsmulighet (klikk på navn i oversikt over salgsmuligheter), og så velge knappen "Slett" fra fanekortet "Detaljer".

Slette mange salgsmuligheter

Hvis du ønsker å slette mange salgsmuligheter i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Summering av salgsmuligheter

Nederst til høyre i bildet har du en egen tabell med sammendrag for salgsmulighetene i utvalget. Her vil du kunne se estimert omsetning, sum for pipeline, høyeste salg og antall salg fordelt på vunnede salg, uavklarte salg og tapte salg. For informasjon om pipeline, se over.

Eksportere salgsmuligheter

Listen over salgsmuligheter kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.

For faste rapporter knyttet til salgsmuligheter, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

5.10 CRM - Salgsprosesser

Introduksjon

"CRM - Salgsprosesser" lar deg definere komplette salgsprosesser for bruk i salgsmuligheter.

Begrepet "salgsprosess" betegner en systematisk og faktabasert tilnærming til det å selge en vare eller tjeneste. En stadig større del av litteraturen om emnet betegner salgsprosessen som en ingeniørdisiplin (engelsk "sales process engineering"). Teorien er at prinsippene fra tradisjonell prosessindustri også kan benyttes i salgsprosesser.

En salgsavdelings grunnleggende jobb er å føre et større antall av større avtaler/kontrakter gjennom salgstrakten ("sales funnel") i løpet av kortere tid. En effektiv salgsprosess bør beskrive alle stegene en selger skal gjøre fra første møte med den potensielle kunden til salget er vunnet og økonomisk oppgjør er gjennomført.

Fordelene med en velfundert salgsprosess er:
  1. Raskere og mer effektiv salgsgjennomføring
  2. Bedre grunnlag for risikovurderinger
  3. Bedre grunnlag for budsjettering og bedømming av fremtidsutsikter
  4. Økonomisk forutsigbarhet
  5. Skalerbar generering av inntekter
  6. Økt kapasitet for potensielle kunder
  7. Økt fokus på å lukke salgene / underskrive kontraktene
  8. Standardisert interaksjon mot kunden
  9. Enklere opplæring av salgspersonell
  10. Bruk av standardiserte IT-verktøy for håndtering av salg (typisk verktøy for CRM og SFA ("sales force automation"))
Salgsprosessen visualiseres ofte grafisk som en tunnel (engelsk "sales tunnel") eller trakt (engelsk "sales funnel"). Traktmetaforen er veldig beskrivende fordi en salgsprosess ofte starter bredt (med å identifisere alle mulige kunder), og slutter smalt (med de som til slutt blir kunder).

Stegene i en salgsprosess varierer fra selskap til selskap, men inkluderer ofte noen av følgende elementer:
  1. Første kontakt med kundeemnet
  2. Sjekk av om salgsobjektet er relevant for kunden
  3. Sette sammen en ledetråd og formell salgsmulighet
  4. Identifisering av behov hos kunden
  5. Presentasjon av salgsobjektet
  6. Avtaleforslag/tilbud
  7. Forhandling
  8. Lukking av salg, den endelige avgjørelsen
  9. Økonomisk oppgjør for avtalen
En alternativ rekke av steg som kan benyttes er:
  1. Kundesøk, første kontakt
  2. Planlegging av salget
  3. Selve salgssituasjonen
  4. Behovsanalyse
  5. Presentasjon av salgsobjektet
  6. Håndtering av innsigelser fra kunden
  7. Skaping av forpliktelse fra kunden, be om kontraktsinngåelse
  8. Salgsoppfølging
Kilde: Wikipedia.
Hvis organisasjonen selger flere produkter eller tjenester, kan det være hensiktsmessig å benytte separate salgsprosesser for hver av dem. Særlig hvis noen salgssteg ikke er nødvendige (eller sterkt avvikende) for noen produkter eller kundegrupper. Det er likevel viktig at det ikke blir for mange ulike prosesser, både for å kunne skape bedre oversikt og kontinuitet, men også for å kunne skape en felles "pipeline" for hele organisasjonen. Denne "pipelinen" brukes ofte i IT-verktøy for salg til å gi prognoser om fremditig salg og omsetning.

Felter i oversikt over salgsprosesser

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikt over salgsmuligheter (CRM - Salgsmuligheter).
  • ID: ID for salgsprosess. Klikk for å åpne salgsprosessen.
  • Navn: Navn for salgsprosessen. Klikk for å åpne salgsprosessen.
  • Standard salgsprosess for: Angir om salgsprosessen er standard for ansatt, salgsregion, avdeling, ingen eller alle.
  • Steg: Antall salgssteg i salgsprosessen.
  • I bruk: Antall salgsmuligheter som benytter denne salgsprosessen.
  • Sist endret: Tidspunkt salgsprosessen ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret salgsprosessen sist.

Pipeline

I salgssammenheng brukes "pipeline" som begrep for å beskrive utsikter til fremtidig salg (forecast). Den brukes av salgsledelsen for å sjekke utviklingen i salgsavdelingen til enhver tid. Ofte benyttes produktet salgsverdi * sannsynlighet som grunnlag for hvor høyt beløp en salgsmulighet skal bidra med i pipelinen. Dermed kan man ta ut forecast for enkeltansatte, avdelinger og totalt basert på hvilken fase salgsprosessene er i.

Sannsynligheter for salg

Mange salgsorganisasjoner benytter steg (opportunity stages) i salgsprosessen med fastlåste sannsynligheter for hvert steg i salget. En enkel modell kan være:
  • 0%: Salgsmulighet er opprettet, men ingen initiell kontakt er gjort.
  • 25%: En initiell kontakt med kunden er opprettet.
  • 50%: Kunde har mottatt skriftlig tilbud, eller mottatt en spesifikasjon av pris på en annen måte.
  • 75%: Kunde har akseptert salget muntlig eller på annen måte signalisert aksept.
  • 100%: Kontrakt med kunde er inngått (salg vunnet).
Det er viktig å være klar over at en salgsmulighet kan tapes i alle de 4 første stegene i eksempelet. I tilfelle markeres muligheten som tapt, og den forsvinner dermed fra pipeline/forecast.

Opprette nye salgsprosesser

Salgsmuligheter opprettes ved å velge "Ny salgsprosess" på siden "CRM - Salgsprosesser".

Vindu for salgsprosesser

Fanekort "Detaljer"

På fanekortet "Detaljer" angir du detaljer for salgsprosessen. Når du oppretter en ny salgsmulighet, er dette det eneste fanekortet som er synlig. De andre fanekortene blir synlige etter at oppføringen er opprettet.
  • Navn: Navn for salgsprosessen.
  • Standard salgsprosess for: Angir om salgsprosessen er standard for nye salgsmuligheter for ansatt, salgsregion, avdeling, ingen eller alle.
  • Aktiv: Angir om salgsprosessen er aktiv (tilgjengelig for bruk i salgsmuligheter).
  • ID: Unik ID for oppføringen.
  • I bruk: Angir antall salgsmuligheter som benytter denne salgsprosessen.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Notat: Fritekstnotat for salgsprosessen.

Fanekort "Steg"

Her finner du en liste over alle salgsstegene som inngår i salgsprosessen.
  • Nr: Salgsstegets relative plassering i salgsprosessen.
  • Navn: Navn for salgssteget.
  • %: Angir fullførelsesgraden for salgsprosessen som en fullførelse av dette steget tilsvarer. Kan brukes for å beregne verdi for "pipeline".
  • Sist endret: Tidspunkt salgssteget ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret salgssteget sist.

Fanekort "Salgsmuligheter"

Her finner du en liste over alle salgsmuligheter som benytter en salgsprosess som er basert på samme salgsprosessmal.

Filtrere listen

Listen kan filtreres etter ansatt (person som har lagret oppføringen sist). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
  • Mine: Viser kun oppføringer du selv har opprettet eller lagret sist.
  • Ikke mine: Viser oppføringer du hverken har opprettet eller lagret sist.
  • Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
  • Alle: Viser alle oppføringer.

Søke i listen

Listen kan filtreres på ansatt og status som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Navn: Viser oppføringer med navn som inneholder angitt tekst.
  • Notat: Viser oppføringer med fritekstnotat som inneholder angitt tekst.
  • Fritekst: Viser oppføringer med navn og/eller fritekstnotat som inneholder angitt tekst.

Kolonne 2

  • ID: Viser oppføringer med ID som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall steg: Viser oppføringer som har antall salgsprosessteg "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • I bruk: Viser oppføringer som er benyttet i antall salgsmuligheter "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Ansatt: Viser oppføringer som er angitt som standard salgsprosess for en gitt ansatt.
  • Salgsregion: Viser oppføringer som er angitt som standard salgsprosess for en gitt salgsregion.
  • Avdeling: Viser oppføringer som er angitt som standard salgsprosess for en gitt avdeling.

Kolonne 3

  • Opprettet av: Viser oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Viser oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.
  • Datofelt 1: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Søk med jokertegn

Merk at du kan bruke jokertegnet % for å finne oppføringer som starter eller slutter med et søkebegrep. Hvis du søker etter AS%, vil du få alle oppføringer som starter med teksten AS. Dersom du søker etter %AS, vil du få alle oppføringer som slutter med teksten AS. Når du søker uten % (som i AS), vil du få alle oppføringer som inneholder teksten AS. Nederst i listen finner du en rekke med bokstavknapper som gjør at du raskt kan søke basert på forbokstav via et enkelt klikk.

Slette salgsprosesser

Salgsprosesser kan slettes ved å åpne vinduet for salgsmulighet (klikk på navn i oversikt over salgsprosesser), og så velge knappen "Slett".

Slette mange salgsprosesser

Hvis du ønsker å slette mange salgsprosesser i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Eksportere salgsprosesser

Listen over salgsprosesser kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.

For faste rapporter knyttet til salgsmuligheter, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

5.11 CRM - Kampanjer

Introduksjon

"CRM - Kampanjer" gir mulighet for å planlegge, gjennomføre og analysere salgs- og markedsføringskampanjer.

Felter i liste over kampanjer

Følgende felter vises i listen over kampanjer (CRM - Kampanjer).
  • (statusflagg): Status for kampanjene. Se under.
  • (kampanjetype): Indikerer hvilken type kampanje som er opprettet. Se under.
  • ID: ID for kampanje. Klikk for å åpne kampanje.
  • Sortering: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
  • Kode: Kampanjekode.
  • Emne: Emne for kampanje. Klikk for å åpne kampanje.
  • Startdato: Startdato for kampanje.
  • Sluttdato: Sluttdato for kampanje.
  • Budsjett: Økonomisk budsjett for kampanje.
  • Antall: Antall planlagte deltakere/mottakere i kampanje.
  • Ansv: Initialer til den som er ansvarlig for gjennomføring av kampanjen.

Statusflagg

Status for kampanjer vises med flagg av forskjellige farger.
  • Blått flagg: Kampanje er under planlegging og ikke startet.
  • Gult flagg: Kampanje er aktiv og pågår.
  • Grønt flagg: Kampanje er fullført.
  • Rødt flagg: Kampanje er kansellert.

Kampanjetyper

Du kan angi hvilken type kampanje som skal avholdes. Dette indikeres i listen med ulike symboler.
  • Konvolutt: E-postkampanje (kampanjemateriell sendt per e-post).
  • Dokumenter: Brevkampanje (postutsendelse).
  • Telefaks: Telefakskampanje (kampanjemateriell sendt per telefax).
  • Globus: Internettkampanje/webkampanje.
  • Telefonrør: Telefonkampanje (oppringing av kampanjedeltakere).
  • Radio: Radiokampanje (kampanjebudskap formidlet via radiokanaler).
  • TV: TV-kampanje (kampanjebudskap formidlet via TV-kanaler).

Opprette en ny kampanje

Kampanjer opprettes ved å velge "Ny kampanje" på siden CRM - Kampanjer.

Vindu for kampanjer

Vinduet for kampanjer inneholder 7 fanekort der kun det første er tilgjengelig når du oppretter kampanjen for første gang.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet brukes til å registrere generell informasjon om kampanjen. Følgende felter er tilgjengelige:
  • Emne: Emne for kampanjen.
  • Slagord: Slagord for kampanjen.
  • Startdato: Planlagt startdato for kampanjen.
  • Sluttdato: Planlagt sluttdato for kampanjen.
  • Sendingsdato: Evt. utsendingsdato ved e-post/brev/telefax, tidspunkt kampanjen "går på lufta" ved radio/TV.
  • Kampanjekode: Kampanjekode for kampanjen (kan brukes som rabattkode ved bestillinger fra kunder).
  • Status: Status for kampanjen. Se over.
  • Kampanjetype: Type kampanje. Se over.
  • Ansvarlig: Ansvarlig ansatt for gjennomføring av kampanjen.
  • Salgsregion: Hvilken salgsregion kampanjen er tilknyttet.
  • Sorteringsindeks: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge ved oppslag.
  • Tillat e-postduplikater: Om flere mottakere med samme e-postadresse kan legges til i kampanjen.
  • Aktiv: Om kampanjen er aktiv eller deaktivert.
  • ID: Unik ID for oppføringen.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Kampanjemålsetning: Målsetning for kampanjen.
  • Kampanjebeskrivelse: Beskrivelse av kampanjen.

Fanekort "Budsjett"

Dette fanekortet brukes til å sette opp et økonomisk budsjett for kampanjen fordelt på typiske aktiviteter i en kampanje. Følgende budsjettparametere er tilgjengelige:
  • Kampanjedetaljer
    • Budsjett: Angir evt. økonomisk kostnadsramme for kampanjen (hvis fast sum er avsatt til bruk i kampanjen).
    • Antall mottakere: Angir hvor mange mottakere som er planlagt for kampanjen. Bruk linken "kalkuler" for å hente inn antall mottakere automatisk basert på mottakerelisten.
    • Forventet positive responser: Angir hvor mange positive responser (typisk salg) som forventes basert på kampanjen. Tallet vises også i prosent av antall mottakere.
    • Forventet antall returer: Angir hvor mange feilsendinger (kampanjemateriell når ikke mottaker) som forventes i kampanjen. Tallet vises også i prosent av antall mottakere.
  • Kampanjekostnader
    • Planlegging: Angir kostnad for planlegging av kampanjen.
    • Målgruppevalg / mottakerliste: Angir kostnad for å samle sammen mottakere til kampanjen.
    • Materialkost (per enhet): Angir kostnad for kampanjemateriell til kampanjen per enhet.
    • Distribusjon / utsendelse (per enhet): Angir kostnad for evt. utsendelse av kampanjemateriell per enhet.
    • Responshåndtering (per respons): Angir kostnad for håndtering av responser på kampanjen (per respons).
    • Returhåndtering (per retur): Angir kostnad for å håndtere returnert kampanjemateriell (per retur).
    • Effektmåling: Angir kostnad for evaluering av kampanjen i ettertid.
    • Andre kostnader: Angir evt. andre kostnader knyttet til kampanjen som ikke fremkommer i de andre kostnadspostene.
    • Totale kostnader: Angir totalkostnad for kampanjen (sum av alle delkostnadene).
    • Budsjett: Budsjett som angitt øverst på siden.
  • Kampanjeinntekter
    • Omsetning: Angir inntekter per positiv respons/salgsordre knyttet til kampanjen.
    • Variabel kostnad: Angir kostnader direkte knyttet til en ordreprosessen/salget (per salgsordre).
  • Resultat for kampanje
    • Resultat: Angir estimert resultat for kampanjen basert på parametrene som er lagt inn. Kalles ofte for ROI (Return of Investment). Tallet er også oppgitt i prosent.

Fanekort "Mottakere"

Dette fanekortet lar deg administrere mottakerne i kampanjen. Mottakerne kan legges til manuelt eller importeres via adresseboken. Følgende felter vises i listen over mottakere:
  • (kildetype): Kilde for mottaker. Se under.
  • (statusflagg): Status for mottaker. Se under.
  • Firmanavn: Navn på firma.
  • Kontaktperson: Navn på kontaktperson.
  • E-postadresse: E-postadresse til mottaker.
  • Telefon arbeid: Telefonnummer til mottaker.
  • Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til mottaker.

Statusflagg

Status for mottakere i kampanjer vises med flagg av forskjellige farger.
  • Gult flagg: Mottakerens e-postadresse og deltakelse i kampanjen er ubekreftet (standard).
  • Grønt flagg: Mottakerens e-postadresse og deltakelse i kampanjen er bekreftet OK.
  • Rødt flagg: Mottakerens er deaktivert fra kampanjen.

Kildetype

Kilde for mottakere i kampanjer vises med ulike symboler.
  • Grønn fabrikk: Mottakeren stammer fra en kundeoppføring i adresseboken.
  • Blå fabrikk: Mottakeren stammer fra en leverandøroppføring i adresseboken.
  • Blå/grønn fabrikk: Mottakeren stammer fra en firmaoppføring som både er kunde og leverandør i adresseboken.
  • Gul mann: Mottakeren stammer fra en kontaktpersonoppføring i adresseboken.
  • Telefonrør: Mottakeren stammer fra en ledetråd i adresseboken.
  • (tomt): Mottakeren er opprettet manuelt.

Legge til ny mottaker i kampanjen

Du kan legge til en ny mottaker i kampanjen ved å velge "Ny kampanjemottaker" fra verktøylinjen.

Innfyllingsfelter for mottakere i kampanjer

  • Detaljer
    • Firmanavn: Navn på foretak.
    • Kontaktperson: Navn på kontaktperson.
    • Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretak.
    • Selskapsform: Selskapsform for kampanjemottaker (AS, ASA, ENK o.s.v.)
    • Bransje: Bransje for kampanjemottaker.
    • Salgsregion: Salgsregion kampanjemottakeren tilhører.
    • Status: Status for medlemmet. Se over.
    • Sendt: Om kampanjemateriell er sendt til mottaker.
  • Kontaktinfo
    • E-postadresse: E-postadresse til foretak.
    • Websted: Websideadresse for foretak.
    • Telefon arbeid: Telefonnummer til foretak.
    • Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
    • Telefaks: Telefaksnummer til foretak.
  • Adresse
    • Adresse: Postadresse for foretak.
    • Postnummer: Postnummer for foretak.
    • Poststed: Poststed for foretak.
    • Region: Region/stat/fylke for foretak.
    • Land: Nasjonalitet for foretakets postadresse.
  • ID: Unik ID for oppføringen.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Notat: Fritekstnotat for mottaker.

Slette en mottaker i en kampanje

Du kan slette en mottaker i en kampanje ved å åpne oppføringen og klikke på knappen "Slett".

Slette utvalgte mottakere i kampanjen

Hvis du ønsker å slette mange mottakere i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen over mottakere. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Legge til mottakere fra adressebok

Velg "Adressebok" i vinduet for kampanjen for å legge til mange mottakere fra adresseboken. Da vil du få opp et nytt vindu som lar deg velge blant kontaktpersoner, firmaoppføringer, ledetråder og distribusjonslister.

Fanekort "Vedlegg"

Kampanjene kan inneholde så mange vedlegg som du ønsker. I en brevkampanje, kan du legge inn hele dokumentet du har tenkt til å sende. Vedleggene kan være for eksempel vedlagte PDF-filer eller det kan være bilder for bruk i en HTML-formatert e-post. Ved bruk av bilder integrert i HTML-formatert e-post må du holde styr på hvilke innholds-IDer som brukes for bildene. Dette vil bestemme hvor bildene havner i e-posten.

Listen over vedlegg inneholder følgende felter:
  • (statusflagg): Om vedlegget vil legges ved i kampanjeutsendelse (grønt flagg) eller ikke (rødt flagg).
  • (info-symbol): Klikk for å åpne egenskaper for vedlegg.
  • Tittel: Tittel for vedlegg. Klikk for å åpne/lagre den vedlagte filen.
  • Filnavn: Filnavn for vedlegg.
  • Filstørrelse: Filstørrelse for vedlegg.
  • Filtype: Filtype for vedlegg.
  • Innholds-ID: Innholds-ID for vedlegg. Brukes for å referere til vedlagte bilder i HTML-formatert e-post. Se over.
  • Sist endret: Tidspunkt vedlegget ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret vedlegget sist.
  • ("fra dokumentarkiv"): Indikerer om vedlegget er hentet fra dokumentarkivet eller ikke.

Legge til nytt vedlegg

Nye vedlegg kan legges til ved å velge "Legg til vedlegg" fra verktøylinjen.

Dialogboks for vedlegg

Følgende felter er tilgjengelige for vedlegg:
  • Filnavn: Viser filnavn for vedlegg.
  • Filtype: Viser filtype for vedlegg.
  • Filstørrelse: Viser filstørrelse for vedlegg.
  • Bildebredde: Viser bildebredde for vedlegg dersom vedlegget er et bilde.
  • Bildehøyde: Viser bildehøyde for vedlegg dersom vedlegget er et bilde.
  • Fargedybde: Viser fargedybde for vedlegg dersom vedlegget er et bilde.
  • Last opp/oppdater fil: Gir mulighet for å velge fil som skal legges til ved å klikke på "Bla gjennom...".
  • Tittel: Angir tittel for vedlegg.
  • Innholds-ID: Angir innholds-ID (cid) for vedlegg. Se over.
  • Vedlegges: Angir om vedlegget skal legges ved i en kampanjeutsendelse.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Nøkkelord: Angir nøkkelord for vedlegg.
  • Beskrivelse: Angir fritekstbeskrivelse for vedlegg.

Fanekort "Resultatanalyse"

Dette fanekortet brukes for å evaluere kampanjen i etterkant. Her kan du fylle inn virkelige data for kampanjen og samtidig sammenligne med budsjettet for kampanjen. Du vil til slutt få ut et totalresultat for kampanjen som vil kunne si om kampanjen var økonomisk vellykket eller ikke.

Følgende felter er tilgjengelige i sluttevalueringen:
  • Positive responser: Angir hvor mange positive responser (typisk salg) som kampanjen medførte.
  • Antall returer: Angir hvor mange feilsendinger (kampanjemateriell når ikke mottaker) som kampanjen medførte.
  • Planlegging: Angir reell kostnad for planlegging av kampanjen.
  • Målgruppevalg / mottakerliste: Angir reell kostnad for å samle sammen deltakere til kampanjen.
  • Materialkost (per enhet): Angir reell kostnad for kampanjemateriell til kampanjen per enhet.
  • Distribusjon / utsendelse (per enhet): Angir reell kostnad for utsendelse av kampanjemateriell per enhet.
  • Responshåndtering (per respons): Angir reell kostnad for håndtering av responser på kampanjen (per respons).
  • Returhåndtering (per retur): Angir reell kostnad for å håndtere returnert kampanjemateriell (per retur).
  • Effektmåling: Angir reell kostnad for evaluering av kampanjen i ettertid.
  • Andre kostnader: Angir evt. andre reelle kostnader knyttet til kampanjen som ikke fremkommer i de andre kostnadspostene.
  • Totale kostnader: Viser reell totalkostnad for kampanjen (sum av alle delkostnadene).
  • Omsetning (per ordre): Angir reelle inntekter per positiv respons/salg knyttet til kampanjen.
  • Variabel kostnad (per ordre): Angir reelle kostnader direkte knyttet til en ordreprosessen/salget (per salgsordre).
  • Resultat for kampanje: Angir reelt resultat for kampanjen basert på parametrene som er lagt inn. Kalles ofte for ROI (Return of Investment).
Helt til høyre i vinduet finnes det en kolonne "Avvik" som fortløpende viser deg avvik mellom planlagte kostnader/inntekter og reelle kostnader/inntekter. Nederst i vinduet er det et tekstfelt der du kan registrere en konklusjon for kampanjen. Her kan du si noe om evt. årsaker til suksess eller fiasko for kampanjen.

