Alle emner

XS Office er en webbasert løsning for å forbedre samhandlingen og organiseringen i din organisasjon. Nøkkelinformasjon er tilgjengelig for alle medarbeiderne uavhengig av tid og sted.

Med XS Office trenger du ikke lenger å investere i en hel rekke programvarepakker med ulike grensesnitt for brukerne, som eksempelvis ett for fakturering, ett for kunde- og salgsstøtte, ett for prosjektstyring, ett for timeregistrering og så videre. XS Office tilbyr alle disse og en rekke andre funksjoner fra ett og samme sted, og med samme intuitive grensesnitt for brukerne.

Hele løsningen er bygget rundt en visjon om én smart løsning for alle forretningsmessige behov med et enkelt grensesnitt mot brukeren som krever minimal opplæring. Målet er at bedriften enklere skal kunne knytte sammen alle prosesser gjennom å koble sammen ansatte, informasjon og arbeidsmetoder i ett felles system.

Multiplattform

En viktig målsetning med XS Office er at programvaren skal fungere likt på ulike maskinplattformer som Windows, Mac og Linux og at kravene til maskinvare skal være lave. Dermed kan XS Office også benyttes på relativt "gamle" PCer og i miljøer som for eksempel bruker både PC og Mac.

XS Office er designet for å fungere i alle de 5 største nettleserne - Google Chrome, Firefox, Opera, Safari og Internet Explorer. Vi vet dessuten at brukere av XS Office bruker systemet på andre nettlesere - bl.a. Konqueror, Flock og SeaMonkey.

Tre versjoner

XS Office finnes i tre versjoner. Invoicing Edition, Professional Edition og Enterprise Edition. Hovedkarakteristikkene for hver av dem er som følger:

• Invoicing Edition: Et godt valg hvis du kun vil bruke XS Office til å fakturere og ikke er interessert i timeregistrering, prosjektstyring, dokumentarkiv, e-post eller saksarkiv/helpdesk.
• Professional Edition: Inneholder komplett funksjonalitet foruten tilbud/ordre/faktura. Velges ofte av kunder som allerede har et eget system for fakturering som de er fornøyd med.
• Enterprise Edition: Inneholder all standardfunksjonalitet. Kan ses på som en hybrid av Invoicing Edition og Professional Edition.

Merk: XS Office er ikke et komplett regnskapssystem/ERP-system siden bokføring og hovedbok mangler. Du kan likevel bruke XS Office til fakturering, purring og til å beregne mva (via rapporter). Du kan ta ut fakturajournaler som kan importeres til de fleste vanlige økonomisystemer eller sendes direkte til din regnskapsfører via e-post.

XS Office også på mobilen

Hvis du er mye på farten vil du sette pris på XS Office gir deg mulighet til å ta "kontoret" med deg i lomma. XS Office tilpasses automatisk til din mobiltelefons skjermstørrelse. Dermed kan du for eksempel jobbe med kundedata direkte ute hos kunden istedenfor å vente til du er tilbake på kontoret.

Du kan også installere XS Office som en app på hjem-skjermen på iPhone/iPad/Android.

 

Introduksjon

Hovedvinduet i XS Office er inndelt i ni hovedområder som vist i figuren under. Det er viktig at du gjør deg kjent med navnene på områdene fordi disse er brukt videre i brukerveiledningen.

Du kan selv bestemme hvilke av disse ni hovedområdene som skal vises i hovedvinduet ditt. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du gjør dette.

1. Topplinje

Topplinjen inneholder faste funksjoner og informasjon som vil vises uavhengig av hvilken modul du jobber i. Følgende funksjoner vises som standard:

• "Kjøp nå": Vises for superbrukere av XS Office i prøveabonnementer. Gir mulighet for å oppgradere en prøve til fullversjon.
• XS Office-logo: Ved å klikke på denne vil du alltid komme til startsiden.
• Dagens dato: Viser dag i måneden, navn på inneværende måned samt ukenummer.
• Klokke: Viser klokka i form av en analog urskive med visere. Klikk på klokka for å se den i stor størrelse.
• Meldinger: "Meldinger"-boksen viser navn på innlogget bruker samt uleste direktemeldinger og siste ukes kunngjøringer. Denne vil oppdateres automatisk en viss tid. Etter dette vil innholdet dimmes ned for å indikere at den automatiske oppdateringen er utløpt.
• Gjøremål: "Gjøremål"-boksen viser dagens avtaler, oppgaver og planlagte telefonsamtaler. Denne vil oppdateres automatisk en viss tid. Etter dette vil innholdet dimmes ned for å indikere at den automatiske oppdateringen er utløpt.
• Min status: Gir deg mulighet til å endre din tilstedeværelsesstatus. Se Min side - Min status og Samhandling - Tilstedeværelse.
• Kollega-status: Viser tilstedeværelsesinformasjon for alle ansatte. Se Samhandling - Tilstedeværelse. Denne vil oppdateres automatisk en viss tid. Etter dette vil innholdet dimmes ned for å indikere at den automatiske oppdateringen er utløpt.
• Bilde: Viser bildet du har lagt inn av deg selv i miniatyrstørrelse. Se Min side - Min profil for informasjon om å legge inn bilde.

Topplinjen kan skjules (for å frigjøre plass på skjermen) ved å klikke på symbolet med to oppover-piler helt til høyre på tittellinjen. For mer informasjon, se under.

Hvilke elementer som skal vises i topplinjen kan du justere under Min side - Mine innstillinger.

2. Hovedmeny

Hovedmenyen inneholder en logisk gruppering av funksjonene i XS Office. Når du endrer menyelement, vil du også endre visningen av undermenyen til venstre i bildet.

Når du klikker på et menyelement, vil du komme til startsiden for det valgte menyelementet. Du kan gå direkte til et undermenyelement ved å hvile musepekeren over et menyelement og velge undermenyelementet direkte fra listen som kommer til syne.

Hvilke menyelementer som vil vises på skjermen vil avhenge av to forhold:

• Versjon: Versjonen av XS Office vil automatisk vise kun de menyelementene du har tilgang til.
• Tilgangsrettigheter: Ved hjelp av tilgangsrettigheter kan du begrense hvilke menyelementer brukerne skal se. Se Admin - Tilgangskontroll.

Du kan enkelt åpne et menyelement i et nytt vindu eller fanekort ved å holde inne "shift"- eller "ctrl"-tasten samtidig som du klikker på menyvalget. Dette fungerer likt i de fleste nettlesere og lar deg jobbe med flere moduler samtidig på en enkel måte.

3. Dato og tid

"Dato og tid" viser dagens dato, klokkeslett og ukenummer i XS Office. Du kan gå direkte til din private dagskalender ved å klikke på datoen. Hvis du klikker på ukenummeret vil du komme til kalenderen med ukesvisning. Se Min side - Min kalender. Dato og tid vil oppdateres automatisk en viss tid. Etter dette vil dato og tid gråes ut for å indikere at den automatiske oppdateringen er utløpt. Til venstre for datoen finnes et eget symbol med to piler som lar deg skjule undermenyen til venstre i bildet. Dette vil frigjøre skjermplass og kan gjøres når som helst.

4. Tittellinje

Tittellinjen viser navn på aktiv funksjon i XS Office.

5. Søkefelt

Søkefeltet lar deg søke etter informasjon i XS Office uansett hvilken side du befinner deg på. Søket vil gjøres i alle søkbare grupper i XS Office.

For mer informasjon om søk, se Innledning - Søke i XS Office.

6. Verktøylinje

Verktøylinjen inneholder knapper og funksjoner som er relatert til den funksjonen du har oppe til enhver tid. Dermed vil innholdet her variere ettersom du skifter side.

7. Faste funksjoner

De faste funksjonsknappene er tilgjengelige uavhengig av aktiv side. Her finnes funksjoner for:

• Logg ut: Lar deg logge av XS Office. Det er viktig å logge av når du ikke skal bruke XS Office på en stund. Se Innledning - Logge av XS Office.
• Skriv ut: Viser utskriftsvennlig versjon av siden du har oppe. Se Innledning - Skrive ut informasjon.
• Opprett ny: Lar deg opprette en ny oppføring (via en egen undermeny) uavhengig av hvilken funksjon som er aktiv. Alle kan opprettes via hurtigtaster. Se Innledning - Hurtigtaster.
• Faste funksjoner: Felles funksjoner for XS Office. Se under.

Faste funksjoner

"Faste funksjoner" er tilgjengelig uavhengig av hvilken funksjon som er aktiv. De fleste av disse funksjonene kan aktiveres med hurtigtaster. Se Innledning - Hurtigtaster for informasjon om dette. Følgende felles funksjoner for XS Office er tilgjengelig fra "Faste funksjoner":

• Hjelp Viser hjelpeinformasjon om funksjonen du jobber med (såkalt kontekstsensitiv hjelp).
• Søk Lar deg søke etter informasjon i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office.
• Hurtigåpning Lar deg raskt åpne objekter som har kjent løpenummer. Se eget avsnitt nedenfor.
• Kontakt oss Aktiverer et eget ferdigutfylt skjema for å kontakte oss for hjelp, spørsmål eller ønsker om ny funksjonalitet.
• Fullskjermsvisning Åpner XS Office i et nytt vindu som dekker hele skjermen. Denne funksjonen er gunstig for å få maksimal informasjonsmengde på skjermen, samt ved demonstrasjoner.
• Om XS Office Viser informasjon om versjon av XS Office, kundeforhold og lisens, pålogget bruker og nettleser.
• Sidekart Viser liste over alle funksjoner i XS Office.
• Legg til bokmerke Lar deg legge til bokmerke/favoritt for gjeldende side i nettleseren din.
• Hurtigtaster Viser oversikt over tilgjengelige hurtigtaster.
• Avslutt Lukker hovedvinduet for XS Office.
• Grunninnstillinger Lar deg sette opp felles firmainnstillinger for XS Office via en trinnvis veiviser.
• Brukerinnstillinger Lar deg sette opp personlige brukerinnstillinger for XS Office via en trinnvis veiviser.
• Til startside Navigerer til din startside.
• Nedlastinger Viser en oversikt over tilleggsmoduler som du kan installere.

Hurtigåpning

Noen typer oppføringer har en egen funksjon for å "hurtigåpne" dem basert på ID/løpenummer for oppføringen. Hurtigåpning er tilgjengelig for følgende objekttyper:

• Firma
• Kontaktperson
• Ledetråd
• Sak i saksarkiv
• Faktura
• Salgsordre
• Tilbud
• Kreditnota
• Purring/betalingspåminnelse/inkassovarsel
• Innkjøpsordre
• Prosjekt

Dialogvinduet for hurtigåpning kan åpnes via egen hurtigtast. Se Innledning - Hurtigtaster.

8. Undermeny

Undermenyen viser tilgjengelige menyvalg knyttet til valgt hovedmenyelement. For sider som ikke er koblet mot et hovedmenyelement (for eksempel startsiden), vil undermenyområdet ikke vises.

Du kan også gå direkte til et undermenyelement ved å hvile musepekeren over et hovedmenyelement øverst i bildet og velge undermenyelement direkte fra listen som kommer til syne.

Undermenyen kan skjules (for å frigjøre plass på skjermen) ved å klikke på symbolet med to venstrepiler til venstre i området "Dato og tid".

Hvilke undermenyelementer som vil vises på skjermen vil avhenge av to forhold:

• Versjon: Versjonen av XS Office vil automatisk vise kun de undermenyelementene du har tilgang til.
• Tilgangsrettigheter: Ved hjelp av tilgangsrettigheter kan du begrense hvilke undermenyelementer brukerne skal se. Se Admin - Tilgangskontroll.

Du kan enkelt åpne et undermenyelement i et nytt vindu eller fanekort ved å holde inne "shift"- eller "ctrl"-tasten samtidig som du klikker på menyvalget. Dette fungerer likt i de fleste nettlesere og lar deg jobbe med flere moduler samtidig på en enkel måte.

9. Hovedområde

Her vises alltid skjermbildet for valgt funksjon og vil være hovedarbeidsområdet i XS Office.

Tilpasse hovedvinduet

Du kan selv bestemme hvilke elementer som skal vises i hovedvinduet ditt. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du gjør dette.

Antall oppføringer i lister

Listevisningene i XS Office inneholder et gitt antall oppføringer (såkalt "paging"). For å gå videre til de neste oppføringene, kan du bruke navigeringslinkene nede til høyre i listene. Her finner du linker til forrige og neste side samt de tre første/tre siste sidene. Du kan som oftest selv velge hvor mange oppføringer som skal vises per side ved å velge fra en nedtrekksmeny "Antall per side" på verktøylinjen. Hvis angitt antall per side er 50 eller mindre, vil innstillingen også tas vare på når du går over til en annen funksjon i XS Office. Hvis ikke, vil dette valget kun gjelde så lenge du jobber med listen du har oppe i øyeblikket.

Relaterte emner

• Innledning - Bestilling og aktivering
• Innledning - Brukerstøtte
• Innledning - Startsiden
• Innledning - App på mobil/nettbrett
• Innledning - Dialogboks for oppslag
• Innledning - Popup-blokkering
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Logge av XS Office
• Innledning - Skrive ut informasjon
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min status
• Min side - Min kalender
• Samhandling - Tilstedeværelse
• Admin - Tilgangskontroll

Introduksjon

Startsiden i XS Office er normalt den viktigste siden i XS Office. Det er derfor viktig at den gjenspeiler den informasjonen du trenger i ditt daglige arbeid. Derfor valgte vi å la deg bestemme selv hvordan startsiden din skal se ut. Startsiden din består av et fritt antall selvstendige startsideelementer (såkalte "widgets") som hver har en nøye avgrenset funksjonalitet.

Startsideelementene i XS Office er inndelt i grupper for å enkelt kunne finne frem til de elementene du ønsker å ha på din startside. Størrelse og plassering av startsideelementene kan velges fritt av hver enkelt bruker. XS Office vil foreslå en standard størrelse som er tilpasset innholdet i hvert element. Du kan selv velge bakgrunnsfarge for startsideelementene samt om de skal ha tittellinje øverst og ramme rundt.

Du kan enten designe startsiden fra grunnen med de startsideelementene som er tilgjengelig eller bruke en ferdig mal som utgangspunkt. Se Min side - Min startside for informasjon om hvordan du kan designe din egen startside.

Redigering av startside

Startsiden kan åpnes for redigering på følgende måter:

• Via verktøylinjen på startsiden: Det finnes et eget ikon på verktøylinjen på startsiden for å gå til startsideredigering.
• Via menyvalg: Valget "Min side - Min startside" vil åpne startsideredigering.
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å redigere startsiden. Se Innledning - Hurtigtaster.

Endring av "look and feel"

XS Office kommer med en hel rekke fargemaler (såkalte "skins") som kan velges fritt for hver enkelt bruker. Se Min side - Min farge-mal for informasjon om dette.

XS Office som app på hjem-skjermen på iPhone/iPad/Android

Dersom du benytter XS Office mye på mobiltelefon eller nettbrett, kan det være hensiktsmessig å installere programmet som en web-app på hjem-skjermen på mobiltelefonen/nettbrettet.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - App på mobil/nettbrett
• Innledning - Dialogboks for oppslag
• Innledning - Popup-blokkering
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside

Introduksjon

For å bruke XS Office må du logge inn med en kunde-ID (typisk firmanavn), brukernavn og passord. Disse innloggingsdetaljene får du normalt tilsendt per e-post når du tar i bruk XS Office. Passordet er automatisk generert av systemet og kan enkelt endres fra Min side - Min profil.

Hvordan logge inn?

Når du skriver inn adressen til XS Office i adressefeltet i nettleseren, vil du havne på innloggingssiden hvis du ikke har aktivert automatisk innlogging. For sikrest mulig bruk av XS Office, anbefaler vil bruk av "https" i adressefeltet. Se eget avsnitt om HTTP og HTTPS.

Innloggingsbildet for XS Office inneholder følgende felter og informasjon:

• Kunde-ID: Angir kunde-ID for organisasjonen du tilhører. Ble normalt mottatt per e-post når XS Office ble aktivert.
• Brukernavn: Angir ditt personlige brukernavn. Ble normalt mottatt per e-post når XS Office ble aktivert.
• Passord: Angir ditt personlige passord. Bør ikke oppgis til andre.
• Enhetstype: Angir om du vil logge inn til skrivebordsversjonen eller smartmobil-versjonen av XS Office.
• Logg inn automatisk neste gang: Lar deg bruke XS Office uten å taste inn brukernavn og passord hver gang. Se eget avsnitt under.
• Glemt passordet ditt?: Fører deg til en side der du kan få tilsendt et nytt passord hvis du har glemt passordet ditt. Se under.
• JavaScript: XS Office benytter JavaScript for å kunne gi en god brukeropplevelse. JavaScript må derfor være aktivert i nettleseren din.
• Cookies: XS Office benytter cookies (informasjonskapsler) og dette må derfor være aktivert i nettleseren din.
• Nettleser: Angir navn og versjon for nettleseren din.
• Operativsystem: Angir hvilket operativsystem du benytter.
• Skjermoppløsning: Angir hvilken skjermoppløsning du benytter.
• Versjon: Angir versjonsnummeret for versjonen av XS Office du logger inn til.

Innlogging fra mobiltelefonen

Når du logger inn med en mobiltelefon, bør du normalt velge "Smarttelefon" som enhetstype. Da vil du få opp alle funksjoner i XS Office i et mobiltilpasset grensesnitt. Alle listene vil her være forenklet og tilpasset en mindre skjerm.

Innlogging fra nettbrett

Når du logger inn med et nettbrett (for eksempel en iPad), bør du normalt velge "PC, Mac eller nettbrett" som enhetstype. Dette er fullversjonen av XS Office.

Innlogging med HTTP eller HTTPS?

Standard protokoll for utveksling av data på web er HTTP. HTTP står for "HyperText Transfer Protocol" og beskriver hvordan datautvekslingen på web skal foregå.

HTTP-protokollen som benyttes på web sender data i klartekst. Dette betyr at uvedkommende teoretisk kan "lytte" på forbindelsen mellom deg og nettstedet og snappe opp sensitiv informasjon. For å bøte på denne åpenbare svakheten, har vi protokollen HTTPS som kun sender krypterte data mellom deg og nettstedet. Denne sikkerhetsmekanismen benytter de fleste nettbanker for å sikre at dataene som sendes mellom deg og banken ikke kan avlyttes og dekrypteres. HTTPS er forøvrig en forkortelse for "HyperText Transfer Protocol Secure".

Autentiseringen og krypteringen av data over HTTPS skjer ved hjelp av digitale sertifikater. Et digitalt sertifikat er en fil som installeres på nettstedet og oppdages av nettleseren når du bruker https. Når du jobber mot et nettsted som benytter HTTPS, krypteres trafikken mellom deg og nettstedet via SSL (se under).

HTTPS krever at du bruker "https://" i adresselinjen i nettleseren din. Når du bruker slik kryptering vil du normalt også se et hengelås-symbol i nettleseren - enten nederst på statuslinjen eller til høyre for adressefeltet. Hvis du bruker "http://" i adressefeltet i nettleseren, vil du ikke kommunisere med krypterte data.

XS Office har full støtte for HTTPS og vi anbefaler alle kunder å bruke dette i den daglige bruken av XS Office. XS Office benytter et sertifikat fra en av de ledende godkjente sertifikatutstederne som gjør at du ikke får opp varsel i nettleseren når sertifikatet tas i bruk.

SSL (Secure Socket Layers)

SSL er en kryptografi-protokoll som brukes til kryptering av datatrafikk samt autentisering. Når en kommunikasjonskanel er kryptert med SSL, kan ikke en tredjeperson lese dataene som transporteres mellom avsender og mottaker i klartekst. I et sikkert nettsted benytter man et SSL-sertifikat også for å tilby autentisering av nettstedet. Dette betyr at du kan være sikker på at det virkelig er det korrekte nettstedet du kommuniserer med.

SSL benytter en offentlig nøkkel og en privat nøkkel. Den offentlige nøkkelen krypterer informasjonen og den private nøkkelen brukes til å tolke den. Når du besøker et nettsted som har et slikt SSL-sertifikat, opprettes det en sesjonsnøkkel som er unik for din utveksling av data mot dette nettstedet.

Autentisering og autorisering

Disse to begrepene benyttes ofte i forbindelse med sikring av informasjon og ressurser. Begrepene er nært knyttet til hverandre, men det er likevel viktig å vite at de beskriver to foskjellige mekanismer.

Autentisering benyttes for å kontrollere brukeres identitet. Autentiseringen skjer typisk via brukernavn og passord. Denne autentiseringen skal gi svar på spørsmålet "Hvem er brukeren?".

Autorisering kommer inn i bildet når brukeren allerede er autentisert. Da gir autoriseringsprosessen svar på hvilke ressurser brukeren har tilgang til og hva brukeren har lov til å gjøre. Rettighetsstyringen i XS Office (se Admin - Tilgangskontroll) er et eksempel på grunnlag for autorisering.

Automatisk innlogging til XS Office

Hvis du ønsker å benytte XS Office uten å logge inn hver gang, kan du aktivere avkrysningsboksen "Logg inn automatisk neste gang" i innloggingsbildet. XS Office vil da "huske" deg på den aktuelle PCen og du kan bruke XS Office fra dag til dag uten å måtte logge inn.

Automatisk innlogging fungerer ikke

Automatisk innlogging er basert på en såkalt "cookie" (informasjonskapsel) i nettleseren din som lar XS Office autentisere deg uten at du taster inn brukernavn og passord. Dette betyr at den automatiske innloggingen vil slutte å virke hvis:

• Du bytter nettleser: Hver nettleser har sin egen lagring av cookies. Derfor må automatisk innlogging angis for hver av nettleserne du bruker.
• Du har slått av "cookies" i nettleseren: XS Office krever at "cookies" er aktivert i nettleseren din. Dette er som standard aktivert, og kan enkelt reaktiveres i nettleseren din hvis det har blitt deaktivert.
• Du har slettet "midlertidige filer" i nettleseren: "Cookies" lagres av nettleseren sammen med andre såkalte "midlertidige filer". Hvis du sletter disse, vil dette kunne gjøre at informasjon for automatisk innlogging til XS Office forsvinner og du må logge inn manuelt neste gang.
• Du benytter "privat surfing" eller automatisk sletting av midlertidige filer: Flere nettlesere har egne funksjoner som tillater at alle midlertidige filer slettes når du lukker nettleseren. Dette kan gjøre at automatisk innlogging i XS Office ikke fungerer.
• "Cookien" som XS Office benytter er utløpt: En "cookie" har en definert levetid, og når denne er utløpt vil du måtte logge inn manuelt igjen. Dette er normalt uproblematisk siden XS Office benytter cookies med lang levetid.

Glemt passord

Passordene i XS Office lagres som en enveis "hash" slik at de normalt ikke kan gjenopprettes. Hvis du har glemt passordet til XS Office, er derfor eneste muligheten at du får tilsendt et nytt passord. Dette kan du gjøre ved å følge linken "Glemt passordet ditt?" på innloggingssiden. For å bruke denne funksjonen må du huske kunde-ID og brukernavn. Da vil du få tilsendt et nytt passord via e-post.

Resetting av passord for andre brukere

Dersom du heller ikke husker kunde-ID og brukernavn, kan du be administratoren din om å resette passordet ditt inne fra XS Office. Se Admin - Brukerkontoer for informasjon om resetting av passord.

Hvis heller ikke dette er mulig, må du kontakte XS Office.

Tvunget passordbytte

Det er ofte hensiktsmessig at brukerne må bytte passord ved faste intervaller. Dette for å minske risikoen for at gyldige passord er på avveie. Passordvarighet kan angis for hver enkelt bruker under Admin - Brukerkontoer.

Dersom brukerkontoen din er angitt med en begrenset varighet på passordet, vil du automatisk bli videresendt til en side for å angi et nytt passord.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - App på mobil/nettbrett
• Innledning - Logge ut
• Innledning - Brukerstøtte
• Min side - Min profil
• Admin - Tilgangskontroll
• Admin - Brukerkontoer

Introduksjon

Det er viktig å logge ut når du ikke skal bruke XS Office på en stund. Dette for å forhindre at andre som bruker maskinen din skal få uønsket tilgang til informasjonen i XS Office.

Hvordan logge ut?

Manuell utlogging fra XS Office kan gjøres på følgende måter:

• Via verktøylinjen "faste funksjoner": Det finnes et eget hengelås-ikon på verktøylinjen som vil logge deg ut etter en dialogboks med bekreftelse.
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å logge ut. Se Innledning - Hurtigtaster.

Merk at manuell utlogging vil deaktivere valget "Logg inn automatisk neste gang" fra innloggingsbildet (hvis dette var satt). Dermed vil du alltid måtte logge inn med brukernavn og passord etter en manuell utlogging.

Automatisk utlogging

XS Office vil logge deg ut automatisk dersom du ikke har aktivert valget "Logg inn automatisk neste gang" i innloggingsbildet. Automatisk utlogging inntreffer når du gjør én av følgende:

• Lukker alle nettleservinduer: Når du lukker alle vinduene av den nettleseren du er innlogget i XS Office med, vil du være utlogget. Hvis du for eksempel bruker Firefox når du jobber i XS Office, må du lukke alle Firefox-vinduene for å logge automatisk ut.
• Etter x timers inaktivitet: XS Office vil også logge deg ut når det har gått et gitt antall timer siden sist du åpnet en ny side. Når du da trykker "Oppdater" eller går til en ny side, vil du havne i innloggingsbildet.

Merk at begge metodene for automatisk utlogging krever at valget "Logg inn automatisk neste gang" ikke er aktivt. Hvis dette valget er aktivt, vil XS Office kunne brukes uten å logge inn med brukernavn og passord. Dette gjelder da kun fra den PCen du aktiverte denne avkrysningsboksen. Ved bruk av automatisk innlogging vil XS Office lagre en såkalt "cookie" i nettleseren din som lar XS Office autentisere deg uten at du taster inn brukernavn og passord. Se Innledning - Logge inn for mer informasjon om dette.

Det er ikke anbefalt å bruke funksjonen for automatisk innlogging på offentlige PCer eller PCer som du ikke har kontroll på andres tilgang til.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Logge inn
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Min startside

Introduksjon

De fleste moderne nettlesere har nå en innebygd funksjon for blokkering av uønskede popup-vinduer. Når en webside åpner et nytt nettleservindu for å vise informasjon til brukeren, sier vi at den åpner en popup (eller sprettoppvindu). Noen nettsteder misbruker popup-vinduer til å vise reklame eller prøve å lure brukeren til å utføre en handling.

For å unngå irriterende uønskede popup-vinduer, benytter man en popup-blokkerer ("popup blocker"). Som nevnt i starten har de fleste moderne nettlesere slik funksjonalitet innebygd. I tillegg kan slik funksjonalitet ligge i 3. partsprogrammer som Google Toolbar, ZoneAlarm eller andre programmer.

Implikasjoner i XS Office

Noen av funksjonene i XS Office vil generere popup-vinduer som kan aktivere popup-blokkereren din. Spesielt utsatt for dette er bruk av hurtigtaster for åpning av vinduer. Gode eksempler på dette er bruk av F1 for å starte hjelpefunksjonen eller F9 for å kontakte oss fra XS Office.

Hvordan unngå popup-blokkereren i XS Office?

Nedenfor finner du oversikt over prosedyren for å deaktivere popup-blokkereren for XS Office i noen vanlige nettlesere. Husk at det også kan finnes andre programmer som for eksempel Google Toolbar som deaktiverer popup-vinduene. Fremgangsmåten i disse programmene vil variere, men de fleste vil gi deg informasjon om at en popup ble blokkert. Ta kontakt med oss hvis det er noe du lurer på vedrørende popup-vinduer og XS Office.

Firefox

• Start Firefox og logg inn til XS Office.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
• Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en informasjonsdialogboks. Trykk "OK" her.
• Klikk på knappen "Innstillinger" til høyre på den gule informasjonslinjen øverst i Firefox.
• Velg "Tillat sprettoppvinduer fra ...".
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") på nytt for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Opera

Popup-blokkereren i Opera vil normalt ikke blokkere funksjoner i XS Office. Hvis du likevel skulle støte på problemer, kan du bruke prosedyren angitt under.

• Start Opera og logg inn til XS Office.
• Høyreklikk i selve websiden og velg "Rediger innstillinger for nettsted".
• I dialogboksen som kommer frem velger du "Åpne alle sprettoppvinduer" i rullegardinmenyen "Sprettoppvinduer" på fanekortet "Generelt".
• Velg "OK" for å bekrefte handlingen og lukke dialogboksen.

Safari

Popup-blokkereren i Safari vil normalt ikke blokkere funksjoner i XS Office.

Google Chrome

Popup-blokkereren i Google Chrome vil normalt ikke blokkere funksjoner i XS Office.

Internet Explorer 6.0, 7.0 og 8.0

• Start Internet Explorer og logg inn til XS Office.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
• Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en informasjonsdialogboks. Trykk "OK" her.
• Klikk på den gule informasjonslinjen øverst i Internet Explorer.
• Velg "Alltid tillat popup-vinduer fra dette området...".
• Velg "Ja" i dialogboksen som kommer frem for å bekrefte ditt valg.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") på nytt for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Internet Explorer 9.0

• Start Internet Explorer og logg inn til XS Office.
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") for å aktivere popup-blokkereren.
• Hvis popup-blokkereren er aktiv for XS Office, vil du få opp en informasjonsdialogboks. Trykk "OK" her.
• Klikk på informasjonslinjen nederst i Internet Explorer.
• Klikk på "Alternativer for dette området".
• Velg "Alltid tillat".
• Trykk på funksjonstasten F9 ("Kontakt oss") på nytt for å verifisere at popup-vinduer nå er tillatt for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Dialogboks for oppslag

Introduksjon

Alle sidene som kan åpnes i hovedvinduet i XS Office har en såkalt "utskriftsvennlig versjon". Dette betyr at siden vises uten hovedmenyer, verktøylinjer og undermenyer.

Noen funksjoner i XS Office har spesialtilpassede utskriftsvennlige sider. Bl.a. gjelder dette kalenderen (Min side - Min kalender) som har en visning spesiallaget for utskrift av mange oppføringer.

Rapporter vil typisk vises i utskriftsvennlig versjon uten feltene for angivelse av søkekriterier.

Starte en utskrift

Utskriftsvennlig versjon åpnes via skriversymbolet på verktøylinjen "Faste funksjoner". Selve utskriften må startes manuelt i nettleseren. Dette gjøres ofte via menyvalget "Fil - Skriv ut" eller "File - Print" i nettleseren.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Min side - Min kalender

Introduksjon

Når organisasjonen tar i bruk XS Office, er det viktig at alle opplysningene om organisasjonen registreres korrekt. Dette er spesielt viktig når organisasjonen sender informasjon ut fra XS Office til eksterne mottakere (for eksempel fakturaer).

Redigere firmainnstillinger

De fleste firmainnstillingene er tilgjengelige for redigering fra Admin - Organisasjonsfakta. Siden denne informasjonen er viktig, bør denne siden rettighetsstyres. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om hvordan dette gjøres.

I tillegg til fakta om organisasjonen inneholder Admin - Globale innstillinger sentrale innstillinger som kan påvirke kommunikasjonen utad.

Vi anbefaler også at e-postadressene som benyttes for de ansatte er de adressene de ansatte ønsker å motta e-post på. Dette fordi eksterne mottakere av e-post fra XS Office vil få en reell adresse å sende svar til.

Legge inn firmalogo

Organisasjonens logo kan legges inn fra Organisasjon - Logo.

Relaterte emner

• Admin - Organisasjonsfakta
• Organisasjon - Logo
• Admin - Globale innstillinger
• Admin - Tilgangskontroll

Introduksjon

Personlige innstillinger betyr innstillinger som kun gjelder den enkelte ansatte. Justering av disse vil ikke påvirke andre brukeres visning eller oppsett.

Redigere personalia

Personalia registreres på to ulike plasser. Den enkelte ansatte kan selv endre mange parametere fra Min side - Min profil. Noen parametere kan kun endres fra Admin - Ansatte. Dette gjelder spesielt opplysninger om stillingsforhold, fakturering og lønn.

Det er spesielt viktig at e-postadressen for hver ansatt gjenspeiler den adressen de ønsker å motta e-post på til daglig.

Legge inn bilde / passfoto

Du kan legge inn bilde av deg selv fra Min side - Min profil.

Legge inn håndsignatur

XS Office lar deg importere en innskannet håndsignatur slik at denne kan legges automatisk inn i tilbud som du sender til kunder. Se Min side - Min håndsignatur for informasjon om dette.

Visningsinnstillinger

Personlige innstillinger gir hver enkelt bruker muligheten til å tilpasse visningen av XS Office. Du kan bl.a. endre utseende for hovedvindu samt hvilke kalenderoppføringer som skal vises som standard. Se Min side - Mine innstillinger.

Endring av utseende ("look and feel") for XS Office

XS Office kommer med en hel rekke fargemaler (såkalte "skins") som kan velges fritt for hver enkelt bruker. Se Min side - Min farge-mal for informasjon om dette.

Personlig startside

Startsiden i XS Office er unik for hver bruker. For mer informasjon om dette, se Innledning - Startsiden og Min side - Min startside.

Relaterte emner

• Innledning - Startsiden
• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min håndsignatur
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside
• Admin - Ansatte

Introduksjon

Hurtigtaster lar deg jobbe mer effektivt med XS Office. Siden nettleserne tar i bruk mange hurtigtaster selv, er det vanskelig å definere hurtigtaster som er tilgjengelige i alle nettlesere på markedet. Derfor kan hurtigtastene variere for de enkelte nettleserne - selv om det meste er likt.

Tilgjengelige hurtigtaster

Listen under viser tilgjengelige hurtigtaster for Internet Explorer. Den komplette listen over hurtigtaster finner du i menyen "Funksjoner" på verktøylinjen i XS Office.

• F1: Hjelp
• F2: Søk
• F8: Hurtigåpning
• F9: Kontakt oss
• F12: Til startside
• Alt+F8: Om XS Office
• Alt+Shift+F12: Logg ut
• Esc: Lukk aktivt vindu
• Alt+|: Redigering av startside
• Alt+1: Ny e-post
• Alt+2: Ny direktemelding
• Alt+3: Ny avtale
• Alt+4: Ny oppgave
• Alt+5: Nytt notat
• Alt+6: Ny kontaktperson
• Alt+7: Ny firmaoppføring
• Alt+8: Ny ledetråd
• Alt+9: Ny telefonsamtale
• Alt+0: Ny sak
• Alt+M: Nytt møte
• Alt+Shift+P: Nytt prosjekt
• Alt+S: Ny SMS-melding
• Alt+Y: Nytt tilbud
• Alt+E: Ny salgsordre
• Alt+Shift+O: Gå til salgsordrer
• Alt+Shift+I: Gå til fakturaliste
• Alt+Shift+Q: Gå til tilbud

Når bør hurtigtaster brukes?

Bruk av hurtigtaster er en personlig preferanse og du velger selv om du vil ta i bruk dette. Mange undersøkelser viser at en variert bruk av mus og tastatur kan hjelpe til for å forebygge "musesyke" hos personer som jobber mye med PC.

Nedenfor har vi listet opp noen eksempler på situasjoner der det kan være hensiktsmessig å bruke hurtigtaster.

• Du trenger brukerveiledning/hjelp til den funksjonen du jobber med akkurat nå (trykk F1).
• Du vil gå til startsiden din (trykk F12).
• Du vil åpne startsiden i redigeringsmodus (trykk Alt+|).
• Du vil logge ut (trykk Alt+Shift+F12).
• Du lager et tilbud og må opprette en kunde mens du jobber med tilbudet (trykk Alt+7).
• Du vil åpne søkesiden (trykk F2).
• Du vil sende en kjapp forespørsel eller et spørsmål til oss (trykk F9).

Komplett oversikt over hurtigtaster

Enkelte tastekombinasjoner er reservert for andre funksjoner. Tabellen under viser hvilke hurtigtaster som kan benyttes fordelt på operativsystem og nettlesere.

	Windows				Mac OS X			Tilgjengelig i versjon
Funksjon	Internet Explorer	Firefox	Safari	Opera	Firefox	Safari	Opera	Inv	Pro	Ent
Hjelp	F1	F1	F1	F1	F1	F1	F1
Søk	F2	F2	F2	F2	F2	F2	F2
Fullskjermsvisning	F8	F8	F8	F8	F8	F8	F8
Kontakt oss	F9	F9	F9	F9	Ctrl+F9	Ctrl+F9	Ctrl+F9
Til startside	F12	F12	F12	F12	Ctrl+F12	Ctrl+F12	Ctrl+F12
Om X	Ctrl+F8	Ctrl+F8	Ctrl+F8	Ctrl+F8	Ctrl+Shift+F8	Ctrl+Shift+F8	Ctrl+Shift+F8
Logg ut	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12	Ctrl+Shift+F12
Lukk aktivt vindu	Esc	Esc	Esc	Esc	Esc	Esc	Esc
Redigering av startside	Ctrl+|	Ctrl+|	Ctrl+|	Ctrl+|	Ctrl+§	Ctrl+§	Ctrl+§
Ny e-post	Alt+1	Alt+1	Alt+1	Ctrl+Shift+1	Alt+1	Alt+1	Ctrl+Shift+1
Ny direktemelding	Alt+2	Alt+2	Alt+2	Ctrl+Shift+2	Alt+2	Alt+2	Ctrl+Shift+2
Ny avtale	Alt+3	Alt+3	Alt+3	Ctrl+Shift+3	Alt+3	Alt+3	Ctrl+Shift+3
Ny oppgave	Alt+4	Alt+4	Alt+4	Ctrl+Shift+4	Alt+4	Alt+4	Ctrl+Shift+4
Nytt notat	Alt+5	Alt+5	Alt+5	Ctrl+Shift+5	Alt+5	Alt+5	Ctrl+Shift+5
Ny kontaktperson	Alt+6	Alt+6	Alt+6	Ctrl+Shift+6	Alt+6	Alt+6	Ctrl+Shift+6
Ny firmaoppføring	Alt+7	Alt+7	Alt+7	Ctrl+Shift+7	Alt+7	Alt+7	Ctrl+Shift+7
Ny ledetråd	Alt+8	Alt+8	Alt+8	Ctrl+Shift+8	Alt+8	Alt+8	Ctrl+Shift+8
Ny telefonsamtale	Alt+9	Alt+9	Alt+9	Ctrl+Shift+9	Alt+9	Alt+9	Ctrl+Shift+9
Ny sak	Alt+0	Alt+0	Alt+0	Ctrl+Shift+0	Alt+0	Alt+0	Ctrl+Shift+0
Nytt møte	Ctrl+M	Ctrl+M	Ctrl+M	Ctrl+M	Ctrl+M	Ctrl+M	Ctrl+Shift+M
Nytt prosjekt	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P	Ctrl+Shift+P
Ny SMS-melding	Ctrl+S	Ctrl+Q, Ctrl+Å	Ctrl+S	Ctrl+S	Ctrl+Q	Ctrl+S	I/T
Nytt tilbud	Ctrl+Y	Ctrl+Y	Ctrl+Y	Ctrl+Y	Ctrl+Y	Ctrl+Y	Ctrl+Shift+Y
Ny salgsordre	Ctrl+E	Ctrl+E	Ctrl+E	Ctrl+E	Ctrl+E	Ctrl+E	Ctrl+Shift+E
Gå til salgsordrer	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O	Ctrl+Shift+O
Gå til fakturaliste	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Gå til tilbud	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q	Ctrl+Shift+Q

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Brukerstøtte

NB! Se avsnittet 32 bit vs 64 bit for å finne ut hvilken versjon du skal installere.

Introduksjon

XS Office har et eget tilleggsprogram ("add-in") som kan installeres og gjøres tilgjengelig i e-postklienten Microsoft Outlook. Med dette tillegget kan du overføre (eksportere) oppføringer fra Outlook direkte inn i XS Office. Du velger helt enkelt de oppføringene du vil overføre fra listene i Outlook og velger "Eksporter" via knappene/menyvalgene i XS Office Outlook Add-in. Du kan typisk knytte oppføringene til firma, prosjekt og sak i XS Office. De nye oppføringene vil være tilgjengelige i XS Office umiddelbart.

Du har også mulighet for å importere firmaoppføringer og kontaktpersoner fra XS Office til en valgfri kontaktliste i Outlook.

For å benytte XS Office Outlook Add-in, må du ha XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition. Merk også at det kan finnes begrensninger i form av maksimal meldingsstørrelse og antall du har mulighet til å eksportere til XS Office. I tilfelle vil du opplyses om dette når du forsøker å utføre operasjoner som ikke er tillatt.

XS Office Outlook Add-in er laget for å fungere fra og med 2003-versjonen av Microsoft Outlook.

Versjoner, verktøylinjer og bånd

XS Office Outlook Add-in støtter Microsoft Outlook fra og med versjon 2003. Merk at Microsoft Outlook for Mac ikke er støttet. Microsoft gir ikke mulighet for å installere tilleggprogrammer i Mac-versjonene av programmene sine.

