Prosjekt, timeregistrering og dokumenter

XS Office Professional Edition

- Prosjekt, timeregistrering og dokumenter

XS Office Professional Edition gir deg funksjoner som CRM, prosjektstyring, møteadministrasjon, timeregistrering, e-post, SMS, direktemeldinger og dokumentarkiv.

Brukere av XS Office Professional Edition får også utvidet funksjonalitet i XS Office Mobile Edition.

Nytteverdi for organisasjonen

Min side
Organisasjon
Samhandling
Utvidet CRM med salgsprosesser
Systemadministrasjon
XS Office Mobile Edition
XS Office Outlook Add-in
XS Office Add-in
XS Office Thunderbird Extension
CRM-løsning med kunder, leverandører, ledetråder, brukerstøtte, kampanjer og salg.
E-post, direktemeldinger og SMS.
Prosjektstyring med opprinnelig og virkelig plan, Gantt, ressursbruk samt sammenligning av virkelig plan mot opprinnelig plan.
Møteadministrasjon med innkallinger, agenda og referat med støtte for sending til deltakere direkte som e-post med PDF-vedlegg.
Dokumentarkiv med støtte for kobling mot firmaer og prosjekt.
Timeregistrering med timearter, kommentarer og kobling mot firmaer og prosjekt.

Funksjoner i XS Office Professional Edition

For fullstendig oversikt over funksjoner, se produktmatrisen.

Meldinger

"Meldinger" omfatter tre funksjoner i XS Office - E-post, direktemeldinger og SMS.

E-post gir mulighet for å sende både privat og åpen e-post direkte fra XS Office med kobling mot prosjekt og firma. Disse koblingene gjør at korrespondansen enkelt kan gjenfinnes på kundekortene og i hvert enkelt prosjekt. Mottatt e-post kan importeres fra Outlook gjennom XS Office Outlook Add-in som gir mulighet for å koble e-post til prosjekt og kunde også fra Outlook.

Direktemeldinger er et integrert meldingssystem i XS Office som gjør at du enkelt kan sende korte meldinger til kollegaer, avdelinger i organisasjonen eller alle ansatte. XS Office holder orden på hvem som har lest meldingene og når de gjorde det. Dermed har du full kontroll over status på meldingene du har sendt! Direktemeldingene vil komme frem i XS Office uavhengig av hvilken side mottakeren har oppe.

SMS-modulen gir mulighet for å sende SMS til ansatte eller kontakter ved å klikke på deres mobilnummer. XS Office loggfører alle dine sendte SMSer.

Prosjekt

"Prosjekt" inneholder et brukervennlig prosjektstyringsverktøy som lar organisasjonen organisere sine prosjekter på en lettfattelig måte. I planleggingsfasen er prosjektene i "kladdemodus" og du jobber kun med en "opprinnelig plan" for prosjektet. Når prosjektet fysisk er startet, låses opprinnelig plan og en kopi av opprinnelig plan lagres som "virkelig plan". Alle etterfølgende endringer i prosjektet vil lagres under virkelig plan og du kan dermed fortløpende og i ettertid sammenligne opprinnelig plan og virkelig plan.

Begge planer kan visualiseres i aktivitetsliste, som Gantt-diagram og som oversikt over ressursbruk. I tillegg finnes en egen visning der begge planene er synlig i samme diagrammer for sammenlignende analyse.

Møter

"Møter" er et verktøy for møteplanlegging, -gjennomføring og -oppfølging/referat. Møteverktøyet er plassert i "Prosjekt"-menyen.

Nye møter defineres først med tidsrom, emne og sted - på samme måte som avtaler. Etter at møtet er opprettet får du flere fanekort i møteoppføringen for å registrere deltakere og agenda. Møteplanen kan så sendes direkte til deltakerne som en e-post med innkalling som PDF-vedlegg. Innkallingen kan inneholde notatlinjer for deltakernes notater under møtet.

Etter at møtet er markert som gjennomført kommer ytterligere to fanekort frem for skriving av referat og møteoppfølginger. Referatet sendes direkte til deltakerne (de som er markert som "referatmottakere"). Dette skjer i form av en e-post med PDF-vedlegg.

CRM

"CRM" holder orden på aktiviteter rundt eksterne firmaer (f.eks. kunder og leverandører). I en salgsorganisasjon vil begrepet "ledetråder" være sentralt - der selgerne registrerer potensielle fremtidige kunder. Hvis selgeren "får napp" hos ledetråden kan den enkelt konverteres til en kunde uten å måtte registrere firma- og kontaktinformasjon på nytt.

Firmaoppføringer markeres som kunder, leverandører eller begge deler. Kontaktpersoner kan linkes til firmaet de er ansatt i og du kan markere én av dem som primærkontakt som vil vises med uthevet skrift. Alle relaterte oppføringer knyttet til firmaet vises på egne fanekort i firmaoppføringen. Dette kan være avtaler, telefonsamtaler, oppgaver, notater, e-post, dokumenter, brukerstøttesaker og salgsmuligheter.

Hvis du har XS Office Enterprise Edition vil også tilbud, salgsordrer, faktura og kreditnota vises på kundekortene.

XS Office gir også mulighet til å liste opp oppføringer på tvers av firmaoppføringer. Dermed kan du se f.eks. samtaler siste uke eller brukerstøttesaker i februar uavhengig av kundekortene. I tillegg inneholder CRM-modulen et eget valg "Siste nytt" som gir deg de 5 siste oppføringer av alle kategorier uavhengig av firma. Denne visningen er både tilgjengelig for oppføringer av deg selv eller som en totaloversikt uavhengig av ansatt.

Timer

"Timer" er verktøyet for registrering av timeforbruk i XS Office. Timeregistreringsskjemaet er ukebasert og timene kan markeres med timeart, overtid, kunde og prosjekt. I tillegg kan hver enkelt timeoppføring markeres med en fritekstkommentar.

Under timemodulen finner vi ellers et konsept for ferieplan, godkjenning av ansattes ferieønsker, egenmeldinger ved fravær og utlisting av årets sykefravær.

Sist men ikke minst finnes det også en egen elektronisk kjørebok for registrering av yrkeskjøring.

Dokumenter

"Dokumenter" gir mulighet for webbasert dokumentarkiv med støtte for trestruktur og mapper. Dokumenter kan merkes med søkbar tittel, beskrivelse, nøkkelord, kategori, firma og prosjekt. Du kan også velge om dokumentene skal være synlig i arkiv eller kun under tilhørende prosjekt-/firmakort.

Du kan bruke XS Office Add-in for å åpne og lagre dokumenter fra dokumentarkivet i XS Office direkte til kontorprogrammer som Microsoft Word og Microsoft Excel.

Hvis du har XS Office Document Scanning og tilhørende nettverksskanner installert, vil papirdokumenter (f.eks. bilag, brosjyrer, datablader og telefakser) kunne skannes direkte til XS Office uten at brukeren trenger å sitte foran PCen med eget skanneprogram. Innskannede dokumenter vil havne i en egen innboks i XS Office og kan herfra overføres til dokumentarkiv og evt. firma- og prosjektoppføring.