Fanekort "Salgsordrer"

Dette fanekortet viser liste over alle salgsordrer sm er markert med denne kampanjen.

Fanekort "Egendefinerte felt for kampanjen"

Her finner du liste over egendefinerte felt og grupper for kampanjen.

Filtrere listen

Listen kan filtreres etter ansatt (person som har lagret oppføringen sist). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
  • Mine: Viser kun oppføringer du selv har opprettet eller lagret sist.
  • Ikke mine: Viser oppføringer du hverken har opprettet eller lagret sist.
  • Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
  • Alle: Viser alle oppføringer.

Søke i listen

Listen kan filtreres på ansatt og status som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Emne: Viser oppføringer med emne som inneholder angitt tekst.
  • Slagord: Viser oppføringer med slagord som inneholder angitt tekst.
  • Kampanjekode: Viser oppføringer med kampanjekode som inneholder angitt tekst.
  • Beskrivelse: Viser oppføringer med fritekstbeskrivelse som inneholder angitt tekst.
  • Fritekst: Viser oppføringer med emne, slagord, kampanjekode og/eller beskrivelse som inneholder angitt tekst.
  • Ansvarlig: Viser oppføringer som har en bestemt ansatt som ansvarlig.

Kolonne 2

  • ID: Viser oppføringer med ID som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Budsjett: Viser oppføringer som har budsjett "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Antall mottakere: Viser oppføringer som har antall mottakere "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Sorteringsindeks: Viser oppføringer som har sorteringsindeks som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
  • Gruppefelt 1: Søk etter oppføringer som er knyttet til en bestemt egendefinert gruppe.
  • Gruppefelt 2: Samme som over. Brukes for å kombinere søk med annen egendefinert gruppe.
  • Egendefinert felt 1: Søk etter oppføringer som har et egendefinert felt med en bestemt verdi.
  • Egendefinert felt 2: Samme som over. Brukes for å kombinere søk med annet egendefinert felt.

Kolonne 3

  • Opprettet av: Viser oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Viser oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.
  • Datofelt 1: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter dato opprettet/sist endret innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Søk med jokertegn

Merk at du kan bruke jokertegnet % for å finne oppføringer som starter eller slutter med et søkebegrep. Hvis du søker etter AS%, vil du få alle oppføringer som starter med teksten AS. Dersom du søker etter %AS, vil du få alle oppføringer som slutter med teksten AS. Når du søker uten % (som i AS), vil du få alle oppføringer som inneholder teksten AS. Nederst i listen finner du en rekke med bokstavknapper som gjør at du raskt kan søke basert på forbokstav via et enkelt klikk.

Lage en kopi av en kampanje

Hvis du ønsker å opprette en ny kampanje basert på en kampanje som er gjennomført tidligere, kan du lage en kopi av en kampanje. Du lager en kopi ved å åpne vinduet for kampanje (klikk på emne i listen), og så velge knappen "Lag kopi" på fanekortet "Detaljer".

Slette kampanjer

Kampanjer kan slettes ved å åpne vinduet for kampanje (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Husk at alle tilknyttede vedlegg og mottakere vil slettes samtidig med kampanjen.

Eksportere kampanjer

Listen over kampanjer kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.12 CRM - Avtaler

Introduksjon

"CRM - Avtaler" viser alle avtaler som ikke er markert som private. Visningen viser dermed avtaler for alle ansatte i organisasjonen. Initialer for ansatt vises i en egen kolonne. For øvrig er funksjonaliteten identisk med Min side - Mine avtaler.

Relaterte emner

5.13 CRM - Oppgaver

Introduksjon

"CRM - Oppgaver" viser liste over alle oppgaver som ikke er markert som private. Visningen lar deg vise oppgaver for alle ansatte eller kun oppgaver for deg selv.

Felter i oppgaveliste

Listen under viser hvilke felter som vises i oppgavelisten (CRM - Oppgaver).
  • (Prioritet): Angir definert prioritet for oppgaven. Se under.
  • (Statusflagg): Status for oppgavene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • Tilordnet fra møte: Et møtesymbol her angir at oppgaven er tilordnet via et møtereferat.
  • % fullført: Viser en statusindikering og tall for oppgavens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
  • Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for utførelse av oppgave.
  • Forfallsdato: Angir forfallsdato for oppgave.
  • Avsluttet: Angir evt. tidspunkt oppgaven ble markert som fullført.
  • Emne: Emne for oppgave.
  • Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til oppgaven.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til oppgaven.
  • Sist endret: Tidspunkt oppgaven ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret oppgaven sist.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for oppgaver vises med flagg av forskjellige farger.
  • Blått flagg: Oppgave er ikke startet.
  • Gult flagg: Oppgave pågår.
  • Grønt flagg: Oppgave er fullført.
  • Oransje flagg: Oppgave venter andre eller er utsatt.
  • Rødt flagg: Oppgave er kansellert.
  • Spørsmålstegn: Oppgave er ikke forstått.

Opprette en ny oppgave

Oppgaver kan opprettes på flere måter i XS Office.

Innfyllingsfelter for oppgaver

Se Min side - Mine oppgaver.

Søke etter oppgaver

Se Min side - Mine oppgaver.

Filtrere oppgavelisten

Listen over oppgaver knyttet til firmaer kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne oppgaver eller oppgaver for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Filtrering etter status

For å vise kun oppgaver med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle oppgaver.
  • Ikke startet: Viser alle oppgaver som ikke er påbegynt.
  • Pågår: Viser alle oppgaver som pågår.
  • Fullført: Viser kun fullførte oppgaver.
  • Venter andre: Viser kun oppgaver som har status "venter andre".
  • Utsatt: Viser kun oppgaver som er utsatt.
  • Kansellert: Viser kun oppgaver som er kansellert.
  • Ikke forstått: Viser kun oppgaver som er markert som "ikke forstått".
Se forøvrig Min side - Mine oppgaver.

Slette oppgaver

Oppgaver kan slettes ved å åpne vinduet for oppgave (klikk på emnetekst i oppgavelisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere oppgaver

Oppgavelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.14 CRM - Notater

Introduksjon

"CRM - Notater" viser liste over alle notater som ikke er markert som private. Visningen lar deg vise notater fra alle ansatte eller kun notater opprettet av deg selv.

Felter i notatliste

Listen under viser hvilke felter som vises i notatlisten (CRM - Notater).
  • (farge): Angir definert farge for notatet.
  • Notat: Innhold for notat.
  • Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til notatet.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til notatet.
  • Sist endret: Tidspunkt notatet ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret notatet sist.

Opprette nytt notat

Notater kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden CRM - Notater.
  • Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine notater.
  • Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Notater.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
  • Velg "Notat" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Bruk hurtigtasten for notater. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for notater

Se Min side - Mine notater.

Søke etter notater

Se Min side - Mine notater.

Filtrere notatlisten

Listen over notater knyttet til firmaer kan vise alle notater eller kun notater opprettet av deg selv. Dette gjøres via en rullegardinmeny på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne notater eller notater for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Slette notater

Notater kan slettes ved å åpne vinduet for notat (klikk på emnetekst i notatlisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere notater

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.15 CRM - Samtaler

Introduksjon

"CRM - Samtaler" viser liste over alle innkommende og utgående telefonsamtaler. Visningen lar deg vise samtaler for alle ansatte eller kun samtaler for deg selv.

Når du har gjennomført en samtale, kan du velge å lage en "oppfølgingssamtale" hvis dere blir enige om å snakkes senere. Oppfølgingssamtalen vil være utfylt med data fra den opprinnelige samtalen, og systemet vil ta vare på koblingen mot den opprinnelige samtalen slik at du i ettertid kan se historikk for relaterte samtaler.

Hvis en telefonsamtale fører til et mulig salg, kan du også opprette en salgsmulighet direkte fra en samtale. Salgsmuligheten vil være forhåndsutfylt med data fra samtalen den er opprettet fra. Se CRM - Salgsmuligheter for informasjon om salgsmuligheter.

Du kan også angi tidspunkt for påminnelse for hver samtaleoppføring. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Felter i samtaleliste

Listen under viser hvilke felter som vises i samtalelisten (CRM - Samtaler).
  • (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppføringer for å utføre operasjoner på mange oppføringer samtidig. Se informasjon om å endre mange oppføringer samtidig.
  • (Blyant): Angir om oppføringen er redigerbar for deg. Se også informasjon om å endre oppføringer for andre.
  • (Retning): Angir om samtalen er utgående (pil mot venstre) eller innkommende (pil mot høyre).
  • (Statusflagg): Status for samtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • (Historikk): Angir en eventuell tilknytning til andre samtaler. Klikk for å se samtalehistorikk. Se for øvrig under.
  • Dato: Dato for samtale.
  • Fra: Starttidspunkt for samtale.
  • Til: Sluttidspunkt for samtale.
  • Ans: Initialer for ansatt oppføringen gjelder for. Inneholder hurtigfilter som via ett klikk viser oppføringer kun for den aktuelle ansatte.
  • Emne: Emne for samtale. Klikk for å åpne samtaleoppføring.
  • Telefonnummer: Telefonnummer for samtalepartner.
  • Firma > prosjekt (samtalepartner): Navn på evt. firma, prosjekt og kontaktperson som oppføringen er knyttet mot. Inneholder hurtigfiltre som via ett klikk viser oppføringer kun for aktuelt firma/prosjekt/kontaktperson.

Statusflagg

Status for samtaler vises med flagg av forskjellige farger.
  • Gult flagg: Samtale er planlagt, men ikke gjennomført.
  • Grønt flagg: Samtale er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge for hele linjen.
  • Rødt flagg: Samtale er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge for hele linjen.
  • Oransje flagg: Samtale ble ikke besvart. Indikeres også med gul bakgrunnsfarge for hele linjen.
Merk at du kan markere samtaler som gjennomført ved å klikke på flaggene i listen (gjelder kun for egne samtaler som ikke allerede er markert som gjennomført).

Historikk/hierarki

Eventuelle koblinger mot andre samtaler vises med symboler.
  • Tre firkanter med rød firkant øverst: Samtalen har oppfølgingssamtaler.
  • Tre firkanter med rød firkant nede til venstre: Samtalen er en oppfølgingssamtale.
  • Tre firkanter med rød firkant øverst samt nede til venstre: Samtalen er en oppfølgingssamtale og har også oppfølgingssamtaler.
  • Ingen symbol: Samtalen er ikke knyttet til andre samtaler.

Oppfølgingssamtaler

Du kan planlegge en oppfølgingssamtale direkte fra an samtaleoppføring. XS Office vil automatisk knytte sammen oppfølgingssamtalen med den opprinnelige samtalen. I ettertid vil du ha et eget fanekort for historikk for samtalene som er tilknyttet andre samtaler. Dermed er det enklere å se sammenhengen mellom flere samtaler. Se informasjon om samtalehistorikk under.

Opprette en ny samtale

Samtaler kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Ny samtale" fra verktøylinjen på siden CRM - Samtaler.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
  • Opprett samtale direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
  • Velg "Samtale" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Velg pluss-ikonet i startsideelementene for samtaler.
  • Bruk hurtigtasten for samtaler. Se Innledning - Hurtigtaster.
Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:
  • Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
  • Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
  • Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Innfyllingsfelter for samtaler

Samtalene inneholder i utgangspunktet ett fanekort. Hvis samtalen er en oppfølgingssamtale, eller andre samtaler er oppfølging til denne, vil fanekortet "Historikk" vises. Her vises en oversikt over alle relaterte samtaler.

Planlegge samtaler for andre ansatte

Du kan opprette samtaler for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i kalenderen for den ansatte som er tildelt samtalen. Du kan også endre på samtaler du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme samtalen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne samtalen. Merk at denne begrensningen ikke gjelder hvis du er satt opp som superbruker.

For å opprette en samtale for en annen ansatt, oppretter du en samtale som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansatt".

Fanekort "Telefonsamtale"

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:
  • Dato: Dato for samtale.
  • Fra kl.: Starttidspunkt for samtale.
  • Til kl.: Sluttidspunkt for samtale.
  • Fra-til: Lar deg angi klokkeslett med musen ved å peke og klikke i en grafisk døgnvisning. Se under.
  • Retning: Angir om samtalen er utgående eller innkommende.
  • Telefonnummer: Angir telefonnummer til samtalepartner. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for innfyllingsfeltet. Se under.
  • Påminnelse: Angir evt. tidspunkt for påminnelse for samtalen (hvis det er en planlagt samtale). Se forøvrig Innledning - Påminnelser.
  • Status: Angir status for samtalen. Se over.
  • Emne: Emne for samtale.
  • Notat: Fritekstnotat for samtale.
  • Firma: Navn på firma som samtalen er knyttet mot.
  • Samtalepartner: Navn på samtalepartner.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som samtalen er knyttet mot.
  • Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Angi klokkeslett via døgnvisningen

XS Office lar deg bestemme klokkeslett for start og slutt via et eget rutenett med 24 timersvisning. Dette vil ofte være mer effektivt enn å velge klokkeslett via rullegardinmenyene.

Angi starttidspunkt via døgnvisningen

  • Klikk med venstre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et starttidspunkt som er senere enn sluttidspunktet.

Angi sluttidspunkt via døgnvisningen

Sluttidspunktet kan angis i døgnvisningen på to ulike måter.
  • Klikk med høyre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
  • Klikk med venstre musetast i rutenettet samtidig som du holder inne tasten Ctrl. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
NB! Noen nettlesere har begrensninger rundt å kunne utføre en funksjon på høyre musetast i en webside. Noen brukere har til og med en mus med kun én tast. I disse tilfellene brukes Ctrl+venstreklikk for å angi sluttidspunkt.

Fanekort "Samtalehistorikk"

Hvis samtalen er tilknyttet andre samtaler, vil du kunne se oversikt over disse på dette fanekortet. Følgende informasjon vises i listen over tilknyttede samtaler:
  • (Retning): Angir om samtalen er utgående (pil mot venstre) eller innkommende (pil mot høyre).
  • (Statusflagg): Status for samtalene vises med flagg av ulik farge. Se over.
  • Dato: Dato for samtale.
  • Fra: Starttidspunkt for samtale.
  • Til: Sluttidspunkt for samtale.
  • Emne: Emne for samtale. Klikk for å åpne samtaleoppføring.

"Hurtiglukke" en samtale

Du kan enkelt markere en samtale som gjennomført eller ubesvart via knapper i verktøylinjen. Merk at innholdet i samtalevinduet lagres samtidig som status endres.

Lage oppfølgingssamtaler

Hvis det avtales en senere oppfølging i en samtale eller at samtaleforsøket er ubesvart, er det mulig å lage en oppfølgingssamtale som er knyttet til den opprinnelige samtalen. Det finnes en egen knapp i verktøylinjen som både setter samtalen som ubesvart og lager en oppfølging. Merk at innholdet i samtalevinduet lagres automatisk før oppfølgingen opprettes.

Sak fra samtale

Hvis du ønsker ytterligere oppfølging på en samtale, kan du opprette en sak direkte fra samtaleoppføringen. Saken vil være forhåndsutfylt med data fra samtalen den er opprettet fra. I tillegg vil det automatisk legges til en oppfølging "Opprettet fra samtale <ID>" på saken.

Følgende notat legges automatisk til samtalens notatfelt etter at saken er opprettet:

  <TIDSPUNKT>: Opprettet sak <ID> (<INITIALER>).

Velg "Lag sak" fra verktøylinjen på fanekortet "Samtale" for å opprette en sak.

Se CRM - Saker for mer informasjon om saker.

Salgsmulighet fra samtale

Hvis en telefonsamtale fører til et mulig salg, kan du opprette en salgsmulighet direkte fra samtaleoppføringen. Salgsmuligheten vil være forhåndsutfylt med data fra samtalen den er opprettet fra. Velg knappen "Lag salgsmulighet" fra verktøylinjen på fanekortet "Samtale".

Se CRM - Salgsmuligheter for mer informasjon om salgsmuligheter.

Lage kopi av en samtale

Du kan lage kopi av en eksisterende samtale. Velg knappen "Lag kopi" fra verktøylinjen på fanekortet "Samtale". Eventuelle koblinger mot andre samtaler vil ikke legges til på kopien. Hvis du ønsker å lage en kopi som er relatert til den opprinnelige samtalen, lager du heller en oppfølgingssamtale. Merk at innholdet i samtalevinduet lagres automatisk før kopien opprettes.

Se CRM - Salgsmuligheter for mer informasjon om salgsmuligheter.

Click-to-call

Hvis du har avtale om integrert IP-telefoni i XS Office, kan du ringe opp kontaktpersoner og firmaer direkte fra XS Office. Dette kalles ofte "Click-to-call" siden du kan starte en samtale ved å klikke på et ikon.

Påminnelser for samtaler

Hver samtale har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye samtaler.

Filtrere samtalelisten

Listen over samtaler kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne samtaler eller samtaler for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Filtrering etter status

For å vise kun samtaler med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle samtaler.
  • Planlagt: Viser kun planlagte samtaler som ikke er gjennomført.
  • Gjennomført: Viser kun gjennomførte samtaler.
  • Avlyst: Viser kun avlyste samtaler.
  • Ubesvart: Viser kun ubesvarte samtaleforsøk.

Søke etter samtaler

Listen kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

  • Emne: Fritekstsøk i emnefelt for samtaler.
  • Notat: Fritekstsøk i notatfelt for samtaler.
  • Telefonnummer: Fritekstsøk i telefonnummer for samtaler.
  • Opprettet av: Vis kun oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Vis kun oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 2

  • Firma: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt firmaoppføring.
  • Samtalepartner: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt kontaktperson.
  • Prosjekt: Vis kun oppføringer knyttet til et bestemt prosjekt.
  • Ansatt: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt ansatt. Vises ikke i privat samtaleliste.
  • Samtaleretning: Lar deg søke kun i utgående samtaler, innkommende samtaler eller begge deler.
  • Oppfølgingshistorikk: Lar deg søke etter samtaler som er eller har oppfølgingssamtaler.
  • Samtale-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Kolonne 3

  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Samtaler kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Slette en samtale

Samtaler kan slettes ved å åpne vinduet for samtale (klikk på emnetekst i samtalelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne samtaler samt samtaler du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Slette mange oppføringer samtidig

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Sette status for mange oppføringer samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som fullført/planlagt/avlyst/ubesvart i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som gjennomført", "Sett som planlagt" eller "Sett som avlyst" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Registrere timeforbruk fra en samtale

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra samtaleoppføringen. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Samtale". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra samtalen over til timeregistreringen.

Analysere samtaler

Samtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

For analyse av samtaler fordelt på kunder, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

5.16 CRM - Sendt e-post

Introduksjon

"CRM - Sendt e-post" viser liste over alle sendte e-postmeldinger som ikke er markert som private. Visningen viser dermed e-postmeldinger for alle ansatte i organisasjonen. Kolonnen for indikering av meldingens tilgjengelighet vises ikke. For øvrig er funksjonaliteten identisk med Meldinger - Sendte elementer.

Relaterte emner

5.17 CRM - Mottatt e-post

Introduksjon

"CRM - Mottatt e-post" viser liste over all innkommende e-post som ikke er markert som privat. Visningen viser dermed e-postmeldinger for alle ansatte i organisasjonen. Kolonnen for indikering av meldingens tilgjengelighet vises ikke. For øvrig er funksjonaliteten identisk med Meldinger - Innboks.

Relaterte emner

5.18 CRM - Rapporter

Introduksjon

"CRM - Rapporter" gir mulighet for å analysere kunder, salgsmuligheter, saker og oppfølging av kunder.

Rapporttyper

Rapportene er delt i fire grupper.

Kunder/Leverandører/Firmaer: Rapporter relatert til firmaoppføringer

  • Nye firmaer per uke: Fordeling nyopprettede firmaer per uke
  • Nye firmaer per måned: Fordeling nyopprettede firmaer per måned
  • Nye firmaer per år: Fordeling nyopprettede firmaer per år
  • Bransje alle firmaer: Fordeling bransje for nyopprettede firmaer
  • Bransje kunder: Fordeling bransje for nyopprettede kunder
  • Bransje leverandører: Fordeling bransje for nyopprettede leverandører
  • Kategori alle firmaer: Fordeling kategorier for nyopprettede firmaer
  • Kategori kunder: Fordeling kategorier for nyopprettede kunder
  • Kategori leverandører: Fordeling kategorier for nyopprettede leverandører

Salg: Rapporter relatert til salg

  • Salgsmuligheter per uke: Fordeling nyopprettede salgsmuligheter per uke
  • Salgsmuligheter per måned: Fordeling nyopprettede salgsmuligheter per måned
  • Salgsmuligheter per år: Fordeling nyopprettede salgsmuligheter per år
  • Avgjørelsesdato åpne salgsmuligheter: Fordeling avgjørelsesdato per måned for åpne salgsmuligheter
  • Status salgsmuligheter: Fordeling nyopprettede salgsmuligheter i valgt tidsrom
  • Salgsmuligheter per ansatt: Fordeling nyopprettede salgsmuligheter per ansatt

Oppfølginger: Rapporter relatert til oppfølginger

  • Avtaler per uke: Fordeling avtaler per uke (basert på avtaledato)
  • Avtaler per måned: Fordeling avtaler per måned (basert på avtaledato)
  • Avtaler per år: Fordeling avtaler per år (basert på avtaledato)
  • Avtaler per ansatt: Fordeling avtaler per ansatt (basert på avtaledato)
  • Samtaler per uke: Fordeling telefonsamtaler per uke (basert på samtaledato)
  • Samtaler per måned: Fordeling telefonsamtaler per måned (basert på samtaledato)
  • Samtaler per år: Fordeling telefonsamtaler per år (basert på samtaledato)
  • Samtaler per ansatt: Fordeling telefonsamtaler per ansatt (basert på samtaledato)
  • "Nye" samtaler per uke: Fordeling "nye" telefonsamtaler per uke (samtaler som ikke er oppfølgingssamtaler)
  • "Nye" samtaler per måned: Fordeling "nye" telefonsamtaler per måned (samtaler som ikke er oppfølgingssamtaler)
  • "Nye" samtaler per år: Fordeling "nye" telefonsamtaler per år (samtaler som ikke er oppfølgingssamtaler)
  • "Nye" samtaler per ansatt: Fordeling "nye" telefonsamtaler per ansatt (samtaler som ikke er oppfølgingssamtaler)
  • Utgående samtaler per uke: Fordeling utgående telefonsamtaler per uke
  • Utgående samtaler per måned: Fordeling utgående telefonsamtaler per måned
  • Utgående samtaler per år: Fordeling utgående telefonsamtaler per år
  • Utgående samtaler per ansatt: Fordeling utgående telefonsamtaler per ansatt
  • Innkommende samtaler per uke: Fordeling innkommende telefonsamtaler per uke
  • Innkommende samtaler per måned: Fordeling innkommende telefonsamtaler per måned
  • Innkommende samtaler per år: Fordeling innkommende telefonsamtaler per år
  • Innkommende samtaler per ansatt: Fordeling innkommende telefonsamtaler per ansatt

Saker: Rapporter relatert til saker

  • Nye saker per uke: Fordeling saker per uke (basert på opprettelsesdato)
  • Nye saker per måned: Fordeling saker per måned (basert på opprettelsesdato)
  • Nye saker per år: Fordeling saker per år (basert på opprettelsesdato)
  • Nye saker per ansatt: Fordeling saker per ansatt
  • Nye saker per firma: Fordeling saker per firma
  • Nye saker per prosjekt: Fordeling saker per prosjekt
  • Nye saker per kategori: Fordeling saker per kategori
  • Nye saker per kilde: Fordeling saker per kilde
  • Status saker: Fordeling status for saker

Søkekriterier

Listen under viser hvilke søkekriterier som kan benyttes i rapporter.
  • Forhandler: Viser kun oppføringer knyttet til en bestemt forhandler samt alle firmaoppføringene som er knyttet til denne forhandleren.