Det er viktig å være oppmerksom på at Microsoft har endret det grafiske designet både i 2003-, 2007- og 2010-versjonen av Outlook. Derfor vil XS Office Outlook Add-in fremstå ulikt avhengig av hvilken versjon av Outlook du benytter. Verktøylinjene ("command bars") fra tidligere Microsoft-programmer har litt etter litt blitt erstattet av såkalte bånd ("ribbons").

Tabellen under viser hvilke versjoner av Outlook som benytter verktøylinjer ("command bars") og hvilke som benytter bånd ("ribbons") i hovedvinduet og detaljvinduet for e-post. Detaljvinduet for e-post er vinduet som åpnes når du dobbelklikker på en eksisterende e-postmelding eller velger å åpne en ny.

I Outlook 2003 og 2007 vil det også opprettes en egen hovedmeny med navn "XS Office". Denne er normalt plassert rett til venstre for "Hjelp"-menyen i hovedvinduet. Dermed kan du slå av verktøylinjen og kun benytte hovedmenyen hvis du ikke ønsker ekstra verktøylinjer i Outlook-grensesnittet.

Visuelle endringer med XS Office Outlook Add-in

Hvis Microsoft Office-programmet benytter bånd ("ribbons"), vil XS Office Outlook Add-in gjøre to endringer i det grafiske grensesnittet i programmet. For det første vil du få et eget bånd med navn "XS Office". Dette båndet inneholder all funksjonalitet i XS Office Outlook Add-in. I tillegg vil hjem-båndet (engelsk "Home") få en egen gruppe kalt "XS Office". Dette gjør at du slipper å navigere til XS Office-båndet hver gang du vil eksportere eller importere elementer.

Hvis programmet ditt benytter verktøylinjer ("command bars"), vil XS Office Outlook Add-in legge til én verktøylinje som inneholder all funksjonalitet i XS Office Outlook Add-in. Denne verktøylinjen har navnet "XS Office".

Funksjonene i XS Office Outlook Add-in vil for øvrig fungere eksakt likt uavhengig om versjonen din benytter bånd eller verktøylinjer.

Installere XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in kan lastes ned fra våre hjemmesider og installeres på følgende måte:

1. Hvis noen av de nevnte programmene kjører, lukk dem før du starter installasjonen.
2. Last ned filen XS.Office.Outlook.Addin.Setup.msi (evt. XS.Office.Outlook.Addin.Setup.x64.msi, se under) fra våre websider og åpne filen etter nedlasting.
3. Følg veiledningen på skjermen.

32 bit vs 64 bit

Nyere versjoner av Office-programmer finnes i både 32 bits og 64 bits utgave. En 32 bits add-in kan ikke uten videre installereres i 64 bits Office. Det samme gjelder for 64 bits add-ins i 32 bits Office. De fleste tilgjengelige add-ins for Office er i dag utviklet for 32 bits Office. Derfor vil mange av disse ikke fungere hvis du velger 64 bits Office. Merk at dette ikke er relatert til om du har 64 bits Windows. 32 bits Office vil fungere helt fint (og med samme ytelse) som 64-bitsutgavene av Office i 64 bits Windows. Microsoft anbefaler 64 bits Office kun hvis du benytter store Excel-regneark (over 2 GB).

XS Office Outlook Add-in har et eget installasjonprogram tilpasset 64 bits Office. Dette programmet heter XS.Office.Outlook.Addin.Setup.x64.msi (merk ".x64"). Hvis du benytter 64 bits Office, er det viktig at du bruker dette installasjonsprogrammet. Hvis ikke, vil du oppleve at XS Office-integrasjonen ikke er tilgjengelig etter installasjonen.

NB! Merk at dette gjelder Office-programmet ditt (og ikke Windows-versjonen din). Mange har 32 bits Office installert på 64 bits Windows. Installasjon av 64-bitsversjonen vil i en slik situasjon føre til at XS Office-utvidelsen ikke blir synlig. Se funksjonen "Hjelp" - "Om" i Office-programmet ditt for å finne ut om du har 32 bits eller 64 bits utgave.

Hvis du har installert feil versjon, kan du avinstallere utvidelsen fra kontrollpanelet som beskrevet her.

Oppdatere XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in kan oppdateres når nye versjoner er tilgjengelige. Etter installasjonen av XS Office Outlook Add-in vil du automatisk informereres om eventuelle nye versjoner ved oppstart av Outlook. Denne sjekken kan også utføres manuelt via om-boksen for XS Office Outlook Add-in.

Det er viktig at du installerer oppdateringene når de er tilgjengelige. Hvis ikke, risikerer du å møte problemer når du eksporterer elementer. Nye versjoner gjøres også tilgjengelig under seksjonen "Download" på våre hjemmesider. Husk å lukke Outlook før du starter installasjonen.

Fjerne XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in fjernes via funksjonen for å legge til/fjerne programmer i kontrollpanelet i Windows. Navnet på denne funksjonen vil variere avhengig av hvilken Windows-versjon du benytter. Høyreklikk på "XS Office Outlook Add-in" i listen over installerte programmer. Velg "Avinstaller" (engelsk "Uninstall"). Følg veiledningen på skjermen.

Husk å lukke Outlook før du starter avinstalleringen.

Objekter som kan overføres fra Outlook til XS Office

XS Office Outlook Add-in kan overføre følgende objekter fra Outlook til XS Office:

• Mottatt e-post
• Sendt e-post
• Kalenderoppføringer (til avtaler, møter eller samtaler i XS Office)
• Oppgaver
• Notater
• Kontakter og ansatte

Objekter som kan overføres fra XS Office til Outlook

XS Office Outlook Add-in kan overføre følgende objekter fra XS Office til Outlook:

• Kontakter og ansatte

Funksjonsknapper i XS Office Outlook Add-in

XS Office Outlook Add-in legger til følgende knapper på en egen verktøylinje (eller et bånd) i Outlook:

• Eksporter: Lar deg eksportere ulike typer data fra Outlook til XS Office.
• Importer: Lar deg importere data fra XS Office til Outlook. Kun tilgjengelig hvis du står i en kontaktmappe i Outlook.
• Innstillinger: Åpner dialogboks for innstillinger.
• Hjelp: Åpner brukerveiledning for XS Office Outlook Add-in.
• Om: Viser versjonsinformasjon for XS Office Outlook Add-in.

Hurtigtaster / funksjonstaster

Følgende hurtigtaster er tilgjengelige fra hovedvinduet i Outlook:

• Ctrl+Alt+X: Eksportere valgte elementer (åpner dialogvinduet for eksport).
• Ctrl+Alt+I: Importere kontakter fra XS Office til Outlook.

Eksportere e-post

Du kan eksportere både innkommende e-post og sendt e-post fra Outlook til XS Office. Merk at det kan finnes en begrensning for hvor mange meldinger som kan velges for overføring i én operasjon. I tilfelle, vil du motta informasjon om dette hvis antallet valgte meldinger er for høyt.

Alle vedlegg i e-postene vil også overføres til XS Office. Det kan hende det finnes en grense for maksimal størrelse på hver e-post (inklusiv vedlegg). I tilfelle vil du få informasjon om dette for hver e-post som er for stor. Alle valgte e-poster som ikke overskrider denne grensen vil uansett overføres.

XS Office Outlook Add-in vil automatisk lagre e-post som sendt e-post i XS Office hvis du overfører fra standardmappen for sendt e-post (typisk "Sendte elementer") i Outlook. For alle andre mapper vil e-posten havne som innkommende e-post i XS Office.

Meldingene kan merkes med firma, prosjekt og saksnummer slik at de blir synlige i firmakortet, prosjektkortet samt i en eventuell sak i saksarkivet.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre e-postmeldinger til XS Office:

1. Åpne ønsket e-postmappe i Outlook.
2. Marker de e-postmeldingene du vil overføre til XS Office. Du kan merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Verifiser informasjonen som fremkommer i dialogvinduet for eksport.
6. Hvis du har valgt kun én melding, kan du endre emnet for meldingen.
7. Du kan også velge om du ønsker å eksportere filvedlegg i de valgt meldingene eller ikke.
8. Søk etter og velg kobling mot firma, prosjekt og sak i XS Office (se under).
9. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Indikering av allerede overførte e-postmeldinger

Hvis du forsøker å overføre én eller flere e-postmeldinger som allerede er overført til XS Office, vil du få en advarsel om dette. Du kan også enkelt se hvilke meldinger som er overført til XS Office via et eget felt i e-postlisten din. Slik gjør du for å angi at feltet "XS" skal vises i e-postlisten din:

1. Åpne ønsket e-postmappe i Outlook.
2. Høyreklikk på overskriftsraden og velg "Feltvelger".
3. I feltvelgeren som kommer fram velger du kategorien "Brukerdefinerte felt..." Her skal du finne valget "XS". Hvis du ikke finner dette, kan det være at XS-feltet allerede er lagt til i den aktive mappen eller at XS Office Outlook Addin ikke er korrekt installert.
4. Klikk på "XS" og dra feltet inn i overskriftsraden på det stedet du ønsker at feltet skal fremkomme i Outlook. Når du er fornøyd, slipper du museknappen.
5. Tilpass om ønskelig bredden på kolonnen "XS".
6. E-postmeldinger som er overført til XS Office vil nå indikeres med en avkrysningsboks i denne kolonnen.

Merk at avkrysningsboksen ikke vil fjernes selv om du den eksporterte e-posten slettes fra XS Office.

Knytte e-post til firma, prosjekt og sak

Alle meldinger som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma, prosjekt og sak ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Hvis antallet unike avsendere i utvalget er én og meldingene er innkommende, vil XS Office Outlook Add-in søke etter firmaer og kontaktpersoner i XS Office som tilsvarer avsenderadressen. Hvis systemet finner eksakt ett treff for denne e-postadressen, vil det tilhørende firmaet velges automatisk og et søk etter prosjekter og saker tilknyttet dette firmaet vil utføres. Det samme gjelder hvis antallet unike mottakere i utvalget er én og meldingene er utgående.

Hvis ingen treff blir funnet, kan du søke etter og velge firma manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet. Systemet vil foreslå navn basert på informasjonen som foreligger hvis det kun finnes én avsender/mottaker.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Opprette tilknytning mot sak i XS Office

Hvis du benytter saksarkivet i XS Office, er det viktig at all relevant informasjon om en sak er tilknyttet denne. Derfor er det viktig å tilknytte både utgående og innkommende e-post som er relatert til saken.

Systemet vil automatisk søke etter saker tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket sak ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge sak manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket sak i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til denne. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om den valgte saken.

Hvis saken meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette en ny sak under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett ny)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn detaljinformasjon om den nye saken.

Hvis du velger å opprette en ny sak, vil XS Office foreslå emnet fra e-posten som saksemne samt meldingsteksten som problemstilling for saken. Du kan også velge å redigere disse tekstene selv før eksport. Eventuelt valgt firma og prosjekt vil også automatisk knyttes til denne saken ved eksport.

Søkefelter for firma

Søkefeltet for firma vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Firmanavn
• Firma-ID
• Kunde-ID
• Leverandør-ID

Se også avsnittet om spesialord ved søk.

Søkefelter for prosjekt

Søkefeltet for prosjekt vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Prosjektnavn
• Prosjektnummer
• Prosjektkode

Søkefelter for saker

Søkefeltet for saker vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Emne for sak
• Saksnummer
• Sakskode

Spesialord ved søk

Hvis du ønsker å kun søke etter firmaoppføringer basert på e-postadresse, kan du benytte prefikset "email:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for firma. Dette kan du bruke hvis du for eksempel ønsker å søke etter et firma som har ansatte med Gmail-adresse. Da angir du "email:gmail.com" (uten anførselstegn) i søkefeltet. Søk med nøkkelordet "email:" vil søke i generell e-postadresse og e-postadresse for faktura for firmaoppføringer samt begge e-postadresser for kontaktpersoner. Hvis deler av én eller flere av disse adressene matcher søkeordet, vil de anses som treff.

Hvis du ønsker å kun søke etter prosjekter eller saker knyttet til et spesielt firma, kan du benytte prefikset "company:" eller "cmp:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for prosjekt eller sak. Et slikt søk vil returnere oppføringer med eksakt treff på minst ett av kriteriene firmanavn, firma-ID, kunde-ID og leverandør-ID.

Eksportere kalenderoppføringer

Du kan eksportere dine kalenderoppføringer fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange kalenderoppføringer du kan overføre i én operasjon. Du kan selv velge om du vil opprette de valgte oppføringene som avtaler, møter eller samtaler i XS Office.

Tips: For å enkelt kunne markere mange avtaler samtidig, er det best å bruke tabellvisning av kalenderen i Outlook. Vi anbefaler å bruke kategorivisningen. Denne aktiverer du ved å velge Vis -> Ordne etter -> Kategorier.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre kalenderoppføringer i Outlook til avtaler, møter eller samtaler i XS Office:

1. Åpne ønsket kalendermappe i Outlook.
2. Bytt til kategorivisning hvis du enklere vil gjøre et større utvalg. Se over.
3. Marker de kalenderoppføringene du vil overføre til XS Office. Du kan merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk. I kategorivisningen kan du bruke Ctrl+A for å velge alle.
4. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
5. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
6. Angi om oppføringene skal markeres som private (gjelder kun ved "Eksporter som" = avtaler) eller være synlige for andre brukere i XS Office.
7. Angi om oppføringene skal opprettes som avtaler, møter eller samtaler i XS Office ved å bruke nedtrekkslisten "Eksporter som". Merk at kun avtaler kan markeres som private.
8. Søk etter og velg kobling mot firma og prosjekt i XS Office (se under).
9. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Knytte avtaler til firma og prosjekt

Alle avtaler som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma og prosjekt ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Bruk søkeboksen for firma for å søke etter firmaet som skal knyttes til avtalene. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at avtalene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet avtalene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet avtalene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Eksportere oppgaver

Du kan eksportere oppgavelisten din fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange oppgaver du kan overføre i én operasjon.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre oppgaver i Outlook til XS Office:

1. Åpne ønsket oppgavemappe i Outlook.
2. Marker de oppgavene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Angi om oppgavene skal markeres som private eller være synlige for andre brukere i XS Office.
6. Søk etter og velg kobling mot firma og prosjekt i XS Office (se under).
7. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Knytte oppgaver til firma og prosjekt

Alle oppgaver som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma og prosjekt ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Bruk søkeboksen for firma for å søke etter firmaet som skal knyttes til oppgavene. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at oppgavene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet oppgavene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet oppgavene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Eksportere notater

Du kan eksportere dine notater fra Outlook til XS Office. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange notater du kan overføre i én operasjon.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre notater i Outlook til XS Office:

1. Åpne ønsket notatmappe i Outlook.
2. Marker de notatene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Angi om notatene skal markeres som private eller være synlige for andre brukere i XS Office.
6. Søk etter og velg kobling mot firma og prosjekt i XS Office (se under).
7. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen. Hvis alt fungerte som forventet, vil dialogvinduet for eksport lukkes og du er tilbake i hovedvinduet for Outlook.

Knytte notater til firma og prosjekt

Alle notater som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma og prosjekt ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Bruk søkeboksen for firma for å søke etter firmaet som skal knyttes til notatene. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at notatene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet notatene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn og e-postadresse for det nye firmaet samt opprette en eventuell kontaktperson for det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet notatene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Eksportere kontakter og ansatte

Du kan enkelt eksportere dine kontakter fra Outlook til XS Office. XS Office Outlook Add-in bruker kombinasjonen av firmanavn, fornavn og etternavn i Outlook for å sjekke om firmaet/kontaktpersonen finnes fra før i XS Office. Kontakter med firmanavn og fornavn/etternavn vil opprettes som et firma med tilhørende kontaktperson i XS Office. Hvis fornavn og etternavn ikke er angitt, vil kun firmaoppføringen opprettes. Ved eksport til ansattlisten i XS Office vil firmanavnet ignoreres.

Denne funksjonen er gunstig å bruke hvis du ønsker å benytte Outlook som ditt primære verktøy for kontakthåndtering. Dette kan for eksempel være fordi du benytter synkronisering av kontakter mellom Outlook og din mobiltelefon. I tillegg lar det deg enkelt kunne overføre alle dine eksisterende kontakter til XS Office ved første gangs bruk av XS Office.

For å kunne overføre kontakter fra Outlook til felles firma-/kontaktliste samt ansattlisten i XS Office, må du ha en spesiell rolle i XS Office - synkroniseringsadministrator. Dette for å minske risikoen for å gjøre uønskede endringer i firmadatabasen i XS Office. Hvis du ikke er satt opp som synkroniseringsadministrator, vil valgene knyttet til eksport til felleslistene være deaktiverte. Se Admin - Ansatte for informasjon om hvordan du markerer en ansatt som synkroniseringsadministrator.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre dine kontakter fra Outlook til XS Office:

1. Åpne ønsket kontaktmappe i Outlook.
2. Marker de kontaktene du vil overføre til XS Office. Du kan merke alle med Ctrl+A eller merke flere med Ctrl+venstreklikk eller Shift+venstreklikk.
3. Velg "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, båndet for XS Office eller høyreklikkmenyen. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Velg ønsket lagringssted i XS Office. Alle brukere kan eksportere til sitt private kontaktregister i XS Office. Hvis du ønsker å oppdatere felles firma-/kontaktliste eller ansattlisten, må du være satt opp som synkroniseringsadministrator i XS Office. Se Admin - Ansatte for informasjon om dette.
6. Velg om du ønsker å ta med eventuelle fotografier og firmalogoer som er lagret i kontaktene dine i Outlook.
7. Velg om du ønsker å oppdatere nøkkelinformasjon for eksisterende oppføringer fra Outlook til XS Office. Hvis du ikke velger dette, vil kun nye oppføringer legges til i XS Office. Eksisterende oppføringer vil bli ignorert.
8. Velg OK og bekreft handlingen. Husk at denne operasjonen ikke kan reverseres. Dermed er det veldig viktig å ha kontroll med at utvalg og lagringssted er korrekte. Velg "Avbryt" hvis du ikke er sikker på at de valgte kontaktene er de du ønsker å overføre til XS Office.

Hvilken informasjon overføres fra Outlook til XS Office?

Tabellen under viser hvordan informasjonsfelter i Outlook blir overført til XS Office samt i hvilke XS Office-oppføringer feltene benyttes i.

Outlook	XS Office	Firma	Kontakt- person	Ansatt
Firmanavn	Firmanavn i XS Office hvis firma med samme navn ikke finnes fra før. Merk at en privat og en felles firmaoppføring kan ha samme navn i XS Office.	x
ID-nummer for organisasjon	Organisasjonsnummer i XS Office for nyopprettet/oppdatert firmaoppføring.	x
Fornavn	Fornavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før.		x	x
Mellomnavn	Mellomnavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før. Vil legges inn som en del av fornavnet for kontaktpersonen i XS Office. Ved eksport til ansattlisten, vil mellomnavnet lagres separat.		x	x
Etternavn	Etternavn for kontaktperson/ansatt i XS Office hvis person med samme fornavn/etternavn knyttet til samme firma ikke finnes fra før.		x	x
E-post	E-postadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
E-post 2	E-postadresse 2 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
E-post 3	E-postadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Telefon, arb.	Telefon arbeid 1 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Telefon 2, arb.	Telefon arbeid 2 for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Hovedtelefon for firma	Telefonnummer for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Mobiltelefon	Mobiltelefonnummer for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Telefaks, arb.	Telefaksnummer for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Telefaks, prv.	Telefaksnummer for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Hjemmeside, arb.	Webadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Personlig hjemmeside	Webadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Adresse, arb.	Besøksadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Annen adresse	Postadresse for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office.	x
Adresse, priv.	Hjemmeadresse for nyopprettet/oppdatert kontaktperson/ansatt i XS Office.		x	x
Yrke	Yrke for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Avdeling	Avdeling for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Tittel	Titulering for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Stilling	Stillingstittel for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
IM-adresse	IM-adresse (Instant Messaging) for nyopprettet/oppdatert kontaktperson i XS Office.		x
Kunde-ID	Kunde-ID økonomisystem for nyopprettet/oppdatert firma i XS Office. Hvis denne verdien er i bruk, vil nye firmaer også automatisk settes som kunder i XS Office.	x
Notat	Notatfelt i nyopprettet/oppdatert firma og/eller kontaktperson i XS Office.	x	x	x
Foto	Foto/logo for nyopprettet/oppdatert firma og/eller kontaktperson i XS Office.	x	x	x
Privat	Brukes for å angi om firma/kontaktperson skal lagres som privat i XS Office (hvis eksport basert på innstilling per kontakt er valgt).	x	x

Eksport av fotografier og firmalogoer

I dialogboksen for eksport av kontakter fra Outlook til XS Office finnes det et eget valg for eksport av fotografier og firmalogoer. Hvis dette valget er aktivert, vil bildene knyttet til kontaktene i Outlook kunne overføres til XS Office. For kontakter med kun firmanavn (ingen fornavn eller etternavn), vil bildet fra Outlook settes som firmalogo i XS Office. Hvis kontaktene har personnavn, vil bildet havne som fotografi for kontaktpersonen i XS Office. Ingen logo vil i så tilfelle knyttes til firmaoppføringen i XS Office.

Importere kontakter og ansatte

Med XS Office Outlook Add-in kan du også enkelt importere dine kontakter og ansattlisten fra XS Office til Outlook. Hvis du har en mobiltelefon med støtte for Outlook-synkronisering, kan du med denne funksjonen faktisk få informasjonen fra XS Office inn i din egen mobiltelefons kontaktliste også!

Tips: Det kan være gunstig å operere med mange kontaktmapper i Outlook for å ha full oversikt. Én mulighet kan være å ha separate kontaktmapper for private kontakter, ansatte, kunder og leverandører. Dermed vil det være enklere å kunne oppdatere for eksempel ansattlisten isolert.

Når du overfører kontakter fra XS Office, kan du via en egen dialogboks velge hvilken type kontakter og firmaoppføringer du vil overføre. Her kan du også velge hvordan du vil håndtere duplikater under importen (elementer som finnes fra før i Outlook). Du kan også velge å kun importere primærkontakter. Dermed vil du alltid få kun én kontaktperson per firmaoppføring i Outlook. Disse vil lagres under samme oppføring med fornavn, etternavn og firmanavn.

For informasjon om hvordan informasjon fra XS Office havner i Outlook, se vår feltguide for Outlook vs XS Office ovenfor.

Følgende prosedyre bruker du for å overføre dine kontakter fra XS Office til Outlook:

1. Åpne ønsket målmappe for kontaktene i Outlook.
2. Velg "Importer fra XS Office" fra verktøylinjen for XS Office.
3. Velg "Importer fra XS Office" fra verktøylinjen eller båndet for XS Office. Alternativ: Bruk hurtigtast, se over.
4. Skriv inn ditt passord i passorddialogen som kommer frem (hvis du ikke allerede er innlogget).
5. Velg hvilke typer oppføringer du vil importere fra XS Office. Du kan også velge å kun importere primærkontakter.
6. Velg om du ønsker å ta med eventuelle fotografier og firmalogoer som er tilknyttet kontaktene dine i XS Office.
7. Velg hvordan du ønsker å håndtere duplikater (elementer som finnes fra før i Outlook)
8. Velg OK. En egen fremdriftsindikator vil holde deg orientert om status for overføringen og du vil få opp en dialogboks med oppsummering til slutt.

Import av fotografier og firmalogoer

I dialogboksen for import av kontakter fra XS Office til Outlook finnes det egne valg for import av fotografier og firmalogoer. Hvis disse valget er aktivert, vil bildene knyttet til kontaktene i XS Office kunne overføres til Outlook. For oppføringer med kun firmanavn (ingen kontaktperson), vil firmalogo i XS Office settes som bilde for kontaktoppføringen i Outlook. Hvis firmaoppføringen har tilknyttede kontaktperson(er), vil fotografiene av kontaktpersonene i XS Office havne som bilde for kontaktene i Outlook.

Innstillinger for XS Office Outlook Add-in

For å benytte XS Office Outlook Add-in, må du angi de samme innstillingene som du bruker når du logger inn til XS Office via web.

• Adresse til XS Office-server: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i nettleseren din for å åpne startsiden i XS Office.
• Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
• Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
• Passord: Samme som under innlogging til XS Office.
• Språk: Ønsket språk for brukergrensesnittet.
• Vis innstilinger-vindu ved oppstart: Angir om denne dialogboksen skal vises ved hver oppstart av programmet.

Merk at XS Office Outlook Add-in vil lagre alle innstillinger foruten passord slik at du slipper å angi disse på nytt ved senere oppstarter.

Installerte filer for XS Office Outlook Add-in

Programfiler

Tillegget installerer seg som standard i mappen "XS Office\XS Office Outlook Add-in" under mappen for programfiler. Dette vil typisk være:

• "c:\Programfiler\XS Office\XS Office Outlook Add-in" (for 32 bits Office)
• "c:\Programfiler (x86)\XS Office\XS Office Outlook Add-in" (for 64 bits Office)

Følgende filer og mapper vil ligge her:

• XS.Office.Outlook.Addin.dll Programfilen for tillegget.
• XS.Office.Addin.Shared.dll Påkrevd støttebibliotek.
• nb-NO\XS.Office.Outlook.Addin.resources.dll Ressursbibliotek med norske oversettelsestekster for tillegget.
• Office2003.dll PIA-fil (= "Primary Interop Assemblies") fra Microsoft med støtte for Office-versjoner fra og med Office 2003.
• Microsoft.Office.Interop.Outlook.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Outlook.
• extensibility.dll Påkrevd støttebibliotek fra Microsoft.
• stdole.dll Påkrevd støttebibliotek fra Microsoft.

Brukerinnstillinger

Brukerinnstillinger lagres under din brukerprofil i Windows. Dette vil typisk være:

• "c:\Users\<brukernavn>\AppData\Roaming\XS Office" (Windows 7 og Windows Vista)
• "c:\Documents and Settings\<brukernavn>\Programdata\XS Office" (Windows XP).

Følgende filer og mapper vil typisk ligge her:

• XS.Office.Outlook.Addin.settings (vanlig tekstfil i XML-format)

Avinstallasjon av XS Office Outlook Add-in bør alltid gjøres via prosedyren som beskrevet i avsnittet "Fjerne XS Office Outlook Add-in" over.

"Om XS Office"

Det finnes en egen dialogboks for informasjon om XS Office Outlook Add-in og kjøretidsmiljøet dens. Denne dialogboksen kan aktiveres via:

• En egen knapp nede til venstre i vinduet for eksport av elementer.
• Knappen "Om" på verktøylinjen eller båndet med navn "XS Office".

Følgende informasjon er tilgjengelig i om-boksen:

• Versjon: Versjonsnummer for tillegget.
• Versjon delt bibliotek: Versjonsnummer for delt tilleggsbibliotekfil.
• Vertsprogram: Navn og versjonsnummer for vertsprogram som tillegget kjører i.
• Språkinnstilling: Angir aktiv språkinnstilling for tillegget.
• Copyright: Informasjon om kopibeskyttelse.
• Websted: Link til websted for XS Office.
• Installasjonsmappe: Angir mappe som tillegget kjører fra. Klikk for å åpne mappen.
• Innstillinger-mappe: Angir mappe som brukerinnstillingene er lagret i. Klikk for å åpne mappen.
• Cache-mappe: Angir mappe som benyttes av tillegget for midlertidig lagring av filer. Klikk for å åpne mappen.

"Se etter oppdateringer"

Om-boksen inneholder en egen knapp der du kan sjekke om det finnes en nyere versjon av tillegget enn versjonen du bruker. Se forøvrig avsnittet om oppdatering av tillegget ovenfor.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Innledning - Integrasjon i Microsoft Office
• Innledning - Importere data
• Innledning - Eksportere data
• Admin - Ansatte

Introduksjon

XS Office har et eget tilleggsprogram (utvidelse/"extension") som kan installeres i e-postklientene Mozilla Thunderbird og Mozilla SeaMonkey. Med dette tillegget kan du overføre (eksportere) oppføringer fra Thunderbird/SeaMonkey direkte inn i XS Office. Du velger helt enkelt de oppføringene du vil overføre fra e-postmapper i Thunderbird/SeaMonkey og klikker på en XS-knapp i verktøylinjen eller velger fra høyreklikkmenyen. Når du overfører oppføringer har du muligheten til å knytte disse mot eksisterende firma, prosjekt og sak eller opprette nye. De nye oppføringene vil være tilgjengelige i XS Office umiddelbart.

Historikk

Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird er et gratis e-postprogram basert på åpen kildekode utviklet av Mozilla Foundation. De første 0.x-versjonene ble lansert i 2003 og versjon 1.0 kom i slutten av 2004. Prosjektet har nær slektskap med nettleseren Firefox og er tilgjengelig på en rekke plattformer:

• Windows
• Linux
• Mac OS X
• OS/2
• OpenSolaris

Thunderbird støtter de viktigste standardene for e-post, bl.a. SMTP, IMAP, POP3 og PGP. Thunderbird har innebygd spamfilter og støtter utvidelser.

SeaMonkey

SeaMonkey er basert på samme kildekode som Thunderbird og er primært vedlikeholdt av entusiaster. SeaMonkey oppsto i 2005 da Mozilla Foundation annonserte at Mozilla Application Suite skulle legges ned og Firefox/Thunderbird skulle videreutvikles som separate produkter. Dermed oppsto The SeaMonkey Council som skulle håndtere den videre utviklingen av Mozilla Application Suite som én enhet under navnet SeaMonkey. Første versjon av SeaMonkey ble sluppet i slutten av 2005.

Installere XS Office Thunderbird Extension

XS Office Thunderbird Extension kan lastes ned fra våre hjemmesider og installeres på samme måte som andre utvidelser for Mozilla Thunderbird/SeaMonkey. Her er tre mulige installasjonsprosedyrer (de to første er identiske for Thunderbird og SeaMonkey, den tredje med egen rutine for hver av dem):

Metode 1: Installasjon via Mozilla Firefox eller Google Chrome

1. Start Mozilla Thunderbird/SeaMonkey.
2. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
3. Start Mozilla Firefox eller Google Chrome.
4. Gå til http://www.xsoffice.no/download/ med Mozilla Firefox eller Google Chrome.
5. Finn nedlastingslinken for XS Office Thunderbird Extension. Dra og slipp denne linken inn i utvidelser-vinduet i Thunderbird/SeaMonkey.
6. Etter en kort nedtelling vil Thunderbird/SeaMonkey la deg velge knappen "Installer nå". Klikk på denne.
7. Etter installasjonen vil Thunderbird/SeaMonkey be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.
8. Når Thunderbird/SeaMonkey starter på nytt, skal du få et spørsmål om du vil konfigurere XS Office Thunderbird Extension. Dette kan du velge å gjøre nå eller senere. Merk at du må logge inn til XS Office via en egen innloggingsdialogboks for å kunne eksportere objekter fra Thunderbird/SeaMonkey til XS Office.

Metode 2: Installasjon via nedlastet fil

1. Last ned filen XS.Office.ThunderbirdExtension.xpi fra http://www.xsoffice.no/download/ og lagre xpi-filen i en lokal mappe.
2. Start Mozilla Thunderbird/SeaMonkey.
3. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
4. I vinduet som kommer frem, klikker du på "Verktøy"-knappen oppe til høyre ved søkefeltet.
5. I nedtrekkslisten velger du så "Installer utvidelse fra fil ...".
6. Bla deg frem til stedet du lagret filen XS.Office.ThunderbirdExtension.xpi, klikk på filen og velg knappen "Åpne" (alternativ: dobbelklikk på filen).
7. Etter en kort nedtelling vil Thunderbird/SeaMonkey la deg velge knappen "Installer nå". Klikk på denne.
8. Etter installasjonen vil Thunderbird/SeaMonkey be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.
9. Når Thunderbird/SeaMonkey starter på nytt, skal du få et spørsmål om du vil konfigurere XS Office Thunderbird Extension. Dette kan du velge å gjøre nå eller senere. Merk at du må logge inn til XS Office via en egen innloggingsdialogboks for å kunne eksportere objekter fra Thunderbird/SeaMonkey til XS Office.

Metode 3a: Installasjon via utvidelsen ThunderBrowse (kun for Thunderbird)

1. Start Mozilla Thunderbird.
2. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
3. Søk etter "ThunderBrowse" med søkefeltet oppe til høyre.
4. Installer utvidelsen ThunderBrowse.
5. Gå til http://www.xsoffice.no/download/ med ThunderBrowse.
6. Finn nedlastingslinken for XS Office Thunderbird Extension. Høyreklikk på denne og velg "Open in a new tab" eller "Open in new window" (alternativ: Klikk på rullehjulet på musen).
7. Etter en kort nedtelling vil Thunderbird la deg velge knappen "Installer nå". Klikk på denne.
8. Etter installasjonen vil Thunderbird be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.
9. Når Thunderbird starter på nytt, skal du få et spørsmål om du vil konfigurere XS Office Thunderbird Extension. Dette kan du velge å gjøre nå eller senere. Merk at du må logge inn til XS Office via en egen innloggingsdialogboks for å kunne eksportere objekter fra Thunderbird til XS Office.

Metode 3b: Installasjon via integrert nettleser (kun for SeaMonkey)

1. Start Mozilla SeaMonkey.
2. Åpne et nettleservindu i SeaMonkey (hurtigtast Ctrl+N).
3. Gå til http://www.xsoffice.no/download/ med nettleseren i SeaMonkey.
4. Finn nedlastingslinken for XS Office Thunderbird Extension. Klikk på denne. Det kan hende du må bekrefte å starte installasjonen i en egen dialogboks for dette.
5. Etter en kort nedtelling vil SeaMonkey la deg velge knappen "Installer nå". Klikk på denne.
6. Etter installasjonen vil SeaMonkey be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.
7. Når SeaMonkey starter på nytt, skal du få et spørsmål om du vil konfigurere XS Office Thunderbird Extension. Dette kan du velge å gjøre nå eller senere. Merk at du må logge inn til XS Office via en egen innloggingsdialogboks for å kunne eksportere objekter fra SeaMonkey til XS Office.

Oppdatere XS Office Thunderbird Extension

XS Office Thunderbird Extension kan oppdateres på samme måte som andre utvidelser for Mozilla Thunderbird/SeaMonkey når nye versjoner er tilgjengelige. Dette betyr at du normalt slipper å installere utvidelsen på nytt hvis det finnes en nyere versjon. Slik gjør du for å sjekke om det finnes oppdateringer:

1. Start Mozilla Thunderbird/SeaMonkey.
2. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
3. I vinduet som kommer frem, klikker du på "Verktøy"-knappen oppe til høyre ved søkefeltet.
4. I nedtrekkslisten velger du så "Søk etter oppdateringer nå".
5. Hvis det finnes nyere versjoner enn den du har installert, vil du få beskjed om dette og få mulighet til å oppdatere din versjon.
6. Etter installasjonen vil Thunderbird/SeaMonkey be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.

Fjerne XS Office Thunderbird Extension

XS Office Thunderbird Extension fjernes på samme måte som andre utvidelser for Mozilla Thunderbird/SeaMonkey. Slik gjør du for å fjerne XS Office Thunderbird Extension:

1. Start Mozilla Thunderbird/SeaMonkey.
2. Åpne menyvalget "Utvidelser" i Verktøy-menyen.
3. I vinduet som kommer frem, åpner du fanekortet "Utvidelser".
4. Bla deg frem til en utvidelse som heter "XS Office" (sannsynligvis langt nede på listen) og klikk på denne slik at den blir uthevet.
5. Klikk på knappen "Slett" til høyre på det merkede feltet.
6. Etter fjerningen vil Thunderbird/SeaMonkey be deg om å starte programmet på nytt. Gjør dette.

Synlige endringer i Thunderbird-grensesnittet

Når du installerer XS Office Thunderbird Extension, vil du få følgende endringer i grensesnittet for Thunderbird/SeaMonkey:

• En ny verktøylinjeknapp "Eksporter til XS Office" som kan slås av og på via "Tilpass"-funksjonen for verktøylinjen.
• En ny verktøylinje helt til høyre i fanekortlinjen med diverse funksjoner.
• Et nytt menyvalg "Eksporter til XS Office" i høyreklikkmenyen for e-post.
• Et nytt menyvalg "XS Office" i Verktøy-menyen i hovedmenyen som lar deg endre innstillinger.
• Et nytt statusområde for XS Office i statuslinjen i hovedvinduet.

Ny verktøylinjeknapp for eksport i Thunderbird

Som standard vil hovedverktøylinjen i Mozilla Thunderbird ikke inneholde noen knapper for XS Office etter installasjonen. For å legge til en slik knapp på verktøylinjen, høyreklikker du på verktøylinjen og velger "Tilpass...". I vinduet som åpnes finner du fram til knappen for XS Office-eksport og drar denne ut av vinduet med musen og slipper den på ønsket sted i verktøylinjen.

Verktøylinje i fanekortlinje

Helt til høyre i fanekortlinjen (normalt rett under verktøylinjen), finner du diverse funksjonsknapper relatert til XS Office Thunderbird Extension. Følgende funksjoner er tilgjengelig her:

• Eksporter til XS Office: Starter en eksport av valgte meldinger til XS Office. Fungerer eksakt likt verktøylinjeknappen og menyvalget i høyreklikkmenyen.
• Innstillinger for XS Office: Lar deg angi serveradresse, kunde-ID, brukernavn og passord for XS Office.
• Åpne XS Office i en ny fane: Lar deg åpne startsiden for XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
• Åpne innboks i XS Office i en ny fane: Lar deg åpne innboksen i XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
• Åpne sendte elementer i XS Office i en ny fane: Lar deg åpne sendte elementer i XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
• Åpne brukerveiledning for XS Office i en ny fane: Lar deg åpne brukerveiledningen for XS Office i et eget fanekort i Thunderbird.
• Åpne Gmail i en ny fane: Lar deg åpne websiden for Gmail i et eget fanekort i Thunderbird. Er nyttig hvis du benytter e-posttjeneste fra Google.
• Åpne Hotmail i en ny fane: Lar deg åpne websiden for Hotmail i et eget fanekort i Thunderbird. Er nyttig hvis du benytter e-posttjeneste fra Microsoft.
• Åpne Yahoo Mail i en ny fane: Lar deg åpne websiden for Yahoo Mail i et eget fanekort i Thunderbird. Er nyttig hvis du benytter e-posttjeneste fra Yahoo.

Merk at fanekortlinjen ikke er synlig som standard i SeaMonkey så lenge du kun har ett fanekort åpent. Dette kan imidlertid endres fra innstillingene for SeaMonkey.

Ekstra menyvalg i høyreklikkmeny

Menyen som fremkommer når du høyreklikker etter å ha valgt én eller flere meldinger i Thunderbird skal inneholde et eget valg "Eksporter til XS Office". Funksjonen til dette menyvalget er eksakt lik funksjonen for verktøylinjeknappen og den korresponderende knappen i fanekortlinjen.

Ekstra menyvalg på Verktøy-menyen

I verktøy-menyen vil du få et nytt menyvalg "XS Office". Her kan du angi innstillinger for din tilkobling til XS Office.

Nytt statusområde i statuslinjen

Etter å ha installert XS Office Thunderbird Extension, har du fått et nytt statusområde i statuslinjen i Thunderbird med teksten "XS Office". Dette kan benyttes for å verifisere at XS Office Thunderbird Extension er installert og aktivert. Når du klikker på statusfeltet vil om-boksen vises.

Velge e-poster som skal eksporteres

Du kan velge e-poster som skal eksporteres ved å klikke på dem i e-postlisten. Hvis du ønsker å overføre flere meldinger samtidig, kan du bruke funksjonsknappene [ctrl] og [shift]. Når du har valgt de e-postene du ønsker å eksportere, velger du "Eksporter til XS Office" fra verktøylinjen, fanekortlinjen eller fra høyreklikkmenyen. Du kan også bruke hurtigtast (se under).

Hurtigtaster / funksjonstaster

Følgende hurtigtaster er tilgjengelige fra hovedvinduet i XS Office Thunderbird Extension:

• Ctrl+Shift+X: Eksportere valgte meldinger (åpner dialogvinduet for eksport).
• Ctrl+Shift+S: Åpne dialogboks for innstillinger.
• Ctrl+Shift+A: Åpne dialogboks med versjonsinformasjon (om-boks).

Indikering av allerede overførte meldinger

Etter å ha installert XS Office Thunderbird Extension, vil du få en ekstra tilgjengelig kolonne i e-postlisten. Denne heter "Eksportert til XS Office" og indikerer med en grønn sirkel de meldingene som én eller annen gang er eksportert til XS Office.

Hvis du forsøker å overføre en melding som allerede er markert som eksportert, vil du få en advarsel om dette.

Merk at denne innstillingen lagres i din e-postklient og dermed ikke vil følge meldingen i en annen e-postklient eller på en annen maskin. Merk også at den ikke vil oppdateres hvis den eksporterte e-posten slettes fra XS Office.

