Innhold
- Hva er prosjektstyring?
- Litt historikk
- Hvorfor feiler prosjekter?
- Fordelene med prosjektstyring
- Målsetninger i prosjekter
- Hvorfor ha flere prosjektplaner?
- Hva er Gantt, milepæler og aktiviteter?
- Ressursstyring i prosjekter
- Hvorfor prosjektstyring på nett?
- Prosjektstyring i XS Office
Hva er prosjektstyring?
"Prosjektstyring" betegner planleggingen, organiseringen og ressursstyringen som er nødvendig for å oppnå definerte prosjektmål på en suksessfull måte.
Et prosjekt er en endelig bestrebelse (har spesifisert start- og sluttdato) for å skape et unikt produkt eller tjeneste som skal gi en fordelaktig forandring eller verdiøkning. Det at et prosjekt er endelig i sin natur står i kontrast til prosesser som er evigvarende eller halvpermanent arbeid for å skape det samme produktet eller tjenesten. I praksis håndteres disse to metodikkene svært ulikt og krever dermed utvikling av hver sine tekniske ferdigheter og styringsfilosofier.
Hovedutfordringen med prosjektstyring er å oppnå alle prosjektmål under de klassiske begrensningene i prosjekter - omfang, kvalitet, tid og budsjett. Den sekundære og mer ambisiøse utfordringen er å optimalisere allokering og integrasjon av prosjektelementene for å nå de forhåndsdefinerte målene. Et prosjekt er et nøye definert sett av aktiviteter som igjen benytter ressurser (penger, arbeidskraft, materiell, energi, areal og kommunikasjon) for å oppnå prosjektmålene.
Kilde: Wikipedia
Litt historikk
Prosjektstyring som fagfelt har sin opprinnelse fra områder som bygg og anlegg, ingeniørfag og militært forsvar. I USA betegnes Henry Gantt som foregangsmannen for prosjektstyring og er kjent for sine studier av arbeidet med og styringen av skipsbygging i marinen. Han er berømt internasjonalt for sin bruk av Gantt-diagram som prosjektstyringsverktøy. Hans arbeid er grunnlaget for mange moderne prosjektstyringsverktøyer, inkludert WBS ("Work Breakdown Structure") og ressursallokering.
Kilde: Wikipedia
Hvorfor feiler prosjekter?
Her er noen viktige årsaker til at prosjekter ikke får en lykkelig og innbringende slutt:
- Dårlig planlegging.
- For lite ressurser.
- Manglende styring.
- Dårlig kommunikasjon.
- Konflikter mellom avdelinger eller ansatte.
- Uklare roller og ansvarsfordeling.
- Uklare målsetninger.
- Endringer i kravspesifikasjon og omfang.
- Uoppmerksomhet mot varselsignaler.
- Urealistiske forventninger.
Fordelene med prosjektstyring
Et godt prosjektstyringsverktøy skal hjelpe deg med å unngå at prosjektene feiler på grunn av årsakene nevnt ovenfor. En interessant observasjon er at alle årsakene som er nevnt her er av ikke-teknisk art. Ved tekniske utfordringer i prosjektet, er det som oftest mulig å finne tak i en guru som kan løse problemet. Det er heller mangel på koordinering, kommunikasjon og kontrollmekanismer som forhindrer et prosjekts suksess.
Et fungerende prosjektstyringssystem gir deg muligheten til å planlegge og gjennomføre enkeltprosjekter på en forutsigbar og strømlinjeformet måte. Det vil også hjelpe deg med å se flere prosjekter i sammenheng for å forutse flaskehalser i enkeltprosjekter, samt kollisjoner ved ressursallokering for flere prosjekter.
De fleste opplever også at et bevisst forhold til prosjektstyring gir økt produktivitet og økonomiske resultater ved at alle ansatte og ressurser blir benyttet og forvaltet mest mulig optimalt og at faren for å "overbooke" ansatte er mindre. Ofte vil også en god prosjektplanlegging føre til at du oppdager faresignaler i prosjektet som du ikke hadde oppdaget hvis prosjektmetodikken ikke hadde vært i bruk.