Rapportperiode

Listen under viser hvilke periodeutvalg som kan benyttes i rapporter.
  • Egendefinert periode: Du kan selv velge fra- og til-dato for rapport.
  • I går: Rapport med data fra i går.
  • I dag: Rapport med data fra hittil i dag.
  • Forrige uke: Rapport med data fra forrige uke.
  • Inneværende uke: Rapport med data fra hittil denne uke.
  • Forrige måned: Rapport med data fra forrige måned.
  • Inneværende måned: Rapport med data fra hittil denne måned.
  • Forrige kvartal: Rapport med data fra forrige kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
  • Inneværende kvartal: Rapport med data fra inneværende kvartal. Kvartalene er 01.01-31.03, 01.04-30.06, 01.07-30.09 og 01.10-31.12.
  • År 1: Rapport med data fra fire år siden.
  • År 2: Rapport med data fra tre år siden.
  • År 3: Rapport med data fra i forfjor.
  • År 4: Rapport med data fra i fjor.
  • År 5: Rapport med data fra hittil i år.
  • Alle data: Rapport med alle data uten periodebegrensning.

Opprette en rapport

  1. Velg hvilken periode du ønsker å lage rapport fra ved å velge fra alternativene under "Rapportperiode".
  2. Velg hvilke rapporter du ønsker å se ved å krysse av én eller flere avkrysningsbokser til venstre for rapportnavnene. Du kan også gå direkte til en enkeltrapport ved å klikke på navnet. Hvis du vil se alle rapporter, krysser du av i boksen til venstre for overskriften "Rapporter".
  3. Klikk på "Kjør rapport" (enten fra verktøylinjen eller fra knappen under seksjonen "Rapportperiode").

Skjule/vise søkekriterier

Du kan hvis ønskelig skjule søkekriteriene i visningen slik at det blir bedre plass på skjermen til selve rapportene. Dette kan være nyttig hvis du har en skjerm med lav oppløsning (for eksempel en liten bærbar PC) på maskinen du genererer rapportene fra. For å skjule søkekriteriene, velger du knappen "Skjul/vis" på verktøylinjen.

Skrive ut rapporter

Rapportene har en egen utskriftsvennlig versjon som tar med kun de genererte rapportene. Utskriftsvennlig visning kan aktiveres ved å vege skriver-symbolet på verktøylinjen i XS Office.

Analysere rapporter

Rapportene kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

5.19 CRM - Gruppefelt

Introduksjon

"CRM - Gruppefelt" lar deg definere gruppefelter som gir deg mulighet for å gruppere oppføringer etter egendefinerte kriterier. Denne funksjonen gir (sammen med egendefinerte felt) deg muligheten for å skreddersy XS Office i henhold til dine behov.

Gruppefelt er nyttig hvis du for eksempel vil gruppere alle oppføringer som er av en egendefinert karakter eller som skal følges opp på en spesiell måte. Et klassisk eksempel på dette er å markere alle kunder som skal ha julekort tilsendt. Andre eksempler er å samle alle produkter som inngår i en spesiell kampanje, eller alle ansatte som har gjennomført et spesielt kurs.

Et gruppefelt kan gjøres tilgjengelig for en valgfri kombinasjon av følgende typer oppføringer:
  • Firmaoppføringer Alle aktive firmaoppføringer.
  • Kunder Alle aktive firmaoppføringer som er markert som kunder.
  • Leverandører Alle aktive firmaoppføringer som er markert som leverandører.
  • Personkunder Alle aktive firmaoppføringer som er opprettet som personer.
  • Kontaktpersoner Alle aktive kontaktpersoner (personer knyttet til firmaoppføringer).
  • Ansatte Alle aktive ansatte.
  • Saker Alle saker.
  • Produkter Alle aktive produkter.
  • Prosjekter Alle prosjekter.
  • Dokumenter Alle dokumenter.
  • Mapper Alle dokumentmapper.
  • Ledetråder Alle ledetråder.
  • Salgsmuligheter Alle salgsmuligheter.
  • Konkurrenter Alle konkurrenter.
  • Kampanjer Alle kampanjer.
Alle disse oppføringstypene vil automatisk ha et eget fanekort for egendefinert informasjon. Dette fanekortet vil du finne lengst til høyre blant fanekortene og vil ha et symbol som ser ut som et skjema med et tannhjul over. Hvis det ikke finnes gruppefelter eller egendefinerte felter tilgjengelig for den aktuelle oppføringstypen, vil fanekortsymbolet vises i grått. Dersom det finnes egendefinerte felter eller gruppefelter lagt inn for den aktuelle oppføringen, vil fanekortsymbolet vises med et utropstegn. Dermed kan du enkelt se om det finnes egendefinert informasjon uten å måtte åpne fanekortet.

Egendefinert informasjon på fanekort "Sammendrag" på firmakortet

Alle egendefinerte felt og grupper vil vises på fanekortet "Sammendrag" på firmakortet dersom de har en forsideindeks angitt. Se under for informasjon om hvordan du angir en forsideindeks for et egendefinert felt eller et egendefinert gruppefelt.

Sorteringsindeks

Hvert gruppefelt kan tilegnes et tall mellom 1 og 255 som indikerer hvordan feltet skal sorteres i forhold til andre felter. Felt med sorteringsindeks = 1 vil alltid vises først i listene. Felt uten sorteringsindeks vil alltid vises til slutt (etter felter med sorteringsindeks = 255).

Forsideindeks

Hvert gruppefelt felt kan tilegnes et tall mellom 1 og 255 som indikerer om feltet skal vises på fanekortet "Sammendrag" på firmakortet. Felt med forsideindeks = 1 vil alltid vises øverst i listen over gruppefelt på fanekortet "Sammendrag". Felt uten forsideindeks vil ikke vises på fanekortet "Sammendrag" (de er dermed kun synlige på fanekortet "Egendefinert".

Bruksstatistikk

Via fanekortet "Bruksstatistikk" får du en oversikt over antall oppføringer av hver type som er knyttet til det aktuelle gruppefeltet.

Søke etter oppføringer

Du kan søke etter oppføringer basert på mange ulike kriterier via knappen "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Merk at listen også kan filtreres direkte fra verktøylinjen (se under). Listen vil dermed reflektere både søkekriterier fra søkeområdet samt filtreringsvalg fra verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Seksjon til venstre

  • Visningstekst: Fritekstsøk i visningstekst.
  • Feltnavn: Fritekstsøk i feltnavn.

Midtseksjon

  • Opprettet av: Søk etter oppføringer opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Søk etter oppføringer sist endret av en bestemt ansatt.
  • Felt-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Seksjon til høyre

  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i listen. Aktive søkekriterier vil utheves med egen farge slik at det er enkelt å se hvilke søkrekriterier som er aktive i øyeblikket.

Filtrere listen

Følgende filtreringer kan gjøres for listen fra verktøylinjen:

Filter "Vis"

  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (oppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
  • Mine: Viser alle aktive oppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
  • Kun deaktiverte: Viser alle deaktiverte oppføringer.
  • Alle: Viser alle oppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Filter "For"

Her kan du filtere listen basert på hvilke typer oppføringer feltet er gyldig for.

Sortere listen

Listen kan sorteres etter ulike parametre. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en oppføring

Oppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for oppføringen, og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere oppføringen som deaktivert.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Relaterte emner



5.20 CRM - Egendefinerte felt

Introduksjon

"CRM - Egendefinerte felt" lar deg definere egendefinerte tilleggsfelt for utfyllende informasjon om oppføringer. Denne funksjonen gir (sammen med gruppefelt) deg muligheten for å skreddersy XS Office i henhold til dine behov.

Egendefinerte felt er nyttig hvis du trenger å legge til utfyllende informasjon om oppføringer. Et klassisk eksempel på dette er å indikere hvor mange lisenser av et produkt hver enkelt kunde har. Andre eksempler er hvilken forpakningsmengde et produkt har, et serienummer, produksjonsdato, bonuspoeng eller leveringssted.

Et egendefinert felt må inneha en av følgende typer:
  • Fritekst Et innfyllingsfelt for fritekst bestående av 1 - 255 tegn.
  • Dato Et innfyllingsfelt for datoer.
  • Heltall Et innfyllingsfelt for heltall (tall uten desimaler) med fritt valgt minimums- og maksimumsverdi.
  • Desimaltall Et innfyllingsfelt for desimaltall (tall med 0 - 4 siffer etter komma) med fritt valgt minimums- og maksimumsverdi.
  • Prosentverdi (0-100) Et innfyllingsfelt for prosentverdier fra 0 til 100.
  • Avkrysningsboks Avkrysningsboks med alternativene "ja" og "nei" (eller i betydningene "av"/"på" eller "aktivert"/"deaktivert").
  • Webadresse Et innfyllingsfelt for webadresser (linker til websider). Vil automatisk gjengis som trykksensitive lenker i XS Office.
  • E-postadresse Et innfyllingsfelt for e-postadresser. Vil automatisk gjengis som e-postlenker i XS Office.
  • Telefonnummer Et innfyllingsfelt for telefonnumre. Vil automatisk gjengis som SMS-lenker i XS Office.
  • Kartadresse Et flerlinjers innfyllingsfelt for kartadresser. Vil automatisk gjengis som trykksensitive kartlenker (med oppslag i Google Maps) i XS Office.
  • Flerlinjetekst Et flerlinjers innfyllingsfelt.
Et egendefinert felt kan gjøres tilgjengelig for en valgfri kombinasjon av følgende typer oppføringer:
  • Firmaoppføringer Alle aktive firmaoppføringer.
  • Kunder Alle aktive firmaoppføringer som er markert som kunder.
  • Leverandører Alle aktive firmaoppføringer som er markert som leverandører.
  • Personkunder Alle aktive firmaoppføringer som er opprettet som personer.
  • Kontaktpersoner Alle aktive kontaktpersoner (personer knyttet til firmaoppføringer).
  • Ansatte Alle aktive ansatte.
  • Saker Alle saker.
  • Produkter Alle aktive produkter.
  • Prosjekter Alle prosjekter.
  • Dokumenter Alle dokumenter.
  • Mapper Alle dokumentmapper.
  • Ledetråder Alle ledetråder.
  • Salgsmuligheter Alle salgsmuligheter.
  • Konkurrenter Alle konkurrenter.
  • Kampanjer Alle kampanjer.
Alle disse oppføringstypene vil automatisk ha et eget fanekort for egendefinert informasjon. Dette fanekortet vil du finne lengst til høyre blant fanekortene og vil ha et symbol som ser ut som et skjema med et tannhjul over. Hvis det ikke finnes egendefinerte felter eller gruppefelter tilgjengelig for den aktuelle oppføringstypen, vil fanekortsymbolet vises i grått. Dersom det finnes egendefinerte felter eller gruppefelter lagt inn for den aktuelle oppføringen, vil fanekortsymbolet vises med et utropstegn. Dermed kan du enkelt se om det finnes egendefinert informasjon uten å måtte åpne fanekortet.

Egendefinert informasjon på fanekort "Sammendrag" på firmakortet

Alle egendefinerte felt og grupper vil vises på fanekortet "Sammendrag" på firmakortet dersom de har en forsideindeks angitt. Se under for informasjon om hvordan du angir en forsideindeks for et egendefinert felt eller et egendefinert gruppefelt.

Sorteringsindeks

Hvert egendefinerte felt kan tilegnes et tall mellom 1 og 255 som indikerer hvordan feltet skal sorteres i forhold til andre felter. Felt med sorteringsindeks = 1 vil alltid vises først i listene. Felt uten sorteringsindeks vil alltid vises til slutt (etter felter med sorteringsindeks = 255).

Forsideindeks

Hvert egendefinerte felt kan tilegnes et tall mellom 1 og 255 som indikerer om feltet skal vises på fanekortet "Sammendrag" på firmakortet. Felt med forsideindeks = 1 vil alltid vises øverst i listen over egendefinerte felt på fanekortet "Sammendrag". Felt uten forsideindeks vil ikke vises på fanekortet "Sammendrag" (de er dermed kun synlige på fanekortet "Egendefinert".

Bruksstatistikk

Via fanekortet "Bruksstatistikk" får du en oversikt over antall oppføringer av hver type som har tatt i bruk det aktuelle egendefinerte feltet.

Søke etter oppføringer

Du kan søke etter oppføringer basert på mange ulike kriterier via knappen "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Merk at listen også kan filtreres direkte fra verktøylinjen (se under). Listen vil dermed reflektere både søkekriterier fra søkeområdet samt filtreringsvalg fra verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Seksjon til venstre

  • Visningstekst: Fritekstsøk i visningstekst.
  • Feltnavn: Fritekstsøk i feltnavn.

Midtseksjon

  • Opprettet av: Søk etter oppføringer opprettet av en bestemt ansatt.
  • Sist endret av: Søk etter oppføringer sist endret av en bestemt ansatt.
  • Felt-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Seksjon til høyre

  • Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
  • Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i listen. Aktive søkekriterier vil utheves med egen farge slik at det er enkelt å se hvilke søkrekriterier som er aktive i øyeblikket.

Filtrere listen

Følgende filtreringer kan gjøres for listen fra verktøylinjen:

Filter "Vis"

  • Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (oppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
  • Mine: Viser alle aktive oppføringer du selv har opprettet eller endret sist.
  • Kun deaktiverte: Viser alle deaktiverte oppføringer.
  • Alle: Viser alle oppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Filter "For"

Her kan du filtere listen basert på hvilke typer oppføringer feltet er gyldig for.

Filter "Datatype"

Her kan du filtere listen basert på hvilken datatype feltet har.

Sortere listen

Listen kan sorteres etter ulike parametre. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en oppføring

Oppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for oppføringen, og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Detaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere oppføringen som deaktivert.

Eksport til Excel

En detaljert versjon av listen kan eksporteres til Excel via Excel-knappen på verktøylinjen.

Eksport til PDF

En basisversjon av listen kan eksporteres til et PDF-dokument via PDF-knappen på verktøylinjen.

Relaterte emner



6 Prosjekt

Prosjektstyring i XS Office inneholder et brukervennlig prosjektstyringsverktøy som lar organisasjonen organisere sine prosjekter på en lettforståelig måte. I planleggingsfasen er prosjektene i "kladdemodus" og du jobber kun med en "opprinnelig plan" for prosjektet. Når prosjektet fysisk er startet, låses opprinnelig plan og en kopi av opprinnelig plan lagres som "virkelig plan". Alle etterfølgende endringer i prosjektet vil lagres under virkelig plan og du kan dermed fortløpende og i ettertid sammenligne opprinnelig plan og virkelig plan.

Begge planer kan visualiseres i aktivitetsliste, som Gantt-diagram og som oversikt over ressursbruk. I tillegg finnes en egen visning der begge planene er synlig i samme diagrammer for sammenlignende analyse.

Prosjektstyringsmodulen inneholder også funksjonalitet for møteadministrasjon. XS Office lar deg opprette møter, bestemme deltakere og agenda og sende innkallinger via e-post. Når møtet er avholdt kan du også lage og sende referatet direkte fra XS Office.

6.1 Prosjekt - Prosjektliste

Introduksjon

"Prosjekt - Prosjektliste" viser liste over alle organisasjonens prosjekter og er normalt utgangspunktet for prosjektstyring i XS Office. Status for prosjektene indikeres med statusflagg og prosjektlisten filtreres enkelt basert på prosjektenes status.

Prosjekter kan hurtigåpnes. Se Innledning - Hovedvinduet for generell informasjon om hurtigåpning.

Felter i prosjektliste

Listen under viser hvilke felter som vises i prosjektlisten (Prosjekt - Prosjektliste).
  • (Statusflagg): Status for prosjektene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • (Hoved-/delprosjekt): Angir om prosjektet er et hovedprosjekt, underprosjekt/delprosjekt eller begge deler. Se for øvrig under.
  • Prosjektnr: Angir automatisk generert prosjekt-ID for prosjektet.
  • Prosjektnavn: Navn på prosjekt. Klikk for å åpne prosjektet.
  • Firma: Navn på evt. kunde prosjektet utføres for.
  • (Registrerte timer): Angir totalt antall registrerte timer i prosjektet.
  • (Fakturerbare timer): Angir totalt antall fakturerbare timer i prosjektet.
  • Planlagt start: Angir tidligste startdato for aktiviteter i prosjektet eller planlagt startdato ved faste rammer.
  • Planlagt slutt: Angir seneste sluttdato for aktiviteter i prosjektet eller planlagt sluttdato ved faste rammer.
  • Dager: Planlagt antall dagers varighet for prosjektet.
  • Virkelig start: Angir tidligste startdato for aktiviteter i prosjektet eller virkelig startdato ved faste rammer.
  • Virkelig slutt: Angir seneste sluttdato for aktiviteter i prosjektet eller virkelig sluttdato ved faste rammer.
  • Dager: Virkelig antall dagers varighet for prosjektet.
  • Prosjektgruppe: Navn på evt. prosjektgruppe prosjektet tilhører.
  • Leder: Initialer for prosjektleder - stjerner indikerer at prosjektlederen er ekstern.

Statusflagg

Status for prosjekter vises med flagg av forskjellige farger.
  • Blått flagg: Prosjekt i kladdemodus - ikke startet.
  • Gult flagg: Prosjekt er startet og pågår.
  • Grønt flagg: Prosjekt er avsluttet. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
  • Rødt flagg: Prosjekt er kansellert og kan ikke lenger tilknyttes andre oppføringer. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.
  • Oransje flagg: Prosjekt er "satt på vent".

Hoved-/underprosjekt

Eventuelle koblinger mot andre prosjekter vises med symboler.
  • Tre firkanter med rød firkant øverst: Prosjektet har underprosjekter/delprosjekter.
  • Tre firkanter med rød firkant nede til venstre: Prosjektet er et underprosjekt/delprosjekt. Klikk for å åpne hovedprosjekt.
  • Tre firkanter med rød firkant øverst samt nede til venstre: Prosjektet er selv et underprosjekt/delprosjekt og har også underliggende prosjekter. Klikk for å åpne hovedprosjekt.
  • Ingen symbol: Prosjektet er ikke knyttet til andre prosjekter.

Opprette et nytt prosjekt

Prosjekter opprettes ved å velge "Nytt prosjekt" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Prosjektliste (alternativt: Bruk hurtigtasten for prosjekter. Se Innledning - Hurtigtaster).

Starte prosjektet

Når planleggingen av prosjektet er ferdig og startdato for prosjektet er nådd, markerer du prosjektet som startet. Dette gjør du ved å klikke på knappen "Start prosjekt" på fanekortet "Detaljer" under prosjektplanen (opprinnelig plan). Du vil da få opp en advarselsboks som informerer deg om at prosjektplanen din vil låses og lagres som "Opprinnelig plan". Alle senere endringer i prosjektets levetid gjøres på "Virkelig plan".

Fanekort "Sammendrag" for prosjekter

Her finner du en oppsummering av nøkkeltall for prosjektet samt de 5 siste avtalene, møtene, telefonsamtalene, notatene, dokumentene, sakene og sendt e-post knyttet til valgt prosjekt.

Fanekort "Detaljer" for prosjekter

  • Prosjektnavn: Navn på prosjektet.
  • Prosjektkode: Prosjektkode for prosjektet. Kan for eksempel være en kode som benyttes i andre systemer.
  • Prosjektstatus: Angir status for prosjektet. Prosjekter med status "Kladd" startes fra fanekort "Prosjektplan". Se "Starte prosjektet" over.
  • Firma: Navn på evt. kunde prosjektet utføres for.
  • Kontaktperson: Navn på evt. kontaktperson hos kunde.
  • Fast pris: Kan benyttes for å angi at prosjektet har fast salgspris til kunden.
  • Prosjekteier: Navn på ansatt som er angitt som eier av prosjektet.
  • Avdeling: Navn på evt. avdeling i organisasjonen prosjektet tilhører. Se Admin - Avdelinger.
  • Prosjektgruppe: Navn på evt. prosjektgruppe prosjektet tilhører. Se Admin - Prosjektgrupper.
  • Hovedprosjekt: Angir overordnet prosjekt hvis dette prosjektet er et delprosjekt.
  • Opprettet: Tidspunkt prosjektet ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt prosjektet ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Notat: Fritekstnotat for prosjektet.


Fanekort "Målsetninger" for prosjekter

Her kan prosjektets målsetninger defineres i en prioritert liste. Målsetningene kan merkes med måloppnåelse angitt i prosent. Dette kan være nyttig ved senere analyse av prosjektet, samt underveis for å si noe om overordnet status.

Målsetningene for prosjektet angis under en av følgende grupper:
  • Resultatmål: Resultatmålene handler om hva man skal oppnå i løpet av et prosjekts levetid (det prosjektet skal lage/utføre).
  • Effektmål: Effektmålene setter måltall på hensikten med prosjektet - hvorfor vi kjører prosjektet.
Resultatmål handler om hva man skal oppnå i løpet av et prosjekts levetid (det prosjektet skal lage/utføre), med den hensikt å oppnå noen effekter (effektmål) - og da først og fremst etter at prosjektet er over.

Oppnåelse av resultatmålene (med rett kvalitet, skalerbarhet og ytelse) danner forutsetninger for å oppnå effektmålene. I tillegg må selvfølgelig også de som overtar bruken/forvaltningen av det som er oppnådd, gjøre det de skal for å kunne hente ut effektene.

Resultatmål er for eksempel det å lage nytt produkt, ny rabatt, nytt felt i et skjermbilde, nytt system, opprette nytt grensesnitt for automatisk overføring o.s.v.