Vindu for eksport av e-post

Etter at du har valgt "Eksporter til XS Office" vil du få opp et vindu med sammendrag av egenskapene for meldingen(e) du har valgt. Her kan du også angi hvordan de eventuelt skal relateres til firmaoppføring, prosjekt og sak i XS Office. Øverst i bildet vises et sammendrag av egenskaper som følger:

• Antall meldinger: Angir hvor mange meldinger som er valgt for eksport.
• Emne: Angir emne for den øverste av meldingene som er valgt samt en oppsummering av antall i parentes. Hvis du har valgt kun én melding, har du mulighet til å endre emnet for den eksporterte e-postmeldingen her.
• Ved flere enn én melding i utvalget:
  • Total størrelse: Angir total størrelse for meldingene som er valgt i byte, kB eller MB. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Gjennomsnittlig størrelse: Angir gjennomsnittlig størrelse for meldingene som er valgt i byte, kB eller MB. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Største størrelse: Angir størrelse i byte, kB eller MB for den største meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Minste størrelse: Angir størrelse i byte, kB eller MB for den minste meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Tidligste dato: Angir dato og klokkeslett for den eldste meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
  • Seneste dato: Angir dato og klokkeslett for den nyeste meldingen i utvalget. Kun synlig hvis flere meldinger er valgt.
• Ved eksakt én melding i utvalget:
  • Meldingsstørrelse: Angir størrelse for meldingen som er valgt i byte, kB eller MB. Kun synlig hvis én melding er valgt.
  • Dato: Angir dato og klokkeslett for meldingen som er valgt for eksport. Kun synlig hvis én melding er valgt.
• Fra: Angir avsenders e-postadresse.
• Til: Angir den første mottakers e-postadresse samt en oppsummering av antall ulike mottakere for utvalget i parentes.
• Har vedlegg: Angir om én eller flere av meldingene har filvedlegg.
• Inkluder vedlegg: Angir om filvedlegg skal inkluderes ved eksport. Denne kan slås av for å sikre raskere eksport av meldinger. Kun synlig hvis én eller flere av meldingene har filvedlegg.
• Mål: Angir hvor de eksporterte meldingene vil plasseres i XS Office. Se under for beskrivelse av logikken for bestemmelse av mål.

Bestemmelse av mål ved eksport

De valgt meldingene vil plasseres i XS Office i henhold til hvilken e-postmappe som var valgt i Thunderbird da utvalget for eksport ble utført. Dette er oppsummert i tabellen under.

Knytte e-post til firma, prosjekt og sak

Alle meldinger som eksporteres kan knyttes automatisk mot firma, prosjekt og sak ved eksport. I dialogvinduet for eksport finner du egne søkebokser for dette.

Opprette tilknytning mot firma i XS Office

Hvis antallet unike avsendere i utvalget er én og meldingene er innkommende, vil XS Office Thunderbird Extension søke etter firmaer og kontaktpersoner i XS Office som tilsvarer avsenderadressen. Hvis systemet finner eksakt ett treff for denne e-postadressen, vil det tilhørende firmaet velges automatisk og et søk etter prosjekter og saker tilknyttet dette firmaet vil utføres. Det samme gjelder hvis antallet unike mottakere i utvalget er én og meldingene er utgående.

Hvis ingen treff blir funnet, kan du søke etter og velge firma manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket firma i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte firmaet.

Hvis firmaet meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt firma under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye firmaet.

Opprette tilknytning mot prosjekt i XS Office

Systemet vil automatisk søke etter prosjekter tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket prosjekt ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge prosjekt manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket prosjekt i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til dette. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om det valgte prosjektet.

Hvis prosjektet meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette et nytt prosjekt under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett nytt)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn navn på det nye prosjektet.

Opprette tilknytning mot sak i XS Office

Hvis du benytter saksarkivet i XS Office, er det viktig at all relevant informasjon om en sak er tilknyttet denne. Derfor er det viktig å tilknytte både utgående og innkommende e-post som er relatert til saken.

Systemet vil automatisk søke etter saker tilknyttet valgt firma når du velger firma fra firmaboksen. Hvis ingen treff blir funnet eller ønsket sak ikke finnes i listen, kan du søke etter og velge sak manuelt via søkeboksen. Systemet vil søke automatisk ettersom du taster inn bokstaver i søkefeltet.

Klikk på ønsket sak i søkeresultatet for å angi at meldingene skal knyttes til denne. Du kan også dobbeltklikke på en oppføring i søkeresultatet for å åpne et vindu med detaljinformasjon om den valgte saken.

Hvis saken meldingene skal knyttes mot ikke finnes i XS Office, kan du opprette en ny sak under eksporten ved å dobbelklikke på "(opprett ny)" i listen. I vinduet som fremkommer kan du legge inn detaljinformasjon om den nye saken. Felter merket med gul bakgrunnsfarge må fylles ut.

Hvis du velger å opprette en ny sak, vil XS Office foreslå emnet fra e-posten som saksemne samt meldingsteksten som problemstilling for saken. Du kan også velge å redigere disse tekstene selv før eksport. Eventuelt valgt firma og prosjekt vil også automatisk knyttes til denne saken ved eksport.

Søkefelter for firma

Søkefeltet for firma vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Firmanavn
• Firma-ID
• Kunde-ID
• Leverandør-ID

Se også avsnittet om spesialord ved søk.

Søkefelter for prosjekt

Søkefeltet for prosjekt vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Prosjektnavn
• Prosjektnummer
• Prosjektkode

Søkefelter for saker

Søkefeltet for saker vil søke etter oppføringer som inneholder søkeordet i et eller flere av følgende felter:

• Emne for sak
• Saksnummer
• Sakskode

Spesialord ved søk

Hvis du ønsker å kun søke etter firmaoppføringer basert på e-postadresse, kan du benytte prefikset "email:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for firma. Dette kan du bruke hvis du for eksempel ønsker å søke etter et firma som har ansatte med Gmail-adresse. Da angir du "email:gmail.com" (uten anførselstegn) i søkefeltet. Søk med nøkkelordet "email:" vil søke i generell e-postadresse og e-postadresse for faktura for firmaoppføringer samt begge e-postadresser for kontaktpersoner. Hvis deler av én eller flere av disse adressene matcher søkeordet, vil de anses som treff.

Hvis du ønsker å kun søke etter prosjekter eller saker knyttet til et spesielt firma, kan du benytte prefikset "company:" eller "cmp:" (uten anførselstegn) etterfulgt av ønsket søkeord i søkefeltet for prosjekt eller sak. Et slikt søk vil returnere oppføringer med eksakt treff på minst ett av kriteriene firmanavn, firma-ID, kunde-ID og leverandør-ID.

Fremdriftsindikator for eksport av e-post

Når du har verifisert sammendraget for de valgte meldingene og valgt relatert firma, prosjekt og sak, klikker du på knappen "Eksporter" nederst i vinduet for eksportegenskaper. Etter å ha bekreftet ditt valg, vil eksportvinduet med fremdriftsindikator komme opp. Her vil du alltid ha oversikt over hvor langt eksportprosessen er kommet. Merk at fremdriftsindikatoren kun angir fremdrift målt i antall meldinger eksport uavhengig av den enkelte meldings størrelse.

Du kan når som helst avbryte eksporten ved å velge "Avbryt". De resterende meldingene vil da ikke bli eksportert og eksportfunksjonen vil returnere etter å ha fullført den pågående meldingen.

Når eksporten er fullført eller avbrutt, vil du få opp en dialogboks som angir hvor mange meldinger som er eksportert.

Innstillinger for XS Office Thunderbird Extension

For du skal kunne eksportere meldinger til XS Office, må du angi innstillinger. Dette gjøres fra en egen dialogboks for innstillinger. Denne dialogboksen kan aktiveres via:

• Automatisk ved oppstart. Som standard vil du få spørsmål om dette første gang Thunderbird startes med utvidelsen installert. Du kan velge om du vil vise denne boksen ved senere oppstarter.
• Eget valg "XS Office" i Verktøy-menyen.
• Valget "Innstillinger" for "XS Office Thunderbird Extension" i listen over installerte utvidelser for Thunderbird.
• Automatisk ved eksport av meldinger hvis du ikke har logget inn tidligere.
• Fra verktøylinjen i fanekortlinjen.

Følgende informasjon er tilgjengelig i innstillinger-vinduet:

• Serveradresse: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i nettleseren din for å åpne startsiden i XS Office inklusiv prefiks (http:// eller https://).
• Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
• Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
• Passord: Samme som under innlogging til XS Office.
• Språk: Ønsket språk for brukergrensesnittet.
• Vis innstilinger-vindu ved oppstart: Angir om denne dialogboksen skal vises ved hver oppstart av Thunderbird.

Merk at XS Office Thunderbird Extension vil lagre alle innstillinger foruten passord slik at du slipper å angi disse på nytt ved senere oppstarter.

"Om XS Office"

Det finnes en egen dialogboks for informasjon om XS Office Thunderbird Extension og kjøretidsmiljøet dens. Denne dialogboksen kan aktiveres via:

• En egen knapp nede til venstre i vinduet for eksport av e-post.
• Statuslinjen i Thunderbirds hovedvindu.
• Høyreklikk på "XS Office Thunderbird Extension" i listen over installerte utvidelser for Thunderbird. Velg "Om XS Office Thunderbird Extension" i høyreklikkmenyen.

Følgende informasjon er tilgjengelig i om-boksen:

• Versjon: Versjonsnummer for XS Office Thunderbird Extension.
• Vertsprogram: Navn og versjonsnummer for program som XS Office Thunderbird Extension er installert i.
• Språkinnstilling: Angir aktiv språkinnstilling for Thunderbird/SeaMonkey.
• Copyright: Informasjon om kopibeskyttelse.
• Websted: Link til websted for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Integrasjon i Microsoft Office
• Innledning - Importere data
• Innledning - Eksportere data

NB! Se avsnittet 32 bit vs 64 bit for å finne ut hvilken versjon du skal installere.

Introduksjon

XS Office har et eget tilleggsprogram ("add-in") som kan installeres og gjøres tilgjengelig i et utvalg av kontorstøtteprogrammer fra Microsoft. Dette inkluderer blant annet hovedprogrammene i kontorstøttepakken Microsoft Office.

Tilleggsprogrammet vil automatisk installere seg i de av programmene under som du har installert på din PC:

• Microsoft Word (tekstbehandling)
• Microsoft Excel (regneark)
• Microsoft PowerPoint (presentasjoner)
• Microsoft Visio (teknisk tegning)
• Microsoft Project (prosjektstyring)
• Microsoft Publisher (DTP)

Du trenger kun å installere XS Office Add-in én gang for å få tilgang til tillegget i alle programmene over. Innstillingene du angir vil også være felles for alle programmene.

XS Office Add-in gir deg muligheten til å åpne og lagre dokumenter i dokumentarkivet i XS Office direkte fra programmene nevnt ovenfor uavhengig av nettleseren din. Dette gjør åpning og lagring av dokumenter fra/til dokumentarkivet i XS Office mye raskere og enklere enn via nettleseren.

XS Office Add-in vil automatisk versjonskontrollere dokumentene og lagre dokumentet som en ny versjon hver gang du lagrer.

For å benytte XS Office Add-in, må du ha XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition. Merk også at det kan finnes begrensninger i form av maksimal filstørrelse du har mulighet til å lagre via XS Office Add-in. I tilfelle vil du opplyses om dette når du forsøker å lagre et dokument som er større enn tillatt.

XS Office Add-in er laget for å fungere fra og med 2003-versjonen av Office-programmene.

Versjoner, verktøylinjer og bånd

XS Office Add-in støtter de angitte programmene fra og med 2003-versjonene. Merk at kun Windows-versjonene av programmene er støttet. Microsoft gir ikke mulighet for å installere tilleggprogrammer i Mac-versjonene av programmene sine.

Det er viktig å være oppmerksom på at Microsoft har endret det grafiske designet på mange av sine programmer siden 2003-versjonene. Derfor vil XS Office Add-in fremstå ulikt avhengig av hvilken versjon av programmene du benytter. Verktøylinjene ("command bars") fra tidligere Microsoft-programmer har litt etter litt blitt erstattet av såkalte bånd ("ribbons").

Tabellen under viser hvilke versjoner av Microsoft-programmer som benytter verktøylinjer ("command bars") og hvilke som benytter bånd ("ribbons").

I programmene som benytter verktøylinjer ("command bars") vil det også opprettes en egen hovedmeny med navn "XS Office". Dermed kan du slå av verktøylinjen og kun benytte hovedmenyen hvis du ikke ønsker ekstra verktøylinjer i Office-grensesnittet.

Visuelle endringer med XS Office Add-in

Hvis Microsoft Office-programmet benytter bånd ("ribbons"), vil XS Office Add-in gjøre to endringer i det grafiske grensesnittet i programmet. For det første vil du få et eget bånd med navn "XS Office". Dette båndet inneholder all funksjonalitet i XS Office Add-in. I tillegg vil hjem-båndet (engelsk "Home") få en egen gruppe med knapper for åpning og lagring av dokumenter til XS Office. Dette gjør at du slipper å navigere til XS Office-båndet hver gang du vil åpne eller lagre dokumenter.

Hvis programmet ditt benytter verktøylinjer ("command bars"), vil XS Office Add-in legge til én verktøylinje som inneholder all funksjonalitet i XS Office Add-in. Denne verktøylinjen har navnet "XS Office".

Funksjonene i XS Office Add-in vil for øvrig fungere eksakt likt uavhengig om programmet ditt benytter bånd eller verktøylinjer.

Installere XS Office Add-in

XS Office Add-in kan lastes ned fra våre hjemmesider og installeres på følgende måte:

1. Hvis noen av de nevnte programmene kjører, lukk dem før du starter installasjonen.
2. Last ned filen XS.Office.Addin.Setup.msi (evt. XS.Office.Addin.Setup.x64.msi, se under) fra våre websider og åpne filen etter nedlasting.
3. Følg veiledningen på skjermen.

32 bit vs 64 bit

Nyere versjoner av Office-programmer finnes i både 32 bits og 64 bits utgave. En 32 bits add-in kan ikke uten videre installereres i 64 bits Office. Det samme gjelder for 64 bits add-ins i 32 bits Office. De fleste tilgjengelige add-ins for Office er i dag utviklet for 32 bits Office. Derfor vil mange av disse ikke fungere hvis du velger 64 bits Office. Merk at dette ikke er relatert til om du har 64 bits Windows. 32 bits Office vil fungere helt fint (og med samme ytelse) som 64-bitsutgavene av Office i 64 bits Windows. Microsoft anbefaler 64 bits Office kun hvis du benytter store Excel-regneark (over 2 GB).

XS Office Add-in har et eget installasjonprogram tilpasset 64 bits Office. Dette programmet heter XS.Office.Addin.Setup.x64.msi (merk ".x64"). Hvis du benytter 64 bits Office, er det viktig at du bruker dette installasjonsprogrammet. Hvis ikke, vil du oppleve at XS Office-integrasjonen ikke er tilgjengelig etter installasjonen.

NB! Merk at dette gjelder Office-programmet ditt (og ikke Windows-versjonen din). Mange har 32 bits Office installert på 64 bits Windows. Installasjon av 64-bitsversjonen vil i en slik situasjon føre til at XS Office-utvidelsen ikke blir synlig. Se funksjonen "Hjelp" - "Om" i Office-programmet ditt for å finne ut om du har 32 bits eller 64 bits utgave.

Hvis du har installert feil versjon, kan du avinstallere utvidelsen fra kontrollpanelet som beskrevet her.

Oppdatere XS Office Add-in

XS Office Add-in kan oppdateres når nye versjoner er tilgjengelige. Etter installasjonen av XS Office Add-in vil du automatisk informereres om eventuelle nye versjoner ved oppstart av. Denne sjekken kan også utføres manuelt via om-boksen for XS Office Add-in.

Det er viktig at du installerer oppdateringene når de er tilgjengelige. Hvis ikke, risikerer du å møte problemer når du eksporterer elementer. Nye versjoner gjøres også tilgjengelig under seksjonen "Download" på våre hjemmesider.

Husk å lukke de av de nevnte Microsoft-programmene som kjører før du starter installasjonen.

Fjerne XS Office Add-in

XS Office Add-in fjernes via funksjonen for å legge til/fjerne programmer i kontrollpanelet i Windows. Navnet på denne funksjonen vil variere avhengig av hvilken Windows-versjon du benytter. Høyreklikk på "XS Office Add-in" i listen over installerte programmer. Velg "Avinstaller" (engelsk "Uninstall"). Følg veiledningen på skjermen.

Husk å lukke de av de nevnte Microsoft-programmene som kjører før du starter avinstalleringen.

Hurtigtaster / funksjonstaster

Følgende hurtigtaster er tilgjengelige fra hovedvinduet i Office-programmene:

• Ctrl+Alt+O: Åpne et dokument fra XS Office.
• Ctrl+Alt+S: Lagre et dokument til XS Office.

Åpne dokumenter fra XS Office

Når du ønsker å åpne et dokument fra dokumentarkivet i XS Office direkte fra Microsoft-programmet ditt, velger du "Åpne" fra båndet/verktøylinjen for XS Office. Hvis du ikke har logget inn siden Office-programmet ble startet, vil dialogboksen for innstillinger (se under) vises. Her må du angi gyldig kunde-ID, brukernavn og passord for å komme videre. Disse verdiene er de samme som du benytter for å logge inn til webversjonen av XS Office.

Etter at innloggingen er bekreftet, vil du se et komplett mappetre til venstre som skal være identisk med mappetreet i webversjonen av XS Office. Når du velger en mappe, vil listen over filer i denne mappen automatisk oppdateres. Mappene har fargekoding som gir informasjon om beregnet tilgjengelighet til mappene for din brukerkonto. Fargekodingen er som følger:

• Rød mappe: Du kan ikke opprette undermapper eller dokumenter i mappen.
• Grønn mappe: Du står oppført som eier av mappen. Du kan opprette, endre og slette mappen, undermapper og dokumenter.
• Beige mappe: Mappen eies av en annen ansatt. Du kan opprette, endre og slette mappen, undermapper og dokumenter
• Grå mappe: Du kan ikke endre og slette selve mappen, men kan opprette undermapper og dokumenter.

Kolonner i fillistevisning

Listen under viser hvilke felter som vises i fillisten til høyre.

• Eierskap: Nøkkelsymbol som angir eierskap til dokumentet (gul nøkkel = objekt med tilgangsbegrensninger eid av deg, grønn nøkkel = objekt uten tilgangsbegrensninger eid av deg, ingen nøkkel = dokument er eid av andre).
• Tilgjengelighet: Angir om dokumentet er sjekket ut eller ikke (grønn sirkel = tilgjengelig, rødt forbudsskilt = dokument er sjekket ut og dermed ikke oppdaterbart av andre enn den som sjekket det ut).
• Dokumenttittel/filnavn: Viser avhengig av visningsmodus Dokumenttittel for dokumenter eller filnavn for dokumenter.
• Størrelse: Filstørrelse for dokument.
• Type: Filtype for dokument. Systemet vil forsøke å gjenkjenne filtypen når dokumentet blir lagt inn.
• Opprettet: Tidspunkt dokumentet ble lagt inn første gang.
• Sist endret: Tidspunkt for siste endring av dokument.
• Av: Initialer til den som lagret dokumentet sist.
• Ver: Versjonsnummer for dokumentet. Versjonsnummer vil automatisk økes for hver gang dokumentet blir oppdatert.

Fargekoding i filliste

Fillisten vises med vekselsvis lys grå og hvit bakgrunnsfarge for hver linje. Dette gjør at det er enklere å skille oppføringene fra hverandre.

Hvis du ikke har redigeringstilgang for et dokument, dokumentet er sjekket ut eller dokumentet er en lenke, vil linjen vises med mørkere grå bakgrunnsfarge.

Hvis du ikke har åpnetilgang for et dokument, vil linjen vises med rød bakgrunnsfarge. Du vil også få beskjed om manglende tilgangsrettigheter hvis du forsøker å åpne dokumentet.

Utskrift av mappetre og filliste

Det finnes egne utskriftsfunksjoner for både mappetreet og fillisten. Du finner dem henholdsvis i verktøylinjen ovenfor mappetreet og i verktøylinjen ovenfor fillisten.

Oppdatering av mappetre og filliste

Det finnes egne funksjoner for manuell oppdatering av både mappetreet og fillisten. Du finner dem henholdsvis i verktøylinjen ovenfor mappetreet og i verktøylinjen ovenfor fillisten.

Filtrering av filliste

Fillisten kan filtreres etter filtype. Denne funksjonen finner du i verktøylinjen ovenfor fillisten. Hvilke valg som finnes for filtrering vil variere avhengig av hvilket Office-program du kjører. I nedtrekkslisten kan du typisk velge å vise alle filer, dokumenter som samsvarer med Office-programmet eller dokumentmaler som samsvarer med Office-programmet. Dette kan gjøre det enklere å finne akkurat det dokumentet du er ute etter.

Valget ditt for filtrering vil huskes også til neste gang du starter dette Office-programmet. Husk dette hvis du kommer til en mappe og savner oppføringer i listen - fillisten kan være filtrert.

Visning av filliste

Fillisten kan vises med filnavn eller dokumenttittel som hovedkolonne i listen. Denne funksjonen finner du i verktøylinjen ovenfor fillisten. Dette kan gjøre det enklere å finne akkurat det dokumentet du er ute etter.

Valget ditt for visning vil huskes også til neste gang du starter XS Office Add-in.

Sortering av filliste

Du kan selv velge sorteringsrekkefølge for fillisten. Dette gjør du ved å klikke på kolonneoverskriftene i fillisten. Sorteringsrekkefølgen vil indikeres med et symbol i valgt kolonneoverskrift og vil også huskes når du klikker på en annen mappe i mappetreet. Klikk på kolonneoverskriften én gang til hvis du ønsker å snu rekkefølgen.

Bredde for mappetre

Mapper og filer vises i en todelt visning med en splitter mellom. Du kan dra denne splitteren til høyre og venstre for å øke/minske bredden for mappetreet. Dette kan være spesielt aktuelt hvis du benytter lange mappenavn og ønsker å unngå det horisontale rullefeltet. Bredden for mappetreet vil huskes også til neste gang du starter XS Office Add-in.

Tilpasning av vindusstørrelse

Du kan selv velge hvilken størrelse du ønsker på vinduet for åpning og lagring av filer. Dette gjør du ved å endre vindusstørrelse på vanlig måte. Bredden og høyden for vinduet med fildialogen vil huskes også til neste gang du starter XS Office Add-in.

Filhandling

Når du forsøker å åpne et dokument som har en filendelse som ikke er i samsvar med vertsprogrammet, vil du få spørsmål om hva du ønsker å gjøre med dokumentet. I dialogboksen som fremkommer har du følgende valgalternativer:

• Åpne i standardprogram: Åpner dokumentet i standardprogrammet for denne type filer (avhenger av hvilke programmer du har installert på din PC).
• Åpne i vertsprogram: Forsøker å åpne dokumentet i vertsprogrammet selv om det har en filendelse som ikke gjenkjennes som korrekt for vertsprogrammet.
• Lagre til disk: Lagrer dokumentet i en valgfri mappe på din lokale harddisk. Dialogboksen for lagringssted vil starte under "Mine dokumenter".
• Kopier til utklippstavle: Forsøker å kopiere innholdet i filen til utklippstavlen slik at du kan lime det inn i det programmet du ønsker.
• Avbryt: Avbryter åpning av dokument.
• Hjelp: Viser denne hjelpeinformasjonen.

Merk at filer som gjenkjennes (basert på filendelse) for aktuelt Office-program, vil åpnes uten at denne dialogen vises.

Lagre dokumenter

Du kan lagre dokumenter som er åpnet fra dokumentarkivet i XS Office enten ved å oppdatere eksisterende dokument, eller ved å lagre det med et annet filnavn eller mappe. Du kan også opprette og lagre et nytt dokument i dokumentarkivet.

Oppdatere dokumenter

Du oppdaterer et allerede åpnet dokument fra dokumentarkivet ved å klikke på "Lagre" i båndet/verktøylinjen for XS Office. Hvis systemet gjenkjenner dokumentet ditt som et eksisterende dokument i XS Office og du har tilgang til å oppdatere dette, vil du se en fremdriftsdialog som forsvinner når filen er lagret. Hvis dokumentet er nytt eller ikke gjenkjennes som åpnet fra dokumentarkivet i XS Office, vil lagre-funksjonen fungere som "Lagre som" (se under). Systemet vil automatisk versjonshåndtere dokumentet ditt. Se "Versjonering av dokumenter" under.

Lagre nye dokumenter eller lagre med ny navn/filplassering

Hvis du ønsker å lagre et dokument for første gang eller med nytt navn eller ny mappeplassering, velger du "Lagre som" i båndet/verktøylinjen for XS Office. I lagre-dialogen velger du mappe på samme som i åpne-funksjonen (beskrevet ovenfor).

Dokumentegenskaper

Når du lagrer et dokument kan du samtidig angi egenskaper for dokumentet. Dette gjør du i gruppen "Dokumentegenskaper" under mappe- og fillisten. Følgende dokumentegenskaper kan angis her:

• Filnavn: Filnavn for dokumentet du lagrer. Dette filnavnet må være unikt i mappen du velger å lagre i. Hvis dokumentet finnes fra før, vil du få spørsmål om å overskrive (hvis du har skriverettigheter for det eksisterende dokumentet).
• Tittel: Dokumenttittel for dokumentet du lagrer. Dette feltet kan vises som alternativ for filnavn i fillister og bør derfor ha et presist innhold.
• Beskrivelse: Søkbart fritekstbeskrivelse for dokumentet du lagrer.
• Nøkkelord: Søkbare nøkkelord knyttet til dokumentet du lagrer. Nøkkelordene bør skilles med f.eks. kommategn.
• Kategori: Evt. dokumentkategori dokumentet skal knyttes til. Se Admin - Dokumentkategorier.
• Firma: Evt. firma som skal knyttes til dokumentet. Dokumentet vil dermed være synlig på firmakortets fanekort Oppfølginger - Dokumenter. Se CRM - Firmaer.
• Prosjekt: Evt. prosjekt dokumentet skal knyttes til. Dokumentet vil dermed være synlig i prosjektets fanekort Oppfølginger - Dokumenter. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Ansatt: Dokumentet er relatert til en gitt ansatt. Se Admin - Ansatte.
• "Opprett ny versjon": Angir om den forrige versjonen av dokumentet skal lagres bort før den overskrives ved lagring. Hvis denne avkrysningsboksen er aktivert, vil det opprettes en ny versjon av dokumentet for hver gang du lagrer. Du kan se tidligere versjoner av dokumentet i webversjonen av XS Office.
• Eier: Eier av dokumentet. Eieren kan endre rettigheter for dokumentet. Hvis du ønsker å endre eier, må du gjøre dette fra webversjonen av XS Office.

Fremdriftsdialog

Mens lagring av dokumenter til XS Office pågår, vil du se en fremdriftsdialog. Denne vil lukke seg automatisk når lagringen er fullført korrekt.

Versjonering av dokumenter

Dokumentarkivet støtter et ubegrenset antall versjoner av samme dokument. Det vil si at du enkelt kan rulle tilbake til en tidligere versjon, dersom du for eksempel har slettet noe underveis. Versjonsnummeret oppjusteres automatisk hver gang du lagrer dokumentet fra XS Office Add-in.

Du kan åpne tidligere versjoner av filen samt markere en tidligere lagret versjon som gjeldende fra dokumentarkivet i webversjonen av XS Office. Se Dokumenter - Dokumentarkiv.

Dokumentegenskaper

Etter å ha åpnet eller lagret et dokument fra/til dokumentarkivet i XS Office, kan du få oversikt over alle dokumentegenskaper fra XS Office for dokumentet. Dette gjør du ved å velge "Dokumentegenskaper" i båndet/verktøylinjen for XS Office. Følgende dokumentegenskaper vil fremkomme i vinduet for dokumentegenskaper:

• Fil finnes Angir om filen finnes i dokumentarkivet.
• ID Angir ID for dokumentet i dokumentarkivet.
• Filnavn Angir det lagrede filnavnet for dokumentet i dokumentarkivet.
• Filstørrelse Angir filstørrelse for dokumentet i dokumentarkivet.
• Filtype Angir filtype for dokumentet i dokumentarkivet.
• Mappe-ID Angir ID for mormappe til dokumentet i dokumentarkivet.
• Mappenavn Angir navn for mormappe til dokumentet i dokumentarkivet.
• Kan opprette i mappe Angir om du har tilgang til å opprette elementer i aktiv mappe.
• Tittel Angir dokumenttittel for dokumentet i dokumentarkivet.
• Beskrivelse Angir beskrivelse for dokumentet i dokumentarkivet.
• Nøkkelord Angir nøkkelord for dokumentet i dokumentarkivet.
• Mime-type Angir teknisk mime-type for dokumentet i dokumentarkivet.
• Dato opprettet Angir opprettelsesdato og klokkeslett for dokumentet i dokumentarkivet.
• Opprettet av Angir initialer til person som opprettet dokumentet i dokumentarkivet.
• Dato endret Angir siste endringsdato og klokkeslett for dokumentet i dokumentarkivet.
• Endret av Angir initialer til person som endret dokumentet i dokumentarkivet sist.
• Versjon Angir versjonsnummer for gjeldende versjon av dokumentet i dokumentarkivet.
• Er lenke Angir om dokumentet er en lenke eller en fil.
• Er redigerbart Angir om dokumentet er redigerbart for din brukerkonto.
• Er eier Angir om du er eier av dokumentet.
• Er utsjekket Angir om dokumentet er sjekket ut av dokumentarkivet (for å hindre uønskede oppdateringer).
• Utsjekking utløper Angir dato for eventuell automatisk innsjekking av utsjekket dokument i dokumentarkivet.
• Har tilgangskontroll Angir om det finnes tilgangsbegrensninger for dokumentet.

Tilgangsrettigheter

Tilgangskontroll for dokumenter lar deg bestemme hvilke brukere som skal ha tilgang til dine dokumenter. Tilgangskontrollen kan settes for en enkelt ansatt, brukergruppe eller avdeling. Tilgangskontrollen for dokumenter har følgende parametre:

• Synlig dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne se dokumentet.
• Åpne/vise dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne lese selve dokumentinnholdet.
• Endre egenskaper: Angir hvilke ansatte som skal kunne endre egenskaper for dokumentet.
• Slette dokument: Angir hvilke ansatte som skal kunne slette dokumentet.

Du kan endre tilgangsbegrensninger for dokumentet i webversjonen av XS Office. Se Dokumenter - Dokumentarkiv.

Innstillinger for XS Office Add-in

For du skal kunne åpne og lagre dokumenter til XS Office, må du angi innstillinger. Dette gjøres fra en egen dialogboks for innstillinger. Innstillingene du angir her er felles for alle Office-programmene og vil aktiveres i hver av dem ved neste oppstart av programmet. Denne dialogboksen kan aktiveres via:

• Automatisk ved oppstart. Som standard vil du få spørsmål om dette første gang programmet startes med utvidelsen installert. Du kan velge om du vil vise denne boksen ved senere oppstarter.
• Knappen "Innstillinger" på verktøylinjen eller båndet med navn "XS Office".
• Automatisk ved åpning/lagring hvis du ikke har logget inn tidligere.

Følgende informasjon er tilgjengelig i innstillinger-vinduet:

• Serveradresse: Webadressen for XS Office. Dette er samme adresse som du bruker i nettleseren din for å åpne startsiden i XS Office inklusiv prefiks (http:// eller https://).
• Kunde-ID: Samme som under innlogging til XS Office.
• Brukernavn: Samme som under innlogging til XS Office.
• Passord: Samme som under innlogging til XS Office.
• Språk: Ønsket språk for brukergrensesnittet.
• Vis innstilinger-vindu ved oppstart: Angir om denne dialogboksen skal vises ved hver oppstart av programmet.

Merk at XS Office Add-in vil lagre alle innstillinger foruten passord slik at du slipper å angi disse på nytt ved senere oppstarter.

Installerte filer for XS Office Add-in

Programfiler

Tillegget installerer seg som standard i mappen "XS Office\XS Office Add-in" under mappen for programfiler. Dette vil typisk være:

• "c:\Programfiler\XS Office\XS Office Add-in" (for 32 bits Office)
• "c:\Programfiler (x86)\XS Office\XS Office Add-in" (for 64 bits Office)

Følgende filer og mapper vil ligge her:

• XS.Office.Addin.dll Programfilen for tillegget.
• XS.Office.Addin.Shared.dll Påkrevd støttebibliotek.
• nb-NO\XS.Office.Addin.resources.dll Ressursbibliotek med norske oversettelsestekster for tillegget.
• Office2003.dll PIA-fil (= "Primary Interop Assemblies") fra Microsoft med støtte for Office-versjoner fra og med Office 2003.
• Microsoft.Office.Interop.Word.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Word.
• Microsoft.Office.Interop.Excel.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Excel.
• Microsoft.Office.Interop.PowerPoint.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for PowerPoint.
• Microsoft.Office.Interop.Visio.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Visio.
• Microsoft.Office.Interop.MSProject.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Project.
• Microsoft.Office.Interop.Publisher.dll Integrasjonsbilbliotek fra Microsoft for Publisher.
• extensibility.dll Påkrevd støttebibliotek fra Microsoft.
• stdole.dll Påkrevd støttebibliotek fra Microsoft.

Brukerinnstillinger

Brukerinnstillinger lagres under din brukerprofil i Windows. Dette vil typisk være:

• "c:\Users\<brukernavn>\AppData\Roaming\XS Office" (Windows 7 og Windows Vista)
• "c:\Documents and Settings\<brukernavn>\Programdata\XS Office" (Windows XP).

Følgende filer og mapper vil typisk ligge her:

• XS.Office.Addin.settings (vanlig tekstfil i XML-format)

Avinstallasjon av XS Office Add-in bør alltid gjøres via prosedyren som beskrevet i avsnittet "Fjerne XS Office Add-in" over.

"Om XS Office"

Det finnes en egen dialogboks for informasjon om XS Office Add-in og kjøretidsmiljøet dens. Denne dialogboksen kan aktiveres via:

• En egen knapp nede til venstre i vinduene for åpning og lagring av dokumenter.
• Knappen "Om" på verktøylinjen eller båndet med navn "XS Office".

Følgende informasjon er tilgjengelig i om-boksen:

• Versjon: Versjonsnummer for tillegget.
• Versjon delt bibliotek: Versjonsnummer for delt tilleggsbibliotekfil.
• Vertsprogram: Navn og versjonsnummer for vertsprogram som tillegget kjører i.
• Språkinnstilling: Angir aktiv språkinnstilling for tillegget.
• Copyright: Informasjon om kopibeskyttelse.
• Websted: Link til websted for XS Office.
• Installasjonsmappe: Angir mappe som tillegget kjører fra. Klikk for å åpne mappen.
• Innstillinger-mappe: Angir mappe som brukerinnstillingene er lagret i. Klikk for å åpne mappen.
• Cache-mappe: Angir mappe som benyttes av tillegget for midlertidig lagring av filer. Klikk for å åpne mappen.

"Se etter oppdateringer"

Om-boksen inneholder en egen knapp der du kan sjekke om det finnes en nyere versjon av tillegget enn versjonen du bruker. Se forøvrig avsnittet om oppdatering av tillegget ovenfor.

Relaterte emner

• Dokumenter - Dokumentarkiv
• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Min side - Mine innstillinger
• Admin - Dokumentkategorier
• CRM - Firmaer
• Prosjekt - Prosjektliste
• Admin - Ansatte

Introduksjon

XS Office kan sende deg påminnelser på e-post for bl.a. viktige avtaler og oppgaver som forfaller. Tidspunktet for påminnelse kan angis direkte i hver enkelt oppføring og vil enten være relativ til klokkeslett (for eksempel "15 minutter før") eller på et fast klokkeslett på dagen (for eksempel "kl. 08.00"). Dette avhenger av hvilken type oppføring det skal sendes påminnelse for.

Typer påminnelser og varsler

XS Office støtter to typer påminnelser - påminnelser som gjelder den enkelte ansatte og påminnelser som gjelder for hele organisasjonen.

Personlige påminnelser

XS Office støtter følgende personlige påminnelser:

1. Avtaler: Påminnelser for avtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Heldagsavtaler varsles relativt til kl. 07.00 på startdatoen. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til én ansatt. Tilgjengelig i alle versjoner.
2. Oppgaver: Påminnelser for oppgaver sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for oppgaven. Tilgjengelig i alle versjoner.
3. Fødselsdager: Påminnelser for fødselsdager sendes på et gitt tidspunkt på fødselsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til deg selv. Tilgjengelig i alle versjoner.
4. Møter: Påminnelser for møter sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes til alle interne møtedeltakere. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
5. Samtaler: Påminnelser for samtaler sendes et gitt antall tidsenheter før starttidspunktet (for eksempel 15 minutter før). Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun én ansatt. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
6. Saker: Påminnelser for saker sendes på et gitt tidspunkt på forfallsdag eller dagene før. Tidspunkt for påminnelsen angis for hver enkelt oppføring og påminnelsen sendes kun til ansvarlig person for saken. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
7. QA-ansvarlig saker: Påminnelser til kontrollansvarlig (QA = Quality Assurance = ansvarlig for kvalitetssikring) om verifisering av sak sendes kl. 11.00 hver dag for alle saker som er markert som fullført siden dagen før kl. 11.00. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.

Påminnelser på vegne av organisasjonen

XS Office støtter følgende påminnelser for organisasjonen:

1. Varsel ved forfalt sak: Varsel ved forfalt sak til kundeansvarlig for tilknyttet firma. Når en sak forfaller uten at den er markert som fullført eller kansellert kan XS Office varsle kundeansvarlig for tilknyttet kunde. Dette gir en siste sikkerhetsventil for at saken blir ordnet opp i. XS Office vil sjekke behovet for en slik påminnelse kl. 11.00 på forfallsdag. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
2. Varsel ved leveringsdato for salgsordrer: Påminnelser ved leveringsdato for salgsordrer som ikke er markert som levert, kreditert, aktivert eller kansellert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 på leveringsdato til ansvarlig for aktuell salgsordre. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
3. Varsel ved forfalt faktura: Påminnelser etter forfallsdato for fakturaer som ikke er markert som betalt eller kreditert. Påminnelsen vil sendes kl. 06.00 dagen etter forfall til ansvarlig for aktuell faktura. Denne påminnelsen kan deaktiveres fra Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Invoicing og Enterprise Edition.
4. Ferieønsker: Varsel kl. 06.00 for alle ferieønsker som er markert som "Klar for godkjenning" i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition.
5. Innskannede dokumenter: Varsel kl. 06.00 for dokumenter som ble skannet inn i løpet av gårsdagen og som ikke er håndtert (ligger ennå i innboksen for skannede dokumenter). Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Professional og Enterprise Edition. Krever også tillegget Document Scanning.
6. Bilag for kontroll: Varsel kl. 06.00 for ubehandlede bilag (ikke markert som kontrollert) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til hver enkelt kontrollansvarlig samt ekstramottakere som angitt under globale innstillinger. Varsling til ekstramottakere kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
7. Bilag for godkjenning: Varsel kl. 06.00 for ikke godkjente bilag (status = kontrollert, ikke godkjent) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
8. Bilag godkjent: Varsel kl. 06.00 for godkjente bilag (status = godkjent, ikke satt som overførbare til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.
9. Bilag klar for økonomisystem: Varsel kl. 06.00 for overførbare bilag (status = godkjent, satt som overførbare, men ikke overført til økonomisystem) som ble endret i løpet av dagen før. Varselet sendes til mottakere som angitt under globale innstillinger. Det kan slås av ved å angi en tom mottakeradresse. Se Admin - Globale innstillinger. Tilgjengelig i Enterprise Edition. Krever også tillegget Accounting Link.

Standardtidspunkt for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Hvor sendes påminnelsene?

Påminnelsene vil sendes til den enkelte ansattes e-postadresse som registrert under Min side - Min profil.

Påminnelser som gjelder hele organisasjonen vil variere og bestemmes som oftest av egne innstillinger under Admin - Globale innstillinger.

Standardverdier for påminnelser

Se Min side - Mine innstillinger.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

XS Office lar deg utføre globale søk fordelt på valgfrie søkegrupper. Som standard vil det søkes i kontaktpersoner og firmaoppføringer. Søkegruppene kan velges via avkrysningsbokser. Du kan slå av og på alle søkegrupper via avkrysningsboksen "Velg alle".

Starte et søk

Søk kan startes på 3 ulike måter i XS Office:

• Via søkefeltet: Oppe til venstre i hovedvinduet for XS Office finnes et eget søkefelt som lar deg starte et globalt søk uavhengig av hvilket bilde som er aktivt.
• Via verktøylinjen "Faste funksjoner": Det finnes et eget menyvalg for søk i "Funksjoner"-menyen på verktøylinjen i XS Office.
• Via hurtigtast: Det finnes en egen hurtigtast for å vises søkesiden. Se Innledning - Hurtigtaster.

