Innhold
- Hva er KID?
- Fordelene med KID
- Ulempene med KID
- Hva er OCR?
- Komme i gang med KID
- Nets (tidligere BBS)
- KID og OCR-import i XS Office
Hva er KID?
KID er en forkortelse for "Kundeidentifikasjon" og benyttes ved regningsbetaling i Norge for å identifisere hvilken kunde en betaling kommer fra og hvilken faktura innbetalingen gjelder.
KID består av 1 til 24 sifre samt et kontrollsiffer til slutt (dermed totalt fra 2 til 25 sifre). Kontrollsifferet til slutt beregnes basert på enten MOD10- eller MOD11-algoritmen. Merk at kontrollsifferet kan være et tall fra 0 til 9, men også et bindestrektegn (-) ved bruk av MOD11. Kontrollsifferet gir en mulighet til å advare brukeren hvis hun har tastet inn feil KID i forhold til det som står på fakturaen. Dette gir dermed en ekstra sikkerhet mot feiltasting i for eksempel nettbank.
Bankene i Norge tilbyr lagring av én stk. KID for hver registrerte betalingstransaksjon.
Fordelene med KID
Den viktigste egenskapen med KID er at den gir fakturautstederen (typisk en bedrift) en mulighet til å maskinelt knytte innbetalinger fra kundene opp mot hver enkelt utstedte faktura. Denne prosessen kalles ofte "å oppdatere kundereskontroen". Alternativet til dette er manuell kryssing av hvilke fakturaer innbetalinger gjelder. Manuell oppdatering av reskontro er en tidkrevende jobb og fører ofte til utilsiktede brukerfeil.
Den maskinelle innlesingen av innbetalinger vil normalt også gi deg bedre kontroll på utestående fordringer, oppfordre til bedre purrerutiner og gi deg en forenklet bankavstemming.
Ulempene med KID
Den viktigste ulempen ved å benytte KID er at det kan skape misnøye hos kundene/brukerne som må taste inn lange KID-rekker ved hver betaling. Spesielt gjelder dette ved regelmessige betalinger (som abonnementer o.l.). Det er derfor viktig å tenke seg nøye om ved konstruksjon av tallrekken for KID. Mange fakturautstedere benytter det maksimale antall sifre (25) i alle sine fakturaer. Ofte består disse av mange nuller. Dette er i mange tilfeller unødvendig.
Ved enkle behov kan et godt utgangspunkt være å benytte 11 sifre (5 for kunde-ID, 5 for fakturanummer og ett kontrollsiffer) eller 13 sifre (6 for kunde-ID, 6 for fakturanummer og ett kontrollsiffer). Kunde-ID kan noen ganger være aktuelt som en ekstra sjekk på at riktig faktura er betalt. Alternativt kan du velge å sløyfe kunde-ID og dermed havne på 6 eller 7 sifre i KID.
Ved fakturering av abonnementer kan det være en god idé å tilby avtalegiro og/eller eFaktura for å forenkle betalingsprosessen for kundene.
En OCR-avtale er normalt en tjeneste du må betale for hos din bankforbindelse, både i form av en initiell sum, en periodisk fast sum og en pris per returinformasjon. Inntjeningene og forenklingene med OCR vil imidlertid raskt kunne rettferdiggjøre kostnadene, selv når fakturavolumet er moderat.
Hva er OCR?
OCR står for "Optical Character Recognition" og betegner prosessen med automatisert tekstgjenkjenning i forbindelse med for eksempel dokumentskanning. I praksis betyr dette oftest å tolke tekst i bildemateriale slik at teksten blir redigerbar i ettertid. Dette kan være nyttig ved elektronisk skanning fra blant annet bøker og papirfakturaer.
OCR-prosessen vil normalt være nært knyttet opp til hvilket språk som er benyttet i kildematerialet. Dette fordi OCR-programmer typisk benytter ordlister for å sannsynliggjøre om en gjenkjenning av en rekke bokstaver er et ord eller ikke.