Effektmålene er for eksempel av typene % effektivitetsøkning, bedret ytelse, brukervennlighet, inntekter, inntektsøkning, kostnadsbesparelser, kostnadsunngåelser o.s.v. (gjerne tallfestet).

Kilde: Wikipedia.

Registrere ny målsetning

Målsetninger kan legges til ved å velge "Nytt effektmål" eller "Nytt resultatmål" fra verktøylinjen.

Endre og slette målsetning

Målsetninger åpnes ved å klikke på den blå teksten i kolonnen "Målsetning". Evt. endringer lagres ved å bruke knappen "Lagre". Målsetninger slettes ved å klikke på knappen "Slett" fra dette vinduet.

Angi måloppnåelse for målsetning

Målsetninger åpnes ved å klikke på den blå teksten i kolonnen "Målsetning". Her kan du angi en prosentvis faktor for om målsetningen er oppnådd. Trykk "Lagre" for å lagre den nye prosentsatsen for målsetningen.

Prioritere målsetninger

Målsetningene flyttes opp og ned i visningsvinduet for målsetninger ved å bruke pilene til høyre i listen.

Fanekort "Deltakere" for prosjekter

Her angis prosjektets deltakere. Deltakere er enten interne (ansatte), eller eksterne (kontaktpersoner) og angis med hver sin farge. Interne deltakere har ikoner med blå dress, mens eksterne har gul dress. Deltakerne angis med hvilken rolle de har i prosjektet. I tillegg defineres én av dem som prosjektleder.

Listen under viser hvilke felter som vises i deltakerlisten.
  • (styre/ratt): Deltakeren med ratt-symbol i kolonnen til venstre er definert som prosjektleder for prosjektet.
  • (person): Angir om deltakeren er intern (blå dress) eller ekstern (gul dress).
  • Navn: Navn på deltaker (firmanavn i parentes hvis deltakeren er ekstern). Klikk for å redigere deltaker.
  • Rolle i prosjektet: Angir deltakerens rolle i prosjektet.
  • Mobiltelefon: Angir deltakerens mobiltelefonnummer. Klikk for å sende SMS til deltaker.
  • Direktetelefon: Angir deltakerens direktenummer på kontoret.
  • E-post: Angir deltakerens e-postadresse. Klikk for å sende e-post til deltaker.

Registrere nye deltakere

Enkeltdeltakere legges til ved å velge "Ny intern" eller "Ny ekstern" fra verktøylinjen. Interne deltakere er alltid ansatte i organisasjonen, mens eksterne deltakere er kontaktpersoner.

Du kan også velge å legge til alle aktive ansatte i en gitt avdeling ved å velge "Avdeling" og angi ønsket avdeling i dialogboksen. Hvis alle ansatte skal delta, velger du "Alle ansatte" på verktøylinjen. Du kan også bruke denne funksjonen hvis "nesten alle" skal delta. Du kan da legge til alle og så slette dem som ikke skal delta etterpå.

Endre og slette deltakere

Deltakere åpnes ved å klikke på den blå teksten i kolonnen "Navn". Evt. endringer lagres ved å bruke knappen "Lagre". Deltakere fjernes ved å klikke på knappen "Slett" fra dette vinduet. Hvis du ønsker å slette alle deltakerne i prosjektet, bruker du knappen "Slett alle" på verktøylinjen i fanekortet for deltakere.

Dialogboksen for deltakere inneholder følgende felter:
  • Navn: Gir mulighet for å søke etter og legge til ansatt/kontaktperson som skal delta.
  • Rolle i prosjektet: Angir deltakerens rolle i prosjektet.
  • Notat: Fritekstnotat for deltaker.
  • Prosjektleder: Angir om deltaker er prosjektleder. Prosjektet kan kun ha én prosjektleder.

Sende e-post til alle deltakere i prosjektet

Du kan enkelt sende en e-post til alle deltakere i prosjektet ved å velge "Send e-post" på verktøylinjen. Du vil da få opp et tomt e-postvindu med e-postadressen til alle deltakerne.

Fanekort "Ressurser" for prosjekter

"Ressurser"-fanen benyttes til å legge til ressursene som skal benyttes i prosjektets aktiviteter. Ressursene synliggjør prosjektets kostnader i form av arbeidskraft og materialforbruk.

Prosjektressurser i XS Office er globale for hvert prosjekt. Dette betyr at man definerer prosjektets ressurser én gang og kan fritt koble dem til aktiviteter både i "opprinnelig plan" og "virkelig plan". Hvis man benytter de samme ressursene i begge planene, kan man i ettertid enkelt analysere avvik i reell bruk i forhold til planlagt bruk per ressurs.

Ressurstyper

Ressursene i prosjektet kan enten være arbeidsressurser eller materialressurser. Arbeidsressurser er typisk arbeidstimer utført av interne ansatte eller ekstern innleid arbeidskraft og måles i antall timeverk.

Materialressurser er typisk forbruksvarer som kreves i prosjektet (for eksempel trevirke, papir, spiker, PCer) eller felles ressurser (for eksempel projektor, møterom, traktor, lift) som benyttes for å få prosjektet gjennomført.

Listen under viser hvilke felter som vises i ressursoversikten.
  • (Status): Ressurser som er definert i "opprinnelig plan" vil låses når prosjektet startes. Disse ressursene vil vises med et hengelåssymbol i denne kolonnen.
  • (Ressurstype): En person med blå dress indikerer arbeidsressurs, en eske indikerer materialressurs.
  • Ressurs: Navn på ressurs. Klikk for å åpne ressurs.
  • Kostnad stk: Angir kostnaden for bruk av ressursen per enhet.
  • Salgspris stk: Angir salgspris til kunde for bruk av ressursen per enhet.
  • Dekningsbidrag: Angir differansen mellom innpris og utpris som skal dekke faste kostnader og et evt. resultat.
  • Dekningsgrad: Dekningsgrad er dekningsbidrag i prosent av utpris (salgspris).
  • Sist endret: Tidspunkt ressursen ble sist lagret.
  • Av: Initialer til den ansatte som lagret ressursen sist.

Registrere ny ressurs

Ressurser legges til i prosjektet ved å velge "Ny arbeidsressurs" eller "Ny materialressurs" fra verktøylinjen.

Endre og slette ressurser

Ressurser åpnes ved å klikke på den blå teksten i kolonnen "Ressurs". Evt. endringer lagres ved å bruke knappen "Lagre". Ressurser slettes ved å klikke på knappen "Slett" fra dette vinduet. Hvis du ønsker å slette alle ressursene i prosjektet, bruker du knappen "Slett alle" på verktøylinjen i fanekortet for ressurser.

NB! Ressurser som er benyttet i opprinnelig plan kan ikke slettes etter at prosjektet er startet. Dette indikeres med en hengelås i ressursoversikten.

Dialogboksen for ressurser inneholder følgende felter:
  • Fra produktregister: Angir en kobling mot et produkt i foretakets produktregister. Dette gjør at du automatisk kan få inn kostnad og salgspris basert på opplysninger fra produktregisteret.
  • Prosjektdeltaker (kun ved arbeidsressurs): Angir hvis ønskelig kobling mot én av prosjektdeltakerne som angitt under "Deltakere"-fanen.
  • Fra fellesressurser (kun ved materialressurs): Angir hvis ønskelig kobling mot en ressurs i foretakets liste over fellesressurser (projektorer, møterom o.s.v.).
  • Ressursnavn: Navn på ressursen i prosjektet (vil automatisk fylles ut ved bruk av koblinger som nevnt ovenfor).
  • Notat: Fritekstnotat for ressurs.
  • Kostnad per enhet: Angir kostnaden for bruk av ressursen per enhet (kan hentes automatisk fra produktregister).
  • Salgspris per enhet: Angir salgspris til kunde for bruk av ressursen per enhet (kan hentes automatisk fra produktregister).


Fanekort "Prosjektplan"/"Opprinnelig plan"/"Virkelig plan" for prosjekter

Mens prosjektet er i "kladdemodus" finnes kun én prosjektplan og prosjektet vil ha et fanekort "Prosjektplan" med et ikon med et ett-tall på. Dette tilsvarer "Opprinnelig plan" og benyttes for å planlegge og budsjettere prosjektet før oppstart. Aktiviteter, milepæler og ressurser som legges inn her vil ikke kunne endres etter at prosjektet er startet.

Når prosjektet er startet, vil fanekortet "Prosjektplan" erstattes av to nye fanekort - "Opprinnelig plan" og "Virkelig plan". Opprinnelig plan vil alltid gjenspeile prosjektet slik det var i det øyeblikket prosjektet ble startet og kan ikke endres etter oppstart. Den opprinnelige planen kopieres samtidig til "Virkelig plan" slik at denne i utgangspunktet er lik opprinnelig plan. Virkelig plan brukes for å registrere og justere/omberamme hendelser i prosjektet fortløpende etter hvert som de skjer i prosjektets levetid. Dermed kan du til en hver tid sammenligne den reelle utviklingen (virkelig plan) opp mot den planlagte utviklingen (opprinnelig plan).

Søyler for opprinnelig plan vises alltid med gul bakgrunnsfarge mens søyler for virkelig plan vises med blå bakgrunnsfarge. Dette vil du også kunne se på ikonet på fanekortene for "Opprinnelig plan" og "Virkelig plan". Ikonet for opprinnelig plan vil vise et ettall og gul søyle, mens ikon for virkelig plan vil ha et totall og blå søyle.

Hva er et Gantt-diagram?

Et Gantt-diagram er et diagram som viser prosjektets struktur og varighet strukket ut over en tidsbasert X-akse. Hver enkelt aktivitet i prosjektet angis ofte som en liggende søyle med riktig størrelse og plassering i henhold til aktivitetens start- og sluttdato. Søylene kan også inneholde en indikering av fremdrift (typisk fullførelsesgrad i prosent).

Milepæler angis ofte som et diamantsymbol (♦) på datoen for milepælen i Gantt-diagrammer.

Gantt-diagrammet er oppkalt etter ingeniøren Henry Gantt som var en av dem som utviklet denne ideen.

Hva er en milepæl?

En milepæl i et prosjekt angis som en dato der prosjektet eller deler av prosjektet skal ha oppnådd en bestemt tilstand. Milepæler brukes ofte for å kontrollere at man er på riktig kurs og angir ofte et viktig beslutningspunkt. Det er viktig at milepælene er kontrollerbare og kommer hyppig nok til at prosjektet ikke kan "spore av". I XS Office angis en milepæl som en spesiell aktivitet med varighet lik 1 dag.

Forskyve et prosjekt i tid

Du kan forskyve alle aktiviteter i en prosjektplan fra fanekortene "Detaljer", "Aktiviteter", "Gantt-skjema" og "Milepælsplan" for ønsket prosjektplan (opprinnelig eller virkelig plan). Merk at du ikke kan forskyve opprinnelig plan i et prosjekt hvis prosjektet allerede er startet. Se forøvrig nedenfor.

For å forskyve alle aktiviteter (endre startdato) i en plan, velger du knappen "Forskyv prosjektplan" i verktøylinjen. I vinduet som kommer frem, angir du ny startdato for prosjektplanen. Du vil hele tiden se antall dager forskyving samt ny sluttdato ettersom du justerer startdatoen. Velg "OK" når du er ferdig for å forskyve alle aktiviteter.

Fanekort "Detaljer" for prosjektplaner

På dette fanekortet finner du oversikt over overordnede detaljer for prosjektplanen (opprinnelig eller virkelig plan). Herfra kan du også starte prosjektet hvis det er i kladdemodus og dermed ikke startet ennå (blått flagg). Dette gjør du ved å velge knappen "Start prosjekt" i verktøylinjen.

Du kan også forskyve alle aktivitetene i planen ved å bruke knappen "Forskyv prosjektplan" i verktøylinjen.

Fanekortet for detaljer inneholder følgende informasjon:
  • Antall aktiviteter: Angir antallet registrerte aktiviteter i planen.
  • Antall milepæler: Angir antallet registrerte milepæler i planen.
  • Ressurskostnad: Angir total kostnad for all ressursbruk i prosjektplanen.
  • Beregnet utpris: Angir beregnet salgspris for all ressursbruk i prosjektplanen.
  • Beregnet dekningsbidrag: Angir beregnet dekningsbidrag for all ressursbruk i prosjektplanen.
  • Beregnet dekningsgrad: Angir beregnet dekningsgrad for all ressursbruk i prosjektplanen.
  • Registrerte timer: Angir totalt antall timeverk knyttet til prosjektet.
  • Fakturerbare timer: Angir totalt fakturerbare timeverk knyttet til prosjektet.
  • Første milepæl: Angir tidligste dato for milepæler i planen.
  • Siste milepæl: Angir seneste dato for milepæler i planen.
  • Opprettet: Tidspunkt prosjektplanen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt prosjektplanen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Tidligste start aktivitet: Angir tidligste aktivitetsstart i planen (= startdato for prosjektplanen).
  • Seneste start aktivitet: Angir seneste startdato for aktiviteter i planen.
  • Seneste slutt aktivitet: Angir tidligste aktivitetsstart i planen (= sluttdato for prosjektplanen).
  • Lengstvarende aktivitet: Angir varighet for den lengstvarende aktiviteten i planen (oppgitt i antall dager samt måneder).
  • Total varighet: Angir total varighet for prosjektplanen (oppgitt i antall dager samt måneder).
  • Faste rammer: Se under.
  • Notat: Fritekstnotat for prosjektplan.

Faste rammer for prosjektplaner

Mange prosjekter har faste rammer for datoer og salgspris/kostnader som er bestemt i kontrakter eller annen dialog med kunde. Dette kan du angi for hver prosjektplan i XS Office. Hvis prosjektet ikke har faste rammer, men skal drives av ressursbruken og aktivitetenes varighet, lar du disse feltene stå tomme. Du kan senere sammenligne de faste rammene med prosjektets varighet basert på aktivitetene samt prosjektets kostnad basert på ressursbruken.
  • Startdato: Angir avtalt startdato (ved opprinnelig plan) eller reell startdato (ved virkelig plan) for prosjektet.
  • Sluttdato: Angir avtalt sluttdato (ved opprinnelig plan) eller reell sluttdato (ved virkelig plan) for prosjektet. Hvis datoene ikke er bestemt kan de settes tomme.
  • Salgspris: Angir avtalt salgspris eks. mva. for prosjektet.
  • Kostnad: Angir budsjetterte kostnader for prosjektet.
  • Antall timeverk: Angir budsjettert antall timeverk (for arbeidsressurser) i prosjektet.


Fanekort "Aktiviteter" for prosjektplaner

Dette fanekortet inneholder liste over alle registrerte aktiviteter og milepæler i prosjektplanen.

Aktivitetslisten inneholder følgende kolonner:
  • (Avhengighet): Et kjetting-symbol angir at aktiviteten er avhengig av andre aktiviteter. Klikk for å åpne aktiviteten som avhengigheten er knyttet til.
  • (Prioritet): Angir prioritet for aktivitet (se under).
  • (Status): Angir status for aktivitet (se under).
  • WBS: Work Breakdown Structure. Disposisjonsnummer som angir rekkefølgen for aktiviteten fra topp til bunn. Se under for mer informasjon.
  • Aktivitet: Angir emne for aktiviteten. Et blyantsymbol indikerer at det finnes en notattekst knyttet til aktiviteten. Hold musepekeren over blyantsymbolet for å få et hint om de første ordene i notatteksten. Klikk for å åpne aktiviteten.
  • Ansv: Angir initialene til ansvarlig person for fullføring av aktiviteten (må være en prosjektdeltaker). Hvis den ansvarlige ikke er en ansatt, vises initialene med stjerner rundt.
  • Start: Angir startdato for aktiviteten.
  • Slutt: Angir sluttdato for aktiviteten.
  • Tidsfrist: Angir absolutt siste tidsfrist for når aktiviteten må være fullført.
  • Varighet: Angir varighet for aktiviteten i dager.
  • % ferdig: Angir ferdigstillelsesgrad for aktiviteten i prosent (kan kun angis i "virkelig plan").

Prioritet for prosjektaktiviteter

Prioritet for aktiviteter indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg for prosjektaktiviteter

Status for prosjektaktiviteter vises med flagg av forskjellige farger.
  • Blått flagg: Aktivitet er ikke startet (fremdrift = 0 %).
  • Gult flagg: Aktivitet pågår og er ikke på overtid (fremdrift større enn 0 % og mindre enn 100 %).
  • Grønt flagg: Aktivitet er fullført (fremdrift = 100 %).
  • Rødt flagg: Aktivitet er ikke markert som fullført og på overtid (fremdrift større enn 0 % og mindre enn 100 % samt forfalt sluttdato).

WBS - Work Breakdown Structure

Ikke-redigerbart nummer som angir den nøyaktige posisjonen til en aktivitet i disposisjonen. XS Office beregner automatisk et disposisjonsnummer for hver aktivitet basert på nummereringen i disposisjonsstrukturen for aktivitetslisten. Den første aktiviteten i aktivitetslisten får WBS-kode 1. Hvis denne aktiviteten har tre delaktiviteter, får disse numrene 1.1, 1.2 og 1.3.

Opprette eller endre en aktivitet

Du oppretter en ny aktivitet ved å velge knappen "Ny aktivitet" i aktivitetslisten (eller Gantt-skjemaet) for prosjektplanen. En eksisterende aktivitet kan endres ved å klikke på teksten i kolonnen "Aktivitet" i listen.

Opprette eller endre en milepæl

Milepæler håndteres på samme måte som aktiviteter ved å velge "Ny milepæl" i aktivitetslisten (eller Gantt-skjemaet) for prosjektplanen. Vinduet for milepæler er identisk med vinduet for aktiviteter.

Dialogboksen for prosjektaktiviteter/milepæler inneholder følgende felter:
  • Emne: Angir emne for aktiviteten. Må fylles ut.
  • Delaktivitet under: Angir en evt. annen aktivitet som denne aktiviteten er en delaktivitet under. Den andre aktiviteten kalles i så fall en aktivitetsgruppe.
  • Avhengig av: Angir en evt. annen aktivitet som denne aktiviteten er avhengig av. Dette betyr normalt at den andre aktiviteten må være fullført før denne kan startes.
  • Ansvarlig: Angir initialene til ansvarlig person for fullføring av aktiviteten (må være en prosjektdeltaker).
  • Startdato: Angir startdato for aktiviteten.
  • Sluttdato: Angir sluttdato for aktiviteten (ikke tilgjengelig for milepæl).
  • Varighet: Angir varighet for aktiviteten i dager.
  • Milepæl: Angir om aktiviteten er å betegne som en milepæl. En milepæl inntreffer kun på en angitt dato og har ingen varighet.
  • Estimert: Angir om tidsangivelsen for aktiviteten (start/slutt/varighet) er endelig eller kun foreløpig estimert. Dette indikeres ofte i prosjektstyring med et spørsmålstegn etter datoen/varigheten.
  • Fremdrift: Angir ferdigstillelsesgrad for aktiviteten i prosent. Kan kun angis i "virkelig plan".
  • Prioritet: Angir prioritet for aktiviteten. Se over.
  • Tidsfrist: Angir en eventuell absolutt siste tidsfrist for utførelse av aktiviteten.
  • Opprettet: Tidspunkt aktiviteten ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Sist endret: Tidspunkt aktiviteten ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
  • Notat: Fritekstnotat for aktiviteten.

"Ressursbruk" i dialogboksen for prosjektaktiviteter

Etter at en aktivitet er opprettet, vil det fremkomme en liste i bunnen av dialogboksen for prosjektaktivitet. Her kan du knytte ressursbruk til aktiviteten. Dermed kan du angi arbeidstimer og materiellforbruk direkte på hver enkelt aktivitet.

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for ressursbruk for aktivitet.
  • (Ressurstype): En person med blå dress indikerer arbeidsressurs, en eske indikerer materialressurs.
  • Ressurs: Navn på ressurs. Klikk for å åpne/redigere ressursbruk.
  • Antall: Angir antall enheter av ressursen som benyttes i aktiviteten.
  • Enhetspris inn: Angir kostnaden for bruk av ressursen per enhet.
  • Sum kostpris: Angir totalkostnaden for bruk av denne ressursen i denne aktiviteten.
  • Enhetspris ut: Angir salgsprisen for bruk av ressursen per enhet.
  • Sum salg: Angir total salgspris for bruk av denne ressursen i denne aktiviteten.
Under denne listen finnes også en summeringslinje som alltid vil vise totalkosten for all ressursbruk knyttet til aktiviteten samt en linje med dekningsbidrag og dekningsgrad.

Begreper

  • Dekningsbidrag: Et tall på det en sitter igjen med etter at de variable kostnadene er trukket fra salgsinntekten. I handelsbedrifter kalles dette ofte avanse eller bruttofortjeneste.
  • Dekningsgrad: Dekningsbidrag i prosent av salgspris. Dekningsgraden forteller oss hvor stor del av salgsinntektene som blir igjen til dekning av faste kostnader og eventuell fortjeneste eller overskudd.

Legge til ressursbruk for aktivitet

Velg knappen "Legg til ressursbruk" i verktøylinjen nede i vinduet for prosjektaktivitet. Dette valget vil kun være tilgjengelig etter at aktiviteten er lagret for første gang.

Listen under viser hvilke felter som vises i dialogboksen for ressursbruk for aktivitet.
  • Ressurs: Navn på ressurs. Klikk for å velge ressursen som det skal legges til forbruk av.
  • Antall: Angir antall enheter av ressursen som benyttes i aktiviteten.
NB! Denne dialogboksen har også egne knapper for å legge til arbeidsressurser og materialressurser til prosjektet. Dette forenkler registrering av ressursbruk av ressurser som ennå ikke er lagt til i prosjektet. Disse ressursene vil alltid være globale for prosjektet og kunne benyttes i alle aktiviteter og milepæler.

Slette ressursbruk for aktivitet

Ressursbruk slettes ved å åpne aktuell ressursbruk og så velge knappen "Slett" i dialogboksen som kommer frem.

Slette en aktivitet

En eksisterende aktivitet kan slettes ved å klikke på teksten i kolonnen "Aktivitet" i aktivitetslisten og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen i vinduet som kommer frem.

Registrere timer for prosjektaktiviteter

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra en prosjektaktivitet. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" fra verktøylinjen i vinduet for prosjektaktivitet. XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra prosjektaktiviteten over til timeregistreringen.

Visningsmodus for aktivitetsliste og Gantt-skjema

Aktiviteter kan være delaktiviteter under felles aktivitetsgrupper. Hvis dette er tilfelle, vil du kunne åpne og lukke aktivitetsgruppen med pluss- og minus-symboler i "Aktivitet"-kolonnen. Du kan også velge å åpne/lukke alle aktivitetsgrupper ved å velge "Åpne tre"/"Lukk tre" fra verktøylinjen.

En slik gruppering og inndeling av aktiviteter kalles ofte for "Work Breakdown Structure" (WBS). En aktivitetsgruppe bør beskrive planlagt resultat og ikke planlagte gjøremål fordi ønsket resultat er enklere å forholde seg til når man lager prosjektstrukturen.