Det er også mulig å gjøre et søk innenfor et prosjekt eller et bestemt firmakort. Du vil da kun få frem søkeresultater som er knyttet til valgte prosjekt eller firma. Se Prosjekt - Prosjektliste for informasjon om søk innenfor prosjekter. Se CRM - Alle firmaer for informasjon om søk knyttet til et bestemt firma.

Søkegrupper

Søk i XS Office kan utføres globalt eller spesifisert på én eller flere av følgende søkegrupper:

• Kontaktpersoner: Fritekstsøk i fornavn, etternavn, tittel, e-post, telefonnummer og mobilnummer for aktive felles kontaktpersoner.
• Firmaer: Fritekstsøk i firmanavn, organisasjonsnummer, kunde-ID, leverandør-ID, e-post, telefonnummer, telefaksnummer og notatfelt for aktive felles firmakontakter.
• Ansatte: Fritekstsøk i fornavn, mellomnavn, etternavn, e-post, telefonnummer og mobilnummer for ansatte.
• Ledetråder: Fritekstsøk i ledetrådenes emne, notat, firmanavn og kontaktpersonens navn.
• Prosjekter: Fritekstsøk i prosjektnavn, prosjektkode og notat for prosjekt samt i emne og notat for prosjektaktiviteter.
• Avtaler: Fritekstsøk i emne og notat for private avtaler og avtaler uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Notater: Fritekstsøk i notattekst for private notater og notater uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Telefonsamtaler: Fritekstsøk i emne og notat for alle telefonsamtaler uavhengig av ansatte.
• Møter: Fritekstsøk i emne, introduksjon, internt notat, agenda, referat og kommentarer for møter.
• Dokumenter: Fritekstsøk i filnavn, dokumenttittel, beskrivelse og nøkkelord for dokumenter.
• Diskusjonsforum: Fritekstsøk i temaemne, tematekst og oppfølgingssvar i diskusjonsforumet.
• Innboks: Fritekstsøk i emne og innhold for privat innkommende e-post og e-post uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Sendte elementer: Fritekstsøk i emne og innhold for privat innkommende e-post og e-post uten visningsrestriksjoner for andre ansatte.
• Saker: Fritekstsøk i emne, problem og løsning for saker. Eksakt søk på saksnummer.
• Tilbud: Fritekstsøk i emne, notat og tilbudstekst for tilbud samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på tilbudsnummer.
• Salgsordrer: Fritekstsøk i emne, notat og ordretekst for salgsordrer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på ordrenummer.
• Utgående faktura: Fritekstsøk i emne, notat, KID og fakturatekst for fakturaer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på fakturanummer.
• Kreditnotaer: Fritekstsøk i emne, notat og tekst for kreditnotaer samt i navn og firma-ID for tilknyttet firma. Eksakt søk på kreditnotanummer.
• Produkter: Fritekstsøk i produktkode, produktnavn og produktbeskrivelse.
• Regnskapsbilag: Fritekstsøk i bilagsnummer, emne og notat for regnskapsbilag.

Detaljert e-postsøk

Hvis du har XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition, vil du ha mulighet til å søke i e-post. Med avkrysningsboksen "Detaljert e-postsøk" velger du om e-postsøk skal søke i hele meldingsinnholdet eller kun i e-postemner.

Treff per side

Du kan selv velge om du vil vise 10, 20 eller 50 søkeresultater per søkegruppe. Du kan også bla frem og tilbake mellom sidene i søkeresulatene.

Lagre som standard

Hvis du velger linken "Lagre som standard", vil du kunne lagre det aktive utvalget av søkegrupper samt valgt "Treff per side" som standard for din brukerprofil. Det lagrede søkeoppsettet vil dermed lastes inn automatisk etter at den inneværende sesjonen er utløpt samt når du logger deg på via en annen maskin.

Åpne søkeresultater

Etter at søket er gjennomført, vil søkeresultatene fremkomme fordelt på søkegrupper. Grupper som resulterte i null treff vil vises "grået ut". Grupper med treff vil vises med indikasjon på antallet treff innenfor denne gruppen.

For å åpne en oppføring fra søkeresultatet, klikk på tilhørende søkegruppe og velg en oppføring fra listen som kommer frem.

Bla i søkeresultater

Hvis søket resulterer i et antall treff som overstiger valgt "treff per side" (10, 20 eller 50), har du muligheten til å bla frem og tilbake i søkeresultatene. Dette gjør du med knappene med pilsymboler under søkeresultatene for hver søkegruppe.

Søke med Google

Søkesiden har en egen knapp for å søke med samme søkekriterie i søkemotoren Google. Resultatene fra søket vil vises i et eget vindu.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Hurtigtaster
• CRM - Alle firmaer
• Prosjekt - Prosjektliste

Introduksjon

Når du tar i bruk XS Office, er det ofte behov for å importere for eksempel kunderegister fra et annet system. XS Office har ingen universell funksjon for dette, men vi tilbyr alle nye kunder å få importert kunderegisteret gratis til XS Office! Dette fordrer at kundelisten finnes i et hensiktsmessig format - for eksempel Excel eller som en kommaseparert liste.

Import av data fra Microsoft Outlook

XS Office har et eget verktøy for å overføre objekter fra Microsoft Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for detaljert informasjon om dette.

Import av data fra Mozilla Thunderbird

XS Office har et eget verktøy for å overføre objekter fra Mozilla Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for detaljert informasjon om dette.

Import av OCR-filer fra Nets

Hvis du benytter KID ved fakturering og har OCR-avtale med Nets (tidligere BBS, Bankenes Betalingssentral), kan du lese inn OCR-innbetalinger via filer mottatt fra Nets. Du slipper dermed den manuelle jobben med å registrere innbetalinger i XS Office. Se Handel - Utgående faktura for detaljert informasjon om dette.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Innledning - Eksportere data
• Handel - Utgående faktura

Introduksjon

Mulighet for å eksportere data er ofte viktig i bedriftsinterne systemer. XS Office lar deg bl.a. eksportere data til Excel, PDF, vCard- og vCalendar-format på en enkel måte.

Eksport av lister

De fleste listene i XS Office har en egen funksjon for å eksportere til Excel-format. Dette gjør det mulig å kunne overføre data til et eksternt system eller sende liste over oppføringer til andre. Noen lister kan også eksporteres til PDF-format. Eksporten gjøres fra en knapp på verktøylinjen for de listene som kan eksporteres.

Advarsel ved åpning av Excel-eksport

Når du åpner en fil som er eksportert i Excel-format, vil du kunne møte en meldingsboks som advarer deg om at filen du forsøker å åpne har et annet format enn det som angis av filnavnet. Dette kommer av at eksporten i realiteten er en html-tabell som Excel fordeler over celler i regnearket. Microsoft innførte et sikkerhetskonsept kalt "Extension Hardening" fra og med Office 2007. Denne sikkerhetsregelen gjør at alle filer som ikke består av ekte Excel-data (BIFF8) som standard vil forårsake denne advarselen.

Du har muligheten til å slå av denne advarselen ved å legge inn en DWORD-verdi ExtensionHardening i registeret (via f.eks. programmet "regedit"). Denne operasjonen fungerer kun på Windows og bør utføres av en teknisk person.

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Excel\Security]
"ExtensionHardening"=dword:00000000

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Excel\Security]
"ExtensionHardening"=dword:00000000

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Excel\Security]
"ExtensionHardening"=dword:00000000

Merk at denne endringen vil gjøre at Excel aldri vil advare deg om innhold ved åpning av xls-/xlsx-filer med innhold som ikke samsvarer med filendelsen. Dette kan utgjøre en sikkerhetsrisiko dersom du ofte åpner Excel-filer du ikke vet hva inneholder.

Eksport av firmaoppføringer og kontaktpersoner i vCard-format

vCard er et mye brukt format for å utveksle visittkort mellom datasystemer. iCard er en nyere betegnelse for vCard. vCard-filer åpnes ofte som standard i e-postprogrammet ditt og har typisk filendelsen .vcf. Se http://www.imc.org/pdi for informasjon om dette formatet.

XS Office lar deg enkelt eksportere firmaoppføringer og kontaktpersoner i vCard-format for bruk i andre systemer. Se CRM - Alle firmaer og CRM - Kontaktpersoner for informasjon om eksport i vCard-format.

Eksport av avtaler i iCalendar-format

vCalendar er et standardisert format for å utveksle avtaler og kalenderoppføringer mellom datasystemer. iCalendar er en nyere standard som er basert på vCalendar. iCalendar har filendelsen .ics. Se http://www.imc.org/pdi for informasjon om disse formatene.

Se Min side - Mine avtaler for informasjon om eksport av avtaler i iCalendar-formatet.

Eksport av fakturajournaler

XS Office gir mulighet for å eksportere en fakturajournal for utgående faktura. Disse kan du deretter overføre til ditt regnskapssystem. Formater som støttes er blant annet Visma, DI Systemer og Mamut. Se Handel - Utgående faktura> for detaljert informasjon om dette.

Eksport av bilagsjournaler

XS Office gir mulighet for å eksportere bilagsjournaler for registrerte og innskannede bilag. Se Handel - Overførbare bilag.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Innledning - Importere data
• Min side - Mine avtaler
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner
• Handel - Utgående faktura
• Handel - Overførbare bilag
• Handel - Bilagsjournaler

Introduksjon

Administrative systemer har ofte en høy brukerterskel og det krever mye innsats for å få hele organisasjonen engasjert og til å bruke det nye systemet. Derfor har vi brukt mye ressurser for å sikre at brukerterskelen skal være lavest mulig med XS Office. Likevel kan det være ønskelig med hjelpemidler for å komme i gang.

I dette kapitlet beskriver vi noen tiltak og tips for å få organisasjonen hurtig i gang med XS Office.

Bruk oppstartsveiviseren

Oppstartsveiviseren for XS Office leder deg gjennom grunnleggende innstillinger for XS Office. Informasjon om denne finner du her.

Se våre "Komme i gang"-videoer

Vi har laget tematiserte videoer der du steg for se hvordan du kan jobbe med XS Office. Disse videoene er laget i Flash-formatet men vil for de fleste vises uten problem direkte i nettleseren.

Se Min side - Komme i gang for informasjon om dette.

Bli kjent med kontekstsensitiv hjelp

XS Office har såkalt "kontekstsensitiv hjelp" som betyr at du får hjelpeinformasjon tilpasset den funksjonen du jobber med i øyeblikket. Kontekstsensitiv hjelp kan aktiveres når som helst i XS Office via hurtigtasten F1.

La brukerne få et eksemplar av brukerveiledningen

Mange liker å ha en komplett brukerveiledning tilgjengelig for lesing fra perm til perm eller som et oppslagsverk. Brukerveiledningen er lagt opp slik at den både skal fungere som et navigerbart medium på web og som en trykksak. Brukerveiledningen finnes både i HTML-format og PDF-format for utskrift på våre hjemmesider.

Bruk søkefunksjonen i brukerveiledningen

Hvis du er interessert i informasjon om et spesielt tema, kan du bruke søkefunksjonen i brukerveiledningen som vil finne alle forekomster av søkeordet og utheve søkeordet i resultatvisningen. Hvis du er interessert i hvordan du kan ta i bruk KID under fakturering med XS Office, kan du enkelt søke med søkeordet "kid". Søket vil returnere alle hjelpeemner som omtaler KID, samt også hvor mange forekomster av søkeordet som finnes i hvert hjelpeemne.

Bestill en online demonstrasjon for opplæring

Vi har lagt opp en egen tjeneste for online demonstrasjon og opplæring via Internett. Dette skjer ved at du via en egen webside kan få se skjermbildet til en av våre kundekonsulenter og vil se i sanntid hvordan hun utfører operasjonene i XS Office. Dette skjer samtidig med at du får forklaringer og veiledning fra kundekonsulenten per telefon. Slike demonstrasjoner er i utgangspunktet gratis.

Bestill kurs

Vi tilbyr opplæringskurs for XS Office. Informasjon om dette finnes på våre hjemmesider.

La brukerne få tilpassede menyer

XS Office lar deg bestemme hvilke hovedmenyer og undermenyer som skal være synlig for hver brukergruppe. Dermed kan brukernes grensesnitt begrenses til akkurat det de skal jobbe med. Se Admin - Tilgangskontroll for informasjon om hvordan dette gjøres.

Relaterte emner

• Innledning - Oppstartsveiviser
• Min side - Komme i gang
• Admin - Tilgangskontroll
• Admin - Brukergrupper

Introduksjon

Oppstartsveiviserne for XS Office leder deg gjennom grunnleggende innstillinger for XS Office. Nye brukere vil som standard møte en oppstartsviser når de logger på XS Office for første gang. Du kan også starte oppstartsveiviserne manuelt fra verktøylinjene på startsiden, under "faste funksjoner" oppe til høyre samt via hurtigtaster.

Brukere som er angitt som "superbrukere" vil ha tilgang til to veivisere, én for firmainnstillinger og én for brukerinnstillinger. Når superbrukerne logger på, vil de møte oppstartsveiviser for firmainnstillinger.

De ulike sidene med innstillinger kan navigeres ved å bruke knappen "Lagre og neste" som lagrer innstillingene på gjeldende side og automatisk åpner neste skritt i veiviseren.

Startsiden for hver veiviser inneholder også noen brukertips.

Oppstartsveiviser for brukerinnstillinger

Oppstartsveiviseren for brukerinnstillinger består av fire trinn.

• Trinn 1: Rediger din profil
  Legg inn personalia og profilbilde. Endre passordet ditt.
• Trinn 2: Verifiser dine innstillinger
  Tilpass personlige innstillinger for blant annet hovedvinduet, varsling og kalender.
• Trinn 3: Velg fargeoppsett
  Velg hvilket fargeoppsett som passer deg best (eller velg et dynamisk oppsett).
• Trinn 4: Design din startside
  Velg innhold på din personlige startside.

Oppstartsveiviser for firmainnstillinger

Oppstartsveiviseren for firmainnstillinger består av seks trinn.

• Trinn 1: Legg inn firmadata
  Registrer fakta og nøkkeldata for din organisasjon.
• Trinn 2: Last opp firmalogo
  Last opp din firmalogo (gif/jpg) for bruk i blant annet tilbud/ordre/faktura.
• Trinn 3: Globale innstillinger
  Verifiser og juster globale innstillinger.
• Trinn 4: Nummerserier
  Velg nummerserier for tilbud, ordre, faktura, kreditnota, firmaer, prosjekter og saker.
• Trinn 5: Legg til ansatte
  Legg til ekstra ansatte og brukerkontoer.
• Trinn 6: Tilgangskontroll
  Sett opp hovedmenyen for brukergrupper og hvem som skal ha tilgang til hva.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Startsiden
• Innledning - App på mobil/nettbrett
• Innledning - Komme i gang
• Min side - Min profil
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside
• Admin - Organisasjonsfakta
• Organisasjon - Logo
• Admin - Globale innstillinger
• Admin - Ansatte
• Admin - Tilgangskontroll

XS Office som app på hjem-skjermen på iPhone/iPad/Android

Dersom du benytter XS Office mye på mobiltelefon eller nettbrett, kan det være hensiktsmessig å installere programmet som en web-app på hjem-skjermen på mobiltelefonen/nettbrettet. Dermed slipper du å lete etter XS Office blant alle fanene i nettleseren. På en iPhone gjør du dette slik:

1. Åpne Safari (nettleseren) og gå til startsiden for XS Office.
2. Logg inn om nødvendig. Velg "Smarttelefon" som enhetstype under innloggingen.
3. Klikk på symbolet med en firkant og en pil nederst på skjermen i Safari.
4. Velg "Legg til på Hjem-skjerm".
5. Velg "Legg til".

Etter dette vil du finne XS Office på hjem-skjermen din sammen med dine andre apper.

Det finnes per dags dato ingen nedlastbar app for XS Office, men metoden over gjør at du kan bruke XS Office som om det var en app.

Egendefinerte startsider for standardversjon og smartmobilversjon

Merk at du kan angi egendefinerte startsider både for fullversjonen og smartmobilversjonen dersom du etter oppstart alltid ønsker å gå til et bestemt menyvalg.

Relaterte emner

• Innledning - Startsiden
• Innledning - Hovedvinduet
• Min side - Mine innstillinger

Introduksjon

Dialogboksen for oppslag bruker du typisk for å velge hvilken oppføring du vil knytte til en annen oppføring. Denne vil du benytte svært ofte i daglig bruk. I dialogboksen vil du finne en liste over oppføringer av ulike typer. Hvilken type oppføringer som vises vil være avhengig av hvilken funksjon du jobber med. Dette kan eksempelvis være firmaer, kontaktpersoner, prosjekter eller saker.

Åpne dialogboksen for oppslag

Dialogboksen for oppslag åpnes ved å klikke på knappen "Søk" til høyre i oppslagsfeltet. I mange tilfeller kan du også åpne denne dialogen ved å klikke på tekstvisningsfeltet i oppslagsfeltet.

Fjerne en valgt verdi

Hvis du ønsker å fjerne en valgt verdi i et oppslagsfelt, kan du klikke på knappen "Fjern verdi" til høyre i oppslagsfeltet. Du kan også klikke på knappen "Søk" og velge "Fjern" i verktøylinjen i dialogboksen for oppslag.

Søke etter oppføringer

For å søke etter oppføringer, skriver du inn søkeordet ditt i søkeboksen og velger knappen "Søk". Noen typer oppslag kan ha forhåndsdefinerte valg i listen allerede. Hvis du finner det du leter etter med én gang, slipper du å søke. Merk deg at det kan hende det finnes flere oppføringer tilgjengelig, selv om det fremkommer noen i listen når du åpner vinduet. Bruk da søkefunksjonen for å få frem ytterligere oppføringer. Dette kommer av at noen oppslagstyper har en funksjon som tilbyr deg standardsøk i henhold til den konkrete situasjonen.

Velge en oppføring fra søkeresultatet

Når du har søkt deg fram til den oppføringen du ønsker å benytte, dobbeltklikker du på ønsket element i listen for søkeresultater. Du kan også klikke på "OK" på verktøylinjen eller bruke hurtigtasten <ENTER> for å lukke vinduet og sette inn valgt oppføring.

Avbryte valg

Hvis du ikke ønsker å velge en oppføring, klikker du på "Avbryt" på verktøylinjen eller benytter hurtigtasten <ESC>. Vinduet vil da lukkes uten at du har endret noe.

Detaljer for oppføringer

Når du klikker på oppføringer i søkeresultatet med musa eller navigerer med piltastene, vil du få detaljinformasjon om hver enkelt oppføring til høyre i vinduet. Dette kan være til god hjelp hvis du er usikker på hvilket element du skal velge i søkeresultatet.

Opprette nye oppføringer

Noen typer oppslag gir deg mulighet for å opprette en ny oppføring direkte fra oppslagsvinduet. I tilfelle vil det finnes en knapp "Ny" eller "Nytt" på verktøylinjen. Dette gjelder blant annet oppslag for firmaoppføringer.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Startsiden
• Innledning - Popup-blokkering

Prosessene rundt bestilling, aktivering, oppgradering og fakturering av XS Office er automatiserte rutiner. Her er en gjennomgang av sentrale funksjoner og prosesser forbundet med XS Office.

• Bestilling av XS Office
  • Steg 1: Valg av versjon og tilleggsprodukter
  • Steg 2: Registrering av foretaksinformasjon
  • Steg 3: Registrering av én eller flere brukerkontoer
  • Steg 4: Gjennomgang av vilkår og bekreftelse av bestilling
• Bestillingsbekreftelse og aktivering av XS Office
• Velkomstmelding
• 30 dagers prøve
• Oppgradering av prøve til fullversjon
• Fakturering av XS Office
• Betalingspåminnelser
• Endring av brukerantall
• Oppsigelse
• Kjøp av tilleggstjenester

Det er veldig viktig at opplysningene som ligger inne i systemet er korrekte. Spesielt gjelder dette e-postadressene. E-post er den viktigste kanalen for kommunikasjon rundt kundeforholdet mellom deg og XS Office. Du bør derfor ta kontakt hvis du har endret e-postadresse.

Bestilling av XS Office

XS Office bestilles ved å gå gjennom 4 steg i nettbutikken på http://www.xsoffice.no/. Bestillingsprosessen inkluderer følgende steg:

1. Valg av versjon og tilleggsprodukter
2. Registrering av foretaksinformasjon
3. Registrering av én eller flere brukerkontoer
4. Gjennomgang av vilkår og bekreftelse av bestilling

Steg 1 i nettbutikk: Valg av versjon og tilleggsprodukter

I nettbutikkens første steg velger du versjon (Enterprise, Professional eller Invoicing Edition), antall brukere og eventuelle tilleggsprodukter. Prisen for valgte produkter vil automatisk oppdateres basert på dine valg. Dersom du kun ønsker å bestille tilleggsprodukter til et eksisterende kundeforhold, velger du "Ingen" som valgalternativ for "Produkt".

Priser

Prisen på XS Office angis i hovedsak som "per bruker per måned". Totalkostnaden vil avhenge av hvilken versjon du bestiller (Enterprise, Professional eller Invoicing Edition) samt antall brukerkontoer. Du vil til en hver tid se totalkostnaden mens du bestiller i nettbutikken.

Kvantumsrabatt

Dersom du skal ha mange brukerkontoer, vil prisen for ekstrabrukerne gradvis bli lavere i henhold til antallet du angir. Oversikt over dette finner du i standard prisliste.

Rabatt for faktureringsintervall

Intervallet du velger for fakturering av XS Office gir mulighet for en ekstra rabatt. Årlig fakturering gir 10% ekstrarabatt på sluttsummen, halvårlig fakturering gir 5% ekstrarabatt, mens kvartalsvis ikke gir noen ekstrarabatt. Grunnlaget for denne ekstrarabatten er at lengre faktureringsintervaller fører til mindre administrasjon og fakturavolum.

Intervall for fakturering angir du i nettbutikken ved bestilling.

Steg 2 i nettbutikk: Registrering av foretaksinformasjon

I steg 2 fyller du inn informasjon om foretaket som skal bruke XS Office og som dermed er ansvarlig for bestillingen. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelig:

• Foretakets navn: Navn på foretaket som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office (påkrevd).
• Kontaktperson: Navn på kontaktperson som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office (påkrevd).
• E-postadresse: E-postadresse som skal benyttes for aktivering av XS Office og senere kommunikasjon rundt kundeforholdet (påkrevd).
• Telefon: Telefon til ansvarlig kontaktperson som kan benyttes for kommunikasjon rundt kundeforholdet (påkrevd).
• Fakturering: Intervall for fakturering av XS Office, årlig (= 10% rabatt), halvårlig (= 5% rabatt) eller kvartalsvis (ingen rabatt).
• Antall ansatte: Antall ansatte i foretaket (valgfritt).
• Kommentar: Eventuell kommentar med ytterligere informasjon om bestillingen (valgfritt).

Steg 3 i nettbutikk: Registrering av én eller flere brukerkontoer

I steg 3 i nettbutikken registrerer du informasjon om personene som skal bruke XS Office. Du bør helst angi alle brukerne her. Dette sikrer at alle brukerne får tilsendt sin velkomstmelding og kan ta i bruk XS Office raskest mulig.

Hvis informasjon om sluttbrukerne er usikker når bestillingen gjennomføres, kan du velge å hoppe over registrering av noen brukere. Disse må i tilfelle legges til via Admin - Ansatte når du er innlogget i XS Office. Du må som minimum angi 1 stk. brukerkonto som administrator før du får lov til å avslutte brukerregistreringen og gå videre i bestillingsprosessen. Denne brukerkontoen vil automatisk settes som superbruker i XS Office og vil benyttes som hovedkontakt for administrasjon av kundeforholdet.

Følgende informasjon må registreres om hver bruker. Alle felter er påkrevd.

• Fornavn: Fornavn for brukeren (inkludert eventuelle mellomnavn).
• Etternavn: Etternavn for brukeren.
• E-postadresse: E-postadresse for brukeren. Må angis korrekt for at brukeren skal kunne motta velkomstmelding med påloggingsinformasjon.
• Brukernavn: Brukernavn for brukeren. Se under.
• Brukergruppe: Brukergruppe brukeren skal tilhøre. Se under.

Merk at informasjon om den første brukeren automatisk vil foreslås basert på opplysningene du la inn i steg 2 i nettbutikken.

Brukernavn for brukerne

Brukernavn benyttes av brukerne ved innlogging til XS Office. Brukernavnet vil automatisk foreslås av nettbutikken basert på fornavnet til brukeren, men du kan hvis ønskelig legge inn et helt eget brukernavn for brukeren. Du må huske å påse at ikke to brukere registreres med samme brukernavn.

Brukernavnene bør ikke bestå av annet enn bokstaver og tall. Vær oppmerksom på at brukernavn med spesialtegn og de særnorske bokstavene æ, ø, å bør unngås fordi det kan skape problemer ved innlogging fra maskiner med andre tastaturoppsett (for eksempel fra utlandet).

Brukergrupper

Brukergruppene som brukerne tilknyttes ved bestilling, kan senere benyttes for å tilpasse tilgangen til hver enkelt bruker i XS Office. XS Office kommer som standard med fire brukergrupper. Ekstra brukergrupper kan defineres senere ved behov for ytterligere tilgangsnivåer. Standard brukergrupper (og anbefalt bruk) er som følger:

• Administratorer: Administratorer har tilgang til alle funksjoner. Organisasjonen bør ha maks én eller to administratorkontoer, og alle med sterke passord. Modulen Admin bør kun aksesseres av administratorer.
• Privilegerte brukere: Privilegerte brukere har samme tilgang som "Brukere", men kan også ha ekstra analysefunksjoner (for eksempel Handel - Rapporter og Timeregistrering - Rapporter).
• Brukere: Brukere har normal tilgang til systemet og kan bidra med oppføringer i de fleste moduler. De fleste brukerne bør registreres med denne brukergruppen.
• Gjester: Gjestebrukere kan være brukere med begrenset tilgang til systemet. En ekstern regnskapsfører kan for eksempel ha tilgang til Handel - Overførbare bilag og Handel - Bilagsjournaler.

Merk at reglene angitt ovenfor kun indikerer anbefalt bruk og ikke er lagt inn i systemet ved oppstart.

Steg 4 i nettbutikk: Gjennomgang av vilkår og bekreftelse av bestilling

I steg 4 i nettbutikken må vilkårene for bestilling og bruk aksepteres. Disse vilkårene finner du i lisensavtalen.

Bestillingsbekreftelse og aktivering av XS Office

Etter bestilling av XS Office via de fire stegene som er angitt ovenfor, vil du motta en bestillingsbekreftelse via e-post. Bestillingsbekreftelsen inneholder en oppsummering av opplysningene du la inn i bestillingen. Den inneholder også en link som du må trykke på for å aktivere din bestilling.

Det er ikke mulig å bruke XS Office uten å ha gjennomført denne aktiveringen.

Dersom bestillingen ikke er aktivert i løpet av noen dager, vil det automatisk sendes e-poster med påminnelser om aktivering.

Hvis du ikke har bestilt en prøveversjon av XS Office, må du i aktiveringsprosessen også angi fakturaadresse. Poststed for fakturaadressen vil automatisk hentes inn for angitt postnummer. Påse derfor at du har lagt inn korrekt postnummer. Se for øvrig under for informasjon om hvordan XS Office faktureres.

Velkomstmelding

Alle brukerne som legges inn i steg 3 i bestillingsprosessen vil etter aktiveringen automatisk motta en velkomstmelding via e-post. Denne meldingen inneholder kunde-ID, brukernavn og passord som den enkelte bruker skal benytte for å logge inn til XS Office. Meldingen inneholder også linker til innloggingsside, brukerveiledning og skjema for opprettelse av supportsak.

30 dagers prøve

I nettbutikken har du mulighet for å bestille en 30 dagers gratis og uforpliktende prøveversjon for å kunne evaluere XS Office med egne data. Bestillingsprosessen for prøveversjoner foregår på samme måter som bestillinger av fullversjoner.

Merk at prøveversjoner ikke skal benyttes for å sende dokumenter til andre enn personer innad i foretaket. Noen dokumenter (for eksempel fakturaer) vil kunne markeres med informasjon om at de er produsert fra en prøveversjon.

Merk også at prøvedatabaser automatisk blir deaktivert etter 30 dager dersom du ikke ber om utvidet prøveperiode via supportskjemaet.

Oppgradering av prøve til fullversjon

Dersom du har bestilt en 30 dagers prøveversjon av XS Office, kan du konvertere denne prøveversjonen til en fullversjon uten å miste innlagte data. Dette kan du enten gjøre ved å klikke "Kjøp nå" oppe til venstre i hovedvinduet for XS Office eller ved å klikke på en link i mottatte e-postmeldinger.

Følgende informasjon må verifiseres ved oppgradering:

• Ønsket versjon: Ønsket versjon av XS Office (Enterprise, Professional eller Invoicing Edition).
• Fakturaintervall: Intervall for fakturering av XS Office, årlig (= 10% rabatt), halvårlig (= 5% rabatt) eller kvartalsvis (ingen rabatt).
• Firmanavn: Navn på foretaket som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office.
• Kontaktperson: Navn på kontaktperson som er juridisk ansvarlig for bestillingen av XS Office.
• E-postadresse faktura: E-postadresse som skal benyttes for fakturering av XS Office.
• Fakturaadresse (postadresse): Postadresse som skal fremkomme på fakturaer.
• Postnummer: Postnummer for fakturaadresse. Poststed for fakturaadressen vil automatisk hentes inn for angitt postnummer. Påse derfor at du har lagt inn korrekt postnummer.

Du vil i løpet av prøveperioden kunne motta flere e-postmeldinger med informasjon om hvordan du oppgraderer prøveversjonen til fullversjon.

Dersom du etter prøveperioden ønsker å oppgradere til fullversjon med en tom database, må du gjennomføre bestillingsprosessen for XS Office på nytt.

Fakturering av XS Office

XS Office faktureres automatisk i henhold til det valgte faktureringsintervallet.

Fakturaer sendes automatisk via e-post til hovedkontakten for kundeforholdet kl. 08 på faktureringsdagen og har 14 dagers betalingsfrist. For løpende kundeforhold sendes faktura den 11. dagen i måneden forut for neste fakturaintervall. Denne fakturaen vil ha forfall den 25. dagen i måneden.

Ved aktivering av fullversjon eller oppgradering av prøveversjon, vil den første fakturaen sendes kl. 08 dagen etter aktiveringen/oppgraderingen. Denne fakturaen vil inneholde ordrelinjer for første fulle fakturaperiode regnet fra den første dagen i neste måned samt gjenstående dager i inneværende måned. Dersom noe er feil med aktiveringen/oppgraderingen, bør du umiddelbart ta kontakt via en av supportfunksjonene.

Eksempel på fakturering av kundeforhold

En tenkt bestilling av XS Office aktivert 20. april med årlig fakturering gir følgende to første fakturaer:

• Faktura 1 sendes 21. april kl. 08 med forfall 5. mai (faktura for perioden 20. april i år 1 til og med 30. april i år 2).
• Faktura 2 sendes 11. april kl. 08 påfølgende år med forfall 25. april (faktura for perioden 1. mai i år 2 til og med 30. april i år 3).

Ved halvårlig eller kvartalsvis fakturering blir logikken helt lik, foruten at faktura kommer henholdsvis dobbelt så ofte og fire ganger så ofte.

Betalingspåminnelser

Dersom sendte fakturaer ikke blir betalt, vil du normalt motta én eller flere betalingspåminnelser i dagene etter forfall.

Hvis fakturaer forblir ubetalt over en periode uten at en dialog rundt dette er etablert, kan tilgangen til XS Office bli fjernet. Fordringen kan også bli oversendt til ekstern innfordringspartner for innfordring.

Endring av brukerantall

Dersom du ønsker å legge til eller fjerne brukerkontoer i ditt kundeforhold, kan du ta kontakt via et brukerstøtteskjema. Den faktiske opprettelsen av nye brukere gjør du selv via Admin - Ansatte. Endringen skal uansett varsles.

Hvis du oppretter flere brukerkontoer uten å gi beskjed om dette, vil dette kunne faktureres i ettertid. Vær derfor varsom med å opprette brukerkontoer som ikke er ment brukt. Husk også å sette tilgangskontroll på brukerkontoer og ansatte slik at ikke andre brukere oppretter brukerkontoer ved en feiltakelse.

Sletting av brukerkontoer

Brukere som ikke lenger skal ha tilgang til XS Office må slettes eller deaktiveres. Hvis avgangen er permanent, kan du slette brukerkontoen. Alternativt setter du brukerkontoen som deaktivert.

Du bør ikke slette den tilhørende ansattoppføringen fordi du da vil miste koblingen til handlinger personen har utført i XS Office. Du kan imidlertid sette personen som "ikke ansatt" på ansattkortet slik at vedkommende forsvinner fra ansattlister.

Oppsigelse

Dersom du ønsker å avslutte tilgangen til XS Office, kan du ta kontakt via funksjonene for brukerstøtte. Oppsigelse må skje før starten på neste fakturaperiode (med andre ord senest den siste dagen i betalt periode). Hvis ikke, må faktura utstedt for neste periode betales i sin helhet. Det utføres ingen avregning/tilbakebetaling av betalte fakturaperioder.

Før utløp av betalt periode bør du sjekke at du har kopi eller utskrift av sentrale dokumenter fra XS Office før kontoen blir stengt. Spesielt gjelder dette fakturaer og kreditnotaer som du plikter å oppbevare på en forsvarlig måte.

Kjøp av tilleggstjenester

Dersom du ønsker å aktivere tilleggstjenester, kan du ta kontakt via supportskjema eller bestille selv i nettbutikken.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Brukerstøtte
• Admin - Organisasjonsfakta
• Admin - Ansatte
• Admin - Brukerkontoer
• Admin - Brukergrupper
• Admin - Tilgangskontroll

Dersom du har et problem i XS Office, har et ønske om ny funksjonalitet eller har et spørsmål om en faktura, kan du benytte en av supportfunksjonene.

Den beste (og enkleste) måten å oppnå kontakt og sikre god saksgang er ved å benytte den integrerte supportfunksjonen i XS Office. Skriftlige henvendelser gir best dokumentasjon i ettertid. Dette sikrer også sporbarhet siden hver henvendelse får et eget saksnummer som kan benyttes for senere referanse.

Ved å bruke en av funksjonene under får du normalt svar i løpet av én dag.

1. Integrert supportfunksjon i XS Office

Den integrerte supportfunksjonen i XS Office lar deg enkelt opprette en brukerstøttesak med standardinformasjon om deg selv forhåndsutfylt. Her kan du også velge å sende en e-postkopi til deg selv slik at du har en kopi av henvendelsen for eventuell senere referanse.

Supportfunksjonen aktiveres ved å velge "Kontakt oss" fra "Funksjoner"-menyen oppe til høyre i hovedvinduet for XS Office. Denne funksjonen kan normalt også nås ved å bruke hurtigtasten F9 når du er innlogget i XS Office.

Dette er den anbefalte måten å ta kontakt på.

2. E-post til support@xsoffice.no

Dersom du ikke er innlogget i XS Office eller ønsker å legge til vedlegg i henvendelsen, kan du sende e-post til support@xsoffice.no. Disse henvendelsene blir normalt konvertert til saker og tildelt saksnummer i løpet av én dag.

Ulempen med dette er at e-poster kan bli forsinket eller komme bort på veien (for eksempel hvis de havner i spamfilter).

3. Supportskjema på web

Skjemaet på nettsidene fungerer på samme måten som den integrerte supportfunksjonen i XS Office. Ulempen er at standardinformasjonen her ikke er forhåndsutfylt. Du må derfor legge inn informasjon om deg selv manuelt.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Bestilling og aktivering

"Min Side" er den ansattes private del av XS Office. All informasjon her gjelder kun for den enkelte ansatte. Her finner du bl.a.

• Personalia
• Privat kalender med visning av dag, arbeidsuke, uke, måned og år
• Avtaleliste
• Oppgaveliste
• Notatlogg
• Privat firma- og kontaktregister
• Favorittlinker på Internett
• Personlig tilstedeværelsesstatus
• Ferieplanlegger
• Fødselsdagsregister
• Redigerbar startside for XS Office
• Innskannet elektronisk håndsignatur

Introduksjon

"Min side - Min profil" er stedet du legger inn dine personalia i XS Office. I tillegg til personopplysninger kan du legge inn bilde av deg selv samt endre ditt påloggingspassord.

Innfyllingsfelter for personalia (Min side - Min profil)

Følgende opplysninger er tilgjengelige fra denne siden:

• Navn: Ditt fullstendige navn som registrert i systemadministrasjonen i XS Office. Se Admin - Ansatte.
• Initialer: Dine initialer som registrert i systemadministrasjonen i XS Office. Se Admin - Ansatte.
• Tittel: Din stillingstittel (evt. utdanningsgrad).
• Notat: Evt. fritekstnotat om deg selv som skal være synlig for andre.
• E-post: Din e-postadresse.
• Personlig webside: Din evt. private hjemmesideadresse.
• Hjemmeadresse: Adressen til deg privat.
• Telefon direkte: Direktenummer til deg på ditt arbeidssted.
• Mobiltelefon: Ditt mobiltelefonnummer.
• Hjemmetelefon: Ditt telefonnummer privat.
• Bankkontonummer: Ditt bankkontonummer.
• Fødselsdato: Din fødselsdato.
• Farge-mal: Gir mulighet til å angi hvilken farge-mal du vil bruke i XS Office. Se Min side - Min farge-mal.
• Aktiv farge-mal: Viser navn på aktiv farge-mal. Se Min side - Min farge-mal.
• Status: Angir din ansettelsesstatus. Se Admin - Ansatte.
• Stillingsprosent: Angir din stillingsprosent. Se Admin - Ansatte.
• Avdeling: Angir hvilken avdeling du er tilknyttet. Se Admin - Ansatte og Admin - Avdelinger.
• Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor du tilhører. Se Admin - Ansatte og Admin - Avdelingskontorer.
• Opprettet: Angir tidspunkt du ble lagt til som ansatt i XS Office samt initialer til den som gjorde det.
• Sist endret: Angir tidspunkt ansattinformasjon om deg ble lagret sist samt initialer til den som gjorde det.

Endre passord

Når din brukerkonto blir opprettet, blir du tildelt et tilfeldig passord av XS Office. Hvis du tror passordet ditt kan være kjent av andre eller rett og slett ønsker et annet passord, kan du enkelt endre det fra denne siden.

For å endre passordet ditt, velg knappen "Endre passord" nederst på siden. I dialogboksen som kommer frem, skriver du først inn ditt gamle passord og så ditt nye passord. Det nye passordet må skrives inn to ganger for at du skal være sikker på at du taster korrekt.

Passordet ditt må som minimum bestå av 6 tegn. Du vil ikke kunne legge inn og lagre passord med færre tegn. Vi anbefaler deg å bruke en kombinasjon av bokstaver og tall i passordet ditt. Passordet ditt får ytterligere kvalitet hvis du benytter både store og små bokstaver i passordet, bruker spesialtegn eller bruker de særnorske bokstavene æ, ø, å. Vær dog oppmerksom på at dette kan skape utfordringer hvis du skal logge inn fra en PC i utlandet med utenlandsk tastaturoppsett som ikke håndterer spesialtegn og æ,ø,å som vi er vant til i Norge.

Legge inn nytt bilde

Bildet du legger inn av deg selv vil være synlig for andre i ansattlister og i ansattkortet (se Organisasjon - Ansatte). I tilegg vil en miniatyr av dette bildet vises oppe til høyre i hovedvinduet når du selv er innlogget.

Du legger til/endrer bilde ved å velge "Endre bilde" nederst på siden. I vinduet som kommer frem velger du "Bla gjennom" for å navigere deg frem til bildet du vil bruke. Klikk "Lagre" og det nye bildet er lagt inn i systemet. Av ytelsesmessige årsaker anbefaler vi å bruke bilder som er mindre enn 50 kb i størrelse. Størrelsen på filen du har valgt vil du kunne se under bildevisningen etter at bildet er lagt til. Se under for mer informasjon om bildeegenskaper.

Slette bilde

Hvis du ønsker å fjerne bildet og samtidig ikke erstatte bildet med et nytt, velger du "Endre bilde" nederst på siden. I vinduet som kommer frem velger du knappen "Slett".

Egenskaper for bilde

Egenskapene for bildet du har valgt vil listes opp under bildevisningen. Følgende informasjon vil kunne vises her:

• Filnavn: Navn på fil du har lagt inn.
• Filtype: Filtype for fil du har lagt inn.
• Filstørrelse: Størrelse for fila du har lagt inn. Vi anbefaler at denne er mindre enn 50 kb.
• Opprettet: Angir tidspunkt du la inn bilde første gang.
• Sist endret: Angir tidspunkt du oppdaterte bildet sist.

Åpne bilde for visning i bildebehandlingsprogram

Du kan åpne/lagre det innlagte bildet ved å klikke på bildet i visningen under "Min profil".

Relaterte emner

• Innledning - Logge inn
• Min side - Min farge-mal
• Organisasjon - Ansatte
• Admin - Ansatte
• Admin - Avdelinger
• Admin - Avdelingskontorer

Introduksjon

"Min side - Mine innstillinger" gir deg mulighet til å tilpasse visningen av XS Office. Innstillingene her vil kun påvirke visningen hos deg og ikke hos andre brukere.