Her er noen viktige argumenter for å ha et fungerende prosjektstyringssystem:
- Enklere å definere målbare og etterprøvbare mål for prosjekter.
- Økt kontroll over planlegging av prosjekter.
- Bedre grunnlag for prissetting av prosjekter.
- Klarere ansvars- og rollefordeling i organisasjonen.
- Økt kontroll over gjennomføringen av prosjekter.
- Større sjanse for å oppdage og agere mot varselsignaler.
- Mulighet for å analysere seg frem til flaskehalser i organisasjonen.
- Større tilfredshet blant de ansatte.
- Økt profesjonalitet overfor kundene.
- Bedre dokumentasjon overfor kundene.
En amerikansk undersøkelse fra 2001 viste at forbedringer innenfor prosjektstyring ga følgende gevinster:
- Return on Investment (ROI) 25%
- Økt salg 9%
- Kundetilfredshet 20%
- Kortere gjennomføringstid (forbedret time-to-market) 15%
Kilde: The Value of Project Management, Center for Business Practices, 2001
Målsetninger i prosjekter
Målsetninger i prosjekter deles som oftest inn i to grupper:
- Resultatmål: Resultatmålene handler om hva du skal oppnå i løpet av et prosjekts levetid (det prosjektet skal lage/utføre).
- Effektmål: Effektmålene setter måltall på hensikten med prosjektet - hvorfor vi kjører prosjektet.
Resultatmål handler om hva du skal oppnå i løpet av et prosjekts levetid (det prosjektet skal lage/utføre), med den hensikt å oppnå noen effekter (effektmål) - og da først og fremst etter at prosjektet er over.
Oppnåelse av resultatmålene (med rett kvalitet, skalerbarhet og ytelse) danner forutsetninger for å oppnå effektmålene. I tillegg må selvfølgelig også de som overtar bruken/forvaltningen av det som er oppnådd, gjøre det de skal for å kunne hente ut effektene.
Resultatmål er for eksempel det å lage nytt produkt, ny rabatt, nytt felt i et skjermbilde, nytt system, opprette nytt grensesnitt for automatisk overføring o.s.v.
Effektmålene er for eksempel av typene % effektivitetsøkning, bedret ytelse, brukervennlighet, inntekter, inntektsøkning, kostnadsbesparelser, kostnadsunngåelser o.s.v. (gjerne tallfestet).
Kilde: Wikipedia
Hvorfor ha flere prosjektplaner?
Mange prosjektstyringsverktøy har mulighet for å "låse en prosjektplan" slik at den ikke kan endres på i etterkant. Når en prosjektplan er låst, kan du ikke endre på aktiviteter og ressurser eller gjøre tilføyelser i planen. Fordelen med dette er at du senere i prosjektets livsløp kan sammenligne denne planen mot senere prosjektplaner.
En naturlig sted å låse første prosjektplan er når prosjektet er ferdig planlagt og skal settes i drift. Denne planen kalles ofte for "opprinnelig plan" og benyttes av mange for å sammenligne den virkelige progresjonen i prosjektet mot den planlagte progresjonen.
Hva er Gantt, milepæler og aktiviteter?
Et Gantt-diagram er et diagram som viser prosjektets struktur og varighet strukket ut over en tidsbasert X-akse. Hver enkelt aktivitet i prosjektet angis ofte som en liggende søyle med riktig størrelse og plassering i henhold til aktivitetens start- og sluttdato. Søylene kan også inneholde en indikering av fremdrift (typisk fullførelsesgrad i prosent).
Gantt-diagrammet er oppkalt etter ingeniøren Henry Gantt som var en av dem som utviklet denne ideen.
En milepæl i et prosjekt angis som en dato der prosjektet eller deler av prosjektet skal ha oppnådd en bestemt tilstand. Milepæler brukes ofte for å kontrollere at du er på riktig kurs og angir ofte et viktig beslutningspunkt. Det er viktig at milepælene er kontrollerbare og kommer hyppig nok til at prosjektet ikke kan "spore av".