I denne sammenhengen tenker vi på automatisert gjenkjenning av KID på fakturablankett for å kunne knytte sammen faktura og innbetalinger.
Komme i gang med KID
Hver bedrift som vil benytte KID, må lage sitt eget KID-register med det antallet siffer de ønsker i nummeret. Det finnes ingen sentrale regler for hvordan KID-nummer skal være oppbygd for å være gyldige.
Det er viktig at man har en OCR-avtale med sin bank i orden før man sender ut fakturaer med KID. De fleste økonomisystemer lar deg sette på KID på faktura, men denne avtalen må være godkjent og aktiv før man sender ut faktura med KID, ellers vil nettbanken hevde KID-nummeret er ugyldig og nekte å gjennomføre transaksjonen. Avtalen spesifiserer KID-lengde, hvorvidt kontrollsifferet beregnes med MOD10 eller MOD11, samt hvilken bankkonto avtalen tilhører. Man kan også velge om man skal kreve KID ved alle innbetalinger til kontoen eller om det skal være valgfritt. Dersom man gjør dette obligatorisk kan ingen overføre penger til kontoen uten å ha et KID-nummer, og dette kan i noen tilfeller være problematisk.
Ved endring av KID-lengde eller kontrollsiffertype må en ny avtale lages med banken og godkjennes før det sendes ut fakturaer med ny KID. Dette kan være aktuelt ved bytte av økonomisystem. Bankene kan per i dag ha tre forskjellige avtaler per konto aktive om gangen, slik at overlapping mellom ny og gammel type kan gjøres (slik at man muliggjør innbetalinger på tidligere utsendte fakturaer).
Kilde: Wikipedia
Når du har opprettet en OCR-avtale, trenger du et fakturaprogram som kan produsere KID-numre i henhold til formatet som ble avtalt i OCR-avtalen. Det er også en fordel å velge et system som lar deg lese inn OCR-filer maskinelt. Dette gjør at oppdatering av betalingsstatus for dine fordringer blir mye enklere.
Nets (tidligere BBS)
BBS AS (tidligere Bankenes BetalingsSentral AS) fusjonerte i 2010 med sin danske motpart PBS til selskapet Nets.
BBS AS var et norsk aksjeselskap som ble stiftet i 1972. Det ble eid av en rekke banker i fellesskap gjennom selskapet Nordito AS, og selskapets formål var å tilby fellestjenester innen informasjonsteknologi, regningsbetaling, avregning og informasjonstjenester. Selskapet hadde rundt 780 ansatte (2008) i Norge, Sverige og Danmark, og opererte et sentralt nettverk av krypterte serversystemer som sørget for kontooverføringer.
BBS stod bak flere teknologiske nyvinninger innen norsk bankvirksomhet, inkludert Bankgiro, BankAxept, eFaktura og BankID. Selskapets hovedkontor lå på Rommen i Groruddalen.
Kilde: Wikipedia
Etter at kunden din har betalt en faktura med KID, sender banken denne informasjonen over til Nets. OCR-avtalen du har inngått indikerer hvor ofte og til hvem betalingsinformasjon skal sendes. Nets sender så denne informasjonen typisk via en såkalt OCR-fil eller "returfil". Dette er en tekstfil som inneholder transaksjoner med KID-numre, betalingsdato og beløp. Det er så opp til faktureringsprogrammet ditt å kunne importere og behandle denne informasjonen.
KID og OCR-import i XS Office
Hvis du benytter KID ved fakturering og har OCR-avtale med Nets (tidligere BBS), kan du lese inn OCR-innbetalinger via filer mottatt fra Nets. Du slipper dermed den manuelle jobben med å registrere innbetalinger i XS Office.
Fakturering og OCR-innlesing i XS Office krever at du har Invoicing Edition eller Enterprise Edition.
Du kan lese mer om KID og OCR i XS Office eller lese produktspesifikk informasjon ved å velge produkt nedenfor.