Innstillingene er delt inn i seksjoner som kan åpnes og lukkes uavhengig av hverandre. For andre innstilinger, se "Relaterte emner" nederst i dette kapitlet.

For globale innstillinger for hele organisasjonen, se Admin - Globale innstillinger.

Innstillinger for brukergrensesnitt

"Innstillinger for brukergrensesnitt" lar deg styre hvilke elementer som skal vises i hovedvinduet samt hvordan de skal vises. Du kan deaktivere noen av valgene her for å få mindre nedlastingsstørrelse, bedre ytelse og raskere respons i XS Office. Dette kan spesielt være aktuelt hvis du har treg Internettlinje eller kobler deg til via mobiltelefon der du betaler for overført datamengde.

I tillegg kan du tilpasse visningen for å få bedre plass på skjermen - spesielt hvis du har en skjerm med lav oppløsning (typisk 1024x768 eller lavere).

• Vis hovedmeny: Angir om hovedmenyen øverst i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis undermeny: Angir om undermenyer (venstremenyen) i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis logo med link til startside: Angir om XS Office-logo med snarvei til startside oppe til venstre skal være synlig.
• Vis dagens dato i topplinje: Angir om dagens dato, måned og ukenummer skal være synlig i topplinjen i hovedvinduet.
• Vis klokke i topplinje: Angir om den analoge klokken med urvisere skal være synlig i topplinjen i hovedvinduet.
• Vis dagens sitat i topplinje: Angir om dagens sitat skal være synlig i topplinjen i hovedvinduet.
• Vis fargetemavelger i topplinje: Angir om fargetemavelger skal være synlig i topplinjen i hovedvinduet.
• Vis sammendrag for meldinger i topplinje: Angir om området "Meldinger" med oppsummering av meldinger og ansattnavn i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis sammendrag for gjøremål i topplinje: Angir om området "Gjøremål" med oppsummering av dagens gjøremål i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis min tilstedeværelsesstatus i topplinje: Angir om området "Min status" (for endring av egen tilstedeværelsesstatus) i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis tilstedeværelsesstatus for ansatte i topplinje: Angir om tilstedeværelsesstatus for andre ansatte i topplinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis mitt profilbilde i topplinje: Angir om bilde av deg selv oppe til høyre i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis dato og tid i tittellinje: Angir om dato, klokkeslett og ukenummer oppe til venstre i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis tittellinje: Angir om tittellinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis verktøylinje: Angir om hovedverktøylinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis søkefelt på verktøylinje: Angir om søkefeltet oppe til venstre i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis faste funksjoner på verktøylinje: Angir om verktøylinjen med faste funksjoner oppe til høyre i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis utloggingsknapp på verktøylinje: Angir om utloggingsknappen på verktøylinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Vis utskriftsknapp på verktøylinje: Angir om utskriftsknappen på verktøylinjen i hovedvinduet skal være synlig.
• Stil hovedmenyknapper: Angir hvordan utseende for knapper i hovedmeny skal være. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Symboler og tekst: Knapper vises med både symboler og tekst (standard visning).
  • Kun tekst: Knapper vises med kun tekst. Dette kan gi en liten ytelsesforbedring samt litt bedre plass på skjermen.
  • Kun symboler: Knapper vises med kun symboler. Dette kan gi bedre plass på skjermen - spesielt ved bruk av lavoppløste skjermer.
• Stil undermenyknapper: Angir hvordan utseende for knapper i undermenyen til venstre skal være. Valget "Kun tekst" vil også påvirke nedtrekksmenyene som kommer frem når du hviler musepekeren over en hovedmeny. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Symboler og tekst: Knapper vises med både symboler og tekst (standard visning).
  • Kun tekst: Knapper vises med kun tekst. Dette kan gi en liten ytelsesforbedring samt litt bedre plass på skjermen.
  • Kun symboler: Knapper vises med kun symboler. Dette kan gi bedre plass på skjermen - spesielt ved bruk av lavoppløste skjermer.
• Stil verktøylinjeknapper: Angir hvordan utseende for knapper på verktøylinjen skal være. Følgende alternativer er tilgjengelige:
  • Symboler og tekst: Knapper vises med både symboler og tekst (standard visning).
  • Kun tekst: Knapper vises med kun tekst (symboler benyttes for knapper som ikke har tekst).
  • Kun symboler: Knapper vises med kun symboler (tekster benyttes for knapper som ikke har symboler).
• Stil startsideelementer: Angir hvordan overskriften for startsideelementer skal formateres:
  • Symboler og tekst: Overskriften vises med både symboler og tekst (standard visning).
  • Kun tekst: Overskriften vises med kun tekst.
  • Kun symboler: Overskriften vises med kun symboler.
• Bakgrunn startsideelementer: Angir hvordan overskriftens bakgrunn i startsideelementer skal se ut:
  • Rektangel med gradient: Overskriften vises som et rektangel med gradient (standard visning). Farge på gradient er avhengig av fargetema.
  • Buet gradient: Overskriften vises som et avrundet rektangel med gradient. Farge på gradient er avhengig av fargetema.
  • Heldekkende bakgrunn: Overskriften vises som et rektangel med heldekkende bakgrunnsfarge. Bakgrunnsfarge er avhengig av fargetema.
  • Transparent rektangel: Overskriften vises som et gjennomsiktig rektangel med kantlinjer.
  • Transparent: Overskriften vises gjennomsiktig uten kantlinjer.
• Egendefinert startside: Gir mulighet for å angi et av undermenyvalgene som startside i XS Office.
• Egendefinert startside for smartmobil: Gir mulighet for å angi et av undermenyvalgene som startside i XS Office når du er logget inn med smarttelefon som enhetstype (enhetstype velges fra innloggingssiden).

Innstillinger for påminnelser

• Standard påminnelsestid: Angir standardverdi for hvor mange minutter før start påminnelser sendes for avtaler, samtaler og møter.
• Standard påminnelse oppgaver: Angir standard tidspunkt for påminnelser for oppgaver som forfaller.
• Standard påminnelse saker: Angir standard tidspunkt for påminnelser for saker som forfaller.
• Standard påminnelse fødselsdager: Angir standard tidspunkt for påminnelser ved fødselsdager.

Innstillinger for kalender

• Vis møter: Angir om møter skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis avtaler: Angir om avtaler skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis oppgaver: Angir om oppgaver skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis telefonsamtaler: Angir om telefonsamtaler skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis ferieønsker: Angir om ferie skal være synlig som standard i kalenderne.
• Vis fravær: Angir om fravær skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis helligdager: Angir om helligdager skal være synlige som standard i privat kalender.
• Vis navnedager: Angir om navnedager skal være synlige som standard i privat kalender.
• Vis merkedager: Angir om merkedager skal være synlige som standard i privat kalender.
• Vis fødselsdager: Angir om fødselsdager skal være synlige som standard i privat kalender.
• Vis ressursbookinger: Angir om ressursbookinger skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis saker: Angir om saker skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis prosjektaktiviteter: Angir om prosjektaktiviteter skal være synlige som standard i kalenderne.
• Vis knapp for kalender/gruppekalender: Angir om knapp for hurtig overgang mellom kalender og gruppekalender skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for "Mine avtaler": Angir om knapp for hurtig overgang til "Mine avtaler" skal være synlig i din private kalender.
• Vis knapp for "Mine oppgaver": Angir om knapp for hurtig overgang til "Mine oppgaver" skal være synlig i din private kalender.
• Vis knapp for dagsvisning: Angir om knapp for valg av dagsvisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for ukesvisning: Angir om knapp for valg av ukesvisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for 2-ukersvisning: Angir om knapp for valg av 2-ukersvisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for 5-ukersvisning: Angir om knapp for valg av 5-ukersvisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for månedsvisning: Angir om knapp for valg av månedsvisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for årsvisning: Angir om knapp for valg av årsvisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis knapp for årsvisning: Angir om knapp for valg av årsvisning skal være synlig i kalenderne.
• Vis ansattes fødselsdager: Angir om ansattes fødselsdager skal vises når oppføringstypen "Fødselsdag" er aktiv i kalenderen.
• Vis private kontakters fødselsdager: Angir om private kontakters fødselsdager skal vises når oppføringstypen "Fødselsdag" er aktiv i kalenderen.
• Vis felles kontakters fødselsdager: Angir om felles kontakters fødselsdager skal vises når oppføringstypen "Fødselsdag" er aktiv i kalenderen.
• Standard kalendervisning: Angir hvilken kalendertype som skal være standardvalg for privat kalender, gruppekalender og timekalender.
• Standard "opprett ny" i kalender: Angir hvilken type oppføring som skal lages ved klikk i kalenderne. Gyldige valg her er "Avtale", "Møte", "Oppgave", "Samtale", "Fødselsdag" og "Ressursbooking". "Møte" og "Samtale" er kun tilgjengelig for brukere av Professional Edition og Enterprise Edition.

Se forøvrig Min side - Min kalender og Samhandling - Gruppekalender for informasjon om filtrering i kalenderen (kalenderfilter).

Innstillinger for tilstedeværelse

• Automatisk status ved innlogging: Gir deg muligheten for å automatisk endre din tilstedeværelsesstatus når du logger inn.
• Automatisk status ved utlogging: Gir deg muligheten for å automatisk endre din tilstedeværelsesstatus når du logger ut.

Innstillinger for dokumentarkiv

• Standard visning: Angir standard visningsstil for dokumentliste i dokumentarkivet.
• Standard dokumenttilgang: Angir standard tilgangsbegrensninger for nye dokumenter du legger inn i dokumentarkivet.
• Standard mappetilgang: Angir standard tilgangsbegrensninger for nye mapper du oppretter i dokumentarkivet.
• Aktiver dra-og-slipp i dokumentarkiv: Angir om det skal være mulig å flytte mapper i dokumentarkivet ved å bruke dra-og-slipp ("drag-and-drop"). Som standard er innstillingen slått av.

Innstillinger for prosjekter

• Standard prosjekttilgang: Angir standard tilgangsbegrensninger for nye prosjekter du oppretter.

Alternativer for standard tilgangsnivå prosjekter, mapper og dokumenter

Alternativene for standard tilgangsnivå for nye prosjekter, mapper og dokumenter er som følger:

• Alle, alle rettigheter (standardverdi): Angir at alle innloggede brukere har full tilgang til det nyopprettede objektet.
• Alle, bare les: Angir at alle innloggede brukere har lesetilgang samt at du selv har full tilgang til det nyopprettede objektet.
• Min avdeling, alle rettigheter: Angir at alle innloggede brukere som er medlem av din avdeling har full tilgang til det nyopprettede objektet.
• Min avdeling, bare les: Angir at alle innloggede brukere som er medlem av din avdeling har lesetilgang samt at du selv har full tilgang til det nyopprettede objektet.
• Min brukergruppe, alle rettigheter: Angir at alle innloggede brukere som er medlem av din brukergruppe har full tilgang til det nyopprettede objektet.
• Min brukergruppe, bare les: Angir at alle innloggede brukere som er medlem av din brukergruppe har lesetilgang samt at du selv har full tilgang til det nyopprettede objektet.
• Kun meg selv: Angir at kun du selv har tilgang til det nyopprettede objektet.

Innstillinger for timeregistrering

• Vis sammendrag for tilstedeværelse i timeregistrering: Angir om en oppsummering av tilstedeværelse skal vises på bunnlinjen i timeregistreringsskjemaet.

Lagre data

Når du har valgt de innstillingene du ønsker å bruke, velger du knappen "Lagre" enten nederst på siden eller i verktøylinjen. Tilpasningene dine vil iverksettes umiddelbart etter at du har lagret. Dermed kan du prøve deg frem med mange kombinasjoner for å finne den visningen som passer deg best.

Bruke standardinnstillinger

Hvis du ønsker å gå tilbake til standard visning (slik XS Office var i utgangspunktet), velger du knappen "Hent standardverdier" fra verktøylinjen. Innstillingene vil da gå tilbake til standard oppsett. Velg så "Lagre" for å aktivere standard visning.

Relaterte emner

• Innledning - Personlige innstillinger
• Min side - Min profil
• Min side - Min håndsignatur
• Min side - Min status
• Min side - Min farge-mal
• Min side - Min startside
• Min side - Min kalender
• Samhandling - Gruppekalender
• Timer - Timeregistrering
• Admin - Globale innstillinger
• Admin - Tilstedekategorier

Introduksjon

"Min side - Min kalender" gir deg en grafisk oversikt over dine gjøremål og annen relevant informasjon sortert og gruppert etter dato. Du har 6 ulike periodevalg for kalenderen - dagsvisning, ukesvisning, 2-ukersvisning, 5-ukersvisning, månedsvisning og årsvisning.

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i gruppekalenderen. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Her kan du også velge hvilke knapper som skal være synlig i verktøylinjen. Disse innstillingene kan du også finne via tannhjulknappen på verktøylinjen i kalenderen.

Hvis du ønsker å opprette avtaler, oppgaver o.s.v. mens du jobber med kalenderen, kan du enkelt gjøre dette ved å velge type oppføring fra en nedtrekksliste på den aktuelle dagen.

Oppføringer som er ferdige (typisk gjennomført/utført/avlyst) vises med gjennomstreket tekst i kalenderen.

For informasjon om hvordan du kan se kalenderen til andre ansatte, se Samhandling - Gruppekalender.

Typer oppføringer i kalenderen

Følgende typer oppføringer kan vises i din private kalender (velges via tannhjulknappen på verktøylinjen):

• Møter: Viser møter du er deltaker i eller knyttet til (lys blå bakgrunn).
• Avtaler: Viser dine avtaler (blå bakgrunn).
• Oppgaver: Viser oppgaver du er ansvarlig for (grønn bakgrunn) på forfallsdato.
• Samtaler: Viser dine telefonsamtaler (turkis bakgrunn).
• Ferie: Viser ferieperiodene dine (lys grønn bakgrunn).
• Fravær: Viser dine fravær (grå bakgrunn).
• Helligdager: Viser offentlige helligdager (rød bakgrunn).
• Navnedager: Viser informasjon om hvem som har navnedag (gullfarget bakgrunn).
• Merkedager: Viser informasjon om merkedager (lys gul bakgrunn).
• Fødselsdager: Viser fødselsdager du har registrert og/eller fødselsdager for ansatte og/eller fødselsdager for kontaktpersoner (rosa bakgrunn).
• Ressursbookinger: Viser ressursbookinger du er knyttet til (oransje bakgrunn).
• Saker: Viser saker du er ansvarlig for (gul bakgrunn) på forfallsdato.
• Prosjektaktiviteter: Viser prosjektaktiviteter du er ansvarlig for (limegrønn bakgrunn).

Periodevalg for kalenderen

Følgende visninger er tilgjengelig for kalenderen:

• Dagsvisning: Viser alle oppføringer for en angitt dag. Oppføringer med klokkeslettsindikering vil være inntegnet i et diagram med visning av døgnets 24 timer. Oppføringer som ikke har klokkeslett er listet opp til høyre for denne visningen.
• Ukesvisning: Viser oppføringer innenfor en uke (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
• 2-ukersvisning: Viser oppføringer innenfor to uker (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
• 5-ukersvisning: Viser oppføringer innenfor fem uker (mandag til søndag) fordelt på 7 kolonner. Kan også vises med ukeslutt på torsdag, fredag eller lørdag.
• Månedsvisning: Viser oppføringer for en hel måned (28 - 31 dager).
• Årsvisning: Viser hele året under ett (12 måneder fordelt på 4 kolonner og 3 rader) med grafisk indikering av de dagene som har oppføringer samt mulighet til å navigere direkte til dags-, ukes- og månedsvisning.

Filtrere kalenderen

Din private kalender har ikke filtreringsmuligheter for prosjekt og ressurs. Dersom du vil benytte dette, må du gå til gruppekalenderen.

Sortering av oppføringer i kalenderen

Som standard vil kalenderoppføringene sorteres basert på klokkeslett innenfor hver dag. På verktøylinjen kan du overstyre dette. Følgende alternativer er tilgjengelige:

• Klokkeslett: Oppføringene vises sortert etter klokkeslett. De tidligste oppføringene øverst.
• Type oppføring: Oppføringene vises sortert etter type. Rekkefølgen er samme som angitt under innstillingene for kalender.
• Emne: Oppføringene vises sortert etter emnetekst.

Indikering av dagens dato

Dagens dato vil alltid indikeres med grønn farge i cellene.

Indikering av valgt dato/periode

Valgt (aktiv) dato vil vises med oransje bakgrunn på steder der du kan velge dato direkte.

Kalenderfilteret

Du kan selv velge hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen din. Standardoppsettet definerer du på Min side - Mine innstillinger. Du kan også overstyre dette oppsettet hver gang du bruker kalenderen via kalenderfilteret. Kalenderfilteret aktiverer du ved å klikke på trakt-symbolet i verktøylinjen. I boksen som kommer frem velger du hvilke typer oppføringer som skal vises i kalenderen. Du kan også bruke "Merk alle" for å aktivere/deaktivere alle oppføringstyper samtidig. Klikk på "OK" når du har valgt hvilke typer oppføringer du vil skal være synlige.

Navigering i kalenderen

Du kan navigere (endre dato) i kalenderen på flere ulike måter:

• Ved å bruke pilene frem og tilbake på verktøylinjen. Vil alltid bla én tidsenhet (dag, uke, måned eller år).
• Ved å bruke datovelgeren på verktøylinjen. Her kan du fritt velge hvilken dato du vil vise i kalenderen.
• Ved å bruke funksjonen "Gå til i dag" på verktøylinjen. Denne vil alltid føre deg til inneværende dag, uke, måned eller år.
• Ved å bruke snarveiene direkte til ønsket uke, måned eller år i overskriftsraden for kalenderen (gjelder ikke for dagsvisning).

Navigering i dagsvisningen

I dagsvisningen finner du en egen navigeringskalender til venstre med visning av 4 hele kalendermåneder (forrige, inneværende og de to neste månedene i forhold til valgt dato). Denne kan du bruke for å flytte deg effektivt mellom dager i dagsvisningen.

Overgang til gruppekalender

Du kan enkelt åpne gruppekalenderen med samme periodevalg og tidsperiode aktiv ved å velge ikonet for gruppekalender i verktøylinjen.

Redigere oppføringer direkte i kalenderen

Du kan åpne oppføringer i kalenderen ved å klikke direkte på teksten for ønsket oppføring. Her kan du gjøre de samme operasjonene som du kan fra andre listevisninger. Kalenderen vil automatisk oppdateres når du lagrer oppføringene.

Opprette nye oppføringer direkte i kalenderen

Du kan opprette nye oppføringer i kalenderen ved å klikke på ikonet med to nedover-piler til høyre i ruten for ønsket dag. I nedtrekkslisten som kommer frem kan du velge hvilken type oppføring du ønsker å opprette. Aktuell dato vil være lagt inn på forhånd i vinduet som kommer frem. Følgende typer oppføringer kan opprettes direkte fra din private kalender:

• Møte
• Avtale
• Oppgave
• Samtale
• Fødselsdag
• Ressursbooking

Du kan også opprette en ny oppføring av forhåndsdefinert type ved å klikke inne i ruten for den dagen oppføringen skal gjelde for. I dagsvisningen kan du også klikke direkte på klokkeslettet oppføringen skal starte på (for oppgaver vil tidspunktet angi klokkeslett for forfall). Som standard vil avtaler opprettes på denne måten. Du kan imidlertid endre hvilken type oppføring som skal opprettes fra Min side - Mine innstillinger (eller via tannhjulknappen på verktøylinjen). Hvis filteret for definert oppføringstype er slått av, vil ikke denne snarveien være tilgjengelig. Se mer informasjon om kalenderfilteret over.

Oppføringer over flere dager

Flere typer oppføringer kan ha en varighet over flere dager. Dette vil indikeres grafisk for disse elementene. For avtaler over flere dager vil dette indikeres med pilsymboler. I dagsvisningen vil heldagshendelser listes opp i en egen liste til høyre for kalendervisningen.

Skrive ut kalenderen

Kalenderen har en spesiell utskriftsvennlig versjon som vil liste opp alle oppføringene under hverandre sortert på dato. Dette gjør det enkelt å lage arbeidslister eller lignende. Denne funksjonen aktiveres ved å klikke på skriver-symbolet til høyre på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Mine avtaler
• Min side - Mine oppgaver
• Min side - Min ferie
• Min side - Fødselsdager
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Mitt fravær
• Samhandling - Gruppekalender
• Samhandling - Ressursbooking
• Samhandling - Bookingkalender
• CRM - Telefonsamtaler
• CRM - Saker
• Prosjekt - Prosjektliste
• Prosjekt - Prosjektkalender
• Prosjekt - Møter
• Timer - Timekalender
• Diverse - Helligdager
• Diverse - Navnedager
• Diverse - Merkedager

Introduksjon

"Min side - Mine møter" viser alle møter som du er lagt til som deltaker i. For øvrig er funksjonaliteten identisk med Prosjekt - Møter.

Relaterte emner

• Prosjekt - Møter
• Min side - Min kalender
• Samhandling - Gruppekalender

Introduksjon

"Min side - Mine avtaler" viser liste over alle dine avtaler. Du kan søke etter avtaler basert på ulike kriterier. Du kan angi tidspunkt for påminnelse for hver avtale. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Felter i avtaleliste

Listen under viser hvilke felter som vises i avtalelisten (Min side - Mine avtaler).

• (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppføringer for å utføre operasjoner på mange oppføringer samtidig. Se informasjon om å endre mange oppføringer samtidig.
• (Blyant): Angir om oppføringen er redigerbar for deg. Se også informasjon om å endre oppføringer for andre.
• (Gjentakelse): Angir om avtalen er repeterende eller ikke. Se under.
• (Vis tid som): Angir hvordan du har angitt at tidsrommet for avtalen skal vises i kalenderen. Se under.
• (Statusflagg): Status for avtalene vises med flagg av ulik farge. Se under.
• Fra: Planlagt starttidspunkt for avtale.
• Til: Planlagt sluttidspunkt for avtale.
• Ans: Ansatt avtalen gjelder for (ikke tilgjengelig i privat avtaleliste). Inneholder hurtigfilter som via ett klikk viser oppføringer kun for den aktuelle ansatte.
• Emne: Emne for avtale.
• Firma > prosjekt (kontaktperson): Navn på evt. firma, prosjekt og kontaktperson som oppføringen er knyttet mot. Inneholder hurtigfiltre som via ett klikk viser oppføringer kun for aktuelt firma/prosjekt/kontaktperson.

Gjentakende avtaler

Kolonnen "Gjentakelse" indikerer om en avtale er repeterende eller ikke.

• To roterende piler: Avtalen inngår i et repeterende standardmønster og er ikke markert som ferdig eller avlyst.
• To roterende piler med rød strek: Avtalen inngår i et repeterende mønster men har fått individuell status, har avvikende emne, status eller tidspunkt på dagen. Fullførte avtaler fra et repetisjonsmønster vil typisk indikeres med dette symbolet.
• (ingen symbol): Avtalen stammer ikke fra et repeterende mønster.

"Vis tid som"

"Vis tid som" angir hvordan du har valgt at avtalen skal vises i kalenderen. Dette indikeres med følgende symboler:

• Grønn sirkel: Ledig - Angir at du ikke anser seg som opptatt i avtaletidsrommet.
• Gul sirkel med spørsmålstegn: Foreløpig - Angir at avtaletidsrommet ikke er endelig bestemt.
• Rød sirkel med strek: Opptatt - Angir at du er opptatt i avtaletidsrommet.
• Sirkel med urvisere: Fraværende - Angir at du er borte fra kontoret i avtaletidsrommet.

Statusflagg

Status for avtaler vises med flagg av forskjellige farger.

• Gult flagg: Avtale er planlagt, men ikke gjennomført.
• Grønt flagg: Avtale er gjennomført. Indikeres også med lysegrønn bakgrunnsfarge.
• Rødt flagg: Avtale er avlyst. Indikeres også med rød bakgrunnsfarge.

Merk at du kan markere avtaler som gjennomført ved å klikke på flaggene i listen (gjelder kun for egne avtaler som ikke allerede er markert som gjennomført).

Opprette en ny avtale

Avtaler kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine avtaler.
• Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden CRM - Avtaler.
• Velg "Ny avtale" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Avtaler.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Direkte fra fanekortet "Avtaler" for ønsket kontaktperson. Se CRM - Kontaktpersoner.
• Opprett avtale direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
• Velg "Avtale" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Velg pluss-ikonet i startsideelementene for avtaler.
• Bruk hurtigtasten for avtaler. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter i fanekort "Avtale"

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

• Emne: Emne for avtale.
• Fra kl.: Startdato og tidspunkt for avtale.
• Til kl.: Sluttdato og tidspunkt for avtale.
• Fra-til: Lar deg angi klokkeslett med musen ved å peke og klikke i en grafisk døgnvisning. Se under.
• Hele dagen Angir at avtalen varer hele dagen (uavhengig av klokkeslett).
• Status: Angir status for avtalen. Se over.
• Påminnelse: Angir antall minutter før avtalestart som påminnelse for avtalen skal sendes på (hvis avtalen har status "planlagt"). Heldagsavtaler varsles relativt til kl. 07.00 på startdatoen. Se forøvrig Innledning - Påminnelser.
• Notat: Fritekstnotat for avtale.
• Vis tid som: Angir hvordan tidsrommet skal vises i kalender. Se over.
• I gruppekalender: Angir hvordan avtalen skal vises i gruppekalender. Se under.
• Ansatt: Hvilken ansatt avtalen gjelder for.
• Firma: Navn på firma som avtalen er knyttet mot.
• Kontaktperson: Navn på evt. kontaktperson som avtalen er knyttet mot.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som avtalen er knyttet mot.
• Regelmessighet: Angir om avtalen er en regelmessig avtale eller en éngangsavtale. Se under.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
• Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Synlighet i gruppekalender

Du kan selv velge hvordan avtalene skal vises i gruppekalenderen hos andre ansatte. Følgende alternativer er tilgjengelig:

• Vis all informasjon: Viser all informasjon om avtalen i gruppekalenderen.
• Vis kun tid: Viser kun tidspunkt for avtalen og ikke detaljene om avtalen.
• Vis ingenting: Avtalen er ikke synlig i andre ansattes gruppekalender.

Angi klokkeslett via døgnvisningen

XS Office lar deg bestemme klokkeslett for start og slutt via et eget rutenett med 24 timersvisning. Dette vil ofte være mer effektivt enn å velge klokkeslett via rullegardinmenyene.

Angi starttidspunkt via døgnvisningen

• Klikk med venstre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et starttidspunkt som er senere enn sluttidspunktet.

Angi sluttidspunkt via døgnvisningen

Sluttidspunktet kan angis i døgnvisningen på to ulike måter.

• Klikk med høyre musetast i rutenettet. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.
• Klikk med venstre musetast i rutenettet samtidig som du holder inne tasten Ctrl. Merk at du ikke kan angi et sluttidspunkt som er tidligere enn starttidspunktet.

NB! Noen nettlesere har begrensninger rundt å kunne utføre en funksjon på høyre musetast i en webside. Noen brukere har til og med en mus med kun én tast. I disse tilfellene brukes Ctrl+venstreklikk for å angi sluttidspunkt.

Fanekort "Gjentakelsesmønster"

Fanekortet "Gjentakelsesmønster" benyttes for å lage regelmessige avtaler. Regelmessige avtaler defineres med et repetisjonsmønster som gjør at de vil fremkomme mange ganger i privat kalender og gruppekalender.

Fanekortet "Gjentakelsesmønster" vil komme til syne når du velger "Regelmessighet" i fanekortet "Avtale" og så lagrer avtalen.

Gjentakelsesmønster

Følgende repetisjonsmønstre er tilgjengelige:

• Ingen: Angir at oppføringen ikke skal repeteres.
• Daglig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 dag avhengig av angitt hyppighet. Se under.
• Ukentlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 uke avhengig av angitt hyppighet. Hvilke ukedager kan også angis. Se under.
• Månedlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 måned avhengig av angitt hyppighet. Hvilken dag i måneden kan også angis. Se under.
• Årlig: Angir at oppføringen skal repeteres hver 1 - 12 år avhengig av angitt hyppighet. Hvilken dato i året kan også angis. Se under.

Gjentakelseshyppighet

Alternativene for hyppighet vil avhenge av hvilket valg som er gjort for repetisjonsmønster. Se over. Følgende repetisjonshyppigheter er tilgjengelige:

• Ingen: Angir at oppføringen ikke skal repeteres.
• Daglig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall dager mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12.
• Ukentlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall uker mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilke ukedager oppføringen skal gjelde for.
• Månedlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall måneder mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilken dag i måneden oppføringen skal inntreffe.
• Årlig: Lar deg velge hyppighet for oppføringen i antall år mellom hver forekomst. Gyldige valg er 1 - 12. Du kan også velge hvilken dato i året oppføringen skal inntreffe.

Avslutning av gjentakelse

Du kan selv angi om oppføringen skal opphøre ved en spesiell dato eller repeteres "evig". Dette valget gjør du under "Avslutning av gjentakelse" i fanekortet "Regelmessighet".

Eksempler på regelmessighet

Eksempel 1: Oppføring skal inntreffe annenhver mandag og gjelde for resten av året

En slik regelmessighet kan du lage ved å velge:

• Repetisjonsmønster = Ukentlig
• Repetisjonshyppighet = 2
• Ukedag = Mandag
• Avslutning = Velg dato 31.12 for inneværende år

Eksempel 2: Oppføring skal inntreffe den første dagen i hver måned og ikke ha en definert avslutning

En slik regelmessighet kan du lage ved å velge:

• Repetisjonsmønster = Månedlig
• Repetisjonshyppighet = 1
• Dag i måneden = 1
• Avslutning = Ingen slutt

Fanekort "Gjentakelseshistorikk"

Fanekortet "Gjentakelseshistorikk" viser oversikt over alle lagrede avtaler som stammer fra en gjentakende avtale. Når du endrer på en forekomst i en gjentakende avtale eller markerer den som fullført for en gitt dato, opprettes det en separat avtale som representerer avtalen for den aktuelle dagen. Her kan du se oversikt over alle slike avtaleforekomster.

Fanekortet "Gjentakelseshistorikk" vil komme til syne når du velger "Regelmessighet" i fanekortet "Avtale" og så lagrer avtalen.

Opprette avtaler for andre ansatte

Du kan opprette avtaler for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i avtalelisten og kalenderen for den ansatte som er tildelt avtalen. Du kan også endre på avtaler du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme avtalen. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne avtalen. Merk at denne begrensningen ikke gjelder hvis du er satt opp som superbruker.

For å opprette en avtale for en annen ansatt, oppretter du en avtale som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansatt".

Påminnelser for avtaler

Hver avtale har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye avtaler.

Sende invitasjon til avtalen

Når du har opprettet en avtale, har du mulighet til å sende en invitasjon til kontaktpersonen via e-post direkte fra avtaleoppføringen. Dette gjør du ved å bruke e-postknappen på fanekortet "Avtale" i vinduet for aktuell avtale. Invitasjonsmeldingen vil inneholde et iCalendar-vedlegg som gjør at mottakeren kan få inn avtaleoppføringen direkte i sitt avtaleplanleggingsverktøy uten å måtte legge den til manuelt.

Eksportere avtaler i iCalendar-format

XS Office støtter det mye brukte formatet iCalendar for eksport av avtaler. Dette formatet er støttet av mange programmer for avtaleplanlegging.

For å eksportere en avtale i iCalendar-format, velg knappen merket "ICS" på fanekortet "Avtale" i vinduet for aktuell avtale. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre iCalendar-filen. Du kan også eksportere hele avtalelisten i ics-format via en egen ICS-knapp på verktøylinjen i avtalelistene.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Filtrere avtalelisten

For å vise kun avtaler med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

• Alle: Viser alle avtaler.
• Planlagt: Viser kun planlagte avtaler som ikke er gjennomført.
• Gjennomført: Viser kun gjennomførte avtaler.
• Avlyst: Viser kun avlyste avtaler.

Søke etter avtaler

Listen kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

• Emne: Fritekstsøk i emnefelt for avtaler.
• Notat: Fritekstsøk i notatfelt for avtaler.
• Opprettet av: Vis kun oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
• Sist endret av: Vis kun oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 2

• Firma: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt firmaoppføring.
• Kontaktperson: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt kontaktperson.
• Prosjekt: Vis kun oppføringer knyttet til et bestemt prosjekt. Krever Professional eller Enterprise Edition.
• Ansatt: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt ansatt. Vises ikke i privat avtaleliste.
• Regelmessighet: Angir om kun gjentakende avtaler skal vises, kun ikke-gjentakende avtaler eller begge deler.
• Avtale-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Kolonne 3

• Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
• Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
• Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Avtaler kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Slette en avtale

En enkeltavtale kan slettes ved å åpne vinduet for avtale (klikk på emnetekst i avtalelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne avtaler samt avtaler du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Slette mange oppføringer samtidig

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Sette status for mange oppføringer samtidig

Hvis du ønsker å markere mange oppføringer som fullført/planlagt/avlyst i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil endre, velger du "Sett som gjennomført", "Sett som planlagt" eller "Sett som avlyst" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Registrere timeforbruk fra en avtale

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra avtaleoppføringen. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" på fanekortet "Detaljer". XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra avtalen over til timeregistreringen.

Analysere avtaler

Avtalelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

For analyse av avtaler fordelt på kunder, se CRM - Rapporter.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Påminnelser
• Min side - Min kalender
• Min side - Mine innstillinger
• Samhandling - Gruppekalender
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner
• CRM - Avtaler
• CRM - Rapporter
• Prosjekt - Avtaler

Introduksjon

"Min side - Mine samtaler" viser alle samtaler som er knyttet til deg selv som ansatt. Samtalelisten viser derfor ikke navn/initialer for ansatt. For øvrig er funksjonaliteten identisk med CRM - Samtaler.

Relaterte emner

• CRM - Samtaler
• Prosjekt - Samtaler
• Min side - Min kalender
• Samhandling - Gruppekalender

Introduksjon

"Min side - Oppgaver" viser liste over alle oppgaver du er ansvarlig for. Forfall for oppgavene vil fremkomme i kalenderen din (se Min side - Min kalender) samt i gruppekalender hvis du ikke angir oppgaven som "Privat". I tillegg kan du angi tidspunkt for påminnelse for hver oppgave. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Oppgavene kan kobles mot firma og prosjekt og vil dermed vises i firma- og prosjektkort for angitt firma og prosjekt.

Felter i oppgaveliste

Listen under viser hvilke felter som vises i oppgavelisten (Min side - Oppgaver).

• (Avkrysningsboks): Gir mulighet for å velge flere oppgaver samtidig for å utføre operasjoner på mange oppgaver samtidig. Se senere i kapitlet.
• (Blyant): Oppføringer som er redigerbare for innlogget bruker vises med et blyantsymbol.
• (Prioritet): Angir definert prioritet for oppgaven. Se under.
• (Tilgjengelighet): Angir om oppgaven er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering). Private oppgaver vil ikke vises i gruppekalenderen hos andre ansatte.
• (Statusflagg): Status for oppgavene vises med flagg av ulik farge. Se under.
• (Tilordnet fra møte): Et møtesymbol her angir at oppgaven er tilordnet via et møtereferat.
• % fullført: Viser en statusindikering og tall for oppgavens ferdigstillelsesgrad angitt i prosent.
• Forfallsdato: Angir forfallsdato for oppgave.
• Avsluttet: Angir evt. tidspunkt oppgaven ble markert som fullført.
• Emne: Emne for oppgave.
• Firma > prosjekt (kontaktperson): Navn på evt. firma, prosjekt og kontaktperson som er knyttet til oppgaven.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Statusflagg

Status for oppgaver vises med flagg av forskjellige farger.

• Blått flagg: Oppgave er ikke startet.
• Gult flagg: Oppgave pågår.
• Grønt flagg: Oppgave er fullført.
• Oransje flagg: Oppgave venter andre eller er utsatt.
• Rødt flagg: Oppgave er kansellert.
• Spørsmålstegn: Oppgave er ikke forstått.

Merk at du kan markere oppgaver som fullført ved å klikke på flaggene i listen (gjelder kun for egne oppgaver som ikke allerede er markert som fullført).

Opprette en ny oppgave

Oppgaver kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Min side - Oppgaver.
• Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden CRM - Oppgaver.
• Velg "Ny oppgave" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Oppgaver.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Opprett oppgave direkte på korrekt dato fra Min side - Min kalender eller Samhandling - Gruppekalender.
• Velg "Oppgave" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Velg pluss-ikonet i startsideelementene for oppgaver.
• Bruk hurtigtasten for oppgaver. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for oppgaver

Vinduet for oppgaver har følgende innfyllingsfelter:

• Emne: Angir emne for oppgaven.
• Status: Angir status for oppgaven. Se over.
• Fremdrift: Angir fremdrift for oppgaven i prosent.
• Prioritet: Angir prioritet for oppgaven. Se over.
• Notat: Fritekstnotat for oppgaven.
• Ansvarlig: Angir hvem som er ansvarlig for utførelse av oppgaven.
• Firma: Navn på firma som oppgaven er knyttet mot.
• Kontaktperson: Navn på kontaktperson som oppgaven er knyttet mot.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som oppgaven er knyttet mot.
• Startdato: Angir evt. startdato for oppgaven.
• Forfallsdato: Angir forfallsdato (og klokkeslett) for oppgaven (viktig for synlighet i kalendere og påminnelser).
• Påminnelse: Angir tidspunkt for når du ønsker påminnelse i forhold til forfall for oppgaven.
• Privat: Angir om oppgaven er privat (ikke synlig i gruppekalender) eller ikke.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
• Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Opprette oppgaver for andre ansatte

Du kan opprette oppgaver for andre ansatte. Disse vil automatisk komme frem i oppgavelisten og kalenderen hos den ansatte som er tildelt oppgaven. Du kan også endre på oppgaver du har opprettet for andre ansatte helt til den ansatte selv har vært inne og lagret den samme oppgaven. Etter dette vil du ikke ha anledning til å endre på denne oppgaven. Merk at denne begrensningen ikke gjelder hvis du er satt opp som superbruker.

For å opprette en oppgave for en annen ansatt, oppretter du en oppgave som vanlig, men velger en annen ansatt enn deg selv under feltet "Ansvarlig".

Påminnelser for oppgaver

Hver oppgave har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye oppgaver.

Filtrere oppgavelisten etter status

For å vise kun oppgaver med en bestemt status, velg fra rullegardinmenyen "Status" på verktøylinjen.

• Alle: Viser alle oppgaver.
• Aktive: Viser alle aktive oppgaver (= ikke fullført eller kansellert).
• Ikke startet: Viser alle oppgaver som ikke er påbegynt.
• Pågår: Viser alle oppgaver som pågår.
• Fullført: Viser kun fullførte oppgaver.
• Venter andre: Viser kun oppgaver som har status "venter andre".
• Utsatt: Viser kun oppgaver som er utsatt.
• Kansellert: Viser kun oppgaver som er kansellert.
• Ikke forstått: Viser kun oppgaver som er markert som "ikke forstått".

Søke etter oppgaver

Listen kan filtreres via rullegardinmenyer på verktøylinjen som angitt ovenfor. Du kan i tillegg hente frem et eget søkepanel når du jobber med listen. Dermed vil du kunne søke med større presisjon enn via filtrene alene. Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

• Emne: Fritekstsøk i emnefelt for oppgaver.
• Notat: Fritekstsøk i notatfelt for oppgaver.
• Ansvarlig: Vis kun oppføringer med en bestemt ansatt som ansvarlig. Vises ikke i privat oppgaveliste.
• Opprettet av: Vis kun oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
• Endret av: Vis kun oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 2

• Firma: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt firmaoppføring.
• Kontaktperson: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt kontaktperson.
• Prosjekt: Vis kun oppføringer knyttet til et bestemt prosjekt. Krever Professional eller Enterprise Edition.
• Prioritet: Vis kun oppføringer med en gitt prioritet (høy/normal/lav).
• Fremdrift: Vis kun oppføringer med en gitt fremdrift angitt i prosent.
• Er privat: Vis kun oppføringer som er angitt som private.
• Oppgave-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Kolonne 3

• Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
• Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
• Datofelt 3: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Slette en oppgave

Oppgaver kan slettes ved å åpne vinduet for oppgave (klikk på emnetekst i oppgavelisten), og så velge knappen "Slett". Merk at du kun kan slette egne oppgaver samt oppgaver du har opprettet på vegne av andre og som de ikke selv har endret på i ettertid.