Milepæler angis ofte som et diamantsymbol (♦) på datoen for milepælen i Gantt-diagrammer.
Ressursstyring i prosjekter
"Ressurser" benyttes i prosjektstyringssammenheng for å planlegge å sette mål på de elementene (aktiva) som må til for utførelsen av aktivitetene i prosjektet. Ressursene synliggjør prosjektets kostnader i form av arbeidskraft og materialforbruk. Andre ressurstyper som kan påvirke utførelsen av aktivitetene er penger og energi.
Ressursene i prosjektet deles ofte inn i arbeidsressurser og materialressurser. Arbeidsressurser er typisk arbeidstimer utført av interne ansatte eller ekstern innleid arbeidskraft og måles i antall timeverk. Materialressurser er typisk forbruksvarer som kreves i prosjektet (for eksempel trevirke, papir, spiker, PCer) eller felles verktøy (for eksempel projektor, møterom, traktor, lift) som benyttes for å få prosjektet gjennomført.
Hvorfor prosjektstyring på nett?
En webbasert løsning (såkalt SaaS = "Software as a Service") gir deg stor fleksibilitet ved at du slipper en stor engangsinvestering i programvare som må kjøpes inn, installeres og vedlikeholdes. Videre slipper du å installere et prosjektstyringsprogram på hver enkelt PC som skal ha tilgang til prosjektstyringen. Hver bruker trenger kun en nettleser.
Et prosjektstyringsverktøy på nett oppmuntrer alle prosjektdeltakerne til å ta del i administrasjonen av prosjektet. Dette gir ofte nærere eierskap til prosjektet enn hvis prosjektadministrasjonen kun finnes på prosjektlederens PC.
En omfattende prosjektstyringsløsning kjørt internt i organisasjonen vil ofte kreve investeringer i infrastruktur/maskinvare og databaseteknologi som platform for løsningen. Dette slipper du å tenke på hvis du velger en løsning på nett.
Siden prosjektdata ofte er en av organisasjonens viktigste aktiva, er sikring av disse dataene veldig viktig. Ved å kjøre prosjektstyringsverktøyet ditt via en profesjonell partner, sikrer du dataintegriteten og nødvendig sikkerhetskopiering av dine data på en enkel måte.
En god webbasert løsning for prosjektstyring vil ofte gi deg lavere totale eierkostnader (TCO = Total Cost of Ownership) enn en tradisjonell programvarepakke for prosjektstyring.
Prosjektstyring i XS Office
XS Office inneholder et brukervennlig prosjektstyringsverktøy som lar organisasjonen organisere sine prosjekter på en lettforståelig måte. I planleggingsfasen er prosjektene i "kladdemodus" og du jobber kun med en "opprinnelig plan" for prosjektet. Når prosjektet fysisk er startet, låses opprinnelig plan og en kopi av opprinnelig plan lagres som "virkelig plan". Alle etterfølgende endringer i prosjektet vil lagres under virkelig plan og du kan dermed fortløpende og i ettertid sammenligne opprinnelig plan og virkelig plan.
Begge planer kan visualiseres i aktivitetsliste, som Gantt-diagram og som oversikt over ressursbruk. I tillegg finnes en egen visning der begge planene er synlig i samme diagrammer for sammenlignende analyse.
Prosjektstyringsmodulen inneholder også funksjonalitet for møteadministrasjon. XS Office lar deg opprette møter, bestemme deltakere og agenda og sende innkallinger via e-post. Når møtet er avholdt kan du også lage og sende referatet direkte fra XS Office.
Prosjektstyring i XS Office krever at du har Professional Edition eller Enterprise Edition og fungerer både for Windows, Mac og Linux.
Du kan lese mer om prosjektstyring i XS Office eller lese produktspesifikk informasjon ved å velge produkt nedenfor.
