Innhold
- Hva er timeregistrering?
- Fordelene med timeregistrering
- Hva sier bokføringsloven og bokføringsforskriften?
- Hvorfor timeregistrering på nett?
- Timeregistrering i XS Office
Hva er timeregistrering?
Begrepet "timeregistrering" innbefatter registrering, oppfølging, godkjenning, fakturering og analyse av tidsforbruk i organisasjonen. Dette benyttes som en viktig byggestein i underlag for lønn, prosjektregnskap, salgsordrer, fakturering og lønnsomhetsanalyser.
Følgende momenter er viktige ved evaluering av et timeregistreringssystem:
- Brukervennlig registreringsskjema som "alle" forstår.
- Mulighet for registrering av timeforbruk fra mobiltelefonen.
- Godkjenningsrutiner for timesedler.
- Mulighet for å angi faktureringsgrad for timeverk - per ansatt, timeart og kunde.
- Enkel overføring av timelinjer til salgsordrer og faktura.
- Mulighet for å sammenligne timeforbruk i prosjekter mot budsjetter.
- Funksjoner for å analysere effektivitet i organisasjonen samt forholdet "ekstern tid"/"intern tid".
- Mulighet for beregning av overtid/undertid (ved fleksitid).
Fordelene med timeregistrering
Den viktigste fordelen ved å ha et fungerende timeregistreringssystem er å øke bevisstheten om hvilke timer som virkelig faktureres kunden. Ofte kan du tjene inn investeringen i et slikt system ved å øke faktureringsgraden med noen få prosent eller noen få timer per måned.
I tillegg gir et skikkelig timeregistreringssystem god oversikt over hva arbeidstiden benyttes til. Det er viktig at hele organisasjonen involveres og føler eierskap i løsningen. Ofte kan du ved å analysere tidsforbruket finne ut hvor potensialet for tidsbesparelser i organisasjonen er størst. Du kan da fokusere på disse områdene som har størst mulighet for effektiviseringsgevinst.
Her er noen viktige argumenter for å ha et godt timeregistreringssystem:
- Økt faktureringsgrad for timer utført for kunder.
- Økt bevissthet for tidsforbruk blant ansatte.
- Mulighet for å analysere seg frem til flaskehalser i organisasjonen.
- Enklere fakturering av timer.
- Bedre prosjektregnskap.
- Timefordeling på prosjekter, aktiviteter og kunder.
- Enklere beregning av lønn til ansatte.
- Økt profesjonalitet overfor kundene.
- Bedre dokumentasjon overfor kundene og eventuelle offentlige støtteordninger (for eksempel Skattefunn).
- Oppfylling av lover og forskrifter (se under).
Hva sier bokføringsloven og bokføringsforskriften?
1. januar 2006 ble det iverksatt nye krav til dokumentasjon av timeforbruk for tjenesteytende virksomheter. De nye kravene oppsummeres slik:
"Håndverkere, advokater, konsulenter og andre som driver virksomhet i tjenesteytende næringer hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal dokumentere medgått tid."
Det er innført et nytt krav for enkelte tjenesteytende næringer om dokumentasjon av tidsforbruk. Bestemmelsen gjelder bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget helt eller delvis er basert på tidsforbruk. Timene skal spesifiseres pr. dag, fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Bestemmelsen vil typisk gjelde bokføringspliktige innen de liberale yrker, som konsulenter, advokater, regnskapsførere, revisorer, arkitekter og ingeniører, samt undervisning hvor betalingen avregnes etter medgått tid, utleie av arbeidskraft og lignende.
Kilde: Finansdepartementet
De nye reglene er omhandlet i:
- Lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven)
- Forskrift 1. desember 2004 nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften)
Paragraf 8.4 i bokføringsforskriften omhandler krav til timeregistrering for tjenesteytende næringer og sier følgende:
§ 8-4 Andre tjenesteytende næringer
§ 8-4-1 Dokumentasjon av medgått tid
Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk skal for hver eier og ansatt dokumentere utførte timer. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris.
Bestemmelsene i første ledd gjelder ikke eiere og ansatte som kun utfører interne administrative oppgaver.
§ 8-4-2 Timebestillinger
Bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling skal dokumentere timebestillinger. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenesten og kundens navn. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvilke timer som ikke er gjennomført. Dersom en avbestilt time erstattes av en ny bestilling, skal den nye bestillingen fremgå av dokumentasjonen og den tidligere bestillingen kan fjernes.
§ 8-4-3 Oppbevaring
Dokumentasjon som nevnt i § 8-4-1 skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Dokumentasjon som nevnt i § 8-4-2 skal oppbevares i 10 år.
Kilde: Finansdepartementet
Se for øvrig Bokføring - nye plikter fra 2006 fra Finansdepartementet.
Hvorfor timeregistrering på nett?
Timeregistrering på nett (såkalt SaaS = "Software as a Service") gir deg stor fleksibilitet ved at du slipper en stor engangsinvestering i programvare som må kjøpes inn, installeres og vedlikeholdes. Videre slipper du å installere et timeregistreringsprogram på hver enkelt PC som skal ha tilgang til timeregistreringen. Hver bruker trenger kun en nettleser.
Noen webløsninger for timeregistrering gir deg utvidet frihet ved at de tilbyr en tilpasset løsning for mobile enheter som mobiltelefon og PDA. Dette øker tilgjengeligheten til dine timedata ytterligere ved at du kan nå dem uten å sitte foran en tradisjonell PC. Du kan også registrere ditt tidsforbruk på en enkel måte direkte uten å måtte komme inn på kontoret først.
En god løsning for timeføring på nett vil ofte gi deg lavere totale eierkostnader (TCO = Total Cost of Ownership) enn en tradisjonell programvarepakke for timeregistrering.
Timeregistrering i XS Office
Timeregistrering i XS Office består av verktøy for timeregistrering, fakturering og analyse av timer. Den enkelte ansatte fyller inn timeforbruk i et ukebasert skjema eller fra et tilpasset grensesnitt på mobiltelefonen.
I XS Office kan du opprette maler for mye brukte timelinjer (såkalte timelinjemaler) i timeregistreringen. Malene gjør at du automatisk kan få fylt ut blant annet timeart, firma, prosjekt og ordre for timelinjene dine. Hvis du bruker dette aktivt, vil det gi en stor effektivitetsgevinst for timeføringen din.
Med XS Office kan du også produsere salgsordrer direkte fra timeregistreringen slik at timeforbruk kan faktureres på en enkel måte. Faktureringen baserer seg på at du registrerer antall fakturerbare timer i tillegg til utførte timer. Fakturerbare timer kan beregnes automatisk av XS Office ved at du angir en faktureringsgrad for hver ansatt eller timeart. Du kan også ha fast timepris for spesielle kunder samt registrere en "ekstern tekst" i timeregistreringen som vil fremkomme som ordrelinjetekst når timene faktureres.
Under timemodulen finner vi ellers rapporter for timeforbruk, ferieplan, godkjenning av ansattes ferieønsker, egenmeldinger ved fravær, utlisting av årets sykefravær og en elektronisk kjørebok for registrering av yrkeskjøring.
Timeregistrering i XS Office krever at du har Professional Edition eller Enterprise Edition og fungerer både for Windows, Mac, Linux og mobiltelefon/PDA.
Du kan lese mer om timeregistrering i XS Office eller lese produktspesifikk informasjon ved å velge produkt nedenfor.