Slette mange oppgaver samtidig

Hvis du ønsker å slette mange oppgaver i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du ha markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Endre mange oppgaver samtidig

Hvis du ønsker å endre parametere for mange oppgaver i én operasjon, markerer du først de du vil endre med avkrysningsboksene til venstre i avtalelisten. Når du har markert alle oppføringene du vil endre, velger du et av følgende alternativer fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office:

• Slett: Sletter alle merkede oppgaver.
• Sett som fullført: Markerer alle merkede oppgaver som fullført.
• Sett som lav prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med lav prioritet.
• Sett som normal prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med normal prioritet.
• Sett som høy prioritet: Markerer alle merkede oppgaver med høy prioritet.
• Sett som privat: Markerer alle merkede oppgaver som private (ikke synlige i gruppekalender for andre ansatte).
• Sett som åpen: Markerer alle merkede oppgaver som åpne/ikke private (dermed synlige i gruppekalender for andre ansatte).

Registrere timeforbruk fra en oppgave

Du kan enkelt legge til timeforbruk i timeregistreringen direkte fra oppgaven. Dette gjør du ved å velge "Ny timeregistrering" i verktøylinjen i oppgavevinduet. XS Office vil automatisk overføre nøkkelinformasjon fra oppgaven over til timeregistreringen.

Analysere oppgaver

Oppgavelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Søke i XS Office
• Innledning - Påminnelser
• Min side - Min kalender
• Min side - Mine innstillinger
• Samhandling - Gruppekalender
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Oppgaver
• Prosjekt - Oppgaver

Introduksjon

"Min side - Notater" viser liste over alle notater som du selv har opprettet. Notatene er enkle fritekstfelter som kan ha valgfri mengde tekst. Notatene kan merkes som private og du kan velge hvilken farge hvert av dem skal ha.

Notatene kan kobles mot firma og prosjekt og vil dermed vises i firma- og prosjektkort for angitt firma og prosjekt.

Felter i notatliste

Listen under viser hvilke felter som vises i notatlisten (Min side - Notater).

• (Farge): Angir definert farge for notatet.
• (Blyant): Oppføringer som er redigerbare for innlogget bruker vises med et blyantsymbol.
• (Tilgjengelighet): Angir om notatet er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering). Private notater vil ikke vises i CRM og prosjektverktøyet.
• Notat: Innhold for notat.
• Firma > prosjekt (kontaktperson): Navn på evt. firma, prosjekt og kontaktperson som oppføringen er knyttet mot. Inneholder hurtigfiltre som via ett klikk viser oppføringer kun for aktuelt firma/prosjekt/kontaktperson.
• Eier: Initialer til notatets eier.
• Sist endret: Tidspunkt notatet ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret notatet sist.

Opprette nytt notat

Notater kan opprettes på flere måter i XS Office.

• Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Min side - Notater.
• Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden CRM - Notater.
• Velg "Nytt notat" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Notater.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Direkte fra fanekortet "Notater" for ønsket kontaktperson. Se CRM - Kontaktpersoner.
• Velg "Notat" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Bruk hurtigtasten for notater. Se Innledning - Hurtigtaster.

Innfyllingsfelter for notater

Vinduet for notat har følgende innfyllingsfelter:

• Farge: Angir bakgrunnsfarge for notatet.
• Firma: Navn på evt. firma som er knyttet til notatet.
• Kontaktperson: Navn på evt. kontaktperson som er knyttet til notatet.
• Prosjekt: Navn på evt. prosjekt som er knyttet til notatet.
• Eier: Navn på ansatt som er eier for notatet.
• Privat: Angir om notatet er privat (ikke synlig i prosjekt/CRM) eller ikke.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• (Notattekst): Innhold for notat.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
• Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Søke etter notater

Søkepanelet åpner du ved å velge "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at listen igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

• Innhold: Fritekstsøk i notattekst.
• Eier: Vis kun oppføringer som eies av en bestemt ansatt.
• Opprettet av: Vis kun oppføringer som er opprettet av en bestemt ansatt.
• Endret av: Vis kun oppføringer som er sist endret av en bestemt ansatt.

Kolonne 2

• Firma: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt firmaoppføring.
• Kontaktperson: Vis kun oppføringer knyttet til en bestemt kontaktperson.
• Prosjekt: Vis kun oppføringer knyttet til et bestemt prosjekt. Krever Professional eller Enterprise Edition.
• Farge: Vis kun oppføringer med en definert bakgrunnsfarge.
• Er privat: Vis kun oppføringer som er angitt som private.
• Notat-ID: Søk etter oppføringer med ID større enn/mindre enn/likt/ulikt en bestemt verdi.

Kolonne 3

• Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
• Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en oppføring må være innefor alle aktive søkekriterier samt eventuell annen filtrering i verktøylinjen for å vises i listen.

Avtaler kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Lage kopi av notater

Åpne notatet du ønsker å lage en kopi av. Velg knappen "Lag kopi" på verktøylinjen. Når du har bekreftet advarselsboksen som kommer frem, har du opprettet en eksakt kopi av det opprinnelige notatet med innhold, farge, eventuell visningsbegrensning, firma og prosjekt. Dette notatet kan nå brukes på samme måte som om det var opprettet manuelt - det har ingen koblinger mot det opprinnelige notatet.

Slette notater

Notater kan slettes ved å åpne vinduet for notat (klikk på notattekst i listen), og så velge knappen "Slett".

Slette mange notater samtidig

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre i hovedbildet i XS Office.

Analysere notater

Notatlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Listen kan også eksporteres til PDF-format.

Relaterte emner

• Innledning - Hurtigtaster
• Innledning - Søke i XS Office
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner
• CRM - Notater
• Prosjekt - Notater

Introduksjon

"Min side - Mine kontakter" viser liste over alle dine private kontaktpersoner. Kontaktpersoner er alltid indikert som ikoner med gul dress i XS Office.

Private kontaktpersoner kan "forfremmes" til felles kontaktpersoner ved å angi at de ikke er private lenger. Den konverterte kontaktpersonen vil etterpå være tilgjengelig under CRM - Kontaktpersoner.

NB! Du kan ikke konvertere en felles kontaktperson til en privat kontaktperson, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.

Saker i kontaktpersonvinduet

Saker knyttet til kontaktpersonen finnes på et eget fanekort i vinduet. Hvis det finnes åpne saker knyttet til kontaktpersonen, vil antall saker i fanekortknappen indikeres med to tall (<antall åpne saker> / <antall saker totalt>). Hvis alle saker er lukket, vil kun ett av disse tallene vises.

Felter i kontaktpersonliste

Listen under viser hvilke felter som vises i kontaktpersonliste (Min side - Mine kontakter).

• Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
• Firma: Navn på firma kontaktpersonen er tilknyttet.
• Tittel: Tittel eller stillingsbeskrivelse for kontaktperson hos arbeidsgiveren.
• E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
• Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert). Klikk for å sende SMS.
• Sist endret: Tidspunkt kontaktpersonen ble sist endret.
• Av: Initialer til den som lagret kontaktpersonen sist.

Opprette en ny privat kontaktperson

Private kontaktpersoner opprettes ved å velge "Ny kontaktperson" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine kontakter.

Innfyllingsfelter for kontaktpersoner

Kontaktpersonkortet inneholder flere fanekort der kun ett av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av en kontaktperson.

• Fornavn: Fornavn for kontaktperson.
• Etternavn: Etternavn for kontaktperson.
• Firma: Firma/foretak kontaktpersonen tilhører.
• Primærkontakt: Om kontaktpersonen er primærkontakt mot firmaet (skal brukes for generelle henvendelser).
• Standard "Deres ref": Om kontaktpersonen benyttes som standard referanse ved opprettelse av tilbud og ordre mot firmaet.
• E-post 1: Primær e-postadresse til kontaktperson.
• E-post 2: Sekundær e-postadresse til kontaktperson.
• Stillingstittel: Tittel/stillingsbeskrivelse for kontaktperson.
• Avdeling: Om kontaktpersonen er koblet til en spesifikk avdeling.
• Yrke: Arbeid eller spesialisering for kontaktperson.
• Webside: Evt. privat hjemmeside for kontaktperson.
• Overordnedes navn: Overordnet kontaktperson.
• Stedfortreder: Stedfortreder for kontaktperson.
• Fødselsdato: Fødselsdato for kontaktperson.
• Ansettelsesdato: Ansettelsesdato for kontaktperson.
• Konvertert ledetråd: Om kontaktpersonen stammer fra en konvertert ledetråd eller ikke (ja/nei).
• Privat: Om kontaktpersonen opprinnelig er opprettet som en privat kontaktperson.
• Aktiv: Angir om kontaktpersonoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i listene.
• Mellomnavn: Mellomnavn for kontaktperson.
• Initialer: Initialer for kontaktperson.
• Tittel: Titulering for kontaktperson.
• Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
• Kjønn: Kjønn for kontaktperson.
• Telefon arbeid 1: Direktetelefonnummer til kontaktperson.
• Telefon arbeid 2: Alternativt direktetelefonnummer til kontaktperson.
• Mobiltelefon 1: Mobiltelefonnummer til kontaktperson.
• Mobiltelefon 2: Alternativt mobiltelefonnummer til kontaktperson.
• Telefon hjemme 1: Hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
• Telefon hjemme 2: Alternativt hjemmetelefonnummer til kontaktperson.
• Telefax 1: Telefaksnummer til kontaktperson.
• Telefax 2: Alternativt telefaksnummer til kontaktperson.
• Adresse: Kontaktpersonens adresse. Klikk på globusen for å søke etter gateadresse med karttjeneste fra finn.no.
• IM-Adresse: Kontaktpersonens IM-adresse (instant messaging/lynmeldinger).
• Ordrereferanse: Tilbuds- og ordrereferanse for kontaktperson. Legges automatisk til dersom du knytter kontaktpersonen til et tilbud eller en ordre.
• Notat: Fritekstnotat for kontaktperson.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Flytte kontaktpersoner fra privat register til fellesregister/CRM

Hvis du ønsker å flytte en privat firmaoppføring til fellesregisteret (og CRM-modulen hvis denne er i bruk), deaktiverer du avkrysningsboksen "Privat" og velger "Lagre". Du vil da få opp en advarsel om at du er i ferd med å flytte oppføringen. Hvis du velger "OK" her, vil oppføringen overflyttes til fellesregister, og dermed fjernes fra ditt private register.

Eksportere kontaktpersoner

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av kontaktpersonopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en kontaktperson i vCard-format, velg "Eksporter" fra vinduet for aktuell kontaktperson. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Endre bilde

Du kan legge til profilbilde for hver enkelt kontaktperson. Klikk på bildet eller velg "Endre bilde" for å legge til eller endre profilbildet til kontaktpersonen. Profilbilder vises i kontaktpersonlisten dersom du velger "Vis foto" i verktøylinjen.

Se forøvrig Organisasjon - Logo for informasjon om hvilke formater som er støttet og hvordan disse behandles i XS Office.

Filtrere kontaktpersonlisten

Følgende filtreringer kan gjøres for kontaktpersonlisten fra verktøylinjen:

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (kontaktpersonoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
• Deaktiverte: Viser alle deaktiverte kontaktpersonoppføringer.
• Alle: Viser alle kontaktpersonoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere kontaktpersonlisten

Listen over private kontaktpersoner kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen. Følgende sorteringer er tilgjengelig fra verktøylinjen:

• Sist endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises øverst i listen. Dette er standardvisningen.
• Lengst siden endret: Sorterer kontaktpersoner etter når de sist ble endret. Sist endret vises nederst i listen.
• Alfabetisk på etternavn: Sorterer kontaktpersoner etter etternavn.
• Alfabetisk på fornavn: Sorterer kontaktpersoner etter fornavn.
• Alfabetisk på firma: Sorterer kontaktpersoner etter firmanavnet som de er knyttet til. Kontaktpersoner uten tilknytning til firma vises ikke i denne sorteringen.

Slette kontaktpersoner

Kontaktpersoner kan slettes ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i kontaktpersonlisten), og så velge knappen "Slett". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere kontaktpersonen som deaktivert.

Deaktivere en kontaktpersonoppføring

Kontaktpersonoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for kontaktperson (klikk på navn i listen), og så ta bort haken i feltet "Aktiv". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte kontaktpersonoppføringer ikke vises som standard i listene. Se "Filtrere kontaktpersonlisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere kontaktpersoner

Kontaktpersonlisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Eksportere data
• Min side - Mine firmakontakter
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner
• Organisasjon - Logo

Introduksjon

"Min side - Mine firmakontakter" viser liste over dine private firmakontakter. Private firmakontakter fungerer på mange måter som firmaoppføringer i CRM-modulen - du kan registrere firmadetaljer, adresseinformasjon og koble til kontaktpersoner. Du kan derimot ikke koble andre typer oppføringer mot dine private firmakontakter, og mange av fanekortene fra CRM-modulen mangler her.

Private firmakontakter kan "forfremmes" til felles firmakontakter ved å angi at de ikke er private lenger. Den konverterte firmaoppføringen vil etterpå være tilgjengelig under CRM - Alle firmaer.

NB! Du kan ikke konvertere en felles firmakontakt til en privat firmakontakt, dermed er denne konverteringen enveis og du må være sikker når du utfører denne operasjonen.

Felter i liste over private firmakontakter

Listen under viser hvilke felter som vises i liste over firmakontakter (Min side - Mine firmakontakter).

• Firma-ID: Angir unik firma-ID for hvert enkelt firma.
• Navn: Angir navn for foretak.
• Kategori: Navn på kategori foretaket er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
• Bransje: Navn på bransje foretaket er registrert under. Se Admin - Bransjer.
• Sist endret: Tidspunkt informasjon om foretaket ble sist endret.
• (Antall kontaktpersoner): Viser antall kontaktpersoner knyttet til foretak (klikk for å vise alle kontaktpersoner knyttet til foretak).
• (Verktøy): Ikoner med kobling mot webside til foretaket samt oppføringen i Enhetsregisteret (Brønnøysund) og Leverandørguiden.

Registrere en ny privat firmakontakt

Private firmakontakter opprettes ved å velge "Ny firmakontakt" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine firmakontakter.

Innfyllingsfelter for firmaer

Firmakortet for private firmakontakter inneholder 3 fanekort der kun én av dem er tilgjengelig ved første gangs opprettelse av firmaoppføring.

Fanekort "Firmadetaljer"

Dette fanekortet inneholder generell informasjon om foretaket og er det eneste fanekortet som vises ved opprettelse av ny oppføring. Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige:

• Firmanavn: Angir navn på foretaket.
• Firmaets e-post: Felles e-postadresse til foretaket.
• Webside: Webside for foretaket.
• Telefon sentralbord: Telefonnummer til sentralbord for foretaket.
• Telefaks: Telefaksnummer til foretaket.
• Organisasjonsnr.: Organisasjonsnummer for foretaket.
• Kategori: Navn på kategori firmaoppføringen er registrert under. Se Admin - Firmakategorier.
• Bransje: Navn på bransje foretaket tilhører. Se Admin - Bransjer.
• Notat: Fritekstnotat for firmaoppføring.
• Privat: Angir om firmaoppføringen er privat. Se under for detaljer.
• Aktiv: Angir om firmaoppføringen er aktiv. Deaktiverte oppføringer vil som standard ikke vises i firmalisten.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.

Flytte firmakontakt fra privat register til fellesregister/CRM

Hvis du ønsker å flytte en privat firmaoppføring til fellesregisteret (og CRM-modulen hvis denne er i bruk), deaktiverer du avkrysningsboksen "Privat" og velger "Lagre". Du vil da få opp en advarsel om at du er i ferd med å flytte oppføringen. Hvis du velger "OK" her, vil oppføringen overflyttes til fellesregister, og dermed fjernes fra ditt private register. Hvis CRM-modulen er i bruk, vil du også få opp flere nye fanekort når du åpner firmakortet på nytt.

Fanekort "Adresser"

Dette fanekortet benyttes for å registrere adresser for firmaoppføringene. Følgende adressetyper er tilgjengelige:

• Besøksadresse: Angir besøksadresse/gateadresse for foretaket.
• Postadresse: Angir postboksadresse for foretaket.
• Fakturaadresse: Angir evt. egen adresse der fakturaer skal sendes

Fanekort "Kontaktpersoner"

Dette fanekortet inneholder oversikt over alle kontaktpersoner knyttet til den enkelte firmaoppføringen. Primærkontakten vil alltid vises øverst i listen (med uthevet skrift), de andre vil være listet opp under sortert på etternavn.

Følgende felter vises i listen over kontaktpersoner for en firmaoppføring:

• Navn: Navn på kontaktperson (etternavn, fornavn). Foran navnet finnes et symbol som indikerer kontaktpersonens kjønn. Hvis kontaktpersonen er angitt som primærkontakt, vil teksten være uthevet.
• E-post: E-postadresse til kontaktperson. Klikk for å sende e-post til kontaktpersonen.
• Telefon: Mobiltelefonnummer til kontaktperson (alt. direktenummer hvis mobilnummer ikke er registrert).

Opprette ny kontaktperson knyttet til firmaoppføringen

Velg "Ny kontaktperson" fra fanekortet "Kontaktpersoner" i firmakortet. Kontaktpersonen vil da automatisk knyttes mot aktivt firmaoppføring.

For mer informasjon om kontaktpersoner, se Min side - Mine kontakter.

Eksportere firmaoppføring

XS Office støtter det mye brukte formatet vCard for eksport av firmaopplysninger. Dette formatet er støttet av de fleste e-postprogrammer og kontaktregistre.

For å eksportere en firmaoppføring i vCard-format, velg "Eksporter" fra fanekortet "Firmadetaljer" i vinduet for aktuell firmaoppføring. Du vil da få muligheten for å åpne eller lagre vCard-filen.

Se http://www.imc.org/pdi/ for mer informasjon om vCard-formatet.

Se forøvrig Innledning - Eksportere data for informasjon om eksport av data.

Filtrere firmalisten

Følgende filtreringer kan gjøres for firmalisten fra verktøylinjen:

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (firmaoppføringer som ikke er deaktivert). Dette er standardvisningen.
• Deaktiverte: Viser alle deaktiverte firmaoppføringer.
• Alle: Viser alle firmaoppføringer. Deaktiverte oppføringer vises med mørk grå bakgrunn.

Sortere firmalisten

Listen over firmaoppføringer kan sorteres etter ulike parametere. Dette gjøres via rullegardinmenyen "Sortering" på verktøylinjen.

Slette en firmaoppføring

Private firmaoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så velge knappen "Slett" på fanekortet "Firmadetaljer". Hvis oppføringen du prøver å slette er knyttet til andre oppføringer, vil du få en advarselsboks med informasjon om hvilke oppføringer som er tilknyttet. Du kan her velge å markere firmaoppføringen som deaktivert.

Deaktivere en firmaoppføring

Firmaoppføringer kan deaktiveres ved å åpne vinduet for firmaoppføring (klikk på firmanavn i firmalisten), og så ta bort haken i feltet "Aktiv" på fanekortet "Firmadetaljer". Klikk så på "Lagre" for å bekrefte ditt valg.

Merk at deaktiverte firmaoppføringer ikke vises som standard i firmalisten. Se "Filtrere firmalisten" over for informasjon om hvordan du kan få frem deaktiverte oppføringer.

Analysere firmaoppføringer

Firmalisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen. Denne eksporten er meget omfattende og tar med alle data om firmaoppføringen i XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Eksportere data
• Min side - Mine kontakter
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Kontaktpersoner
• Admin - Firmakategorier
• Admin - Bransjer

Introduksjon

"Min side - Mine favoritter" viser liste over dine mest brukte webadresser. Dette kalles ofte "favoritter" eller "bokmerker" i nettleserne. Hvis du lagrer bokmerkene dine i XS Office, vil de være tilgjengelige uavhengig av hvilken PC du bruker.

Det finnes også mulighet til å lage felles bokmerker for hele organisasjonen. Se Samhandling - Felles favoritter. Bokmerkelisten kan også inngå som startsideelement slik at listen er lettere tilgjengelig i XS Office. Se Min side - Min startside.

Felter i liste over bokmerker/favoritter

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over favoritter (Min side - Mine favoritter).

• Navn: Navn på bokmerke/favoritt. Klikk for å åpne bokmerke i et nytt vindu.
• Notat: Fritekstnotat for bokmerke/favoritt.
• Adresse: Webadresse (URL = Uniform Resource Locator) som bokmerket/favoritten peker til.
• Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist endret.
• (Skjema med blyant): Klikk for å vise egenskaper for bokmerke/favoritt.

Opprette nytt bokmerke/favoritt

Bokmerker/favoritter opprettes ved å velge "Ny favoritt" fra verktøylinjen på siden Min side - Mine favoritter.

Innfyllingsfelter for bokmerker/favoritter

Vinduet for bokmerker/favoritter har følgende innfyllingsfelter:

• Tittel: Tittel/navn for bokmerket/favoritten.
• Adresse: Webadresse (URL) for bokmerket/favoritten.
• Notat: Fritekstnotat for bokmerket/favoritten.
• Åpne i nytt vindu: Angir om bokmerket/favoritten skal åpnes i nytt vindu når du klikker på linken. Hvis ikke vil bokmerket åpnes i hovedvinduet for XS Office.
• Opprettet: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble opprettet.
• Sist endret: Tidspunkt bokmerket/favoritten ble sist lagret.

Slette bokmerker/favoritter

Bokmerker/favoritter kan slettes ved å åpne vinduet for bokmerket/favoritten (klikk på ikon helt til høyre i listen), og så velge knappen "Slett".

Eksportere bokmerker/favoritter

Bokmerkelisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Samhandling - Felles favoritter
• Min side - Min startside

Introduksjon

"Min side - Min status" lar deg angi din tilstedeværelsesstatus i XS Office. Denne funksjonen bruker du for å informere dine kollegaer om din tilstedeværelse (hvor du er, hva du gjør og om du er tilgjengelig). Funksjonen lar deg velge fra en forhåndsdefinert liste over tilgjengelige alternativer for tilstedeværelse, samt ytterligere informasjon via et fritekstfelt.

Tilstedeværelsesinformasjon for andre ansatte vil være tilgjengelig i en egen liste oppe til høyre i hovedvinduet for XS Office (se Innledning - Hovedvinduet). Herfra kan du også endre din tilstedeværelsesstatus uavhengig av hvilken funksjon du har åpnet i hovedvinduet. I tillegg finnes en liste over tilstedeværelse for alle ansatte under Samhandling - Tilstedeværelse.

Alternativene for tilstedeværelse kan skreddersys og tilpasses organisasjonen. Se Admin - Tilstedekategorier for informasjon om dette.

Oppsummering av tilstedeværelse kan hvis ønskelig vises i skjemaet for timeregistrering og dermed kunne fungere som kontrollinstrument når du registrerer timer.

Tilstedeværelsesstatus kan også inngå som startsideelement. Se Min side - Min startside.

Endre tilstedeværelsesstatus

Slik endrer du din tilstedeværelsesstatus fra siden Min side - Min status.

• Velg ønsket status fra listen over alternativer for tilstedeværelse.
• Fyll inn statustekst (valgfritt).
• Velg knappen "Oppdater min status".

Tilstedehistorikk

Du kan vise en historisk oversikt over din registrerte tilstedeværelseinformasjon. Funksjoner for dette er tilgjengelig i verktøylinjen på siden "Min side - Min status". Historikken vil også vise sammenhengen mellom timeregistreringer og tilstedeværelsesinformasjonen. Slik kan du enkelt avdekke eventuelle feilføringer. Følgende alternativer for historikk er tilgjengelig i verktøylinjen:

• Tilstedehistorikk liste: Viser alle endringer av tilstedeværelse i listeform.
• Tilstedehistorikk dag: Viser grønn og gul tilstedeværelse fordelt på dager. I tillegg timeregistreringer for den samme perioden.
• Tilstedehistorikk uke: Viser grønn og gul tilstedeværelse fordelt på uker. I tillegg timeregistreringer for den samme perioden.
• Tilstedehistorikk måned: Viser grønn og gul tilstedeværelse fordelt på måneder. I tillegg timeregistreringer for den samme perioden.

Merk at gammel tilstedeværelsesinformasjon slettes automatisk av systemet ved behov.

Relaterte emner

• Innledning - Hovedvinduet
• Min side - Mine innstillinger
• Min side - Min startside
• Samhandling - Tilstedeværelse
• Timer - Registrering
• Admin - Tilstedekategorier

Introduksjon

"Min side - Min ferie" lar deg holde oversikt over alle dine ferier og også registrere ferieønsker. Ferieperioder vil fremkomme i kalenderen din, og du kan også velge å la dem være synlige i gruppekalenderen.

Når du har opprettet et ferieønske og markert ønsket som "klar til godkjenning", kan ferien godkjennes/attesteres fra Timer - Godkjenning ferie.

En grafisk oversikt over dine og andre ansattes ferier finnes under Timer - Ferieplan.

En liste over offentlige helligdager år for år finner du under Diverse - Helligdager.

Felter i liste over ferier

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ferier og ferieønsker (Min side - Min ferie).

• (Statusflagg): Status for ferien/ferieønsket vises med flagg av ulik farge. Se under.
• Fra dato: Angir dato for feriens/ferieønskets start.
• Til dato: Angir dato for feriens/ferieønskets slutt.
• Notat: Fritekstnotat for ferien/ferieønsket. Klikk for å vise egenskaper for ferien.
• Sist endret: Tidspunkt ferien/ferieønsket ble sist endret.
• Godkjent: Tidspunkt ferieønsket ble godkjent.
• Av: Initialer til den som godkjente ferieønsket.

Statusflagg

Status for ferier og ferieønsker vises med flagg av forskjellige farger.

• Blått flagg: Ferie er under planlegging (kan ikke godkjennes).
• Gult flagg: Ferieønske er klarts for godkjenning.
• Grønt flagg: Ferieønske er godkjent/innvilget.
• Rødt flagg: Ferieønske er ikke godkjent/ikke innvilget.

Opprette nytt ferieønske

Ferieønsker opprettes ved å velge "Ny ferie" fra siden Min side - Min ferie.

Opprette og godkjenne ferie for andre ansatte

Ansatte som er definert som Superbruker kan opprette og godkjenne ferie for andre ansatte. Superbruker settes på ansattkortet, se Admin - Ansatte, og er som standard deaktivert for alle ansatte.

Innfyllingsfelter for ferieønsker

Vinduet for ferieønsker har følgende innfyllingsfelter:

• Fra dato: Angir ønsket startdato for ferien.
• Til dato: Angir ønsket sluttdato for ferien.
• Status: Angir status for oppgaven. Se over.
• I gruppekalender: Angir hvordan ferien skal vises i gruppekalender. Se under.
• Notat: Fritekstnotat for ferien.
• Godkjent: Tidspunkt ferieønsket ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Opprettet: Tidspunkt ferieønsket ble opprettet.
• Sist endret: Tidspunkt ferieønsket ble sist lagret.

Synlighet i gruppekalender

Du kan selv velge hvordan ferien skal vises i gruppekalenderen hos andre ansatte. Følgende alternativer er tilgjengelig:

• Vis all informasjon: Viser all informasjon om ferien i gruppekalenderen.
• Vis kun tid: Viser kun datoer for ferien og ikke detaljene om ferien (notatet).
• Vis ingenting: Ferien er ikke synlig i andre ansattes gruppekalender.

Godkjenne ferieønsker

Når du har opprettet et ferieønske og markert ønsket som "klar til godkjenning", kan ferien godkjennes/attesteres fra Timer - Godkjenning ferie.

Grafisk oversikt over ferier (ferieplan)

En grafisk oversikt over dine og andre ansattes ferier finnes under Timer - Ferieplan.

Slette et ferieønske

Ferieønsker kan slettes ved å åpne vinduet for ferie (klikk på notat i ferielisten), og så velge knappen "Slett".

Analysere ferier

Ferielisten kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min kalender
• Samhandling - Gruppekalender
• Timer - Godkjenning ferie
• Timer - Ferieplan
• Diverse - Helligdager

Introduksjon

"Timer - Egenmeldinger" gir oversikt over ditt fravær basert på dine registrerte egenmeldinger.

Felter i liste over egenmeldinger

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over egenmeldinger (Timer - Egenmeldinger).

• Statusflagg (S): Status for egenmeldinger vises med flagg av ulik farge.
• Legeerklæring (L): Angir om legeerklæring er levert i forbindelse med fraværet.
• Fra dato: Angir startdato for fraværet.
• Til dato: Angir sluttdato for fraværet.
• Timer: Angir antall timer fravær i perioden.
• Årsaksgruppe: Angir hvilken kategori fraværet kommer inn under.
• Notat: Fritekstfelt som den ansatte kan bruke til å beskrive fraværet.
• Sist endret: Tidspunkt for siste endring av fraværet.
• Godkjent: Angir evt. tidspunkt for godkjenning av fraværet.
• Av: Initialer til den som evt. godkjente fraværet.

Statusflagg

Status for fravær vises med flagg av forskjellige farger.

• Blått flagg: Angir at fraværet er registrert av den ansatte, men ikke klargjort for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
• Gult flagg: Angir at den ansatte har markert fraværet som klar for godkjenning. For informasjon om godkjenning, se under.
• Grønt flagg: Angir at fraværet er godkjent.
• Rødt flagg: Angir at fraværet ikke er godkjent.

Registrere fravær (egenmelding)

Egenmeldinger opprettes ved å velge "Ny egenmelding" fra verktøylinjen på siden Timer - Egenmeldinger.

Innfyllingsfelter for egenmeldinger

Følgende innfyllingsfelter er tilgjengelige når du lager egenmeldinger:

• Fra dato: Angir startdato for fraværet.
• Til dato: Angir sluttdato for fraværet.
• Timer: Angir antall timer fravær i perioden.
• Årsak: Angir hvilken kategori fraværet kommer inn under.
• Status: Rullegardinmeny for å markere fraværet som "klart for godkjenning".
• I gruppekalender: Angir hvordan fraværet skal vises i gruppekalender hos andre ansatte. Se under.
• Notat: Fritekstfelt som den ansatte kan bruke til å beskrive fraværet.
• Legeerklæring: Angir om legeerklæring er levert i forbindelse med fraværet.

Visning av fravær i personlig kalender

Registrert fravær vises som standard i din personlige kalender (Min side - Min kalender). Hvis ønskelig kan fraværet fjernes midlertidig fra kalendervisningen ved å bruke "kalenderfilteret" på verktøylinjen. For permanent fjerning av fravær fra kalender, se Min side - Mine innstillinger.

Visning av fravær i gruppekalender

Hvordan fraværet vises i gruppekalenderen (Samhandling - Gruppekalender) for andre ansatte bestemmes av valget "i gruppekalender" som kan velges nå du registrerer egenmeldingen.

• Vis all informasjon: Vil vise fraværsdagene og notat for fraværet.
• Vis kun tid: Vil vise fraværsdagene, men ikke detaljer rundt fraværet.
• Vis ingenting: Vil ikke vise noen ting for andre (verken tidspunkt eller notat).

Sletting av egenmeldinger

Egenmeldinger kan slettes ved å åpne vinduet for egenmeldinger (klikk på notat i liste for egenmeldinger), og så velge knappen "Slett".

Godkjenning av fravær

Etter at den ansatte har markert fraværet som klar for godkjenning, vil de komme frem på siden for godkjenning. Se Timer - Godkjenning fravær.

Registrere fravær for andre ansatte

Ansatte som er definert som Superbruker kan registrere og godkjenne fravær for andre ansatte. Superbruker settes på ansattkortet, se Admin - Ansatte, og er som standard deaktivert for alle ansatte.

Analysere egenmeldinger

Listen over egenmeldinger kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Timer - Fraværsoversikt
• Timer - Godkjenning fravær
• Min side - Min kalender
• Min side - Mine innstillinger
• Samhandling - Gruppekalender

Introduksjon

"Min side - Fødselsdager" lar deg holde oversikt over viktige fødselsdager du må huske. Listen er privat for deg og vil ikke kunne ses av andre ansatte. Bursdagene vil være synlig i din private kalender (Min side - Min kalender).

Du kan hvis ønskelig motta påminnelser for fødselsdagene. Tidspunkt for påminnelse velger du for hver enkelt fødselsdag. Se Innledning - Påminnelser for generell informasjon om påminnelser samt Min side - Mine innstillinger for å sette standardinnstillinger for påminnelser.

Fødselsdagsregisteret kan også benyttes til å sette opp andre typer viktige hendelser som skjer på samme dato hvert år. Et godt eksempel er bryllupsdager.

Felter i fødselsdagsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i fødselsdagslisten (Min side - Fødselsdager).

• Navn: Angir navn for personen som har fødselsdag. Klikk for å vise egenskaper for fødselsdagsoppføring.
• Fødselsdato: Angir fødselsdato for personen.
• Stjernetegn: Angir stjernetegn for personen med bilde og navn.
• Alder: Angir alder for personen per dags dato.
• Dager til: Angir antall dager til bursdag/gebursdag.
• Notat: Fritekstnotat for fødselsdagsoppføring.
• Påminnelse: Angir hvilken type påminnelse som er valgt for fødselsdagen.
• Sist endret: Tidspunkt fødselsdagsoppføringen ble sist endret.

Opprette en ny fødselsdagsoppføring

Fødselsdagsoppføringer opprettes ved å velge "Ny fødselsdag" fra siden Min side - Fødselsdager.

Innfyllingsfelter for fødselsdager

Vinduet for fødselsdager har følgende innfyllingsfelter:

• Fødselsdato: Angir personens fødselsdato. Korrekt årstall må velges for at personens alder skal vises korrekt.
• Navn: Angir navn på person.
• Notat: Fritekstnotat for fødselsdagsoppføring.
• Påminnelse: Angir tidspunkt for når du ønsker påminnelse for bursdagen.
• Opprettet: Tidspunkt fødselsdagsoppføringen ble opprettet.
• Sist endret: Tidspunkt fødselsdagsoppføringen ble sist lagret.

Når du har fylt inn ønsket informasjon, har du tre valg i verktøylinjen for å lagre oppføringen:

• Opprett: Oppføringen vil opprettes og du vil deretter kunne jobbe med den samme oppføringen (den lukkes ikke).
• Opprett og ny: Oppføringen vil opprettes og du vil få opp et nytt tomt vindu for en ny oppføring. Dette gjør at du hurtig kan opprette flere oppføringer etter hverandre uten å åpne nye vinduer.
• Opprett og lukk: Oppføringen vil opprettes og vinduet vil lukkes umiddelbart etterpå.

Hvis du ønsker å avbryte uten å lagre oppføringen, velger du "Avbryt" fra verktøylinjen for å lukke vinduet.

Påminnelser for fødselsdager

Hver fødselsdagsoppføring har egne innstillinger for påminnelse. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om hvordan du setter standard påminnelse for nye fødselsdagsoppføringer.

Fødselsdager i kalender

Bursdagene vil være synlig i din private kalender (Min side - Min kalender). I årsvisningen av kalenderen vil bursdagene symboliseres med et kakesymbol.

Ansattes fødselsdager

For informasjon om visning av ansattes fødselsdager, se Organisasjon - Fødselsdager.

Navnedager

For informasjon om navnedager, se Diverse - Navnedager.

Slette en fødselsdagsoppføring

Fødselsdagsoppføringer kan slettes ved å åpne vinduet for fødselsdagsoppføring (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Analysere fødselsdagsoppføringer

Listen over fødselsdager kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Påminnelser
• Min side - Min kalender
• Min side - Mine innstillinger
• Organisasjon - Fødselsdager
• Diverse - Navnedager

Introduksjon

"Min side - Min håndsignatur" lar deg legge inn en innskannet håndsignatur (underskrift) i XS Office. Denne kan du bruke til å "signere" tilbud du sender til kunder. Se Handel - Tilbud for mer informasjon om dette.

Signaturen du legger inn må være en bildefil med format JPG eller GIF. Filstørrelsen bør ikke overstige 50 kb.

Egenskaper for håndsignatur (Min side - Min håndsignatur)

Følgende opplysninger vises på denne siden:

• Filnavn: Filnavn for filen du har lagt inn.
• Filstørrelse: Størrelse for filen du har lagt inn.
• Sist endret: Angir tidspunkt du oppdaterte håndsignaturen sist.

Legge inn håndsignatur

Du legger til/endrer håndsignatur ved å velge "Endre signatur" på siden. I vinduet som kommer frem velger du "Bla gjennom" for å navigere deg frem til bildet av håndsignaturen du vil bruke. Vi anbefaler bruk av GIF, JPG eller PNG som format for håndsignatur. Klikk "Lagre" og den nye håndsignaturen er lagt inn i systemet.

Laste ned håndsignatur

Hvis du ønsker å åpne eller lagre signaturen du har lagt inn, velger du "Lagre bilde" på siden.

Slette håndsignatur

Hvis du ønsker å fjerne håndsignaturen og samtidig ikke erstatte den med en ny, velger du "Endre signatur" på siden. I vinduet som kommer frem velger du knappen "Slett".

Relaterte emner

• Innledning - Personlige innstillinger
• Min side - Min profil
• Handel - Tilbud

Introduksjon

"Min side - Min farge-mal" lar deg velge hvilket fargetema du ønsker å benytte i XS Office. Fargetemaene angir hvilke farger som benyttes for elementer i hovedvinduet og andre vinduer. På engelsk benyttes som oftest betegnelsen "skin" for fargetema.

Fargetema kan også endres fra Min side - Min profil.

Tilgjengelige farge-maler/fargetema

Følgende farge-maler er tilgjengelige i XS Office:

• Silverado: Et fargetema med utgangspunkt i sølv og grå farge med gradienter. Dette er standard fargetema i XS Office.
• Blue Hawaii: Et fargetema med utgangspunkt i blå farge med gradienter.
• Greensleeves: Et fargetema med utgangspunkt i grønn farge med gradienter.
• Yellow Submarine: Et fargetema med utgangspunkt i gul farge med gradienter.
• Goldfinger: Et fargetema med utgangspunkt i en gullfarge med legeringer.
• Pink Cadillac: Et fargetema med utgangspunkt i rosa farge med gradienter.
• Lime Street: Et fargetema med utgangspunkt i limegrønn farge med gradienter.
• Black Velvet: Et fargetema med høy kontrast (hvitt på svart) for økt lesbarhet for svaksynte og ved lite lesbare skjermer.
• Pure Gray: Et fargetema i tradisjonelt grått uten gradienter. Kan med hell benyttes hvis skjerm/skjermkort ikke tillater gradienter og mange farger.
• Any Colour You Like: Et fargetema som vil bytte mellom de 7 øverste fargetemaene fra dag til dag. Dermed får du "Silverado" på mandag og "Lime Street" på søndag hvis du velger dette alternativet.

Endre farge-mal

For å endre farge-mal, klikker du på det alternativet du ønsker i listen og velger knappen "Lagre". Valget ditt vil aktiveres umiddelbart slik at du med én gang vil se hvordan det nye utseendet ble. "Aktiv farge-mal" under listen vil vise navnet på det fargetemaet som er aktivt i øyeblikket.

Fargetema kan også endres fra Min side - Min profil.

Relaterte emner

• Innledning - Personlige innstillinger
• Min side - Min profil

Introduksjon

"Min side - Min startside" lar deg bestemme hvordan startsiden din i XS Office skal se ut. Alle brukere av XS Office har sin egen unike startside slik at du kan tilpasse din startside nøyaktig til dine behov og ønsker uten at dette påvirker andre brukeres oppsett.

For å forenkle oppsett av startsiden, kan du bruke maler for startside. Det finnes en del ferdige maler i XS Office. Disse malene kan du tilpasse videre selv, eller du kan lage dine egne maler.

Hvis du ønsker at brukerne ikke skal kunne endre på sine startsider, kan du sette rettighetsbegrensninger for dette fra Admin - Tilgangskontroll.

Gå til redigeringsmodus for startside

Du kan aktivere redigeringsmodus for startside på flere måter:

• Naviger via menysystemet i XS Office til "Min side" -> "Min startside"
• Velg blyantsymbolet til høyre for søkefeltet i verktøylinjen på startsiden i XS Office.
• Naviger via hurtigtasten for startsideredigering. Se Innledning - Hurtigtaster.

Legge til elementer på startsiden

Alle tilgjengelige startsideelementer er listet opp i listen "Startsideelementer" til høyre i hovedvinduet. Denne listen er sortert på kategorier slik at det skal være enklere å finne frem til ønsket element. De elementene du har valgt på din startside vil være markert med en hake i listen. Du kan legge til nye elementer ved å klikke på dem i listen. Hvis du klikker på et element du allerede har på startsiden, vil elementet fjernes fra startsiden din.

Se "Tilgjengelige startsideelementer" på slutten av dette kapitlet for informasjon om hvilke startsideelementer som er tilgjengelige.

Fjerne elementer fra startsiden

Du kan enkelt fjerne et element fra startsiden ved å klikke på kryss-symbolet oppe i høyre hjørne av boksen som representerer det elementet du ikke ønsker å ha synlig lenger. Du kan også fjerne elementer ved å klikke på dem i listen "Startsideelementer" til høyre i hovedvinduet.

Koordinatsystemet

Når du redigerer startsiden, benyttes et koordinatsystem basert på piksler. Punktet helt oppe til venstre i området for startsideelementer har koordinatene (0,0) som betyr 0 piksler mot høyre (X-retning) og 0 piksler nedover (Y-retning).