Fanekort "Gantt-skjema" for prosjektplaner

Gantt-skjemaet er en spesiell visning av aktivitetslisten der aktivitetenes varighet er indikert i liggende søyler langs en tidsakse.

Et Gantt-skjema er en type søylediagram som illustrerer et prosjekts tidsplan. Gantt-skjemaet illustrerer datoer for start- og sluttidspunkt for oppgavene i prosjektet og viser et sammendrag av prosjektet. Oppgavene i Gantt-skjemaet viser samtidig strukturen (Work breakdown structure/WBS) av prosjektet.
Kilde: Wikipedia.
Aktivitetslisten til venstre i Gantt-skjemaet inneholder følgende kolonner:
  • WBS: Work Breakdown Structure. Disposisjonsnummer som angir rekkefølgen for aktiviteten fra topp til bunn. Se over for mer informasjon.
  • Aktivitet: Angir emne for aktiviteten. Et blyantsymbol indikerer at det finnes en notattekst knyttet til aktiviteten. Hold musepekeren over blyantsymbolet for å få et hint om de første ordene i notatteksten.
  • Ansv: Angir initialene til ansvarlig person for fullføring av aktiviteten (må være en prosjektdeltaker). Hvis den ansvarlige ikke er en ansatt, vises initialene med stjerner rundt.
  • Start: Angir startdato for aktiviteten. Vises ikke i kompakt visning (se under).
  • Slutt: Angir sluttdato for aktiviteten (ikke tilgjengelig for milepæl). Vises ikke i kompakt visning (se under).
  • Varighet: Angir varighet for aktiviteten i dager. Vises ikke i kompakt visning (se under).

"Kompakt visning" av aktivitetsliste i Gantt-skjemaet

Standardvisningen av aktivitetsinformasjon i Gantt-skjemaet ("Full", som vist over) kan føre til at emne-kolonnen for aktivitetene får for liten plass. Dette gjelder spesielt hvis du har lav skjermoppløsning. Du kan da velge "Kompakt" fra nedtrekkslisten "Detaljgrad" for å benytte tilgjengelig plass til WBS- og emne-kolonnen. Merk at du da ikke får se detaljinformasjon om datoer og fremdrift for hver aktivitet i aktivitetslisten.

"Egendefinert visning" av aktivitetsliste i Gantt-skjemaet

Hvis hverken full eller kompakt visning av aktivitetslisten passer, kan du selv velge hvilke kolonner som skal være synlige i aktivitetslisten til venstre i Gantt-visningen. For å få til dette, velger du "Egendefinert" fra nedtrekkslisten "Detaljgrad" til høyre rett over aktivitetslisten. Her kan du selv velge hvilke av de seks ovennevnte kolonnene du ønsker å ha med i aktivitetslisten.

Merk at innstillingene for visning vil lagres knyttet til den maskinen du jobber på i øyeblikket. Dermed skal visningsinnstillingene for Gantt-skjemaet opprettholdes for hvert prosjekt du åpner.

Visning av aktiviteter i Gantt-diagrammet

Aktivitetene i prosjektet vil vises som liggende søyler med lengde som tilsvarer varigheten for aktiviteten. Når fremdrift indikeres på aktiviteter i virkelig plan, vil søylene bli helt eller delvis grønne avhengig av fullførelsesgraden som registreres. En aktivitet som er halvferdig vil vises med én halvdel grønn og en like stor halvdel blå.

Overordnede aktiviteter vises som et resultat av delaktivitetene i Gantt-skjemaet. Du kan endre startdato for alle underaktiviteter ved å endre startdato til den overordnede aktiviteten. Du kan også endre fremdriften til underaktiviteter ved å angi fremdrift på den overordnede aktiviteten. Du vil da få spørsmål om du ønsker at XS Office skal beregne en ferdigstillelsesgrad for delaktivitetene.

Aktivitetene kan åpnes direkte fra Gantt-skjemaet ved å klikke på søylene.

Visning av milepæler i Gantt-diagrammet

Milepæler angis som et diamantsymbol (♦) på datoen for milepælen. Fremdrift vil ikke indikeres for milepæler. Milepælene kan åpnes direkte fra Gantt-skjemaet ved å klikke på milepælsymbolene.

Visning av tidsfrister i Gantt-diagrammet

Noen av aktivitetene i prosjektet kan hvis ønskelig angis med en tidsfirst som indikerer en eventuell absolutt siste frist for fullføring av aktiviteten. Ofte benyttes denne hvis eksterne parter pålegger "deadline" for deler av prosjektet. I Gantt-diagrammet indikeres disse tidsfristene med et pilsymbol som peker nedover på den dagen tidsfristen er satt opp. Merk at dette betyr at tidsfristene kan vises på en helt annet sted i diagrammet enn aktivitetssøylen/milepælsymbolet.

Avhengigheter i Gantt-diagrammet

En aktivitet eller milepæl kan angis å være avhengig av at en annen aktivitet eller milepæl er ferdig. Dette kan visualiseres i Gantt-skjemaet enten som tekst, som avhengighetspiler eller begge deler. Du kan også hvis ønskelig slå av visningen av avhengigheter. Valg for dette finner du oppe til høyre i Gantt-skjemaet. Avhengighetstekster indikeres ved at WBS-nummer og emne for overordnet aktivitet vises til høyre for søylen i Gantt-skjemaet. Avhengighetspiler vil vises med rød farge hvis den avhengige aktiviteten ikke er ferdig før den gjeldende aktiviteten skal starte.

Tidshorisont i Gantt-diagrammet

Du kan angi om Gantt-diagrammet skal vises basert med tidsintervaller basert på dager, uker, måneder eller kvartaler. Dette gir deg mulighet til å angi et passende tidsperspektiv og detaljgrad for visningen av prosjektplanen din. Listen under viser hvilke tidshorisoner som er tilgjengelige for Gantt-diagrammet. Du finner også her en indikasjon på hvor lang tidsperiode som vil kunne vises på en skjerm med 1024x768 pikslers oppløsning. Merk at dette er basert på en aktivitetsliste til venstre på ca 300 pikslers bredde. Du kan justere på størrelsesforholdet mellom aktivitetslisten og Gantt-diagrammet ved å klikke og dra på skillelinjen mellom dem.
  • Tidsintervall = Uke: Gantt-diagrammet vises basert på dager delt inn i uker og med grå bakgrunnsfarge for helgedager. Viser typisk ca 6 uker av prosjektet samtidig uten skrolling på en 1024x768 pikslers skjerm.
  • Tidsintervall = Måned: Gantt-diagrammet vises basert på dager delt inn i måneder og med grå bakgrunnsfarge for helgedager. Viser typisk ca 12 uker av prosjektet samtidig uten skrolling på en 1024x768 pikslers skjerm.
  • Tidsintervall = År: Gantt-diagrammet vises basert på måneder delt inn i år. Viser typisk ca 1 år av prosjektet samtidig uten skrolling på en 1024x768 pikslers skjerm.
  • Tidsintervall = År+: Gantt-diagrammet vises basert på kvartaler delt inn i år. Viser typisk ca 2 år av prosjektet samtidig uten skrolling på en 1024x768 pikslers skjerm.
  • Tidsintervall = År++: Gantt-diagrammet vises basert på kvartaler delt inn i år. Viser typisk ca 4 år av prosjektet samtidig uten skrolling på en 1024x768 pikslers skjerm.
De to nederste visningene er spesielt aktuelle hvis prosjektet har en varighet på flere år.

Fanekort "Milepælsplan" for prosjektplaner

Her vil du få en komprimert visning av prosjektplanen som kun inneholder de registrerte milepælene.

Milepælsplanen inneholder følgende felter:
  • (Prioritet): Angir prioritet for milepælen (se over).
  • (Status): Angir status for milepælen (se over).
  • WBS: Work Breakdown Structure. Disposisjonsnummer som angir rekkefølgen for aktiviteten fra topp til bunn. Se over for mer informasjon.
  • Milepæl: Angir emne for milepælen. Klikk for å åpne milepælen.
  • Dato: Angir dato for milepælen.
  • ?: ? vises dersom dato for milepælen kun er et estimat (foreløpig dato).
  • Tidsfrist: Angir absolutt siste tidsfrist for når milepælen må være fullført.
  • Ansv: Angir initialene til ansvarlig person for fullføring av milepælen (må være en prosjektdeltaker). Hvis den ansvarlige ikke er en ansatt, vises initialene med stjerner rundt.
  • % ferdig: Angir ferdigstillelsesgrad for milepælen i prosent (kan kun angis i "virkelig plan").


Fanekort "Total ressursbruk" for prosjektplaner

Her vil du få en oversikt og summering over all ressursbruk som er knyttet til prosjektplanen. Ressursbruken vil være fordelt på ressurs og hvilken aktivitet ressursen er brukt i. I tillegg vil du finne kostnad og salgspris for ressursbruken samt en total summering av disse.

Listen over total ressursbruk inneholder følgende felter:
  • (Ressurstype): En person med blå dress indikerer arbeidsressurs, en eske indikerer materialressurs.
  • Ressurs: Navn på ressurs. Klikk for å åpne ressurs.
  • Benyttet i aktivitet: Angir hvilken aktivitet eller milepæl ressursen er brukt i.
  • Antall: Angir hvor mange enheter av ressursen som er benyttet i aktiviteten/milepælen.
  • Pris inn: Angir kostnaden for bruk av ressursen per enhet.
  • Total inn: Angir totalkostnaden for bruk av ressursen i aktiviteten/milepælen.
  • Pris ut: Angir salgspris til kunde for bruk av ressursen per enhet.
  • Total ut: Angir total salgspris til kunde for bruk av ressursen i aktiviteten/milepælen.
Nederst i listen finner du en summering av total kostnad og total salgspris for ressursbruk i prosjektplanen.

Ressursbruk per ressurs

Hvis du vil se en oversikt over ressursbruk for en gitt ressurs, klikker du på ønsket ressurs i listen over total ressursbruk. I vinduet som kommer opp vil du se total ressursbruk for denne ressursen i hele prosjektet.

Fanekort "Analyse" for prosjekter

Her finner du fanekort for analyse av prosjektet. Her kan du analysere virkelig tidsforbruk opp mot opprinnelig plan, analysere ressursbruk og timeforbruk samt få en oversikt over salg knyttet til prosjektet.

Hvis prosjektet ikke er startet, vil kun fanekortet "Salg" være synlig.

Analysere prosjektet med Gantt-skjema

På fanekortet "Gantt-analyse" får du opp hele prosjektet i gantt-visning med søylene for opprinnelig plan og virkelig plan tegnet opp under hverandre. Dette gjør det enkelt å visualisere det reelle tidsforbruket (virkelig plan) opp mot det planlagte/budsjetterte tidsforbruket fra opprinnelig plan. Opprinnelig plan er markert med svart og grå bakgrunn i tidssøylen for hver enkelt aktivitet.

Analysere ressursbruk

På fanekortet "Ressursbruk" finner du en liste over den totale ressursbruken i opprinnelig plan og virkelig plan med en egen kolonne for avvik mellom disse.

Kolonnen for avvik vil vises med rød skrift hvis avviket er "av negativ art". Kolonner uten relevans vil indikeres som I/T (ikke tilgjengelig) i analysetabellen.

Følgende parametere kan analyseres her:
  • Totalkostnad: Angir totalkostnaden for all ressursbruk i prosjektplanen.
  • Total salgspris: Angir total salgspris for all ressursbruk i prosjektplanen.
  • Antall ressurser i bruk: Angir totalt antall ulike ressurser i bruk i prosjektplanen fordelt på aktiviteter.
  • Antall arbeidstimer i plan: Angir antall timeverk som er registrert i prosjektplanen (for arbeidsressurser).
  • Registrerte arbeidstimer: Angir totalt antall timer som er registrert i timeregistreringen for gjeldende prosjekt. Denne verdien er kun relevant for virkelig plan.
  • Registrerte arbeidstimer vs plan: Angir avviket mellom arbeidstimer i prosjektplanen og antall timeverk som er registrert i timeregistreringen i XS Office.
  • Kostnad arbeidstimer: Angir total kostnad for timeforbruket i prosjektplanen.
  • Kostnad materialforbruk: Angir total kostnad for materialforbruket i prosjektplanen.

Analysere timeforbruk

På fanekortet "Timeforbruk" finner du oversikt over alle registrerte timer i prosjektet. Her kan du velge å gruppere etter følgende parametre:
  • Timeart (standardvisning): Grupperer alle timene fordelt på timeart.
  • Aktivitet: Grupperer alle timene fordelt på prosjektaktivitet.
  • Ansatt: Grupperer alle timene fordelt på ansatt.
  • Timeart per ansatt: Grupperer alle timene fordelt på ansatt og timeart.
  • Timeart per aktivitet: Grupperer alle timene fordelt på ansatt og prosjektaktivitet.
Du velger hvordan du vil gruppere oppføringene fra rullegardinmenyen "Grupper på" på verktøylinjen. Timelinjer som ikke er markert med timeart/aktivitet vil samles under gruppen "(ingen)".

Utlistingen vil være sortert etter antall registrerte timer. Du kan enkelt endre sorteringen ved å klikke på kolonneoverskriftene.

Du kan velge å vise kun timer for deg selv, for avdelingen/salgsregionen din eller alle ansatte. Dette velger du fra rullegardinmenyen "Vis for" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle oppføringer.
  • Mine: Viser kun oppføringer du selv er ansvarlig for.
  • Ikke mine: Viser oppføringer du ikke er ansvarlig for.
  • Min avdeling: Viser oppføringer som hører til din avdeling.
  • Min salgsregion: Viser oppføringer som hører til din salgsregion.

Analysere salgsmuligheter knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Salg" finner du oversikt over alle salgsmuligheter knyttet til gjeldende prosjekt. Du har også mulighet til å opprette nye salgsmuligheter herfra. Disse vil automatisk kobles til valgt prosjekt. Listen inneholder også en summering av salgsmuligheter for gjeldende prosjekt.

Analysere tilbud knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Tilbud" finner du oversikt over alle tilbud knyttet til gjeldende prosjekt. Du har også mulighet til å opprette nye tilbud herfra. Disse vil automatisk kobles til valgt prosjekt. Listen inneholder også en summering av totalverdi for tilbud for gjeldende prosjekt.

Analysere salgsordrer knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Ordre" finner du oversikt over alle salgsordrer knyttet til gjeldende prosjekt. Du har også mulighet til å opprette nye salgsordrer herfra. Disse vil automatisk kobles til valgt prosjekt. Listen inneholder også en summering av totalverdi for salgsordrer for gjeldende prosjekt.

Analysere utgående faktura knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Faktura" finner du oversikt over alle utgående faktura knyttet til gjeldende prosjekt. Listen inneholder også en summering av totalverdi for utgående faktura for gjeldende prosjekt.

Analysere utgående kreditnota knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Kreditnota" finner du oversikt over alle utgående kreditnota knyttet til gjeldende prosjekt. Listen inneholder også en summering av totalverdi for utgående kreditnota for gjeldende prosjekt.

Analysere inngående bilag knyttet til valgt prosjekt

På fanekortet "Inngående bilag" finner du oversikt over alle inngående bilag (typisk leverandørfakturaer) knyttet til gjeldende prosjekt. Listen inneholder også en summering av totalverdi for bilagene samt andelen av bilagene som er kontert mot prosjektet. Bilagene kan være automatisk skannet til XS Office eller lagt inn manuelt. Se Handel - Alle bilag for informasjon om hvordan du legger inn bilag i XS Office.

Denne funksjonen krever at du har tillegget Accounting Link for XS Office.

Prosjektregnskap

På fanekortet "Prosjektregnskap" finner du en oppsummering av økonomien i prosjektet. Oversikten er delt inn i tre deler som følger:
  • Inntekter: Viser oversikt over inntekter i prosjektet.
  • Kostnader: Viser oversikt over kostnader i prosjektet (alle kostnader utenom internt tidsforbruk).
  • Timeforbruk: Viser oversikt over timeforbruk (internt tidsforbruk) i prosjektet (antall og kostnad).
Hver av de tre delene er igjen delt inn i tre deler:
  • Budsjettert i opprinnelig plan: Viser budsjettert ressursbruk i opprinnelig plan. Hvis ingen ressursbruk er definert for aktiviteter i opprinnelig plan, benyttes tall fra "faste rammer" for opprinnelig plan.
  • Virkelig plan: Viser ressursbruk i virkelig plan. Hvis ingen ressursbruk er definert for aktiviteter i virkelig plan, benyttes tall fra "faste rammer" for virkelig plan.
  • Regnskap/faktisk registrert: Viser faktiske registreringer knyttet til prosjektet (salgsordrer, inngående bilag og timeregistreringer).

Budsjetterte inntekter i opprinnelig plan og virkelig plan

Budsjetterte inntekter er definert som salgsprisen for all ressursbruk knyttet til aktiviteter i prosjektplanen. Hvis ingen ressursbruk er definert for aktiviteter i prosjektplanen, benyttes tall fra "faste rammer" for prosjektplanen.

Budsjetterte kostnader i opprinnelig plan og virkelig plan

Budsjetterte kostnader er definert som kostnaden for all ressursbruk knyttet til aktiviteter i prosjektplanen som ikke er internt tidsforbruk. Internt tidsforbruk er her definert som ressursbruk av type "arbeidsressurs" som er knyttet til en intern prosjektdeltaker (=ansatt). Hvis ingen ressursbruk er definert for aktiviteter i prosjektplanen, benyttes tall fra "faste rammer" for prosjektplanen.

Budsjettert timeforbruk i opprinnelig plan og virkelig plan

Budsjettert timeforbruk er definert som kostnaden for all ressursbruk som er internt tidsforbruk. Internt tidsforbruk er her definert som ressursbruk av type "arbeidsressurs" som er knyttet til en intern prosjektdeltaker (=ansatt). Hvis ingen arbeidsressursbruk er definert for aktiviteter i prosjektplanen, benyttes tall fra "faste rammer" for prosjektplanen.

Dekningsbidrag 1

Dekningsbidrag 1 er her definert som differansen mellom salgsinntekter og kostnader der internt tidsforbruk er holdt utenom. Dekningsbidrag 1 beregnes med følgende formel:
  • salgsinntekter - ekstern kostnad
Ekstern kostnad er her definert som summen av varekjøp og variable kostnader knyttet til prosjektet der internt tidsforbruk er holdt utenom.

Dekningsgrad 1

Dekningsgrad 1 er her definert som kvotienten mellom dekningsbidrag 1 og salgsinntekter angitt i % der internt tidsforbruk er holdt utenom. Dekningsgrad 1 beregnes med følgende formel:
  • ((salgsinntekter - ekstern kostnad) / salgsinntekter) * 100
Ekstern kostnad er her definert som summen av varekjøp og variable kostnader knyttet til prosjektet der internt tidsforbruk er holdt utenom.

Dekningsbidrag 2

Dekningsbidrag 2 er her definert som differansen mellom inntekter og totale kostnader. Dekningsbidrag 2 beregnes med følgende formel:
  • salgsinntekter - ekstern kostnad - intern kostnad
Ekstern kostnad er her definert som summen av varekjøp og variable kostnader knyttet til prosjektet der internt tidsforbruk er holdt utenom. Intern kostnad er her definert som kostnaden for internt tidsforbruk knyttet til prosjektet.

Dekningsgrad 2

Dekningsgrad 2 er her definert som kvotienten mellom dekningsbidrag 2 og salgsinntekter angitt i %. Dekningsgrad 2 beregnes med følgende formel:
  • ((salgsinntekter - ekstern kostnad - intern kostnad) / salgsinntekter) * 100
Ekstern kostnad er her definert som summen av varekjøp og variable kostnader knyttet til prosjektet der internt tidsforbruk er holdt utenom. Intern kostnad er her definert som kostnaden for internt tidsforbruk knyttet til prosjektet.

Regnskap/faktisk registrert

Kolonnen lengst til høyre i radene angir hva som reelt er registrert som inntekter og kostnader i prosjektet.

Beregning av kostnad for internt tidsforbruk

Kostnaden for timeregistreringer (Timeforbruk - Faktisk registrert) beregnes i følgende rekkefølge:
  • Hvis det er benyttet en timeart i registreringen og denne er knyttet mot et produkt som har en kostpris, benyttes denne satsen.
  • Hvis den ansatte har en timelønn angitt på ansattkortet, benyttes denne satsen.
  • Hvis en standard timekost er angitt under globale innstillinger, benyttes denne.
  • Hvis ikke benyttes en sats lik null.

Fanekort "Oppfølginger" for prosjekter

Her finner du oversikt over tilknyttede oppfølginger til valgt prosjekt. Oppfølgingene er sortert etter type på hver sitt fanekort.

Følgende oppfølginger er tilgjengelige for hvert prosjekt:
  • Siste: Viser liste over 20 sist endrede oppføringer sortert etter sist endret. Oppføringene er basert på de ti oppføringstypene som finnes i de andre fanekortene under "Oppfølginger" samt salgsmuligheter tilknyttet prosjektet. Du kan her velge å vise alle oppføringer knyttet til prosjektet eller kun de du selv har opprettet eller endret sist.
  • Møter: Viser liste over alle møter knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Møter.
  • Avtaler: Viser liste over alle avtaler knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Avtaler.
  • Oppgaver: Viser liste over alle oppgaver knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Oppgaver.
  • Notater: Viser liste over alle notater knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Notater.
  • E-post inn: Viser liste over innkommende e-post knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Mottatt e-post.
  • E-post ut: Viser liste over sendt e-post knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Prosjekt - Sendt e-post.
  • Dokumenter: Viser liste over alle dokumenter knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Dokumenter - Dokumentarkiv.
  • Saker: Viser liste over alle saker knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig CRM - Saker.
  • SMS: Viser liste over alle sendte SMS-meldinger knyttet til valgt prosjekt. Se forøvrig Meldinger - Sendte SMS.

Fanekort "Søk" for prosjekter

Under fanekortet "Søk" kan du gjøre et fritekstsøk i valgt prosjekt. Et søk her vil kun søke i valgt prosjekt og du kan også velge hvilke søkegrupper søket skal foretas i. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om globalt søk i XS Office.

Fanekort "Tilgang" for prosjekter

Tilgangskontroll for prosjekt lar deg bestemme hvilke brukere som skal ha tilgang til ditt prosjekt. Tilgangskontrollen kan settes for en enkelt ansatt, brukergruppe eller avdeling. Tilgangskontrollen har følgende parametre:
  • Synlig prosjekt: Angir hvilke brukere som skal kunne se prosjektet og prosjektets innhold.
  • Endre info: Angir hvilke brukere som skal kunne endre info under fanekort "Detaljer".
  • Slette prosjekt: Angir hvilke brukere som skal kunne slette prosjektet.
  • Starte prosjekt: Angir hvilke brukere som skal kunne starte prosjektet.
  • Målsetninger: Angir hvilke brukere som skal kunne opprette, endre eller slette målsetninger.
  • Deltakere: Angir hvilke brukere som skal kunne opprette og slette deltakere i prosjektet.
  • Ressurser: Angir hvilke brukere som skal kunne opprette, endre og slette ressurser i prosjektet.
  • Aktiviteter: Angir hvilke brukere som skal kunne opprette, endre og slette aktiviteter i prosjektet.
  • Ressursbruk: Angir hvilke brukere som skal kunne opprette, endre eller slette ressursbruk knyttet til aktiviteter i prosjektet.