Hvis skjermen din har en oppløsning på 1024x768 vil du typisk ha tilgjengelig ca 1000 x 500 piksler tilgjengelig for startsideelementer i XS Office. Hvis du plasserer elementer med høyere verdier enn dette (X+bredde eller Y+høyde) vil du oppleve at du får rullefelt (skrollbar) på startsiden din. Dette er omtrentlige verdier og vil avhenge av hvilken nettleser du bruker samt hvor mange verktøylinjer du har aktive i nettleseren. Du kan også øke tilgjengelig plass i høyden ved å tilpasse utseendet for hovedvinduet. Se Min side - Mine innstillinger for informasjon om dette.

Listen under viser tilsvarende for noen andre typiske skjermoppløsninger. Oppløsninger med rød bakgrunnsfarge anbefales ikke, gul farge indikerer minimumsvalg og grønn farge indikerer spesielt gode valg.

Skjermoppløsning	Tilgjengelig bredde (ca)	Tilgjengelig høyde (ca)	Kommentar
800 x 600	780	320	Anbefales ikke for bruk sammen med XS Office. Heter på fagspråket SVGA (Super Video Graphics Array) og benyttes i dag i liten grad på vanlige PCer.
1024 x 768	1000	480	Minste anbefalte oppløsning. Vanlig på skjermer på 15", på plasma-TVer og på mange bærbare PCer. Heter på fagspråket XGA (eXtended Graphics Array).
1366 x 768	1340	480	Kalles ofte for "HD Ready" og er et wide screen-format. Vanlig på mange flat-TVer med LCD-teknologi. Heter på fagspråket WXGA (Wide eXtended Graphics Array).
1280 x 1024	1260	740	Som oftest anbefalt oppløsning for skjermer på 17 til 19 tommer i 4:3-format. Heter på fagspråket SXGA (Super eXtended Graphics Array).
1400 x 1050	1380	770	Spesiell oppløsning som sjelden er standard oppløsning for skjermer. Heter på fagspråket SXGA+ (Super eXtended Graphics Array Plus).
1600 x 1200	1580	915	Som oftest anbefalt oppløsning for skjermer på 20 til 22 tommer i 4:3-format. Heter på fagspråket UXGA (Ultra eXtended Graphics Array).
1680 x 1050	1660	770	Som oftest anbefalt oppløsning for skjermer på 20 til 22 tommer i wide screen-format. Heter på fagspråket WSXGA+ (Wide Super Extended Graphics Array Plus).
1920 x 1080	1900	800	Kalles ofte for "Full HD" og er et wide screen-format. Heter på fagspråket WUXGA (Wide Ultra eXtended Graphics Array).
2048 x 1536	2020	1250	Spesielt høy oppløsning som sjelden er standard oppløsning for skjermer. Heter på fagspråket QXGA (Quad eXtended Graphics Array).

Hvert startsideelement indikeres i form av bokser. Bredden og høyden på disse boksene vil vise hvor mye plass startsideelementet vil oppta på startsiden din. Dette er også angitt i piksler. På statuslinjen nederst i hver boks vil du kunne se både plasseringen og størrelsen til startsideelementene angitt i form av 4 tall som representerer piksler. Tallene på statuslinjen har denne betydningen:

(X-koordinat,Y-koordinat) , (bredde,høyde)

Eksempel

Et startsideelement med bredde 300 piksler og høyde 200 piksler plassert 100 piksler fra venstre og 150 piksler fra topp får dermed følgende på statuslinjen:

(100,150) , (300,200)

For at du enklere skal vite hvor elementene er plassert, finnes det et rutenett som har streker hver 10. piksel. Dermed blir 10 ruter lik 100 piksler. Se under for mer informasjon om rutenettet og automatisk tilpasning til dette.

"Fest til rutenett"

For å forenkle plasseringen av bokser i forhold til hverandre, kan du bruke funksjonen "Fest til rutenett" (av engelsk "snap to grid"). Denne funksjonen finnes på verktøylinjen. Da vil boksene automatisk "limes" til rutenettet når du flytter dem rundt. Hvis du vil plassere bokser uavhengig av rutenettet, kan du slå av denne funksjonen fra verktøylinjen.

Flytte og endre størrelse for startsideelementer

Boksene som representerer startsideelementer kan flyttes ved å dra og slippe i topplinjen for hver enkelt boks. Når du beveger musepekeren over topplinjen for en boks, vil musepekerens utseende endres til et "flytte"-symbol med 4 piler.

For å endre størrelse på boksene, drar du "håndtaket nede i høyre hjørne av boksen. Når du beveger musepekeren over nedre høyre hjørne for en boks, vil musepekerens utseende endres til et "endre størrelse"-symbol med 2 diagonale piler.

Farger, kantlinjer og overskrifter

Hver enkelt boks kan ha eget oppsett for farger. Du kan endre farge for boksen ved å velge en av de 5 farge-knappene inne i boksen.

I tillegg kan du velge om startsideelementet skal ha kantlinje samt om overskriften for startsideelementet skal vises. Det finnes egne knapper for dette inne i hver boks.

Lagre startsiden

Når du er fornøyd med utseendet for startsiden velger du knappen "Lagre" på verktøylinjen. For å se hvordan startsiden ble seende ut, kan du velge "Til startside" fra verktøylinjen etter du har lagret oppsettet.

Tømme startsiden

Hvis du vil fjerne alle bokser i én operasjon, velger du knappen "Fjern alle" på verktøylinjen. Du vil da stå igjen med en tom startside.

Endre størrelse for redigeringsvinduet

For å få mer plass på skjermen til redigering av startside, kan du gjøre et eller flere av tiltakene under:

• Skjule venstremenyen ved å velge symbolet med to venstre-piler i tittellinjen. Se Innledning - Hovedvinduet for informasjon om hovedvinduets oppbygning.
• Dra skillelinjen mellom redigeringsområdet og listen over tilgjengelige startsideelementer mot høyre.
• Deaktiver valgene "Vis meny" og "Vis maler" på verktøylinjen.
• Tilpass hovedvinduet ved å fjerne topplinjen og/eller hovedmenyen. Se Min side - Mine innstillinger.

Bruk av maler

For å forenkle oppsett av startsiden for deg od de andre brukerne, kan du bruke maler for startside.

Bruke en ferdig mal

For å bruke en predefinert mal eller en mal du har laget/tilpasset selv, klikk på ønsket mal i listen over maler nede til høyre i vinduet. Husk at alle eventuelle startsideelementer du hadde lagt inn fra før vil fjernes. Det nye oppsettet ditt vil lagres hvis du velger knappen "Lagre" på verktøylinjen.

Endre en mal

For å endre en eksisterende mal, velg malen du vil korrigere fra listen over maler nede til høyre. Når du har utført de endringene du ønsket å utføre, velger du "Lagre som mal" fra verktøylinjen. I vinduet som kommer opp velger du navnet på den malen du vil overskrive i rullegardinen "Lagre som". Du kan eventuelt også legge inn et notat som vil knyttes til malen. Når du er ferdig, velger du knappen "Lagre" for å lagre malen.

Lage en ny mal

Hvis du vil opprette en ny mal, følger du prosedyren i punktet "Endre en mal" over. Den eneste forskjellen er at du ikke velger mal i "Lagre som"-rullegardinen. Denne lar du stå til "Ny mal" og skriver inn navnet for den nye malen i feltet "Navn på mal".

Det kan ofte være hensiktsmessig å lage en ny mal basert på en eksisterende slik at du slipper å starte med "blanke ark" for hver mal.

Slette en mal

En mal kan slettes ved å velge "Lagre som mal" fra verktøylinjen. I vinduet som kommer opp, velger du ønsket mal i feltet "Lagre som". Når du har valgt den du vil slette, velger du knappen "Slett" og bekrefter advarselen som kommer opp.

Tilgjengelige startsideelementer

Tilgjengelige startsideelementer vil avhenge av hvilken versjon av XS Office du har. Tabellen under viser hvilke elementer som er tilgjengelige fordelt på kategori samt hvilke versjoner de inngår i. Slik leser du informasjonen om versjon:

• Alle: Angir at startsideelementet er tilgjengelig i alle versjoner av XS Office.
• INV, ENT: Angir at startsideelementet er tilgjengelig for brukere av XS Office Invoicing Edition og XS Office Enterprise Edition.
• PRO, ENT: Angir at startsideelementet er tilgjengelig for brukere av XS Office Professional Edition og XS Office Enterprise Edition.
• ENT: Angir at startsideelementet kun er tilgjengelig for brukere av XS Office Enterprise Edition.

Dagen i dag	Versjon	Beskrivelse
Dagen i dag	Alle	Viser faktainformasjon om dagens dato.
Dagens sitat	Alle	Viser dagens sitat/visdomsord. Det vil komme et nytt for hver dag.
Klokka	Alle	Viser en analog klokke med urvisere.
Merkedag	Alle	Viser informasjon om merkedag hvis dagens dato er en merkedag.
Navnedag	Alle	Viser navn på personer som har navnedag i dag.
Sol opp/ned	Alle	Viser informasjon om tidspunkt for soloppgang og solnedgang for tre norske byer.
Stjernetegn	Alle	Viser informasjon om stjernetegn som dagens dato tilhører.
Verdensur	Alle	Viser klokkeslett for lokal tid samt 12 utvalgte steder rundt omkring i verden.
Årets helligdager	Alle	Viser oversikt over inneværende års offentlige helligdager.
Min side	Versjon	Beskrivelse
Dagens avtaler	Alle	Viser oversikt over alle dine planlagte avtaler for i dag.
Dagens hendelser	Alle	Viser oversikt over dagens avtaler, møter, oppgaver, telefonsamtaler og saker du er ansvarlig for.
Dagens oppgaver	Alle	Viser oversikt over alle dine ikke-fullførte oppgaver med forfall i dag.
Det skjer denne uka	Alle	Viser liste over planlagte aktiviteter og andre ting som skjer eller har forfall inneværende uke.
Det skjer i dag	Alle	Viser liste over planlagte aktiviteter og andre ting som skjer eller har forfall i dag.
Det skjer i morgen	Alle	Viser liste over planlagte aktiviteter og andre ting som skjer eller har forfall i morgen.
Forfalte avtaler	Alle	Viser oversikt over avtaler som er forbigått i tid uten at de er markert som gjennomført, avlyst eller ubesvart.
Forfalte oppgaver	Alle	Viser oversikt over alle dine oppgaver som er forfalt uten at de er markert som fullført.
Fødselsdager	Alle	Viser liste over fødselsdagene du har registrert sortert på antall dager til bursdag.
Min profil	Alle	Viser personalia og annen informasjon som definert under "Min side" -> "Min profil".
Mine favoritter	Alle	Viser liste over dine favoritter/bokmerker.
Mitt bilde	Alle	Viser foto av deg selv som definert under "Min side" -> "Min profil".
Morgendagens avtaler	Alle	Viser oversikt over alle dine planlagte avtaler for i morgen.
Morgendagens oppgaver	Alle	Viser oversikt over alle dine ikke-fullførte oppgaver med forfall i morgen.
Organisasjon	Versjon	Beskrivelse
Kjerneverdier	Alle	Viser din organisasjons kjerneverdier som angitt under "Organisasjon" -> "Visjon og verdier".
Misjon	Alle	Viser din organisasjons misjon som angitt under "Organisasjon" -> "Visjon og verdier".
Organisasjonens historie	Alle	Viser din organisasjons historie som angitt under "Organisasjon" -> "Historie".
Organisasjonens logo	Alle	Viser organisasjonens logo.
Organisasjonens policy	Alle	Viser din organisasjons policy som angitt under "Organisasjon" -> "Policy".
Visjon	Alle	Viser din organisasjons visjon som angitt under "Organisasjon" -> "Visjon og verdier".
Meldinger	Versjon	Beskrivelse
Mottatte direktemeldinger	PRO,ENT	Viser liste over dine 5 sist mottatte direktemeldinger.
Sendte direktemeldinger	PRO,ENT	Viser liste over dine 5 sist sendte direktemeldinger.
Siste fra innboksen	PRO,ENT	Viser liste over dine 5 sist mottatte e-postmeldinger.
Siste sendte e-poster	PRO,ENT	Viser liste over dine 5 sist sendte e-postmeldinger.
Samhandling	Versjon	Beskrivelse
Avstemninger	Alle	Viser oversikt over pågående avstemninger med mulighet for å gi din stemme.
Felles favoritter	Alle	Viser liste over felles favoritter/bokmerker.
Kunngjøringer	Alle	Viser oversikt over 5 siste kunngjøringer.
Siste fra forumet	Alle	Viser oversikt over 5 siste diskusjonstråder med endringer/nye innlegg.
Siste ressursbookinger	Alle	Viser oversikt over 5 sist endrede ressursbookinger.
Tilstedeværelse	Alle	Viser oversikt over tilstedeværelsesstatus for alle ansatte.
Prosjekt	Versjon	Beskrivelse
Dagens møter	PRO,ENT	Viser oversikt over alle dine planlagte møter for i dag.
Mine møtegjøremål	PRO,ENT	Viser oversikt over 20 siste gjøremål registrert etter møter.
Mine prosjektaktiviteter	PRO,ENT	Gir oversikt over prosjektaktiviteter du er ansvarlig for som du ikke har markert som fullført.
Mine prosjekter	PRO,ENT	Viser oversikt over alle prosjekter du deltar i.
Morgendagens møter	PRO,ENT	Viser oversikt over alle dine planlagte møter for i morgen.
CRM	Versjon	Beskrivelse
Dagens samtaler	PRO,ENT	Viser oversikt over alle dine planlagte telefonsamtaler for i dag.
Forfalte saker	PRO,ENT	Viser oversikt over alle forfalte saker.
Forfalte samtaler	PRO,ENT	Viser oversikt over telefonsamtaler som er forbigått i tid uten at de er markert som gjennomført, avlyst eller ubesvart.
Mine salgsmuligheter	PRO,ENT	Viser oversikt over dine salgsmuligheter innenfor definerbar periode.
Morgendagens samtaler	PRO,ENT	Viser oversikt over alle dine planlagte telefonsamtaler for i morgen.
Salg - Dashboard	PRO,ENT	Viser en grafisk oversikt over totalsalg siste 12 dager, uker eller måneder.
Salg - Nøkkeltall	PRO,ENT	Viser en oversikt over nøkkeltall for salgsaktiviteter og andre kundeaktiviteter for inneværende uke.
Salg - Pipeline	PRO,ENT	Viser status for salgsmuligheter, tilbud og salgsordrer innenfor fritt definerbar periode.
Salgsmuligheter	PRO,ENT	Gir oversikt over salgsmuligheter innenfor definerbar periode.
Salgsmuligheter min avdeling	PRO,ENT	Viser oversikt over salgsmuligheter for din avdeling innenfor definerbar periode.
Salgsmuligheter min region	PRO,ENT	Viser oversikt over salgsmuligheter for din salgsregion innenfor definerbar periode.
Siste saker	PRO,ENT	Viser oversikt over de 5 sist opprettede sakene.
Siste firmaoppføringer	PRO,ENT	Viser oversikt over 5 sist endrede firmaoppføringer.
Siste kontaktoppføringer	PRO,ENT	Gir oversikt over 5 sist endrede kontaktpersoner.
Timer	Versjon	Beskrivelse
Mitt timeforbruk	PRO,ENT	Viser sammendrag for timeregistreringen din for ulike perioder. Visningen viser registrerte timer, fakturerbare timer, fakturerbar andel i prosent samt antall ufakturerte timer for hver periode.
Timeforbruk min avdeling	PRO,ENT	Viser sammendrag for timeregistreringen i din avdeling for ulike perioder. Visningen viser registrerte timer, fakturerbare timer, fakturerbar andel i prosent samt antall ufakturerte timer for hver periode.
Timeforbruk totalt	PRO,ENT	Viser sammendrag for timeregistreringen for hele organisasjonen for ulike perioder. Visningen viser registrerte timer, fakturerbare timer, fakturerbar andel i prosent samt antall ufakturerte timer for hver periode.
Dokumenter	Versjon	Beskrivelse
Siste dokumenter	PRO,ENT	Viser oversikt over 5 sist endrede dokumenter.
Handel	Versjon	Beskrivelse
Faktura	INV,ENT	Gir oversikt over utgående faktura innenfor definerbar periode.
Forfalte fakturaer	INV,ENT	Viser oversikt over utgående fakturaer som er forfalt til betaling.
Forfalte salgsordrer	INV,ENT	Viser oversikt over salgsordrer som har forfalt ordredato og ikke er markert som levert.
Hurtigordre fra produkt	ENT	Viser deg produktregisteret med mulighet for å hurtig opprette en salgsordre basert på et produkt.
Kommende fakturaer	INV,ENT	Viser oversikt over utgående fakturaer som ikke er forfalt.
Kommende salgsordrer	INV,ENT	Viser oversikt over salgsordrer med fremtidig ordredato.
Kreditnota	INV,ENT	Gir oversikt over utgående kreditnotaer innenfor definerbar periode.
Mine salgsordrer	INV,ENT	Viser oversikt over dine salgsordrer innenfor definerbar periode.
Mine tilbud	INV,ENT	Viser oversikt over dine utgående tilbud innenfor definerbar periode.
Salg - Topp 10 avdelinger	INV,ENT	Viser oversikt over 10 beste salgsavdelinger innenfor fritt definerbar periode.
Salg - Topp 10 regioner	INV,ENT	Viser oversikt over 10 beste salgsregioner innenfor fritt definerbar periode.
Salg - Topp 10 selgere	INV,ENT	Viser oversikt over 10 beste selgere innenfor fritt definerbar periode.
Salgsordrer	INV,ENT	Gir oversikt over salgsordrer innenfor definerbar periode.
Salgsordrer min avdeling	INV,ENT	Viser oversikt over salgsordrer for din avdeling innenfor definerbar periode.
Salgsordrer min region	INV,ENT	Viser oversikt over salgsordrer for din salgsregion innenfor definerbar periode.
Salgsstatistikk	INV,ENT	Viser statistikk for dine salg, salg i din avdeling, i din salgsregion og totalt.
Tilbud	INV,ENT	Gir oversikt over sendte tilbud innenfor definerbar periode.
Tilbud min avdeling	INV,ENT	Viser oversikt over utgående tilbud for din avdeling innenfor definerbar periode.
Tilbud min region	INV,ENT	Viser oversikt over utgående tilbud for din salgsregion innenfor definerbar periode.
Diverse	Versjon	Beskrivelse
Enhetsregisteret	Alle	Lar deg søke etter foretaksopplysninger i Enhetsregisteret i Brønnøysund.
Finn kartsøk	Alle	Lar deg søke etter adresser med karttjeneste på finn.no.
Google	Alle	Lar deg søke med Google.
Google, Live, Yahoo, Kvasir	Alle	Lar deg søke i 4 søkemotorer på Internett samtidig.
Gule Sider	Alle	Lar deg søke hos Gule Sider.
Gule Sider kartsøk	Alle	Lar deg søke etter adresser med Gule Siders karttjeneste.
Gule Sider rubrikk	Alle	Lar deg søke i Gule Siders rubrikkannonser.
Kalkulator	Alle	Gir deg en kalkulator for enkle matematiske beregninger.
Norsk ordbok	Alle	Lar deg søke etter staving og ordlyd for ord og vendinger i Bokmålsordboka og Nynorskordboka.
Norsk/engelsk ordbok	Alle	Lar deg oversette norske ord og uttrykk til engelsk med Websters online-tjeneste.
Opplysningen 1881	Alle	Lar deg søke hos Opplysningen 1881 etter firma/bransje eller person.
Posten adressesøk	Alle	Lar deg søke etter adresser i Postens adressebok på Internett.
Posten pakkesporing	Alle	Lar deg søke etter postsendinger hos Posten basert på sendingsnummer.
Purehelp	Alle	Lar deg søke etter foretak i PureHelps database.
Søk i XS Office	Alle	Gir deg et søkefelt for søk i XS Office.
Telefonkatalogen	Alle	Lar deg søke i Telefonkatalogen.
Wikipedia	Alle	Lar deg søke etter ord og uttrykk hos Wikipedia.
XS Office-logo	Alle	Viser logo for XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Startsiden
• Innledning - Hovedvinduet
• Innledning - Personlige innstillinger
• Innledning - Hurtigtaster
• Min side - Mine innstillinger
• Admin - Tilgangskontroll

"Organisasjon" inneholder informasjon og funksjonalitet rundt din organisasjon. Her kan du blant annet få oversikt over foretaksinformasjon, ansatte, styret og aksjonærer.

Introduksjon

"Organisasjon - Fakta" viser oversikt over informasjon som er lagret om organisasjonen din. Mange av disse opplysningene danner grunnlag for innhold i tilbud, ordre, faktura og kreditnota. Det er derfor viktig at disse opplysningene er korrekte.

Du kan ikke endre opplysninger om foretaket ditt her. For å gjøre endringer, se Admin - Organisasjonsfakta.

Det er også viktig at du legger inn korrekt logo for organisasjonen siden denne vil fremkomme i dokumenter som sendes til andre. Se Organisasjon - Logo for informasjon om hvordan du legger inn din logo.

Tilgjengelige parametere

Følgende opplysninger finnes i faktalisten:

• Navn: Angir din organisasjons navn. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
• Postadresse: Angir din organisasjons postadresse. Benyttes som adresse for betalingsmottaker i tilbud/ordre/faktura.
• Besøksadresse: Angir din organisasjons besøksadresse.
• Telefon: Angir din organisasjons telefonnummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
• E-postadresse: Angir din organisasjons felles e-postadresse. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
• Telefaks: Angir din organisasjons telefaksnummer. Benyttes blant annet i tilbud/ordre/faktura.
• Web-side: Angir din organisasjons navn. Benyttes i tilbud/ordre/faktura.
• Organisasjonsnummer: Angir din organisasjons organisasjonsnummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura med automatisk prefiks "NO" og postfiks "MVA" hvis ikke "Org.nr. for faktura" er angitt (se under). "NO" angir at det er en norsk organisasjon, "MVA" er påkrevd i utgående fakturaer hvis organisasjonen er registrert i merverdiavgiftsregisteret.
• Org.nr. for faktura: Angir organisasjonsnummer som skal benyttes i tilbud, ordre, faktura, kreditnota og betalingspåminnelser. Benyttes hvis automatikken angitt ovenfor ikke er passende (for eksempel hvis prefikset "NO" og/eller postfikset "MVA" skal utelates).
• Daglig leder: Angir hvem som er daglig leder. Benyttes i organisasjonsplan. Se Organisasjon - Organisasjonsplan.
• Bankforbindelse: Angir navn på din organisasjons bankforbindelse.
• Primær bankkonto: Angir din organisasjons primære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
• Primær IBAN: Angir IBAN for din organisasjons primære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
• Primær BIC/SWIFT: Angir BIC/SWIFT for din organisasjons primære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
• Sekundær bankkonto: Angir din organisasjons sekundære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
• Sekundær IBAN: Angir IBAN for din organisasjons sekundære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
• Sekundær BIC/SWIFT: Angir BIC/SWIFT for din organisasjons sekundære bankkontonummer. Benyttes i tilbud/ordre/faktura. Se under.
• Regnskapsbyrå: Angir navn på din organisasjons regnskapsbyrå.
• Revisor: Angir navn på din organisasjons revisor.
• Internett-leverandør: Angir navn på din organisasjons Internett-leverandør (ISP).

Primær og sekundær bankkonto

XS Office lar deg ha to ulike kontonumre for bruk ved fakturering. Når du oppretter en salgsordre, har du muligheten til å velge om fakturaen skal registreres for innbetaling til primær eller sekundær bankkonto. Valgt kontonummer (samt tilhørende IBAN/BIC) vil fremkomme på fakturaen/giroen til kunden. Som standard vil primær bankkonto være forhåndsvalgt i nye salgsordrer. Det er derfor viktig at kontonummeret du benytter hyppigst i fakturering er angitt som primær bankkonto.

IBAN

• IBAN er en forkortelse for "International Bank Account Number" og er en internasjonal standard for bankkontonummer.
• IBAN benyttes ved betalinger til utlandet samt ved valutabetalinger innenlands.
• IBAN er basert på ditt vanlige bankkontonummer.
• IBAN er normalt bygd opp av en landskode (2 tegn), ditt normale kontonummer samt kontrollsiffer (2 tall).
• IBAN angis normalt gruppert med 4 og 4 tegn.
• IBAN gjør at avsender/mottaker maskinelt kan sjekke om bankkontonummeret er korrekt (p.g.a. landskode og kontrollsiffer).

BIC/SWIFT

• BIC er en forkortelse for "Bank Identifier Code" og benyttes for å unikt identifisere en bank.
• BIC kalles også SWIFT ("Society for Worldwide Interbanking Financial Telecommunications").
• BIC/SWIFT kan leses og tolkes maskinelt.
• BIC/SWIFT består av 8 eller 11 tegn.
• BIC/SWIFT består av en kombinasjon av bankens navn, land og sted.
• BIC/SWIFT gjør at avsenderbank og mootakerbank enklere kan identifisere hverandre.

Visjon

Organisasjonens visjon definerer hvor organisasjonen ønsker å være i fremtiden. Visjonen skal gjenspeile et optimistisk syn på organisasjonens fremtid og hva organisasjonen vil oppnå. Den skal være en inspirasjonskilde for organisasjonens medlemmer.

Misjon

Organisasjonens misjon definerer hvordan organisasjonen er i dag, definerer eventuelle kunder og hvorfor organisasjonen eksisterer.

Kjerneverdier

Kjerneverdiene angir hvilke verdier (ofte emosjonelle egenskaper) som skal følges i organisasjonens fremferd. Dette skal gjenspeile organisasjonens kultur og prioriteringer.

Forretningsidé

Det er viktig at du har en visjon for foretaket ditt. Du bør kunne forestille deg hvordan du helst vil at foretaket skal utvikle seg. For eksempel: hvordan ønsker jeg at foretaket skal være om 5 - 10 år. Visjoner vil være førende for den mer konkrete og strategiske planleggingen. Forretningsideen er en konkretisering av den kanskje noe "høytsvevende" visjonen. Forretningsideen skal kort og konkret gi svar på hvorfor kundene skal velge din bedrift foran andre. "Hva er det som skal gjøre mitt foretak til noe unikt?" Tydelige og målbare mål for foretaket ditt er også viktig.

Det første du skal gjøre er å forsøke å strukturere og formulere forretningsideen i en forretningsplan. Når du lager denne, kan du for eksempel skrive litt om:

• Hvilke varer eller tjenester det er du vil selge.
• Hvem det er som skal kjøpe disse (målgruppe).
• Om det finnes et marked for det du vil selge (markedsanalyse).
• Hva som er dine sterke sider sammenlignet med dine konkurrenter. Se CRM - Konkurrenter for konkurrentanalyse i XS Office.

Policy

Organisasjonens policy beskriver hvilke handlingsmønstre som benyttes for å foreta beslutninger samt hvordan organisasjonen skal opptre utad overfor andre.

Policy

Organisasjonens policy beskriver hvilke handlingsmønstre som benyttes for å foreta beslutninger samt hvordan organisasjonen skal opptre utad overfor andre.

Salgsbetingelser

Ved utsending/utskrift av tilbud og ordrebekreftelser kan du velge å legge ved standard salgsbetingelser (hvis du har angitt dette). Dette vil fremkomme som en eller flere ekstra sider til slutt i tilbudet/ordrebekreftelsen.

Relaterte emner

• Organisasjon - Logo
• Organisasjon - Organisasjonsplan
• Handel - Tilbud
• Handel - Salgsordrer
• Handel - Utgående faktura
• Handel - Kreditnotaer
• Admin - Organisasjonsfakta

Introduksjon

"Organisasjon - Logo" gir deg mulighet til å se og laste ned organisasjonens logo, enten i full størrelse eller som automatisk skalert miniatyr. Logoen vil blant annet fremkomme på tilbud, ordre, faktura og kreditnota du sender fra XS Office. Se Admin - Logo for å legge inn eller endre logo.

Du kan også vise logoen på startsiden din. Se Min side - Min startside.

Legge inn logo

Se Admin - Logo for å legge inn eller endre logo.

Slette logo

Se Admin - Logo for å fjerne logo.

Egenskaper for logo

Følgende opplysninger vises til høyre for forhåndsvisningen av logoen:

• Filnavn: Filnavn for logofil som er lagt inn.
• Filtype: Filtype for logofil som er lagt inn.
• Filstørrelse: Størrelse for logofil som er lagt inn.
• Bredde: Antall piksler bredde for logobilde. Maks = 1200 piksler, ved større bredde vil logoen bli automatisk skalert.
• Høyde: Antall piksler høyde for logobilde. Maks = 1200 piksler, ved større høyde vil logoen bli automatisk skalert.
• Filstørrelse miniatyr: Størrelse for skalert versjon av logofil som er lagt inn.
• Bredde miniatyr: Antall piksler bredde for skalert versjon av logobilde. Maks = 300 piksler, ved større bredde vil logoen bli automatisk skalert.
• Høyde miniatyr: Antall piksler høyde for skalert versjon av logobilde. Maks = 300 piksler, ved større høyde vil logoen bli automatisk skalert.
• Opprettet: Angir tidspunkt logo ble lagt inn første gang.
• Opprettet av: Angir hvem som la inn logo første gang.
• Sist endret: Angir tidspunkt du oppdaterte logoen sist.
• Endret av: Angir hvem som oppdaterte logoen sist.

Relaterte emner

• Admin - Logo
• Min side - Min startside

Introduksjon

"Organisasjon - Ansatte" viser oversikt over organisasjonens ansatte. Du kan registrere ansatte selv om de ikke har en brukerkonto for XS Office. Ansatte som har brukerkonto vil symboliseres med grønn dress i listen. Ansatte uten brukerkonto i XS Office vil ha blå dress i listen. Det finnes også en grafisk fremstilling over de ansatte fordelt på avdelinger. Se Organisasjon - Organisasjonsplan for informasjon om denne.

Hvis du ønsker informasjon om tilstedeværelse for de ansatte, se Samhandling - Tilstedeværelse.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansatte og endring av informasjon. For endring av dine egne personalia, se Min side - Min profil.

Felter i liste over ansatte

Listen under viser hvilke felter som vises i listen for ansatte (Organisasjon - Ansatte).

• (Konvolutt med lyn): Klikk for å sende en direktemelding til den ansatte. Se Meldinger - Direktemeldinger ut.
• Navn: Navn på ansatt. Symbol med grønn dress = har brukerkonto. Blå dress = har ikke brukerkonto. Klikk for å åpne ansattkortet.
• Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
• Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
• E-postadresse: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte. Se Meldinger - Sendte elementer.
• Direktetelefon: Telefonnummer til ansatt på arbeidsstedet.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk for å sende en SMS til den ansatte. Se Meldinger - Sendte SMS.
• Hjemmetelefon: Hjemmetelefonnummer til ansatt.

Vise bilder av ansatte i listen

Hvis du ønsker å se bilder av ansatte i listen, velger du knappen "Vis foto" i verktøylinjen. Ansattlisten vil da utvides og bilder av ansatte vil komme frem under navnene deres. For å slå av visning av fotografier, velg "Skjul foto" fra verktøylinjen.

Ansattkort/visittkort

Når du klikker på navnet til en ansatt i ansattlisten (eller på initialene til en ansatt i en annen liste), vil du åpne ansattkortet. Ansattkortet inneholder følgende informasjon:

• Navn: Navn på ansatt etterfulgt av et symbol som indikerer ansattes kjønn.
• (Bilde): Viser profilbilde av ansatt. Dette må den aktuelle brukeren selv legge inn under Min side - Min profil eller en annen bruker via Admin - Ansatte.
• Initialer: Initialer for ansatt.
• Stillingstittel: Yrkestittel/stillingstittel for den ansatte.
• E-postadresse: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte.
• Telefon arbeid: Telefonnummer til ansatt på arbeidsstedet. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk på telefonnummer for å sende SMS. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
• Telefon hjemme: Hjemmetelefonnummer til ansatt. Hvis du har "Click-to-call"-funksjonalitet vil det vises et telefonsymbol til høyre for telefonnummeret. Se under.
• Hjemmeadresse: Hjemmeadresse for ansatt.
• Brukergruppe: Angir hvilken brukergruppe den ansatte er tilknyttet.
• Personlig webside: Adresse til privat hjemmeside for ansatt.
• Fødselsdato: Fødselsdato for ansatt.
• Ansettelsesstatus: Ansettelsesstatus for ansatt.
• Stillingsprosent: Stillingsprosent for ansatt angitt i %.
• Ansettelsesdato: Ansettelsesdato for den ansatte.
• Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
• Avdelingskontor: Angir hvilket avdelingskontor den ansatte jobber ved.
• Salgsregion: Angir hvilken salgsregion den ansatte er tilknyttet.
• Opprettet: Tidspunkt den ansatte ble registrert samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt den ansatte ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Notat: Fritekstnotat for ansatt.

Click-to-call

Hvis du har avtale om integrert IP-telefoni i XS Office, kan du ringe til de ansatte direkte fra XS Office. Dette kalles ofte "Click-to-call" siden du kan starte en samtale ved å klikke på et ikon.

Sende direktemelding til en ansatt

Du sender direktemelding til en ansatt ved å klikke på lynsymbolet til venstre for navnet til den aktuelle ansatte i ansattlisten. Du kan også sende en direktemelding ved å klikke på knappen "Direktemelding" på ansattkortet. Se Meldinger - Direktemeldinger ut for informasjon om direktemeldinger i XS Office.

Sende e-post til en ansatt

Du kan sende en e-post til en ansatt ved å klikke på e-postadressen i listen. Du kan også sende e-post ved å klikke på e-postadressen i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om e-post i XS Office.

Sende SMS til en ansatt

Du kan sende en SMS til en ansatt ved å klikke på mobiltelefonnummeret i listen. Du kan også sende SMS ved å klikke på mobiltelefonnummeret i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om SMS i XS Office.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Organisasjon - Organisasjonsplan
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Sendte SMS
• Meldinger - Direktemeldinger ut
• Samhandling - Tilstedeværelse
• Admin - Ansatte
• Admin - Brukere vs ansatte

Introduksjon

"Organisasjon - Fødselsdager" viser oversikt over fødselsdager for organisasjonens ansatte/medlemmer samt hvor lenge det er til hver av dem har bursdag.

Bursdagene for alle ansatte vil være synlig i gruppekalenderen (Samhandling - Gruppekalender).

Du kan også ha ditt private fødselsdagsregister med mulighet for påminnelser. Se Min side - Fødselsdager for informasjon om dette.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansatte og endring av informasjon. For endring av dine egne personalia, se Min side - Min profil.

Felter i fødselsdagsliste

Listen under viser hvilke felter som vises i fødselsdagslisten (Organisasjon - Fødselsdager).

• Navn: Angir navn på ansatt. Klikk for å vise visittkort for ansatt. Se Organisasjon - Ansatte.
• Fødselsdato: Angir fødselsdato for den ansatte.
• Stjernetegn: Angir stjernetegn for den ansatte med bilde og navn.
• Alder: Angir alder for den ansatte per dags dato.
• Dager til bursdag: Angir antall dager til bursdag for den ansatte.
• Avdeling: Angir hvilken avdeling den ansatte jobber i.
• E-postadresse: E-postadresse for ansatt. Klikk for å sende en e-post til den ansatte. Se Meldinger - Sendte elementer.
• Mobiltelefon: Mobiltelefonnummer til ansatt. Klikk for å sende en SMS til den ansatte. Se Meldinger - Sendte SMS.

Sende e-post til en ansatt

Du kan sende en e-post til en ansatt ved å klikke på e-postadressen i listen. Du kan også sende e-post ved å klikke på e-postadressen i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om e-post i XS Office.

Sende SMS til en ansatt

Du kan sende en SMS til en ansatt ved å klikke på mobiltelefonnummeret i listen. Du kan også sende SMS ved å klikke på mobiltelefonnummeret i ansattkortet. Se Meldinger - Sendte SMS for informasjon om SMS i XS Office.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansatte

Listen over ansatte kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Min side - Fødselsdager
• Organisasjon - Ansatte
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Sendte SMS
• Samhandling - Gruppekalender
• Diverse - Navnedager
• Admin - Ansatte

Introduksjon

"Organisasjon - Gullklokka" viser oversikt over hvor lenge hver enkelt ansatt har jobbet i organisasjonen. Her vil du kunne se når hver av de ansatte ble ansatt.

Hvis organisasjonen har premiering for lang fartstid i organisasjonen, kan oversikten også benyttes til å holde orden på når hver enkelt skal premieres/hedres. Du kan bestemme selv hvor mange år dette skal være. Se Admin - Globale innstillinger for å endre antall år før premiering.

Se Admin - Ansatte for informasjon om registrering av ansattes ansettelsesdato.

Felter i listen over ansettelsestid

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over ansettelsestid (Organisasjon - Gullklokka).

• Navn: Angir navn på ansatt. Klikk for å vise visittkort for ansatt. Se Organisasjon - Ansatte.
• Ansettelsesdato: Angir når personen ble ansatt.
• År ansatt: Angir hvor mange år personen har vært ansatt.
• Dato for gullklokka: Angir dato for når den ansatte skal premieres/hedres for lang ansettelsestid.
• Dager til gullklokka: Angir antall dager til premiering/hedring av den ansatte.

Opprette en ny ansatt

For å opprette eller endre på ansatte, se Admin - Ansatte.

Sletting av ansatte

For å slette eller deaktivere ansatte, se Admin - Ansatte.

Analysere ansettelsestid

Listen over ansettelsestid kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Organisasjon - Ansatte
• Admin - Globale innstillinger
• Admin - Ansatte

Introduksjon

"Organisasjon - Aksjonærer" gir deg oversikt over eiere/aksjonærer i organisasjonen. De data du registrerer her vil også fremkomme på organisasjonsplanen (se Organisasjon - Organisasjonsplan).

Aksjonærene registreres med navn, type samt hvor stor prosentandel/aksjepost de besitter.

Du kan også registrere data om organisasjonens styre. Se Organisasjon - Styret for informasjon om dette.

Felter i oversikt over aksjonærer

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikten over eiere/aksjonærer (Organisasjon - Aksjonærer).

• (aksjonærtype): Symbol som indikerer type aksjonær (se under).
• ID: ID for oppføring.
• Sortering: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
• Navn: Navn på aksjonær.
• Andel %: Aksjonærens eierandel i prosent (aksjepost).
• Aksjonærtype: Type aksjonær (se under).
• Dato startet: Dato aksjonæren mottok sin andel.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
• Av: Initialer for den ansatte som endret oppføringen sist.

Aksjonærtype

• Organisasjon: Eieren/aksjonæren er en organisasjon.
• Ansatt: Eieren/aksjonæren er en ansatt.
• Ekstern person: Eieren/aksjonæren er en ekstern person.

Registrere ny aksjonær

Nye eiere/aksjonærer opprettes ved å velge "Ny aksjonær" fra verktøylinjen på siden Organisasjon - Aksjonærer.

Innfyllingsfelter for eiere/aksjonærer

Vinduet for eiere/aksjonærer har følgende innfyllingsfelter:

• Navn: Navn på eier/aksjonær.
• Ansatt: Valg av ansatt dersom aksjonæren er ansatt i organisasjonen.
• Firma: Valg av firma dersom aksjonæren er en organisasjon lagt inn som firmaoppføring.
• Kontaktperson: Valg av kontaktperson dersom aksjonæren er lagt inn som kontaktperson.
• Andel %: Angir aksjonærens eierandel i prosent (aksjepost).
• Aksjonærtype: Type aksjonær (se over).
• Dato startet: Dato aksjonæren mottok sin andel.
• Sorteringsindeks: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
• Aktiv: Om oppføringen er aktiv (tilgjengelig i oppslagsvinduer) eller deaktivert (ikke tilgjengelig i oppslagsvinduer).
• ID: ID for oppføringen.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Notat: Fritekstnotat.

Sorteringsindeks

Med sorteringsindeksen kan du påvirke hvilken aksjonær som kommer øverst i aksjonærlisten i organisasjonsplanen. Aksjonærene vil her sorteres først etter sorteringsindeks (hvis angitt), deretter etter eierandel.

Sorteringsindeksen angir du som et positivt tall. Oppføringer med sorteringsindeks = 1 vil vises foran oppføringer med sorteringsindeks = 2 og så videre. Oppføringer uten sorteringsindeks vil vises nederst i listen.

Dersom du ikke ønsker at en oppføring skal sorteres foran andre lenger, tømmer du ganske enkelt ruten for sorteringsindeks og lagrer oppføringen.

Filtrere listen

Listen kan filtreres etter ansatt (person som har lagret oppføringen sist). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
• Mine: Viser kun oppføringer du selv har opprettet eller lagret sist.
• Ikke mine: Viser oppføringer du hverken har opprettet eller lagret sist.
• Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
• Alle: Viser alle oppføringer.

Slette aksjonærer

Aksjonærer kan slettes ved å åpne vinduet for aksjonær (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Slette mange aksjonærer

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Merk at oppføringer som er i bruk ikke kan slettes. Disse vil markeres som deaktiverte.