Skjule prosjekt

Et prosjekt kan skjules ved å åpne prosjektet (klikk på prosjektnavnet i prosjektlisten), og så velge fanekort "Tilgang". Du kan videre bestemme om prosjektet skal være skjult for en eller flere brukere ved å velge mellom "ansatt", "brukergruppe", "avdeling" og "alle". Fjern markeringen for "Synlig prosjekt" samtidig som du legger til en tilgangsbegrensning.

Standardtilgang for nye prosjekter

Du kan angi standard tilgangsnivå for nye prosjekter under Min side - Mine innstillinger. Dette kan du benytte for å sikre at prosjekter du oppretter i utgangspunktet ikke er synlige for alle andre ansatte.

Kalkulering av tilgangsnivå

Kalkuleringen av en brukers tilgangsnivå for et objekt skjer i rekkefølgen som er angitt under. Merk at det ikke hjelper at din avdeling har fått full tilgang til et objekt hvis din brukergruppe ikke har tilgang. Merk også at standardtilgang er "full tilgang" hvis det ikke finnes tilgangskontrolloppføringer knyttet til objektet.
  1. Ansatt: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring eksplisitt for den angitte brukeren/ansatte, vil denne alltid gjelde.
  2. Brukergruppe: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for brukergruppen som brukeren er tilknyttet, vil denne gjelde.
  3. Avdeling: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for avdelingen som brukeren er tilknyttet, vil denne gjelde.
  4. Alle: Hvis det er angitt en tilgangskontrolloppføring for alle brukere, vil denne gjelde.
  5. (ingen tilgangskontrolloppføring finnes): Hvis det ikke finnes noen tilgangskontrolloppføringer knyttet til objektet, vil alle innloggede brukere ha full tilgang til dette objektet.

Lage en kopi av et prosjekt

Ofte ønsker man å lage en kopi av et prosjekt for å bruke en kopi som utgangspunkt for et nytt prosjekt. Hvis man ofte oppretter prosjekter som ligner hverandre i innhold, kan man vedlikeholde maler for prosjekter. For å lage en kopi av et prosjekt, velger du knappen "Lag kopi" fra fanekortet "Detaljer" i prosjektet.

En kopi vil inneholde kopi av det opprinnelige prosjektet med målsetninger og deltakere samt opprinnelig plan med aktiviteter, ressurser og ressursbruk for denne.

Søke etter prosjekter

Du kan søke etter prosjekter ved hjelp av søkefunksjonene oppe i venstre hjørne i XS Office ("Skriv inn søkeord"). Du kan søke etter prosjektnavn, prosjektID eller prosjektkode. Søkeresultatet vises som "ProsjektID - Prosjektkode (dersom den finnes) - Prosjektnavn).

Slette prosjekter

Prosjekter kan slettes ved å åpne prosjektet (klikk på prosjektnavnet i prosjektlisten), og så velge knappen "Slett" fra fanekortet "Detaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere prosjektet som kansellert.

Filtrere prosjekter

Listen over prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen. Det finnes også rullegardinmeny for å velge sorteringsrekkefølge for prosjektene i listen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere prosjekter basert på hvem som er ansvarlig for dem, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle prosjekter.
  • Mine: Viser kun prosjekter du selv er prosjektleder for.
  • Ikke mine: Viser alle prosjekter du ikke er prosjektleder for.
  • Min avdeling: Viser kun prosjekter som hører til din avdeling.

Filtrering etter status

For å vise kun prosjekter med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle prosjekter.
  • Ikke fullført: Viser kun prosjekter som ikke er fullført.
  • Fullført: Viser kun prosjekter som er fullført.
  • Kladd: Viser kun prosjekter som har status "Kladd".
  • Pågår: Viser kun prosjekter som pågår i øyeblikket.
  • Kansellert: Viser kun prosjekter som er kansellert.
  • Satt på vent: Viser kun prosjekter som er satt på vent.
Hvis ønskelig kan visningen "Ikke fullført" settes som standardvisning for prosjektlisten. Se Admin - Globale innstillinger.

Eksportere Gantt-skjema til PDF

I fanekortet "Gantt-skjema" finner du en egen utskriftsfunksjon for Gantt-skjema. Dialogvinduet for Gantt-eksport har følgende valg:
  • Tidsintervall: Lar deg velge oppløsning for tidsakse i Gantt-skjema. Tilsvarer samme funksjon i webvisningen av Gantt-skjemaet.
  • Avhengigheter: Lar deg velge om og hvordan avhengigheter i prosjektplanen skal vises i Gantt-eksporten.
  • Startdato: Angir startdatoen for Gantt-skjemaet. Kan justeres for å kun ta ut et utsnitt av prosjektet.
  • Sluttdato: Angir sluttdatoen for Gantt-skjemaet. Kan justeres for å kun ta ut et utsnitt av prosjektet.
  • Gjenta aktivitetsinfo på hver side: Angir om kolonnene med aktivitetsinfo skal gjentas på alle sider i eksporten eller kun vises på den første siden.
  • Innrykk i aktivitetsinfo: Angir om "Aktivitet" og "Emne" skal innrykkes i eksporten i henhold til hvilket nivå disse har i prosjektplanen.
  • Vis firmalogo: Angir om firmaets logo skal settes inn oppe til høyre i Gantt-eksporten.

Kolonner

Du kan selv velge hvilken type aktivitetsinfo som skal tas med i eksport av Gantt-skjema. Husk at dess flere kolonner du velger her, dess mindre plass blir det til tidslinje på den første siden i Gantt-eksporten. Følgende kolonner er tilgjengelig:
  • Aktivitet: Viser en sammenslåing av WBS-kode og emne for aktivitetene.
  • WBS-kode: Viser WBS-kode for aktivitetene.
  • Emne: Viser emne for aktivitetene.
  • Ansvarlig: Viser initialer til ansvarlig prosjektdeltaker for aktivitetene.
  • Startdato: Viser startdato for aktivitetene i prosjektplanen.
  • Sluttdato: Viser sluttdato for aktivitetene i prosjektplanen.
  • Forfallsdato: Viser forfallsdato for aktivitetene i prosjektplanen.
  • Varighet: Viser varighet angitt i dager for aktivitetene i prosjektplanen. Et spørsmålstegn indikerer at varigheten er estimert.

Registrere timer i prosjektet

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra prosjektet. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" fra verktøylinjen oppe til høyre i prosjektkortet eller fra fanekortet "Analyse" - "Timeforbruk".

Analysere prosjekter

Prosjektlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Nummerserie for prosjekter

Prosjekter vil automatisk tildeles prosjektnummer av XS Office. Prosjektnummer vil alltid øke med én for hvert nytt prosjekt som produseres.

Som standard vil prosjekter nummereres fra og med nummer 10001. Dette kan hvis ønskelig endres fra Admin - Nummerserier.

Relaterte emner

6.2 Prosjekt - Prosjektstatus

Introduksjon

"Prosjekt - Prosjektstatus" viser viser liste over alle organisasjonens prosjekter med nøkkelinformasjon om kostnader og forbruk i prosjektene. Her kan du enkelt holde oversikt over budsjett, utlegg og timeforbruk i prosjektene dine. Status for prosjektene indikeres med statusflagg og prosjektlisten kan enkelt filtreres basert på prosjektenes status.

Felter i prosjektliste med status

Listen under viser hvilke felter som vises i prosjektlisten med status (Prosjekt - Prosjektstatus).
  • (Statusflagg): Status for prosjektene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • (Fastprisprosjekt): Fastprisprosjekter indikeres med eget symbol. Se under.
  • (Hoved-/delprosjekt): Angir om prosjektet er et hovedprosjekt, underprosjekt/delprosjekt eller begge deler. Se for øvrig under.
  • Kunde > Prosjekt: Navn på kunde og prosjekt. Klikk for å åpne firmakort / prosjektkort.
  • Budsj. kost: Angir budsjetterte ressurskostnader for prosjektet i opprinnelig plan. Hvis ingen ressursbruk er definert for aktiviteter i opprinnelig plan eller prosjektet er definert som et fastprisprosjekt, benyttes tall fra "faste rammer". Dersom prosjektet er startet vil da faste rammer fra virkelig plan benyttes. Hvis ikke, benyttes rammer fra opprinnelig plan.
  • Utlegg: Angir sum for inngående bilag til prosjektet. Se også Handel - Alle bilag for informasjon om hvordan du plasserer kostnader på et prosjekt. Alle bilag i prosjektet finnes også i fanekortet "Analyse" i prosjektet.
  • Budsj. timer: Angir antall budsjetterte timer for prosjektet i opprinnelig plan. Dette er sum av alle arbeidsressursene knyttet til interne ansatte i prosjektet. Hvis ingen arbeidsressursbruk er definert for aktiviteter i opprinnelig plan eller prosjektet er definert som et fastprisprosjekt, benyttes tall fra "faste rammer". Dersom prosjektet er startet vil da faste rammer fra virkelig plan benyttes. Hvis ikke, benyttes rammer fra opprinnelig plan.
  • Timeforbruk: Angir reelt timeforbruk som er registrert mot prosjektet via timeregistreringen.
  • Forbruk [%]: Angir hvor stor prosentandel av budsjetterte timer (fra opprinnelig plan) som er registrert via timeregistreringen. En verdi større enn 100 betyr at timeforbruket er høyere enn budsjettert.
  • Timefordeling: Angir hvem som har registrert timer i prosjektet samt hvor mye hver enkelt har registrert. Initialene til den ansatte med flest timer vil alltid listes opp først.

Statusflagg

Status for prosjekter vises med flagg av forskjellige farger.
  • Blått flagg: Prosjekt i kladdemodus - ikke startet.
  • Gult flagg: Prosjekt er startet og pågår.
  • Grønt flagg: Prosjekt er avsluttet.
  • Rødt flagg: Prosjekt er kansellert og kan ikke lenger tilknyttes andre oppføringer.
  • Oransje flagg: Prosjekt er "satt på vent".

Fastprisprosjekt

Hvis prosjektet er definert som et fastprisprosjekt (valget "Fast pris" på fanekortet "Detaljer" for prosjektet), indikeres dette med et myntsymbol med et utropstegn. Dersom fast pris ikke er valgt, vil ingen symbol vises i denne kolonnen og budsjetterte kostnader og timer i listen beregnes basert på aktivitetene i prosjektet.

Hoved-/underprosjekt

Eventuelle koblinger mot andre prosjekter vises med symboler.
  • Tre firkanter med rød firkant øverst: Prosjektet har underprosjekter/delprosjekter.
  • Tre firkanter med rød firkant nede til venstre: Prosjektet er et underprosjekt/delprosjekt. Klikk for å åpne hovedprosjekt.
  • Tre firkanter med rød firkant øverst samt nede til venstre: Prosjektet er selv et underprosjekt/delprosjekt og har også underliggende prosjekter. Klikk for å åpne hovedprosjekt.
  • Ingen symbol: Prosjektet er ikke knyttet til andre prosjekter.

Opprette et nytt prosjekt

Prosjekter opprettes ved å velge "Nytt prosjekt" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Prosjektstatus. Se ellers Prosjekt - Prosjektliste.

Filtrere prosjekter

Listen over prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen. Det finnes også rullegardinmeny for å velge sorteringsrekkefølge for prosjektene i listen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere prosjekter basert på hvem som er ansvarlig for dem, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle prosjekter.
  • Mine: Viser kun prosjekter du selv er prosjektleder for.
  • Ikke mine: Viser alle prosjekter du ikke er prosjektleder for.
  • Min avdeling: Viser kun prosjekter som hører til din avdeling.

Filtrering etter status

For å vise kun prosjekter med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle prosjekter.
  • Ikke fullført: Viser kun prosjekter som ikke er fullført.
  • Fullført: Viser kun prosjekter som er fullført.
  • Kladd: Viser kun prosjekter som har status "Kladd".
  • Pågår: Viser kun prosjekter som pågår i øyeblikket.
  • Kansellert: Viser kun prosjekter som er kansellert.
  • Satt på vent: Viser kun prosjekter som er satt på vent.
Hvis ønskelig kan visningen "Ikke fullført" settes som standardvisning for prosjektlisten. Se Admin - Globale innstillinger.

Registrere timer i prosjektet

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra prosjektet. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" fra verktøylinjen oppe til høyre i prosjektkortet eller fra fanekortet "Analyse" - "Timeforbruk".

Analysere prosjekter

Prosjektlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

6.3 Prosjekt - Prosjektplanlegger

Introduksjon

"Prosjekt - Prosjektplanlegger" gir deg en Gantt-visning av prosjektaktiviteter på tvers av prosjekter. Her kan du enkelt holde oversikt over perioder med stor belastning og perioder med tilgejngelig tid.

Felter i prosjektplanlegger

Listen under viser hvilke felter som vises i prosjektlisten med status (Prosjekt - Prosjektplanlegger).
  • (Statusflagg): Status for prosjektene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • (Fastprisprosjekt): Fastprisprosjekter indikeres med eget symbol. Se under.
  • (Hoved-/delprosjekt): Angir om prosjektet er et hovedprosjekt, underprosjekt/delprosjekt eller begge deler. Se under.
  • Kunde > Prosjekt: Navn på kunde og prosjekt. Klikk for å åpne firmakort / prosjektkort.
  • Startdato: Angir prosjektets planlagte/reelle startdato (avhengig av valgt plan).
  • Sluttdato: Angir prosjektets planlagte/reelle sluttdato (avhengig av valgt plan).
  • Aktiviteter: Angir antall aktiviteter i opprinnelig/virkelig plan (avhengig av valgt plan).

Statusflagg

Status for prosjekter vises med flagg av forskjellige farger.
  • Blått flagg: Prosjekt i kladdemodus, ikke startet.
  • Gult flagg: Prosjekt er startet og pågår.
  • Grønt flagg: Prosjekt er avsluttet.
  • Rødt flagg: Prosjekt er kansellert og kan ikke lenger tilknyttes andre oppføringer.
  • Oransje flagg: Prosjekt er "satt på vent".

Fastprisprosjekt

Hvis prosjektet er definert som et fastprisprosjekt (valget "Fast pris" på fanekortet "Detaljer" for prosjektet), indikeres dette med et myntsymbol med et utropstegn. Dersom fast pris ikke er valgt, vil ingen symbol vises i denne kolonnen og budsjetterte kostnader og timer i listen beregnes basert på aktivitetene i prosjektet.

Hoved-/underprosjekt

Eventuelle koblinger mot andre prosjekter vises med symboler.
  • Tre firkanter med rød firkant øverst: Prosjektet har underprosjekter/delprosjekter.
  • Tre firkanter med rød firkant nede til venstre: Prosjektet er et underprosjekt/delprosjekt. Klikk for å åpne hovedprosjekt.
  • Tre firkanter med rød firkant øverst samt nede til venstre: Prosjektet er selv et underprosjekt/delprosjekt og har også underliggende prosjekter. Klikk for å åpne hovedprosjekt.
  • Ingen symbol: Prosjektet er ikke knyttet til andre prosjekter.

Opprette et nytt prosjekt

Prosjekter opprettes ved å velge "Nytt prosjekt" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Prosjektplanlegger. Se ellers Prosjekt - Prosjektliste.

Endre tidsskala

Du kan selv velge detaljgrad for tidsskalaen i Gantt-diagrammet.
  • Ukedager: Viser Gantt-diagram med dager fordelt på uker.
  • Dager: Viser Gantt-diagram med dager fordelt på måneder.
  • Måneder: Viser Gantt-diagram fordelt på måneder.
  • Kvartaler: Viser Gantt-diagram fordelt på kvartaler.
  • Måneder: Viser kompakt Gantt-diagram fordelt på kvartaler.

Velge plan i Gantt-diagrammet

Her velger For å filtrere prosjekter basert på hvem som er ansvarlig for dem, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Opprinnelig plan: Viser prosjekter og prosjektaktiviter basert på opprinnelig plan.
  • Virkelig plan: Viser prosjekter og prosjektaktiviter basert på virkelig plan.

Filtrere listen

Listen over prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen. Det finnes også rullegardinmeny for å velge sorteringsrekkefølge for prosjektene i listen.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere prosjekter basert på hvem som er ansvarlig for dem, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle prosjekter.
  • Mine: Viser kun prosjekter du selv er prosjektleder for.
  • Ikke mine: Viser alle prosjekter du ikke er prosjektleder for.
  • Min avdeling: Viser kun prosjekter som hører til din avdeling.
  • Min salgsregion: Viser kun prosjekter som hører til din salgsregion.
  • Kun aktive ansatte: Viser kun prosjekter som involverer aktive ansatte.

Filtrering etter status

For å vise kun prosjekter med en bestemt status, velger du fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle prosjekter.
  • Ikke fullført: Viser kun prosjekter som ikke er fullført.
  • Fullført: Viser kun prosjekter som er fullført.
  • Kladd: Viser kun prosjekter som har status "Kladd".
  • Pågår: Viser kun prosjekter som pågår i øyeblikket.
  • Kansellert: Viser kun prosjekter som er kansellert.
  • Satt på vent: Viser kun prosjekter som er satt på vent.
Hvis ønskelig kan visningen "Ikke fullført" settes som standardvisning for prosjektlisten. Se Admin - Globale innstillinger.

Søke etter prosjekter og prosjektaktiviteter



Relaterte emner

6.4 Prosjekt - Prosjektkalender

6.5 Prosjekt - Pågående aktiviteter

Introduksjon

"Prosjekt - Pågående aktiviteter" viser liste over alle prosjektaktiviteter som pågår (fremdrift mindre enn 100%) på tvers av alle prosjekter som pågår i øyeblikket. Visningen lar deg vise aktiviteter for alle ansatte eller kun aktiviteter for deg selv. Prosjektaktivitetene kan også indikeres i Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender.

Felter i aktivitetsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i aktivitetslisten (Prosjekt - Pågående aktiviteter).
  • (Prioritet): Angir definert prioritet for aktiviteten. Se under.
  • (Statusflagg): Status for aktivitetene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • % fullført: Viser en statusindikering og tall for aktivitetens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
  • (Registrerte timer): Angir totalt antall registrerte timer for aktiviteten.
  • (Fakturerbare timer): Angir totalt antall fakturerbare timer for aktiviteten.
  • Emne: Emne for aktivitet. Klikk på emnetekst for å åpne aktivitet.
  • Prosjekt: Navn på prosjekt som aktiviteten er knyttet mot. Klikk for å åpne prosjektet.
  • Firma: Navn på evt. firma som prosjektet er knyttet mot. Klikk for å åpne firmakortet.
  • Startdato: Angir startdato for aktivitet.
  • Sluttdato: Angir beregnet sluttdato for aktivitet.
  • Dager: Angir varighet for aktivitet i dager.
  • Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for utførelse av aktivitet.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for aktiviteter vises med flagg av forskjellige farger.
  • Rødt flagg: Aktivitet er ikke ferdigstilt og sluttdato er overskredet.
  • Gult flagg: Aktivitet pågår og sluttdato er ikke overskredet.
  • Blått flagg: Aktivitet er ikke startet (% fullført = 0) og sluttdato er ikke overskredet.

Opprette en ny aktivitet

Prosjektaktiviteter må opprettes direkte fra prosjektet som tilhører. Se Prosjekt - Prosjektliste.

Innfyllingsfelter for aktiviteter

Se Prosjekt - Prosjektliste.

Registrere timeforbruk for en prosjektaktivitet

Se Prosjekt - Prosjektliste.

Filtrere aktivitetslisten

Listen over aktiviteter knyttet til prosjekter kan enkelt filtreres på ansatt eller kun aktiviteter for et angitt prosjekt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen. Det finnes også rullegardinmeny for å velge sorteringsrekkefølge for aktivitetslisten.

Filtrering etter ansatt

For å filtrere aktiviteter basert på hvem som er ansvarlig for dem, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle aktiviteter.
  • Mine: Viser kun aktiviteter du selv er ansvarlig for.
  • Ikke mine: Viser alle aktiviteter du ikke er ansvarlig for.
  • Min avdeling: Viser kun aktiviteter i prosjekter som hører til din avdeling.

Filtrering etter prosjekt

For å vise kun aktiviteter knyttet til et gitt prosjekt, velger du ønsket prosjekt fra dialogen "Prosjekt" på verktøylinjen.

Analysere aktiviteter

Aktivitetslisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

6.6 Prosjekt - Møter

Introduksjon

Møtefunksjonen lar deg planlegge, gjennomføre og følge opp møter. Møtene kan være med interne ansatte og/eller eksterne kontaktpersoner. I XS Office skiller vi møter fra avtaler ved at møter har avanserte funksjoner for innkalling, referat og oppfølginger/kommentarer. Vi anbefaler at møtekonseptet benyttes når ansatte i organisasjonen har ansvar for innkalling eller referat eller at sammenkomsten skal følges opp i ettertid. Møtekonseptet bør også brukes for interne sammenkomster for enklere å holde styr på oppmøte, roller og deltakelse.

"Prosjekt - Møter" viser liste over planlagte, gjennomførte og avlyste møter for ansatte i organisasjonen.

Du kan angi tidspunkt for påminnelse for hvert møte. Alle deltakerne i møtet vil motta påminnelse i henhold til innstilingen for påminnelse. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Felter i liste over møter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over møter (Prosjekt - Møter).
  • (Statusflagg): Status for møtene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • Kommentarer: Et blyantsymbol indikerer at det finnes kommentarer til møtet. Antall kommentarer vises i hint-tekst når du beveger musa over blyantsymbolet. Klikk for å åpne fanekort "Kommentarer" for tilhørende møte.
  • Er jeg deltaker i møtet?: Et portrettsymbol indikerer at du selv er deltaker i møtet.
  • Dato: Dato for møte.
  • Fra: Planlagt starttidspunkt for møte.
  • Til: Planlagt sluttidspunkt for møte.
  • Emne: Emne for møte. Klikk for å åpne tilhørende møte.
  • Firma: Navn på evt. firma som møtet er knyttet mot.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som møtet er knyttet mot.
  • Ordstyrer: Angir initialer til ordstyrer i møte - stjerner indikerer at ordstyrer er en ekstern deltaker. Tre prikker angir at det ikke er definert en ordstyrer.

Statusflagg

Status for møter vises med flagg av forskjellige farger.
  • Gult flagg: Møtet er planlagt, men ikke gjennomført.
  • Grønt flagg: Møtet er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
  • Rødt flagg: Møtet er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.

Opprette et nytt møte

Møter kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Nytt møte" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Møter.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
  • Opprett møte direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
  • Velg "Møte" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Velg pluss-ikonet i startsideelementene for møter.
  • Bruk hurtigtasten for møter. Se Innledning - Hurtigtaster.
Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:
  • Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
  • Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
  • Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.
Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Slette et møte

Møter kan slettes ved å åpne vinduet for møte (klikk på emnetekst i møtelisten), og så velge knappen "Slett". Husk at du også vil slette evt. deltakere, agenda, referat og oppfølginger/kommentarer.

Lage kopi av et møte

Åpne møtet du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" på fanekortet "Detaljer". Etter å ha bekreftet advarselsboksen som kommer frem, vil det ha kommet et nytt møte i møtelisten. Dette møtet vil være en eksakt kopi av det opprinnelige møtet med starten av emneteksten satt til "Kopi av". Møtet kan nå brukes på samme måte som om det var opprettet manuelt - det har ingen koblinger mot det opprinnelige møtet.

Registrere timeforbruk fra møtet

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra møteoppføringen. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra møtet over til timeregistreringen.

Filtrere møtelisten

Listen over møter knyttet til prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter deltakelse

For å vise kun møter du deltar i eller leder, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Filtrering etter status

For å vise kun møter med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle møter.
  • Planlagt: Viser kun planlagte møter som ikke er gjennomført.
  • Gjennomført: Viser kun gjennomførte møter.
  • Avlyst: Viser kun avlyste møter.

Analysere møter

Møtelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Fanekort "Detaljer"

Dette fanekortet vil alltid være synlig og er stedet du definerer bl.a. emne, sted og tidspunkt for møtet.
  • Møtedato: Dato for møte.
  • Fra kl.: Planlagt starttidspunkt for møte.
  • Til kl.: Planlagt sluttidspunkt for møte.
  • Fra-til: Lar deg angi klokkeslett med musen ved å peke og klikke i en grafisk døgnvisning. Se under.
  • Hele dagen: Angir om møtet varer hele dagen. Ved valg av "Hele dagen" vil klokkeslettene deaktiveres.
  • Status: Angir status for møtet.
  • Påminnelse: Angir evt. påminnelse for møtet. Påminnelse vil sendes til alle interne deltakere. Se forøvrig Innledning - Påminnelser.
  • Emne: Emne for møte.
  • Møtested: Møtested (adresse, møteromsnummer e.l.) for møte.
  • Notat: Fritekstnotat for møte.
  • Firma: Navn på evt. firma som møtet er knyttet mot.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som møtet er knyttet mot.

Angi klokkeslett via døgnvisningen

XS Office lar deg bestemme klokkeslett for start og slutt via et eget rutenett med 24 timersvisning. Dette vil ofte være mer effektivt enn å velge klokkeslett via rullegardinmenyene.

Angi starttidspunkt for møtet via døgnvisningen

  • Klikk med venstre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et starttidspunkt som er senere enn sluttidspunktet.

Angi sluttidspunkt for møtet via døgnvisningen

Sluttidspunktet kan angis i døgnvisningen på to ulike måter.
  • Klikk med høyre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
  • Klikk med venstre musetast i rutenettet samtidig som du holder inne tasten Ctrl. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
NB! Noen nettlesere har begrensninger rundt å kunne utføre en funksjon på høyre musetast i en webside. Noen brukere har til og med en mus med kun én tast. I disse tilfellene brukes Ctrl+venstreklikk for å angi sluttidspunkt for møtet.

Fanekort "Deltakere"

Dette fanekortet vil være synlig etter at møtet er opprettet. Her angir du hvem som skal delta i møtet og hvilke roller den enkelte deltaker har.

Felter i liste for interne og eksterne deltakere

  • Navn: Navn på deltaker. Klikk for å endre roller for deltaker.
  • Tilstede: Angir om person er tilstede på møtet.
  • Bekreftet: Angir om personens oppmøte på møtet er bekreftet.
  • Referat: Angir om personen skal motta referat fra møtet.
  • Ordstyrer: Angir om personen er ordstyrer i møtet. Et møte kan kun ha én ordstyrer.
  • Referent: Angir om personen er referent (ansvarlig for møtereferat) i møtet. Et møte kan kun ha én referent.

Legge til deltakere

Enkeltdeltakere kan legges til ved å velge "Ny intern" eller "Ny ekstern" fra verktøylinjen. Interne deltakere er alltid ansatte i organisasjonen, mens eksterne deltakere er kontaktpersoner. Altså må møtedeltakerne enten være registrert som ansatt eller kontaktperson. Du kan også velge å legge til alle aktive ansatte i en gitt avdeling ved å velge "Avdeling" og angi ønsket avdeling i dialogboksen. Hvis alle ansatte skal delta, kan du velge "Alle ansatte" på verktøylinjen. Du kan også bruke denne funksjonen hvis "nesten alle" skal delta. Du kan da legge til alle og så slette dem som ikke skal delta etterpå.

NB! Det er viktig at alle deltakerne har e-postadresse registrert hvis innkalling og referat skal sendes per e-post.

Fjerne deltaker

Åpne deltaker ved å klikke på navnet i listen for interne eller eksterne deltakere. Velg knappen "Slett" i vinduet som kommer frem.

Sende e-post til alle møtedeltakere

Du kan enkelt sende en e-post til alle møtedeltakerne ved å velge "Send e-post" på verktøylinjen. Du vil da få opp et tomt e-postvindu med e-postadressene til alle deltakerne automatisk fylt ut.

Sende innkalling til møtet

Når alle deltakerne i møtet er registrert, kan du sende innkalling ved å klikke på knappen "Send innkalling" på verktøylinjen på fanekortet "Deltakere". Innkallingen vil sendes per e-post og agendaen vil ligge som en vedlagt PDF-fil.

Vindu for innkalling

Vinduet for sending av innkalling inneholder følgende funksjoner:
  • Avkrysningsboks "Detaljert visning": Angir om PDF-filen skal inneholde en detaljert visning av agenda med notater for hver sak.
  • Avkrysningsboks "Vis notatlinjer": Angir om hver sak i detaljert agenda i PDF-filen skal inneholde 5 tomme notatlinjer for å skriftlige notater under møtet. Dette krever at "Detaljert agenda" over er valgt.
  • Avkrysningsboks "Vis som vedlegg": Angir om innkallingen skal forhåndsvises i et eget nettleservindu eller i eksternt PDF-program når du velger knappen "Vis".
  • Knapp "Vis": Lar deg forhåndsvise innkallingen før utsendelse.
  • Knapp "Send": Lar deg sende innkallingen per e-post til alle møtedeltakerne.
  • Knapp "Lukk": Lukker vinduet for sending av innkalling.
For informasjon om sending av e-post, se Meldinger - Innboks.

Fanekort "Agenda"

Dette fanekortet vil være synlig etter at møtet er opprettet. Her angir du sakene som skal behandles i møtet med tidsangivelse.

Felter i agendaliste

  • Nr: Agendapunkt/saksnummer.
  • Fra: Angir beregnet starttidspunkt for agendapunkt.
  • Til: Angir beregnet sluttidspunkt for agendapunkt.
  • Emne: Emne for agendapunkt.
  • Varighet: Angir varighet for agendapunkt.
  • Ansv: Angir ansvarlig for presentasjon av agendapunkt - stjerner indikerer at ansvarlig er en ekstern deltaker. Tre prikker angir at det ikke er definert en ansvarlig for agendapunktet.
  • (sakssymbol): Lar deg opprette en ny sak knyttet til agendapunktet.
  • (pilsymboler opp/ned): Lar deg flytte agendapunktene opp og ned innbyrdes. Klokkeslett for fra og til vil beregnes automatisk av XS Office.

Legge til agendapunkt

Velg knappen "Nytt agendapunkt" fra verktøylinjen for å legge til et punkt på agendaen.

Fjerne agendapunkt

Åpne agendapunkt ved å klikke på emnet i agendalisten. Velg knappen "Slett" i vinduet som kommer frem.

Fanekort "Referat"

Dette fanekortet vil være synlig når møtet er markert som gjennomført. Her skriver du referat for hver av sakene som ble behandlet i møtet. Du kan også tilordne oppgaver til interne deltakere basert på agendapunktene.

Referatet inneholder to deler - én generell del som gjelder hele møtet, samt én del som gjelder hvert enkelt agendapunkt. Den generelle delen redigeres direkte i fanekortet "Referat" og lagres ved å klikke på knappen "Lagre" på verktøylinjen.

Innhold i fanekort "Referat"

  • Innledning: Innledende tekst for referatet. Kommer først i møtereferatet.
  • Neste møte: Gir mulighet til å angi tidspunkt for et eventuelt neste møte. Kommer med i referatet.
  • Referat for agendapunkter: Se under.

Felter i "Referat for agendapunkter"

I tillegg til en innledende tekst, kan du lage referattekst for hver enkelt sak i agendaen. Følgende informasjon vil vises i listen over agendapunktene.
  • Nr: Saksnummer.
  • Sak: Emne for sak.
  • Referattekst: Evt. referat for gjeldende sak.
  • Oppgave: Angir evt. oppgave som er tilordnet basert på gjeldende sak. Du kan klikke på oppgavesymbolene for å åpne tilknyttet oppgave.
  • Status: Angir status for evt. oppgave som er tilordnet basert på gjeldende sak. For status for oppgaver, se Min side - Mine oppgaver.
  • Ansv: Initialer for person som er tilordnet oppgave. Teksten vil vises med rød skrift hvis oppgaven er forfalt.
  • Frist: Utførelsesfrist for tilordnet oppgave. Teksten vil vises med rød skrift hvis oppgaven er forfalt.
  • (sakssymbol): Lar deg opprette en ny sak knyttet til agendapunktet.

Skrive referattekst for agendapunkter

Åpne agendapunkt ved å klikke i kolonnen "Referattekst" i agendalisten. Vinduet for referat for agendapunkt er beskrevet nedenfor.

Vise detaljer om agendapunkt

Du kan hente frem alle detaljer om et agendapunkt ved å klikke i kolonnen "Sak" i agendalisten.

Felter i vindu for referattekst for agendapunkter

Vinduet for referattekst for agendapunkter inneholder følgende informasjon:
  • Saksemne: Viser det originale emnet for agendapunktet. Kan ikke endres.
  • Saksnotat: Viser det originale notatet for agendapunktet. Kan ikke endres.
  • Referattekst: Her angir du referatteksten for gjeldende sak.
  • Gjøremål: Her angir du evt. gjøremål som er bestemt for gjeldende sak.
  • Ansvarlig: Her angir du hvem som er ansvarlig for evt. gjøremål.
  • Frist: Her angir du utførelsesfrist for evt. gjøremål.
  • Lag oppgave/oppdater oppgave: Gir deg mulighet til å opprette en oppgave basert på gjøremål til person angitt som ansvarlig. Hvis oppgaven er tilordnet tidligere, kan du også velge å oppdatere den med ny informasjon. For informasjon om oppgaver, se Min side - Mine oppgaver.

Sende møtereferat

Når referatet er ferdig, kan du sende det til alle deltakere som er satt opp som referatmottakere ved å klikke på knappen "Send referat" på verktøylinjen på fanekortet "Referat". Referatet vil sendes per e-post med en vedlagt PDF-fil.

Vindu for sending av referat

Vinduet for sending av referat inneholder følgende funksjoner:
  • Avkrysningsboks "Detaljert visning": Angir om PDF-filen skal inneholde visning av referat for agendapunkter.
  • Avkrysningsboks "Vis som vedlegg": Angir om referatet skal forhåndsvises i et eget nettleservindu eller i eksternt PDF-program når du velger knappen "Vis".
  • Knapp "Vis": Lar deg forhåndsvise referatet før utsendelse.
  • Knapp "Send": Lar deg sende referatet per e-post til alle møtedeltakerne som er angitt som referatmottakere.
  • Knapp "Lukk": Lukker vinduet for sending av referat.
For informasjon om sending av e-post, se Meldinger - Innboks.

Fanekort "Kommentarer"

Dette fanekortet vil være synlig når møtet er markert som gjennomført og gir deg og andre muligheten til å registrere oppfølginger/kommentarer til møtet. Kommentarene består av ren fritekst og vil markeres med hvem som har skrevet kommentarene. Hvis det finnes kommentarer til møtet, vil dette vises med et blyantsymbol i listen over møter (Prosjekter - Møter).

Felter i liste over kommentarer

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over kommentarer.
  • Tidspunkt: Tidspunkt kommentaren ble opprettet eller lagret sist.
  • Tekst: Teksten i kommentaren.
  • Av: Initialer for den som endret kommentaren sist.

Legge til ny kommentarer

Velg knappen "Ny kommentar" fra verktøylinjen for å opprette en ny kommentar til møtet.

Fanekort "Saker"

Du kan opprette et fritt antall saker fra et møte. Sakene kan enten knyttes til møtet som en helhet eller til et enkelt agendapunkt. Fanekortet "Saker" viser alle saker som er opprettet fra det aktuelle møtet.

Legge til ny sak fra møtet

For å opprette en sak som skal tilknyttes møtet, velger du "Ny sak" eller "Ny intern sak" fra fanekortet "Saker". For å opprette en sak som skal tilknyttes et bestemt punkt i agendaen, Velger du "Opprett sak" til høyre i agendalisten på fanekortet "Agenda" eller på fanekortet "Referat".

Se CRM - Saker for mer informasjon om hvordan du oppretter en sak.

Påminnelser for møter

Hvert møte har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye møter.

Relaterte emner

6.7 Prosjekt - Avtaler

Introduksjon

"Prosjekt - Avtaler" viser alle avtaler som ikke er markert som private og som er knyttet til et prosjekt. Visningen viser dermed avtaler for alle ansatte i organisasjonen. Initialer for ansatt vises i en egen kolonne. For øvrig er funksjonaliteten identisk med Min side - Mine avtaler.

Relaterte emner

6.8 Prosjekt - Samtaler

Introduksjon

"Prosjekt - Samtaler" viser alle samtaler som er knyttet til et prosjekt. For øvrig er funksjonaliteten identisk med CRM - Samtaler.

Relaterte emner

6.9 Prosjekt - Oppgaver

Introduksjon

"Prosjekt - Oppgaver" viser liste over alle oppgaver som ikke er angitt som private og er knyttet til et prosjekt. Visningen lar deg vise oppgaver for alle ansatte eller kun oppgaver for deg selv.

Felter i oppgaveliste

Listen under viser hvilke felter som vises i oppgavelisten (Prosjekt - Oppgaver).
  • (Prioritet): Angir definert prioritet for oppgaven. Se under.
  • (Statusflagg): Status for oppgavene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • Tilordnet fra møte: Et møtesymbol her angir at oppgaven er tilordnet via et møtereferat.
  • % fullført: Viser en statusindikering og tall for oppgavens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
  • Ansv: Initialer for ansatt som er ansvarlig for utførelse av oppgave.
  • Forfallsdato: Angir forfallsdato for oppgave.
  • Avsluttet: Angir evt. tidspunkt oppgaven ble markert som fullført.
  • Emne: Emne for oppgave.
  • Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til oppgaven.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til oppgaven.
  • Sist endret: Tidspunkt oppgaven ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret oppgaven sist.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:
  • Rødt utropstegn: Høy prioritet.
  • Ingen indikering: Normal prioritet.
  • Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for oppgaver vises med flagg av forskjellige farger.
  • Blått flagg: Oppgave er ikke startet.
  • Gult flagg: Oppgave pågår.
  • Grønt flagg: Oppgave er fullført.
  • Oransje flagg: Oppgave venter andre eller er utsatt.
  • Rødt flagg: Oppgave er kansellert.
  • Spørsmålstegn: Oppgave er ikke forstått.

Opprette en ny oppgave

Oppgaver kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Oppgaver.
  • Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine oppgaver.
  • Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden CRM - Oppgaver.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
  • Opprett oppgave direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
  • Velg "Oppgave" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Velg pluss-ikonet i startsideelementene for oppgaver.
  • Bruk hurtigtasten for oppgaver. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for oppgaver

Se Min side - Mine oppgaver.

Søke etter oppgaver

Se Min side - Mine oppgaver.

Filtrere oppgavelisten

Listen over oppgaver knyttet til prosjekter kan enkelt filtreres på status og ansatt. Dette gjøres via egne rullegardinmenyer på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne oppgaver eller oppgaver for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Filtrering etter status

For å vise kun oppgaver med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.
  • Alle: Viser alle oppgaver.
  • Ikke startet: Viser alle oppgaver som ikke er påbegynt.
  • Pågår: Viser alle oppgaver som pågår.
  • Fullført: Viser kun fullførte oppgaver.
  • Venter andre: Viser kun oppgaver som har status "venter andre".
  • Utsatt: Viser kun oppgaver som er utsatt.
  • Kansellert: Viser kun oppgaver som er kansellert.
  • Ikke forstått: Viser kun oppgaver som er markert som "ikke forstått".
Se forøvrig Min side - Mine oppgaver.

Slette oppgaver

Oppgaver kan slettes ved å åpne vinduet for oppgave (klikk på emnetekst i oppgavelisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere oppgaver

Oppgavelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

6.10 Prosjekt - Notater

Introduksjon

"Prosjekt - Notater" viser liste over alle notater som ikke er angitt som private og er knyttet til et prosjekt. Visningen lar deg vise notater fra alle ansatte eller kun notater opprettet av deg selv.

Felter i notatliste

Listen under viser hvilke felter som vises i notatlisten (Prosjekt - Notater).
  • (farge): Angir definert farge for notatet.
  • Notat: Innhold for notat.
  • Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til notatet.
  • Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til notatet.
  • Sist endret: Tidspunkt notatet ble sist endret.
  • Av: Initialer til den som lagret notatet sist.

Opprette nytt notat

Notater kan opprettes på flere måter i XS Office.
  • Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Notater.
  • Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine notater.
  • Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden CRM - Notater.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
  • Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
  • Velg "Notat" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
  • Bruk hurtigtasten for notater. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for notater

Se Min side - Mine notater.

Søke etter notater

Se Min side - Mine notater.

Filtrere notatlisten

Listen over notater knyttet til prosjekter kan vise alle notater eller kun notater opprettet av deg selv. Dette gjøres via en rullegardinmeny på verktøylinjen.

Filtrering etter ansatt

For å vise kun egne notater eller notater for alle ansatte, velg fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

Slette notater

Notater kan slettes ved å åpne vinduet for notat (klikk på emnetekst i notatlisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere notater

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

6.11 Prosjekt - Sendt e-post

Introduksjon

"Prosjekt - Sendt e-post" viser liste over alle sendte e-postmeldinger som ikke er markert som private og er knyttet til et prosjekt. Visningen viser dermed e-postmeldinger for alle ansatte i organisasjonen. Kolonnen for indikering av meldingens tilgjengelighet vises ikke. For øvrig er funksjonaliteten identisk med Meldinger - Sendte elementer.

Relaterte emner

6.12 Prosjekt - Mottatt e-post

Introduksjon

"Prosjekt - Mottatt e-post" viser liste over all innkommende e-post som ikke er markert som privat og er knyttet til et prosjekt. Visningen viser dermed e-postmeldinger for alle ansatte i organisasjonen. Kolonnen for indikering av meldingens tilgjengelighet vises ikke. For øvrig er funksjonaliteten identisk med Meldinger - Innboks.

Relaterte emner

7 Timer

Timeregistrering i XS Office består av verktøy for timeregistrering, fakturering og analyse av timer. Den enkelte ansatte fyller inn timeforbruk i et ukebasert skjema eller fra et tilpasset grensesnitt på mobiltelefonen.

Det er også mulig å registrere timer direkte fra følgende oppføringer:
  • Prosjekter
  • Prosjektaktiviteter
  • Firmakort
  • Møter
  • Avtaler
  • Samtaler
  • Oppgaver
  • Saker
Med XS Office kan du også produsere salgsordrer direkte fra timeregistreringen slik at timeforbruk kan faktureres på en enkel måte. Faktureringen baserer seg på at du registrerer antall fakturerbare timer i tillegg til utførte timer. Fakturerbare timer kan beregnes automatisk av XS Office. Du kan også registrere en "ekstern tekst" i timeregistreringen som vil fremkomme som ordrelinjetekst når timene faktureres.

Under timemodulen finner vi ellers rapporter for timeforbruk, ferieplan, godkjenning av ansattes ferieønsker, egenmeldinger ved fravær, utlisting av årets sykefravær og en elektronisk kjørebok for registrering av yrkeskjøring.

7.1 Timer - Timeregistrering

Introduksjon

Dette er verktøyet for registrering av timeforbruk i XS Office. Timeregistreringsskjemaet er ukebasert og timene kan markeres med timeart, overtid, kunde, ordre og prosjekt/aktivitet. I tillegg kan hver enkelt timeoppføring markeres med intern fritekstkommentar samt faktureringsinformasjon.

Timene kan føres med to timetall - utførte timer og fakturerbare timer. Fakturerbare timer kan genereres automatisk basert på en faktureringsfaktor. Faktureringsfaktoren kan enten settes fast for en ansatt eller følge timeartene. Se under. Timeartene kan kobles mot et standardprodukt slik at utpris for timene kommer direkte frem i salgsordrene og at salg av disse produktene kommer med i rapporter.

Når timeoppføringene er fullført markeres de som "ferdigregistrert" av brukeren. Dermed vil timene som er markert som fakturerbare være tilgjengelige for fakturering.

For å effektivisere registreringen av timelinjer, bruker du "timelinjemaler". Malene gjør at du automatisk kan få fylt ut blant annet timeart, firma, prosjekt og ordre for timelinjene dine. Hvis du bruker dette aktivt, vil det gi en stor effektivitetsgevinst for timeføringen din. Se Timer - Timelinjemaler for informasjon om maler.

Merk at du ikke kan registrere timer med dato senere enn dagens dato.

Verktøylinje for timeregistrering

Verktøylinjen for timeregistrering inneholder følgende funksjoner:
  • Lagre:Lagre aktivt ukeskjema.
  • Forrige:Gå tilbake til forrige uke, alltid i forhold til aktivt ukeskjema.
  • Neste:Gå fremover til neste uke, alltid i forhold til aktivt ukeskjema.
  • Uke:Gå til en bestemt uke.
  • Denne uke:Gå til inneværende uke.
  • Legg til:Legg til en ekstra timelinje i ukeskjemaet.
  • Legg til 5:Legg til 5 ekstra timelinjer i ukeskjemaet.
  • Ferdigregistrert:Marker alle timene i aktivt ukeskjema som ferdigregistrert. Merk at du ikke kan endre data for disse timeverkene etter at du har lagret timeskjemaet.
  • Ny ferie:Legg til nytt ferieønske. Se Min side - Min ferie for informasjon om hvordan du legger inn og endrer ferieønsker.
  • Ny egenmelding:Legg til ny egenmelding. Se Min side - Mitt fravær for informasjon om hvordan du legger inn og endrer egenmeldinger.

Seksjoner i timeregistrering

Siden for timeregistrering består av tre seksjoner - "Periode", "Timedetaljer" og selve registreringsskjemaet.