Deaktivere mange aksjonærer

Hvis du ønsker å deaktivere mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil deaktivere med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil deaktivere, velger du "Sett som deaktiverte" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Samme operasjon kan gjøres for å reaktivere oppføringer. Da velger du "Sett som aktive" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Eksportere liste over aksjonærer

Listen over liste over aksjonærer kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Organisasjon - Organisasjonsplan
• Organisasjon - Styret

Introduksjon

"Organisasjon - Styret" gir deg oversikt over styresammensetningen i organisasjonen og rollefordelingen i styret. De data du registrerer her vil også fremkomme på organisasjonsplanen (se Organisasjon - Organisasjonsplan).

Styremedlemmene registreres med navn og hvilken rolle de besitter i styret.

Du kan også registrere organisasjonens aksjonærer. Se Organisasjon - Aksjonærer for informasjon om dette.

Generelt om styrer

Det er lovpålagt at aksjeselskaper skal ha et styre på minimum en, tre eller fem medlemmer, alt etter størrelsen på bedriften. Videre skal alle aksjeselskaper ha en styreleder, og det skal være registrert i Foretaksregisteret hvem dette er.

Styret har et overordnet ansvar for bedriften som helhet. Det må forvalte dette ansvaret i forhold til alle interessegrupper. Det betyr at styret skal ikke bare ivareta aksjonærenes interesse, men også ta hensyn til ledelse, ansatte, kunder, leverandører, myndigheter og opinion. Det betyr igjen at styret både skal sørge for at bedriften utvikler seg videre og kontrollere og eventuelt korrigere administrasjonen slik at det ikke bærer galt av sted. Derfor deler vi ofte arbeidet inn i:

• Service og veiledningsoppgaven som inkluderer strategiarbeid og utvikling av bedriften, samt å støtte daglig leder med dette og på andre måter.
• Kontrolloppgaven som inkluderer økonomisk styring og kontroll, og det å ha et kritisk blikk på hvordan bedriften utvikler seg og disposisjoner som gjøres av ledelsen.

Hva sier aksjeloven?

Paragraf 6-12 i aksjeloven sier følgende:

Felter i oversikt over styremedlemmer

Listen under viser hvilke felter som vises i oversikten over styremedlemmer (Organisasjon - Styret).

• (kildetype): Symbol som indikerer type om styremedlemmet er knyttet til en ansatt eller en kontaktperson.
• ID: ID for oppføring.
• Sortering: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
• Navn: Navn på styremedlem.
• Rolle: Rolle i styret (se under).
• Dato startet: Dato styremedlemmet kom inn i styret.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist endret.
• Av: Initialer for den ansatte som endret oppføringen sist.

Roller i styret

Følgende roller kan tilordnes medlemmene i styret:

• Styreleder: Styrets leder. Vises i uthevet tekst i oversikten over styremedlemmer.
• Varaleder: Nestleder i styret og stedfortreder for styrets leder ved fravær.
• Styremedlem: Ordinært medlem i styret.
• Varamedlem: Stedfortreder for styrets medlemmer ved fravær.
• Sekretær: Ansvarlig for skriftlig dokumentasjon i forbindelse med styremøter.
• Kasserer: Ansvarlig for økonomi i styret.

Navn på styreleder vil vises med uthevet skrift i listen over styremedlemmer.

Registrere nytt styremedlem

Nye styremedlemmer opprettes ved å velge "Nytt styremedlem" fra verktøylinjen på siden Organisasjon - Styret.

Innfyllingsfelter for styremedlemmer

Vinduet for styremedlemmer har følgende innfyllingsfelter:

• Navn: Navn på styremedlem.
• Ansatt: Valg av ansatt dersom styremedlemmet er ansatt i organisasjonen.
• Kontaktperson: Valg av kontaktperson dersom styremedlemmet er lagt inn som kontaktperson.
• Rolle: Rolle i styret (se over).
• Dato startet: Dato styremedlemmet kom inn i styret.
• Sorteringsindeks: Tall som indikerer egendefinert sorteringsrekkefølge.
• Aktiv: Om oppføringen er aktiv (tilgjengelig i oppslagsvinduer) eller deaktivert (ikke tilgjengelig i oppslagsvinduer).
• ID: ID for oppføringen.
• Opprettet: Tidspunkt oppføringen ble opprettet samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Sist endret: Tidspunkt oppføringen ble sist lagret samt initialer til den ansatte som utførte handlingen.
• Notat: Fritekstnotat.

Sorteringsindeks

Med sorteringsindeksen kan du påvirke hvilket styremedlem som kommer øverst i styret i organisasjonsplanen. Styremedlemmene vil her sorteres først etter sorteringsindeks (hvis angitt), deretter etter rolle i styret.

Sorteringsindeksen angir du som et positivt tall. Oppføringer med sorteringsindeks = 1 vil vises foran oppføringer med sorteringsindeks = 2 og så videre. Oppføringer uten sorteringsindeks vil vises nederst i listen.

Dersom du ikke ønsker at en oppføring skal sorteres foran andre lenger, tømmer du ganske enkelt ruten for sorteringsindeks og lagrer oppføringen.

Filtrere listen

Listen kan filtreres etter ansatt (person som har lagret oppføringen sist). For å filtrere basert på ansatt, velger du fra rullegardinmenyen "Vis" på verktøylinjen.

• Alle aktive: Viser alle aktive oppføringer (standardvisning).
• Mine: Viser kun oppføringer du selv har opprettet eller lagret sist.
• Ikke mine: Viser oppføringer du hverken har opprettet eller lagret sist.
• Kun deaktiverte: Viser kun deaktiverte oppføringer.
• Alle: Viser alle oppføringer.

Slette styremedlemmer

Styremedlemmer kan slettes ved å åpne vinduet for styremedlemmer (klikk på navn i listen), og så velge knappen "Slett".

Slette mange styremedlemmer

Hvis du ønsker å slette mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil slette med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil slette, velger du "Slett" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Merk at oppføringer som er i bruk ikke kan slettes. Disse vil markeres som deaktiverte.

Deaktivere mange styremedlemmer

Hvis du ønsker å deaktivere mange oppføringer i én operasjon, markerer du først de du vil deaktivere med avkrysningsboksene til venstre i listen. Når du har markert alle oppføringene du vil deaktivere, velger du "Sett som deaktiverte" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen. Samme operasjon kan gjøres for å reaktivere oppføringer. Da velger du "Sett som aktive" fra "Verktøy"-menyen oppe til høyre på verktøylinjen.

Eksportere liste over styremedlemmer

Listen over liste over styremedlemmer kan eksporteres til Excel-format, CSV-format og PDF-format via knapper på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Organisasjon - Organisasjonsplan
• Organisasjon - Aksjonærer

Introduksjon

"Organisasjon - Organisasjonsplan" inneholder en grafisk visning med trestruktur av strukturen for din organisasjon. Visningen er automatisk generert og baserer seg på informasjon lagt inn i XS Office om ansatte, avdelinger, daglig leder, styret og eiere.

Oppbygning av organisasjonsplanen

Organisasjonsplanen er bygd opp med følgende seksjoner:

• Eiere: Viser liste over organisasjons eiere (aksjonærer) med prosentvis eierandel angitt i parentes.
• Styret: Viser oversikt over organisasjons styre. Styreformannen er uthevet. Roller angitt i parentes.
• Daglig leder: Angir hvem som er registrert som daglig leder.
• Avdeling 1: Angir navn på avdeling 1 samt oversikt over ansatte i denne avdelinger. Avdelingsleder øverst i listen med uthevet skrift.
• ...
• Avdeling N: Angir navn på avdeling N samt oversikt over ansatte i denne avdelinger. Avdelingsleder øverst i listen med uthevet skrift.

Lagre som fil

Du kan lagre organisasjonsplanen som en bildefil (png = Portable Network Graphics) ved å velge funksjonen "Lagre til fil" på verktøylinjen.

Vis tomme avdelinger

Avkrysningsboksen "Vis tomme avdelinger" angir om avdelinger uten aktive ansatte skal vises i organisasjonsplanen.

Vis ansatte uten avdeling

Avkrysningsboksen "Vis ansatte uten avdeling" angir om ansatte som ikke er tilknyttet noen avdeling skal vises i organisasjonsplanen.

Kantlinje

Avkrysningsboksen "Kantlinje" slår av og på visning at ramme rundt organisasjonsplanen.

Legge inn informasjon om eiere (aksjonærer)

Se Organisasjon - Aksjonærer.

Legge inn informasjon om styrets sammensetning

Se Organisasjon - Styret.

Legge inn daglig leder

Daglig leder registrerer du på siden Admin - Organisasjonsfakta.

Legge inn organisasjonens avdelinger

Se Admin - Avdelinger.

Koble ansatte til korrekt avdeling

Se Admin - Ansatte.

Relaterte emner

• Organisasjon - Aksjonærer
• Organisasjon - Styret
• Admin - Organisasjonsfakta
• Admin - Avdelinger
• Admin - Ansatte

"Meldinger" inneholder funksjonalitet rundt meldingsutveksling internt og eksternt. I XS Office innebærer dette:

• E-post: Mulighet for å sende e-post internt og eksternt samt importere e-post fra e-postprogram.
• SMS: Mulighet for å sende SMS-meldinger (Short Message Service) til ansatte, kunder og kontaktpersoner.
• Direktemeldinger: Mulighet for å sende direktemeldinger internt til ansatte, avdelinger eller alle ansatte.

Introduksjon

"Meldinger - Innboks" gir oversikt over innkommende e-post sendt til deg. Du kan overføre innkommende e-post fra e-postklientene Microsoft Outlook og Mozilla Thunderbird til XS Office og koble meldingene til kunde, prosjekt og sak. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte.

For informasjon om sending av e-post fra XS Office, se Meldinger - Sendte elementer.

Felter i innboks

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over innkommende e-post (Meldinger - Innboks).

• Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
• Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
• Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
• Fra: Angir avsender av e-postmelding.
• Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
• Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
• Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne firmakort.
• Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne prosjektkort.
• Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret (se under).
• Mottatt: Tidspunkt e-postmeldingen ble mottatt.
• Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.

"Sist endret"

Det er viktig å merke seg at "sist endret" i listen ikke trenger å bety tidspunktet meldingen ble mottatt. Tidspunktet bestemmes av den siste hendelsen blant følgende muligheter.

• Tidspunkt meldingen ble sist oppdatert med firma/prosjekt/sak.
• Tidspunkt meldingen ble importert til XS Office fra eksternt program (normalt XS Office Outlook Addin eller XS Office Thunderbird Extension).

Meldingsstørrelse

Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).

• 1 kb = 1024 byte.
• 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.

Måleenhet for størrelse beregnes slik:

• Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
• Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
• Hvis ikke benyttes b.

Merk at størrelsen alltid vil indikeres i byte ved eksport til Excel.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Bruk hurtigtasten for e-post. Se Innledning - Hurtigtaster.

Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Åpne en e-postmelding i innboksen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en mottatt melding.

Svare på en e-postmelding

For å sende et svar (kun til avsender) på en mottatt e-postmelding, velger du "Svar" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender i til-feltet.

I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Hvis meldingen du svarer på er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----". Hvis meldingen du svarer på er i HTML-format, vil opprinnelig melding være fjernet og erstattet med teksten "(html-innhold fjernet)" under linjen "-----Opprinnelig melding-----".

Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.

Svar til alle

For å sende et svar til avsender og alle i til-feltet i opprinnelig melding, velger du "Svar til alle" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu med adressen til opprinnelig avsender og alle i til-feltet fra opprinnelig e-post i det nye til-feltet.

Merk at dine egne e-postadresser, det vil si dem som er tilgjengelig i listen for fra-feltet, fjernes fra til-feltet når du benytter funksjonen "Svar til alle".

I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "RE:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Hvis meldingen du svarer på er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----". Hvis meldingen du svarer på er i HTML-format, vil opprinnelig melding være fjernet og erstattet med teksten "(html-innhold fjernet)" under linjen "-----Opprinnelig melding-----".

Se forøvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om sending av e-post og mulighetene i vinduet for sending av e-post.

Videresende en e-postmelding

For å videresende en mottatt melding til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".

I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under (viktig: se neste avsnitt). For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Hvis meldingen du videresender er skrevet i "ren tekst"-format, vil den opprinnelige meldingen som standard ligge ved under linjen "-----Opprinnelig melding-----" og du kan fritt redigere meldingen før du eventuelt sender den. Hvis meldingen du videresender er i HTML-format, vil opprinnelig melding ligge intakt, men du kan ikke redigere denne før sending.

For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Overføre e-post fra Microsoft Outlook

Hvis du bruker Microsoft Outlook og har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Overføre e-post fra Mozilla Thunderbird

Hvis du bruker Mozilla Thunderbird og har installert utvidelsen XS Office Thunderbird Extension, har du muligheten til å overføre e-post fra Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Koble en mottatt e-post mot firma, prosjekt og sak

Du kan enkelt koble en e-post mot firma, prosjekt og sak når du importerer den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra innboksen. Her kan du angi firma, prosjekt og sak og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort samt eventuelt på fanekortet "E-post" for valgt sak.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i innboksen), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen. Denne operasjonen vil slette selve meldingen samt eventuelle vedlegg knyttet til meldingen.

Søk i e-postlistene

E-postlistene har et eget søkepanel som kan åpnes via "Søk" på verktøylinjen. Når du har valgt ønskede kriterier, velger du knappen "Søk" til venstre under søkekriteriene. Bruk knappen "Skjul" for å "rulle opp" søkekriteriene slik at fakturalisten igjen fyller hele vinduet. "Nullstill"-knappen benytter du for å ta bort alle innlagte søkekriterier. Denne knappen finner du også på verktøylinjen.

Dersom det er aktive søkekriterier i bruk i listen, vil dette indikeres med et utropstegn på trakt-ikonet i verktøylinjen.

Følgende søkekriterier er tilgjengelige i området for søkekriterier:

Kolonne 1

• Fra: Viser e-postmeldinger som har en avsenderadresse som inneholder angitt tekst.
• Til: Viser e-postmeldinger som har mottakeradresser som inneholder angitt tekst.
• Kopi til: Viser e-postmeldinger som har kopiadresser som inneholder angitt tekst.
• Blindkopi til: Viser e-postmeldinger som har blindkopiadresser som inneholder angitt tekst. Merk at dette søkefeltet ikke er tilgjengelig for innkommende e-post.
• Emne: Viser e-postmeldinger som har emne som inneholder angitt tekst.
• Meldingstekst: Viser e-postmeldinger som har meldingstekst som inneholder angitt tekst.

Kolonne 2

• Firma: Viser e-postmeldinger som er knyttet til en bestemt firmaoppføring.
• Prosjekt: Viser e-postmeldinger som er knyttet til et bestemt prosjekt.
• Sak: Viser e-postmeldinger som er knyttet til en bestemt sak.



• Størrelse: Viser e-postmeldinger som har totalstørrelse (inklusiv vedlegg) "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi i kB.
• Antall vedlegg: Viser e-postmeldinger med antall vedlegg som er "større eller lik", "mindre eller lik", "lik" eller "forskjellig fra" en angitt verdi.
• Tilgjengelighet: Viser kun e-postmeldinger som er privat/åpen.
• Prioritet: Viser kun e-postmeldinger med angitt prioritet (høy/normal/lav).
• Meldingsformat: Viser kun e-postmeldinger med angitt meldingsformat (ren tekst/html).

Kolonne 3

• Salgsordre: Viser e-postmeldinger som er knyttet til en bestemt salgsordre.
• Avsender: Viser e-postmeldinger som er sendt av en bestemt ansatt. Kun tilgjengelig i felles sendt e-post under "CRM" og "Prosjekt".
• Mottaker: Viser e-postmeldinger som er mottatt av en bestemt ansatt. Kun tilgjengelig i felles innboks under "CRM" og "Prosjekt".
• Sist endret av: Viser e-postmeldinger som er sist endret av en bestemt ansatt. Ikke tilgjengelig fra "Maler" og "Kladd".
• Datofelt 1: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.
• Datofelt 2: Søk etter valgfritt datofelt innnenfor en bestemt fradato og/eller en bestemt tildato.

Alle disse kriteriene kan kombineres fritt slik at du kan gjøre målrettede søk på flere kriterier samtidig. Husk at en e-postmelding må være innenfor alle aktive søkekriterier for å vises i listen.

E-post kan også inngå i et globalt søk i XS Office. Se Innledning - Søke i XS Office for informasjon om dette.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Kladd
• Meldinger - Maler
• Meldinger - E-postinnstillinger
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Mottatt e-post
• CRM - Sendt e-post
• CRM - Saker
• Prosjekt - Prosjektliste
• Prosjekt - Mottatt e-post
• Prosjekt - Sendt e-post

Introduksjon

"Meldinger - Sendte elementer" gir oversikt over e-postmeldinger som du har sendt. Du kan bruke XS Office til å sende e-post til dine kontakter og kunder. XS Office har også støtte for å importere mottatte og sendte meldinger fra e-postklientene Microsoft Outlook og Mozilla Thunderbird. Når du overfører e-post fra Outlook/Thunderbird kan du koble meldingene til kunde, prosjekt og sak i XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook og Innledning - Integrasjon i Thunderbird for generell informasjon om denne funksjonen, samt detaljert fremgangsmåte for overføring av e-post.

Hvis du har standard e-poster du sender ofte, kan du opprette maler for e-post (se Meldinger - Maler). Meldinger kan også lagres som kladd hvis du har opprettet en melding som ikke er klar til å sendes ennå (se Meldinger - Kladd).

Du kan opprette standard e-postsignaturer som vil tillegges nye meldinger og signaturer for svar og videresending. Se Meldinger - E-postinnstillinger for informasjon om e-postsignaturer.

Felter i "Sendte elementer"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over sendt e-post (Meldinger - Sendte elementer).

• Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
• Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
• Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
• Fra: Angir avsender av e-postmelding.
• Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
• Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
• Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen.
• Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen.
• Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret (se under).
• Sendt: Tidspunkt e-postmeldingen ble sendt.
• Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.

"Sist endret"

Det er viktig å merke seg at "sist endret" i listen ikke trenger å bety tidspunktet meldingen ble sendt. Tidspunktet bestemmes av den siste hendelsen blant følgende muligheter.

• Tidspunkt meldingen ble sist oppdatert med firma/prosjekt/sak.
• Tidspunkt meldingen ble importert til XS Office fra eksternt program (normalt XS Office Outlook Addin eller XS Office Thunderbird Extension).
• Tidspunkt meldingen ble sendt fra XS Office.

Meldingsstørrelse

Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).

• 1 kb = 1024 byte.
• 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.

Måleenhet for størrelse beregnes slik:

• Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
• Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
• Hvis ikke benyttes b.

Merk at størrelsen alltid vil indikeres i byte ved eksport til Excel.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Du kan opprette nye e-postmeldinger på flere måter i XS Office.

• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Sendte elementer.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Innboks.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Kladd.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Meldinger - Maler.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Mottatt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden CRM - Sendt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Mottatt e-post.
• Velg "Ny e-post" fra verktøylinjen på siden Prosjekt - Sendt e-post.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" for ønsket prosjekt. Se Prosjekt - Prosjektliste.
• Direkte fra fanekortet "Oppfølginger" på firmakortet til ønsket firma. Se CRM - Alle firmaer.
• Velg "E-post" fra "Opprett ny"-menyen på verktøylinjen "Faste funksjoner" i hovedbildet for XS Office. Dette kan gjøres uavhengig av hvilken funksjon du har oppe.
• Bruk hurtigtasten for e-post. Se Innledning - Hurtigtaster.

Åpne en e-postmelding i innboksen

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en melding du tidligere har sendt.

Vindu for ny e-post

I vinduet for skriving av e-post har du følgende informasjonsfelter og muligheter:

• Fra: Angir avsender av e-postmeldingen. Listen over tilgjengelige avsenderadresser er basert på:
  • "E-post 1" fra Min side - Min profil.
  • "E-post 2" fra Min side - Min profil.
  • "Felles e-postadresser" fra seksjon "E-post og varsling" under Admin - Globale innstillinger.
  • Spesielle e-postadresser for tilbud, salgsordrer, faktura og kreditnota fra seksjon "Handel" under Admin - Globale innstillinger. Merk at disse adressene kun vil listes når du sender henholdsvis tilbud, salgsordrer, faktura og kreditnota.
• Til: Angir mottaker(e) av e-postmeldingen. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...".
• Kopi (CC): Angir mottaker(e) som skal motta en kopi av meldingen. Disse vil vises i kopi-feltet hos mottakerne. Du kan skille flere mottakere ved bruk av semikolon (;). For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Kopi...".
• Blindkopi (BCC): Angir evt. blindkopimottakere av e-posten. Disse vil ikke vises hos de andre mottakerne. Flere adresser kan oppgis adskilt med semikolon. For å velge mottakere grafisk, kan du åpne adresseboken ved å klikke på knappen merket "Blindkopi...".
• Emne: Angir emne for e-postmeldingen.
• Firma: Navn på eventuelt firma som skal knyttes til e-postmeldingen.
• Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt skal knyttes til e-postmeldingen.
• Sak: Navn på eventuell sak skal knyttes til e-postmeldingen. Meldingen vil da i ettertid fremkomme i fanekortet "E-post" i valgt sak.
• Prioritet: Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Prioriteten vil ofte vises med egen statusindikering i mottakers innboks. Se over.
• Tilgjengelighet i gruppe: Angir om e-postmeldingen skal være tilgjengelig for andre ansatte (åpen) eller privat kun for deg selv. "Åpen" er standard.
• Vedlegg: Gir deg mulighet for å vedlegge en fil fra harddisken til meldingen. Bruk knappen "Bla gjennom..." til høyre for å velge fil. Hvis du ønsker å legge til flere vedlegg i samme e-postmelding, kan du klikke på plussikonet eller på knappen "Vedlegg" på verktøylinjen. Da vil du få frem flere vedleggsfelter i vinduet og kan legge til flere vedlegg på vanlig måte.
• Leveringsbekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når meldingen er mottatt av mottakerens e-posttjener (SMTP-server) og akseptert. Hvis mottakerens e-posttjener er satt opp til å kunne sende bekreftelser ved korrekt leveranse til mottaker, vil du få en bekreftelsesmelding i retur som viser at meldingen er kommet fram.
• Lesebekreftelse: Kan brukes til å angi at man ønsker en bekreftelse når mottakeren har åpnet meldingen. Dette krever imidlertid at mottakeren godtar å sende en slik bekreftelse eller at hennes innstillinger i e-postprogrammet tillater dette. Lesebekreftelsen vil i praksis bety at du får en e-post i retur med en bekreftelse.
• (Meldingstekst): Det store tekstfeltet brukes til å skrive selve innholdet i meldingen. Hvis du benytter e-postsignaturer vil feltet være forhåndsutfylt med din meldingssignatur.

CC og BCC

CC står for "Carbon Copy" og angir såkalte sekundære mottakere av en e-postmelding (kopimottakere). Uttrykket stammer fra papirverdenen der mange kopier av samme dokument blir produsert samtidig ved å legge et spesielt ark av kullstoff (karbon) mellom originalen og arket som kopien skal havne på. Teknikken brukes ennå i dag i mange situasjoner for å lage mange samtidige kopier når man skriver for hånd. Vi kaller det ofte for "gjennomslagskopi" på norsk.

BCC står for "Blind Carbon Copy" og benyttes i e-postsammenheng for å angi mottakere som ikke skal vises for hverandre. Dette kan du bruke til å sende en e-post til mange mottakere uten at hver av dem skal kunne se hvilke andre personer som har mottatt den samme meldingen.

Adresseboken

Adresseboken lar deg søke og finne frem til mottakere av e-post og SMS-meldinger. Du åpner adresseboken fra e-postvinduet ved å klikke på knappene "Til...", "Kopi..." eller "Blindkopi...". Fra SMS-vinduet velger du valget "Adressebok" i verktøylinjen for å åpne adresseboken.

Alternativer for søk

Du søker i adresseboken ved å skrive inn et søkeord og velge "Søk". Søket vil returnere inntil 100 oppføringer innenfor dine søkekriterier. Du kan velge å søke basert på følgende alternativer:

• Søk kun i navn: Søker kun etter navn for oppføringer.
• Søk kun i e-post: Søker kun i e-postadressene for oppføringene.
• Søk i flere felter: Søker i flere felt avhengig av oppføringstype. Se under.

Velge fra søkeresultatet

Etter at du har utført et søk, kan du velge de mottakerne du ønsker ved å dobbelklikke på dem. Hvis valgt e-postadresse/telefonnummer ikke allerede er valgt fra før, vil de fremkomme i tekstboksen under "Valgte oppføringer". I adresseboken for e-post kan du legge adressene til tre ulike bokser (Til/Kopi/Blindkopi). Klikk på sirkelen til venstre for ønsket boks for å velge hvilken boks dobbelklikkede oppføringer skal legges inn i. Alternativt kan du velge flere ved å enkeltklikke de du ønsker og så klikke på knappen til venstre for listen over valgte oppføringer (knappen markert med "Til ->", "Kopi ->" eller "Blindkopi ->").

Du kan fjerne alle valgte oppføringer ved å klikke på knappen merket "x" til høyre for ønsket resultatboks.

Hvis du vil velge mange mottakere, kan du benytte knappene til høyre for overskriften "Søkeresultater". Her finnes funksjoner for å markere alle oppføringer, fjerne merking samt invertere/snu merking.

Sette inn valgte oppføringer i meldingen

Du setter inn valgte mottakere i meldingen ved å velge "Sett inn" på verktøylinjen i adresseboken.

Kategorier for søk

I adresseboken kan du søke etter mottakere i inntil fem kategorier:

• Kontaktpersoner: Søker i aktive kontaktpersoner som ikke er markert som private.
• Firmaoppføringer: Søker i aktive firmaoppføringer som ikke er markert som private. Ikke tilgjengelig for SMS.
• Ansatte: Søker i aktive ansatte.
• Ledetråder: Søker i ledetråder.
• Distribusjonslister: Søker i distribusjonslister. Ikke tilgjengelig for SMS.

Du kan aktivere søkekategoriene ved å klikke på de enkelte avkrysningsboksene eller velge alle kategorier ved å klikke på "Velg alle".

"Søk i flere felter" for kontaktpersoner

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for kontaktpersoner:

• Fornavn
• Mellomnavn
• Etternavn
• Fullt navn med mellomnavn
• Fullt navn uten mellomnavn
• Firmanavn
• Tittel
• Stillingstittel
• Yrke
• Avdeling
• Webside
• E-postadresse 1 og 2
• Mobiltelefon 1 og 2
• Telefon arbeid 1 og 2
• Telefon hjemme 1 og 2
• Telefaks 1 og 2
• Adresse
• Notat

"Søk i flere felter" for firmaoppføringer

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for firmaoppføringer:

• Firmanavn
• Firma-ID
• Kunde-ID
• Leverandør-ID
• E-postadresse
• Telefonnummer
• Telefaksnummer
• Webside
• Organisasjonsnummer/Fødselsnummer
• Postadresse
• Postadresse, postnummer
• Postadresse, poststed
• Postadresse, region
• Besøksadresse
• Besøksadresse, postnummer
• Besøksadresse, poststed
• Besøksadresse, region
• Fakturaadresse
• Fakturaadresse, postnummer
• Fakturaadresse, poststed
• Fakturaadresse, region
• Notat

"Søk i flere felter" for ansatte

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for ansatte:

• Fornavn
• Mellomnavn
• Etternavn
• Fullt navn med mellomnavn
• Fullt navn uten mellomnavn
• Tittel
• Stillingstittel
• Yrke
• Avdeling
• Webside
• E-postadresse 1 og 2
• Mobiltelefon 1 og 2
• Telefon arbeid 1 og 2
• Telefon hjemme 1 og 2
• Telefaks 1 og 2
• Adresse
• Notat

"Søk i flere felter" for ledetråder

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for ledetråder:

• Firmanavn
• Emne
• Fornavn for kontaktperson
• Etternavn for kontaktperson
• Fullt navn for kontaktperson
• Tittel / stilling for kontaktperson
• Webside
• Organisasjonsnummer
• Telefon
• Telefaks
• E-postadresse for kontaktperson
• Mobiltelefon for kontaktperson
• Telefon for kontaktperson
• Postadresse
• Postadresse, postnummer
• Postadresse, poststed
• Postadresse, region
• Besøksadresse
• Besøksadresse, postnummer
• Besøksadresse, poststed
• Besøksadresse, region
• Notat

"Søk i flere felter" for distribusjonslister

Hvis du velger "Søk i flere felter" vil søk utføres i følgende felter for distribusjonslister:

• Navn på distribusjonsliste
• E-postadresse for medlemmer i distribusjonsliste
• Notat for distribusjonsliste

Spesialsøk med nøkkelord

Du har mulighet til å begrense søket til å kun søke i spesialfelter ved å starte søkeordet med et spesielt nøkkelord etterfulgt av et kolon. Dette gjør at du enkelt kan søke for eksempel etter firmaer tilhørende en angitt bransje, kategori eller salgsregion. Du kan med dette også søke basert på postnummer eller landskode.

Eksempler:

• trade:elektro Søker etter firmaer og/eller ledetråder med bransjenavn som inneholder "elektro" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
• cat:offentlig Søker etter firmaer med kategorinavn som inneholder "offentlig" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
• reg:nord Søker etter firmaer og/eller ansatte tilhørende salgsregion som inneholder "nord" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
• resp:ola nordmann Søker etter firmaer og/eller ledetråder med kundeansvarlig som har navn som inneholder "ola nordmann" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
• dep:salg Søker etter ansatte tilhørende avdeling med navn som inneholder "salg".
• loc:oslo Søker etter ansatte tilhørende avdelingskontor med navn som inneholder "oslo".
• com:stat Søker etter kontaktpersoner tilhørende firmaer med navn som inneholder "stat".
• postnr:500 Søker etter firmaer og/eller ledetråder med postnummer som inneholder "500" samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
• land:se Søker etter firmaer og/eller ledetråder med landskode som inneholder "se" (Sverige) samt eventuelle kontaktpersoner tilknyttet disse firmaene.
• prj:olje Søker etter kontaktpersoner og ansatte som er deltakere i prosjekter med navn eller prosjektkode som inneholder teksten "olje".

Oversikt over nøkkelord for spesialsøk

• Bransje: Et av følgende prefiks: "trade:" eller "bransje:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder.
• Firmakategori: Et av følgende prefiks: "category:", "cat:", "kategori:" eller "kat:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer og kontaktpersoner.
• Salgsregion: Et av følgende prefiks: "region:" eller "reg:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ansatte.
• Ansvarlig: Et av følgende prefiks: "responsible:", "resp:", "ansvarlig:" eller "ansv:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder.
• Avdeling: Et av følgende prefiks: "department:", "dep:", "avdeling:" eller "avd:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for ansatte.
• Avdelingskontor: Et av følgende prefiks: "location:", "loc:", "lokasjon:" eller "lok:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for ansatte.
• Firma: Et av følgende prefiks: "company:", "com:" eller "firma:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for kontaktpersoner.
• Postnummer: Et av følgende prefiks: "postnr:", "pn:" eller "pc:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder. Dette søket vil søke i besøksadresse, postadresse og fakturaadresse.
• Land: Et av følgende prefiks: "land:" eller "country:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for firmaer, kontaktpersoner og ledetråder. Dette søket vil søke i besøksadresse, postadresse og fakturaadresse. For oversikt over landskoder, se Diverse - Verdens land.
• Prosjekt: Et av følgende prefiks: "prj:", "project:" eller "prosjekt:" etterfulgt av søkeord. Gjelder for kontaktpersoner og ansatte. Dette søket vil søke i feltene for prosjektnavn og prosjektkode.

Videresende en e-postmelding

For å videresende en melding du har sendt til noen andre, velger du "Videresend" fra verktøylinjen i vinduet for e-posten du har åpnet. Du vil da få opp et vanlig e-postvindu uten noen mottakere angitt. Du kan her fylle ut adressen til mottakeren eller velge en mottaker fra adresseboken ved å klikke på knappen merket "Til...". I tillegg vil emnet i meldingen være samme som opprinnelig foruten at prefikset "FW:" er lagt til i starten. Hvis du har angitt en e-postsignatur for svar og videresending, vil denne være lagt inn øverst i e-postteksten med opprinnelig tekst fra e-posten under. For informasjon om e-postsignaturer, se Meldinger - E-postinnstillinger.

Overføre sendt e-post fra Microsoft Outlook

Hvis du bruker Microsoft Outlook og har installert XS Office Outlook Plugin, har du muligheten til å overføre e-post fra Outlook til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Outlook for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Overføre sendt e-post fra Mozilla Thunderbird

Hvis du bruker Mozilla Thunderbird og har installert utvidelsen XS Office Thunderbird Extension, har du muligheten til å overføre e-post fra Thunderbird til XS Office. Se Innledning - Integrasjon i Thunderbird for informasjon om fremgangsmåten for dette.

Koble en sendt e-post mot firma og prosjekt

Du kan enkelt koble en e-post mot firma og prosjekt før du sender den. Du kan i tillegg gjøre dette i ettertid ved å åpne e-posten fra listen over sendte elementer. Her kan du angi firma og prosjekt og lagre endringen ved å klikke på "Lagre"-knappen. Denne e-posten vil dermed bli synlig under "Oppfølginger"-fanen på aktuelt firma- og prosjektkort.

Legge til flere vedlegg

Hvis du ønsker å legge til flere vedlegg i samme e-postmelding, kan du klikke på plussikonet til venstre for vedleggsfeltet eller på knappen "Vedlegg" på verktøylinjen. Da vil du få frem flere vedleggsfelter i vinduet og kan legge til flere vedlegg på vanlig måte.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)

Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.

Sekundær SMTP-server for utgående e-post

Under Admin - Globale innstillinger kan du angi en sekundær SMTP-server som benyttes dersom e-posten ikke kan sendes via den ordinære SMTP-serveren. Dette kan skje dersom den ordinære SMTP-serveren ikke kan nås eller at den av en eller annen grunn ikke aksepterer å sende e-postmeldingen. Dersom du ikke ønsker å benytte en sekundær SMTP-server, kan du slette den angitte verdien for dette under globale innstillinger.

Søk i e-postlisten

Se Meldinger - Innboks.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

E-post kommer ikke frem til mottaker

Dersom du bruker online-tjenester som Office 365 / Exchange Online for e-post, kan du oppleve at e-post sendt fra XS Office blir avvist av mottakerens e-postsystem. Dette kommer oftest av at det er definert en SPF-innstilling (Sender Policy Framework) på domenet som begrenser hvor e-post kan sendes fra. For at all generell e-post som benytter standard SMTP-server i XS Office, bør det i tilfelle legges inn en oppdatert SPF som tillater e-post sendt fra XS Office. Endring av SPF gjør du normalt under admin-sidene når du er innlogget hos e-postleverandøren din.

Eksempel på SPF-innstilling:

Følgende SPF-innstilling kan brukes for å tillate e-post fra XS Office. SPF angis som en TXT-oppføring i domenets DNS-innstillinger.

• v=spf1 include:xsoffice.no include:spf.protection.outlook.com -all

"include:xsoffice.no" indikerer at SPF-innstilling for xsoffice.no skal evalueres først. Dette gjør at e-post kan sendes ut fra servere fra XS Office. "include:spf.protection.outlook.com" er standardinnstilling for Office 365. Dersom du bruker Gmail / G Suite, må tilsvarende SPF-domene for Google legges inn.

Et spørsmålstegn foran "all" angir at e-post kan godtas selv om betingelsene foran ikke er tilfredsstilt. En bindestrek foran "all" angir at et mottakersystem ikke bør godta e-poster dersom betingelsene foran ikke er oppfylt. Bindestrek er best dersom du vil hindre at andre spoofer e-postadresse og sender e-post der de utgir seg for å ha e-postadresse fra ditt domene.

Alternativ måte for å unngå leveringsproblemer

Dersom du ikke benytter abonnementsfakturering og sender e-post fra din egen e-postadresse, kan du opprette personlige e-postinnstillinger som gjør at XS Office logger seg inn på vegne av deg hos e-postleverandøren din. Dermed vil e-posten hos mottakeren se ut som om den ble sendt fra f.eks. Office 365 selv om den ble sendt fra XS Office.

Relaterte emner

• Innledning - Integrasjon i Outlook
• Innledning - Integrasjon i Thunderbird
• Min side - Min profil
• Meldinger - Innboks
• Meldinger - Kladd
• Meldinger - Maler
• Meldinger - E-postinnstillinger
• CRM - Alle firmaer
• CRM - Mottatt e-post
• CRM - Sendt e-post
• Prosjekt - Prosjektliste
• Prosjekt - Mottatt e-post
• Prosjekt - Sendt e-post
• Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

"Meldinger - Kladd" inneholder alle meldinger som er opprettet, men ikke sendt. Disse meldingene er "lagret som kladd". Når du åpner en melding som er lagret som kladd og sender den, vil den forsvinne fra "Kladd" og havne under "Sendte elementer".

Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Felter i "Kladd"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over e-post lagret som kladd (Meldinger - Kladd).

• Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
• Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
• Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
• Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
• Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
• Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne firmakort.
• Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne prosjektkort.
• Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret.
• Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding

Se Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Lagre en e-postmelding som kladd

Opprett en melding som vanlig eller åpne en eksisterende melding eller mal. Klikk på "Lagre kladd" på verktøylinjen for å lagre meldingen som en kladd.

Åpne en e-postmelding

Klikk på emneteksten i listen for å åpne en eksisterende melding.

Slette en e-postmelding

En e-postmelding slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Endre e-posttjener for utgående e-post (SMTP-server)

Utgående e-post sendes som standard via SMTP-serveren til XS Office. Hvis du har spesielle behov, kan du endre denne under Admin - Globale innstillinger.

Søk i e-postlisten

Se Meldinger - Innboks.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Meldinger - Innboks
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Maler
• Meldinger - E-postinnstillinger
• Admin - Globale innstillinger

Introduksjon

"Meldinger - Maler" lar deg opprette maler for e-postmeldinger du sender ofte. Malene kan inneholde alle feltene som inngår i en e-postmelding. Dermed kan du ha maler med forhåndsdefinerte mottakere, fast emne og tekst samt kobling mot prosjekt og firma.

For å sende en melding basert på en mal, åpner du malen, gjør eventuelle endringer og sender den som vanlig. Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Felter i "Maler"

Listen under viser hvilke felter som vises i listen over e-post lagret som kladd (Meldinger - Kladd).

• Prioritet (utropstegn): Angir definert prioritet for e-postmeldingen. Se under.
• Tilgjengelighet (stoppskilt): Angir om e-postmeldingen er angitt som privat (rødt stoppskilt) eller ikke (ingen indikering).
• Vedlegg (binders): Angir antall vedlegg i e-postmeldingen.
• Til: Angir mottaker(e) av e-postmelding.
• Emne: Emne for e-postmelding. Klikk for å vise melding.
• Firma: Navn på eventuelt firma knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne firmakort.
• Prosjekt: Navn på eventuelt prosjekt knyttet til e-postmeldingen. Klikk for å åpne prosjektkort.
• Sist endret: Tidspunkt e-postmeldingen ble sist endret.
• Størrelse: Størrelse for meldingen. Se under.

Meldingsstørrelse

Meldingsstørrelsen angir antall tegn i meldingsteksten + summen av størrelse for eventuelle vedlegg. Størrelsen indikeres i b (byte), kb (kilobyte) eller Mb (megabyte).

• 1 kb = 1024 byte.
• 1 Mb = 1024 kb = 1048576 byte.

Måleenhet for størrelse beregnes slik:

• Hvis størrelsen er større enn 1048576 byte, benyttes Mb.
• Hvis ikke og størrelsen er større enn 1024 byte, benyttes kb.
• Hvis ikke benyttes b.

Merk at størrelsen alltid vil indikeres i byte ved eksport til Excel.

Prioritet

Prioritet indikeres med følgende symboler:

• Rødt utropstegn: Høy prioritet.
• Ingen indikering: Normal prioritet.
• Blå nedoverpil: Lav prioritet.

Opprette og sende en e-postmelding basert på en mal

Du åpner en tidligere lagret mal ved å klikke på emneteksten i listen over maler. I e-postvinduet gjør du eventuelle endringer i meldinger og klikker på "Send" for å sende meldingen.

Se for øvrig Meldinger - Sendte elementer for informasjon om hvordan du oppretter og sender e-post.

Lagre en e-postmelding som en mal

Opprett en melding som vanlig eller åpne en eksisterende melding eller mal. Klikk på "Lagre mal" på verktøylinjen for å lagre meldingen som en mal.

Slette en e-postmal

En mal slettes ved å åpne vinduet for e-post (klikk på emnetekst i e-postlisten), og så velge knappen "Slett" fra verktøylinjen.

Legge inn eller endre din e-postadresse

E-postadressen din registrerer du under Min side - Min profil.

Søk i e-postlisten

Se Meldinger - Innboks.

Analysere e-post

Listen kan eksporteres til Excel-format via en egen Excel-knapp på verktøylinjen.

Relaterte emner

• Min side - Min profil
• Meldinger - Innboks
• Meldinger - Sendte elementer
• Meldinger - Kladd
• Meldinger - E-postinnstillinger