Seksjon "Periode"

Denne seksjonen inneholder følgende informasjon:
  • Ukenr: Angir ukenummer som timeregistreringen gjelder for.
  • Årstall: Angir årstall som timeregistreringen gjelder for.
  • Fra dato: Angir dato for mandagen i denne uka.
  • Til dato: Angir dato for søndagen i denne uka.
  • Faktureringsfaktor: Angir din faktureringsfaktor for timer. Denne kan enten være fast eller følge timearter.

Seksjon "Timedetaljer"

Hver gang en rute med timetall i timeregistreringsskjemaet velges, vises timedetaljene for denne ruten. Seksjonen inneholder følgende informasjon:
  • Antall timer: Angir antall timer forbrukt (kan endres manuelt i feltet eller ved bruk av pluss-/minus-symboler som vil legge til og trekke fra en halv time).
  • Faktureres: Angir antall timer som skal faktureres (kan endres manuelt i feltet, ved bruk av pluss-/minus-symboler eller snarveier med prosentverdier).
  • Fra kl.: Gir mulighet for å registrere når arbeidet ble startet. Denne informasjonen kan tas med i salgsordre og faktura til kunden.
  • Til kl.: Gir mulighet for å registrere når arbeidet ble avsluttet. Denne informasjonen kan tas med i salgsordre og faktura til kunden.
  • Ordrelinjetekst: Gir mulighet for å registrere en tekst knyttet til arbeidet som vil fremkomme i ordrelinjene for salgsordren til kunden.
  • Ferdigregistrert: Angir om timene i gjeldende celle er å anse som ferdigregistrert. Merk at du ikke kan endre data for disse timeverkene etter at du har lagret timeskjemaet. Timene som er markert som ferdigregistrert vil vises med grå skrift i skjemaet.
  • Internt notat: Fritekstnotat for timeforbruk. Vil ikke komme med i salgsordre til kunden. Kun for intern bruk.

Felter i timeregistreringsskjema

Listen under viser hvilke felter som vises i timeregistreringsskjemaet (Timer - Registrering).
  • Nr: Angir linjenummer for timelinjen. Klikk for å velge en mal for gjeldende timelinje. Se under.
  • Timetype: Angir om arbeidet er ordinære timer eller overtid. Kan også brukes til å registrere avspasering. Klikk i celle for å endre timetype.
  • Timeart: Angir arbeidets art eller type. Se Admin - Timearter. Timearter som er definert som interntid vil markeres med stjerne (*). Timeart kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn. Klikk i celle for å endre timetype.
  • Firma/ordre: Angir hvilket firma (og eventuell ordre) timeverkene skal knyttes mot. Ordre benyttes hvis det på forhånd er opprettet en salgsordre som timeforbruket skal kobles mot. Ordrenummeret er angitt i parentes i timeskjemaet. Hvis ordre ikke velges, vil "Firma" angi fakturamottaker ved senere fakturering av timene. Firma kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn. Klikk i celle for å endre firma/ordre.
  • Prosjekt/aktivitet: Angir hvilket prosjekt (og eventuell aktivitet) timeverkene skal knyttes mot. Hvis firma registreres først vil XS Office som standard vise kun prosjekter med dette firmaet. Prosjekt-feltet bør benyttes mest mulig for at prosjektøkonomien skal bli korrekt. Prosjekt kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn. Klikk i celle for å endre prosjekt/aktivitet.
  • (Ukedager man-søn): Her registreres forbrukt tid. Under timeantallet brukes fire statusikoner for å indikere status for timenes status. Se under.
  • Total: Viser totalt antall forbrukte timer for denne timelinjen denne uka.
  • (Slett): Sletter timelinjen (bekreftelse kreves).

Timelinjer

En timelinje er definert som en registreringslinje med timer for én eller flere dager i en uke der alle timene er knyttet til samme timetype, timeart, firma, ordre, prosjekt og prosjektaktivitet.

Timelinjemaler

Med timelinjemaler kan du få ferdig utfylt blant annet timeart, firma, prosjekt og ordre for timelinjene dine ved å velge fra en rullegardinmeny med definerte timelinjemaler. Timelinjemalene er personlige og vil ikke kunne ses av andre.

For å sette inn en timelinjemal i en timelinje, klikker du på tallet (eller menysymbolet) helt til venstre på timelinjen. Du vil da få opp liste over alle aktive timelinjemaler. Når du har valgt ønsket mal, vil innstillingene for valgt mal settes inn i timelinjen. Hvis du bruker dette aktivt, vil det gi en stor effektivitetsgevinst for timeføringen din.

Se Timer - Timelinjemaler for informasjon om hvordan du legger inn og endrer timelinjemaler.

Grafisk indikering av status for timer i registreringsskjema

Cellene i timeregistreringsskjemaet vil ha fire statusikoner for å indikere status for timeverkene i samme celle.
  • Myntstabel: Angir om timene er angitt som fakturerbare.
  • Grønt ark (salgsordre): Angir om det er angitt en ordrelinjetekst for timene.
  • Blyant: Angir om det er registrert et internt notat for timene.
  • Rød hake: Angir om timene er markert som ferdigregistrerte.

Timetall og avrunding

Timetallet du taster inn i cellene må være mellom 0,1 og 24,0. Større eller mindre tall vil ikke aksepteres av systemet. Hvis tallet har mer enn én desimal vil det automatisk rundes av til én desimal. Du kan valgfritt bruke komma eller punktum som desimalskille.

Timetallene er basert på 10-tallssystemet og en halv time angis dermed som 0,5 timer.

Angi fakturerbar tid

Timer du taster inn i rutenettet for timeregistrering indikerer "forbrukt tid". For å angi fakturerbar tid må du registrere i feltet "Faktureres" når ønsket celle er valgt. Fakturerbar tid kan registreres enten manuelt, via pluss-/minus-knappene eller som en prosentvis andel av forbrukt tid. Fakturerbar tid kan også beregnes automatisk av XS Office basert på fast faktor for den ansatte eller basert på hvilke timearter som er benyttet. Se under.

Automatisk faktureringsfaktor

XS Office kan beregne fakturerbar tid automatisk etter hvert som du registrerer forbrukt tid. Dette er basert på at du enten har fast faktureringsfaktor som ansatt eller at timeartene du har brukt har en faktureringsfaktor definert. Hvis du har en fast faktor som ansatt, vil dette overstyre faktor satt på timeart. Se fanekort "Ansettelsesforhold" på ansattkortet (Admin - Ansatte) for informasjon om fast faktureringsfaktor.

Hvis du ikke har en fast faktor som ansatt, vil faktureringsgraden følge timearten som er benyttet i timelinjen. Se Admin - Timearter for informasjon om dette.

Angivelse av interntid

Timearter som er definert som interntid vil vises med stjerne foran (*). Se Admin - Timearter for informasjon om hvordan du angir timearter som interntid.

Angi timer som ferdigregistrert

Ferdigregistrerte timer vises i timeskjemaet med grå skrift. De kan også identifiseres ved at kolonnene for timetype, timeart, firma og prosjekt har grå bakgrunnsfarge i raden som timene tilhører. I tillegg vil det ikke være mulig å slette en rad som inneholder ferdigregistrerte timer. Det finnes fire måter å markere timer som ferdigregistrerte. Disse er:
  • For enkelttimer: Klikk i timeskjemaet i cellen som representerer de timene som skal markeres som ferdigregistrert. Velg haken "Ferdigregistrert" fra seksjonen "Timedetaljer" på siden. Lagre timeskjemaet.
  • For en hel dag: Velg haken "Ferdigregistrert" nederst i kolonnen for dagen du vil ferdigregistrere. Da vil alle registrerte timer for denne dagen markeres som ferdigregistrerte. Lagre timeskjemaet.
  • For hele uken: Velg haken "Ferdigregistrert" nederst i "Total"-kolonnen i timeskjemaet. Da vil alle registrerte timer for hele uken markeres som ferdigregistrerte. Lagre timeskjemaet.
  • For hele uken: Velg knappen "Ferdigregistrert" fra verktøylinjen. Da vil alle registrerte timer for hele uken markeres som ferdigregistrerte. Trykk "OK" i bekreftelsesdialogboksen som kommer frem. Timene vil automatisk lagres hvis du bruker denne funksjonen.
NB! De ferdigregistrerte timene vil ikke kunne endres i ettertid. Du kan dog justere noen parametere når du fakturerer timene. Fakturering av timer gjøres fra Timer - Fakturering.

Lagre ukeskjemaet

Timeskjemaet lagres ved å velge "Lagre" på verktøylinjen i timeregistreringsskjemaet. Hvis du har klikket i cellene i skjemaet og navigerer bort fra registreringsskjemaet, vil XS Office spørre deg om du vil lagre skjemaet. Trykk evt. "OK" for å lagre skjemaet. Ved lagring vil XS Office legge på 5 tomme linjer nederst i registreringsskjemaet.

Lage en salgsordre og fakturere timene

Se Timer - Fakturering.

Legge til rader (timelinjer) i ukeskjemaet

På verktøylinjen finnes egne knapper for å legge til 1 eller 5 rader. Hver gang du lagrer timene vil XS Office dessuten legge på 5 tomme linjer nederst i registreringsskjemaet.

Slette rader (timelinjer) i ukeskjemaet

En timelinje kan slettes ved å klikke på det røde slette-symbolet helt til høyre på timelinjen.

Navigere i registreringsskjemaet

Du kan navigere mellom dager og timelinjer i registreringsskjemaet ved å klikke på den cellen du ønsker å se på eller endre. Tastaturet kan også brukes for å navigere mellom celler. Følgende taster kan benyttes for navigasjon mellom celler:
  • Enter: Bekrefter inntastet timetall i en celle.
  • Pil venstre: Flytter én dag til venstre - for eksempel onsdag til tirsdag.
  • Pil høyre: Flytter én dag til høyre - for eksempel tirsdag til onsdag.
  • Pil ned: Flytter én timelinje nedover i skjemaet.
  • Pil opp: Flytter én timelinje oppover i skjemaet.
  • PageDown: Flytter fem timelinjer nedover i skjemaet.
  • PageUp: Flytter fem timelinjer oppover i skjemaet.
  • Home: Flytter til celle for mandag på første timelinje.
  • End: Flytter til celle for søndag på siste timelinje.

Navigere mellom uker

På verktøylinjen finnes knapper for å bla deg til forrige og neste uke. I tillegg finnes det en knapp som vil gi deg en kalender for fritt valg av dato samt en snarvei for å hoppe direkte til inneværende uke.

Timeregistrering vs tilstedeværelsesstatus

Du kan hvis ønskelig vise en oppsummering av tilstedeværelsesperioder med grønn og gul farge på bunnlinjen i registreringsskjemaet. Dette kan være et nyttig verktøy og kontrollinstrument for timeføringen din og kan hjelpe deg med å avdekke eventuelle feil.

Denne funksjonen kan du slå av eller på via Min side - Mine innstillinger.

Føre timer for andre brukere

Superbrukere har mulighet for å registrere timer på vegne av andre ansatte. Dette gjøres ved å velge blant ansatte med aktive brukerkontoer i nedtrekkslisten på verktøylinjen. Navn på den ansatte det føres timer for vil vises med uthevet tekst i informasjonsruten "Utvalg" oppe til venstre i timeregistreringsskjemaet.

Denne funksjonen må aktiveres fra globale innstillinger før bruk.

Analysere timer

En grafisk fremstilling av dine utførte og fakturerte timer år for år finner du på Timer - Årsoversikt. For utvidet analyse av timeforbruk, se Timer - Rapporter.

Alternative metoder for timeregistrering

Du har også mulighet for å registrere timer direkte fra følgende oppføringer:
  • Prosjekt
  • Prosjektaktivitet
  • Firmakort
  • Møte
  • Avtale
  • Samtale
  • Oppgave
  • Sak
Når du registrerer timer fra disse oppføringene, vil XS Office automatisk overføre nøkkelinformasjon fra oppføringene til timeregistreringen. Dermed slipper du å registrere denne informasjon på nytt når du fører timer.

Hvis du for eksempel registrerer timer fra en telefonsamtale, vil XS Office automatisk overføre dato, tidsforbruk, firma, prosjekt, kontaktperson, emne og telefonnummer fra samtalen til timeregistreringsoppføringen.

Relaterte emner

7.2 Timer - Timekalender

Introduksjon

"Timer - Timekalender" gir deg en grafisk oversikt over timeregistreringen for deg selv, andre ansatte, avdelinger eller prosjekter. Timeforbruket er fordelt på dager med en summering av underliggende data øverst i hver celle. Du kan også benytte timekalenderen som timeregistreringsskjema dersom du ønsker dette.

Du har 6 ulike periodevalg for timekalenderen - dagsvisning, ukesvisning, 2-ukersvisning, 5-ukersvisning, månedsvisning og årsvisning.

Periodevalg for timekalenderen

Følgende visninger er tilgjengelig for timekalenderen:
  • Dagsvisning: Viser alle timeregistreringer for en angitt dag. Timeregistreringer med klokkeslettsindikering vil være inntegnet i et diagram med visning av døgnets 24 timer. Oppføringer som ikke har klokkeslett er listet opp til høyre for denne visningen.
  • Ukesvisning: Viser timeregistreringer innenfor en uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • 2-ukersvisning: Viser timeregistreringer innenfor to uker (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • 5-ukersvisning: Viser timeregistreringer innenfor fem uker (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
  • Månedsvisning: Viser timeregistreringer for en hel måned (28 - 31 dager).
  • Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har timeregistreringer samt mulighet til å navigere direkte til dags-, ukes- og månedsvisning.

Filtrere timekalenderen

Du kan søke etter timeregistreringer basert på flere ulike kriterier. Velg knappen "Søk" på verktøylinjen for å søke etter timeregistreringer. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at sakslisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Som standard vil dine egne timer vises. Følgende filtreringsalternativer er tilgjengelige:
  • Avdeling: Viser timeregistreringer for alle ansatte knyttet til en spesiell avdeling.
  • Ansatt: Viser timeregistreringer for en spesiell ansatt.
  • Firma: Viser timeregistreringer knyttet til et spesielt firma.
  • Prosjekt: Viser timeregistreringer knyttet til et spesielt prosjekt.
  • Timeart: Viser timeregistreringer for en spesiell timeart.
Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innenfor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering for å vises i kalenderen. Filtrering på ansatt vil overstyre filtrering på avdeling. Dermed vil filtreringsvalg på avdeling ignoreres hvis filtrering på ansatt også er valgt.

Indikering av dagens dato

Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.

Indikering av valgt dato/periode

Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.

Navigering i timekalenderen

Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:
  • Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
  • Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
  • Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
  • Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagsvisning).

Navigering i dagsvisningen

I dagsvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagsvisningen.

Statusindikering i timekalenderen

Timeoppføringene som er låst vil vises med et hengelåssymbol i kalenderne. Disse vil også ha en mørkere bakgrunnsfarge. Timer som også er fakturert vil i tillegg ha et myntsymbol.

Indikering av egne oppføringer i timekalenderen

Timer for deg selv vises med dine initialer i rød skrift i timekalenderen. Dermed kan du enkelt se hvilke oppføringer som gjelder deg.

Skrive ut timekalenderen

Timekalenderen inneholder en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen.

Relaterte emner

7.3 Timer - Timelinjemaler

Introduksjon

"Timer - Timelinjemaler" lar deg opprette maler for mye brukte timelinjer i timeregistreringen. Malene gjør at du automatisk kan få fylt ut blant annet timeart, firma, prosjekt og ordre for timelinjene dine. Hvis du bruker dette aktivt, vil det gi en stor effektivitetsgevinst for timeføringen din.

Malene kan inneholde en hvilken som helst kombinasjon av følgende opplysninger:
  • Timetype
  • Timeart
  • Firma
  • Salgsordre
  • Prosjekt
  • Prosjektaktivitet
For informasjon om hvordan du benytter dine maler i timeføringen, se Timer - Registrering.

Felter i listevisning for timelinjemaler

Listen under viser hvilke felter som vises i listevisningen for timelinjemaler (Timer - Timelinjemaler).
  • (Statusflagg): Status for maloppføringene vises med flagg av ulik farge. Se under.
  • Navn på mal: Angir navn på mal slik den vil fremkomme i timeregistreringsskjemaet. Klikk for å åpne mal.
  • Timetype: Angir om arbeidet er ordinære timer eller overtid. Kan også brukes til å registrere avspasering.
  • Timeart: Angir arbeidets art eller type. Se Admin - Timearter. Timearter som er definert som interntid vil markeres med stjerne (*) i timeregistreringen. Timeart kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn.
  • Firma/ordre: Angir hvilket firma (og eventuell ordre) timeverkene skal knyttes mot. Ordre benyttes hvis det på forhånd er opprettet en salgsordre som timeforbruket skal kobles mot. Hvis ordre ikke velges, vil "Firma" angi fakturamottaker ved senere fakturering av timene. Firma kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn.
  • Prosjekt/aktivitet: Angir hvilket prosjekt (og eventuell aktivitet) timeverkene skal knyttes mot. Hvis firma registreres først vil XS Office som standard vise kun prosjekter med dette firmaet. Prosjekt-feltet bør benyttes mest mulig for at prosjektøkonomien skal bli korrekt. Prosjekt kan settes som et påkrevd felt for brukeren. Se Admin - Globale innstillinger. Hvis feltet er påkrevd, vil det ha gul bakgrunn.
  • Sist endret: Tidspunkt malen ble sist endret.

Statusflagg

Status for maler vises med flagg av forskjellige farger.
  • Grønt flagg: Mal er aktiv (synlig i timeregistreringen).
  • Rødt flagg: Mal er deaktivert (ikke synlig i timeregistreringen).

Opprette en ny mal

Timelinjemaler opprettes ved å velge "Ny mal" fra verktøylinjen på siden Timer - Timelinjemaler.

Innfyllingsfelter for maler

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige for timelinjemaler:
  • Navn på mal: Angir navn på mal slik den vil fremkomme i timeregistreringsskjemaet. Må fylles ut.
  • Status: Angir om mal er aktiv eller ikke. Se over.
  • Timetype: Angir om malen gjelder ordinære timer, overtid eller avspasering.
  • Timeart: Angir arbeidets art eller type og kan skreddersys for organisasjonen. Se Admin - Timearter. Timearter som er definert som interntid vil markeres med stjerne (*) i timeregistreringen.
  • Firma: Navn på firma som timelinjen er knyttet mot.
  • Salgsordre: Salgsordre som timelinjen er knyttet mot.
  • Prosjekt: Navn på prosjekt som timelinjen er knyttet mot.
  • Prosjektaktivitet: Navn på prosjektaktivitet som timelinjen er knyttet mot.
  • Opprettet: Tidspunkt malen ble opprettet.
  • Sist endret: Tidspunkt malen ble sist lagret.

Sletting av maler

Timelinjemaler kan slettes ved å åpne vinduet for mal (klikk på navn for mal i listevisningen), og så velge knappen "Slett".

Analysere maler

Listevisningen for timelinjemaler kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

7.4 Timer - Årsoversikt

Introduksjon

Årsoversikten inneholder en grafisk fremstilling av timeforbruk år for år for deg selv. Her kan du både se forbrukt tid og fakturerbar tid. Oppå søylene ligger egne linjer som viser gjennomsnittlig antall timer forbrukt tid samt arbeidstimer i normaluke som definert under Admin - Globale innstillinger. I tillegg finnes det en egen tabell med sammendrag for valgt år.

Søyler og grafer

Denne siden inneholder følgende typer søyler og linjer:
  • Blå søyle: Angir total registrert arbeidstid for uka.
  • Grønn søyle: Angir fakturerbar tid for uka.
  • Blå linje: Angir gjennomsnittlig antall timer arbeidstid per uke for valgt år basert på uker der det er registrert timer.
  • Rød linje: Angir arbeidstimer i normaluke som definert under Admin - Globale innstillinger.

Tabell "Sammendrag"

Tabellen "Sammendrag" inneholder følgende informasjon for registrerte og fakturerbare timer:
  • Totalt antall timer: Angir totalt antall timer for hele året.
  • Gjennomsnitt per uke: Angir gjennomsnittlig antall timer per uke i uker det er registrert timer.
  • Høyeste timeantall per uke: Angir antall timer og ukenummer med høyeste antall timer.
  • Laveste timeantall per uke: Angir antall timer og ukenummer med laveste antall timer (der det er registrert timer).
  • Standard arbeidsuke: Angir arbeidstimer i normaluke som definert under Admin - Globale innstillinger.
  • Antall uker over X timer: Angir antall uker med høyere antall timer enn "normalarbeidsuke".
  • Antall uker under X timer: Angir antall uker med lavere antall timer enn "normalarbeidsuke".

Analysere overtidsbruk

På verktøylinjen finnes en egen rullegardinmeny for å velge rapporttype. Her kan du velge å vise alle timer, kun ordinære timer eller kun overtidstimer.

Navigere mellom år

XS Office vil som standard vise timer for inneværende år. Du kan velge et annet år ved å velge ønsket årstall fra verktøylinjen. Her finnes hele tiden snarveier for 5 år fremover og 5 år tilbake i tid i forhold til valgt år.

Relaterte emner

7.5 Timer - Timeforbruk

7.6 Timer - Rapporter

Introduksjon

"Timer - Rapporter" gir mulighet for å analysere timeforbruk for hele organisasjonen. XS Office kommer med en hel rekke rapporter for analyse av timeforbruk. Utførte timer og fakturerbare timer kan analyseres med valgfritt periodeutvalg. Som standard vil "Inneværende måned" være valgt.

I tillegg finnes det egne rapporter for fakturerbarhet for kunder og prosjekter samt status for faktureringen.

Du kan velge et fritt antall rapporter for samtidig visning. Hvis du er usikker, kan du velge å se alle rapporter samtidig. Dette krever kun et par klikk. Se "Opprette en rapport" under.

Rapporttyper

Rapportene er delt i fire grupper.

Timeforbruk: Rapporter relatert til timeforbruk

  • Timeforbruk dag for dag: Timeforbruk i ukeskjema
  • Timeforbruk ukesummer: Timeforbruk summert per uke
  • Detaljert timeforbruk: Detaljert timeforbruk med notater
  • Fordeling ansatte: Fordeling timeforbruk per ansatt
  • Fordeling ukedager Fordeling timeforbruk per ukedag
  • Fordeling timearter Fordeling timeforbruk per timeart
  • Fordeling timetyper Fordeling timeforbruk per timetype
  • Timer per uke Fordeling timeforbruk per uke
  • Timer per måned Fordeling timeforbruk per måned
  • Timer per ansatt per uke Fordeling timeforbruk per ansatt per uke
  • Timer per ansatt per måned Fordeling timeforbruk per ansatt per måned
  • Detaljert timeforbruk for ordre: Detaljert timeforbruk med ordrelinjetekst

Timeforbruk kunder: Rapporter relatert til timeforbruk knyttet til kunder

  • Fordeling kunder Fordeling timeforbruk per kunde
  • Fordeling kunder/ansatte Fordeling timeforbruk kunder fordelt på ansatte
  • Fordeling ansatte/salgsordrer Fordeling timeforbruk ansatte fordelt på salgsordrer

Timeforbruk prosjekt: Rapporter relater